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O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser


desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele
funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem
fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta
atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto
em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo
qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e
competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a
serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes, afinal, um erro na
transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar
atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes
(em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que
elas representam:

 WHAT – O QUE SERÁ FEITO? (ETAPAS)


 WHY – POR QUE SERÁ FEITO? (JUSTIFICATIVA)
 WHERE – ONDE SERÁ FEITO? (LOCAL)
 WHEN – QUANDO SERÁ FEITO? (TEMPO)
 WHO – POR QUEM SERÁ FEITO? (RESPONSABILIDADE)
 HOW – COMO SERÁ FEITO? (MÉTODO)
 HOW MUCH – QUANTO CUSTARÁ FAZER? (CUSTO)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exclui-se o “H”
referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”,
ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor,
respeitando sempre as características individuais.
Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para
identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-
se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os
seguintes pontos:

 Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus
efeitos;
 Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá
tomar outras ações para eliminá-los;
 É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos
custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Me dá um exemplo?

Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às 7 perguntas
citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa
sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela
pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas
sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário
o 5W2H perde a sua função.
Outros exemplos

Exemplos de utilização da ferramenta 5w2h

1 - Programando uma viagem

Como toda atividade que exige um planejamento prévio, a programação de uma viagem
precisa ser muito bem pensada e esquematizada para não haver imprevistos na hora do seu
momento de lazer mais esperado do ano. Por isso, a utilização do 5W2H pode ser uma excelente
alternativa para auxiliá-lo no planejamento de sua viagem de férias ou de fim de ano, por exemplo.
Abaixo, mostraremos um exemplo de planilha 5W2H pronta, detalhando todos os aspectos
do planejamento de uma viagem à Salvador para o natal e réveillon. Confira:

É importante ressaltar que a viagem mencionada é apenas um exemplo fictício, sem qualquer
compromisso em ser fiel a lugares e preços da viagem. É apenas para que você tenha uma idéia de
como ficaria um planejamento de viagem com o 5w2h. Claro que você pode ser mais específico com
suas atividades, mas desta forma já dá pra visualizar legal como será a viagem.

2 - Fazendo planejamento de mídias sociais

Outra utilização do 5w2h é para o planejamento de ações em mídias sociais, muito utilizado
nos dias de hoje. Abaixo segue o esquema elaborado pelo pessoal do blog Novo Setor para uma
Escola de Marketing em Fortaleza, que realizará sorteios pelo Twitter a fim de angariar novos
seguidores. A idéia é aumentar o número de pessoas que acessa o conteúdo da Escola. Confira:
No planejamento acima, as tarefas foram melhor descritas e analisadas, com um texto um
pouco maior, porém mais bem explicada. A quantidade de palavras utilizada varia de acordo com a
necessidade de cada um, não há regra.

3 - Planejamento de redução de custos de uma empresa

O 5W2H é muito utilizado também para planejar mudanças na empresa, sejam elas
estruturais, de pessoal ou mesmo financeiras. Na verdade esta é a função principal da ferramenta,
que posteriormente passou a ser usada fora das empresas também. O exemplo abaixo contempla
uma situação em que a empresa precisa reduzir seus gastos com o consumo de água em até 35%.
Confira as etapas da mudança:

Outros exemplos de utilização do 5w2h

Além dos 3 exemplos citados acima, você também pode utilizar o 5w2h em muitas outras
atividades. Abaixo citaremos alguns exemplos:
 Tornar a empresa mais lucrativa;
 Realizar um planejamento escolar;
 Planejar a manutenção de máquinas em uma indústria;
 Definir a estratégia para um processo de seleção de pessoal;
 Elevar a satisfação de alunos com determinado curso;
 Aumento da carteira de clientes de uma empresa.
Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta é bem simples e pode ser manuseado
por qualquer pessoa que tenha mínimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E são inúmeras as
formas de se utilizar a ferramenta 5W2H para realizar planejamentos de todo tipo. Me arrisco a dizer
que ela pode ser usada para qualquer tipo de organização e planejamento de atividades, basta que
você analise os elementos envolvidos na análise que precisa fazer, alocando cada informação no
campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado
no 5W2H.
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