INTRODUCCIÓN

El término macro en Excel, se aplica al conjunto de acciones o

instrucciones secuenciales, que permiten automatizar un procedimiento
o proceso que se ejecuta continuamente en un formato, reporte,
informe estadístico o bien en una tabla de datos.

La palabra macro es una abreviatura de la palabra macroinstrucción, y

consiste en un pequeño programa que se genera automáticamente a
partir de la grabación en Excel de una serie de instrucciones que son
efectuadas de forma secuencial. Cada vez que se ejecuta la macro,
Excel repite automáticamente las instrucciones grabadas.

La ejecución de la macro puede realizarse con una simple pulsación de

dos teclas, los resultados que produce generalmente se despliegan muy
ágilmente, aunque se encuentran sujetos a la cantidad de instrucciones
o cálculos que debe efectuar.

En esta unidad se abordará el procedimiento para grabar, ejecutar,

eliminar y modificar una macro dentro del entorno de la hoja de cálculo
de Microsoft® Excel.

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar el tema, el participante utilizará los procedimientos disponibles en

Microsoft Office Excel2007 para grabar macros, con la finalidad de
automatizar procedimientos de uso cotidiano, que van desde dar formato
hasta realizar operaciones en la hoja de cálculo.

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La creación de una macro, consiste en almacenar una serie de pasos para que
posteriormente se puedan activar con un método abreviado por medio del teclado.

Para ilustrar el funcionamiento de una macro, se aplicarán una serie de

instrucciones secuenciales que son de uso cotidiano, con el propósito de dar
formato a los encabezados de la lista que se muestra en la figura 7.1.1.

Figura 7.1.1.

Para grabar la macro se realiza el siguiente procedimiento:

a. Ubique el cursor sobre una celda de la lista.

b. Seleccione la ficha Programador ubicada en la Banda de opciones. Si la ficha

programador no se encuentra disponible debe realizar la siguiente secuencia
para activarla: Botón Microsoft Office Opciones de Excel Más
frecuentesMostrar ficha Programador en la cinta de opciones Aceptar.

c. Dentro del grupo de comandos Código, haga clic en el comando Grabar

macro.

Figura 7.1.2. Comando Grabar macro

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 Se despliega la ventana Grabar macro, similar a la de la figura siguiente:

Figura 7.1.3. Ventana Grabar macro

d. En el campo Nombre de la macro 1 , ingrese un nombre sin dejar espacios,

para identificar el proceso efectuado. Para el ejemplo Formato.

NOTA: Al abrir la ventana Grabar macro, Excel asigna por omisión el nombre
Macro1 al libro de trabajo; este nombre puede cambiarse (recomendado) cuando
se crea una macro.

e. El Método abreviado 2 permite ejecutar la macro mediante la pulsación de

teclas, la letra (o carácter) que incorpore en este campo en combinación con la
tecla Ctrl. Debe tener cuidado de NO repetir alguna combinación de teclas
reservada por Excel, por ejemplo: Ctrl + C (copiar), Ctrl + V (pegar), Ctrl + G
(guardar), etcétera. Para el ejemplo se seleccionó la combinación Ctrl + Y.

f. Seleccione de la lista desplegable Guardar macro en: 3 la ubicación en

donde desea que Excel almacene la macro que va a grabar, considerando lo
siguiente:

 Libro de macros personal: guarda la macro en el libro de macros de Excel

para que pueda ser utilizada y ejecutada en cualquier otro libro de trabajo
que cree o abra en ese equipo de cómputo. Al guardar el libro y cerrar Excel,
se desplegará un aviso de confirmación que deberá aceptar para que la
macro esté disponible la próxima ocasión que utilice Excel:

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Figura 7.1.4. Mensaje de confirmación

 Libro nuevo: abre un libro de trabajo nuevo para guardar la macro y tener la
posibilidad de ejecutarla en ese nuevo libro sin afectar los datos de origen ni
agregarse al libro actual. Al guardar y cerrar el libro nuevo, la macro se
conservará en dicho libro exclusivamente.

 Este libro: la macro se guarda y ejecuta sólo en el libro activo o actual, a

partir del cual se grabaron las instrucciones (OPCIÓN RECOMENDADA).

Para el ejemplo, la macro se guardó utilizando la opción Este libro.

g. En el campo Descripción 4 , puede agregar una breve explicación de las

acciones que realiza la macro que va a grabar.

h. Presione el botón Aceptar 5 de la ventana Grabar macro, inmediatamente

Excel iniciará la grabación de de todas las pulsaciones de botón, selección,
apertura de menús, etcétera; que realice en la hoja de cálculo por lo que
debe realizar los pasos del procedimiento con cuidado. Una vez iniciado el
proceso de grabación de la macro, se recomienda no seleccionar celdas
incorrectas o que no se utilicen, ya que posteriormente cuando ejecute la
macro se pueden generar errores. Debe ser preciso en la ejecución del
procedimiento que será grabado.
Al comenzar la grabación Excel despliega en la esquina inferior izquierda de
la barra de estado, el botón Detener grabación para terminar la
grabación en el momento en que se requiera. Se recomienda que detenga la
grabación hasta que finalice todas las instrucciones del proceso.

i. Enseguida, realice las acciones que desea grabar en la macro. Para el

ejemplo las acciones son:

1. Seleccione de la lista la celda A2.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el rango seleccionado y en
el menú contextual elija Formato de celdas….

