Caso Práctico

Generación de Orden de Compra y/o

Servicio.

Never Chinchay Mendoza

nchinchaym@gmail.com

Huaraz, Setiembre 2018

 I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
1. Dar clic en Pedidos >>Registro de Pedido>>Pedidos de Compra
de B/S.

2. Vemos Centro de Costos de nivel superior – SEDE PRINCIPAL U.E.

DEMO
I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
3. Se muestra la pantalla Registro de Pedidos de Compra con los siguientes
campos:

4. En la siguiente, en Campo seleccionamos Descripción, luego en Dato

colocamos en este caso Abastecimiento
I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
5. Clic derecho para insertar la cabecera del pedido

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
6. Registrar los campos de la cabecera del pedido: fecha, meta, fte/rubro,
Tarea,Tipo Uso, CHECK EN EXTERNO DESTINO y seleccionar O para entrega
en Obra, entregar a, Motivo y finalmente clic en

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
7. Para registrar el detalle del pedido.

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
8. Se muestra la pantalla para buscar el ítem a solicitar e ingresamos la
cantidad.

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
9. Si es necesario registrar las especificaciones técnicas, aparece el ítem elegido,
con la clase, familia y unidad correspondiente

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
10. Una vez que hemos terminado el registro de los Ítems debemos dar VB Jefe
al Pedido que aún se encuentra en estado pendiente

Si el Pedido no cambia al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la

siguiente etapa que es la Autorización del Pedido.

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S
11. Observamos que el estado cambió a VB JEBE, en este estado de VB Jefe no
se podrá realizar cambios en el pedido. Para regresar al estado anterior,
PENDIENTE

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S

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I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S

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II. AUTORIZACION DE PEDIDO
1. Hecho el pedido, ingresamos a la opción de autorización de pedidos.

2. Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar, y

hacemos clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan pedidos
pendientes de autorizar se mostrarán en color verde, y los que no los tengan se
mostrarán en color negro.

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 II. AUTORIZACION DE PEDIDO
3. Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte
del pedido.

a. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO:

Hacemos clic en el botón >>Para Compra.

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II. AUTORIZACION DE PEDIDO
b. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL:
Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los ítems
solicitados.

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 II. AUTORIZACION DE PEDIDO
En la parte de la venta que corresponde a >>Autorización de Pedido de Compra, tenemos
una caja de texto >>Cant. Aprobada, ahí registramos la cantidad que deseamos autorizar
(debe ser menor a la cantidad solicitada). Y finalmente hacemos clic en >>
Repetimos el procedimiento para cada uno de los ítems solicitados y finalmente hacemos
clic en el botón >>Autorizar

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II. AUTORIZACION DE PEDIDO
4. Una vez autorizado el pedido, pasa automáticamente del estado VB
JEFE al estado Aprobado, en cualquiera de los dos casos anteriores.

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II. AUTORIZACION DE PEDIDO
5. Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidad
presupuestal, hacienda clic en el botón >> Disponibilidad Pptal, Podemos
observar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal
para esta cadena y el clasificador correspondiente.

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 III. PAO ACTUALIZADO
A. GENERACIÓN DE P.A.O: Existen dos opciones:

1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA.

a. Clic en el botón >>Genera PAO

OJO: se opta por esta opción siempre y cuando todas los items van ha ser una
sola compra
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 III. PAO ACTUALIZADO
b. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nos
permite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios que
corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta
ventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada para ese
ítem, que se va actualizando en catálogo de precios.

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 III. PAO ACTUALIZADO
c. Aparece una ventana que d. Detalle de PAO.- seleccionamos, responsable de la
nos indica el numero de PAO Meta, Modalidad de Adquisición, Proc. Selección, mes
que se va a generar, hacemos propuesto, objeto, Síntesis, etc. Luego grabar
clic en >> Aceptar

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 III. PAO ACTUALIZADO
e. Salimos de la ventana de autorización de pedido e ingresamos a la opción
>>Programación>>Plan Anual de Obtención – Logística>>P.A.O.
Actualizado.

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 III. PAO ACTUALIZADO
f. Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Nº 1218.

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 III. PAO ACTUALIZADO
2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS.

a. Ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención

Logística>>P.A.O. Actualizado

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 III. PAO ACTUALIZADO
b. Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos.

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 III. PAO ACTUALIZADO
c. Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por ítem o
clase y el tipo de uso.

