SERVICIO NACIONAL DE PARENDIZAJE – SENA-

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

REGIONAL D.C.

GUIA 10 MANEJO DEL EFECTIVO O EQUIVALENTE AL EFECTIVO

PROGRAMA DE FORMACION
TECNÓLOGO EN CONTABILIDAD
Y FINANZAS

Presentado a la Instructora
ALIRIO CARVAJAL

Presentado por:
JUAN CAMILO RUBIANO CARDOZO

BOGOTA, D.C.
MARZO 16 DE 2019
2.) En que cuentas se clasifica el efectivo.

Componentes de la partida efectivo y equivalentes al efectivo

45. La empresa debe revelar los componentes de la partida de efectivo y

equivalentes al efectivo, y debe presentar una conciliación de los saldos que figuran
en su estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes en el balance.

46. Las empresas revelarán los criterios adoptados, para determinar la composición
de la partida de efectivo y equivalentes al efectivo, a causa de la variedad de
prácticas de gestión de efectivo y de servicios bancarios relacionados con ella en
todos los países del mundo, así como para dar cumplimiento a lo previsto en la
NIC 1, Presentación de Estados Financieros.

47. El resultado de cualquier cambio en las políticas de determinación del efectivo

y equivalentes al efectivo,por ejemplo, un cambio en la clasificación de instrumentos
financieros que antes se consideraban parte de la cartera de inversión, se
presentará, en los estados financieros de la empresa, de acuerdo con la NIC 8,
Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores.

• 1105 CAJA.
• 110502 Caja Menor.
• 1110 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
• 111005 Cuenta Corriente
• 111006 Cuenta de Ahorros
• 111090 Otros depósitos en instituciones financieras.
• 1132 EFECTIVO DE USO RESTRINGIDO
• 113210 Depósitos en instituciones financieras.
• 1133 EQUIVALENTES A EFECTIVO.
• 113301 Certificados de depósito de ahorro a término.
• 113307 Bonos y títulos entre otras subcuentas del PUC

MEDICIÓN INICIAL

La medición del efectivo y equivalentes del efectivo se realiza en unidades de la

moneda funcional, peso colombiano.

El efectivo se mide al costo de la transacción.

La moneda extranjera se reconoce por su equivalente en moneda de curso legal al

momento de efectuarse las operaciones, ajustando al importe en moneda extranjera
la tasa de cambio entre ambas.

En los casos en que existan posibles diferencias en los extractos bancarios y los
registros contables deben estar reconocidos como partida conciliatoria en la
contabilidad, y posteriormente en caso de permanecer se trasladan a cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, ingresos o gastos, según corresponda. En todo caso se
debe buscar que las partidas conciliatorias no excedan de seis meses en la
conciliación.

MEDICIÓN POSTERIOR

La medición posterior de los equivalentes al efectivo, se realiza en las unidades

monetarias que se reciben por la liquidación de los rubros que la componen.

3.) Consultar NIC 1 como se presentan en los Estados Financieros caja, caja menor
y bancos.

Componentes de los estados financieros

7. Un conjunto completo de estados financieros incluye los siguientes componentes:

(a) balance;

(b) estado o cuenta de resultados;

(c) un estado que muestre:

(i) todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien

(ii) los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las operaciones
de aportación y reembolso de capital, así como de la distribución de dividendos a
los propietarios;

(d) estado de flujo de efectivo; y

(e) políticas contables utilizadas y demás notas explicativas.

8. Se aconseja a las empresas que presenten, aparte de los estados financieros, un

informe financiero de los administradores que describa y explique los principales
extremos de la actividad llevada a cabo por la entidad, así como de su posición
financiera y de las principales incertidumbres a las que se enfrenta. Tal informe
puede pasar revista a:

(a) los principales factores e influencias que han determinado la rentabilidad, con
los cambios en el entorno en que opera la empresa, la respuesta que la entidad ha
dado a tales cambios y su efecto, así como la política de inversiones que sigue para
mantener y mejorar sus resultados, incluyendo su política de dividendos;

(b) las fuentes de fondos que la empresa ha utilizado, así como las políticas
respecto al endeudamiento y la gestión del riesgo; y
(c) las potencialidades y recursos de la empresa cuyo valor no queda reflejado en
el balance, confeccionado según las Normas Internacionales de Contabilidad.

