ANALISA SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 6 TAMBUN

SELATAN

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

AGUS MUFAHIRIN 12151341

EGA WIDIANTORO 12152094
RAKA DWI CAHYA 12151311

Jurusan Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
BEKASI
2017
 PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH
KERJAPRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode : Tahun Akademi 2016/2017 di Semester Empat.

DOSEN PENASEHAT AKADEMI

Kelas 12.4C.04

FERY RIYANTO
 PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal..................................................

PENILAI

(..........................................................)

Saran – saran dari penilai :

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat
menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dengan baik. Adapun judul penulisan
KKP yang penulis ambil adalah sebagai berikut : “ANALISA SISTEM
PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN
SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN”.
Tujuan Penulis KKP ini dibuat untuk memenuhi mata kuliah KKP pada
program Diploma Tiga (D.III) Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina
Sarana Informatika dan pada mata kuliah di semester 4 (empat). Penulis menyadari
bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka Kuliah Kerja Praktek
(KKP) ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin
menyampaikan ucapan dan rasa terima kasih kepada:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana

Informatika.
2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.
3. Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan bimbingan
dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.
4. Guru dan Karyawan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN.
5. Petugas Perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN.
6. Ayah dan Ibu yang telah memberikan dukungan moral dan spiritual.
7. Teman-teman kami yang selalu memberi dukungan dalam menyelesaikan
laporan KKP ini.
 Serta semua pihak yang telah membantu terwujudnya laporan ini. Akhir kata
penulis mengharapkan saran dan kritiknya untuk menyempurnakan penulisan laporan
yang akan datang.

Bekasi, Mei 2017

Penulis
 DAFTAR ISI

Judul
Lembar Persetujuan dan Pengesahan
Lembar Penilai
Kata Pengantar

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum
1.2 Maksud dan Tujuan
1.3 Metode Penelitian
1.4 Ruang Lingkup
1.5 Sistematika Penulisan

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem
2.2 Peralatan Pendukung ( Tools System )

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
3.2 Tinjauan Sekolah
3.2.1 Sejarah Sekolah
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
 3.7 Permasalahan
3.8 Pemecahan Masalah

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
Daftar Pustaka
Daftar Riwayat Hidup
Surat Keterangan Riset/PKL
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum
Perpustakaan pada hakekatnya merupakan hasil budidaya manusia berupa
lembaga untuk mengumpulkan, merawat, mengatur dan melestarikan bahan-
bahan yang merupakan rekaman hasil pemikiran penemuan untuk didayagunakan
sebagai informasi bagi masyarakat.
Agar perpustakaan berfungsi sebagai sarana hasil budaya bangsa dan sebagai
sumber informasi bagi keperluan pendidikan, perorangan, penelitian,
pengembangan dan teknologi perlu dibina dalam keseluruhan aspeknya. Peranan
perpustakaan dalam upaya menunjang pembangunan nasional yaitu meningkatkan
taraf kecerdasan anak bangsa, disamping perpustakaan mempunyai peranan
penting dalam pelestarian pengembangan kebudayaan dan koleksi bahan pustaka
yang ada, supaya generasi mendatang dapat mengetahui adat dan budaya
terdahulu.
Sejalan dengan perkembangan zaman dan globalisasi ini teknologi computer
adalah alternative yang baik harus diterapkan di perpustakaan. Computer
membantu meningkatkan efisiensi proses yang ada dan menciptakan suatu inovasi
baru di perpustakaan.
Dalam hal ini penulis mengambil pembahasan mengenai sistem perpustakaan
ditempat penulis mengadakan penelitian, yaitu pada SMP Negeri 6 Tambun
Selatan, dimana ketika melakukan penelitian sistem yang ada masih bersifat
manual.
Berdasarkan hal tersebut penulis mengambil pokok masalah untuk dijadikan
bahan penulisan KKP ini dengan judul “ ANALISA SISTEM PEMINJAMAN
DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 6
TAMBUN SELATAN”.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan KKP ini adalah :
a. Penulisan ini mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang
penulis terima selama belajar di bangku kuliah pada Akademi Manajemen
Informatika, dengan melakukan riset pada perpustakaan SMP Negeri 6
Tambun Selatan.
b. Memberikan sumbangan pikiran dalam rangka memperbaharui sistem yang
lama menjadi sistem yang baru yang lebih baik dengan menggunakan sumber
daya yang ada.
c. Untuk menghasilkan sistem baru yang diharapkan mampu membantu
mempermudah dan memperlancar proses informasi pelayanan pada
perpustakaan SMP Negeri 6 Tambun Selatan.
d. Agar semakin baik dan efektif, dimana penulis mengharapkan dengan sistem
yang baru ini perpustakaan SMP Negeri 6 Tambun Selatan dapat semakin
berkembang dan maju sebagaimana mestinya.