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 III. PAO ACTUALIZADO
d. Nos muestra la relación de ítems que han sido autorizados para compra. Y marcamos
con un check los que deseamos consolidar, así mismo filtramos el clasificador de gasto,
metas, centros de costo, tareas, en ese orden.

Hacer clic en y aceptamos el mensaje al usuario. 27

 III. PAO ACTUALIZADO
e. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el
precio de los ítems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en
guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio
de la última compra realizada para ese ítem, que está en catálogo de precios.

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 III. PAO ACTUALIZADO
f. Aparece el número de g. Seleccionamos el P.A.O. y hacemos clic en el
consolidado que se va a botón >> Detalle del P.A.O.
generar y el número de
P.A.O., luego aceptamos.

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 III. PAO ACTUALIZADO
h. Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, código CIU,
Objeto, Síntesis de especificaciones técnicas, finalmente clic en y salimos.

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 III. PAO ACTUALIZADO
i. Podemos modificar el precio de los ítems, seleccionando la opción >>Ajuste
por P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura.

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 III. PAO ACTUALIZADO
j. Una ves cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpeta
amarilla. Aparece la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en la carpeta
amarilla que corresponde a cada Ítem.

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 III. PAO ACTUALIZADO
k. Podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como se muestra en
la figura. Finalmente hacemos clic en guardar.

Luego de hacer la actualización se debe regresar el estado del P.A.O. de la opción

>>Ajuste x P.A.O. a la opción >>Pendiente, para realizar ESTUDIO DE MERCADO. 33
 III. PAO ACTUALIZADO
B. ESTUDIO DE MERCADO

1. Imprimir para cotización

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 III. PAO ACTUALIZADO
Al hacer clic muestra la siguiente pantalla

En esta pantalla seleccionamos nuestro pedido y vamos al Icono de la

Impresora y hacemos clic. 35
 III. PAO ACTUALIZADO
Seguido, seleccionamos solicitud de cotización

Seguido, para imprimir cotización sin proveedor seleccionamos

GENERAL y luego clic en aceptar.

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III. PAO ACTUALIZADO

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 III. PAO ACTUALIZADO
C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL
1. Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en el
botón >> Autorización Presupuestal.

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 III. PAO ACTUALIZADO
2. Ingresamos los datos del expediente de contratación referentes al
requerimiento y documento luego dar click en el botón autorizar.

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 III. PAO ACTUALIZADO
3. Aparecerá el Nº y fecha de Certificación. Aceptar los mensajes al usuario.

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 III. PAO ACTUALIZADO
4. Nos muestra el formato
de CCP para que firmen
los responsables de
Logística y Presupuesto

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 III. PAO ACTUALIZADO
5.- Luego de autorizar la certificación Presupuestal, entramos a la opción Gestión
Presupuestal / Certificaciones para realizar interfase SIGA – SIAF

6.- Ubicamos en la parte

inferior el PAO que estamos
trabajando y damos click en
la primera carpeta amarilla.

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 III. PAO ACTUALIZADO
7.-, Seleccionamos la fila Fase Certificación y ubicamos el botón Certificación SIAF, nos
saldrá una ventana que pedirá que ingresen la clave de interfase

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 III. PAO ACTUALIZADO
8.- Cuando la certificación está aprobado en el SIAF le damos click en el botón
Respuesta SIAF

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 III. PAO ACTUALIZADO
9.- Luego de autorizar la Certificación Presupuestal, el Usuario seleccionará en la
columna Tipo de Ejecución la ruta que seguirá el PAO para su ejecución, pudiendo ser:
Sin Ruta, Cuadro de Adquisición, Contrato o Proceso de Selección.

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 III. PAO ACTUALIZADO
V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO
1. Ingresamos a la orden de compra.

2. Seleccionamos
el mes y luego
hacemos clic
derecho.

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 III. PAO ACTUALIZADO
3. Ingresamos la información necesaria, empezando por el Cuadro de
adquisiciones, proveedor, almacén y guardamos.

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III. PAO ACTUALIZADO

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 III. PAO ACTUALIZADO
Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la
opción >> Fase Compromiso

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 III. PAO ACTUALIZADO
Hacemos clic para en la opción >>comprometer,

50
¡Gracias!

Elaborado por: Never Chinchay Mendoza

nchinchaym@gmail.com