AUDITING

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH BAHASA INDONESIA

SRI SUHARTI. SE., AK., MM

PENYUSUN

Dian Novita Manik (3163046)

Nurlaila (3163058)

Putri Silvi Pertiwi (3163059)

Vivi Afrida (3163066)

Yayang Mihayah (3163068)

PROGRAM STUDI D3 AKUTANSI

POLITEKNIK POS INDONESIA

BANDUNG 2017
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Batam adalah salah satu kota industri di Indonesia yang memiliki keunggulan bila
dibandingkan dengan daerah lainnya. Salah satu keunggulan yang menjadikan Batam
adalah sebagai daerah industri adalah letak geografisnya yang strategis, sehingga
meningkatkan laju perekonomian Indonesia melalui perdagangan-perdagangan dunia.
Pada umumnya setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur, usaha,
perdagangan maupun jasa bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang optimal.
Perusahaan manufaktur dalam kegiatan usahanya adalah mengelolah bahan baku menjadi
bahan setengah jadi dan bahan jadi.
Sistem akuntansi pembelian digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan
perusahaan. Sistem pembelian yang baik akan menjamin perusahaan memperoleh barang
dari supplier sehingga permintaan pelanggan dapat terpenuhi dengan baik. Transaksi
pembelian terdiri dari dua macam yaitu transaksi pembelian tunai dan transaksi
pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai yaitu pembelian bahan baku yang
pembayarannya secara tunai yang terkait dengan pengeluaran kas, sedangkan transaksi
pembelian kredit yaitu pembelian bahan baku yang pembayarannya dilakukan dalam
jangka waktu yang telah ditentukan dan disepakati kedua belah pihak. Pengendalian
internal berfungsi menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur
yang diperlukan dalam sistem 17 pengendalian internal adalah struktur organisasi yang
memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi serta karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabannya.
Menurut tujuannya, sistem pengedalian intern adalah untuk menjamin keamanan
kekayaan pada investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan
menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
Jadi pengendalian sebenarnya merupakan alat pengendalian tidak langsung oleh
manajemen yang melekat dalam organisasi perusahaan. Prosedur pembelian mengatur
cara-cara dalam melakukan semua pembelian barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa
sampai barang atau jasa yang dibeli diterima. Prosedur pembelian dilaksanakan melalui
beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah
bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian gudang. Kegiatan usaha di PT
Asia Paperindo Perkasa ini adalah mengelola bahan baku menjadi bahan setengah jadi
dan bahan jadi. Bahan baku material untuk melakukan proses produksi carton box dan
sheet (bahan setengah jadi) bahan baku tersebut tidak diperlukan apabila tidak ada proses
pembelian ke supplier, oleh karena itu dalam memperoleh bahan baku dibutuhkan siklus
pembelian.
Dalam siklus pembelian bahan 18 baku material memerlukan sistem pengendalian
yang mencukupi untuk mencegah terjadinya kecurangan. PT Asia Paperindo Perkasa
berupaya untuk menghindari faktor-faktor yang mempengaruhi proses pembelian kredit
pada perusahaan dari transaksi pembelian kredit terjadi keterlambatan dalam pembayaran
lewat dari tanggal jatuh tempo pembayarannya karena invoice dari supplier belum dikirim
dan terjadi kehilangan invoice oleh bagian purcashing sehingga tidak bisa dilakukan
payment application untuk pembayarannya. Diharapkan dengan adanya penelitian ini
dapat memberikan perbaikan sehingga prosedur pembelian kredit di perusahaan dapat
berjalan lebih optimal dalam mengelola transaksi pembelian dan utang perusahaan sesuai
dengan perkembangan bisnis perusahaan dan perkembangan teknologi. Berdasarkan latar
belakang tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “
Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Siklus Pembelian pada PT Asia Paperindo
Perkasa”.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001), sistem pengendalian internal adalah yang Sistem

pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian internal tersebut menekan tujuan yang hendak dicapai,
dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian,
pengertian pengendalian internal tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang
mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan
komputer.
Tujuan sistem pengendalian internal berdasarkan definisi tersebut adalah: menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, sistem
pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam sebagai berikut: yang pertama,
pengendalian internal akuntansi (internal accounting control) merupakan bagian dari
sistem pengendalian internal, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Pengendalian internal akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para
investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan
23 keuangan yang dapat dipercaya. Yang kedua, pengendalian internal administratif
(internal administrative control) meliputi struktur organisasi metode dan ukuranukuran
yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan
manajemen.

2.2 Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi

Menurut Bodnar dan Hopwood (1995), Pengendalian berguna untuk mengurangi

eksposur. Analisis eksposur dalam suatu organis 24 Setiap siklus transaksi memiliki
eksposur sendiri-sendiri. Manajemen harus mengembangkan secara detail tujuan
pengendalian untuk setiap siklus transaksi. Tujuan pengendalian ini menjadi dasar untuk
analisis. Sekali tujuan pengendalian telah ditetapkan, manajemen dapat mengumpulkan
informasi untuk menentukan sejauh mana tujuan pengendalian tersebut dapat dicapai
dalam setiap siklus transaksi organisasi.

2.3 Komponen Proses Pengendalian Internal

Menurut Bodnar dan Hopwood (1995), Pengendalian internal merupakan satu proses
yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang
dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan
berikut:
1) reliabilitas pelaporan keuangan,
2) efektifitas dan efisiensi operasi, dan
3) kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku. Proses pengendalian
internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen :
a. lingkungan pengendalian,
 b. penaksiran resiko,
c. aktivitas pengendalian,
d. informasi dan komunikasi,
e. pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premi
utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal. Premi
pertama, tanggung jawab terkait dengan tanggung jawab manajemen dan
dewan direksi untuk membangun dan memelihara proses pengendalian
internal, sedangkan premi kedua, jaminan yang masuk akal terkait
dengan relativitas biaya dan manfaat suatu pengendalian. Manajemen
yang hati-hati tidak seharusnya 25 mengeluarkan lebih banyak biaya
untuk pengendalian yang tidak sebanding dengan manfaat yang
didapatkan.