Tujuan dari penulisan laporan KKP ini, bagi mahasiswa adalah untuk
memenuhi salah satu matakuliah yang ada di Semester Lima program Diploma
Tiga (D.III) jurusan Manajemen Informatika pada AMIK BSI.

1.3 Metode Penelitian

Untuk memperoleh bahan keterangan sebagai acuan dalam analisa sistem
tersebut, maka penulis melakukan beberapa cara untuk mendapatkannya yaitu
dengan cara :
a. Observasi
Penulis mengumpulkan data-data dibutuhkan dengan melakukan
pengamatan secara langsung mengenai tata cara pelayanan perpustakaan
SMP Negeri 6 Tambun Selatan.
b. Wawancara
Pengumpulan data-data dilakukan dengan cara Tanya jawab dan bertatap
muka langsung dengan Kepala Sekolah, Guru dan pengurus Perpustakaan.
 c. Studi Pustaka
Penulis mempergunakan buku-buku sebagai acuan dan referensi yang
berhubungan dengan kajian penulis dan untuk menyempurnakan KKP ini.
1.4 Ruang Lingkup
Batasan ruang lingkup yang akan dibahas dalam KKP ini meliputi proses
pendaftaran anggota, peminjaman buku, pengembalian buku sampai pada
pembuatan laporan data buku pada setiap tahun kepada Kepala Sekolah SMP
Negeri 6 Tambun Selatan.
1.5 Sistematika Tulisan
Dalam penulisan KKP ini, penulis membagi penyajiannya dalam empat bab.
Setiap bagian memberikan penjelasan dan gambaran yang nantinya masing-
masing dapat menjelaskan laporan KKP ini secara menyeluruh. Berikut
sistematika penulisannya :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang hal umum mengenai penggunaan
komputer pada teknologi informasi, maksud dan tujuan dari analisa sistem yang
dibuat oleh penulis, metode penelitian yang digunakan oleh penulis untuk
mengumpulkan data, ruang lingkup untuk membatasi permasalahan agar tidak
menyimpang dari permasalahan yang dipilih serta sistematika penulisan Kuliah
Kerja Praktek.
BAB II Landasan Teori
Dalam bab ini akan menjelaskan konsep dasar sistem yang dibahas dalam ruang
lingkup penulisan KKP dan memberikan peralatan pendukung ( Tools System ).
BAB III Analisa Sistem Berjalan
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang umum, tinjauan organisasi, sejarah
organisasi dan tugas serta fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir
data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, yang
meliputi spesifikasi dokumen masukan dan dokumen keluaran, permasalahan dan
alternative pemecahan masalah.
BAB IV Penutup
Pada bab akhir ini penulis menguraikan kesimpulan dan saran-saran penulis yang
berhubungan permasalahan pada penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik seperti sibemetika (
Cybernetics), konsep yang berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan
berbagai disiplin ilmu perilaku, fisika, biologi dan teknik. Unsur—unsur yang
mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan ( input ), pengolahan (
processing ) dan keluaran ( output ). Disamping itu suatu sistem senantiasa
tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik ( feek back )
dapat berasal dari output atau dari lingkungan sistem yang dimaksud.
1. Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatam di dalam mendefinisikan sistem,
yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemennya.
Menurut Jogianto ( 2005:1 ). Pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada prosedur di definisikan sebagai berikut “Suatu sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen
atau komponennya didefinisikan sistem sebagai berikut “Sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan”.
Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di
dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan
suatu sistem.
Sedangkan menurut Romley ( 2006 : 2 ) “sistem adalah rangkaian dari
dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
 Sedangkan menurut Whitten ( 2006 : 23 ) mengungkapkan bahwa “
informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi
bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang
diharapkan memiliki arti kepenerima”.
Sistem juga dijelaskan Winamo ( 2006 : 1.5 ) yaitu “sekumpulan
komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Masing-
masing komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain, tetai tetap
dapat bekerja sama”.
Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik
sistem sebagai berikut :

1. Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin ( 2008 : 10 ). Modal utama sebuah sistem
adalah input, proses, output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem
yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat bekerja bila ada
masukan dan keluaran selain itu piula sistem memiliki karakteristik
atau sifat-sifat tertentu diantaranya adalah :

a. Komponen Sistem ( Component )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu
kesatuan.
b. Batas Sistem ( Boundary )
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem ( Interface )
 Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya.
e. Masukan Sistem ( Input )
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam berupa masukan
perawatan ( maintenance input ) dan masukan sinyal ( signal input
).
f. Keluaran Sistem ( Output )
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra
sistem.
g. Pengolahan Sistem ( Objective )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.

2. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogianto ( 2005 : 6 ). Sistem merupakan suatu bentuk
integrasi antara satu satu komponen dengan komponen lainnya, karena
sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi
yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat
diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan yaitu :
a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (Physical
system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan
sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
(human made system).
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic system).Sistem tertentu adalah sistem yang
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,
sedangkan sistem tak tentu merupakan sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung sistem
probabilitas.
d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan
tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya.
Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem
lainya.
2. Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu
sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan
akhirnya berakhir, sehingga informasi sangat penting artinya bagi suatu
sistem.
Menurut Jogianto (2005:8). Informasi dapat didefinisikan sebagai
berikut “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam satu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung
operasi, bersifat manajemen dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
yang menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar
tertentu.
1. Kualitas Informasi
Menurut Jogianto (2005:10). Kualitas dari suatu informasi (quality of
information) tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :
a. Akurat (Accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
bias atau menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya (Timeliness)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terhambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai
nilai lagi karena informasi merupakan landasan didalam
pengambilan keputusan. Berarti informasi tersebut mempunyai
manfaat untuk pemakainya.
2. Nilai Informasi
Menurut Jogianto (2005:11). Nilai dari informasi (value of
information) ditentukan dari 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya
 mendapatkannya, suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi
perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu
sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu
bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk
memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak
hanya oleh suatu pihak didalam suatu perusahaan. Lebih lanjut
sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya
dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost
effectiveness atau cost benefit.

3. Sistem Informasi
Informasi itu berasal dari sistem informasi (Informations
Systems) atau disebut juga dengan processing system atau information
processing system.
Menurut Jogianto (2005:12). Sistem Informasi dapat
didefinisikan sebagai berikut “Sistem Informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan”.
1. Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogianto (2005:13). Kompnen sistem informasi terdiri
dari :
a. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi,
dimana data yang masuk dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
 b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan
didasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan
model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem
keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok Kendali (Control Block)
Sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang
diinginkan, maka penting digunakan pengendalian-
pengendalian didalamnya.

2.2 Peralatan Pendukung ( Tools Systems )

Model dari sistem logik dibuat dengan menggunakan peralatan sistem
sehingga dapat menginterpretasikan peralatan sistem yang digunakan untuk
perancangan sistem.
1. Diagram Alir Data ( DAD )
Menurut Jogianto ( 2005 : 701 ). DAD ialah diagram yang
menggunakan notasi-notasi (symbol-symbol) yang digunakan untuk
menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu di dalam
komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.
Diagram alir data sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut
akan disimpan (misalnya harddisk, disket).
Keuntungan dari DAD adalah untuk menggambarkan sistem dari level
yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang paling
rendah, sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukkan
proses pengulangan ( Lopping ), proses keputusan dan proses
perhitungannya.
1. Kesatuan Luar ( External Entity )
Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa
orang atau sistem lainnya, yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem. External Entity disimbolkan dengan
kotak bujur sangkar.
2. Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Setiap proses harus diberi penjelasan yang meliputi indentifikasi
proses, nama proses dan pemrosesan. Proses dilambangkan dengan
bentuk lingkaran.
3. Arus Data (Data Flow)
Arus Data mengalir diantara proses ( process ), simpanan data (Data
Store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data di Diagram Alir
Data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem.
4. Simpanan Data ( Data Store )
Simbol yang digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau yang mengambil data yang diperlukan.
Menurut Jogianto ( 2005 : 703 ). Ketentuan didalam
menggambarkan Diagram Alir Data yaitu :
a. Didalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan antara
enternal entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan data
store yang satu dengan yang lainnya secara langsung.
c. Didalam Diagram Alir Data tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data
flow yang keluar.

