DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD-NTC ISO 90001

INFORME AA2

PRESENTADO POR: PABLO JAVIER BASTIDAS SOLANO

PRESENTADO A: DIANA KATHERINE TRILLEROS MOICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ABRIL DE 2019
INFORME AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego
de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

SOLUCIÓN
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin
de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos
los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable
del proceso.

3. RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los procesos para la gestión,
control y administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente
de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional: El Asistente del Área – Practicante

Profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de
documentos antes de la revisión para su aprobación.

• Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

• Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
• Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
• Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la intranet.
• Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
• Se socialicen los documentos.
• Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
 • El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información.
• Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
• Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos: Todos los líderes de procesos son los responsables de
cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación
de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y
detalle.

DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas
Formatos – Fichas y Guías
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos
casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital
al proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar
existencias.

4.3 REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.

Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al

proceso correspondiente.

No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos

especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

• Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

• Exactos: debe ser verificado.

• Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.

• Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.

• Claros: debe ser entendible para todos.

• Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

• Legible.

• No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

• Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

• Toma de muestras
• Procesamiento y análisis de información
• Almacenamiento y distribución
• Exámenes realizados
• Calibración de equipos
• Abastecimiento y vigencia de los insumos
• Control de calidad
• No conformidades
• Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del proceso Elaborar borrador del documento

Identifica necesidad de y enviar por correo a la Directora
creación o mejora de del Departamento de biblioteca
documento. con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo par
su respectiva revisión.
2 Corrector de Las correcciones de ortografía y
Revisa la adecuación de estilo sintaxis se hacen de manera
la documentación directa en la documentación en
los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el
corrector enviara sugerencias y
comentarios al líder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envió como versión
final l Sistema de Gestión de la
Calidad.
De cualquier manera el corrector
hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del proceso En caso de requerir ajustes en
La
Modifica y envía partes problemáticas para la
documentació
n requiere
nuevamente al interpretación el líder del proceso
ajustes? corrector hara las modificaciones en las
NO partes indicadas por el corrector y
le enviara nuevamente el
documento modificado al
corrector de estilo.
4 Líder del proceso Enviar por correo al Coordinador
Solicita y justifica F-SO-OH-12
SOLICITUD DE de Salud, Seguridad e Higiene en
creación, mejora o CREACIÓN Y el Trabajo con copia a la
anulación de MEJORA O
profesional de Apoyo del SG-
ANULACIÓN DE
documento. DOCUMENTO QHSE el formato solicitud de
creación, mejora o anulación de
documento F-SO-OH-12 junto
1 con el documento sometido a
consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
1 Apoyo SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
anular el documento.
Revisa solicitud y Auxiliar del SG-
QHSE
verifica necesidad

6 NO Informa al
Coordinador del Si es una solicitud de anulación,
Aprobada líder del Área de Salud, se registra y el proceso termina.
proceso Seguridad e Cuando se considere necesario
Higiene en el define la intervención de un
Trabajo experto a fin de retroalimentar el
SI documento antes de su
3 aprobación final.
Según corresponda se presenta
al Consejo Directivo para que
autorice la creación, mejora o
anulación.
7 Auxiliar del SG- Se diligencia la parte 2 del
Registra Aprobación En La Solitud De QGHSE registro Solicitud de Creación,
Creación, Mejora O Anulación De Mejora o Anulación del
Documento F-SO-OH-12,
Documentos marcando la casilla de aprobado,
Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
8 Profesional de Para el caso de creación de
Apoyo SG-QHSE documentos se realiza la
Codifica y/o actualiza la versión respectiva codificación y para
Auxiliar del SG- mejora se actualiza la versión.
QHSE

9 Coordinador del Al editar los documentos se

Emite y Aprueba documento
Área de Salud, deben registrar las firmas de
Seguridad e elaboro, reviso y aprobó, si
Higiene en el aplica. El Coordinador del Área
Trabajo. de Salud Ocupacional informa al
líder sobre la aprobación del
Profesional de documento.
Apoyo SG-QHSE.
Una vez firmados los documentos
Auxiliar del SG- se identifican con Copia No
QHSE Controlada, se graban en PDF
(No Aplica para formatos) y se
adaptan en el aplicativo
disponible.
10
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Profesional de Se publican los nuevos
Apoyo SG-QHSE documentos en la Intranet.
Al documento físico se le coloca
el sello de original, se archiva en
la carpeta del proceso que
corresponda y se destruye la
versión anterior.

11 Profesional de Actualizar Listado Maestro

Actualiza Listado Listado Maestro Apoyo SG-QHSE. Control De Documentos F-SO-
Maestro Control de Control de OH-13
de Documentos Documentos Auxiliar del SG-
QHSE

2
12 Coordinador del Se comunica al líder que el
Área de Salud, documento se encuentra liberado
Seguridad e y se autoriza su uso.
Socializa con el líder del Higiene en el
proceso y/o funcionario que Trabajo.
realizo solicitud.

13 Líder del Proceso Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente participantes del proceso.

3 Socializa el contenido de los

documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABL OBSERVACIONES

E
1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con

Identificar los registros a Gestión en apoyo del Coordinador del
controlar Salud, Área de Salud, Seguridad e
Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el identifican los registros
Trabajo. incorporados en el Sistema
de gestión en Salud,
Líderes de Seguridad e Higiene en el
procesos Trabajo.
3 Líderes de Enviar por correo al
NO procesos Coordinador de Gestión en
1 Salud, Seguridad e Higiene
SI Hay en el Trabajo con copia a la
Solicitud Profesional de Apoyo del SG-
QHSE el formato solicitud de
Creación, Mejora o Anulación
de documento F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar
Revisar solicitudes o Gestión en la necesidad de crear,
necesidades de registros Salud, modificar o anular el
Seguridad e documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de
Informa al Gestión en anulación, se registra y el
Aprobación Salud, proceso termina.
líder del
de solicitud Seguridad e
proceso Higiene en el Cuando se considere
o necesidad
de registros Trabajo. necesario define la
intervención de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
para que autorice la creación,
Mejora o anulación.
6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en
Se autoriza y controla los
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene
registros Salud, en el Trabajo actualiza los
Seguridad e registros que se generaron
Higiene en el cambios o nuevos
Trabajo. documentos relacionados
con la estructura de los
documentos del SG-QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de Gestión en
1 Gestión en Salud, Seguridad e Higiene
Salud, en el Trabajo establece
Establecer criterios de
Seguridad e criterios sobre los registros
control de registro
Higiene en el del SG.QHSE.
Trabajo.
8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro
Actualización del Listado
Gestión en Control de Documentos F-
Listado Maestro Maestro de
Salud, SO-OH-13
Control de
Seguridad e
Documentos
Higiene en el
Trabajo.

9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el

proceso y/o funcionario que Gestión en documento se encuentra
realizo solicitud. Salud, liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo.
1
10 Líder del Informar los cambios de la
proceso documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los

Aplica documento en el documentos a fin de
proceso garantizar su debida
correspondiente aplicación.

FIN
 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
CREACIÓN, Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
MEJORA O Seguridad e Higiene en en el Trabajo y/o Aplicativo
ANULACIONES el Trabajo/ Líder del del Sistema.
DOCUMENTOS Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión en
MAESTRO Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene
CONTROL DE Seguridad e Higiene en en el Trabajo y/o Aplicativo
DOCUMENTOS el Trabajo/ Profesional del Sistema.
de Apoyo.