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ADMINISTRACIÓN DE
ORGANIZACIONES
1 QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN
Se puede analizar la administración como disciplina, como proceso o como sinónimo
de staff directivo.
La administración como disciplina podría ser concebida como una ciencia que estudia
a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su
funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en
las universidades.
Para Carlos Ocaña “la administración utiliza y aplica los conocimientos administrativos
para hacer que la organización funcione”.
DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Dar una definición de algo que además de tener contextos diferentes es bastante
complejo, resulta muy difícil, y de hecho en todos los textos de consulta se encuentra
invariablemente una colección de definiciones que muestran distintos enfoques,
distintas tendencias y distintos sesgos, dependiendo de las orientaciones e intereses de
los definidores.
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Para Henry Sisk y Mario Everdlik es “la coordinación de todos los recursos a través del
proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos”.
Para José Fernández Arena “es una ciencia social que persigue la satisfacción de
objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano
coordinado”.
Münch y García la definen como “el esfuerzo coordinado de un grupo social para
obtener un fin con la mayor eficacia y el menor esfuerzo posibles”.
La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca
del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de
conducción de las mismas.
Münch y García, y otros autores se ocupan del tema y presentan algunas definiciones
de ciencia, técnica y arte.
1
Carlos Hernando Ocaña Jurado. Ingeniero Electricista de la Universidad Nacional de Colombia. Magister en
Administración de la Universidad del Valle. Es el FUNDADOR de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Nariño, y
fue su Decano en varias ocasiones.
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ARTE: conjunto de técnicas y teorías cuyo objeto es causar un placer estético a través
de los sentidos. También se dice de la virtud, habilidad o disposición para hacer bien
una cosa. El arte se realiza en forma individual, subjetiva y vivencial. Es el desarrollo
que el objeto puede motivar en el ser humano.
Sin la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden ser
instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La técnica es el
vehículo natural de instrumentación de los descubrimientos de la ciencia.
La administración es una ciencia fáctica, que tiene un objeto real: las organizaciones.
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Por lo general los recursos son escasos y por eso deben ser administrados. Son los
elementos que le permiten a la organización transformar los insumos en productos
(bienes o servicios), y son de distintos tipos:
o Dinero en caja
o Aportes de socios
o Utilidades
o Créditos bancarios y extrabancarios
o Créditos de proveedores
o Títulos valores emitidos
- Recursos humanos: el más importante recurso de cualquier organización.
o Directivos
o Ejecutivos
o Asesores
o Profesionales
o Empleados
o Trabajadores
o Obreros
Esto quiere decir que la administración actúa dentro de una organización o grupo
social. Aquí la palabra organización se refiere a una unidad socio-técnica conformada
por unos recursos, materiales, técnicos, financieros y humanos, relacionados entre sí a
través de una estructura establecida y orientados hacia el cumplimiento de una misión y
la consecución de unos objetivos específicos.
organizaciones, de las cuales depende para nacer, vivir, aprender, trabajar, cuidar su
salud, obtener todos los productos y servicios que necesita, etc.”.
Son los bienes y servicios que la organización debe producir de acuerdo con la causa
de su creación; producirlos en forma óptima significa que sea en el menor tiempo, en la
forma más económica y con la mejor calidad posible.
En otras palabras, cumplir los objetivos con eficacia y eficiencia. La eficacia consiste en
lograr los objetivos, satisfaciendo los requisitos de calidad y tiempo; la eficiencia es la
relación entre los resultados que se obtienen y los recursos que se emplean para su
logro. Una medida de la eficiencia es la productividad. También se usa la palabra
efectividad para indicar el cumplimiento de los objetivos con eficacia y eficiencia
integradas.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras
disciplinas:
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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que
tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar
algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta
disciplina:
a) Ciencias Sociales:
- Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan
la producción, repartición y consumo de las riquezas.
b) Ciencias Exactas:
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c) Disciplinas Técnicas
LA ORGANIZACIÓN
La palabra “organización” es un sinónimo de compañía, institución, empresa, negocio,
firma, etc.; todos estos términos nos dan idea de grupos de personas que realizan
un trabajo conjunto para un propósito determinado.
Según esto la organización se puede definir como un grupo social en el que, a través
de la administración del capital, el trabajo y los recursos humanos y materiales, se
producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la
comunidad.