Menurut Jogianto (2005:704). Tahapan-tahapan yang di dalam

Diagram Alir Data ialah :

1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber data serta
tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram
tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global
dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini untuk menggambarkan tahapan proses yang ada
didalam digram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
2. Kamus Data ( Data Dictionary )
Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah
katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 725 ), Kamus Data atau Data Dictionary
adalah katalog fakta tentang data dari kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi.
Dengan kamus data sistem analis dapat mendefinisikan data yang
mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapaat menjelaskan lebih detail
lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data
store.
Jadi fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang
menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow
dan data store. Maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus yang mengalir pada DAD,
maka nama dari arus data dicatat pada kamus data.
2. Alis
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada, data
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai data yang berbeda
untuk orang maupun yang lainnya.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke
proses yang lain. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk
laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian
bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau
fomulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan
layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti
ini perlu dicatat dikamus data.
4. Arus Data
 Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data
akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data
supaya mudah mencari arus data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan
keterangan-keterangan arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini
perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk
mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan kedalam sistem,
kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan
harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat dikamus data adalah tentang volume rata-
rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan
banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode
tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang
terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat dikamus data terdiri
dari item-item elemen data.

3. Notasi Kamus Data

Selain hal-hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu
bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,
yang disebut notasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi
dua macam yaitu sebagai berikut :
A. Notasi Tipe Data
 Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN
Setiap Karakter
X
Angka Numerik
9
Karakter Alphabet
A
Angka nol ditampilkan sebagai spasi
Z
kosong
Titik, sebagai pemisah ribuan
.

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung

/ Slash, sebagai tanda pembagi

B. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana
notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN
Terbentuk dari (IS
= COMPOSED) atau terdiri
dari (CONSIST OF) atau sama
dengan (EQUIVALENT OF)

+ Dan (AND)
Salah satu dari (Memilih satu
[ ]
elemen data
didalam bracket ini)
 Sama dengan simbol [ ] atau
||
pemisah pada bentuk [ ]
Interasi (elemen data didalam
N{}M
kurung) beriterasi mulai
minimum N kali dan
maksimum M kali.
Optimal (elemen data didalam
{}
kurung parantheis sifatnya
optimal, dapat ada dan tidak
ada)
Keterangan setelah tanda ini
*
adalah computer
Identifier Data Store
@
Nama lain untuk data
Alias
 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum
Perpustakaan adalah kumpulan informasi yang terdiri dari buku-buku
yang disusun dengan sistem tertentu untuk diambil manfaat dan
pengertiannya. Perpustakaan sekolah merupakan sarana yang sangat penting
untuk memupuk dan mengembangkan minat siswa untuk belajar.
Adapun sarana perpustakaan sekolah selama ini agar terbinanya siswa
menjadi gemar membaca, serta meningkatkan kemampuan untuk belajar
mandiri menuju tercapainya cita-cita pendidikan nasional. Perpustakaan di
SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN, selama ini perannya sangat
diperlukan untuk membantu siswa mencari pengetahuan umum dan
membantu para guru dalam proses belajar mengajar. Untuk meningkatkan
perpustakaan di SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN perlu ditingkatkan
dari pelayanannya sampai fasilitas yang ada sekarang ini, agar siswa dapat
termotivasi untuk mengunjunginya.
3.2 Tinjauan Sekolah
Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan penulis, penulis
melakukan penilitian ke sekolah SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN yang
beralamatkan pada JL. Bumi sani permai blok A6 No.25 Tambun selatan.

