Arellano Referencia Nacional PDF

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS CON ALINEACIÓN DE PROCESOS
OPERATIVOS Y DESCRIPCIONES DE CARGOS PARA LAS
UNIDADES DE LOGISTICA, COMERCIAL Y ADMINISTRATIVO
DE LA EMPRESA FERTIQUIM C.A
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar,

como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en
(Organización Empresarial)
Autor: Edymar Lima Arellano

Carnet: 03-0774
C.I: 10.934.797
Tutor Académico: Franklin Carrero
SARTENEJAS, DICIEMBRE 2009


UNIDADES DE LOGISTICA, COMERCIAL Y ADMINISTRATIVO
DE LA EMPRESA FERTIQUIM C.A
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar,

como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en
(Organización Empresarial)

Carnet: 03-0774
C.I: 10.934.797

SARTENEJAS, DICIEMBRE 2009

ACEPTACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO
En mi carácter de Tutor del Informe de Pasantía presentado por la Bachiller Edymar Lima
Arellano: Nº de Carnet 03-0774 para optar al Título de Técnico Superior Universitario en
Organización Empresarial; considero que dicho informe reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.
En Sartenejas, a los 11 días del mes de Enero de 2010.
__________________________________________
Prof. Franklin Carrero
Tutor Académico
DEDICATORIA
A ti Padre CELESTIAL que me acompañas en todo momento………...dame tu bendición

A mi Madre por su paciencia en tan larga espera
A ti Hermana por tu apoyo silencioso y efectivo
A mi motivo de existir y gran tesoro “MI HIJO”
A ti Esposo por llegar a mi vida en el mejor momento, por acompañarme y ayudarme a
llevar a término este proyecto.” Siempre juntos con el mismo norte”.
Les quiero
ii
AGRADECIMIENTO
A mi tutor Académico Franklin Carrero por su apoyo, guía, consejos y llamados

constantes a la excelencia. Por sus respuestas certeras y pacientes siendo yo un torbellino
de emociones y dudas en la víspera de tan anhelado sueño. Gracias por su orientación y
disposición incondicional.
Al Sr. Henrique Castro quien fungió como tutor Profesional por transmitirme nuevas ideas,
conceptos y visiones empresariales. Gracias por sus críticas pues estas desarrollaron en mí
la capacidad de análisis y acción mucho más allá de la teoría, reforzando mi carácter y
permitiéndome conocer el potencial personal y laboral que yacía silente en mi y que ahora
con voz propia continuara galopante por los caminos del conocimiento.
iii
ÍNDICE GENERAL
Índice de Cuadros vi
Índice de Figuras vii
Anexos viii
Resumen ix
Introducción 1
CAPÍTULO I 3
Marco Referencial 3
1.1.- Marco Institucional 3
1.1.1.- Reseña Histórica de la Institución 3
1.1.2.- Misión 4
1.1.3.- Visión 4
1.1.4.- Valores 5
1.1.5.- Objetivos Estratégicos 5
1.1.6.- Estructura Organizativa de la Empresa 6
1.1.7.- Estructura Organizativa de la gerencia Logística 8
1.2.- Marco Legal 10
1.3.- Diagnóstico 11
1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual 11
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema 11
CAPÍTULO II 16
El Problema 16
2.1.- Planteamiento del Problema 16
2.2.- Formulación del Problema 17
2.3.- Objetivos de la Investigación 17
2.3.1.- Objetivo General 17
2.3.2.- Objetivos Específicos 17
2.4.- Justificación e importancia 18
2.5.- Alcance 18
2.6.- Limitaciones 19
CAPÍTULO III 20
Marco Teórico 20
3.1.Tipos de Investigación 21
3.2.Utilidad de un Manual de Normas y Procedimientos 21
3.3 Manual de Inducción 22
3.4 Flujogramas 23
3.5 Simbología 24
………3.6 Matriz DOFA 29
3.7 Diagrama Ishikawa 29
3.8 Balanced Scorecard 29
CAPÍTULO IV 30
Marco Metodológico 30
4.1.-Tipo de Investigación 30
4.2.-Diseño de la Investigación 31
4.3.-Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 31
4.4-Analisis y tratamiento de la información 34
4.5.- Elaboración del Cronograma de Actividades 35
4.6. Aplicación del Balanced Scorecard 37
CAPÍTULO V 40
Presentación y Análisis de los Resultados 40
Conclusiones 42
Recomendaciones 44
Fuentes de Información 45
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Matriz DOFA 14
vi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Organizativa FERTIQUIM C:A 6

Figura 2. Estructura Organizativa Área de Logística 8
Figura 3. Diagrama de Ishikawa 15
Figura 4. Simbologia de Flujogramas 24
Figura 5. Carta Gantt 36
Figura 6. Balanced ScoreCard Propuesta 42
Figura 7. Balanced StoreCard FERTIQUIM 43
vii
ANEXOS
Anexo 1. Descripciones de Cargos Área Logística 47

Anexo 2. Descripción de Cargos Área Comercial 65
Anexo 3. Descripción de Cargo Área Administración 107
Anexo 5. Proceso de Venta 139
Anexo 6. Proceso de Compra 147
Anexo 7. Proceso de Cobranza 154
Anexo 8. Proceso de Distribución de Costos 162
viii

UNIDADES DE LOGISTICA, COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA DE
LA EMPRESA FERTIQUIM C.A
Fecha: Diciembre 2009
RESUMEN
El siguiente estudio se presenta como informe final del curso de cooperación con la
empresa FERTIQUIM C:A. y su finalidad es crear los Manuales de Normas y
Procedimientos con alineación de procesos operativos y descripciones de cargos para las
unidades de logística, comercial y administrativa, propuesto como trabajo final y objetivo
especifico, para así lograr obtener los respectivos instrumentos que servirán de guía e
indicadores de actividades a ser realizadas, establecimiento de normas y pasos lógicos para
cada procedimiento, facilitando la toma de decisiones y la unificación de criterios de
desempeño y de acción para alcanzar los objetivos establecidos. Dicho trabajo final fue
realizado en base al planteamiento expresado por la empresa FERTIQUIM C.A. El estudio
se basó en una investigación de campo, bajo la modalidad de trabajo descriptivo en
atención a esto se planificaron las actividades siguiendo el modelo de la Carta de Gantt, y a
los efectos de realizar el respectivo diagnostico de la situación que presentaba la empresa al
momento de realizar el estudio, se utilizaron herramientas de análisis: la matriz DOFA, el
diagrama de ISHIKAWA, el BALANCED SCORECARD Y LA OBSERVACION
DIRECTA. Una vez aplicadas estas herramientas a la empresa, se evidencio la carencia de
los Manuales de Normas y Procedimientos objetos del presente estudio, en tal sentido se
incorporan al final de este informe, los cuales fueron presentados a las Gerencias de
Logística, Comercial y Administrativa para su correspondiente aprobación.
Palabras Claves: Normas, Procedimientos, Procesos, Productividad, Información.
ix
INTRODUCCIÓN
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones ó actividades que se realizan en una
organización.
La empresa en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene

que preparar los procedimientos alineados con procesos medulares, los cuales son los que
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente cualquiera de sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y
objetivos que participen en el cumplimiento del objetivo organizacional.
El uso de los Manuales de Normas y Procedimientos en FERTIQUIM C.A debe ser política
Directiva , constituyendo una herramienta de apoyo para las diferentes gerencias de la
empresa con lo cual se moderniza, cambia y produce los mejores resultados, con calidad y
eficiencia.
La evaluación continua a través de los manuales de procedimientos fortalece a la empresa

frente su gestión. En razón de esta importancia que adquiere el control interno para
cualquier organización sin importar su dimensión, se hace necesario hacer el levantamiento
de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para
llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la
eficiencia en las diversas actividades que conllevan al logro de los objetivos empresariales.
En el informe de pasantía que a continuación se presenta se definen los pasos a seguir para
la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos correspondientes a las Áreas de:
1
Logística, Comercial y Administración para la Empresa FERTIQUIM C.A, los cuales
están desarrollados en cinco capítulos que se describen a continuación:
Capítulo I: Contempla el Marco Institucional (reseña histórica, misión, visión, valores,

objetivos, estructura organizativa), seguido del Marco Legal y Diagnóstico (descripción de
la situación actual y análisis del diagnostico del problema).
Capítulo II: Aborda El Problema (Planteamiento, formulación del problema), Objetivos de

la Investigación, Justificación e Importancia, Alcance y Limitaciones.
Capítulo III: Desarrollo del Marco Teórico. Conceptos explícitos e implícitos del
problema. Relación de teorías adaptadas al problema. Implicaciones de la teoría en el
problema.
Capítulo IV: Abarca el marco Metodológico (tipo y diseño de la Investigación), Técnicas e

Instrumentos de recolección, Análisis y Tratamiento de la Información.
Capítulo V: Presentación y Análisis de los Resultados, Conclusiones, Recomendaciones,

Fuentes de Información y Anexos.
Para dar termino a los objetivos expuestos en el capitulo V se realizaron comparaciones

entre los documentos encontrados al comienzo del presente informe, modificados y creados
a través de la investigación.
2
CAPÍTULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1- Marco Institucional

La empresa FERTIQUIM C.A RIF. J-00094663-9. Está ubicada Av. Río Caura. Torre
Humboldt. Piso 16. Oficina 16-06.Urb. Prados del Este. Municipio Baruta.
Caracas.Venezuela.
1.1.1- Reseña Histórica de la Institución.

Behrens de Venezuela, .A y FERTIQUIM,C.A. fueron fundadas en 1.963 como una
subsidiaria de la casa matriz Herbert A.H Behrens, Gmb H & Co de Hamburgo.
Posteriormente, en 1.971 la compañía se independiza, cuando fue vendida a su entonces
Gerente General, Sr. Rolf Meijer-Werner.
UBICACIÓN Y RECURSO HUMANO

Behrens de Venezuela, C.A y FERTIQUIM, C.A está ubicada en la Torre Humboldt en
Prados del Este, Caracas. Las oficinas están equipadas con modernas facilidades de
comunicación y una estratégica ubicación.
Behrens cuenta con un grupo de personas como ingenieros, licenciados en administración y

contaduría, comercio exterior, recursos humanos y un equipo de ventas con habilidades
comunicativas en español, inglés y alemán.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
Behrens de Venezuela trabaja principalmente como agente de importación y exportación de
materias primas y productos químicos industriales. Con 37 años de experiencia en
Venezuela, posee un excelente récord de importaciones de bienes a las diferentes industrias.
3
En el área de materias primas y productos terminados, maneja líquidos y sólidos a granel,
así como cargamentos de liga para frenos a granel. Vende activamente a industrias como
Resina-Pintura-Papel-Textil-Caucho-Farmacéutica-Cosmética-Alimentos-Petroquímica e
Industria Petrolera.
También tienen experiencia en campos más especializados como fletamento de buques,

almacenamiento, transporte terrestre y distribución puerta a puerta desde el productor
extranjero hasta el consumidor final. Conjuntamente a esta rutina de visitas a clientes,
también ofrece servicio de soporte y supervisión de embarques, documentación,
autorizaciones a los clientes y cobranzas.
Behrens de Venezuela, C. A tiene dos compañías afiliadas: Fertiquim, C.A y Petrofert, C.

A que están involucradas activamente en el negocio de distribución local. Básicamente,
estás compañías manejan los mismos productos que comercializa Behrens para sus
principales clientes en el negocio de importación, principalmente con la finalidad de tener
un mejor control del mercado y captar clientes pequeños y medianos que no importan
directamente. Fertiquim y Petrolero cuentan con gandolas y almacenes para materiales
ensacados, en tambores y líquidos a granel.
1.1.2- Misión
Proveer a la industria nacional en las áreas de alimentos, veterinaria y papel de materia
prima e insumos que permitan la producción de productos para la satisfacción del mercado
nacional y de exportación en algunos rubros.
1.1.3- Visión
Ser proveedor principal de los clientes internacionales de la industria de alimentos,
veterinaria y papel por la calidad de los productos, principios y ética que regulan las
relaciones comerciales para aportar sistemáticamente soluciones integrales, alineadas a las
4
necesidades del cliente e implantadas en conjunto, bajo un modelo de negocio de alto valor
agregado.
1.1.4- Valores
Pasión
Confiabilidad
Adaptabilidad / Flexibilidad / Reinvención
Sentido de pertenencia / Comprometido
1.1.5- Objetivos Estratégicos

1. Desarrollar la especialidad de representaciones de negocios químicos con
estándar internacional, seguridad y servicio a los clientes finales.
2. Brindar servicio y seguridad a los clientes
3. Procurar beneficios suficientes que cubran los gastos de inversión.
4. Mantener relaciones estrechas con las diferentes instituciones privadas y

gubernamentales.
5. Coordinar los procesos Logísticos, Comerciales y Administrativos.
6. Mejorar continuamente sus servicios en cuanto a regularidad, tecnicismo y

eficacia.
5
1.1.6- Estructura Organizativa FERTIQUIM C.A
Figura 1. Estructura Organizativa FERTIQUIM C.A

Fuente: Propia
6
Presidente
Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una organización; el
Presidente, el Gerente General ó gerentes de las distintas áreas. En la empresa, la Alta
Dirección forma parte del Comité de Dirección ó Comité Ejecutivo que se reúne con una
frecuencia determinada y marcan la línea estratégica a seguir. En el organigrama de la
empresa FERTIQUIM C.A, el cargo más alto se denomina Presidente.
Gerente General
Supervisa y controla todas las áreas de la Empresa, ejerciendo en su debido momento una ó
todas de las cuatro funciones gerenciales (Planear, Organizar, Dirigir y Controlar),
conforme al Acta Constitutiva, misión y visión de la empresa.
Contralor
Supervisa, coordina y programa los diversos procesos y registros contables de la empresa,
de acuerdo a los principios y marco legal que rige la materia a fin de garantizar la
confiabilidad e idoneidad de los reportes financieros.
Gerente de Ventas Químicos I, II, III / Feed & Food / Papel

Comercializar materias primas en el ramo que le corresponda, bajo las mejores condiciones
de calidad, cantidad y precios que satisfaga a proveedores y clientes, y aseguren la
rentabilidad de la empresa, de acuerdo a sus objetivos y metas anuales.
Gerente de Logística
Garantizar el manejo efectivo de toda la cadena de suministros para lograr la entrega
oportuna del producto al cliente al mejor precio, al menor costo y en el menor tiempo
posible, con el fin de mantener la rentabilidad de la empresa por encima de lo
presupuestado.
7
Gerente de Recursos Humanos
Se encarga de desarrollar y administrar las políticas, programas, procedimientos que la
empresa requiera, trabajadores capaces con oportunidades de crecimiento, satisfacción y
seguridad dentro y fuera de la empresa enmarcada dentro del cumplimiento de la ley.
Asistentes
Cooperar y apoyar en la persecución de objetivos para las diferentes gerencias, a través de
diferentes habilidades y capacidades inherentes al cargo.
1.1.7- Estructura Organizativa de la Gerencia de Logística
Figura 2. Estructura Organizativa de la Gerencia de Logística FERTIQUIM C.A

Fuente: Propia
8
Gerente de Logística
Garantizar el manejo efectivo de toda la cadena de suministros para lograr la entrega
oportuna del producto al cliente al mejor precio, al menor costo y en el menor tiempo
posible, con el fin de mantener la rentabilidad de la empresa por encima de lo
presupuestado.
Analista CADIVI
Coordinar la carga, seguimiento, visitas y demás procesos correspondientes a CADIVI,
MILCO, MINAL y demás ministerios, necesarios para la comercialización de los productos
de la organización con el fin de lograr las autorizaciones necesarias en el menor tiempo
posible, sin errores, anulaciones ó devoluciones.
Analista de Nacionalización y Despacho

Coordinar todos los pasos del proceso de importación desde la autorización de despacho al
proveedor, seguimiento al embarque, nacionalización y transporte de los productos
comercializados por la organización, siguiendo los lineamientos internos con el fin de
cumplir con sus metas y objetivos anuales. Coordinar el despacho de los diversos productos
que maneja la empresa hacia los almacenes (nuestros ó del cliente), de acuerdo al marco
legal vigente y procedimientos internos de venta, a fin de prestar un servicio oportuno al
menor costo posible
Analista de Facturación y Almacén

Se encarga la facturación de los servicios, ajuste, prorrateos y distribución según centro de
costo o producto. Elaborar comprobantes originales y copias. Actualizar control de gestión.
Verificación de inventario.
9
1.2- Marco Legal
La gerencia de Logística lleva a cabo diferentes actividades las cuales conllevan a grandes
responsabilidades, entrelazar todos los requerimientos y procedimientos ante los
organismos ministeriales, resulta en la organización de diversos procesos y subprocesos
que agrupan las normativas exigidas por los entes gubernamentales respectivos para dar
efectivo cumplimiento a la legalización de la materia prima en puertos venezolanos y su
posterior distribución.
A continuación leyes y normativas que sustentan el contenido de los manuales de Normas y

procedimientos:
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

- Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001-2008 Comisión Venezolana de Normas
Industriales (COVENIN) .Directrices para la documentación de Sistemas de gestión
de la Calidad-Requisitos. (3ra revisión). Diciembre 2008.
- FONDONORMA: Fondo para Normalización y Certificación de la Calidad. (puntos
1 al 7)
- LOCYMAT: Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de
Trabajo. En el mismo orden Art 39, 40, 40.16; 56,7; 48.1; 56.1;y 54.8. Reglamento
art 20 y 27.
- LOCTI: Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación. Art. 4, 5 y 6.
- CADIVI: Comisión de Adquisición de divisas.
- LOA: ley Orgánica del Ambiente artículos 4º, 19 y 20 manejo de sustancias
peligrosas.
- MINPAL: Ministerio del poder Popular para la Alimentación.
10
1.3 Diagnóstico
1.3.1- Descripción y Análisis de la Situación Actual
FERTIQUIM C.A es una empresa con personalidad jurídica y patrimonio propio.
Esta organización es el enlace de muchas empresas locales con proveedores internacionales
de materia prima. La atención a los clientes, seguridad, eficiencia y alta rentabilidad son
estándares de gestión orientados a proporcionar el mayor beneficio relación cliente-
proveedor.
Áreas de investigación:
Gerencias de Logística, Comercial y Administrativa
- Descripciones de Cargos.
- Procesos:
 Corporativo de Compra
 Distribución de Costos
 Venta
 Cobranza
La existencia de manuales no utilizados, la carencia de otros y puesta en práctica de
actividades adecuadas al criterio individual, característica de quienes integran los
subniveles de la empresa son la premisa objeto de esta investigación a través las
herramientas de análisis descritas y empleadas en el presente trabajo, así como los
instrumentos de recolección de información han permitido identificar tales deficiencias, es
menester la elaboración y puesta en práctica de los Manuales de Normas y Procedimientos
los cuales unificarán y controlarán las actividades de trabajo, normalizándolas y evitando
acciones repetitivas en los procesos.
1.3.2- Análisis del Diagnóstico del Problema
FERTIQUIM C.A está conformada por un capital humano competitivo y no muy numeroso
sumado a esto una gran parte del personal tiene más de 20 años en la empresa, de allí que se
desencadenen importantes puntos de estudio, uno de ellos la resistencia al cambio.
11
Recientemente se implantó en la empresa para control de sus operaciones un novedoso
sistema Administrativo: “Profit Plus 2K8” el cual trajo cambios relevantes en todos los
ámbitos operacionales para las diferentes áreas, punto de partida para la unificación de
actividades relacionadas con los procesos.
La poca familiarización con las actualizaciones y evaluaciones de los procedimientos al

personal conducen a la duplicidad del trabajo. Las descripciones de cargos no están
alineadas con los procesos que se llevarán a cabo y los cambios constantes de funciones
generan incertidumbre.
La importancia de los Manuales de Normas y Procedimientos en la organización parece

no tener muchos adeptos, por la inexistencia de los mismos, falta de conocimiento,
entendimiento y repercutiendo en su aplicabilidad.
A continuación se exponen los instrumentos utilizados para el análisis en el diagnóstico del

problema:
Matriz DOFA: (Debilidades – Oportunidades – Fortalezas – Amenazas) es una herramienta

generalmente utilizada como método de diagnóstico empresarial en el ámbito de la
planeación estratégica, dicha implantación se aplicarán a las áreas: Comercial, Logística y
Administrativa de la Empresa FERTIQUIM C.A. (Cuadro Nº1)
Diagrama Causa y efecto (Ishikawa): es una representación grafica que muestra la relación
cualitativa e hipotética de los diversos factores que pueden contribuir a un efecto ó
fenómeno determinado, dicha representación será aplicada a las mismas áreas de la matriz
DOFA. (Cuadro 1)
12
Balanced ScoreCard: El concepto de cuadro de mando integral – CMI (Balanced Scorecard
– BSC) fue presentado en el número de Enero/febrero de 1992 de la revista Harvard
Business Review, con base en un trabajo realizado para una empresa de semiconductores
(La empresa en cuestión sería Analog Devices Inc.). Sus autores, Robert Kaplan y David
Norton, plantean que el CMI es un sistema de administración o sistema administrativo
(Management system), que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes
acostumbran evaluar la marcha de una empresa.
Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y

estrategia. Proporciona a los administradores una mirada global de las prestaciones del
negocio.
Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una

compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico.
También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas
necesarias para cumplir con la estrategia.
13
Cuadro N° 1. Matriz DOFA para las áreas de Logística, Comercial, Administración de FERTIQUIM C:A
Elaborado por Edymar Lima
Oportunidades Amenazas
- Reconocimiento local e internacional. - Inestabilidad política.
- Buenos espacios operativos y - Situación económica mundial.
excelente ubicación. - Control de Cambio.
- Record en tiempos de entrega. - Competencias nacionales e
FERTIQUIM C.A
- Relación estable con proveedores. internacionales.
Fortalezas Estrategia-Fortaleza Estrategia-Fortaleza
- Personal altamente calificado Con la existencia de la tecnología, sistemas Ambiente adecuado y disposición del
- Novedoso sistema operativo y el conocimiento se podría llevar a la personal en búsqueda de implementar
- Entrega efectiva del producto práctica un sistema efectivo de Control de cambios que aumenten el desempeño laboral
- Trabajo efectivo bajo ambiente de gestión donde se lleve un registro de todas y resultados productivos.
presión las actividades.
Debilidades Estrategia-Debilidades Estrategia-debilidades