9. Muchas empresas presentan, adicionalmente a sus estados financieros, otros

estados e informaciones tales como los que se refieren a la generación y reparto
del valor añadido o agregado, o los informes medioambientales, particularmente en
los sectores industriales donde los trabajadores se consideran un importante grupo
de usuarios o los factores ambientales resultan significativos. Se aconseja a las
empresas que presenten tales estados adicionales, siempre que la gerencia crea
que pueden ayudar a los usuarios al tomar sus decisiones económicas.

20. Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar las políticas

contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos los requisitos
establecidos en cada una de las Normas Internacionales de Contabilidad y en cada
una de las interpretaciones emanadas del Comité de Interpretaciones. Cuando no
exista un requisito específico, la gerencia debe desarrollar los procedimientos
oportunos para asegurar que los estados financieros suministran información que
es:

(a) relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios; y

(b) fiable, en el sentido de que los estados:

(i) presentan razonablemente los resultados de las operaciones y la situación

financiera de la empresa;

(ü) reflejan la esencia económica de los sucesos y transacciones, y

no meramente su forma legal;

(üi) son neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos;

(iv) son prudentes; y

(v) están completos en todos sus extremos significativos.

4.) Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se

carga con loscheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará
el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Dinámica

Débitos
• Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier
concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera;
• Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;
• Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado, y
• Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.
Créditos
• Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o
de ahorro;
• Por el valor de la negociación de divisas;
• Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;
• Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado;
• Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y
• Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del
ente económico, se requieran.

Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las

subcuentas 136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en caja o 238095 -
otros- si se trata de sobrantes en caja.

¿QUE ES ARQUEO DE CAJA?

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante

un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que
se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también
para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con

respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja”
se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”
INSTRUCCIONES PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan
falta, dependiendo del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o
por un programa informático. Vamos a verlo mejor a mano, para saber qué hace el
ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier caso, la colaboración de la
cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con
cuánto dinero empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o
hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un
cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que
se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la

misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la

columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal su fractura tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y

como concepto, pago de cliente tal de fractura tal de fecha tal.

Salidas:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota

el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el
resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago factura

Gasolinera Tal fecha tal.
Concepto, pago a proveedor tal, su factura tal, de fecha tal.
Concepto, pago a cuenta a proveedor tal
Concepto, pago factura transportista tal fra tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los
gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con
el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el
dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.
Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va
a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado,
se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la

hoja de arqueo de caja estén respaldados por el documento correspondiente, como
es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota
de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad necesitará un documento por cada apunte
que se haga en el arqueo. Para su archivo y control posterior.

5.) Caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace
complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la
solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo
de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean
representativos, se manejan por este fondo.

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la

cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos
inferiores a un mes.

Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan

una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.

Contablemente el registro de apertura del fondo de caja menor, se hará debitando

la cuenta 110510 CAJAS MENORES, y acreditando la cuenta de CAJA GENERAL,
o BANCOS según sea el caso.

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

- La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.
- Cada caja menor debe tener un responsable
- La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.
- Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo
documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe
estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.
- Debe tener una base mínima para reembolso.
- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben
ser anulados por el funcionario efectúa el pago
- Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del
fondo.
- El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una poliza de
seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales,
dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.
- La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados
- Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

LIBRO DE CAJA MENOR

El libro de caja menor tiene por objeto llevar un control de todos los ingresos y
egresos de dinero en efectivo que se realizan en la empresa, en este libro los
registros se anotan en el momento en que ocurre o sea día a día , este se centraliza
mensualmente en el libro diario.

