ENSAYO:

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos

Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la
generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito
socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse
engrandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
y el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar
testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas,
legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general.
Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener
un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

Los archivos a su vez son de gran utilidad para los distintos usuarios que desean
encontrar en ellos parte de nuestra cultura, esto para el caso de los archivos que
tratan sobre ello. Para el efecto contable el mantener un archivo al día y bien
organizado permite al ente económico la toma de decisiones oportunas con base
en la información que se tiene de modo tal que no se procesa a caer en los mismos
errores y se le dé un buen manejo. Así como también sirve para la consulta de
información que se generó en otros periodos y que puede ser el caso de que se
requiera para la contestación de algún requerimiento, nosotros como contadores
estamos obligados a conservar como archivo activo los documentos que no sean
inferiores a dos años, puesto que es el tiempo que tienen los organismos de control
y vigilancia para hacer correcciones y que se necesita para consultar y corroborar
con la información actual , como archivo inactivo uno no superior a seis años que
debe estar debidamente legajado y foliado para que permita una mejor consulta y
un archivo histórico que debe estar conservado y preservado para el efecto de que
se presente alguna consulta.

Una de las razones por las que me encuentro haciendo este curso es porque
procuro ser una persona ordenada y en mi carrera profesional es algo que se debe
hacer puesto que no sabemos en qué momento debamos dar con pruebas alguna
contestación y es necesario saber en dónde se encuentra la información que
necesitamos, normalmente acostumbraba a tirar las cosas que no sirven, pero en
mi corta experiencia he aprendido que en algún momento esto va a ser útil, por ello
mi interés en este curso y en los que tengan que ver con el archivo y gestión
documental, hace algún tiempo trabaje como auxiliar de la ESE HOSPITAL LOCAL
DE LOS PATIOS una entidad del estado, publica, allí aprendí algunos conceptos
sobre el tema y pues me llamo mucho la atención ver que todo debe ir legajado,
foliado y en cajas para permitir un mejor manejo de la información así como también
debe contener un archivo de computador donde se relaciona que información ha
sido guardada y que en el caso de necesitar usarla se sepa en qué número de caja
esta y que número de folio se encuentra haciendo de esta manera más fácil su
búsqueda. Por lo que considero que el tema del archivo es muy importante para la
empresa y que los conceptos que he leído en esta primera guía han sido de mi total
satisfacción.