Falta de conocimientos de sistemas Implementación de técnicas adecuadas, Disposición al cambio
de control de gestión. adquiridas por el aprendizaje constante y Elaboración de MNP, procesos, indicadores
Ausencia de sistemas de evaluación. aplicación de tácticas dirigidas al logro de y el uso adecuado de los mismos.
Falta de comunicación. procesos eficientes. Capacitación del personal.
Cultura Organizacional inadecuada. Evaluación continua de RH y de los
procesos.
Proceso Método
Falta de seguimiento
Inoperatividad NP
Falta de evaluación del producto
Falta de alineación
de los procesos con
las funciones de los
cargos
Desmotivación Falta de directrices
Sobrecarga de
Individualismo
actividades Carencia de programas
gerencial
de motivación
Personal Gerencia
Figura N° Diagrama Causa y efecto (Ishikawa) de las áreas: Logística,

Comercial y Administración de Empresa la FERTIQUIM C.A
Fuente: Edymar Lima
Figura 3. Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa)

Fuente: Propia
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Mundialmente se viene reconociendo la gran importancia que tiene en la organización de

una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de
la compañía en sus procesos productivos. Estos documentos tienen diferentes nombres e
incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas,
procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben
tener conocimientos y fácil acceso.
Documentar los procesos permite que la organización pueda evolucionar,

independientemente de las acciones presenciales de sus dueños ó accionistas principales.
Se requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una
organización e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los procesos no se
detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.
El grado de especialización de quienes conforman la comunidad FERTIQUIM C.A trae

como consecuencia divisiones del trabajo perfeccionando el uso de instrumentos que
establezcan lineamientos, para el desarrollo de cada actividad dentro de la estructura
organizacional.
FERTIQUIM C.A no escapa a esta necesidad de establecer Manuales Administrativos, ya

que las organizaciones hoy en día han simplificado sus actividades sustancialmente, y han
de ser aplicados como un modelo de gestión productivo para Control Interno.
FERTIQUIM C.A como empresa vanguardista le corresponde la ardua tarea de mantenerse

actualizada razón necesaria para la implementación de un sistema de gestión de calidad
que permita plasmar todas las operaciones de la empresa, debido a que éste
instrumento de gestión ó control interno no ha sido implantado en su totalidad es necesaria
16
la imperante elaboración y aplicación de los Manuales de Normas y Procedimientos para

las áreas de Logística, Comercial y Administración dirigidos a procesos medulares como lo
son: Venta, Compra y Cobranzas alineados con las descripciones de cargos de la Empresa
FERTIQUIM C.A en Caracas. Venezuela.
2.2- Formulación del Problema
De acuerdo a lo expresado por Hurtado (1998) “La formulación es el enunciado del

problema en términos de fácil comprensión para el común de las personas y sin que exista
la posibilidad de interpretaciones ambiguas……”
¿La alineación de los procesos para las áreas de logística, comercial y administrativa
mejorará la gestión interna de la empresa FERTIQUIM C.A?
2.3- Objetivos de la Investigación
2.3.1- Objetivo General
Elaborar tres manuales de normas y procedimientos con alineación de tres procesos

operativos y diez y nueve descripciones de cargos para unidades de Logística, Comercial y
Administración de la empresa FERTIQUIM C.A
2.3.2- Objetivos Específicos
- Observar, levantar y analizar información actual de las Áreas de Logística, Comercial, y

Administración.
- Diagnosticar las necesidades en documentación.
- Describir los procedimientos por realizar en cada una de las áreas solicitadas.
- Elaborar descripciones para las Unidades de Logística, Comercial y Administración.
17
- Actualizar, modificar ó crear manuales de procedimientos para las Áreas respectivas
según normativas ISO 9001:2008.
- Elaborar procesos y flujogramas verticales alineados con las funciones asignadas a los
cargos que integran las áreas referidas.
- Adaptar procesos a formatos con variables requeridos por la empresa.
- Presentar Manuales, procesos verticales, flujogramas al área respectiva para su

aprobación.
2.4- Justificación e Importancia
Las empresas pequeñas y familiares deben trabajar en el cambio cultural corporativo y en

especial a la alta gerencia de la empresa. Estar abierto a los cambios debería ser práctica del
capital humano y quienes de una u otra manera encabezan la organización. Los MNP,
procesos y formatos se deben ir adaptando, redactando, informando y ajustando para evitar
contratiempos en la distribución de las funciones, evitar cargas laborales y elevar el nivel
de productividad. Los MNP carecen de utilidad alguna sino se le presta la importancia que
se tiene, esto debido al desconocimiento en la práctica de los mismos.
No se podrán ver resultados realmente efectivos para la organización sin el cambio cultural
de la misma, para ello se propone además de la elaboración de los manuales de normas y
procedimientos, la explicación pertinente de los mismos al personal de las áreas referidas
en cuanto a la comprensión, puesta en marcha y resultados; de modo que todo el personal
de la empresa visualice desde el comienzo la importancia de documentar y actualizar los
MNP en pro del rendimiento corporativo.
2.5- Alcance
La Elaboración y actualización de manuales, elaboración de flujogramas verticales,
18
actualización de las funciones asignadas a los cargos junto a la alineación de los mismos a
inherentes a la aplicación de Manuales de Normas y Procedimientos para la empresa

FERTIQUIM C.A en las áreas de Logística, Comercial y Administrativo y su uso está
dirigido a quienes conjuntamente intervienen en el proceso.
El presente trabajo es aplicable para las siguientes unidades de trabajo:
LOGISTICA
CADIVI
Nacionalización y Despacho.
Facturación y Almacén.
COMERCIAL
Gerencias Comerciales (Químicos I, II, III / Feed & Food / Papel).
ADMNISTRACIÓN
Cobranzas
Contabilidad
2.6- Limitaciones
Las limitaciones encontradas en el desarrollo del programa fueron:
Escasa disponibilidad de tiempo por parte del personal implicado para el suministro de
información.
Sobrecarga de actividades
Inoperatividad de normas y procedimientos
Individualismo gerencial.
19
CAPITULO III
MARCO TEÓRICO
Es el resultado de la selección de aquellos aspectos más relacionados del cuerpo teórico

epistemológico que se asume, referidos al tema especifico elegido para su estudio”. Dicho
en otras palabras, el marco teórico está constituido por un conjunto de teorías, enfoques
teóricos, investigaciones y antecedentes que se consideran válidos para el encuadre correcto
de la investigación que se quiere realizar.
En este capítulo se presentarán algunos conceptos relacionados con el tema en estudio,

entre los cuales se encuentran: matriz DOFA, definiciones y beneficios de un manual de
inducción, normas y de procedimientos, análisis de resultados, qué es un estudio de
mercado, entre otros.
En esencia, los manuales representan un medio para comunicar las decisiones de la

administración, concernientes a organización, procedimientos y políticas, con la
característica de que pueden y deben cambiar tan a menudo como se requiera, pues su
finalidad también es mantener informado al personal de las modificaciones, en un marco de
legalidad, sencillez y flexibilidad.
Es un documento que expone con detalle la estructura de la empresa y señala los puestos y
la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los
grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la
empresa.
Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada de las
relaciones de organización. Se elaborar ordinariamente con base en los cuadros de
organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos
inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos
20
manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de
relaciones con los demás. . (Balestrini 2000).
3.1 Tipo de Investigación
El tipo de investigación “se refiere al grado de profundidad empleado para abordar un

fenómeno u objeto de estudio, y puede ser clasificado en: exploratorio, descriptivo y
explicativo”. Además el tipo de investigación le permite al investigador establecer un
sistema de información con la finalidad de ordenar, recolectar, clasificar, e interpretar
datos, que pueden ser cualitativos o cuantitativos, obtenidos de fuentes externas o internas.
El presente investigación se considera de tipo observación directa, descriptiva y

experimental debido a que se incorporan fuentes de información diferentes a las
bibliográficas. Una investigación descriptiva se basa fundamentalmente en la observación
directa e indirecta en el ambiente natural de la aparición de los fenómenos y en realizar
entrevistas o encuestas, obteniendo respuestas a preguntas planteadas desde un principio y
analizando las mismas para confrontar la teoría con la realidad. Se da cabida a la forma de
investigación experimental pues fue transformada toda la información c través de diversas
herramientas obtenidas del entorno laboral, como lo fueron cursos, conferencias y guías en
cuanto a la aplicación de las últimas tendencias de integración para la elaboración de
novedosos manuales de normas y procedimientos. (Arias 2004)
3.2- Utilidad de un Manual de Normas y Procedimientos.
A continuación se exponen los principales objetivos de los manuales de normas y

procedimiento según (Palma 2003):
Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal.
21
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Para emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,
delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría y evaluación del control interno.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitan duplicidades, discusiones y mal
entendidos del personal.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
3.3-Manual de Inducción.
Instrumento que facilita la adaptación e integración del empleado actual o entrante a la

organización y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información relacionada
con las características, dimensiones y manejo de la intranet de los diferentes procesos y
descripciones de cargos funcionales. (Palma 2003).
22
A través de este documentación la empresa FERTIQUIM contara con información
necesaria para dar comienzo a las actividades realizadas por quien desempeñe un cargo
determinado.
3.4- FLUJOGRAMAS.
Según (Palma 2003), existen tipos de flujogramas
- Flujogramas gráficos
- Técnica de diagramación de cursogramas
El flujograma es elemento de análisis del proceso para la empresa y colabora con una
visión integral del proceso. La persona que analiza el flujograma, puede ver en una hoja de
papel, de forma integral, todos los pasos que sigue un procedimiento:
1. ¿Cómo abarca varios departamentos y secciones?

2. Las personas que intervienen en el mismo,
3. La documentación que se utiliza, etc.
De esta forma, puede darse cuenta si existen pasos de más, si faltan controles, si se está
perdiendo tiempo en satisfacer los requerimientos del destinatario final, etc. Este análisis y
las posteriores correcciones de los procedimientos hacen a la organización más eficiente
para poder brindar sus productos o servicios a los destinatarios.
La información básica que se expone en todo flujograma es:
Áreas de responsabilidad: es el lugar donde se realiza cada operación o trámite. Son las
direcciones generales, direcciones, departamentos, divisiones o individuos responsables de
cada tarea. Para identificar las distintas áreas en donde se llevan a cabo los procedimientos
se utilizan zonas delimitadas por líneas verticales.
23
Mediante la utilización de éste método gráfico la empresa FERTIQUIM se encamina al
logro de un sistema de gestión actual mostrando objetivamente como funcionan en realidad
todos los componentes de un proceso, facilitando el análisis de su eficacia, remplazando los
métodos de descripción narrativa y de cuestionarios, la visualización de un proceso facilita
el examen de sus componentes y repercusiones, reduciendo el espacio necesario para la
presentación mediante la utilización de símbolos convencionales, localizando con mayor
rapidez pasos innecesarios, falta de controles, exceso de formularios y/o registros y
permitiendo una comparación más fácil entre dos o más sistemas (actual vs. propuesto), de
distintas organizaciones, etc.).
3.5- Simbología
La norma (IRAM 34.501) establece los símbolos a utilizar en la representación gráfica de

procedimientos administrativos. Intenta minimizar la cantidad de símbolos necesarios, a fin
de simplificar el mecanismo de diagramación y evitar dificultades de interpretación.
También se propone que los símbolos sigan principios nemotécnicos, que ayude a quien los
emplea o lee a relacionar su forma con su significado.
Los símbolos a utilizar en la representación gráfica (norma IRAM 34.501) se indican en la

siguiente FIGURA Nº 4
Símbolos para la Representación Gráfica – Norma IRAM 34.501

Denominación Graficación Comentarios sobre su utilización
Inicio o Dentro del símbolo se deberá anotar “Inicia” ó
termino “Termina”, de acuerdo al principio o conclusión
del procedimiento según corresponda
Operación Representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información o
decisión.
24
Control Representa toda acción de verificación
Demora Representa toda detección transitoria del proceso

en espera de un acontecimiento determinado.
Archivo Representa el almacenamiento sistemático, en

Transitorio forma temporaria, de elementos portadores de
información.
Archivo Representa el almacenamiento sistemático, en

Definitivo forma permanente, de elementos portadores de
información.
Destrucción Eliminación de la información, ya sea que se

destruya o no el elemento portador de la
información.
Alternativa Se utiliza para indicar que en algún momento del

procedimiento, frente a alguna consulta
condicionante, pueden originarse diferentes cursos
de acción como consecuencia de la respuesta a la
misma.
Formulario Representa el elemento portador de información,
esto es el vehículo que se traslada a través de las
áreas que integran el gráfico.
25
Proceso no Representa el conjunto de acciones que se
relevado desconocen o que, definidas, no interesa
representar en el gráfico del que forman parte.
Traslado Representa el desplazamiento físico del elemento

portador de información. La flecha indica el
sentido de la circulación. Es el símbolo que uno los
otros símbolos del procedimiento.
Toma de Representa el desplazamiento de información, sin
información desplazamiento físico de los elementos que
intervienen en el proceso.
Direccion de Se deberá unir los símbolos de descripción,
flujo decisión, documentos, etc. Se utilizaran solo líneas
horizontales o verticales. En los casos que no sea
posible conectar con líneas rectas, se utilizaran
ángulos rectos, las líneas no deben cruzarse, si esto
no es posible, se debe utilizar un pequeño puente
Transmision Indica que el envió de datos se utiliza por medios

de datos electrónicos
26
Conector Representa el nexo entre procedimientos o
procesos:
- conecta gráficos de un mismo procedimiento, que

se encuentran dibujados en varias páginas
sucesivas.
- vincula diferentes flujogramas entre sí.
- reemplazo de líneas que deberían conectar partes

distantes del gráfico, dentro de una misma página.
Conector con Para interconectar un procedimientos de

un diferentes procesos/subprocesos
procedimiento
ó proceso
Continuador Se utilizara para indicar la continuidad diagrama
de etapa de flujo cuando abarca dos o mas hojas y se desea
hacer referencia a alguna etapa o actividad
anterior o posterior a lo que se esta describiendo.
Dentro del símbolo se deberá anotar una letra

mayúscula, siguiendo el orden alfabético, para
identificar la etapa que se continúa.
Para cada circulo continuador que salga de una

etapa debe haber cuando menos otro de entrada
que llegue a otra etapa, ambos tendrán la misma
letra de referencia.
27
Unión Se utilizara como conexión o enlace a otra pagina
depágina diferente en la continua el procedimiento.
Dentro del símbolo se deber anotar un número

para que se identifique en que página continúa y
de que página viene.
Decisión Indica un punto dentro del flujo donde se debe

tomar una decisión entre dos opciones alternativas.
Preferentemente se indicara la procedencia (SI)

hacia la parte de abajo del símbolo i la procedencia
(NO) hacia un lado. No contarán con numero
consecutivo de las etapas
Documento Indica los documentos que se generan como
resultado de las actividades señaladas en el proceso
Figura 4. Simbología para Flujogramas
Fuente: Normas IRAM 34.501
Si se requiere aun más detalle se puede recurrir ala elaboración de instrucciones de trabajo
como se describe a continuación:
Para la descripción se deben observar los siguientes lineamientos:
Para la redacción de las actividades considere
1. Utilizar verbos conjugados en el tiempo presente de tercera persona en singular.

Como por ejemplo prepara, analiza, desarrolla, por citar algunos.
28
2. Redactar cada oración o frase en orden lógico, esto e primero el verbo y luego el
complemento.
3. De preferencia utilizar oraciones o frases cortas
4. usar palabras sencilla y evitar tecnicismos
5. Evitar en lo posible incluir actividades que no agreguen valor como recibir, enviar,
registrar, por citar algunas
6. En la medida de lo posible no utilizar abreviaturas
Ubicación de los símbolos
En razón de las necesidades de diagramación, los símbolos pueden ocupar en el cursograma

una posición inicial, media o final, según que se presenten las siguientes condiciones:
La posición del símbolo será inicial cuando no llegue al mismo ninguna línea, pero si
partan de él una o más líneas.
Cuando está ubicado en posición media, el símbolo puede recibir una línea de traslado y de
él puede partir una o más líneas.
Símbolo final es aquél al que llega una línea de entrada pero del que no sale ninguna.
3.6 Matriz DOFA. (Cuadro 1)
Aplicada a la empresa FERTIQUIM según levantamiento de información y observación

directa.
3.7 Diagrama de Isikawa
Detecta en la empresa el problema y su origen.
3.8 Balanced Scorecard
Estrategia de gestión aplicada a la empresa FERTIQUIM C:A

29
CAPITULO IV
MARCO METODOLÓGICO
4.1- Tipo de Investigación
1- (Arias, 2004) señala que el tipo de investigación “se refiere al grado de profundidad
empleado para abordar un fenómeno u objeto de estudio, y puede ser clasificado en:
exploratorio, descriptivo y explicativo”. Además el tipo de investigación le permite al
investigador establecer un sistema de información con la finalidad de ordenar, recolectar,
clasificar, e interpretar datos, que pueden ser cualitativos o cuantitativos, obtenidos de
fuentes externas o internas.
La presente investigación se considera de tipo descriptiva, debido a que se incorporan

fuentes de información diferentes a las bibliográficas. Una investigación descriptiva se basa
fundamentalmente en la observación directa e indirecta en el ambiente natural de la
aparición de los fenómenos y en realizar entrevistas o encuestas, obteniendo respuestas a
preguntas planteadas desde un principio y analizando las mismas para confrontar la teoría
con la realidad.
2- El marco metodológico está referido al momento que alude al conjunto de

procedimientos lógicos y operacionales implícitos en todo proceso de investigación. En
otras palabras, el fin esencial del marco metodológico es el que se sitúa a través de un
lenguaje claro y sencillo los métodos e instrumentos que se emplearon así como el tipo y
diseño de la investigación.
3- De acuerdo a lo que afirma (Hurtado J, 2000): "La metodología es el área del

conocimiento que estudia los métodos generales de las disciplinas científicas. La
metodología incluye los métodos, las técnicas, las estrategias y los procedimientos que
utilizara el investigador para lograr los objetivos".
30
4.2- DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
Según (Arias F.1999) Expresa que: "El diseño de campo consiste en la recolección de
datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar
alguna variable".
El diseño de la investigación, de acuerdo a los objetivos planteados, está enmarcado dentro

de la modalidad de investigación de campo, debido a que el investigador tuvo contacto
directo con el área problemática (Áreas de Logística, Comercial y Administrativa), en
consecuencia, la obtención de datos relacionados con los procesos, dificultades y
actividades fueron extraídos de la realidad laboral mediante entrevistas no estructuradas en
la empresa FERTIQUIM C.A.
4.3- TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS
4.3.1. Técnicas
Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le permitan
al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo del
mismo.
De acuerdo a lo antes señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente
informe fueron las siguientes:
- La observación directa:
Para este trabajo de investigación se aplico la técnica de la observación directa ya que el

investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemática que acarrea al
departamento de almacén, debido al hecho de la carencia de un manual de procedimientos
administrativos.
31
Según (Sabino, C.1997), "La observación directa es aquella a través de la cual se puedan
conocer los hechos y situaciones de la realidad social"..
- La entrevista no estructurada:
Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista no estructurada; donde se llevan a cabo
conversaciones abiertas con todo el personal interno que labora en el departamento de
almacén como el almacenista, el gerente de almacén y la supervisora administrativa. Esto
con el fin de conocer y estudiar la información obtenida y poder canalizar y detectar todo lo
referente a las entradas y salidas de materiales importados.
Balanced ScordCard como herramienta de gestión interna.
Según (Ander E. 1982) Dice que: " La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las
cuales se responden dentro de una conversación, la persona interrogada da una respuesta,
con sus propios términos, de una cuadro de referencia a la cuestión que se le ha formulado".
4.3.2- Instrumentos de la recolección de datos
Según (Acuña R. 1982) el instrumento de recolección de datos: "Consiste en un medio

utilizado para registrar la información que se obtiene durante el proceso de recolección.
El autor comenta que tales anotaciones pueden ser hechas utilizando diferentes
instrumentos, entre los cuales se citan:
1- Fichas: Este instrumento fue utilizado por el investigador para clasificar y anotar, las
distintas informaciones que eran necesarias para apoyar la realización del Trabajo especial
de Grado.
2- Hoja: Es otro de los instrumentos aplicados por el investigador para anotar las respuestas
dadas por los empleados del departamento de almacén.
3- Lápiz.- Instrumento que se uso para redactar las opiniones de los trabajadores, en las
respectivas entrevistas.
32
4- Grabadora.- Este instrumento fue de gran ayuda para guardar la información
suministrada por los trabajadores, en las entrevistas realizadas a cada uno de ellos.
4.3.3- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Recopilación de información
Se recopilará la información a través de: investigación documental, realización de