2.4 Pengertian Prosedur

Menurut Mulyadi (2001), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat
untuk manajemen penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulangulang. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdari dari kegiatan berikut ini
yang dilakukan uantuk mencatat informasi dan formulir, buku jurnal, dan buku besar:
a. Menulis
b. Menggandakan
c. Menghitung
d. Memberi kode
e. Mendaftar
f. Memilih (mensortasi)
g. Memindah
h. Membandingkan

2.5 Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Prosedur Pembelian

Menurut Mulyadi (2001), menyatakan bahwa transaksi pembelian dapat

digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah
pembelian 26 dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari
pemasok luar negeri.
1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung
jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah di terima oleh
fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang di
pilih.
3. Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab unruk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut di terima oleh
perusahaan.
 4. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar
dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang di kirim oleh
pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
untuk di simpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor
dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.

2.6 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

pembelian adalah:
1. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi
oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut
dalam surat tersebut.
2. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi
(repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang
kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan
dengan fungsi sebagai berikut:
1. Surat order pembelian merupakan lembar pertama surat order pembelian
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut
dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan
disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada
fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah
dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan, tembusan surat order pembelian ini disimpan
oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan
 sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak
datang pada waku yang telah ditetapkan.
5. Arsip pemasok, tembusan surat oder pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok sebagai dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan surat order pembelian ini
dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang
yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
7. Tembusan akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke
fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.
8. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan
untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum
dalam surat order pembelian.
9. Surat perubahan order pembelian Biasanya perubahan diberitahukan
kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order
pembelian, surat perubahan order 30 pembelian dibuat dengan jumlah
lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan
yang menerima surat order pembelian.
10. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai
perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAN

3.1 Metodologi Penelitian

3.1.1 Objek Penelitian
 Objek penelitian dalam penelitian ini adalah sistem pengendalian internal terhadap
siklus pembelian yang terjadi pada PT Asia Paperindo Perkasa yang dilihat dari transaksi-
transaksi perusahaan yang berkaitan dengan siklus pembelian.

3.1.2 Metode Pengumpulan Data

Adapun beberapa metode pengumpulan data yang digunakan penulis, antara lain:
a. Wawancara
Dengan metode ini maka penulis akan melakukan wawancara dengan bagian
accounting dan purchasing yang dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan
mendukung pelaksanaan penelitian ini, dan melakukan tanya jawab dan kuisioner
sesuai dengan siklus pembelian dan penerapan sistem pengendalian internal yang
dijalankan di PT Asia Paperindo Perkasa.

b. Observasi
Pada saat penelitian ini penulis melakukan observasi pada bagian accounting.
Observasi yang dilakukan penulis adalah pengamatan secara langsung proses
pembelian kredit yang dilakukan oleh PT. Asia Paperindo Perkasa yang meliputi 45
kegiatan operasional dan administrasi. Observasi dilakukan selama jangka waktu
penelitian.

c. Dokumentasi
Pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah secara dokumentasi yaitu
dengan cara pengumpulan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan siklus
pembelian, seperti: invoice, purchases order (PO), delivery order (DO), dll.

3.1.3 Metode Analisis Data

Penyajian data penelitian ini dipergunakan metode deskriptif yaitu analisis yang
berupa mendiskripsikan atau mengungkapkan keadaan yang menjadi fokus penelitian
yaitu bagaimana sistem pengendalian internal siklus pembelian yang dilakukan oleh PT
Asia Paperindo Perkasa dan Apa kelemahan serta bagaimana solusi kelemahan sistem
pengendalian internal siklus pembelian di PT Asia Paperindo Perkasa.