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Una organización es una unidad coordinada formada por un mínimo de dos personas
que trabajan para alcanzar un conjunto de objetivos comunes; un grupo humano que
lleva a cabo un proceso de transformación de insumos en bienes y/o servicios, que se
origina como un mecanismo social, creado por seres humanos, para dar solución a las
necesidades que no pueden satisfacer con la acción individual.
LOS SISTEMAS
Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por varias partes o subsistemas
interdependientes, delineado por límites identificables de su ambiente o supra-sistema
que lo contiene.
La teoría de sistemas permite explicar las partes en términos del todo, las
interrelaciones y la integración de las partes o subsistemas en un todo funcional.
1. Una corriente de entrada conformada por los insumos que alimentan los procesos.
Los sistemas cerrados no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental, no reciben ningún recurso
externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy poco intercambio
de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas
completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una
manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
Los sistemas abiertos son aquellos que interactúan y establecen una relación
dinámica con su ambiente, es decir, con el medio, con el supra-sistema que lo contiene;
de él toma recursos -materiales, energía e información- que revitalizan sus procesos y
le permiten contrarrestar el efecto de la entropía. Son adaptativos para sobrevivir; su
estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,
aproximándose a una operación adaptativa; la adaptabilidad es un continuo proceso de
aprendizaje y de auto-organización.
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Los sistemas abiertos se adaptan a los cambios del medio ambiente mediante el
cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos, y logran un
“estado estable” o de equilibrio dinámico, conocido como homeostasis, mientras
conservan su capacidad de trabajo o de transformación de la energía, o sea el flujo
continuo de transformación y producción.
La homeostasis es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los
cambios externos del entorno.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el
segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada
entropía, tiende a aumentar al máximo".
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Una propuesta actualizada es mirar a las organizaciones como sistemas abiertos, con
cada una de sus partes ligada a todas las demás; como un sistema que recibe
INSUMOS del medio externo, los transforma, y le entrega a ese medio los
PRODUCTOS de la transformación. Los insumos son recursos materiales, energía e
información. Los productos son bienes o servicios, los cuales nuevamente generan
recursos e información de retroalimentación.
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Mercadeo: detecta las necesidades por satisfacer, diseña bienes y servicios y los
pone en manos de los clientes, a precios adecuados a sus ingresos.
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La misión
La visión
Un objetivo es una situación deseada que la organización pretende alcanzar. Son los
resultados finales deseados por la organización y la administración es un instrumento
para su logro.
El establecimiento de objetivos está influenciado por las fuerzas del medio ambiente
(general y específico). La organización está obligada a modificar continuamente
sus objetivos de acuerdo con su interacción con el medio. La naturaleza de esta
interacción puede ser de:
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RECURSOS DEL SISTEMA: son los insumos necesarios para llevar a cabo los
procesos de transformación y mantenimiento que le permiten a la organización
sobrevivir en el mercado, y sobre los cuales la organización puede ejercer algún tipo de
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3 EL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Detecta oportunidades y amenazas del medio y las analiza con base en fortalezas y
debilidades de la organización para determinar objetivos, orientar los recursos y
dirigirlos hacia el logro de esos objetivos, para lo cual lleva a cabo los procesos de
planeación, organización, dirección y control en todo el sistema organizacional,
relaciona y coordina los subsistemas funcionales y tiene que ver fundamentalmente con
el proceso de toma de decisiones.
NIVELES ADMINISTRATIVOS
- El nivel estratégico o alta gerencia que detecta los cambio en el entorno, pronostica
sus efectos, adecua los recursos organizacionales y toma las decisiones que
permitan responder adecuadamente a las condiciones cambiantes del entorno. Las
decisiones en este nivel son estratégicas, afectan a toda la organización y son
tomadas por la cúpula de la administración, o sea, gerente general, o juntas
directivas.
- El nivel operativo o gerencia operativa que se encarga de que se efectúen las tareas
básicas de transformación de los insumas en bienes o servicios terminados. Las
decisiones son tomadas por técnicos especializados, supervisores o jefes de grupos
de trabajo.
EL MEDIO AMBIENTE
En este punto el análisis debe considerar dos elementos: el MEDIO AMBIENTE
INTERNO o clima organizacional, conformado por las condiciones y características
propias de cada organización en lo referente a las interrelaciones entre sus miembros y
al espacio donde se desarrollan las actividades; y el MEDIO AMBIENTE EXTERNO,
compuesto por todo factor externo que afecte a la organización.