entrevistas con los empleados, jefes de área y supervisores, así como a través de la
observación directa. Algunas de las fuentes de información a las que se pueden recurrir,
entre otras, son:
Documentales. Estas son: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y/o circulares, diagramas
de organización y organigramas, así como todos los documentos relacionados con el tema,
es recomendable tomar en cuenta los manuales que se utilizaron en administraciones
pasadas, debido a la gran riqueza de información que se pudiera obtener de ellos.
Las personas. Se consideran importantes todas aquellas personas involucradas con y

dentro de las dependencias administrativas para las que se va a elaborar el manual, ya que
dichas personas poseen la información sobre la organización, funciones y actividades que
desempeña el personal, se recomienda que una vez nombrado el responsable del proyecto,
éste organice juntas con los responsables de cada unidad departamental con el fin de
relacionar las actividades y evitar duplicidad de funciones, así como conocer a todas las
personas involucradas con o en la dependencia.
Realidad administrativa. La presencia en el lugar donde se realizan las funciones y

actividades, es decir, la observación directa en las áreas sujetas a estudio, es sumamente
importante por la cercanía que se adquiere con respecto a los trámites administrativos y con
la ejecución de los procedimientos, en este sentido es recomendable observar las acciones
que se realizan para verificar que se lleven a cabo por la persona indicada y como lo
indican sus Manuales de Organización y Procedimientos bien sean en físico o manuales.
33
Lo anterior permite conocer las funciones generales o fundamentales de cada área.
4.4- Análisis y Tratamiento de la Información
Hasta solo algunos años la identidad de una empresa se expresaba a través de la

personalidad de su dueño/fundador, quien acaparaba y proyectaba la imagen de la empresa
dentro de un esquema organizacional más simple y paternalista, cohesionado alrededor de
la figura del líder fundador.
Según (Dulzaides 2004), se comparan los conceptos de análisis de información y

tratamiento documental sobre la base de sus relaciones y diferencias.
El tratamiento documental significa extracción científico-informativa, una extracción que

se propone ser un reflejo objetivo de la fuente original en este caso la empresa
FERTIQUIM.
El análisis de información, por su parte, es una forma de investigación, cuyo objetivo es la

captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de
los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un problema
determinado. Así, contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso de las acciones
y de las estrategias. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la información.
En el contexto actual, el análisis de información adquiere una relevancia extraordinaria,

porque desbroza el camino, "intoxicado" por la creciente circulación de datos e
información. Su realización exitosa y eficiente genera una mejor utilización del
conocimiento disponible en aras de acelerar el proceso de su implementación.
claro y diferenciado, para acumular competitividad alrededor de una personalidad, para

establecer vigorosas distinciones ante los rivales y para ganar reconocimiento y lealtad.
Sin una visible autodefinición, la empresa en el mercado puede volverse incomprensible o

diluirse ante la concurrencia de empresas y marcas. Igualmente sin una identidad.
34
Por todas estas razones “FERTIQUIM”, C.A, decidió organizar y establecer normas para la
gestión acertada de su identidad visual o grafica para las áreas de logística, comercial y
administrativa así como sus miembros como parte de un profundo proceso de renovación
corporativa, de adaptación a los cambios y de relanzamiento de su imagen en el mercado y
la sociedad.
De esta manera hemos logrado realizar este manual de identidad visual para la organización
que intenta plantear y concentrar todos los atributos gráficos y soportes de comunicación en
una misma dirección, con el objetivo de proyectar una sola identidad y lograr una clara y
diferenciada imagen.
Se trata de un significativo avance que forma parte de una trayectoria que cabalga hacia los
cambios. Este es el camino que decide recorrer FERTIQUIM C.A.
4.5- Elaboración del Cronograma de Actividades (Carta Gantt)
El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica
cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el
diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cada
tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e
interdependencias. En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el
final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas.
35
Figura 5: Carta Gantt
Fuente: Propia
36
4.6 Balanced Scorecard
Según (López 2009) El BSC es una forma integrada, balanceada y estratégica de medir el
progreso actual y suministrar la dirección futura de la compañía.
Es Integrada: Porque utiliza múltiples dimensiones para ver el orden estratégico del negocio
o su desempeño, llamadas Perspectivas, como lo son: la financiera, la del cliente, la de
procesos internos y la de aprendizaje y crecimiento.
Es balanceada: Ya que considera tanto indicadores financieros como no financieros.
Es estratégica: Ya que se trata de tener objetivos estratégicos que están relacionados entre
sí.
Su implementación en la empresa FERTIQUIM, permite la integración de sus miembros,
intercambio de información y la puesta en práctica efectiva de dicho sistema de gestión.
37
Figura 6. Balaced Scorecard FERTIQUIM (Propuesta).
Fuente: Kaplan RS, Norton DP . Translating Strategy into Action – The Balanced Scorecard. Boston Harvard Business School
1996.
38
Figura 7. Balanced Scorecard FERTIQUIM C.A
Fuente: Henrique Castro. Gerencia de Logística FERTIQUIM C:A
39
CAPÍTULO V
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
A continuación se señalan los resultados de la investigación obtenidos a través de las

diferentes estrategias y presentando a las áreas sometidas a investigación la solución a la
problemática antes mencionada de modo que se exponen los documentos encontrados,
algunos modificados y otros creados para dar cumplimiento a los objetivos inicialmente
planteados.
Se han aplicado una serie de herramientas (matriz DOFA, diagrama de Ishikawa, Balanced
ScoreCard para la revisión, modificación, actualización y creación de procedimientos junto
a flujogramas que permitirán visualizar todas y cada una de las operaciones de los
diferentes procesos y subprocesos, evidenciando las ventajas y desventajas, evitando la
duplicidad de actividades que pueden afectar al proceso eh interviniendo en el rendimiento
de los responsables de cada operación.
Así mismo la actualización de los procesos permite que la información sea de fácil
comprensión, ésta es difundida a través del sistema virtual en red que se encuentra al
alcance de quienes conforman el colectivo de la empresa FERTIQUIM C.A, facilitando la
ejecución de todas las funciones y procesos involucrados.
La creación de códigos para la búsqueda eficientes de la información.(Procesos, y

descripciones de cargos)
Por otra parte y para continuar y dar respuesta a la problemática objeto de esta
investigación surge la adecuación de formatos físicos y virtuales que conllevan a la fluidez
de los procesos para lo cual se mostrarán los diferentes formatos como anexos del presente
informe.
Las descripciones de cargos, manuales de procedimientos, procesos y flujogramas fueron

enmarcados bajo los conceptos de una nueva modalidad o visión de productividad
40
empresarial (Balanced ScordCard), no solo es cuestión de documentar procesos sino de
complementar toda documentación con la integración de los procesos y de quienes llevan a
cabo los mismos, abriendo caminos para una nueva óptica en cuanto a los manuales de
normas y procedimientos se refiere.
Los manuales de normas y procedimientos para las áreas de logística, comercial y

administrativa enmarcados en los procesos de venta, compra y cobranza respectivamente
son el resultado de múltiples conceptos descritos y aplicados a lo largo del proceso de
investigación y a la aplicación del Balanced ScoreCard como instrumento intangible que
permitirá observar notables diferencias en lo que al método tradicional se refiere
comenzando por la participación de quienes integran la empresa en la búsqueda de la
misión, visión y valores comunes que caractericen finalmente a la empresa y a sus
miembros como un todo.
41
CONCLUSIONES
Una vez aplicada todas las técnicas antes expuestas se pueden presentar los siguientes
resultados:
En el manejo de la documentación de las áreas: Comercial, Logística y Administrativa de

la empresa FERTIQUIM C.A objeto de estudio de la presente investigación, se han
evidenciado diferentes problemas como lo son: La falta de actualización de manuales de
procedimientos estándares, ausencia de otros e interpretación individual por parte de los
responsables de su ejecución, con lo cual se producen complicaciones al momento de llevar
a cabo las actividades propias de cada proceso en las diferentes áreas, en vista de ello se
procedió a revisarlos, modificarlos y actualizarlos para dar comienzo a su implementación
y difusión efectiva.
Por su parte los registros de las responsabilidades y actividades ejecutadas por los
responsables de cada una de los procesos presentan deficiencias puesto que la información
no está presentada con claridad dificultando su entendimiento, no se refiere a formatos sino
al contenido de los mismos, dichas observaciones- fueron añadidas para determinar su
importancia en los objetivos de la investigación.
La creación de los manuales de normas y procedimientos, descripciones de cargo, procesos

y subprocesos junto a las actividades inmersas conllevan a la necesidad del manejo de los
diferentes documentos de información para lograr mejorar la productividad y rendimiento
tanto del capital humano como el de la empresa.
En respuesta a los objetivos planteados en el presente trabajo y a lo largo de la

investigación se realizaron actividades relacionadas con el manejo de la documentación:
“Descripciones de cargos”, “procesos medulares” y alineación de los mismos.
42
Finalmente converge en una respuesta que no es más que la integración del objetivo
corporativo junto al crecimiento del capital humano en pro de una fusión que redundará en
la productividad de la empresa y sus miembros.
43
RECOMENDACIONES
A la empresa para:
Garantizar a la correcta aplicación y manejo adecuado de la documentación física y virtual
se sugiere el uso del presente informe para dar a conocer el funcionamiento interno por lo
que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecución.
Como auxiliar en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
El análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Como material de consulta de todo el personal que desee emprender tareas de
simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Establecimiento de un sistema de información o bien modificar el ya existente y la puesta
en práctica de los MNP redundara en la eficacia de los sistemas de productividad y por
ende del capital humano de empresas FERTIQUIM C.A
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
Facilitar labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Sentar precedentes y aumentar el valor a las actividades realizadas concomitantes al
desarrollo del capital humano a través de la inducción por parte de la empresa como el
interés intrínseco resultante de su aplicación.
Mantener copias controladas para garantizar que los procedimientos sean uniformes según
lo planteado como herramienta de productividad.
A la universidad:
En la actualización en cuanto a sistemas novedosos de control de gestión y aplicabilidad
para las diferentes organizaciones.
Como información para difundir a quienes deseen hacer uso de estas herramientas.
44
FUENTES DE INFORMACIÒN
Textos de Barrera, J. “El Anteproyecto y el Marco Teórico
ARIAS, Fidias G. El Proyecto de Investigación, Inducción a la metodología científica. 5ta

Edición. Venezuela, Espíteme 2.006.
BALETRIN, Acuña, Miriam, "Como se Elabora el Proyecto de Investigación". Bl
Consultores Asociados. Caracas, Venezuela. 1997. 222p
ANDER, Egg.Tecnicas de Investigación Social. Editorial Humanitas.1982
WEBN
Dulzaides, María. Análisis documental y de información

sld http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci11204.htm.cu/revistas/aci/vol12_2_04/a
Manual de Procedimiento.{ Fecha de Consulta 6 de Octubre 2009} Disponible:
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#uti
Manuales de Normas y Procedimientos { 20 de Agosto de 2009}Disponible:
http://www.monografias.com/trabajos16/normas-y-procedimientos/normas-y-
procedimientos.shtml
López. Alfonzo. Balanced Scorecard.{Fecha de Consulta 10 de Octubre 2009 Disponible:
http://www.docstoc.com/docs/14742824/INDICADORES-FINANCIEROS-PA
Normas ISO 9001:2008

http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/her/normas/Iso9001.
Manual para la elaboración de Tesis Doctorales, Trabajos de Grado y Trabajos Especiales.
Disponible: www.postgradofcjp.org.ve/manual160204.pdf
Acuña, R (1982) Disponible:

http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimiento-
administrativo.shtml
45
ANEXOS
46
Descripciones de cargos
Área Logística
47
CÓDIGO: PERIODO DE VALIDEZ: PÁGINA:
DCL-01 3 AÑOS 59 de 179

FERTIQUIM C.A
DEPARTAMENTO FECHA EMISIÓN: VIGENTE DESDE: SUSTITUYE FECHA:
GERENCIA DE LOGISTICA 06/10/09

ELABORADO: REVISADO y VERIFICADO APROBADO:
DENOMINACION DEL CARGO
GERENTE DE LOGISTICA E.Lima H.Castro D.Schall-Emden

Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente General
VISIÓN MISIÓN VALORES

Crecer cuidadosa y sostenidamente
en Venezuela, identificando y Representar principales Pasión
aprovechando oportunidades, internacionales, comercializar y
diversificándonos, reinventándonos distribuir materias primas a la Confiabilidad
y profundizando en las industrias industria nacional, brindando
clave; contando con el equipo
altamente calificado, comprometido
servicio personalizado, Adaptabilidad/Flexibilidad
y apasionado en su contribución; estabilidad y oportunidades a
para asegurar que las industrias que nuestros principales, Sentido de Pertenencia
atendemos cuenten con la materia proveedores, clientes y
prima que necesitan, empleados. Contribución Profesional
convirtiéndonos así en sus
principales aliados.
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y su puesta en práctica
dentro y fuera de la organización.
2. Dirigir y coordinar la compra de productos a principales y proveedores internacionales para
el negocio indent local, evaluando costos y determinando las condiciones y términos de
negociación, de acuerdo a lo presupuestado y siguiendo los lineamientos de la Gerencia
General.
3. Mantener relación estrecha y continua con los principales, a fin de determinar, mantener y
cumplir los términos de la negociación en cuanto a garantía de exclusividad, colocación en el
mercado y otros aspectos claves definidos en el Plan Estratégico de Negocios.
4. Mantener relación estrecha y continua con los clientes a fin de ofrecerle productos de la línea
que satisfagan sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su
competitividad en el mercado.
5. Realizar visitas periódicas a los clientes, a fin de negociar y evaluar con él la presentación,
calidad, desempeño o efectividad del producto ofrecido, según sus necesidades, y mantener
el seguimiento a las relaciones comerciales.
6. Captar clientes potenciales mediante diseño del plan de mercadeo anual, de acuerdo a
información especializada obtenida de diversas fuentes: ferias, eventos, publicaciones u otro
medio de interés.
7. Asesorar técnicamente al cliente en el desarrollo de sus nuevos productos, en sus distintas
fases.
8. Elaborar precálculo de costo para cada importación a fin de determinar su factibilidad y
rentabilidad, de acuerdo a evaluación exhaustiva de variables, escenarios y tendencias del
mercado; y presentar al Gerente General para su consideración.
9. Mantener reporte mensual sobre ventas indent y negocio local, a fin de conocer su
comportamiento, cumplimiento de metas programadas y cotejar información contable para
controles internos.
DCL-01 3 AÑOS 60 de 179

FERTIQUIM C.A


10. Mantener reuniones de trabajo con el Gerente General a fin de evaluar la gestión de ventas,
resultados vs. presupuesto y estrategias del negocio.
11. Dirigir las actividades del personal a su cargo, velando por su formación y desempeño.
12. Establecer objetivos retadores anuales a cumplir por el personal a su cargo y evaluar su
cumplimiento para efectos del bono de productividad anual.
FUNCIONES:
13. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y su puesta en práctica dentro y fuera de
la organización.
14. Dirigir y coordinar la compra de productos a principales y proveedores internacionales para el negocio indent
local, evaluando costos y determinando las condiciones y términos de negociación, de acuerdo a lo
presupuestado y siguiendo los lineamientos de la Gerencia General.
15. Mantener relación estrecha y continua con los principales, a fin de determinar, mantener y cumplir los términos
de la negociación en cuanto a garantía de exclusividad, colocación en el mercado y otros aspectos claves
definidos en el Plan Estratégico de Negocios.
16. Mantener relación estrecha y continua con los clientes a fin de ofrecerle productos de la línea que satisfagan
sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su competitividad en el mercado.
17. Realizar visitas periódicas a los clientes, a fin de negociar y evaluar con él la presentación, calidad,
desempeño o efectividad del producto ofrecido, según sus necesidades, y mantener el seguimiento a las
relaciones comerciales.
18. Captar clientes potenciales mediante diseño del plan de mercadeo anual, de acuerdo a información
especializada obtenida de diversas fuentes: ferias, eventos, publicaciones u otro medio de interés.
19. Asesorar técnicamente al cliente en el desarrollo de sus nuevos productos, en sus distintas fases.
20. Elaborar precálculo de costo para cada importación a fin de determinar su factibilidad y rentabilidad, de
acuerdo a evaluación exhaustiva de variables, escenarios y tendencias del mercado; y presentar al Gerente
General para su consideración.
21. Mantener reporte mensual sobre ventas indent y negocio local, a fin de conocer su comportamiento,
cumplimiento de metas programadas y cotejar información contable para controles internos.
22. Mantener reuniones de trabajo con el Gerente General a fin de evaluar la gestión de ventas, resultados vs.
presupuesto y estrategias del negocio.
24. Establecer objetivos retadores anuales a cumplir por el personal a su cargo y evaluar su cumplimiento para
efectos del bono de productividad anual.
25. Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne el Gerente General.
26. Tomar las medidas adecuadas para asegurar el cumplimiento y seguimiento del Sistema de Gestión de Salud
y Seguridad en el Trabajo.
27. Informar a los trabajadores y trabajadoras acerca de los actos y las condiciones inseguras a las que están
expuestos, los primeros, por acción de agentes físicos, químicos, biológicos, o condiciones ergonómicas o
psicosociales que puedan causar daño a la salud; así como los principios de prevención que deban tener
siempre presente.
28. Cumplir y velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
PERFIL DEL CARGO:
CONOCIMIENTOS:
- Graduado Universitario en Administración, Comercio Internacional, Mercadeo ó carrera afín.
- Manejo de presupuesto de ventas
DCL-01 3 AÑOS 61 de 179

FERTIQUIM C.A


- Mercadeo de Químicos orgánicos e inorgánicos para las diferentes industrias nacionales.

- Técnicas de negociación y ventas.
- Manejo y solución de conflictos
- Presentaciones efectivas
- Sistemas administrativos automatizados
- Idioma inglés avanzado
CAPACIDADES:
- Cinco (5) años en actividades similares
- Solucionar problemas
- Tomar decisiones
- Planificar el trabajo
- Supervisar personal
- Interrelacionarse con otros
- Trabajar en equipo
- Persuadir y negociar
- Perspectiva ética
RELACIONES DE TRABAJO:
INTERNAS.
- Gerencia General: por la presentación de resultados y discusión de nuevos proyectos.

- Logística: por el manejo del proceso de importación generado por las ventas.
- Administración: por la facturación de las ventas, por las cobranzas u otras actividades afines.
EXTERNAS:
- Proveedores internacionales con los cuales la empresa mantiene representación exclusiva.

- Clientes locales por venta de productos.
CONDICIONES DE TRABAJO:
AMBIENTALES:
- El ambiente de trabajo es una oficina donde se desarrollan tareas administrativas y de seguimiento al proceso
de distribución y comercialización de productos de la empresa, específicamente el cargo se desenvuelve en
una estación de trabajo (escritorio con computador). Adicionalmente, implica desplazamientos fuera de la
oficina, dentro y fuera del perímetro de la ciudad y del país.
IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS POR PUESTO DE TRABAJO:

- Caída a un mismo nivel al transitar por las instalaciones de la empresa.
- Caída a diferente nivel al subir y bajar escaleras al acceder a la estructura de edificio, sede de la empresa.
- Golpeado por o contra: máquinas, estantes, mesas de trabajo, escritorios, puertas, sillas, entre otros, como
consecuencia de transitar por las áreas de oficinas.
DCL-01 3 AÑOS 62 de 179

FERTIQUIM C.A


- Contacto con objetos filosos y/o cortantes, al manipular papel.