3.2 Gambaran Umum Perusahaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan
PT.Asia Paperindo Perkasa Batam berdiri sejak tahun 2004,menempati lahan
blok 1F dan 1G dengan luas ±9.437 m² , yang berada dilokasi Kawasan Tunas
Industrial Estate yang dikelola oleh PT. Tritunas Bangun Perkasa. Pada bulan Januari
2009, PT.Asia Paperindo Perkasa indah dan kemudian menempati lahan 5D dengan
luas 16.000 m² di lokasi Kawasan Tunas Industrial Estate. PT.Asia Paperindo
Perkasa yang didirikan dengan akte Notaris Nomor 142 pada tanggal 30 maret 1998
yang dibuat dihadapan notaris Indra Ario Nasution, SH. Sebagai pemrakarsa industri
karton Box, PT. Asia Paperindo Perkasa berkewajiban untuk mematuhi peraturan
perundangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
PT.Asia Paperindo Perkasa ini berdiri atas persetujuan Undang-Undang yang
mengatur pendirian PT.ASIA PAPERINDO PERKASA yaitu :
A. Undang-Undang
1. Undang-Undang RI Nomor 5 Tahun 1984 tentang perindustrian.
2. Undang-Undang RI Nomor 5 Tahun 1990 tentang konservasi sumber daya
alam hayati dan ekosistemnya.
3. Undang-Undang RI Nomor 5 Tahun 1992 tentang penataan ruang.
4. Undang-Undang RI Nomor 5 Tahun 1994 tentang pengesahaan konvensi
international mengenai keanekaragaman hayati.
5. Undang-Undang No 10 Tahun 1995 tentang pelayanan pabean dan cukai.
6. Undang-Undang RI No 11 Tahun 1995 tentang prosedur operasional
pelayanan pabean Batam.
7. Undang-Undang RI No 23 tahun 1998 tentang kesehatan.
8. Undang-Undang RI No 22 tahun 1999 tentang pemerintah daerah.
9. Undang-Undang RI No 25 tahun 1999 tentang perimbangan keuangan antara
pemerintah pusat dan daerah.
B. Peraturan Pemerintah
Peraturan pemerintah RI Nomor 25 tahun 2000 tentang kewewenangan
provinsi sebagai daerah otonom.
C. Keputusan Presiden
1. Keputusan RI Nomor 74 Tahun 1971 tentang pengembangan kota Batam.
2. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 1974 tentang Batam sebagai
kawasan industri.
3. Keputusan Presiden RI Nomor 47 Tahun 1078 tentang penetapan Batam
sebagai kawasan berikat yang merupakan kawasan dengan batas tertentu.
4. Keputusan RI Nomor 41 Tahun 1996 tentang kawasan industri.
5. Keputusan RI Nomor 32 taun 1990 tentang pengelolaan kawasan lindung.
6. Keputusan Presiden RI Nomor Kep.48/11/1996 tentang baku mutu tingkat
kebisingan.
D. Keputusan dan peraturan Menteri
Keputusan menteri perindustrian RI Nomor 230/M/SK/10/1993 tentang
perubahan SK Menteri perindustrian Nomor 291/M/SK/10/1984 tentang tata
cara perizinan tentang kawasan indusri.
E. Peraturan Daerah
1. Peraturan daerah kota Batam Nomor 4 tahun 2003 tentang ketentuan
pemberian izin usaha,perluasan dan tanda daftar idustri kota Batam .
 2. Peraturan Daerah kota Batam Nomor 5 tahun 2003 tentang pajak daerah
kota Batam.
3. Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 2 Tahun 2002 tentang pajak daerah
kota Batam. Jenis Perizinan lain yang dimiliki oleh PT. ASIA PAPERINDO
PERKASA sebagai legalitas perusahaan seperti sebagai berikut :
1. Akta pendirian Nomor 142 tanggal 30 Maret 1998.
2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 3913/perindang-
BTM/PK.III/2004, tanggal 03 Oktober 2004 oleh Dinas Perindang Kota
Batam.
3. Surat Izin Domosili nomor 04/DOM/517/NS/X/05 Tangggal 03 Oktober
2005 oleh camat Nongsa.
4. Tanda Daftar Perseroan Terbatas (TDP) nomor 041012102693 Tanggal 07
Oktober 2005 Oleh Wali Kota Batam.
5. Pengesahan Kehakiman Nomor C-17765.HT.01.01.TH 98 tanggal 07
Oktober 1998 oleh Dep. HUKUM dan HAM RI.
6. Surat Izin Usaha Tetap Nomor 04/perindang-indst/iui/VII/2004 oleh
Disperindag Kota Batam.
7. NPWP Nomor 01.849.323.9-215.001 tanggal 30 januari 2004 oleh Kantor
Pelayanan Pajak Batam.
8. Izin Usaha Industri Nomor 40/perindang/-indst./IUI/VII/2004 tanggal 14
juli 2004 oleh kantor pelayanan pajak Batam .
9. Surat Keterangan Terdaftar Nomor PEM-7064/WPJ.02/KP/0803/2004
tanggal 30 januari 2004 oleh Dept. keuangan RI.
10. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak Nomor
PEM0063/WP.02/KP.0803/2005 tanggal 05 september 2005.
11. Fatwa Planologi Nomor 248/FP-REN/VIII/2000 tanggal 15 Mei 2006 oleh
biro Perencanaan bagian Tata Guna Lahan dan Utilitas.

3.3 Visi dan Misi PT Asia Paperindo Perkasa Batam

Visi perusahaan adalah menjadi solusi packing di BBK (Batam, Bintan, Karimun). Misi
perusahaan adalah menguasai BBK, Singapur, dan Malaysia dibidang Cartoon Box.
3.4 Jenis Kegiatan
PT. Asia Paperindo Perkasa-Batam merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha
karton box. Berdasarkan karakteristik produk yang dihasilkan maka dalam proses
produksi PT. Asia Paperindo Perkasa diharapkan dalam penanganan terhadap bahan
baku, bahan penolong serta bahan sisa / buangan dilakukan penanganan secara khusus
dengan berapa tahap tertentu.
3.5 Prosedur dan Tata Kerja
Prosedur dan tata kerja di Asia Paperindo Perkasa Batam adalah sebagai berikut :
Pengolahan dimulai dari penerimaan sheet yang diorder dari supplier yang kemudian
diteruskan ke mesin produksi. Setelah selesai dimesin produksi langsung di finishing
untuk proses pengeleman atau proses stitching. Setelah itu produk diikat dan disusun
dipallet dan siap untuk diberi identitas label di store. Lalu produk diperiksa dan setelah
diperiksa produk siap dikirim kepada customer.
3.6 Struktur Organisasi
PT Asia Paperindo Perkasa PT. ASIA PAPERINDO PERKASA – BATAM HPO
ORGANIZATION STRUCTURE