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En su interior tiene:
- Fortalezas
- Debilidades
A las variables externas del ambiente, que afectan a la organización, ésta debe
responder con sus variables internas, dentro de las cuales unas son positivas
(fortalezas) y otras negativas (debilidades).
- Utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades, neutralizar o disminuir las
amenazas y afrontar las contingencias.
Mapas ambientales:
Percepción:
Selección ambiental:
Consonancia y disonancia:
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Como ya se dijo, el medio ambiente interno lo conforman las condiciones en las que se
desarrollan las actividades de la organización y las interacciones entre sus miembros.
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CULTURAL
SOCIAL
PROVEEDORES
MERCADO PRODUCCIÓN
Detectar necesidades Ejecucio, realización
humanas por satisfacer procesos de
trnaformacion
C
O O
AMBIENTAL R
N
T G
A TECNOLÓGICO
R
O N
GOBIERNO L FINANZAS I
Busca equilibrio entre la
PERSONAS Z
Selección, inducir,
liquidez y la rentabilidad a A
largo plazo capacitar, escuchar,
asigar, salarios, C
seguridad industrial, I
actualización O
N
SINDICATO
DIRECCION
POLITICO
ECONOMICO
CIENTES
COMPETENCIA
ENTORNO LEJANO O
MACROENTORNO
El entorno específico (sector), está formado por aquellos elementos externos con los
cuales la organización se relaciona directamente por necesidades propias de su
actividad económica, la influyen de una manera directa y fuerte, y la organización
también puede ejercer sobre ellos algún tipo de influencia. El sector lo forman: la
competencia (organizaciones con fines iguales o similares), los clientes, los
proveedores, las entidades financieras, las organizaciones sindicales del sector, el
gobierno, etc.
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Las fuerzas directas se estudian como el entorno específico y las indirectas como el
entorno general.
EL ENTORNO ESPECÍFICO
Está constituido por entidades o instituciones con las cuales la organización establece
relaciones directas, de las cuales recibe influencias inmediatas y fuertes, y a las cuales
puede también influir, o puede negociar con ellas, o en algunos casos condicionar.
Los clientes
Los proveedores
Empresas o personas que suministran los insumos necesarios para realimentar los
procesos de la organización. De los proveedores se reciben: recursos materiales y
materias primas (industrias de extracción y de producción de bienes terminados o
semiterminados, distribuidores, comercializadores y negociantes), maquinaria y equipos
(distribuidores especializados), capital y recursos financieros (bancos generales, banca
especializada, corporaciones de ahorro y vivienda, banca de fomento, mercado
financiero extrabancario), recursos humanos (normalmente la misma persona es la que
suministra su fuerza de trabajo) , servicios especiales (aseo, publicidad, procesamiento
de datos, etc)
La competencia
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Entre estos grupos reguladores están el gobierno, que regula las relaciones de las
empresas con otras unidades económicas; los sindicatos, que busca contrarrestar el
poder de los dueños del capital mediante la asociación de los trabajadores; las
asociaciones empresariales y las asociaciones profesionales, que a la vez que buscan
encausar el poder y la opinión de las organizaciones del sector frente a las fuerzas del
entorno general para mejorar las condiciones de trabajo de sus asociados, también
procuran influir en la regulación de las relaciones entre las mismas organizaciones del
sector estableciendo códigos de ética y otras regulaciones al comportamiento
empresarial; las asociaciones comunales y los grupos de opinión, que intentan
contrarrestar el poder de las empresas frente a los intereses de la comunidad o en
defensa del medio ambiente.
EL ENTORNO GENERAL
Entorno tecnológico
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Entorno económico
Entorno político
Está formado por las fuerzas e influencia de poder y de gobierno, que de alguna
manera afectan las actividades de la empresa. Entre ellas:
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Entorno jurídico-legal
Entorno sociocultural
Comprende los factores sociales propios de un pueblo que lo distinguen de otros, por
su situación demográfica y su tradición cultural. Entre las variables de este entorno
están:
Entorno ecológico-ambiental
Lo ecológico se puede entender como la relación de los seres vivos, seres humanos,
animales y plantas, con su medio natural de vida. A tener en cuenta:
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SUPUESTOS BÁSICOS
a. Sensible al momento
b. Creativo
c. Profundamente consciente de la naturaleza humana
d. Consciente de que el hombre es el elemento más importante y que hacia él
deben dirigirse todos los esfuerzos
CONCEPTOS IMPORTANTES
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La misión de las organizaciones modernas debe ser más integral, más humana y
más social
La misión debe buscar el desarrollo de la sociedad, el de las personas que
trabajan en la organización y el de la misma organización
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1. La situación mundial al principio del Siglo XXI proyectada muestra que todavía hay
una inestabilidad política a nivel global. Las estructuras de poder no están aún
definidas, no hay claridad para el análisis de los acontecimientos que suceden en el
mundo e impactan de manera fuerte e inmediata en todos los países, especialmente en
la política y la economía.
