HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMA
1. ¿QUÉ ES UN ORGANIGRAMA?

un organigrama es un esquema de la organización de una empresa,

entidad o de una actividad. El término también se utiliza para nombrar a
la representación gráfica de las operaciones que se realizan en el marco
de un proceso industrial o informático.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización

representada y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las
características generales de la organización.

Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen
cada departamento o división de la entidad, para explicitar las
relaciones jerárquicas y competencias vigentes.

Pueden mencionarse tres tipos de organigrama. Los organigramas

generales son aquellos que ofrecen una visión simplificada de la
organización, ya que sólo exhiben la información más importante. Los
organigramas analíticos, en cambio, muestran datos más detallados y
son más específicos. Por último, los organigramas suplementarios son un
complemento de los analíticos.

Organigrama horizontal. Se caracteriza por el hecho de que en él lo que

son las jerarquías se muestran de izquierda a derecha.

Organigrama vertical. En su caso, las citadas jerarquías se presentan en

forma de pirámide, es decir, arriba estará la autoridad más importante y
abajo el trabajador con menos poder de decisión.

Organigrama circular. El centro del mismo es la autoridad más importante

dentro de la entidad o compañía y partiendo de él se van formando los
círculos que van representando al resto de miembros de aquella en base
a su poder y cargo.

Organigrama mixto. Este tipo se caracteriza por ser una mezcla de los dos
primeros tipos citados.

Organigrama escalar. La principal seña de identidad que identifica a

esta clase de organigrama es que la autoridad se asocia a las sangrías
de tal manera que mientras más sangría tenga una persona dentro de
aquel menor poder tendrá dentro de la compañía.

Además de todo lo expuesto podemos decir que cualquier empresa,

entidad o institución cuenta con su propio organigrama. Así, existe el
mismo tanto en cualquier ayuntamiento como en cualquier compañía
privada o en los diversos ministerios gubernamentales.

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2. EJEMPLO DE ORGANIGRAMA

GERENTE
OPERATIVO
O DUEÑO

JEFE DE JEFE DE JEFE JEFE DE

COBRO VENTAS ADMINISTRATIVO INVESTIGACION

PROMOTOR ALMACEN

SUPERVISOR GESTOR

VENDEDORES

COBRADORES

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3. QUE ES UN FLUJOGRAMA

El diagrama de flujo o flujograma o diagrama de actividades es la

representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas
como programación, economía, procesos industriales y psicología
cognitiva.

En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), es un diagrama de

actividades que representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio
y operacionales de los componentes en un sistema. Un diagrama de
actividades muestra el flujo de control general.

En SysML el diagrama ha sido extendido para indicar flujos entre pasos

que mueven elementos físicos (p. ej., gasolina) o energía (p. ej., presión).
Los cambios adicionales permiten al diagrama soportar mejor flujos de
comportamiento y datos continuos.

Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que

representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución
mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso.
Importancia:

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda

a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte
de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su
nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de
las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier métodos y sistemas.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en
toda organización y departamento, ya que este permite la visualización
de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está
equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para
algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas
de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la
definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de
flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de
acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a
analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar
la existencia de sistemas de información para la administración.

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4. EJEMPLO DE FLUJOGRAMA

Mercancías Inspección Contenido Notificar

No
recibidas en de mercancía del Compra
Almacen pedido?

Control de
calidad
entrada

Mercancía No
aceptada?

Yes

Notificación
de recepción
en depositito

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5. COMO ELABORAR UNA MISIÓN Y VISIÓN DE UNA INSTITUCIÓN

VISIÓN

La visión es la imagen que se tiene del lugar a donde se quiere llegar, de

cómo queremos vernos, como institución, en un futuro definido.
La visión nos permite plantear un futuro deseable, que sea lo
suficientemente claro y motivador para otros, como para trabajar en su
cumplimiento.
La declaración de la visión debe responder a las siguientes preguntas:
 ¿Qué tratamos de conseguir?
 ¿Cuáles son nuestros valores?
 ¿Cómo produciremos resultados?
 ¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?
 ¿Cómo conseguiremos ser competitivos?

Su elaboración, corresponde al equipo de primer nivel (mando superior o

estratégico) de cualquier organización, pues cuentan con mayor
información y una perspectiva más amplia acerca de lo que se desea
lograr.
MISIÓN

Es importante aclarar que, antes de establecer una VISIÓN, es necesario

que se defina una clara MISIÓN.
Al igual que la Visión, el redactar la Misión, es labor de un equipo de
trabajo, más que la actividad de una sola persona, pues es importante
asegurar que se involucren todos dentro de la organización con base en
la información y con la perspectiva suficiente y complementaria, además
de que es una buena forma de que se obtenga mayor participación y
compromiso hacia su cumplimiento.
Como quiera que se defina, la Misión es la declaración que sirve para
saber cuál es nuestro negocio o razón fundamental de ser y operar. Es el
primer paso y uno de los elementos críticos para realizar una planeación
estratégica.

Existen algunas preguntas fundamentales que guían al equipo de

personas que se reúnen a definir una Misión.

 ¿Por qué existimos (cuál es nuestro propósito básico)?

 ¿En qué sector debemos estar?
 ¿Quién es nuestro usuario o ciudadano objetivo?
 ¿En dónde se encuentra nuestro usuario o ciudadano objetivo?
 ¿Qué es valor para nuestro usuario o ciudadano?
 ¿Qué necesidades podemos satisfacer?
 ¿Cómo es que vamos a satisfacer estas necesidades?
 ¿En qué nicho o sector queremos estar?
 ¿Cuáles son nuestros productos o servicios presentes o futuros?

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