3.2.1 Sejarah Sekolahan

A. Sejarah Singkat Berdirinya SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN
SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN didirikan pada tahun 2003 oleh
Dra. Budi Windarti.
VISI
Visi Sekolah adalah imajinasi moral yang dijadikan dasar atau rujukan
dalam menentukan tujuan atau keadaan masa depan sekolah yang secara
 khusus diharapkan oleh sekolah. Visi sekolah merupakan turunan dari Visi
Pendidikan Nasional, yang dijadikan dasar atau rujukan untuk
merumuskan Misi, Tujuan Sasaran untuk pengembangan sekolah dimasa
depan yang diimpikan dan terus terjaga kelangsungan hidup dan
perkembangannya.
Adapun Visi SMP Negeri 6 Tambun Selatan adalah :
“ Unggul dalam prestasi, terdepan dalam iptek, berwawasam
lingkungan berlandaskan iman & taqwa ”.

MISI
Dalam upaya mewujudkan Visi di atas, Misi SMP Negeri 6 Tambun
Selatan adalah :
1. Menumbuh kembangkan budaya belajar dalam bidang intrakurikuler
dan ekstrakulikuler.
2. Merai prestasi dalam bidang intrakurikuler dan ekstrakurikuler.
3. Meningkankan kemampuan dalam penguasaan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi sesuai dengan perkembangan zaman.
4. Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, tertib, aman,
nyaman, rindang, indah, kekeluargaan dan menyenangkan.
5. Mengembangkan kegiatan keagamaan untuk meningkatkan keimanan
dan ketaqwaan.
6. Membudayakan sikap dan perilaku yang baik sehingga tercipta budi
pekerti luhur.
B. Perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN
Perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN didirikan pada
Perpustakaan tersebut mempunyai peranan yang sangat penting dalam
meningkatkan minat baca serta wawasan bagi para siswa-siswinya dan
sebagai tempat untuk mengisi waktu luang dengan membaca buku, baik
buku-buku pelajaran maupun jenis buku umum lainnya yang telah
disediakan.
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN

SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN

Sumber : Bagian Pelayanan Koperasi SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN

Gambar III.1 Struktur Organisasi Perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN

SELATAN

Struktur organisasi perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN

tergolong sangat sederhana. Adapun rincian tugas dan fungsi pada masing-
masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Kepala Sekolah
Tugas dan fungsi kepala sekolah adalah mengkoordinasi dan mengawasi
secara umum kegiatan perpustakaan.
2. Pembimbing Perpustakaan
Tugas dan fungsinya :
a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perpustakaan
 b. Menentukan kebijakan yang diperlukan untuk perpustakaan
c. Membina, membimbing, mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan
harian dalam menjalankan tugas.
3. Bagian Teknisi
Tugas dan fungsinya :
a. Melakukan pengadaan buku perpustakaan
b. Melakukan pemeriksaan buku pustaka
c. Menstempel buku-buku perpustakaan
d. Memasukan buku pada buku induk
e. Mengklasifikasikan buku
f. Melakukan penyusunan koleksi dan kartu catalog
4. Bagian Pelayanan
Tugas dan fungsinya :
a. Melayani pinjaman
b. Melayani pengembalian
c. Pelayanan referensi sesuai dengan jam perpustakaan
d. Pengontrolan administrasi pinjaman
5. Bagian Pemeliharaan
a. Menyampul buku
b. Mengadakan perbaikan-perbaikan buku yang rusak seperti :
pengeleman dan penjilidan
c. Pemeliharaan buku yang disebabkan oleh : alam, binatang, dan lain-
lainnya.
d. Penyusunan buku.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Sistem perpustakaan yang dianalisa penulis mempunyai tahapan-
tahapan dalam melakukan proses kegiatannya. Tahapan-tahapan tersebut
adalah sebagai berikut :
 1. Peminjaman Buku
Dalam peminjaman buku anggota yang akan meminjam buku tersebut,
mencari buku yang ingin di pinjam kemudian menyerahkan kartu anggota
dan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. Setelah itu
petugas perpustakaan akan mencatat buku apa yang akan dipinjam diarsip
peminjaman dan pengembalian dan kartu pinjaman, setelah itu buku
tersebut diserahkan kepada peminjam beserta kartu pinjaman.
2. Pengembalian Buku
Setelah batas waktu peminjaman buku telah habis, maka anggota
wajib mengembalikan buku beserta kartu pinjaman yang akan dicek
kedalam arsip peminjaman, kemudian petugas mencatat kedalam arsip
peminjaman dan pengembalian.
3. Laporan
Semua kegiatan yang terjadi di perpustakaan, meliputi peminjaman
buku maupun pengembalian buku yang telah dicatat dalam arsip
peminjaman dan pengembalian buku oleh petugas perpustakaan akan
diserahkan kepada kepala sekolah setiap tahunnya.