- Contacto indirecto con fuentes de energía eléctrica (computadora, fotocopiadora, fax, toma corriente, scanner
y otros) al conectarlos y/o apagarlos.
- Fatiga visual por brillo de la pantalla del computador.
- Riesgos ergonómicos por adoptar posturas incorrectas prolongadas en el sitio de trabajo y por tener silla,
pantalla o escritorio fuera de rangos ergonómicos, por movimiento repetitivo en labores de oficina; por uso
inapropiado del “mouse o pad-mouse“.
- Exposición a ruido proveniente de transitar en tráfico, por la calle.
- Exposición a incendios y explosiones.
- Riesgo psico-social por presión de trabajo producto en ocasiones de la cantidad y urgencia del mismo,
insatisfactorias relaciones personales, carencia de formación, entre otros.
- Exposición a diversos agentes biológicos.
- Lesiones por accidente de tránsito desde su residencia hasta su puesto de trabajo, o hasta lugar de visita, o
viceversa. Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas, la muerte.
MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL:

- Preste atención al transitar por las oficinas y áreas físicas.
- Esté atento a lo que esté haciendo, manténgase concentrado, evite distracciones.
- Siéntese correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos repetitivos de rotación de tronco, en
su lugar mueva su cuerpo completamente apoyándose sobre los pies.
- No utilice como escalera: sillas, potes, cajones y otros objetos inestables, para alcanzar objetos por encima de
la cabeza.
- No deje cajones de muebles abiertos, ni objetos fuera de lugar.
- Evite la acumulación de materiales, carpetas y otros debajo de los escritorios que no le permitan moverse con
holgura.
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, procure dedicar de tres (3) a
cinco (5) minutos cada hora, lejos de la computadora para levantarse y hacer ejercicios de estiramiento.
- Coloque el monitor a una distancia adecuada (no menor de 40 cm.) y orientada de manera que se evite los
reflejos (ubicada perpendicularmente a ventanas o tubos fluorescentes).
- Recoja objetos sueltos o sobresaliendo en pasillos, o informe de inmediato.
- Circule por la derecha de las escaleras y no corra dentro de las instalaciones de la empresa.
- Manipule con precaución el papel u otro material filoso, para evitar pequeñas cortaduras.
- Establezca periodos de descanso cuando trabaje por mucho tiempo de pie.
- Mantenga el orden y la limpieza en su área de trabajo.
- Utilice los equipos de protección personal que le hayan sido indicados para realizar sus tareas.
- No fume ni encienda llamas en ninguna de las áreas de la empresa.
- Tenga conocimiento de la ubicación de los extintores contra incendios y haga buen uso de estos.
- Tenga conocimiento de la ubicación de las salidas de emergencia del edificio.
- Cumpla las normas de tránsito terrestre y del peatón, según el caso, en los traslados desde su residencia
hasta su puesto de trabajo o lugar de visita, y viceversa.
- Manténgase vigilante siempre. Evite calles solas.
- Evite tomar vehículos para servicio público “piratas (informales)”.
- Utilice servicios de transporte autorizados por la empresa, en caso de no usar vehículo propio.
- No realice otra función que no haya sido asignada por el supervisor inmediato.
- Acate las normas básicas de seguridad establecidas por la empresa.
- Reporte al supervisor inmediato cualquier condición que represente riesgo para su salud y la de sus
compañeros de trabajo.
DCL-02 3 AÑOS 1 de 6
FERTIQUIM C.A
GERENCIA DE LOGISTICA
ANALISTA DE CADIVI E.Lima H.Castro D.Schall-Emden


y profundizando en las industrias
industria nacional, brindando
altamente calificado, comprometido servicio personalizado, Adaptabilidad/Flexibilidad
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
Cadivi
1. Revisar y analizar la documentación necesaria, según el código arancelario del producto,
para introducir solicitudes de autorización de divisas ante CADIVI, a fin de cumplir los
requisitos legales establecidos.
2. Elaborar solicitud para obtener la autorización de adquisición de divisas (AAD) ante el
portal de CADIVI, mediante carga de los datos exigidos, de acuerdo a documentos
entregados por Ventas.
3. Verificar la confirmación de la introducción de los datos en el Portal, a fin de continuar
trámites.
4. Imprimir las solicitudes RUSAD 003-004-005 asignadas por el ente, a fin de preparar
juegos de documentos.
5. Preparar expedientes de documentos, debidamente foliados, para su entrega al Banco
operador.
6. Presentar los expedientes preparados a su supervisor inmediato para su revisión y
conformidad
7. Entregar al Banco 3 juegos de carpetas, para el Operador cambiario, CADIVI y la empresa
solicitante, las cuales serán recibidas, selladas y notificadas al ente regulador..
8. Revisar diariamente el Portal para conocer estado de las Solicitudes de adquisición y
liquidación de divisas.
9. (AAD- ALD) según el caso; y mantener informadas a las demás áreas internas.
10. Consultar en el Portal las solicitudes de AAD y ALD introducidas para obtener e imprimir
Hojas de datos correspondientes, e incorporarlas al expediente según el tipo de solicitud
regularidades productivas (Requisitos completos, incompletos o Convenio ALADI) y
realizar seguimiento cada caso
FERTIQUIM C.A

11. Registrar en el sistema de control de gestión los datos correspondientes a los trámites ante
CADIVI.
12. Preparar y entregar al Operador Bancario los expedientes de cierre en tres juegos (original
CADIVI, Operador cambiario y la empresa), para su recepción y sellado a fin de obtener el
ALD.
13. Cargar los datos del ALD a Control de Gestión y generar control de egresos de pagos.
14. Emitir carta de instrucción de pago con sus respectivos soportes y enviar al Banco para
debitar y cancelar al proveedor el monto.
15. Elaborar y mantener actualizado reporte diario de control de solicitudes de divisas, así
como el reporte de control de Certificados de No Producción Minpal y Milco.
16. Solicitar al proveedor carta de Certificación de Deuda, en caso necesario, para los trámites
de liquidación de divisas.
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17. Preparar carta de exposición de motivos o cualquier otra comunicación, en caso de

desaprobación o suspensión de la solicitud de divisas, según providencias que rigen la
materia; incorporar los recaudos necesarios y entregar a CAVIDI para su consideración.
18. Realizar seguimiento de los pagos a proveedores en el extranjero, en función de las
solicitudes de importación y ALD aprobado.
19. Realizar seguimiento a los casos de solicitudes en tránsito, suspendidas u otras en espera
de respuesta, hasta su conclusión.
20. Realizar visitas periódicas a la sede de CADIVI para la gestión directa de las solicitudes
CADIVI.
Ministerios
21. Revisar dentro de los 5 primeros días de cada mes los certificados MPPENPET: MINPAL,
MPPI, MPPCMI.,que están por vencerse en los próximos 3 meses.
22. Cargar en la página web del ministerio correspondiente toda nueva solicitud d Certificado
de No Producción ó Protección Insuficiente y entregarlo a la persona correspondiente para
su posterior tramitación su tramitación.
23. Hacerle seguimiento semanal a dichos trámites, a fin de obtener los mismos en el menor
tiempo posible.
24. Estar atento de las resoluciones que conjuntamente o de manera separada publican todos
los ministerios en Gaceta Oficial con relación a nuestros productos
Solvencias
25. Verificar semanalmente los vencimientos de las solvencias del IVSS, INCE, BANAVIH, Min.
Trabajo, etc.
Otros
26. Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne su supervisor inmediato.
27. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Sistema de Gestión de Salud y
Seguridad en el Trabajo.
28. Enviar vía e-mail las infracciones de embarque a proveedor y autorizar el despacho.
PERFIL DEL CARGO:
CONOCIMIENTOS:
- Graduado universitario en Administración mención: Transporte, Comercio Internacional;
Ciencias Fiscales mención: Aduanas, Comercio Exterior; o en carrera afín.
- Leyes, normas y procedimientos del comercio exterior
- Reglas internacionales y terminología de comercio exterior
- Ley de Aduanas y su Reglamento
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- Providencias y disposiciones sobre Régimen Cambiario

- Procedimientos y prácticas administrativas
- Calidad de servicio
- Contabilidad general
- Herramientas bajo ambiente Windows
- Idioma inglés intermedio
CAPACIDADES:
- Un año (1) en actividades similares
- Organizar el trabajo
- Expresarse en forma oral y escrita
- Mantener registros de información
- Tolerar presión de trabajo, estrés
- Destreza en el manejo de herramientas bajo ambiente Windows, aplicaciones específicas y
páginas Web especializadas y manejo de equipos de oficina: fax, scanner, fotocopiadora.
FERTIQUIM C.A

INTERNAS.
- Administración: por el flujo de caja y notificación de pago a los proveedores; por las cuentas por pagar y
cuentas por cobrar; por su relación con los Bancos; y por la entrega de documentación a través del mensajero
motorizado.
- Ventas. por el inicio del proceso de importación.
EXTERNAS:
- CADIVI: para gestionar las solicitudes AAD y ALD a través de su portal; y seguimiento de los casos.
- Bancos comerciales: en su carácter de Operadores Cambiarios para entrega de expedientes de importación y
demás trámites.
- Proveedores: para gestionar documentos necesarios para la importación, e informar sobre sus pagos.
AMBIENTALES:
oficina, dentro o fuera del perímetro de la ciudad.

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la cabeza.
holgura.

DCL-03 3 AÑOS 69 de 179

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ANALISTA DE IMPORTACION E.Lima H.Castro D.Schall-Emden


Crecer cuidadosa y sostenidamente Representar principales
en Venezuela, identificando y internacionales, comercializar y Pasión
aprovechando oportunidades, distribuir materias primas a la
diversificándonos, reinventándonos industria nacional, brindando Confiabilidad
servicio personalizado,
altamente calificado, comprometido estabilidad y oportunidades a Adaptabilidad/Flexibilidad
y apasionado en su contribución; nuestros principales,
para asegurar que las industrias que proveedores, clientes y Sentido de Pertenencia
atendemos cuenten con la materia empleados.
prima que necesitan, Contribución Profesional
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
Nacionalización
1. Analizar la documentación recibida de la analista de CADIVI a fin de verificar sus datos
2. Solicitar documentación de la importación, copias y luego originales para dar curso a trámites, previa
notificación al proveedor de la autorización del embarque; así como realizar el seguimiento hasta su
entrega.
3. Preparar la documentación e instrucciones de embarque, original y/o copias, para su entrega al agente
aduanal a fin de tramitar la nacionalización de la mercancía.
4. Mantener continua comunicación con el agente aduanal sobre la llegada del embarque a fin de cubrir los
requisitos de presentación y registro de documentación en los lapsos previstos; así como el pago de
impuestos arancelarios.
5. Recibir y nacionalizar en el sistema de Profit y Control de Gestión la mercancía, para emitir carta de
autorización del pago.
6. Coordinar con el agente aduanal el cumplimiento de las gestiones de nacionalización dentro de los días
libres o lapsos establecidos por las diferentes navieras y sus almacenes.
7. Recibir y revisar la preliquidación de gastos de almacén y transporte del agente aduanal, para tramitar su
pago y efectuar las retenciones definitivas.
8. Notificar al área de almacén o al cliente la salida de la mercancía de la aduana, para coordinar su
transporte a los almacenes, según su tipo.
9. Cargar en el sistema Control de Gestión la liquidación de los servicios de importación prestados por el
agente aduanal.
10. Cargar en el sistema Profit la facturación de los servicios de importación prestados por los agentes
aduanales.
11. Entregar expediente original a Ventas y Administración para su verificación.
12. Asentar en la contabilidad de la empresa (Profit) y generar los pagos correspondientes.
DCL-03 3 AÑOS 70 de 179

FERTIQUIM C.A


13. Conteo de la importación.

14. Despacho desde el puerto.
Otros
16. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
DCL-03 3 AÑOS 71 de 179

FERTIQUIM C.A


PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Graduado universitario en Comercio Internacional, Administración, en Ciencias Fiscales menciones Aduanas,
Comercio Exterior; en carrera afín
- Convenios Internacionales
COMPETENCIAS:
- Analizar información
- Destreza en el manejo de herramientas bajo ambiente Windows, aplicaciones específicas y páginas Web
especializadas
- Destreza en el manejo de equipos de oficina: fax, scanner, fotocopiado
INTERNAS.
- Ventas: por la entrega de documentación para el proceso de importación
EXTERNAS:
- Proveedores internacionales
- Agentes aduanales por el proceso de importación y gestiones aduaneras
- Líneas marítimas y aéreas y sus Almacenes
DCL-03 3 AÑOS 72 de 179

FERTIQUIM C.A


AMBIENTALES:
una estación de trabajo (escritorio con computador).


- Preste atención al transitar por las oficinas y áreas físicas dentro de la empresa.
la cabeza.
holgura.
DCL-03 3 AÑOS 73 de 179

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DCL-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
ANALISTA DE FACTURACION Y E.Lima H.Castro D.Schall-Emden

DESPACHO Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente General
Crecer cuidadosa y sostenidamente Representar principales Pasión

en Venezuela, identificando y internacionales, comercializar y
aprovechando oportunidades,
distribuir materias primas a la Confiabilidad
diversificándonos, reinventándonos
clave; contando con el equipo servicio personalizado, Adaptabilidad/Flexibilidad
altamente calificado, comprometido estabilidad y oportunidades a
y apasionado en su contribución; nuestros principales, Sentido de Pertenencia
para asegurar que las industrias que proveedores, clientes y
atendemos cuenten con la materia empleados. Contribución Profesional
prima que necesitan,
principales aliados
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
Proceso de Ventas
1. La asistente de ventas verifica el stock del área correspondiente para iniciar el proceso de despacho y
facturación de la importación efectivamente siendo cargado en Profit.
2. Asigna el almacén de despacho , respetando restricciones para el uso de ciertos almacenes.
3. Verifica el tipo de impuesto aplicado a cada renglón.
4. Especifica el (los) número (os) de orden (es) de la importación aplicada a cada artículo.
5. Debe especificar el transporte según correspondan: cuando el cliente lo retira del almacén o cuando es por
cuenta de la empresa contratada para realizar la entrega.
6. Logística signara el valor agregado a la empresa contratada; según sea el caso, de acuerdo a su tipo,
volumen y peso, a fin de que se efectúe en el tiempo previsto.
7. En el sistema campos adicionales el campo destino es obligatorio, el resto de los campos deben llenarse solo
cuando el transporte es por cuenta del cliente.
8. La analista de ventas debe grabar en el sistema e imprimir un original para posteriormente ser firmado y
aprobado por el supervisor del área comercial como constancia de revisado y aprobado para su despacho,
9. El Supervisor autoriza a su asistente el envió de e-mail a Gerencia Logística donde se indique nivel de firma
(monto) y la fecha de expiración (en el caso de no tener tiempo de expiración se entiende que es por tiempo
indeterminado).
10. Verifica el (los) Tipo (s) de Despacho.
11. Establecer la logística necesaria a ejecutar para la entrega de la mercancía
12. Fenol
13. Coordinar otros servicios que presta la empresa sobre el ingreso y almacenamiento en los tanques, de
cargas de fenol que por solicitud del cliente no le despacharán directamente.
DCL-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

14. Actualizar reporte de planificación de los despachos, en coordinación con Ventas, a fin de disponer de la
información necesaria para su ejecución.
15. Mantener al día los inventarios en cada almacén, y cotejar con el sistema.
16. Realizar seguimiento a los requisitos o permisos exigidos a transportistas, según tipo de despacho y producto, a
fin de cumplir las leyes vigentes y exigencias del cliente durante la entrega de la mercancía.
17. Reportar cualquier novedad al cliente y cargar en control de Gestión.
18. Facturación
19. Revisar la facturación a través del sistema Profit, de acuerdo a lineamientos de la Empresa, emitiéndose orden
de venta.
20. Entregar facturación original y copia a Ventas para su revisión y posterior entrega al cliente.
21. Archivar el expediente de la importación. los anexos correspondientes: guía de despacho, orden de compra y
facturación del transportista;
22. Entregar facturas y comprobantes originales a su supervisor inmediato para su conforme y posterior entrega a
Administración, a fin de que emita el pago.
23. Cargar en el sistema Profit la facturación de los servicios, ajuste, prorrateos y distribución según centro de costo
o producto, generando “comprobante de registro de compra”, que entrega a Ventas para su conforme.
24. Entregar expediente de la importación que se ha vendido en su totalidad al supervisor para su liquidación
definitiva.
25. Entregar facturas y comprobantes originales a su supervisor inmediato para su autorización y posterior
conformidad.
26. Entregar a Administración, a fin de que emita el pago.
27. Cargar en el sistema Profit la facturación de los servicios, ajustes, prorrateos, distribuciones según centro de
costo o producto., generando comprobante de compras a posteriori se entrega a ventas para su conformidad
28. Entregar expediente de la importación que se ha vendido en su totalidad al supervisor para su liquidación
definitiva.
29. Entregar facturas originales al supervisor inmediato para su conformidad y posterior entrega Administración a fin
de que emita el pago.
Otros
30. Revisar y cargar en Profit facturación de los distintos proveedores de servicios que intervinieron en el almacén y
transporte de la mercancía; y en caso de disparidad notificarles la novedad y realizar seguimiento al caso
ingresando
31. Actualizar reporte de liquidación de la importación e incorporar al expediente.
32. Mantenerse informado sobre la vigencia de contratos suscritos con los proveedores de servicios, e informar a su
supervisor inmediato sobre posibles cambios de tarifas que presenten.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Graduado universitario en Comercio Internacional, Administración, Comercio Internacional,
Ciencias Fiscales menciones Aduanas o Comercio Exterior; o en carrera afín.
DCL-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


- Convenios Internacionales
COMPETENCIAS:
INTERNAS.
- Ventas: por la entrega de documentación para el proceso de importación
EXTERNAS:
- Proveedores internacionales
- Agentes aduanales por el proceso de importación y gestiones aduaneras
- Líneas marítimas y aéreas y sus Almacenes
AMBIENTALES:
- El ambiente de trabajo es una oficina donde se desarrollan tareas administrativas y de

seguimiento al proceso de distribución y comercialización de productos de la empresa,
específicamente el cargo se desenvuelve en una estación de trabajo (escritorio con
computador).

- Caída a diferente nivel al subir y bajar escaleras al acceder a la estructura de edificio, sede de
la empresa.
DCL-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

- Golpeado por o contra: máquinas, estantes, mesas de trabajo, escritorios, puertas, sillas,
entre otros, como consecuencia de transitar por las áreas de oficinas.
- Contacto indirecto con fuentes de energía eléctrica (computadora, fotocopiadora, fax, toma
corriente, scanner y otros) al conectarlos y/o apagarlos.
- Riesgos ergonómicos por adoptar posturas incorrectas prolongadas en el sitio de trabajo y por
tener silla, pantalla o escritorio fuera de rangos ergonómicos, por movimiento repetitivo en
labores de oficina; por uso inapropiado del “mouse o pad-mouse“.
- Riesgo psico-social por presión de trabajo producto en ocasiones de la cantidad y urgencia
del mismo, insatisfactorias relaciones personales, carencia de formación, entre otros.

- Siéntese correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos repetitivos de
rotación de tronco, en su lugar mueva su cuerpo completamente apoyándose sobre los pies.
- No utilice como escalera: sillas, potes, cajones y otros objetos inestables, para alcanzar
objetos por encima de la cabeza.
- Evite la acumulación de materiales, carpetas y otros debajo de los escritorios que no le
permitan moverse con holgura.
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, procure
dedicar de tres (3) a cinco (5) minutos cada hora, lejos de la computadora para levantarse y
hacer ejercicios de estiramiento.
- Coloque el monitor a una distancia adecuada (no menor de 40 cm.) y orientada de manera
que se evite los
- Utilice los equipos de protección personal que le hayan sido indicados para realizar sus
tareas.
- Tenga conocimiento de la ubicación de los extintores contra incendios y haga buen uso de
estos.
- Reporte al supervisor inmediato cualquier condición que represente riesgo para su salud y la
de sus compañeros de trabajo.
Descripción de cargos
Área Comercial
65
DCV-01 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
DEPARTAMENTO FECHA EMISIÓN: VIGENTE DESDE:
SUSTITUYE FECHA:
GERENCIA DE VENTAS QUIMICOS I 10/10/09
ELABORADO: REVISADO: VERIFICADO APROBADO:
GERENTE DE VENTAS E.Lima H.Castro G.Cabrera D.Schall-Emden

QUIMICOS I Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente de Ventas Gerente General
Químicos I

Crecer cuidadosa y sostenidamente Pasión
en Venezuela, identificando y Representar principales
aprovechando oportunidades, internacionales, comercializar y Confiabilidad
diversificándonos, reinventándonos distribuir materias primas a la
industria nacional, brindando Adaptabilidad/Flexibilidad
altamente calificado, comprometido servicio personalizado,
y apasionado en su contribución; estabilidad y oportunidades a Sentido de Pertenencia
para asegurar que las industrias que nuestros principales,
atendemos cuenten con la materia proveedores, clientes y Contribución Profesional
prima que necesitan, empleados.
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica dentro y fuera
de la organización.
2. Dirigir y coordinar la compra de productos a proveedores internacionales para el negocio indent y local,
evaluando costos y determinando las condiciones y términos de negociación, de acuerdo al presupuesto
anual y siguiendo los lineamientos de la Gerencia General.
3. Mantener relación estrecha y continua con los principales, a fin de determinar, mantener y cumplir los
términos de la negociación en cuanto a garantía de exclusividad, colocación en el mercado y otros
aspectos claves definidos en el Plan Estratégico de Negocios.
4. Mantener relación estrecha y continúa con los clientes a fin de ofrecerle productos de la línea que
satisfagan sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su competitividad
en el mercado.
8. Elaborar precálculo de costo para cada importación a fin de determinar su factibilidad y rentabilidad, de
acuerdo a evaluación exhaustiva de variables, escenarios y tendencias del mercado; y presentar al
Gerente General para su consideración.
10. Mantener reuniones de trabajo con el Gerente General a fin de evaluar la gestión de ventas, resultados vs
DCV-01 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
SUSTITUYE FECHA:

Químicos I
presupuesto y estrategias para anticiparse a los cambios del entorno.

12. Establecer los objetivos retadores a cumplir por el personal a su cargo y evaluar mensualmente su
13. Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo ó asignada para e Gerente General.
14. Tomar las medidas adecuadas para asegurar el cumplimiento y seguimiento del Sistema de Gestión de
Salud y Seguridad en el Trabajo.
15. Informar a los trabajadores y trabajadoras acerca de los actos y las condiciones inseguras a las que
están expuestos, los primeros, por acción de agentes físicos, químicos, biológicos, o condiciones
ergonómicas ó psicosociales que puedan causar daño a la salud; así como los principios de prevención
que deban tener siempre presente.
PERFIL DEL CARGO:
CONOCIMIENTOS:
- Graduado Universitario en Ciencias Administrativas, Comercio Internacional, Mercadeo ó carrera afín.
- Mercado de Químicos , orgánicos e inorgánicos para las diferentes industrias nacionales
- Reglas internacionales del comercio exterior
- Técnicas de negociación
- Manejo y solución del conflicto
COMPETENCIAS:
- Cinco (5) años en el ramo
- Tomar decisiones
especializadas
- Innovador
INTERNAS.
DCV-01 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
SUSTITUYE FECHA:

Químicos I

EXTERNAS:

AMBIENTALES:
- El ambiente de trabajo es una oficina donde se desarrollan tareas administrativas y de seguimiento al
proceso de distribución y comercialización de productos de la empresa, específicamente el cargo se
desenvuelve en una estación de trabajo (escritorio con computador). Adicionalmente, implica
desplazamientos fuera de la oficina, dentro y fuera del perímetro de la ciudad y del país.