CAJA MENOR

F DETALLE DEBE F DETALLE HABER

SUMAS SUMAS
SALDO ANTERIOR SALDO SIGUIENTE
TOTALES TOTALES
REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya agotado
las provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá
solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los
comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para
efectuar el reembolso a caja menor, se elaborará un comprobante de egreso donde
se contabilizarán en las cuentas de gastos los diferentes desembolsos que consten
en las facturas que se presenten, contra un crédito a la cuenta de caja o bancos
según sea el caso.

Al recibir el reembolso de dinero, el encargado nuevamente quedará con el fondo

de caja menor completo, para que de esta manera se repita el ciclo.

Es importante anotar, que el comprobante de egreso de reembolso a caja menor

debe efectuarse el último día de cada mes, así no se haya agotado la totalidad del
dinero del fondo, ya que por un principio de causación, en la contabilidad deben
quedar registrados todos los gastos en que incurrió la empresa en dicho mes.

Cuando se efectúa el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta

de dicho fondo (110510), ya que esta cuenta solo se afecta en el momento de la
apertura, aumento, disminución o cancelación del fondo de caja menor.

6.) Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores

que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los
valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.

OBJETIVO

El objetivo de la conciliación bancaria es asegurar que todos los apuntes contables

están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado en
otra cuenta, además de detectar tanto los depósitos contabilizados que no han
reflejado esta información en el banco como aquellos movimientos que no han sido
contabilizados. La conciliación bancaria constituye, por tanto, un elemento
imprescindible para mostrar la imagen fiel de la compañía en lo que a tesorería se
refiere.
TIPOS DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Los dos tipos de conciliación bancaria más comunes son:

La conciliación aritmética o individual, que consiste en acoplar los saldos, es decir,

partiendo del saldo de los libros contables de la empresa, utilizar las diferencias que
haya entre sus cuentas para llegar al saldo que señala la entidad bancaria. Para
ello se harán todos los ajustes contables necesarios hasta actualizar el saldo del
libro de bancos. Este libro será válido cuando contenga todas las operaciones
realizadas en ese mes que estén verificadas en el extracto bancario.

La conciliación contable o conjunta es diferente porque atiende a quien le

corresponde ejecutar las correcciones. Para esto redacta un documento con toda la
información sobre las partidas no correspondidas y lo utiliza para elaborar las
“pólizas de corrección”. Si los errores son del banco, se le avisará para que sea
solucionado, y si los errores los cometió la empresa, lo harán sus responsables.

Otros tipos:

Conciliacion de libros a bancos

Conciliacion de bancos a libros

Conciliacion cuadratica

Conciliacion por saldos ajustados

PARTIDAS CONCILIATORIAS

Son los valores que se reportan pendientes dentro de la conciliación bancaria, ya

que no cruzaron dentro del respectivo mes.

CONSIGNACIONES EN TRÁNSITO

ingresos de dinero registrados en los libros de quien tiene la cuenta corriente y

enviados al banco o dejados para consignación, pero que llegan al banco
demasiado tarde para ser incluidos en el extracto bancario del mes

CHEQUES PENDIENTES DE COBRO

Un cheque pendiente es un cheque que se ha escrito pero nunca se presentó para

el pago. En otras palabras, el destinatario nunca ha depositado o cobrado el cheque,
por lo que el cheque todavía está por ahí en alguna parte

.
NOTAS DEBITO BANCARIAS

La nota de débito bancaria es el documento que emite el banco a sus lientes para
informarles una "disminución" de su cuenta corriente/ahorros bancaria.

Los motivos pueden ser:

a) Mantenimiento de la cuenta corriente.

b) Gastos que me descuenta el banco, como chequera, comisiones, etc.

NOTAS CRÉDITO BANCARIAS

La nota de crédito bancaria es un documento que extiende el banco como

constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución

de gastos mal cobrados, etc.