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5. El papel del Estado siempre ha sido motivo de las más amplias y profundas
discusiones, y causa de las más graves crisis. En los extremos de las propuestas
encontramos, por un lado, el Estado propietario de los medios de producción y con una
planificación central de la economía, fuertemente regulados de la vida económica y
social de la comunidad; por el otro, un Estado pequeño que deja en manos de las
fuerzas del mercado la regulación y el control de la actividad económica, impulsador de
la iniciativa privada, que solo interviene para fomentar esa iniciativa y darle los medios
estructurales para su desarrollo. Entre estos dos extremos se han presentado en la
realidad como moviéndose en un péndulo períodos de mayor o menor intervención del
Estado, de mayor o menos planificación central, de mayor o menor libertad de las
fuerzas del mercado.
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7. Casi que como una consecuencia directa de lo anterior, aclarando que todas estas
tendencias están estrechamente ligadas y son interdependientes, está el énfasis que la
sociedad pondrá en la educación. Para el individuo, su nivel de conocimientos y
educación es la clave de acceso a un buen empleo. Para las organizaciones la
educación es el factor de desarrollo más importante a largo plazo. Como las fronteras y
la cantidad del conocimiento se amplían con enorme rapidez, los miembros de las
organizaciones deberán adquirir y aplicar permanentemente su capacidad de aprender,
y también de desaprender, como única opción para la innovación.
8. Quizás el punto más sensible del entorno para una organización, sea el nivel de la
competencia. Ya hay pocas barreras artificiales y suficiente inestabilidad económica y
financiera, además de impresionantes medios de información, que favorecen las
tendencias mundiales de libre comercio y globalización de la actividad económica; las
economías mundiales con cada vez más interdependientes, y esto acaba con el
proteccionismo; la competencia mundial de empresas de cualquier tamaño es una
realidad que las empresas están en obligación de aceptar, y producir los cambios que le
permitan adaptarse a ella y tener éxito. Y la base de la mejora de la competitividad está
en dos herramientas principales: la tecnología de la información y la tecnología de los
procesos.
PRODUCTIVIDAD
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CALIDAD
La calidad del producto y la calidad del servicio son cada vez más importantes; los
consumidores de mañana serán cada vez más exigentes y querrán servicios
convenientes y personalizados; el movimiento de calidad impacta las organizaciones.
Es de tener en cuenta aquí, que los programas de calidad, concentrados antes en las
operaciones de manufactura, actualmente tienen como foco el trabajo del conocimiento
y los servicios.
CAPACIDAD DE ASOCIACIÓN
Las organizaciones se concentrarán en aquellas áreas para las cuales con competentes
y les permiten generar valor agregado, y buscar apoyo externo para las actividades
complementarias en las cuales no están especializadas, o sea en aquellas que distraen
esfuerzos que son más productivos en las áreas claves.
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La capacidad de liderazgo se sustenta más en el poder personal del líder, que es lo que
hace que los resultados deseados se logren, y en el reconocimiento del grupo, que
mantiene ese poder y compromete al líder a servir a sus seguidores. Pero el ejercicio
del liderazgo/poder hay que entenderlo como negociación para el logro de objetivos
comunes, adaptación a las condiciones cambiantes del entorno y de la organización,
capacidad de interactuar con jefes y con subalternos, capacidad de trabajar con
empleados y con personas por fuera de la organización, tales como clientes y
proveedores, capacidad de auto-dirigirse y capacidad para trabajar en equipo.
La administración moderna:
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Existen muchas propuestas sobre cuáles deben ser las características que debe tener
un líder, dadas las condiciones en las que se mueven las organizaciones y las
exigencias de su administración.
Capacidad para entender el entorno: las organizaciones son parte de una sociedad
en la que el cambio es una de las características más importantes. La sensibilidad del
líder a las condiciones del sitio y del momento es una cualidad que la permitirá adecuar
la empresa al ritmo del cambio e impulsarla hacia su desarrollo.