3.7 Tata Tertib dan Disiplin kerja Perusahaan

Karyawan/wati dilarang keras :
1. Merokok disuatu tempat yang dinyatakan/ditandai sebagai area larangan merokok,
kecuali ditempat yang nyata ditentukan oleh perusahaan. (Pada dasarnya diseluruh
area pabrik/perusahaan adalah dilarang merokok).
2. Buang air besar atau kecil dan atau meludah bukan pada tempatnya.
3. Membawa barang-barang/alat-alat yang tidak ada hubungannya dengan
pekerjaannya ketempat kerja.
4. Menyalahgunakan jabatan maupun kewenangan yang diberikan perusahaan untuk
kepentingan atau mencari keuntungan pribadi.
5. Berjudi, mengancam, memukul, berkelahi, melangar norma kesusialaan,
mencampuri hak karyawan/wati lain, membawa senjata api/tajam, membuat
mengedarkan tulisan-tulisan atau pamphlet, merusak milik perusahaan dan atau
perbuatan/tindakan lainnya yang mengganggu terciptanya ketertiban dan keamanan
pada umumnya.
6. Membawa keluar barang-barang milik perusahaan, membuat photo-photo diarea
pabrik/perusahaan tanpa izin, membawa orang lain masuk kearea pabrik/perusahaan
tanpa izin tertulis dari perusahaan.
7. Memasang plakat, mengumpulkan massa, ceramah, meminta/mengumpulkan
sumbangan untuk orang lain/pribadi tanpa izin tertulis dari perusahaan.
8. Membawa alat-alat dari perusahaan dengan alasan apapun tanpa izin tertulis dari
perusahaan.
9. Meminjamkan, mengkaryakan barang-barang milik perusahaan yang dipercayakan
kepadanya.
10. Selain yang bertugas ataupun yang berwenang untuk menghidupkan/
mengoperasikan mesin-mesin dan atau mematikan mesin-mesin/alat-alat kerja,
karyawan/wati dilarang untuk mencoba-coba.
11. Diluar jam kerja yang telah ditentukan setiap karyawan/wati dilarang untuk
memakai/menggunakan alat-alat atau perlengkapan kerja milik perusahaan untuk
suatu kepentingan pribadi.
12. Mengenakan pakaian yang tidak rapi dan tidak sopan atau tidak layak/atau
mengancam keselamatan kerja karyawan/wati pada waktu kerja.
13. Rambut panjang terurai/memanjang (dirapikan/diikat).
14. Mengendarai maupun membonceng sepeda motor lebih dari 2 orang.
15. Membiarkan orang lain menaiki/menumpang forklift.
16. Mngenakan sandal ataupun sepatu yang disandalkan ditempat/jam kerja.
17. Pada jam-jam kerja meninggalkan tempat ataupun menyerahkan pekerjaannya
kepada karyawan/wati lain tanpa sepengetahuan dan seizin atasan.
18. Menerima tamu untuk suatu kepentingan pribadi pada jam kerja, kecuali ada
halhal yang sangat penting serta dengan seizin atasannya. Membuat gaduh baik
dengan bunyi-bunyian ataupun berteriak-teriak ditempat kerja.
19. Berada ditempat yang bukan area tempat kerjanya, kecuali diperintahkan oleh
atasan untuk melakukan suatu pekerjaan ditempat tersebut. 20. Menolak perintah yang
layak untuk melakukan suatu pekerjaan dan menyalahgunakan perintah atasan.
 21. Bermalas-malasan pada saat jam kerja ataupun tidak bersungguh-sungguh dalam
melaksanakan pekerjaan.
22. Pada waktu jam kerja mengerjakan pekerjaan ataupun melakukan tindakan lain,
selain yang menjadi kewajibannya, kecuali telah diketahui/diperintah oleh atasannya.
23. Berada ditempat kerja pada saat tidak bertugas/melaksanakan pekerjaan.
24. Menyalakan/menggunakan api ditempat berbahaya atau diduga berbahaya,
dikecualikan bila sudah mendapat izin tertulis tentang penyalaan/penggunaan api yang
dikeluarkan oleh P2K3/Unit Industrial Safety/bagian personalia untuk suatu
pelaksanaan pekerjaan tertentu.
25. Mengikatkan diri ataupun mengadakan hubungan kerja dengan pihak lain.
26. Mengubah bentuk/fungsi dari pada alat-alat maupun perlengkapan keselamatan
dan kesehatan kerja.
27. Pelaksaan serah terima tugas pekerjaan harus dilaksanakan di tempat yang
bersangkutan bertugas dengan tertib dan benar. Karyawan/wati tidak dibenarkan
meninggalkan tempat sebelum petugas pengganti datang menggantikannya dengan
alasan apapun.
28. Menyalahgunakan/memalsukan Kartu Pengenal Karyawan ataupun alat pencatat
absen, menyerahkan maupun memberikan KPK kepada karyawan/wati lain.
3.8 Pemeliharaan dan Pengembangan Lingkungan
Dalam usaha memelihara dan mengembangkan lingkungan PT. Asia Paperindo Perkasa
mempunyai program 6R/6S. Program tersebut dimulai pada tanggal 01 July 2006.
A. Tujuan Utama
Effisien dan efektif dalam operasional pabrik dengan menciptakan suasana kerja yang
baik, dalam upaya menuju Super Effiency Company yang bertaraf internasional.
B. Definisi 6R/6S
1) Ringkas/Seiri Meringkas barang/dokumen/file dan segala sesuatu yang tidak
diperlukan dalam operasional perusahaan serta/tidak pada tempatnya.
2) Rapi/Seiton Membenahi tempat penyimpanan atau menata barang/dokumen/file dan
segala sesuatunya, sehingga mempunyai tempat yang pasti.
3) Resik/Seiso Memeriksa dan membersihkan segala sesuatu ditempat kerja. Ada tiga
kategori luas untuk sasaran Resik, yaitu : area penyimpanan, peralatan dan lingkungan.
4) Rawat/Seiketsu Pada dasarnya Rawat adalah tindakan mempertahankan tempat kerja
yang resik. Ada tiga prinsip TIDAK yang menjadi rahasia keberhasilan Rawat, yaitu
TIDAK ada barang yang tidak diperlukan/tidak pada tempatnya, TIDAK berserakan,
TIDAK kotor.
5) Rajin/Shitsuke Yang dimaksud disini adalah pengendalian visual (budaya) di tempat
kerja. Idealnya adalah menciptakan tempat kerja dimana masalah dapat langsung
dikenali, sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.
6) Rasa aman/Safety Ini dapat diartikan sebagai memastikan kondisi kerja dalam
keadaan aman dan nyaman.
3.9 Keselamatan dan Kesehatan Kerja
1. Perusahaan akan melaksanakan segala ketentuan yang termaksud didalam Undang-
Undang No.1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja.
2. Perusahaan akan memberikan (sebagai inventaris) alat pelindung diri kepada
karyawan/wati guna menjaga keselamatan dan kesehatan karyawan/wati pada melakukan
pekerjaannya, sesuai jenis dan tempat kerja.
3. Untuk perlindungan/keselamatan dan kesehatan kerja, maka setiap karyawan/wati
diwajibkan memakai serta merawat dengan penuh tanggung jawab alat/ 58 perlengkapan
keselamatan kerja yang telah disediakan perusahaan. Jika kedapatan karyawan/wati yang
dengan sengaja tidak mentaati ketentuan tersebut pada waktu melakukan pekerjaan,
maka dapat dijadikan dasar pengenaan sanksi sebagai berikut:
a. Teguran lisan pertama, bila karyawan/wati tidak memakai alat pelindung kerja pada
waktu sedang melaksanakan pekerjaan.
b. Tegura lisan kedua, bila karyawan/wati tersebut mengulangi kembali perbuatan
sebagaimana yang dimaksud pada ketentuan huruf a diatas.
c. Dikeluarkan dari tempat kerja bila kedua teguran tersebut diatas tidak diindahkan,
serta dapat pula dijadikan dasar pemberian sanksi administrative bagi yang bersangkutan.
d. Apabila ternyata masih tetap mengulanginya maka kepada yang bersangkutan atas
perbuatannya dapat dikenakan sanksi sampai dengan Catatan Kesalahan Besar.
4. Apabila karayawan/wati akan mengundurkan diri ataupun karena putusnya hubungan
kerja maka yang bersangkutan wajib mengembalikan alat-alat kerjadian perlengkapan
keselamatan kerja yang dipinjamkan perusahaan.
5. Perusahaan bersama-sama pengurus unit kerja terkait membentuk panitia pembina
keselamatan dan kesehatan kerja sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No.1 tahun
1970.
6. Apabila terjadi bencana ataupun musibah yang menimpa karyawan/wati dan atau
perusahaan, maka setiap karyawan/wati secara pribadi berdasarkan tanggung jawab
moral wajib ikut menolong/membantu proses penaganannya.
7. Untuk menjaga kesehatan karyawan/wati, bila perlu perusahaan dapat melaksanakan
pemeriksaan kesehatan terhadap seluruh karyawan/wati yang waktunya diatur secara
berkala sesuai kondisi/kebutuhannya.
8. Perusahaan dapat menunujuk dokter dan atau klinik, sesuai kepentingan dan
kebutuhannya.
9. Perusahaan berhak untuk melarang masuk kerja ataupun sampai pada memutuskan
hubungan kerja terhadap karyawan/wati yang menderita penyakit menular dengan
memperhatikan serta mengacu pada ketentuan Normatif yang berlaku.
10. Bagi karyawan/wati dan atau keluarga karyawan yang dalam keadaan mendesak
memerlukan konsultasi, pengolahan atau perawatan oleh dokter perusahaan maupun
dokter lainnya, perusahaan akan memberikan bantuan penggantian pengobatan. Hal
mana tata cara dan persyaratannya diatur oleh suatu ketentuan pelaksanaan tersendiri.

