TITULO DEL CARGO: ADMINISTRADOR JEFE

CÓDIGO: 08044
NIVEL: 8

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Controlar las actividades técnicas y administrativas de las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveeduría y
demás unidades administrativas, de los servicios y los recursos materiales y financieros asignados a una dependencia,
planificando, coordinando y ejecutando los sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de satisfacer las
necesidades de ésta y administrar efectivamente sus recursos.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros.
• Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias.
• Autoriza los movimientos relacionados con el área.
• Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
• Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros.
• Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia.
• Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad.
• Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa.
• Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia.
• Representa a la unidad ante el Comité de Compras.
• Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales.
• Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones.
• Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad.
• Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas.
• Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
• Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.
• Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros.
• Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento
interno.
• Administra los recursos económicos y materiales de la unidad.
• Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera.
• Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales.
• Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad.
• Representa a la Institución en el área de su competencia.
• Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución.
• Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa.
• Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad.
• Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativos
exigidos por la Institución.
• Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos de
operación, retenciones, aportes, entre otros.
• Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención.
• Asiste y participa en reuniones de la unidad.
• Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables.
• Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo.
• Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas.
• Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad.
• Opera un microcomputador para accesar información.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO:

Es responsable directo de dinero en efectivo, título y valores, contratos, custodia de materiales y ejecución de presupuesto

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.

SUPERVISIÓN:

El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica, de manera directa y
constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, a fin de ejecutar y/o controlar y/o aprobar lo relativo
al área y frecuentes con unidades de Compras y Suministros, Planificación y Programación Presupuestaria, a fin de ejecutar
lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con entidades bancarias, proveedores de bienes y servicios, y ocasionales con
algunas entidades gubernamentales, a fin de apoyar y/o coordinar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
buena habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO:

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual bajo y
un grado de precisión visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA:

Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Administración.
 B) EDUCACIÓN:

Licenciado en Contaduría Pública.

EXPERIENCIA:

Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Administración.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Principios administrativos públicos.

Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos.
Procesador de palabras.
Sistemas operativos.
Hojas de cálculos.
Computación básica.

HABILIDAD PARA:

Desarrollar métodos y procedimientos de trabajo.

Redactar y analizar informes técnicos.
Realizar cálculos numéricos.
Analizar problemas presupuestarios.
Expresarse verbalmente de manera clara.
Supervisar personal.
Mantener relaciones personales.

DESTREZAS EN:

El manejo de calculadoras.
El manejo de un microcomputador.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Técnicas de supervisión y control.

Dirección de reuniones.
Actualización de técnicas contables.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.