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Tener conciencia ecológica: esta es una clara exigencia del entorno; en el futuro, y
frente a los graves problemas de contaminación, desequilibrio de los ecosistemas,
desaparición rápida de especies, huecos en la capa de ozono, efecto invernadero, etc.,
los consumidores solo obtendrán bienes de empresas que respeten efectivamente el
medio ambiente. Por lo demás, las exigencias de mayores controles estatales son cosa
ya del presente.
Ser ético: la sociedad empieza a ser muy exigente con la responsabilidad social de la
empresa, con su comportamiento ético hacia sus propios empleados y hacia los
proveedores y los clientes, con su actitud hacia el entorno ecológico. Ante todo se exige
un acogimiento y respeto riguroso de la ley.
Ser demócrata: la sociedad del futuro será de pluralidad ideológica, libertad religiosa y
mandato democrático. Los clientes internos y los clientes externos de las
organizaciones serán cada vez más educados, capacitados y exigentes; los estilos de
dirección autocráticos irán perdiendo vigencia aceleradamente. Hoy lo que se impone
es lo democrático, la toma de decisiones por consenso, la participación activa en la vida
de las organizaciones, la solución negociada de los conflictos. El líder debe saber
otorgar poder.
Ser proactivo: tener capacidad de escoger la respuesta necesaria ante los cambios
detectados en el entorno de la organización y en su interior. Es lo contrario a reaccionar
cuando las circunstancias ya se han presentado; si bien es cierto que la empresa debe
estar en capacidad de dar respuesta a cualquier situación que plantee el entorno, el
líder debe procurar anticiparse a los hechos y actuar.
Visión compartida: en primer lugar, el líder debe tener una visión de futuro, basada en
valores. La visión y los valores deben ser coherentes con las aspiraciones de aquellos a
los que se guía. Una de las preocupaciones del líder deberá ser mantener líneas de
comunicación y participación que permitan a las personas conocer profundamente la
organización, aceptar y compartir sus valores y sus sueños.
Ser innovador y emprendedor: algo que se puede esperar de las tendencias para los
primeros lustros del siglo es la posibilidad de un crecimiento extraordinario del sector
privado, y economías con tasas de interés e inflación tendientes a bajar, aspectos estos
que estimulan la acción de los empresarios.
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Ser eficaz: o sea, tener capacidad para obtener resultados. Y ser eficiente, o sea,
hacerlo con el uso óptimo de los recursos. Todo bajo altos estándares de calidad.
Tener habilidad para trabajar cooperativamente con los clientes: una de las
tendencias más interesantes es la de la atención personalizada a las necesidades de
los clientes. Muchos predicen que en el futuro los ingenieros y los diseñadores estarán
trabajando estrechamente con el cliente, incorporando en el producto las características
que el consumidor desea y necesita.
Tener gran habilidad para la comunicación: un líder debe lograr que todas las
personas de su organización participen activamente en el logro de los objetivos
organizacionales; definir una visión, una misión y objetivos, además de valores, que
deben ser conocidos y compartidos. Esto exige saber comunicar, escuchar y ser
escuchado, mantener los flujos de comunicación dentro de la organización y estar
atento, no solo a la comunicación formal sino también a la informal.
Finalmente me voy a permitir transcribir dos citas que hacen referencia a las cualidades
del líder que nuestras organizaciones necesitan:
“Además de las aptitudes tangibles, hay otras intangibles como integridad, honestidad,
lealtad a principios, autoconfianza, autoestima, tenacidad, altos niveles de energía,
tranquilidad en situaciones de tensión, aprovechar el potencial de otros y estimular su
creatividad. Será necesario un trabajo arduo y sensibilidad, creer en el valor humano,
estudiar incesantemente medios de agregar valor a su organización, a su personal y a
todos los que busca servir”. (De una síntesis del libro “O Lider Do Futuro” elaborada por
Edina de Paula Bom Sucesso).
que las encuentra, sin poner rótulos con base en éxitos o fracasos pasados. Es
sinergético; catalizador de cambios; trabaja en forma ardua e inteligente. En grupo,
cede, contribuye, recibe. Se ejercita para la auto-renovación, cuidando las dimensiones
física, mental, emocional y espiritual de la vida. Mantiene actividad física regular;
estudia; se esfuerza por ser paciente, adquiriendo autodisciplina”. (De una síntesis del
libro “Lideranca Baseada em Principios” de Stephen Covey, elaborada por Edina de
Paula Bom Sucesso).
BIBLIOGRAFÍA
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