- Contacto indirecto con fuentes de energía eléctrica (computadora, fotocopiadora, fax, toma corriente,
scanner

- Siéntese correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos repetitivos de rotación de tronco,
en su lugar mueva su cuerpo completamente apoyándose sobre los pies.
- No utilice como escalera: sillas, potes, cajones y otros objetos inestables, para alcanzar objetos por encima
de la cabeza.
DCV-01 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
SUSTITUYE FECHA:

Químicos I
- Evite la acumulación de materiales, carpetas y otros debajo de los escritorios que no le permitan moverse
con holgura.
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, procure dedicar de tres (3)
a cinco (5) minutos cada hora, lejos de la computadora para levantarse y hacer ejercicios de estiramiento.
- Coloque el monitor a una distancia adecuada (no menor de 40 cm) y orientada de manera que se evite los
DCV-02 3 AÑOS 1 de
FERTIQUIM C.A

ELABORADO: REVISADO: VERIFICADO: APROBADO:
ASISTENTE DE VENTAS QUIMICOS I E.Lima H.Castro G.Cabrera D.Schall-Emden

Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente de Ventas Gerente General
Químicos I

clave; contando con el equipo servicio personalizado, estabilidad y
altamente calificado, comprometido oportunidades a nuestros
Adaptabilidad/Flexibilidad
y apasionado en su contribución; principales, proveedores, clientes y
para asegurar que las industrias que empleados. Sentido de Pertenencia
atendemos cuenten con la materia
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
29. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica dentro y fuera de
la organización
31. Mantener relación estrecha y continua con los principales, a fin de determinar, mantener y cumplir los
términos de la negociación en cuanto a garantía de exclusividad, colocación en el mercado y otros aspectos
claves definidos en el Plan Estratégico de Negocios.
32. Mantener relación estrecha y continua con los clientes a fin de ofrecerle productos de la línea que
satisfagan sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su competitividad en el
mercado.
36. Elaborar precalculó de costo para cada importación a fin de determinar su factibilidad y rentabilidad, de
DCV-02 3 AÑOS 1 de
FERTIQUIM C.A


Químicos I

42. Tomar las medidas adecuadas para asegurar el cumplimiento y seguimiento del Sistema de Gestión de
expuestos, los primeros, por acción de agentes físicos, químicos, biológicos, o condiciones ergonómicas ó
siempre presente.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
COMPETENCIAS:
- Tomar decisiones
especializadas
- Innovador
INTERNAS.

DCV-02 3 AÑOS 1 de
FERTIQUIM C.A


Químicos I
EXTERNAS:

AMBIENTALES:

scanner

- Siéntese correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos repetitivos de rotación de tronco,
en su lugar mueva su cuerpo completamente apoyándose sobre los pies.
- No utilice como escalera: sillas, potes, cajones y otros objetos inestables, para alcanzar objetos por encima
de la cabeza.
- Evite la acumulación de materiales, carpetas y otros debajo de los escritorios que no le permitan moverse
DCV-02 3 AÑOS 1 de
FERTIQUIM C.A


Químicos I
con holgura.
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, procure dedicar de tres (3)
a cinco (5) minutos cada hora, lejos de la computadora para levantarse y hacer ejercicios de estiramiento.
DCV-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
GERENCIA DE VENTAS QUIMICOS II 10/10/09

GERENTE DE VENTAS E.Lima H.Castro D.Hernández D.Schall-Endem

QUIMICOS II Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente de Ventas Gerente General
Químicos I

clave; contando con el equipo servicio personalizado, estabilidad y
altamente calificado, comprometido oportunidades a nuestros
y apasionado en su contribución; principales, proveedores, clientes y
para asegurar que las industrias que empleados. Sentido de Pertenencia
atendemos cuenten con la materia
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
45. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica dentro y fuera de la
organización
evaluando costos y determinando las condiciones y términos de negociación, de acuerdo al presupuesto anual
y siguiendo los lineamientos de la Gerencia General.
47. Mantener relación estrecha y continua con los principales, a fin de determinar, mantener y cumplir los términos
de la negociación en cuanto a garantía de exclusividad, colocación en el mercado y otros aspectos claves
definidos en el Plan Estratégico de Negocios.
48. Mantener relación estrecha y continua con los clientes a fin de ofrecerle productos de la línea que satisfagan
sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su competitividad en el mercado.
52. Elaborar precalculo de costo para cada importación a fin de determinar su factibilidad y rentabilidad, de
DCV-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


Químicos I
58. Tomar las medidas adecuadas para asegurar el cumplimiento y seguimiento del Sistema de Gestión de Salud
y Seguridad en el Trabajo.
expuestos, los primeros, por acción de agentes físicos, químicos, biológicos, o condiciones ergonómicas ó
siempre presente.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
COMPETENCIAS:
- Tomar decisiones
especializadas
- Innovador
INTERNAS.

EXTERNAS:
DCV-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


Químicos I

AMBIENTALES:
oficina, dentro y fuera del perímetro de la ciudad y del país.


la cabeza.
holgura.
DCV-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


Químicos I
DCV-04 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.

ELABORADO: REVISADO y VERIFICADO: APROBADO:
ASISTENTE DE VENTAS E.Lima H.Castro D. Schall-Emden

QUIMICOS II Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente General

diversificándonos, reinventándonos Confiabilidad
distribuir materias primas a la
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOSFUNCIONES:
Proceso de Ventas
1. Verificar el stock disponible del producto correspondiente antes de cargar la Orden
de Venta.
2. Asignar el almacén de despacho, respetando restricciones para el uso de ciertos
almacenes.
3. Verificar el tipo de impuesto aplicado a cada renglón por importación.
4. Especificar el (los) número (os) de orden (es) de compra de la importación aplicada
a cada artículo.
5. Abrir expedientes de las distintas importaciones, a fin de mantener al día respaldos
y documentación de los mismos.
6. Especificar el transporte según correspondan: cuando el cliente lo retira del almacén
o cuando es por cuenta de la empresa contratada para realizar la entrega.
7. Cargar en el sistema campos adicionales el campo destino es obligatorio, el resto
de los campos deben llenarse solo cuando el transporte es por cuenta del cliente.
8. Grabar en el sistema e imprimir un original para posteriormente ser firmado y
aprobado por el supervisor del área comercial como constancia de revisado y
aprobado para su despacho.
9. Mantener reporte de control de facturación por ventas indent. y locales.
Proceso Logístico
10. Solicitar y recibir del proveedor la factura Pro forma en señal de conformidad y envía
al cliente a fin de que se tramite su solicitud de divisas ante CADIVI necesaria para
el despacho de la mercancía.
11. Entregar a la analista de Logística (CADIVI): Orden de Compra, Factura Pro forma,
del proveedor y pre álculo de hoja costo/beneficio.
12. Informar al proveedor para proceder al despacho.
DCV-04 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.


Proceso de Cobranzas
13. Realizar revisión semanal del reporte de cuentas por cobrar por las ventas indent y
locales efectuadas, emitido por el sistema, para seguimiento de sobre información
de pagos y efectuar acciones de cobro de a los clientes.
14. Elaborar hoja de notificación de cobranza a fin de que administración rebaje del
sistema los pagos recibidos.
Proceso Gerencial de Ventas

15. Realizar revisión mensual del inventario para determinar las compras según
presupuesto.
16. Mantener archivo de documentación diversa que generan las actividades de la
oficina.
17. Realizar estadísticas mensuales de ventas por clientes y producto para ser
comparados con el presupuesto.
18. Apoyar en el presupuesto anual de ventas y compras
Otros
19. Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne su supervisor
inmediato.
20. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Programa de Gestión de Salud y
Seguridad en el Trabajo
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
Profesional Universitario en Comercio Exterior, Administración, Mercadeo ó carrera afín
Leyes, normas y procedimientos del comercio exterior
Reglas internacionales del comercio exterior
Procedimientos y practicas administrativas
Técnicas de ventas
Calidad de servicio
Sistemas administrativos automatizados
Herramientas bajo ambiente Windows, Excel avanzado.
Idioma inglés avanzado
COMPETENCIAS:
Dos (2) años en actividades similares
Curiosidad Intelectual. Comunicación, colaboración y trabajo en Equipo.
Flexibilidad, Negociación y Cooperación.
Excelente Actitud Positiva y disposición para enfrentar Retos.
Auto apreciación y adaptabilidad.
Orientación al servicio.
Sentido de Urgencia.
DCV-04 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.


Integridad.
INTERNAS.

EXTERNAS:

AMBIENTALES:
computador). Adicionalmente, implica desplazamientos fuera de la oficina, dentro y fuera del
perímetro de la ciudad y del país.

la empresa.
corriente, scanner
- Lesiones por accidente de tránsito desde su residencia hasta su puesto de trabajo, o hasta
lugar de visita, o viceversa. Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas, la muerte.
DCV-04 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.



que se evite los reflejos (ubicada perpendicularmente a ventanas o tubos fluorescentes).
tareas.
estos.
- Cumpla las normas de tránsito terrestre y del peatón, según el caso, en los traslados desde su
residencia hasta su puesto de trabajo o lugar de visita, y viceversa.
DCVFF-05 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.
GERENCIA FEED & FOOD 10/10/09

DENOMINACION DEL CARGO ELABORADO: REVISADO y VERIFICADO: APROBADO:
GERENTE FEED & FOOD

E.Lima H.Castro D. Schall-Emden

METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
2 Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica dentro y fuera
de la organización
3 Dirigir y coordinar la compra de productos a proveedores internacionales para el negocio indent y local,
4 Mantener relación estrecha y continua con los principales, a fin de determinar, mantener y cumplir los
términos de la negociación en cuanto a garantía de exclusividad, colocación en el mercado y otros
aspectos claves definidos en el Plan Estratégico de Negocios.
5 Mantener relación estrecha y continua con los clientes a fin de ofrecerle productos de la línea que
satisfagan sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su competitividad en
el mercado.
6 Realizar visitas periódicas a los clientes, a fin de negociar y evaluar con él la presentación, calidad,
7 Captar clientes potenciales mediante diseño del plan de mercadeo anual, de acuerdo a información
8 Asesorar técnicamente al cliente en el desarrollo de sus nuevos productos, en sus distintas fases.
9 Elaborar precalculo de costo para cada importación a fin de determinar su factibilidad y rentabilidad, de
acuerdo a evaluación exhaustiva de variables, escenarios y tendencias del mercado; y presentar al
Gerente General para su consideración.
10 Mantener reporte mensual sobre ventas indent y negocio local, a fin de conocer su comportamiento,
11 Mantener reuniones de trabajo con el Gerente General a fin de evaluar la gestión de ventas, resultados vs
12 Dirigir las actividades del personal a su cargo, velando por su formación y desempeño.
DCVFF-05 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.

GERENTE FEED & FOOD

13 Establecer los objetivos retadores a cumplir por el personal a su cargo y evaluar mensualmente su
14 Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo ó asignada por el Gerente General.
15 Tomar las medidas adecuadas para asegurar el cumplimiento y seguimiento del Sistema de Gestión de
16 Informar a los trabajadores y trabajadoras acerca de los actos y las condiciones inseguras a las que están
expuestos, los primeros, por acción de agentes físicos, químicos, biológicos, o condiciones ergonómicas
ó psicosociales que puedan causar daño a la salud; así como los principios de prevención que deban
tener siempre presente.
17 Cumplir y velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Graduado Universitario en Ciencias Administrativas, Comercio Internacional, Mercadeo ó carrera
afín.
COMPETENCIAS:
- Tomar decisiones
páginas Web especializadas
- Innovador
INTERNAS.
DCVFF-05 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.

GERENTE FEED & FOOD


EXTERNAS:

AMBIENTALES:


- Caída a diferente nivel al subir y bajar escaleras al acceder a la estructura de edificio, sede de la
empresa.
- Golpeado por o contra: máquinas, estantes, mesas de trabajo, escritorios, puertas, sillas, entre otros,
como consecuencia de transitar por las áreas de oficinas.
scanner
pantalla o escritorio fuera de rangos ergonómicos, por movimiento repetitivo en labores de oficina; por
uso inapropiado del “mouse o pad-mouse“.
- Lesiones por accidente de tránsito desde su residencia hasta su puesto de trabajo, o hasta lugar de
visita, o viceversa. Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas, la muerte.

DCVFF-05 3 AÑOS
FERTIQUIM A.C.

GERENTE FEED & FOOD

- Siéntese correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos repetitivos de rotación de

tronco, en su lugar mueva su cuerpo completamente apoyándose sobre los pies.
- No utilice como escalera: sillas, potes, cajones y otros objetos inestables, para alcanzar objetos por
encima de la cabeza.
- Evite la acumulación de materiales, carpetas y otros debajo de los escritorios que no le permitan
moverse con holgura.
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, procure dedicar de tres
(3) a cinco (5) minutos cada hora, lejos de la computadora para levantarse y hacer ejercicios de
estiramiento.
- Coloque el monitor a una distancia adecuada (no menor de 40 cm) y orientada de manera que se evite
los reflejos (ubicada perpendicularmente a ventanas o tubos fluorescentes).
DCVFF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
DEPARTAMENTO FECHA EMISIÓN VIGENTE DESDE SUSTITUYE FECHA
GERENCIA DE VENTAS 10/10/09

FEED & FOOD
GERENTE TECNICO FEED & FOOD

-
Crecer- cuidadosa y sostenidamente
-
-
-
-
clave; - contando con el equipo
- estabilidad y oportunidades a
y apasionado en su contribución;
-
-
prima - que necesitan, empleados. Contribución Profesional
-
-
-
-
- METAS A ALCANZAR:
- 30 DIAS:
- 90 DIAS:
- 180 DIAS:
- 1 AÑO:
- 3 AÑOS:
FUNCIONES:
1 Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica dentro y fuera
de la organización
2 Asesorar técnicamente a clientes actuales en materia de tecnología de alimentos; o desarrollo de nuevos
productos, en sus fases de arranque, prueba e implementación.
3 Desarrollar la cartera de productos de los proveedores internacionales con los cuales se mantiene
representación exclusiva, mediante estudios de mercado o investigación de distintas fuentes, sobre
ingredientes necesarios para la fabricación de alimentos.
4 Ofrecer a los clientes nueva tecnología que atienda a nuevas necesidades; y realizar seguimiento a la
información especializada suministrada, ya sea entrega de muestras, material escrito e impreso,
presentaciones.
5 Realizar monitoreo al desarrollo de producto del cliente, y ofrecer otras alternativas o recursos técnicos,
en caso de novedades, a fin de que efectúen los ajustes necesarios.
6 Elaborar informes técnicos especializados en caso de desarrollo de productos.
7 Realizar visitas periódicas a la cartera actual de clientes, a fin de cubrir sus necesidades y mantener
seguimiento a las relaciones comerciales, de acuerdo a la planificación de compras y de ventas.
8 Atender reclamos de los clientes relacionados con la calidad y desempeño del producto vendido, y
determinar las acciones pertinentes para su solución.
9 Participar en la elaboración del presupuesto anual de ventas y en las proyecciones de precios en el
mercado local.
10 Elaborar reporte mensual sobre las ventas en cuanto a visitas realizadas, tendencias del mercado,
tendencias de consumo del cliente.
11 Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne su supervisor inmediato.
12 Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el
Trabajo
DCVFF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD

INTERNAS.
- Área interna a la cual pertenece

- Logística: por el proceso de importación, facturación y despacho generado por las ventas
EXTERNAS:
- Clientes locales en distintas regiones del país: Maracay, Valencia, Maracaibo, Barquisimeto, Puerto La
Cruz, Mérida, San Cristóbal
AMBIENTALES:
desplazamientos fuera de la oficina, dentro y fuera del perímetro de la ciudad.

empresa.
scanner
DCVFF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD

PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
COMPETENCIAS:
- Tomar decisiones
especializadas
- Innovador
INTERNAS.

EXTERNAS:

AMBIENTALES:
DCVFF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD



empresa.
scanner

- Siéntese correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos repetitivos de rotación de
tronco, en su lugar mueva su cuerpo completamente apoyándose sobre los pies.
- No utilice como escalera: sillas, potes, cajones y otros objetos inestables, para alcanzar objetos por
encima de la cabeza.
- Evite la acumulación de materiales, carpetas y otros debajo de los escritorios que no le permitan
moverse con holgura.
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, procure dedicar de tres
(3) a cinco (5) minutos cada hora, lejos de la computadora para levantarse y hacer ejercicios de
estiramiento.
- Coloque el monitor a una distancia adecuada (no menor de 40 cm) y orientada de manera que se evite
los reflejos (ubicada perpendicularmente a ventanas o tubos fluorescentes).
DCVFF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD

- Evite tomar vehículos para servicio público “piratas” (informales).
DCVFF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD
ASISTENTE DE VENTAS FEED & FOOD E.Lima H.Castro M.Quevedo D.Schall-Emden

Analista de Procesos Gerente de Logística Gerente de Vtas F & F Gerente General

METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
Proceso de Ventas
21.Verificar el stock disponible del producto correspondiente antes de cargar la Orden de
Venta.
22.Asignar el almacén de despacho, respetando restricciones para el uso de ciertos
almacenes.
23.Verificar el tipo de impuesto aplicado a cada renglón por importación.
24.Especificar el (los) número (os) de orden (es) de compra de la importación aplicada a cada
artículo.
25.Abrir expedientes de las distintas importaciones, a fin de mantener al día respaldos y
documentación de los mismos.
26.Especificar el transporte según correspondan: cuando el cliente lo retira del almacén o
cuando es por cuenta de la empresa contratada para realizar la entrega.
27.Cargar en el sistema campos adicionales el campo destino es obligatorio, el resto de los
campos deben llenarse solo cuando el transporte es por cuenta del cliente.
28.Grabar en el sistema e imprimir un original para posteriormente ser firmado y aprobado por
el supervisor del área comercial como constancia de revisado y aprobado para su
despacho.
29. Mantener reporte de control de facturación por ventas indent. y locales.
Proceso Logístico
30.Solicitar y recibir del proveedor la factura Pro forma en señal de conformidad y envía al
cliente a fin de que se tramite su solicitud de divisas ante CADIVI necesaria para el
despacho de la mercancía.
31.Entregar a la analista de Logística (CADIVI): Orden de Compra, Factura Pro forma, del
proveedor y precálculo de hoja costo/beneficio.
DCVFF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD

32.Informar al proveedor para proceder al despacho.

Proceso de Cobranzas
33.Realizar revisión semanal del reporte de cuentas por cobrar por las ventas indent y locales
efectuadas, emitido por el sistema, para seguimiento de sobre información de pagos y
efectuar acciones de cobro de a los clientes.
34.Elaborar hoja de notificación de cobranza a fin de que administración rebaje del sistema los
pagos recibidos.
Proceso Gerencial de Ventas

35.Realizar revisión mensual del inventario para determinar las compras según presupuesto.
36.Mantener archivo de documentación diversa que generan las actividades de la oficina.
37.Realizar estadísticas mensuales de ventas por clientes y producto para ser comparados
con el presupuesto.
38.Apoyar en el presupuesto anual de ventas y compras
Otros
39.Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne su supervisor inmediato.
40.Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Programa de Gestión de Salud y
Seguridad en el Trabajo
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
Profesional Universitario en Comercio Exterior, Administración, Mercadeo ó carrera afín.
Leyes, normas y procedimientos del comercio exterior
Reglas internacionales del comercio exterior
Procedimientos y prácticas administrativas
Técnicas de ventas
Calidad de servicio
Sistemas administrativos automatizados
Herramientas bajo ambiente Windows, Excel avanzado.
Idioma inglés avanzado
COMPETENCIAS:
Dos (2) años en actividades similares
Curiosidad Intelectual.Comunicación, colaboración y trabajo en Equipo.
Flexibilidad, Negociación y Cooperación.
Excelente Actitud Positiva y disposición para enfrentar Retos.
Autoapreciación y adaptabilidad.
Orientación al servicio.
Sentido de Urgencia.
Integridad.
DCVFF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD

INTERNAS.

EXTERNAS:

AMBIENTALES:
computador). Adicionalmente, implica desplazamientos fuera de la oficina, dentro y fuera del
perímetro de la ciudad y del país.

la empresa.
corriente, scanner
lugar de visita, o viceversa. Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas, la muerte.