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan peminjaman dan
pengembalian buku pada perpustakaan di SMP NEGERI 6 TAMBUN
SELATAN dapat digambarkan dengan Diagram Alir Data (DAD). Pada
bagian ini penulis membagi dalam tiga bagian.
Diagram Alir Data (DAD) adalah suatu network yang menggambarkan
suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari
keduanya yang saling berhubungan sesuai aturan mainnya.
 Gambar III.2 Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

1. Dokumen Masukan
Adapun dokumen masukan yang menghasilkan adalah sebagai berikut:
A. Nama arus data : Kartu Anggota
Alias : KA
Bentuk data : Cetakan manual
Arus data : Anggota–Proses 1.1
Proses 1.1 – Petugas Perpustakaan
Penjelasan : Dari anggota menyerahkan kartu
anggota untuk melakukan peminjaman
dan pengembalian buku
Periode : Setiap kali peminjaman buku.

Volume : Rata-rata 1 perhari

Struktur data = Header + Footer

Header = Judul + Nama_sekolah + Alamat +

Telp

Footer = Nama + NIS + Kelas + Alamat +

Nomor + Foto

B. Nama arus data : Data Buku

Alias : Daftar Buku
Bentuk data : Manual
Arus data : Arsip Buku – Proses 1.1
Proses 1.1 – Petugas Perpustakaan
Penjelasan : Untuk mengetahui buku yang ingin
dipinjam
Periode : Setiap kali peminjaman buku
 Volume : Rata-rata 7 perhari
Struktur data : Isi
Isi =1{Tanggal + No +
Nama_pengarang + Nama_Buku +
Thn_Terbit + Nama_penerbit + Harga
+ Sumber + Keterangan}37
C. Nama arus data : Data Anggota
Alias : Daftar siswa
Bentuk data : Cetakan manual
Arus data : Arsip Anggota – Proses 1.1
Proses 1.1 – Petugas Perpustakaan
Penjelasan : Untuk Mengetahui data anggota saat
Akan meminjam buku
Periode : Setiap kali peminjaman buku.
Volume : Rata-rata 1 perhari
Struktur data =Header + Isi + Footer
Header =Judul + Nama_sekolah + NNS + NSPN
+ No_Telpon + Alamat_Sekolah +
Kecamatan + Kota_Administrasi +
Bidang_Studi_Keahlian +
Program_Studi_Keahlian +
Kompotisi_Keahlian + Kelas
Isi = 1{Nomor + Urut + NIS + NISN +
Nama_Peserta_Didik + L/P + TTL +
Agama+ Nama_Orang_Tua/Wali +
Alamat_Orang_Tua/Wali +
No.Ijazah_SLTP + Tahun}24
Footer = Jakarta_01_Agustus_2013 +
Mengetahui + Pengawas +
Kepala_Sekolah + TTD_Pengawas +
 TTD_Kepala_Sekolah

2. Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
A. Nama arus data : Kartu Peminjaman
Alias : KP
Bentuk data : Cetak manual
Arus data : Petugas Perpustakaan – Proses
1.2
Proses 1.2 – Anggota
Penjelasan : Tanda bukti peminjaman buku
dan pengembalian buku
Periode : Setiap kali Peminjaman buku
Volume : Rata-rata 1 perhari
Struktur data = Header + Isi
Header = No_Induk_Buku + Pengarang
+ Judul
Isi =1{No_Anggota +
Nama_Peminjam +
Tgl_Kembali}55