BAB III
PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa

Dalam prosedur pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa dari bagian gudang
memesan barang menggunakan form permintaan pembelian setelah disetujui oleh mill
head (general manager) kemudian form diberikan ke bagaian purchasing dan bagian
purchasing langsung membuatkan PO (purchase order), sebelum purchase order
diberikan terlebih dahulu membuat dan menerbitkan surat penawaran harga yang
diberikan ke supplier yang berbeda dan dilakukan perbandingan harga dari masing-
masing pemasok/supplier, apabila supplier yang diplih sudah sesuai dengan penentuan
harga yang diinginkan dan bagian purchasing langsung membuat surat order pembelian
disertai dengan puschase order (PO) dikirim ke supplier yang dipilih, surat permintaan
pembelian, surat penawaran harga dan penawaran harga yang sudah sesuai dengan
tanggalnya untuk laporan penerimaan barang dan mencatat tanggal penerimaan pada
surat order pembelian. Bagian gudang menerima surat order pembelian dan
memeriksa/mengecek barang yang dikirim dari supplier, setelah dikirim barang tersebut
bagian gudang membuat laporan penerimaan barang dan delivery note (DN) dan surat
order pembelian di kirim supplier ke bagian gudang bersama dengan barang yang
dipesan perusahaan. Dari bagian pembelian memberikan dokumen faktur (invoice),
laporan penerimaan barang, surat order pembelian, delivery note (DN), purchase order
(PO), bukti kas keluar kepada bagian accounting. Kemudian bagian accounting
memeriksa/mengecek dokumen yang diberkan apakah sesuai dengan harga, kuantitas
yang sudah ditentukan oleh bagian purchasing setelah diperiksa dan tidak ada yang salah
dalam perhitungan harga kemudian bagian accounting memberikan bukti kas keluar
kepada accounting (cashier/treasury) dan diberikan stempel FAD (Finance Accounting
Division) dan langsung melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan tanggal yang
ada di invoice, pembayarannya bisa melalui bank, cek dan petty cash.