DCVFF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FEED & FOOD


que se evite los reflejos (ubicada perpendicularmente a ventanas o tubos fluorescentes).
tareas.
estos.
DCV-08 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

EJECUTIVO DE VENTAS E.Lima H.Castro Gerente de Ventas D.Schall-Emden

QUIMICOS II Analista de Procesos Gerente de Logística Químicos I Gerente General

METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Vender los productos de la empresa aplicando el arte y la habilidad necesaria para dar un
excelente servicio al cliente, detectar sus necesidades y satisfacerlas con la finalidad de
desarrollar una fuerte relación comercial con visión de futuro.
4. Preparar planes y presupuestos de ventas, a tales efectos debe planificar las acciones,
tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.
5. Identificar clientes potenciales y nuevas oportunidades de negociación de clientes ubicados
en el área central del país, mediante diseño del plan de mercadeo anual, de acuerdo a
información especializada obtenida de diversas fuentes: ferias, eventos, publicaciones u otro
medio de interés.
6. Mantener relación estrecha y continua con los clientes, a fin de ofrecerle productos que
satisfagan sus necesidades, así como convenir precios y exclusividad para asegurar su
competitividad en el mercado.
7. Planificar visitas periódicas a los clientes, a fin de negociar y evaluar con él la presentación,
calidad, desempeño o efectividad del producto ofrecido, según sus necesidades y mantener
seguimiento a las relaciones comerciales.
8. Asesorar técnicamente al cliente en el desarrollo de sus nuevos productos, en sus distintas
fases.
DCV-08 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


9. Preparar cálculos de costos
10. Mantener reporte mensual sobre ventas a fin de conocer su comportamiento, cumplimiento
de metas programadas y cotejar información contable para controles internos.
11. Manejar conjuntamente con el Gerente de Ventas las condiciones de financiamiento y pago
a negociar con los clientes.
12. Manejar la cartera de crédito de los clientes, de acuerdo a las normas establecidas por la
empresa.
13. Elaborar cotización para los clientes, previa autorización del Gerente de Ventas.
14. Preparar reporte semanal de visitas efectuadas y por efectuar, e informar al Gerente de
Ventas
15. Realizar estadísticas mensuales de ventas por clientes, productos y compararlos con el
presupuesto.
16. Mantener el archivo de los documentos que se generen en la realización de sus actividades
17. Cumplir con los requisitos y disposiciones del Programa de Gestión de Salud y Seguridad en
el Trabajo.
18. Efectuar las demás funciones inherentes a su cargo, que le asigne el supervisor inmediato.
PERFIL DEL CARGO
CAPACIDADES:
Graduado Universitario en Ciencias Administrativas, en Administración o carrera afín.
Leyes, Normas y Procedimientos del Comercio Exterior
Reglas Internacionales del Comercio Exterior.
Terminología del Comercio Exterior. (INCOTERMS)
Ley de Aduanas y su Reglamento.
Productos en el ramo químico.
Procedimientos y prácticas administrativas, planificación, finanzas, etc.
Técnicas de Venta.
Permisos requeridos de los entes gubernamentales.
Registros sanitarios, en aquellos casos en que se requiera.
Mercadeo.
DCV-08 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


Presupuesto de ventas.
Mercado de productos químicos y afines.
Calidad de servicio.
Manejo y solución del conflicto.
Presentaciones efectivas.
Sistemas administrativos automatizados.
Herramientas bajo ambiente Windows
Idioma Inglés avanzado.
CONOCIMIENTOS:
Cinco (5) años en actividades similares.
Solucionar problemas
Tomar decisiones
Expresarse en forma oral y escrita
Interrelacionarse con otros
Trabajar en equipo
Persuadir y negociar
Perspectiva ética
Destreza en el manejo de herramientas bajo ambiente Windows, aplicaciones específicas y páginas
Web especializadas.
RELACIONES DE TRABAJO
INTERNAS:
- Gerente de Ventas de la Unidad de Negocio: establecimiento de metas, presentación de
resultados y discusión de nuevos proyectos.
- Administración: Notificación de Cobranzas u otras actividades afines.
EXTERNAS:
- Distribuidores y clientes locales: Por venta de productos.
DCV-08 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


CONDICIONES DE TRABAJO
AMBIENTALES:
- El ambiente de trabajo es una oficina donde se desarrollan tareas gerenciales y
administrativas y de seguimiento al proceso de distribución y comercialización de productos de
la empresa, específicamente el cargo se desenvuelve en una oficina (escritorio con
computador). Adicionalmente este cargo involucra desplazamientos fuera de la oficina, dentro
y fuera del perímetro de la ciudad.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS POR PUESTO DE TRABAJO

- Caída a diferente nivel al subir y bajar escaleras al acceder a la estructura del edificio, sede de
la empresa.
- Golpeado por o contra: máquinas, estantes, mesas de trabajo, escritorios, puertas, sillas entre
otros, como consecuencia de transitar por las áreas de oficinas.
corriente, scanner y otros) al conectarlos y/o apagarlos.
- Riesgos ergonómicos por adoptar posturas incorrectas prolongadas en el sitio de trabajo, y por
tener silla, pantalla, o escritorio fuera de rangos ergonómicos, por movimientos repetitivos en
labores de oficina; por uso inapropiado del “mouse o pad- mouse”.
- Riesgo psicosocial por presión de trabajo, producto en ocasiones de la cantidad y urgencia del
mismo, insatisfactoria relaciones personales, carencia de formación, entre otros.
lugar de visita o viceversa. Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas, la muerte
MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

DCV-08 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


- Preste atención al transitar por las áreas físicas de las oficinas

- Manténgase atento a las actividades que esté realizando, concéntrese y evite distracciones.
- Permanezca sentado correctamente en la silla al realizar el trabajo, evite movimientos
repetitivos de rotación del tronco, en su lugar, mueva su cuerpo completamente apoyándose
sobre los pies.
- No utilice como escalera, sillas. Potes, cajones u otros objetos inestables, para alcanzar
- Evite la acumulación de materiales, carpetas, u otros materiales debajo del escritorio que no le
- Haga pausas cortas cuando esté por largo rato trabajando en la oficina sentado, levántese y
haga ejercicios de estiramiento, descanse de (3) tres a (5) cinco minutos cada hora.
- Si trabaja con computadoras, coloque el monitor a una distancia adecuada, (no menor de 40
cm.) y orientada de manera que se evite los reflejos (ubicada perpendicularmente a ventanas o
tubos fluorescentes).
- Recoja objetos que se encuentren sueltos o sobresaliendo en pasillos e informe de inmediato
al responsable.
- Manipule con precaución el papel otro material filoso, para evitar pequeñas cortaduras.
- Establezca períodos de descanso, cuando trabaje por mucho tiempo de pie.
- No fume ni encienda llamas en ningún área de la empresa.
- Tenga conocimiento de la ubicación de los extintores contra incendio y haga buen uso de
éstos.
residencia hasta su puesto de trabajo, o lugar de visita y viceversa.
DCV-08 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A


Descripción de cargos
Área Administrativa
107
DCAF-00 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A
GERENCIA DE ADMINISTRACION. Y 01/12/09

FINANZAS
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN J.Sánchez H.Castro

E.Lima Gerente de Gerente de D.Schall-Emden
Analista de Procesos Administración Logística Gerente. General
FUNCIONES:
1. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica dentro
y fuera de la organización.
2. Dirigir, coordinar y controlar la gestión administrativa y financiera de la empresa, conforme a
directrices, principios contables de aceptación general y marco legal, con el propósito de
asegurar la confiabilidad y transparencia en el manejo de sus finanzas y mantener su
rentabilidad.
3. Verificar la disponibilidad diaria de los fondos de la empresa, a fin de generar los pagos y
asegurar el cumplimiento de las obligaciones y compromisos contraídos.
4. Manejar y evaluar los fondos y cuentas de la empresa con criterios de eficacia, razonabilidad y
ética, y mantener informada a la Junta Directiva.
5. Recomendar operaciones con los Bancos, dirigidas a maximizar la rentabilidad de los recursos
financieros de la empresa, en cuanto a posibles colocaciones e inversiones.
6. Supervisar el manejo de la caja chica, autorizando los egresos dentro del límite preestablecido.
7. Evaluar y autorizar cotizaciones de proveedores de suministros de oficina y otros, hasta límite
preestablecido, seleccionando aquellas que ofrezcan a la empresa las mejores condiciones de
precio, pago y tiempo de entrega.
8. Supervisar y controlar los servicios contratados de mantenimiento general, plomería,
electricidad, albañilería u otro, a fin de asegurar su ejecución y cumplimiento.
9. Elaborar en el sistema las notas de crédito y/o débito de los clientes, generadas por las ventas
locales facturadas, de acuerdo a soportes y hoja de notificación de cobranzas presentados por
el personal de Ventas.
10. Realizar revisión y seguimiento de los pagos a proveedores en el extranjero, en función de los
expedientes de importación y ALD aprobados.
11. Revisar y aprobar las obligaciones tributarias mensuales: Impuesto al Valor Agregado (IVA) y
retenciones varias; así como elaborar la Declaración definitiva del Impuesto sobre la Renta y la
Declaración de Ingresos Brutos de la Patente de Industria y Comercio, velando por su
cumplimiento en los lapsos establecidos.
12. Mantener continua comunicación con las Compañías de Corretaje de Seguros respecto a la
administración y
FUNCIONES:
1. Dar a conocer la visión, misión y valores a través del ejemplo diario y puesta en práctica
dentro y fuera de la organización.
2. Dirigir, coordinar y controlar la gestión administrativa y financiera de la empresa, conforme a
directrices, principios contables de aceptación general y marco legal, con el propósito de
asegurar la confiabilidad y transparencia en el manejo de sus finanzas y mantener su
rentabilidad.
3. Verificar la disponibilidad diaria de los fondos de la empresa, a fin de generar los pagos y
asegurar el cumplimiento de las obligaciones y compromisos contraídos.
4. Manejar y evaluar los fondos y cuentas de la empresa con criterios de eficacia, razonabilidad
y ética, y mantener informada a la Junta Directiva.
5. Recomendar operaciones con los Bancos, dirigidas a maximizar la rentabilidad de los
recursos financieros de la empresa, en cuanto a posibles colocaciones e inversiones.
6. Supervisar el manejo de la caja chica, autorizando los egresos dentro del límite
preestablecido.
7. Evaluar y autorizar cotizaciones de proveedores de suministros de oficina y otros, hasta
DCAF-00 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

límite preestablecido, seleccionando aquellas que ofrezcan a la empresa las mejores condiciones
de precio, pago y tiempo de entrega.
8. Supervisar y controlar los servicios contratados de mantenimiento general, plomería, electricidad,
albañilería u otro, a fin de asegurar su ejecución y cumplimiento.
9. Elaborar en el sistema las notas de crédito y/o débito de los clientes, generadas por las ventas locales
facturadas, de acuerdo a soportes y hoja de notificación de cobranzas presentados por el personal de
Ventas.
10. Realizar revisión y seguimiento de los pagos a proveedores en el extranjero, en función de los
expedientes de importación y ALD aprobados.
11. Revisar y aprobar las obligaciones tributarias mensuales: Impuesto al Valor Agregado (IVA) y
retenciones varias; así como elaborar la Declaración definitiva del Impuesto sobre la Renta y la
Declaración de Ingresos Brutos de la Patente de Industria y Comercio, velando por su cumplimiento en
los lapsos establecidos.
12. Mantener continua comunicación con las Compañías de Corretaje de Seguros respecto a la
administración y nuevos términos de las pólizas contratadas: vigencia, reporte de siniestros, altas y
bajas.
13. Coordinar las Auditorías Externas: contratada, del SENIAT y de las Alcaldías, a fin de suministrar la
información necesaria para la revisión de los diversos procesos administrativos, contables y fiscales,
de acuerdo a principios de aceptación general y marco legal.
14. Orientar y asesorar a las distintas áreas de la empresa en materia fiscal y en procesos vinculados con
el sistema BDV, a fin de asegurar el normal desenvolvimiento de las operaciones.
15. Elaborar las nóminas, previa preparación de las novedades, según tipo de personal y compañía, a
través del sistema administrativo; ejecutar su transferencia al Banco y obtener autorización para
cargar a la cuenta de los trabajadores.
16. Preparar pedido mensual de tickets alimentación para el personal; registrar novedades, cargar la
solicitud en el portal del proveedor del servicio y efectuar el depósito bancario.
17. Preparar reporte preliminar y definitivo sobre el pago de utilidades legales del personal.
18. Supervisar y realizar demás procesos de recursos humanos, a fin de cubrir diversos requerimientos
internos y obligaciones legales que rigen la materia: ingresos y egresos de personal, vacaciones,
programa Aprendices INCE, solvencia laboral, LPH, y otros.
19. Área contable:
20. Llevar control de las distintas partidas de las empresas intercompañías, en cuanto a cargos y abonos,
a fin de realizar el cierre mensual y generar los estados financieros, tanto de cada una como
combinados, por centro de costos y por sucursal.
21. Crear y asignar, a través del sistema, los códigos auxiliares para las cuentas contables
correspondientes a nuevos clientes y proveedores.
22. Supervisar la realización de los asientos y análisis contables, a fin de mantener al día la contabilidad
de la empresa.
23. Supervisar la realización de los cierres contables mensuales y anuales, a fin de asegurar la
confiabilidad e idoneidad de los reportes financieros del ejercicio fiscal.
24. Elaborar y revisar informes sobre resultados financieros del período, tales como: Balance General,
Estado de Ganancias y Pérdidas, conforme a los principios contables de aceptación general; y
presentar a la consideración y aprobación de la Junta Directiva.
25. Participar y liderar proyectos relacionados con regulaciones emanadas del Ejecutivo Nacional; y otros
determinados por la Dirección de la empresa.
26. Coordinar la realización de actividades sociales de carácter corporativo.
DCAF-00 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

27. Representar a la empresa ante terceros en asuntos inherentes a las funciones de su cargo.
30. Tomar las medidas adecuadas para asegurar el cumplimiento y seguimiento del Programa de Salud y
31. Informar a los trabajadores y trabajadoras acerca de los actos y las condiciones inseguras a las que
están expuestos, por acción de agentes físicos, químicos, biológicos, o condiciones disergonómicas o
psicosociales que puedan causar daño a la salud; así como los principios de prevención que deban
tener siempre presente.
32. Cumplir y velar por el cumplimiento del Programa de Salud y Seguridad en el Trabajo.
INTERNAS.
- Todas las áreas: por la gestión administrativa y financiera que maneja y que las involucra en forma continua
EXTERNAS:
- Bancos
- Auditores externos
- Organismos públicos: SENIAT, MINTRA, Alcaldías
- Corredores de Seguros
- Proveedores de servicios en general
AMBIENTALES:
una estación de trabajo (escritorio con computador). Adicionalmente, implica en ocasiones desplazamientos
fuera de la oficina, dentro del perímetro de la ciudad.
DCAF-00 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS


la cabeza.
holgura.
DCAF-00 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Finanzas
- Tesorería
- Auditoria
- Administración de empresas
- Leyes Fiscales e Impositivas
- Ley del Trabajo y su Reglamento; INCE, SSO, LPH, LOPCYMAT
- Elaboración de informes técnicos
- Sistemas administrativos y financieros automatizados
- Aplicaciones bancarias
COMPETENCIAS:
- Cinco (5) años en actividades similares
- Planificar y organizar el trabajo
- Tomar decisiones
- Interrelacionarse con distintos niveles de la organización
- Trabajar en equipo e integrarse a equipos multidisciplinarios
- Habilidad numérica
DCAF-01 3 AÑOS 1 de 179

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FINANZAS
ASISTENTE GENERAL E.Lima H.Castro D.Schall-Emden


aprovechando oportunidades, distribuir materias primas a la Confiabilidad
diversificándonos, reinventándonos industria nacional, brindando
servicio personalizado, Adaptabilidad/Flexibilidad
altamente calificado, comprometido estabilidad y oportunidades a
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Asistir a la Dirección en actividades inherentes a esta instancia, así como realizar y
apoyar las ventas indent, de acuerdo a estrategias, lineamientos y marco legal.
2. Mantener fluidez en la comunicación con a gerencia a fin de asegura el correcto
desenvolvimiento de su cargo
3. Realizar control, seguimiento y planificación de las operaciones permutas en la
medida en las que se presentan.
4. Elaboración mensual de reportes de ventas locales e Indent.
5. Elaboración semanal de reportes de riegos.
6. Cotejar inventario físico suministrado por el área de Logística vs. el sistema
administrativo
7. Conciliar la cuenta mercancía para la venta en el sistema administrativo y contable
los primeros cinco días de cada mes.
8. Integrar la información de presupuesto suministrada por los gerentes del área
comercial
9. Apoyar a la Gerencia en la coordinación de reuniones de trabajo, suministro de la
información necesaria y fijación de prioridades.
10. Envió de valijas inherentes a las actividades gerenciales.
11. Mantener agenda del Director, a fin de apoyar la realización de sus compromisos y
los ajustes necesarios.
12. Coordinar reservaciones y alojamientos para cubrir viajes del Director o la visita de
proveedores a la sede de la empresa

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FINANZAS

13. Mantener archivo de documentación diversa que generan las actividades de la

oficina.
14. Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne su supervisor
inmediato.
15. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Sistema de Gestión de Salud y
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Técnico Superior Universitario en Administración: Contabilidad y Finanzas, en Contaduría y
Finanzas, en Contabilidad o carrera afín
- Principios contables de aceptación general
- Análisis de cuentas
- Conciliaciones bancarias
- Legislación laboral
- Herramientas bajo ambiente Windows, excel avanzado.
COMPETENCIAS:
- Dos (2) años en actividades similares
- Manejo del estrés.
INTERNAS:
- Todas las áreas de la empresa.
EXTERNAS:
- Con los principales

- Clientes locales

FERTIQUIM C.A

FINANZAS

AMBIENTALES:
seguimiento al proceso de distribución y comercialización de la empresa, específicamente el
cargo se desenvuelve en una estación de trabajo (escritorio con computador).

- Caída a diferente nivel al subir y bajar escaleras al acceder a la estructura de edificio,
sede de la empresa.
- Contacto con objetos filosos y/o cortantes, al manipular papel
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Técnico Superior Universitario en Administración: Contabilidad y Finanzas, en Contaduría y Finanzas, en
Contabilidad o carrera afín
- Herramientas bajo ambiente Windows, excel avanzado.
COMPETENCIAS:
- Manejo del estrés.
especializadas

FERTIQUIM C.A

FINANZAS

INTERNAS:
- Todas las áreas de la empresa.
EXTERNAS:
- Con los principales

- Clientes locales
AMBIENTALES:
de distribución y comercialización de la empresa, específicamente el cargo se desenvuelve en una estación de
trabajo (escritorio con computador).


- Manténgase siempre vigilante. Evite calles solas.

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FINANZAS

la cabeza.
holgura.
DCAF-02 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS
ANALISTA CONTABLE E.Lima J. Sánchez H.Castro D.Schall-Emden

Analista de Procesos Gerente de Gerente de Gerente General
Administración Logística

y profundizando en las industrias servicio personalizado,
estabilidad y oportunidades a
METAS A ALCANZAR:
30 DIAS: Conciliaciones Bancarias cuadradas con Balance General.
Cuadre auxiliares vs. Mayor de Ctas X cobrar, Ctas por Pagar X intercompañias
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO: Revisión y Control de las Ctas X Cobrar, Ctas X Pagar, pago de compromisos fiscales.
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Realizar registro manual de los asientos contables o auxiliares, a fin de mantener al día la contabilidad de la
empresa: depreciación de activos fijos, amortización de gastos, solicitud de cheques de gerencia, patente,
créditos IVA, provisiones y otros..
2. Realizar la inclusión y depreciación de los activos de la empres.
3. Realizar las conciliaciones bancarias al cierre de mes, cuidando disponer de la información pertinente.
4. Analizar cuentas diferentes cuentas contables cruzando sistema administrativo con el contable
5. Realizar análisis y control de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Junto a los estados financieros de
cada una.
6. Apoyar a la Gerencia en el control de las distintas partidas de las empresas intercompañías, en cuanto a
cargos y abonos, para realizar el cierre mensual y generar los estados financieros de cada una.
7. Controlar y verificar el registro contable de los inventarios y ventas realizadas, para el cierre mensual.
8. Supervisar y examinar al cierre de mes, los registros contables efectuados por las distintas áreas
administrativas en el sistema, efectuando los ajustes necesarios en materia de costos, ingresos y gastos.
9. Supervisar y revisar los cierres contables mensuales y anuales, así como libros legales, y demás
información relevante a fin de reflejar la situación administrativa y financiera de la empresa durante el período
fiscal correspondiente.
10. Archivar y coordinar los procesos de custodia de los correlativos contables, así como los administrativos por
los diferentes conceptos generados en el área.
DCAF-02 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

11. Atención directa ó indirecta durante la realización de las auditorias eternas al momento de la revisión interna
ó al cierre del ejercicio económico.
12. Elaborar informes sobre resultados financieros del período, tales como: Balance General, Estado de
Ganancias y Pérdidas, conforme a los principios contables de aceptación general; conjuntamente con el
Gerente para su presentación a la Junta Directiva.
14. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Programa de Salud y Seguridad en el Trabajo.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Graduado universitario en Contaduría Pública, en Administración o carrera afín

- Finanzas
- Tesorería
- Auditoria
- Principios y prácticas contables de aceptación general
- Administración del tiempo
- Supervisión de personal
COMPETENCIAS:
- Tres (3) años en actividades similares
DCAF-02 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

INTERNAS.
- Todas las áreas: por la información contable que generen
EXTERNAS:
- Bancos
- Organismos públicos
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Graduado universitario en Contaduría Pública, en Administración o carrera afín

- Finanzas
- Tesorería
- Auditoria
- Principios y prácticas contables de aceptación general
- Supervisión de personal
COMPETENCIAS:
- Tres (3) años en actividades similares
DCAF-02 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

especializadas
INTERNAS.
- Todas las áreas: por la información contable que generen
EXTERNAS:
- Bancos
- Organismos públicos

DCAF-02 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS


la cabeza.
holgura.
DCAF-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO E.Lima José Sanchéz H.Castro D.Schall-Emden