B. Nama Arus data : Data peminjaman dan

pengembalian
Alias : Daftar Peminjaman dan
Pengembalian
Bentuk data : Manual
Arus data : Petugas Perpustakaan –
Proses 1.2
Proses 1.2 – D3
 Penjelasan :Untuk mencatat peminjaman
dan pengembalian buku
perpustakaan
Periode : Setiap kali Peminjaman buku
Volume : Rata-rata 7 perhari
Struktur data : Isi
Isi =1{Tanggal +Nama_siswa_siswi
+ Buku_Yang_Dipinjam +
TTD_Peminjam
TTD_Petugas}39
C. Nama arus data : Laporan peminjaman dan
pengembalian buku
Alias : -
Bentuk data : Cetak Manual
Arus data : Petugas Perpustakaan – Proses
3.0
Proses 3.0 – Kepala Sekolah
Proses 3.0 – D4
Penjelasan : Untuk mencatat peminjaman
dan pengembalian buku
perpustakaan
Periode : Setiap kali Peminjaman buku
Volume : 1 pertahun
Struktur data = Header + Is i + Footer
Header = Judul + Nama_Sekolah +
Tahun_Ajaran
Isi =1 {No + Bulan
Jumlah_Peminjaman_Buku +
Buku_Baru +Buku_Rusak+
Buku_Hilang + Jumlah}12
 Footer = Mengetahui +
TTD_kepala_Sekolah +
TTD_kepala_Perpustakaan

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan adalah merupakan rangkaian yang tersaji
pada sistem berjalan yang dibuat dimana memerlukan berbagai dokumen baik
itu dokumen masukan ataupun dokumen keluaran. Adapun sistem spesifikasi
berjalan yang penulis uraikan yaitu sistem peminjaman dan pengembalian
buku pada perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input atau masukan adalah segala bentuk masukan
yang berupa dokumen dan diolah dalam proses agar dapat
menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen
masukan yang dimasukkan pada sistem peminjaman dan
pengembalian buku dapat dilihat sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Anggota
Sumber Anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Fungsi : Sebagai tanda pengenal untuk
meminjam dan mengembalikan
buku
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A1

2. Nama dokumen : Data Buku

Sumber : Arsip Buku
Tujuan : Petugas Perpustakaan
 Fungsi : Untuk mengetahui buku yang
ingin di pinjam
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A2

3. Nama dokumen : Data Anggota

Sumber : Arsip anggota
Tujuan : Petugas Perpustakaan
Fungsi : Untuk mengetahui data anggota
saat akan meminjam buku
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran A3

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala dokumen dari proses pengelolaan
dokumen masukan perpustakaan berupa dokumen-dokmen yang akan
mendukung segala kegiatan manajemen serta dokumen hasil pencatatan atau
laporan. Adapun dokumen keluaran yang dipergunakan pada system
peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan SMP Negeri 6 Tambun
Selatan, yaitu sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Pinjaman Buku
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Anggota
Fungsi : Sebagai bukti peminjaman
dan pengembalian buku
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B1
2. Nama dokumen : Daftar Peminjaman
Sumber : Arsip peminjaman dan
pengembalian buku
Tujuan : Petugas perpustakaan
Fungsi : Untuk mencatat peminjaman
Dan pengembalian buku
Perpustakaan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B2

3. Nama dokumen : Laporan peminjaman dan

pengembalian buku
Sumber : Petugas Perpustakaan
Tujuan : Kepala Sekolah
Fungsi :Sebagai laporan peminjaman
buku yang terjadi dan jumlah
buku yang baru, rusak dan
hilang
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B3
3.7 Permasalahan Pokok
Permasalahan yang timbul dalam sistem pendaftaran, peminjaman dan
pengembalian buku pada perpustakaan SMP Negeri 6 Tambun Selatan adalah
masih menggunakan cara-cara manual, sehingga terjadi hambatan-hambatan
dalam proses pelaksanaannya.