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 Figura 7.1.5. Menú contextual

3.
4.

Se presenta la ventana Formato de celdas.

Figura 7.1.6. Ventana Formato de celda

3. Seleccione la ficha Alineación y en las listas desplegables Horizontal y

Vertical elija la opción Centrar.

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 4. En la ficha Fuente, seleccione en el campo Fuente: Arial, Estilo: Negrita
Cursiva; y en el campo Tamaño: 11.

5. En la ficha Bordes, elija Contorno e Interior.

6. En la ficha Relleno seleccione como Color de fondo un tono gris.

j. Una vez realizadas las acciones, pulse el botón Detener grabación

ubicado del lado izquierdo de la Barra de estado; o bien, dentro del grupo de
comandos Código, en la ficha Programador, haga clic en el comando Detener
grabación.

Figura 7.1.7. Comando Detener grabación

En la siguiente figura se muestra el resultado:

Figura 7.1.8. Resultado de la macro

NOTA: Cada vez que se abra un libro en el cual se grabó una macro, Excel
mostrará una Advertencia de Seguridad, solicitando al usuario que elija alguna
de las opciones: Deshabilitar o Habilitar la operación de las macros en el libro. .

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Figura 7.1.9. Advertencia de seguridad

Si las macros son confiables se presiona el botón Habilitar macros, de lo contrario

se oprime el botón Deshabilitar macros; con lo que pueden perderse algunas
funcionalidades.

Para ejecutar la macro, realice el siguiente procedimiento:

a. Seleccione el rango de celdas y la hoja de datos en donde desea aplicar las

acciones grabadas en la macro. Para el ejemplo rango B2:F2.

b. Acuda a la ficha Programador, ubicada en la banda de opciones.

c. Dentro del grupo de comandos Código, haga clic en el comando Macros, como
se presenta en la figura siguiente:

Figura 7.2.1. Comando Macros

Excel despliega la ventana Macro:

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Figura 7.2.2. Ventana Macro

d. Seleccione con un clic el nombre de la macro que desea ejecutar, para este
ejemplo Formato; ya que éste es el nombre que se le asignó a la macro que se
grabó.

e. Enseguida, presione el botón Ejecutar. También puede ejecutar la macro con la

combinación de teclas que se le asignó antes de la grabación, conocida como
método abreviado, en este caso Ctrl + Y. La macro puede ser ejecutada en
cualquier hoja del libro, aún en las que inserte posteriormente. En la siguiente
figura se muestra el resultado:

Figura 7.2.3. Resultado de la macro

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 NOTA: Dentro de Excel se manejan niveles de seguridad en la ejecución de
macros con la finalidad de proporcionar seguridad contra virus informáticos. Al
momento de ejecutar una macro es posible que el nivel de seguridad se
encuentre establecido de manera que proporcione la mayor protección. En estos
casos, se presenta una ventana como la siguiente:

Para modificar el nivel de seguridad y poder ejecutar la macro se sigue la

siguiente secuencia:
Botón de Office  Opciones de Excel  Centro de confianza 
Configuración del Centro de confianza… Configuración de macros 
Habilitar todas las macros.

Para eliminar una macro, realice lo siguiente:

a. Abra el libro en el que se encuentra la macro que desea eliminar.

b. Seleccione la ficha Programador, ubicada en la banda de opciones.

c. Dentro del grupo de comandos Código, presione el botón Macros; para que se
presente la ventana Macro (Figura 7.2.2).

d. Seleccione el nombre de la macro que va a suprimir, por ejemplo Formato.

e. Presione el botón Eliminar. Excel mostrará el siguiente aviso:

Figura 7.3.1. Advertencia de Excel

f. Oprima el botón Sí para confirmar la eliminación de la macro.

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Las macros consisten en pequeños programas que se generan automáticamente en
el lenguaje de programación Visual Basic, por esta razón para modificar una macro
es necesario tener conocimientos en el uso de este lenguaje. En caso de no contar
con tales conocimientos, revise el tema sólo de modo ilustrativo.

Para modificar una macro, realice el siguiente procedimiento:

a. Abra el libro en el que se encuentra la macro que desea modificar.

b. Seleccione la ficha Programador, ubicada en la banda de opciones.

c. Dentro del grupo de comandos Código, presione el botón Macros. Se mostrará

la ventana Macro (Figura 7.2.2).

d. Seleccione el nombre de la macro que se desea modificar.

e. Oprima el botón Modificar. Se presentará la pantalla del editor Visual Basic,

con el código que representa paso a paso, todas las acciones grabadas en la
macro seleccionada. Para cambiar el comportamiento de la macro, puede
modificar las líneas de código de acuerdo a sus requerimientos siempre y
cuando tenga conocimientos del lenguaje; de lo contrario, la macro puede dejar
de funcionar adecuadamente.

Figura 7.4.1. Programación de la macro en Visual Basic

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f. Una vez que haya realizado las adecuaciones requeridas, guárdelas y cierre la
ventana del editor de Visual Basic siguiendo la secuencia: ArchivoCerrar y
volver a Microsoft Excel, para regresar a la hoja de cálculo, o bien, presione el
botón Cerrar ubicado en la esquina superior derecha del editor.

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