4.2 Bagian-Bagian yang Terkait dengan Sistem Pembelian

Hubungan antara departemen di PT Asia Paperindo Perkasa, yaitu: departemen
produksi dan departemen purchasing berfungsi untuk memesan barang-barang yang
apabila dibutuhkan untuk memproduksi barang yang di pesan oleh customer dan
departemen penerimaan barang/gudang melaporkan penerimaan barang ke departemen
purchasing apabila barang yang dikirim customer sudah sampai di gudang PT Asia
Paperindo Perkasa sesuai dengan surat order pembelian yang dibuat dan diterbitkan oleh
departemen purchasing.
Departemen purchasing memberikan data-data yang berhubungan dengan pembelian
seperti invoice, purchase order, delivery order, dll diberikan ke departemen accounting
bertugas untuk memeriksa invoice/faktur pembelian, mencocokkannya dengan order
pembelian, laporan penerimaan barang, permintaan pembelian, dan mendata semua
barang dan menginput ke sistem dari pembelian tersebut serta melakukan proses
pembayaran sesuai waktu yang telah ditentukan. Adapun fungsi yang terkait dalam
sistem pembelian dari teori menurut Mulyadi (2001), sebagai berikut:
 Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung
jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah di terima oleh fungsi
penerimaan.
 Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang di
pilih.
 Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab unruk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut di terima oleh perusahaan.
 Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam bukti kas keluar
dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian di PT Asia
Paperindo Perkasa sebagai berikut:
a. Departemen Produksi
Berfungsi untuk memberikan PR (purchase requisition) atau selembar form untuk
memesan barang yang dibutuhkan kepada bagian purchasing, form ini akan
ditindaklanjuti apabila telah disetujui oleh mill head (general manager).

b. Departemen Pembelian (Purchasing)

Berfungsi untuk memesan barang-barang yang dibutuhkan oleh departemen
produksi. Setelah form permintaan pembelian disetujui, maka bagian pembelian akan
menerbitkan form purchase order (PO) kepada pemasok yang dipilih. Untuk dapat
melaksanakan fungsi ini bagian pembelian sebelum menerbitkan purchase order
bagian pembelian akan mengirimkan surat permintaan penawaran harga (request for
quotation) kepada beberapa pemasok, dari penawaran harga tersebut untuk
menentukan pemasok yang akan dipilih untuk menerima purchase order dari
perusahaan. Setelah pemasok telah ditentukan, kemudian bagian pembelian akan
menerbitkan purchase order (PO) dan dikirimkan melalui fax atau email 64 kepada
pemasok yang dipilih. Purchasing bertanggung jawab untuk mendapatkan informasi
yang dibutuhkan seperti mendapatkan harga barang dari supplier, membandingkan
harga, dan melakukan pemesanan.

c. Departemen Material/Gudang (Penerimaan Barang)

Bertanggung jawab untuk melaporkan bila stok barang sudah mengalami kekurangan
barang. Selain itu departemen gudang juga memiliki tugas seperti mengecek stok
barang-barang (berguna agar data masuk dan keluar barang dapat terkontrol),
menerima dan menyimpan barang yang datang dari supplier, serta melakukan
pengecekan kualitas, kuantitas, sesuai dengan form delivery order (DO) yang
dikeluarkan dari supplier dan harus sesuai juga dengan purchase order (PO) dari
purchasing. Data barang yang diterima, akan dimasukkan kedalam sistem, sehingga
 barang-barang yang masuk dapat terkontrol datanya. Departemen gudang wajib
melaporkan data tersebut kepada pihak purchasing setiap bulannya.

d. Departemen Accounting
Berfungsi sebagai merangkap tugas accounting dibagian AP (account payable) yaitu
bertugas untuk mengecek faktur atau invoice yang diterima dari pihak purchasing,
memeriksa faktur pembelian, mencocokkannya dengan order pembelian, laporan
penerimaan barang, permintaan pembelian, dan mendata semua barang dan menginput
ke sistem dari pembelian tersebut serta melakukan proses pembayaran sesuai waktu
yang telah ditentukan.

4.3 Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian dari teori
menurut Mulyadi (2001), adalah:
 Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
tersebut.
 Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi
(repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
 Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan
fungsi sebagai berikut:
1. Surat order pembelian merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh
perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order
pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang
seperti dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan, tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh
fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan sebagai
dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada
waku yang telah ditetapkan.
5. Arsip pemasok, tembusan surat oder pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok sebagai dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam
dokumen tersebut.
7. Tembusan akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
8. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.
9. Surat perubahan order pembelian Biasanya perubahan diberitahukan kepada
pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian,
surat perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang
sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order
pembelian.
10. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. Adapun dokumen
yang digunakan dalam sistem pembelian di PT Asia Paperindo Perkasa sebagai
berikut:
a. Formulir Permintaan Pembelian PR (purchase requisition) Form ini
berfungsi untuk meminta atau request barang-barang yang dibutuhkan setiap
departemen, dan harus disetujui oleh manager masing-masing divisi dan mill
head (general manager) kemudian baru ditunjukkan kepada bagian purchasing
untuk dicek barang yang diinginkan dan dipesan atau order.

b. Surat Penawaran Harga atau RFQ (request for quotation) Berguna untuk
perbandingan harga, pengecekan harga, dan kualitas barang yang akan
dipesan. Surat ini datanya diperoleh dari supplier yang bersangkutan. Setelah
surat penawaran tersebut didapatkan dan mendapatkan harga yang terbaik,
maka surat penawaran harga harus ditunjukkan kepada mill head (general 68
manager) untuk disetujui pembeliannya. Surat penawaran harga biasa dibuat
apabila barang yang dipesan untuk pembelian.

c. Formulir Pembelian Pesanan (purchase order form) terdiri dari 4 rangkap

yang masing-masing rangkapnya memiliki tujuan berbeda, lembar putih asli
untuk supplier, lembar merah untuk accounting, lembar biru untuk bagian
purchasing, dan lembar kuning untuk departemen gudang. Untuk
mengeluarkan formulir ini, terdapat beberapa prosedur yaitu:
1. Surat penawaran hendaknya disetujui terlebih dahulu oleh mill head
(general manager).
2. Setelah surat penawaran telah disetujui, maka pihak purchasing sudah
diperbolehkan untuk membuka purchase order (PO) yang dilampirkan
purchase requisation dan quotation.
3. Setelah purchase order (PO) dilengkapi, maka diserahkan kembali kepada
mill head (general manager) untuk disetujui/di tanda tangani.
4. Proses terakhir adalah memberitahukan purchase order (PO) tersebut
melalui fax, email atau via telepon pada supplier yang telah ditentukan.