Administarción Logística

METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
16. Realizar control, seguimiento y planificación de pagos a las facturas por pagar entregadas por
Logística, tanto Importación como Despacho por ventas locales, y a los anticipos a agentes
aduanales y a otros servicios contratados, a fin de emitir los cheques en la fecha prevista.
17. Realizar una planificación de pagos a efectuar por compromisos contraídos, tributos y
obligaciones legales, cuidando que se efectúen en las fechas establecidas, la cual deberá ser
entregada al Gerente de Administración y Finanzas para su aprobación y envío de decisión de
salida por banco de cada pago.
18. Emitir los cheques y los comprobantes contables necesarios y presentar para su revisión y firma.
19. Realizar el pago de retenciones de IVA e ISLR de personas naturales y jurídicas con las cuales la
empresa mantiene relaciones comerciales; y elaborar las planillas de retención mensual. Antes de
realizar dicho pago presentarlo a su supervisor inmediato para su respectiva revisión.
20. Elaborar las planillas de declaración mensual del IVA, de acuerdo a información contenida en los
libros de compras y ventas con sus respectivos soportes; presentar a su supervisor inmediato
para su conformidad y registrar en el portal del SENIAT.
21. Remitir oportunamente los comprobantes de retención del IVA e ISLR al área de Logística para su
entrega a los prestadores de servicios correspondientes.
22. Mantener en archivo soportes de obligaciones legales canceladas: INCE, SSO, LPH, IVA, ISLR,
impuestos municipales, patente de industria y comercio.
23. Controlar fondo de la caja chica, cuidando disponer de los comprobantes que avalan las entregas,
reintegros y egresos; y solicitar la reposición necesaria.
24. Elaborar pagos a proveedores realizando la distribución de movimientos íntercompañías y cargar
en el sistema, según instrucciones.
25. Recibir notificación de cobranza por ventas locales, a fin de constatar en las cuentas bancarias
los pagos efectuados por los clientes y efectuar su rebaja en el módulo de cuentas por cobrar del
sistema.
26. Emitir reporte de los asientos contables de las cobranzas efectuadas, y mantener respaldo en
archivo.
DCAF-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

27. Realizar otros registros contables por distintos conceptos para generar la correspondiente cuenta
por pagar.
28. Archivar y coordinar los procesos de custodia de los correlativos contables de cheques emitidos,
compras de logística, administrativos, etc.
29. Dar apoyo administrativo durante la realización de las auditorias externas, al cierre del ejercicio
económico.
31. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Programa de Gestión de Salud y Seguridad en
el Trabajo.
DCAF-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Técnico Superior Universitario en Administración: Contabilidad y Finanzas, en Contaduría y Finanzas, en
Contabilidad o carrera afín
- Procedimientos y practicas administrativas
- Facturación
- Disposiciones impositivas y retenciones: ISLR, IVA
- Manejo de caja chica
COMPETENCIAS:
especializadas
- Destreza en el manejo de equipos de oficina: fax, scanner, impresora, fotocopiadora.
INTERNAS:
- Todas las áreas: por las diversas actividades administrativas y contables con las cuales se vinculan entre si
EXTERNAS:
- Bancos: por estados de cuentas, consulta de transacciones diversas, emisión o conformación de cheques
DCAF-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

- Organismos públicos: SENIAT, ALCALDIA
- Proveedores de servicios en general: por la tramitación de sus pagos.
AMBIENTALES:


la cabeza.
holgura.
DCAF-03 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

DCAF-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS
RECEPCIONISTA Y SERV.GENERALES E.Lima H.Castro D.Schall-Endem


METAS A ALCANZAR:
30 DIAS: Realizar cuadros de distribución de costos por consumo de papelería, articulos de oficina y
telefonía móvil.
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Recibir a visitantes, cuidando las normas de atención y cortesía, a fin de conservar la imagen pública de la
empresa.
2. Controlar los pagos de facturas por servicio de telefonía fija y móvil.
3. Atender la central telefónica recibiendo y canalizando las llamadas según su naturaleza, prioridades e interés
para la empresa.
4. Recibir y distribuir la correspondencia, a fin de asegurar el flujo interno de información.
5. Mantener control y resguardo de compras de suministros de oficina, de limpieza y del servicio del café, o de
nuevas adquisiciones; e informar a su supervisor inmediato sobre su consumo.
6. Realizar entrega mensual de artículos de oficina, previa solicitud del área correspondiente dentro de los
primeros cinco días hábiles de cada mes.
7. Atender a proveedores para la entrega semanal de los cheques de pago; así como preparar sus depósitos
bancarios, según el caso e instrucciones recibidas los viernes en horario de oficina.
8. Contactar a proveedores de servicios de mantenimiento general, plomería, electricidad, albañilería u otro,
según instrucciones de su supervisor inmediato.
9. Llevar control y seguimiento de los estados de cuentas de los servicios de telefonía fija y celular en cuanto a:
llamadas efectuadas por el personal, deducciones en nómina, celulares asignados al personal.
10. Realizar otras labores de oficina tales como: elaboración de las guías de despacho de los servicios de
encomienda; elaboración y envío de cartas de reclamos de siniestros a las compañías corredoras de seguro;
fotocopiado de documentos.
11. Tramitación y coordinación de solicitud de inclusión ó exclusión de líneas ó equipos de los servicios de
telefonía móvil, previa notificación del Gerente Administrativo.
12. Apoyar, controlar y distribuir las facturas de proveedores, tomando en cuenta que estas se reciben hasta el
DCAF-04 3 AÑOS
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FINANZAS

día veinticinco de cada mes.

13. Realizar reservaciones de alojamiento, pasajes u otro requerimiento para el personal directivo o visitantes
del exterior.
14. Apoyar en la realización de actividades sociales de carácter corporativo, según instrucciones recibidas.
15. Mantener y cuidar el orden y la limpieza en el área de la Recepción.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Bachiller
- Atención telefónica y personalizada
- Protocolo y presencia personal
- Atención al público
- Operación de central telefónica
- Normas de urbanidad, cortesía y buenas costumbres
- Herramientas Windows
- Idioma inglés básico
COMPETENCIAS:
- Seguir y entender instrucciones orales y escritas
- Interrelacionarse con distintos niveles de la organización
- Interrelacionarse en forma cortés con terceros y público en general
- Dicción, tono y ritmo adecuado de la voz
- Destreza en el manejo de herramientas bajo ambiente Windows
- Destreza en el manejo de equipos de oficina: fax, scanner, fotocopiadora
INTERNAS.
- Todas las áreas de la empresa: por atender y canalizar personas, y llamadas telefónicas de clientes,
relacionados y terceros en general; y por otras labores de oficina
- Mensajería interna: por las actividades relacionadas con correspondencia, encomiendas, depósitos bancarios
EXTERNAS:
DCAF-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

- Visitantes
- Proveedores de servicios
- Personal de mensajería de otras empresas
AMBIENTALES:


la cabeza.
holgura.
DCAF-04 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS


FERTIQUIM C.A

FINANZAS
MENSAJERO-MOTORIZADO E.Lima H.Castro D.Schall-Emden


METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Entregar documentación diversa o encomiendas a clientes y terceros en general, según

instrucciones recibidas, cuidando solicitar los respectivos acuses de recibo.
2. Realizar diligencias bancarias: depósitos, transferencias, chequeras, cheques de gerencia, y pagos
de servicios públicos e impuestos u otros.
3. Realizar retiro de documentos ante organismos públicos y terceros en general.
4. Realizar otras diligencias afines, según instrucciones de su supervisor inmediato.
5. Mantener en perfecto estado de limpieza y operación la unidad de transporte que utiliza para sus
labores ordinarias.
7. Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el
Trabajo.

FERTIQUIM C.A

FINANZAS

PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Tercer año de Bachillerato ( 9º Grado)
- Ley de Transporte y Tránsito Terrestre
- Rutas urbanas y suburbanas
- Normas elementales de urbanidad, cortesía y buenas costumbres
COMPETENCIAS:
- Seguir y entender instrucciones orales
OTROS:
Licencia de Conducir de 2do. Grado
INTERNAS.
- Todo el personal
EXTERNAS:
.
- Terceros en general: clientes, bancos, entes públicos
de distribución y comercialización de la empresa, específicamente el cargo implica desplazamientos
constantes fuera de la oficina hacia distintos destinos en el perímetro de la ciudad y en ocasiones, fuera de
este perímetro.
- Caídas a un mismo nivel al transitar por las instalaciones de la empresa, como consecuencia de tropezar con
protecciones de cableado eléctrico en el piso, paletas, cajas, tambores entre otros; o resbalar por bote de
agua o aceite. Contusiones, heridas, luxaciones y fracturas.
- Caídas de diferente nivel al subir y bajar escaleras, y plataforma de la maquina dentro de la empresa.

FERTIQUIM C.A

FINANZAS

Contusiones, heridas, luxaciones y fracturas.

- Atrapado por o entre: partes móviles de vehículo al hacerle mantenimiento. También por partes del vehículo
como consecuencia de accidente vehicular. Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas y amputaciones.
- Riesgos ergonómicos, por posturas forzadas por largos tiempos conduciendo. Problemas circulatorios en
extremidades superiores e inferiores, dolores musculares, trastornos músculo-esqueléticos, hernias discales.
- Riesgos psicosociales, por presión de trabajo producto en ocasiones de la cantidad y urgencia del mismo.
Estrés, dolor de cabeza, insomnio, pérdida de concentración.
- Exposición a incendio y explosiones. Quemaduras, asfixia, heridas, la muerte.
- Accidentes automovilísticos. Por fallas de la motocicleta, omisión de las leyes de tránsito o terceros.
Contusiones, heridas, luxaciones, fracturas, la muerte.
- Lesiones por accidente de tránsito desde su residencia hasta su puesto de trabajo o viceversa. Contusiones,
heridas, luxaciones, fracturas, la muerte.
- Atraco. Estrés, contusiones, heridas, la muerte.
- Manténgase concentrado, evite distracciones.

- Tenga precaución y prudencia al realizar la actividad.
- Informe a sus superiores sobre cualquier falla mecánica.
- No fume ni encienda llamas en ninguna de las áreas de la empresa, ni cuando conduzca a las hora de trabajo.
- No dé colas a extraños u otro personal no autorizado para ser embarcado en el vehículo de la compañía.
- Acate las señales de tránsito y observe las practicas del manejo defensivo y las normas de seguridad y Ley de
Tránsito Terrestre y su reglamento.
- Mantenga los documentos personales y papeles de la moto en regla.
- Estacione el vehículo a un lado de la vía donde no interfiera con el libre tránsito, si conduciendo es llamado por
celular u otro medio, y tiene que utilizar sus manos para responder.
- Esté siempre sobrio, es decir, no haber ingerido ninguna clase de bebida alcohólica o alucinógena, drogas,
medicinas que impidan la concentración o lo pongan soñoliento.
- Empleé el casco de seguridad siempre que se desplace en el vehículo.
- Lleve el vehículo periódicamente a realizar mantenimiento y/o servicio. Las fallas deberán reportarse de
inmediato para que sean reparadas con la celeridad del caso. Cada día, antes de encender el vehículo tómese
un tiempo para revisar que todo este normal, es decir, agua, aceite, cauchos, frenos, entre otros.
- Corrija y/o notifique las condiciones inseguras del vehículo y de la vía.
- Asegúrese de contar con: un juego de llaves para reparaciones menores de emergencia.
- Maneje las técnicas básicas del manejo defensivo:
 Mirar bien hacia delante: No enfocar la mirada solo en el vehículo que está al frente. Observe lo que
sucede en la carretera tan lejos como sea posible.
 No seguir demasiado cerca al otro vehículo: necesita tiempo para reaccionar ante eventos que suceden
al frenar.
 Mantener los ojos en movimiento: no enfoque su mirada solamente en el vehículo que está adelante,
especialmente en las intersecciones.
 Evitar verse atrapado: ajustar la velocidad de manera que pueda alejarse de otros vehículos y no quede
sin paso o salida, en caso de requerir virar o frenar de golpe en una emergencia.
 Hacerse sentir: donde sea necesario utilice la corneta o luces para llamar la atención y lograr la
confirmación de que lo han visto.

FERTIQUIM C.A

FINANZAS

- Acate las normas y procedimientos básicos de seguridad establecidos por la empresa.
hasta su puesto de trabajo y viceversa.
FERTIQUIM C.A

FINANZAS
MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA E.Lima H.Castro D.Schall-Endem


METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Limpiar diariamente el área de Recepción, oficinas, sanitarios y otros espacios.
2. Surtir diariamente los sanitarios y áreas de la cocina y comedor de los suministros necesarios.
3. Limpiar mobiliario, vidrios y pisos.
4. Limpiar artefactos domésticos y utensilios de la cocina.
5. Realizar aspirado de las áreas que así lo requieran.
6. Recoger los desechos y trasladar hacia la zona destinada para tal fin.
7. Mantener en buen estado y resguardo los suministros de limpieza y del servicio de café; y solicitar reposición
oportuna de los mismos.
8. Reportar a su supervisor inmediato cualquier desperfecto o contingencia que ocurra relacionada con su
labor, para su pronta solución.
DCAF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Tercer año de Bachillerato ( 9º Grado
- Normas elementales de urbanidad, cortesía y buenas costumbres
COMPETENCIAS:
- Seguir y entender instrucciones orales
- Destreza en el uso de implementos, materiales y herramientas de trabajo
INTERNAS.
- Todo el personal
EXTERNAS:
- Terceros en general
AMBIENTALES:
- Las condiciones de trabajo se desarrollan en una oficina donde se realizan tareas administrativas y de
seguimiento al proceso de comercialización y distribución de productos de la empresa. Específicamente el
ambiente de trabajo está integrado por oficinas, cubículos, baños, salas de reunión, etc.
- Las actividades físicas básicas del puesto de trabajo requieren labores manuales, manipulación de productos
de limpieza y caminar por las instalaciones de la empresa.

- Golpeado por o contra: estantes, mesas de trabajo, escritorios, puertas, sillas, entre otros, como consecuencia
de transitar por las áreas de oficinas.
- Contacto con objetos filosos y/o cortantes.
DCAF-06 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

- Riesgos ergonómicos debido al uso de herramientas y equipos con fallas de diseño o mal ubicados,
movimientos repetitivos, etc.
- Contacto con sustancias nocivas.

- Preste atención al área física por donde camina.
- Circule por la derecha de las escaleras. Desplazarse sin correr.
- Alerte inmediatamente ante cualquier situación extraña que observe en el entorno.
- No improvise objetos como escaleras para alcanzar objetos o materiales por encima de la cabeza.
- No deje gavetas, puertas de muebles abiertos, ni objetos fuera de lugar.
- Evite utilizar aparatos eléctricos con las manos húmedas así como cualquier salpicadura sobre equipos
conectados a la corriente eléctrica.
- Evite limpiar equipos conectados a la corriente eléctrica con spray o líquidos.
- Siga siempre las instrucciones del fabricante cuando manipule y utilice productos de limpieza.
- Nunca mezcle los productos de limpieza.
- Utilice siempre los equipos de protección personal que le hayan sido indicados, al realizar sus actividades.

FERTIQUIM C.A

FINANZAS
ASISTENTE DE PERMISOLOGÍA E.Lima H.Castro D.Schall-Emden


METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Realizar trámites para la obtención de las solvencias requeridas por los organismos públicos (MINTRA, SSO,
BANAVIH e INCE) para el proceso de solicitud de autorización de divisas ante CADIVI y Certificados de No
Producción y/o Licencias de importación.
2. Mantener respaldos en original y/o copias exigidos por el Ministerio del Trabajo (MINTRA) para tramitar la
correspondiente solvencia para CADIVI y MINAL, antes de su fecha de vencimiento, en coordinación con
Administración, a fin de obtener oportunamente.
3. Mantener soportes necesarios y consultar portal del IVSS para emitir estado de cuenta de la empresa y
solicitar a Administración la emisión del pago, a fin de tramitar la correspondiente solvencia, antes de su
fecha de vencimiento.
4. Mantener soportes necesarios y solicitar en el portal del BANAVIH la correspondiente solvencia antes de su
fecha de vencimiento, en coordinación con Administración para el suministro de la documentación exigida,
relacionada con la Ley de Política Habitacional (LPH).
5. Realizar las gestiones ante el INCE para obtener su conformidad sobre el cumplimiento por parte de la
empresa del Programa de Aprendizaje y la correspondiente solvencia, manteniendo y presentando la
documentación exigida.
6. Presentar o retirar ante las oficinas de los organismos públicos correspondientes, según el caso, la
documentación requerida para los distintos trámites de solvencias, permisos, licencias y certificados, según
sea el caso.
7. Tramitar el Certificado de No Producción ó producción insuficiente ante los Ministerios correspondientes,
con el fin de cumplir con lo requerido por CADIVI ó cualquier otro organismo público y realizar su
seguimiento hasta su notificación.
8. Preparar oportunamente en carpeta los soportes a presentar ante las oficinas del MILCO.
9. Realizar otras gestiones ante las Alcaldías para la obtención de patentes de industria y comercio.
- Realizar cualquier otra actividad afín a su cargo que le asigne su supervisor inmediato.

FERTIQUIM C.A

FINANZAS

DCAF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

- Cumplir con los requerimientos y disposiciones del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Técnico Superior Universitario en Administración o carrera afín
- Marco legal vigente: Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento; Ley de Impuesto al Valor Agregado y
su Reglamento; Normativa Tributaria Municipal. Ley de Aduanas y su Reglamento
- Trámites de obligaciones e impuestos nacionales y municipales
- Ubicación y direcciones de entes públicos
- Manejo de calendarios de obligaciones y lapsos en los organismos públicos
COMPETENCIAS:
especializadas
- Destreza en el manejo de equipos de oficina: fax, scanner, fotocopiadora
INTERNAS.
- Logística: por las gestiones de documentación para CADIVI y SENIAT

- Administración: por la tramitación de solvencia laboral, tramitaciones para obtención de licencias de
importación; por emisión de reportes y de los pagos por obligaciones o tributos.
- Ventas: en el área de papel
DCAF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

EXTERNAS:
- Organismos públicos: MINTRA, IVSS, INCE, BANAVIH, Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio, Alcaldías.
- Clientes o proveedores: en caso de apoyar las actividades de ventas en papel
AMBIENTALES:
trabajo (escritorio con computador). Adicionalmente. implica desplazamientos fuera de la oficina hacia distintos
destinos en el perímetro de la ciudad y en ocasiones, fuera de este perímetro.


la cabeza.
holgura.
DCAF-07 3 AÑOS
FERTIQUIM C.A

FINANZAS

Proceso de Venta
139
Fertiquim C:A
Código Fecha Fecha Ult. Nº de Página

Elaboración Revisión Revisión
PV-01 09/09 1 86 de 4
PROCESO DE VENTA Elaborado. Revisado y Verificado Aprobado
E. Lima H. Castro D. Schall-Emden


METAS A ALCANZAR:
30 DIAS:
90 DIAS:
180 DIAS:
1 AÑO:
3 AÑOS:
FUNCIONES:
1. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo del hardware instalado en la empresa: procesador y
unidades periféricas, a fin de evaluar y asegurar su funcionalidad.
2. Dar soporte técnico a usuarios en materia de hardware, software u otro aplicativo necesario en la estación
de trabajo, en cuanto a: preparación del equipo, configuración de impresora, direccionamiento, sistema
operativo, herramienta office, configuración de correo.
3. Realizar mantenimiento de redes y de cableado a fin de asegurar la funcionalidad de los servidores y
dominios: BDV, INDENT.
4. Realizar mantenimiento del servidor master en cuanto a: actualización del sistema operativo, corrida de
antivirus, chequeo de conexiones y respaldos diarios en disco.
5. Administrar las aplicaciones BDV administrativo e INDENT para las distintas estaciones de trabajo y dar
soporte al usuario a fin de asegurar su funcionalidad.
6. Atender y solucionar contingencias que ocurran durante la operación de los sistemas, tales como: impresión,
reportes, perfil de usuario.
7. Contactar al desarrollador externo de aplicaciones cuando ocurran novedades de mayor dificultad, a fin de
asegurar su funcionalidad.
8. Reportar al soporte técnico externo fallas mayores detectadas, a fin de resolver en el menor tiempo posible.
9. Soporte diario del acceso de los usuarios a la información del sistema, a fin de asegurar el uso correcto y
autorizado del perfil asignado.
10. Formular a su supervisor inmediato recomendaciones sobre aspectos relacionados con la ampliación de
memoria, capacidad de los servidores, reposición de equipos y otros.
11. Reporta los requerimientos de los consumibles en las distintas estaciones de trabajo, así como su oportuna
reposición.
12. Dar soporte e las correcciones de la telefonía móvil con el sistema de correos electrónicos de la empresa.
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 87 de 4

13. Orientar y apoyar al usuario en el uso del equipo, herramienta office y aplicativos instalados.
14. Mantener inventario mensual de los equipos y unidades periféricas.
15. Supervisar las actividades ejecutadas por el soporte técnico externo, verificando el reporte correspondiente.
PERFIL DEL CARGO:
CAPACIDADES:
- Técnico Superior Universitario en Sistemas, en Computación, en Informática, o carrera afín
- Plataforma tecnológica: software, hardware, sistemas
- Electrónica básica
- Lenguaje técnico de la computadora. Direccionamiento de equipo e impresoras
- Tecnología de sistemas
- Certificación reconocida de soporte técnico
- Actualización en tecnología: terminología de software, hardware, aplicaciones.
- Sistema operativo: Windows XP, Windows 2000, Server, Windows Vista
- Lenguaje de programación: Access, Visual Basic
- Aplicaciones en el ramo
- Calidad de servicio.
- Mantenimiento de equipos y redes.
- Inglés técnico intermedio
COMPETENCIAS:
- Dos (2 ) años en actividades similares
- Interrelacionarse con personal y terceros
- Instruir a otros
- Destreza en el manejo de herramientas bajo ambiente Windows, aplicaciones específicas y propias de la rama
de especilidad
- Destreza en el manejo de base de datos Access
INTERNAS.
- Todas las áreas: por el soporte técnico para las distintas áreas de la empresa
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 88 de 4