Hambatan-hambatan tersebut antara lain :

1. Pencatatan yang dilakukan secara manual memakan waktu yang cukup
lama mengingat banyak data yang akan diproses.
2. Apabila terjadi kesalahan pada pengisian data maka petugas akan
mengulang lagi dari awal untuk membetulkan kesalahan di karenakan
proses yang masih manual.
3. penyimpanan data yang kurang baik akan menimbulkan masalah pada
saat akan melaporankan arsip kepada kepala sekolah, dikarenakan
arsip-arsip bias hilang atau rusak karena penyimpanan yang tidak baik.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk memecahkan masalah yang ada pada perpustakaan SMP
NEGERI 6 TAMBUN SELATAN cukup sulit jika ditanggulangi secara dini
untuk memecahkan masalah yang akan dihadapi, penulis mencoba
mengusulkan pemecahan masalah dengan komputerisasi sistem.
Pengolahan data dengan komputer diharapkan dapat membantu proses
pencatatan data sehingga penyimpanan datanya akan lebih baik dan bila
terjadi kesalahan cukup dengan mengedit data saja.
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Dengan selesainya penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini,
yang membahas mengenai peminjaman dan pengembalian buku pada
perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN, dalam bab ini penulis
akan menyimpulkan tentang apa saja yang telah diuraikan dalam bab-bab
sebelumnya. Secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Belum adanya komputerisasi sistem pada peminjaman dan pengembalian
buku.
2. Masih belum tersusun rapi dalam penyimpanan data-data file dan laporan
peminjaman dan pengembalian buku.

4.2 Saran
Pada akhir penulisan KKP ini, penulis mencoba memberikan beberapa
saran pada pembuatan KKP ini sebagai berikut :
1. Mendorong agar menggunakan sistem komputerisasi untuk membantu
menyelesaikan pekerjaan dengan mudah dan efisien.
2. Memahami arti pentingnya perpustakaan, sehingga dapat memotivasi
siswa untuk berkunjung dan memanfaatkan Perpustakaan SMP NEGERI 6
TAMBUN SELATAN.
3. Banyaknya pesaing perpustakaan dalam mengambil informasi seperti
adanya televise, internet dan alat elektronik lainnya merupakan
permasalahan yang menjadi tantangan. Maka dari itu perpustakaan harus
lebih memperhatikan tampilan, meningkatkan koleksi buku, fasilitas dan
layanan perpustakaan agar dapat menarik minat siswa/i untuk
mengunjungi Perpustakaan SMP NEGERI 6 TAMBUN SELATAN.
 DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogianto.2005. Analisa dan Desain. Edisi Ketiga. Yogyakarta : Andi Offset.
Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi. Jakarta : STMIK
Muhammadiyah Jakarta
Romney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9. Buku 1.
Jakarta : Salemba Empat
Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6. Yogyakarta
: Andi
Winarno,Wahyu Wing.2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-6. Yogyakarta :
UPP STIM YKPN
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. BIODATA DIRI
Nama : Ega Widiantoro
Tempat, Tanggal Lahir : Ponorogo, 06 Februari 1997
Alamat : Perumahan Griya Bekasi Permai Blok
G12A/28 Ds.Telajung Kec. Cikarang Barat
Kewarganegaraan : Indonesia
No. Telp : 089674440778
B. RIWAYAT PENDIDIKAN
1. SDN Mojorayung 03 Wungu 2003 - 2009
2. SMP N 5 Setu 2009 - 2012
3. SMK Yapin 02 Setu 2012 - 2015
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. BIODATA DIRI
Nama : Raka Dwi Cahya
Tempat, Tanggal Lahir : Sukabumi, 12 Mei 1997
Alamat : Perum Griya Bekasi Permai Blok I 16
No 32 Ds Telajung Kec Cikarang Barat
Kewarganegaraan : Indonesia
No. Telp : 081287914159
B. RIWAYAT PENDIDIKAN
1. SDN Tanjung Priok 02 Pagi 2003 - 2009
2. SMP N 5 Setu 2009 – 2012
3. SMK Yapin 02 Setu 2012 – 2015
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. BIODATA DIRI
Nama : Agus Mufahirin
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 05 Agustus 1991
Alamat : Perum papan mas Blok F39/25 Setia mekar
Tambun Selatan, Bekasi
Kewarganegaraan : Indonesia
No. Telp : 081319535608
B. RIWAYAT PENDIDIKAN
1. SD Negeri 04 Setiamekar 1997-2003
2. SMP Negeri 6 Tambun Selatan 2003-2006
3. SMA Negeri 9 Bekasi 2006-2009