d. Laporan Penerimaan Barang Merupakan formulir yang dibuat bagian

gudang (penerimaan barang) untuk menunjukkan barang-barang yang diterima
 dari supplier yang masuk digudang/material. Bagian penerimaan barang akan
melakukan input data ke sistem penerimaan barang. Formulir ini juga harus
dilaporkan kepada pihak purchasing dan pihak accounting untuk mendukung
proses pembayaran (payment).

e. Surat Jalan (Delivery Order) berfungsi untuk pengecekan barang dari

supplier, menyesuaikan barang yang datang dari supplier, dan sebagai bukti
dari pihak gudang dan pihak supplier bahwa barang-barang tersebut telah
diterima atau belum diterima.

f. Faktur Pembelian (Invoice) Berasal dari pihak supplier yang ditunjukksn

kepada perusahaan. Invoice ini berguna sebagai bukti penagihan pembayaran
(payment) kepada pihak perusahaan.

g. Payment Advice (PA) Bagaian accounting yang berfungsi sebagai surat

bukti persetujuan pembayaran pembelian dari mill head (general manager) PT
Asia Paperindo Perkasa.

4.4 Prosedur Pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa

Adapun prosedur pembelian yang dilakukan oleh PT Asia Paperindo Perkasa,
mendukung semua kegiatan yang terkait yang berhubungan dengan pemesanan,
pengecekan, pengiriman setiap pembelian bahan baku yang telah selesai diproses oleh
bagian produksi. Dalam prosedur pembelian ini terdiri dari beberapa bagian, yaitu: bagian
gudang, bagian purchasing, bagian penerimaan (gudang) dan bagian accounting. Adapun
flowchart sistem pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa yang penulis buat adalah
sebagai berikut:
 Keterangan gambar 3.4 Flowchart Sistem Pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa,
yaitu: PO : Purchase Order
SOP : Surat Order Pembelian
SPP : Surat Permintaan Pembelian
SPH : Surat Penawaran Harga
PH : Perbandingan Harga
DO : Delivery Order
DN : Delivery Note
LPB : Laporan Penerimaan Barang Dari flowchart yang penulis buat maka sistem
pembelian yang dilihat pada PT Asia Paperindo Perkasa, yaitu:
 1. Bagian Gudang
Dari mulai bagian gudang membuat surat permintaan pembelian dan memberikan
surat permintaan pembelian kepada bagian purchasing apabila surat permintaan
pembelian sudah disetujui oleh mill head (general manager) dari pemohon (staff
atau karyawan) dan dilengakapi dengan tandatangan dari pihak kepala gudang dan
accounting. Kemudian surat permintaan pembelian tersebut disimpan berdasarkan
dengan nomor urut oleh bagian gudang.

2. Bagian Purchasing
Bagian purchasing menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang dan
membuat surat permintaan penawaran harga yang akan dikirim bagian purchasing
kepada supplier dan sampai surat penawaran harga diterima dari supplier melalui
72 fax, email atau telepon. Setelah surat penawaran harga diterima bagian
purchasing dan bagian purchasing membuat perbandingan harga dari beberapa
supplier yang akan dipilih, apabila supplier yang diplih sudah sesuai dengan
penentuan harga yang diinginkan dan bagian purchasing langsung membuat surat
order pembelian disertai dengan puschase order (PO) dikirim ke supplier yang
dipilih, surat permintaan pembelian, surat penawaran harga dan penawaran harga
yang sudah sesuai dengan tanggalnya untuk laporan penerimaan barang dan
mencatat tanggal penerimaan pada surat order pembelian.

3. Bagian Penerimaan (Gudang)

Bagian gudang menerima surat order pembelian dan memeriksa/mengecek barang
yang dikirim dari supplier, setelah dikirim barang tersebut bagian gudang
membuat laporan penerimaan barang dan delivery note (DN) dan surat order
pembelian di kirim supplier ke bagian gudang bersama dengan barang yang
dipesan perusahaan.

4. Bagian Accounting/AP (Account Payable)

Dari bagian pembelian memberikan dokumen faktur (invoice), laporan
penerimaan barang, surat order pembelian, delivery note (DN), purchase order
(PO), bukti kas keluar kepada bagian accounting. Kemudian bagian accounting
memeriksa/mengecek dokumen yang diberkan apakah sesuai dengan harga,
kuantitas yang sudah ditentukan oleh bagian purchasing setelah diperiksa dan
tidak ada yang salah dalam perhitungan harga kemudian bagian accounting
memberikan bukti kas keluar kepada accounting (cashier/treasury) dan diberikan
stempel FAD (Finance Accounting Division) dan langsung melakukan 73
pembayaran ke supplier sesuai dengan tanggal yang ada di invoice,
pembayarannya bisa melalui bank, cek dan petty cash.

4.5 Kelemahan Sistem Pengendalian Internal

 Siklus Pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa Adapun kelemahan pengendalian
internal siklus pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa pada Internal Control Quotioner
(ICQ), yaitu:

 Sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilihat dari aspek organisasi
dengan digunakan Internal Control Quotioner (ICQ), bahwa struktur organisasi pada
gambar 3.4 kurangnya tugas dan tanggung jawab dari masing- 76 masing departemen
sehingga gambaran umum perusahaan tidak dijabarkan apa tugas dan tanggung
jawabnya.
 Prosedur yang dijalankan sudah sesuai dengan yang ditetapkan oleh perusahaan pada
PT Asia Paperindo Perkasa, tapi prosedurnya yang dilihat masih belum ada flowchart
(bagan alir) pada setiap departemen hanya prosedur-prosedur yang umumnya saja.
Maka penulis membuat flowchart yang ada pada gambar yang sesuai dengan prosedur
yang diterapkan di PT Asia Paperindo Perkasa.
 Sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilihat dari aspek otorisasi
dengan digunakan Internal Control Quotioner (ICQ), dokumen purchase order (PO)
bukan diarsipkan oleh bagian pembelian, melainkan dokumen purchase order (PO)
hanya bagian accounting saja yang mengarsip dokumen purchase order (PO) tersebut.
 Sistem pengendalian internal pada siklus pembelian yang dilihat dari aspek siklus
pencatatan akuntansi dengan digunakan Internal Control Quotioner (ICQ), terjadinya
kehilangan invoice oleh bagian purchasing padahal dalam pencatatan akuntansi atas
pembelian harus didukung dengan dokumen-dokumen yang lengkap kalau seandainya
tidak lengkap akan ditolak pada saat diaudit.
 faktur (invoice) yang dibayar tidak sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayarannya
sehingga terjadinya keterlambatan pembayaran (payment) karena invoice belum
dikirim oleh pihak supplier.

4.6 Solusi Kelemahan Sistem Pengendalian Internal Siklus Pembelian

pada PT Asia Paperindo Perkasa
Adapun solusi kelemahan pengendalian internal siklus pembelian pada PT Asia
Paperindo Perkasa pada Internal Control Quotioner (ICQ), yaitu:
 Sebaiknya pihak perusahaan di PT Asia Paperindo Perkasa menjabarkan tugas dan
tanggung jawab yang ada di struktur organisasi perusahaan sehingga gambaran umum
perusahaan di PT Asia Paperindo Perkasa lebih detail dan jelas di setiap masing-
masing departemen yang ada.
 Pihak perusahaan lebih mempermudah prosedur yang ada supaya tidak harus
diperlihatkan prosedur umumnya saja tapi tanpa ada alurnya, sebaiknya ada flowchart
(bagian alir) di setiap departemen supaya lebih mudah untuk menganalisa
membacanya. Maka penulis membuat flowchart yang ada pada gambar yang sesuai
dengan prosedur yang diterapkan di PT Asia Paperindo Perkasa.
 Sebaiknya dokumen purchase order (PO) tidak mestinya harus bagian accounting saja
yang mengarsipkan dokumen purchase order tersebut, tapi bagian purchasing juga
harus ada arsip dokumen purchase order, untuk mencegah tidak terjadinya kehilangan
purchase order di bagian accounting maka bagian purchasing juga harus ada arsip
dokumen purchase order tersebut.
 Sebaiknya pihak atau bagian purchasing harus lebih teliti lagi dalam menyimpan
invoice supaya nanti apabila dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian
waktu akan di audit lengkap dokumennya.
 Dari pihak yang membayar taggihan (cashier/treasury) atau accounting (account
payable) selalu melakukan konfirmasi/mengingatkan kepada supplier, supaya halhal
yang seperti dalam keterlambatan pembayaran bisa dibayar tepat pada waktu yang
sudah ditentukan.

4.6 Quisioner
BAB IV
 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan pada PT Asia Paperindo Perkasa, maka
penulis mengambil kesimpulan yaitu: Dalam evaluasi sistem pengendalian internal siklus
pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa yang dilihat dari aspek organisasi Internal
Control Quotioner (ICQ), organisasi di perusahaan sistem pengendalian internal (SPI)
“Baik” untuk sementara masih ada kekurangan dari struktur organisasi belum ada tugas
dan tanggung jawab dari masing-masing departemen yang ada dan juga prosedur yang
dijalankan bukan prosedur umumnya saja tapi harus ada flowchart (bagian alir) di setiap
departemen, supaya lebih mudah untuk menganalisa dan membacanya. Aspek otorisasi
Internal Control Quotioner (ICQ), organisasi diperusahaan sistem pengendalian internal
(SPI) “Baik” untuk sementara dalam dokumen purchase order (PO) tidak mestinya harus
bagian accounting saja yang mengarsipkan dokumen purchase order tersebut, tapi bagian
purchasing juga harus ada arsip dokumen purchase order, untuk mencegah tidak terjadinya
kehilangan purchase order di bagian accounting maka bagian purchasing juga harus ada
arsip dokumen purchase order tersebut.
Dari aspek siklus pencatatan akuntansi Internal Control Quotioner (ICQ), siklus
pencatatan akuntansi sistem pengendalian internal (SPI) “Baik” untuk sementara bagian
purchasing harus lebih teliti lagi dalam menyimpan invoice supaya nanti apabila
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pembelian waktu akan di 80 audit lengkap
dokumennya dan dalam membayar taggihan (cashier/treasury) atau accounting (account
payable) selalu melakukan konfirmasi/mengingatkan kepada supplier, supaya hal-hal yang
seperti dalam keterlambatan pembayaran bisa dibayar tepat pada waktu yang sudah
ditentukan. Dilihat dari aspek praktik-praktik yang sehat dan tingkat kecakapan pegawai
pada Internal Control Quotioner (ICQ), sistem pengendalian internal (SPI) “Baik” sudah
sesuai dengan apa yang sudah ditetapkan oleh perusahaan di PT Asia Paperindo Perkasa
dan sudah berjalan dengan baik.

5.2 Saran
Setelah penulis melakukan penelitian terhadap evaluasi sistem pengendalian internal
siklus pembelian pada PT Asia Paperindo Perkasa, maka saran yang dapat penulis berikan
untuk perusahaan yaitu: Adapun struktur organisasi lebih dijelaskan tentang tugas dan
tanggung jawab dari departemen masing-masing. Dan perlu adanya flowchart untuk
masing-masing departemen supaya lebih jelas dan mudah untuk di analisa. Dan pihak
perusahaan yang berkaitan dengan pihak pembelian atau purchasing harus lebih teliti lagi
dalam menyimpan file-file yang sewaktu-waktu di butuhkan untuk keperluan audit supaya
tidak ada terjadinya kehilangan file-file yang berkaitan dengan pembelian.