- Administración: por el soporte técnico indispensable en los cierres contables mensuales; por el pago a los
soportes externos de hardware y software
EXTERNAS:
- Proveedores de servicios: soporte técnico externo, aplicaciones externas, equipos y consumibles

- Proveedor del servidor HP
AMBIENTALES:


la cabeza.
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 89 de 4

holgura.
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 90 de 4

1. OBJETIVO
Establecer las pautas para realizar el proceso de venta y despacho ó retiro del material desde el almacén.
2. RESPONSABILIDADES
Comercial: Establece y efectúa el seguimiento de las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes,
asegurando la documentación de los requerimientos previamente establecidos para la eficaz entrega del producto.
Logística: Asegura la entrega de los productos solicitados por el Cliente, en las cantidades acordadas y a tiempo.
Generando el menor costo posible a la empresa.
Administración: Asegura el flujo de caja necesario para estas operaciones.
3. ALCANCES
Este procedimiento aplica para los departamentos del Área Comercial, Logística y Administración.
4. DEFINICION Y ABREVIATURAS
O/V: Orden de venta Documento que plasma la Orden de Compra

O/C: Orden de Compra del Cliente Documento que garantiza la negociación y los términos
de a misma.
G/D: Guía de Despacho Documento generado por el sistema que acompaña al producto en el
trayecto que existe entre su lugar de venta hasta el domicilio de quien la adquiere.
Stock Disponible: El sistema totaliza la diferencia entre el stock actual y el comprometido

Stock Actual: El sistema totaliza la sumatoria de las cantidades reflejadas en todos los almacenes
Stock por llegar: El sistema totaliza la cantidades reflejadas en las ordenes de compras sin
procesar/parcialmente procedas (Solamente la cantidad pendiente).
Stock Comprometido: El sistema totaliza las sumatoria d todas las cantidades sin procesar/parcialmente
procesadas (solamente la cantidad pendiente) de las órdenes de venta
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
Proceso de Compra.
Proceso de Almacén y Despacho.
Proceso de Facturación.
Proceso de Cobranza.
Proceso de Devolución.
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 91 de 4

6. MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS

No aplica.
7. CUERPO DEL PROCEDIMIENTO
La Asistente de Ventas recibe Orden de Compra del Cliente.
Verifica Stock disponible. En Ayuda de artículos [*], selecciona el articulo y luego en el Campo Almacén: “Filtro de
Stock No Comprometido”. Si no hay stock disponible envía a Gerente e Ventas para su análisis (Proceso de Compra).
De existir stock se asigna el Almacén de Despacho, tomando en cuenta que el sistema posee restricciones para uso de
ciertos almacenes en los procesos de venta.
Completa y verifica los campos: Cantidad, Precio e IVA de cada renglón, el sistema permite realizar cambios en el tipo
de impuesto bajo la normativa legal vigente por lo que el mismo depende de la forma 86.
Es obligatorio especificar la ó las Órdenes de Compra de la importación asociadas al artículo, estas Ordenes deberán
estar separas por el siguiente símbolo: “/” y seguir el mismo orden de los renglones en la Orden de Venta.
Cuando el Cliente retira los artículos del almacén en Adicionales se vacia toda la información asociada al
transportista: Chofer, Placa, Camión y Número de C.I. y la carta de Autorización para retiro de material.
Cuando el transporte sea por Nuestra Cuenta la asistente de ventas especifica en Generales transporte: “Por Asignar”.
El Gerente Comercial aprueba despacho mediante su firma ó por persona de su departamento previamente autorizada.
La Analista de Logística recibe copia para ser firmada; sella como constancia de recibido y registra en el programa de
“Control de Gestión”. Modulo de “Seguimiento de Orden de Venta” la fecha en la que recibe la solicitud.
La Analista de Logística verifica tipo de Despacho nuevamente y procede según:

Despacho por nuestra cuenta, se envía e-mail con la fecha programada de despacho al almacén del cliente con copia a
nuestro almacén y al área comercial. Los tiempos de despacho se realizaran de acuerdo a:
1. Despachos en vehículos de carga al 100% de su capacidad (ya sea en peso ó en volumen) se
despacharan en máximo a 72 horas.
2. Despachos de carga suelta (los que no cumplan con la condición anterior) se despacharan dentro de los
7 días siguientes.
3. Despachos de Emergencia no se manejaran bajo esta modalidad, por lo que cualquier necesidad urgente
de material debe ser canalizado directamente por el cliente para retirarlo en nuestro almacén.
Despacho por cuenta del cliente: Se envía un e-mail al cliente con copia al área comercial confirmándole su orden
(debe incluir cantidad, forma de empaque y número de bultos) y la fecha de retiro según la siguiente tabla:
1. Órdenes de Venta recibidas antes de las 10:00am se tramitarán para su retiro al día siguiente.
2. Órdenes de Venta recibidas después de las 10:00am se tramitarán para su retiro en 48 horas.
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 92 de 4

3. Retiros urgentes por parte del cliente (fuera de programación) tendrán una incidencia en los
costos de esa venta equivalente al monto del flete según tabla de costos logísticos de
despacho.
La Analista de Logística abre Orden de Venta, verifica renglones, IVA de importación, almacén de despacho,
empaque, cantidad por bulto y asigna lotes aplicando método FIFO.(Repetir paso 7.1 para la carga Orden de
Venta).
La Analista de Logística graba en el sistema administrativo la Orden de Compra y entra al proceso Guía de
Despacho, NUEVO e importa la Orden de Venta, revisa todos los datos y coloca Número de Control de la
Forma Libre.
Registra el número de la Guía de Despacho en el programa “Control de Gestión”, modulo de “Seguimiento
Orden de Venta”, lo envía por e-mail ó fax al Almacén copiando al transportista y al área comercial.
Realiza el seguimiento necesario y reporta cualquier novedad al cliente con copia al área comercial y registro
en Control de Gestión. Este paso se repite hasta culminar con la entrega del producto.
Informa a ventas entrega del producto al transportista (en los casos donde el cliente retira) y al almacén del
cliente (para los casos en que nosotros despachamos) y confirma la cantidad entregada al cliente. Si el
despacho no es conforme comienza el proceso de Devolución.
La analista de Logística entrega expediente a la analista de Facturación y Almacén (AFA) con La guía de
Despacho y Orden de Compra del cliente.
Proceso de Facturación: Nuevo e importa la Guía de Despacho, coloca Número de Control de la forma libre
y el sistema asigna automáticamente el número de Factura revisa todos los campos, imprime y distribuye a las
siguientes áreas:
 Original: Comercial
 Amarrilla: Consecutivo Sucursal
 Azul: Consecutivo Logística
 Rosado: Administración
La Asistente de Ventas comienza el Proceso de Cobranza Comercial.
8. FORMATO E INSTRUCTIVO DE USO
O/V Orden de Venta

O/C Orden de Compra
G/D Guía de Despacho
9. ANEXOS
Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 93 de 4

Flujograma de Proceso de Venta.

Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 94 de 4

Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 95 de 4

Fertiquim C:A

PV-01 09/09 1 96 de 4

Proceso de Compra
147
Fertiquim C:A

PC-01 15/12/2009 1
PROCESO DE COMPRA Elaborado. Revisado y Verificado Aprobado

1. OBJETIVO
Establecer las pautas para realizar el proceso de Compra.
Comercial: Establece y efectúa el seguimiento de las actividades relacionadas con las compras y pedidos
de los clientes, asegurando la definición y documentación de los requerimientos, resolviendo cualquier
discrepancia y confirmando los procedimientos previamente establecidos para la eficaz culminación de la
entrega del producto
Logística: Identifica, asegura y actúa para llevar a cabo la entrega de la mercancía tiempo tomando en
cuenta los diferentes procesos que se llevan a cabo para la llegada de la mercancía al Almacén,
verificando la cantidad entregada, minimizando errores y costos a fin de solucionar percances que pudieran
surgir durante los procesos.
3. ALCANCES
4. DEFINICION Y ABREVIATURAS
No Aplica
-
Proceso de Ventas
6. MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADO
7. Cuerpo del Procedimiento
El Gerente General y Gerente de Ventas definen, determinan, aportan y dirigen toda la información
relacionada con la compra de productos. Realiza análisis de costos, estudia oferta del proveedor
El gerente de ventas solicita cotización del producto al proveedor.

Fertiquim C:A

PCFC-01 09/09 1
PROCESO DE COMPRAS Elaborado. Revisado y Verificado Aprobado
E Lima H. Castro D. Schall-Emden

El gerente General aprueba la compra e inicia el proceso.
La asistente de ventas confirma la venta ó pro forma del proveedor, solicita factura, registra, abre
expediente de compra y entrega el mismo a logística
La asistente de logística solicita la Autorización de adquisición de Divisas (AAD), registra datos y
abre expediente..
La asistente de logística recibe aprobación del área comercial y analiza la información.
El Gerente de logística autoriza el envío de expedientes: al operador cambiario
La asistente de logística recibe autorización del operador cambiario para adquisición de

divisas.(AAD).
La asistente de logística revisa los documentos de importación y prepara las instrucciones de

embarque.
El Gerente de logística revisa y aprueba instrucciones de embarque.
La asistente de logística recibe del proveedor y analiza documentación necesaria para llevar a cabo
la importación.
La asistente de logística comienza el proceso de nacionalización verificado montos tributarios,

registrándolos en el sistema administrativo y elaborando carta para ser enviada al Banco.
La asistente de logística coordina el despacho de la mercancía al almacén y actualiza el inventario.
La analista de logística registra en CADIVI el acta de declaración y verificación de la mercancía.
El Gerente de logística recibe, conforma y autoriza el envío de expedientes de cierre de importación

al operador cambiario.
La asistente de logística recibe la autorización de liquidación divisas (ALD).
L asistente y el gerente de logística solicita y confirma la transferencia del proveedor.
La asistente y el gerente general de logística, reciben, confirman y registran el sistema

administrativo de facturación a los proveedores.
La asistente de logística entrega las facturas aprobadas a la Administración.
La Asistente Administrativo recibe las facturas y posteriormente realiza los pagos respectivos.
(Proceso de Pago).
8. Formato e Instructivo de uso

Fertiquim C:A

PCFC-01 09/09 1
PROCESO DE COMPRAS
Elaborado. Revisado y Verificado Aprobado

Utilizando la lista de despliegue de la barra de herramientas:

Formato de Órdenes de Compra
Órdenes de Compra Locales
9. Anexos Formato e Instructivo de uso
Formato de Orden de Compra.

Formato retención de IVA
10. Anexos
Flujograma Proceso de Carga de Facturación de Compra.

11.
Flujograma de Proceso de Compra.

Fertiquim C:A

PCFC-01 09/09 1

Fertiquim C:A

PCFC-01 09/09 1

Proceso de Cobranza
154
Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1 1 de 179
PROCESO DE COBRANZA Elaborado. Revisado y Verificado Aprobado

1. OBJETIVO
Establecer las pautas para realizar el Proceso de Cobranzas, con el fin de lograr la prontitud, regularidad en los pagos,
maximizando el cobro y minimizando las cuentas por cobrar.
Comercial: Verificar el sistema vencimientos de facturas y enviar al Cliente un aviso de vencimiento ó estado de su
situación de la cuenta en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales
estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas
que tienen pendientes de cancelar.
Logística: Emplear procedimientos de cómo llevar a cabo las distintas tareas para cobrar más rápido y para efectuar un
seguimiento más estrecho de las gestiones de cobranza.
3. ALCANCES
4. DEFINICION Y ABREVIATURA
Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1

No Aplica
Proceso de Ventas
6. MATERIALES Y EQUIPOS UTILIZADOS
No Aplica
7. CUERPO DEL PROCEDIMIENTO
La Asistente de Ventas abre el sistema en Control de Facturación, verifica facturas que están por vencer e
imprime listado.
La Asistente de Ventas realiza recordatorio al cliente de facturas vencidas vía telefónica ó través de e-mail; en
los casos en que el cliente incumpla con los plazos para el pago se encarga de dicho caso el ó la Gerente de
la Unidad Comercial.
La Asistente de ventas recibe del Cliente copia del depósito bancario vía fax ó e-mail.
La Asistente de Ventas procede a la elaboración de la Notificación de Pago la cual contiene el número de la

factura y copia adjunta del depósito bancario y hace entrega a Administración.
Por ultimo la Asistente de Ventas recibe de Administración copia de la notificación de pago como constancia
de recibido y archiva por clientes.
La Asistente de Ventas entrega a la Asistente Administrativo la notificación de Pago, indicando la Factura a

cancelar, anexa copia del depósito o en su defecto número de depósito suministrado por el cliente.
La Asistente Administrativo sella copia de la notificación de pago como constancia de recibido.
La Asistente Administrativo entra en el sistema Profit: Modulo Ventas y Cuentas X Cobrar

/Reportes/Documentos Cuentas por Cobrar.
Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1

Luego en Cuentas X Cobrar por cliente se completan los siguientes campos:
Cobros. NUEVO
Vendedor. Nombre de quien realizo la venta
Condición: sin cancelar.
Cliente.
Seleccionar Factura a cancelar [+].
Fecha del Depósito.
Tipo de Documento (Seleccionar):
Efectivo
Cheque.
Tarjeta.
Deposito.
Número de Documento.
Número del Depósito.
Caja/Cta.: Seleccionar la cuenta bancaria en la que se efectuó el deposito.
Al guardar el sistema genera un número de cobro automáticamente. (correlativo) e imprime.
La Asistente Administrativo archiva expediente con los siguientes documentos:
Formato Cobro. (Administración)

Notificación de pago del cliente. (Asistente de Ventas)
Factura Rosada (Logística).
La Asistente Administrativo archiva por mes los expedientes de cobranzas.
8. FORMATO E INSTRUCTIVO DE USO
Formato Factura Rosada.

Notificación de Pago.
Formato Cobro.
9. ANEXOS
Flujograma de Proceso de Cobranza Comercial.

Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1

Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1

Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1

Fertiquim C:A

PC-01 15/10 1

FLUJOGRAMA VENTA
FERTIQUIM C.A
Proceso de Venta
viernes, 16 de octubre de 2009

CLIENTE SOLICITA
MERCANCIA
VERIFICA STOCK
DISPONIBLE
¿STOCK
NO DISPONIBLE?
PROCESO DE
COMPRA SI
ASIGNA EL ALMACÉN
DE DESPACHO
VERIFICA IMPUESTO
ESPECIFICA EL N° DE
ORDEN
¿EL TRANSP. ES POR

NO NUESTRA CUENTA?
COMPLETA DATOS
ADICIONALES SI
SOLICITA CARTA DE
RETIRO
LLENA CAMPO
TRANSPORTE
APRUEBA DESPACHO
ENTREGA A
LOGISTICA
REGISTRA O/V
VERIFICA
NUEVAMENTE TIPO
DE DESPACHO
VERIFICA STOCK Y
ASIGNA LOTES
REALIZA G/D
REALIZA
SEGUIMIENTO DEL
PRODUCTO
CONFIRMA
DESPACHO
NO ¿CONFORME?
PROCESO DE
DEVOLUCION
SI
ELABORA FACTURA
COBRANZA
Página 1
FLUJOGRAMA COMPRA
FERTIQUIM C.A
PROCESO DE COMPRA
lunes, 26 de octubre de 2009
COMIENZA PROCESO DE
PLANEA COMPRAS
NACIONALIZACION
VERIFICA TRIBUTOS
PREPAR SOLICITUD DE ADUANEROS, ELABORA Y
OFERTA ENTREGA CARTA AL BANCO
COORDINA EL TRANSPORTE
APROBAR LA COMPRA PARA EL DESPACHO AL
ALMACÉN
CONFIRMAR LA COMPRA
REGISTRA EN CADIVI
Y SOLICITA FACTURA
RECIBE ACTA, VERIFICA

RECIBE APROBACION DE LA
MERCANCIA Y CIERRA
COMPRA
IMPORTACION
CONFIRMA LA COMPRA REVISA Y ABRUEBA CIERRE

Y ANALIZA LA INFORMACION DE IMPORTACION
RECIBE IQUIDACION DE
ENTREGA EXPEDIENTES
DIVISAS
ELABORA CARTA AL BANCO Y

APRUEBA AUTORIZACION DE
SE REALIZA TRANSFERENCIA
DIVISAS
.
RECIBE Y VERIFICA
REVISA DOCUMENTOS FACTURAS DE EMPRESAS DE
SERVICIOS
ENTREGA FACTURAS PARA

PREPARA EMBARQUE
APROBACION
NOTIFICA INFORMACION AL
RECIBE FACTURAS Y
PROVEEDOR Y AL ÁREA
EFECTUA PAGOS
COMERCIAL
RECIVE DOCUMENTOS DE
IMPORTACION POR PARTE PROCESO DE PAGO POR
DEL PROVEEDOR SEVICIOS DE IMPORTACION
Página 1
FLUJOGRAMA COBRANZAS
FERTIQUIM C.A
PROCESO DE COBRANZAS ENLACE ENTRE COMERCIAL Y ADMINISTRATIVO

martes, 17 de noviembre de 2009
ABRE CONTROL DE
FACTURACION
VERIFICA FACTURAS X
VENCER
VERIFICA DIA DE CAJA

DEL CLIENTE
ENVIA AL CLIENTE
ESTADO DE CTA
REALIZA EL COBRO
¿EL CLIENTE
NO
CANCELÓ?
SI
EL CLIENTE INFORMA RECIBE PAGO DEL

FECHA DE PAGO CLIENTE
ELABORA
NOTIFICACIÓN DE
¿EL CLIENTE SI PAGO
NO
CANCELÓ?
ENTREGA
NOTIFICACIÓN DE
LA GERENTE PAGO
CANALIZA EL COBRO
RECIBE NOTIFICACIÓN
DE PAGO
ENTRA EN EL SISTEMA
GENERA NÚMERO DE
COBRO
ARCHIVA
Página 1

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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y

Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar,

Autor: Edymar Lima Arellano

Tutor Académico: Franklin Carrero

SARTENEJAS, DICIEMBRE 2009

ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y

Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar,

Autor: Edymar Lima Arellano

Tutor Académico: Franklin Carrero

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

ACEPTACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

En Sartenejas, a los 11 días del mes de Enero de 2010.

A ti Padre CELESTIAL que me acompañas en todo momento………...dame tu bendición

A mi tutor Académico Franklin Carrero por su apoyo, guía, consejos y llamados

Figura 1. Estructura Organizativa FERTIQUIM C:A 6

Anexo 1. Descripciones de Cargos Área Logística 47

ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

La empresa en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene

La evaluación continua a través de los manuales de procedimientos fortalece a la empresa

Capítulo I: Contempla el Marco Institucional (reseña histórica, misión, visión, valores,

Capítulo II: Aborda El Problema (Planteamiento, formulación del problema), Objetivos de

Capítulo IV: Abarca el marco Metodológico (tipo y diseño de la Investigación), Técnicas e

Capítulo V: Presentación y Análisis de los Resultados, Conclusiones, Recomendaciones,

Para dar termino a los objetivos expuestos en el capitulo V se realizaron comparaciones

1.1- Marco Institucional

1.1.1- Reseña Histórica de la Institución.

UBICACIÓN Y RECURSO HUMANO

Behrens cuenta con un grupo de personas como ingenieros, licenciados en administración y

También tienen experiencia en campos más especializados como fletamento de buques,

Behrens de Venezuela, C. A tiene dos compañías afiliadas: Fertiquim, C.A y Petrofert, C.

1.1.5- Objetivos Estratégicos

2. Brindar servicio y seguridad a los clientes

3. Procurar beneficios suficientes que cubran los gastos de inversión.

4. Mantener relaciones estrechas con las diferentes instituciones privadas y

5. Coordinar los procesos Logísticos, Comerciales y Administrativos.

6. Mejorar continuamente sus servicios en cuanto a regularidad, tecnicismo y

Figura 1. Estructura Organizativa FERTIQUIM C.A

Gerente de Ventas Químicos I, II, III / Feed & Food / Papel

1.1.7- Estructura Organizativa de la Gerencia de Logística

Figura 2. Estructura Organizativa de la Gerencia de Logística FERTIQUIM C.A

Analista de Nacionalización y Despacho

Analista de Facturación y Almacén

A continuación leyes y normativas que sustentan el contenido de los manuales de Normas y

- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

1.3.2- Análisis del Diagnóstico del Problema

La poca familiarización con las actualizaciones y evaluaciones de los procedimientos al

La importancia de los Manuales de Normas y Procedimientos en la organización parece

A continuación se exponen los instrumentos utilizados para el análisis en el diagnóstico del

Matriz DOFA: (Debilidades – Oportunidades – Fortalezas – Amenazas) es una herramienta

Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y

Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una

Debilidades Estrategia-Debilidades Estrategia-debilidades

Figura N° Diagrama Causa y efecto (Ishikawa) de las áreas: Logística,

Figura 3. Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa)

2.1- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Mundialmente se viene reconociendo la gran importancia que tiene en la organización de

Documentar los procesos permite que la organización pueda evolucionar,

El grado de especialización de quienes conforman la comunidad FERTIQUIM C.A trae

FERTIQUIM C.A no escapa a esta necesidad de establecer Manuales Administrativos, ya

FERTIQUIM C.A como empresa vanguardista le corresponde la ardua tarea de mantenerse