Gobierno de datos.

Cómo realizar un
assessment
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ÍNDICE

Gobierno de datos. Cómo realizar un assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Cuándo se necesita hacer una evaluación del gobierno de datos. . . . . . . . . . . 4

El assessment del gobierno de datos a grandes rasgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Método y framework para una evaluación de data governance

en la organización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

¿Qué sucede cuando la evaluación de gobierno de datos llega a su fin?. . . . 8

Recomendaciones y mejores prácticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

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Gobierno de datos. Cómo realizar un assessment

Es sorprendente la cantidad de datos que hay ahí fuera. La pregunta

es, ¿cómo conseguimos que sean utilizables?

Bill Ford Jr.

Muchas organizaciones se preguntan sobre el estado actual de sus esfuerzos de gestión de datos. Dentro de este
área, data governance resulta determinante y por eso debe ser el punto de partida de cualquier evaluación.
En un proceso de assessment se pondrá de manifiesto la necesidad de reparar lo que no funciona, la de exportar
determinadas mejores prácticas a otras áreas pero, sobre todo, se ha de buscar la coherencia. La forma de alinear
los cambios a introducir con las tareas continuas debe garantizar el mantenimiento de los niveles de productividad,
para lograr que la evaluación no haga mella en el rendimiento del negocio.
A diferencia de una auditoría, que se centra en el trabajo hecho en el pasado, una evaluación del gobierno de los da-
tos es el proceso de documentación, por lo general en términos medibles, conocimientos, habilidades, actitudes
y creencias acerca de un tema; orientado al futuro. No obstante, todo proceso de assessment combina atributos de
una auditoría, para enriquecer la valoración final con ambas perspectivas, subjetiva y objetiva.
Una evaluación de los esfuerzos y prácticas en materia de gobierno de datos de la organización revelará su estado
de salud, detectará debilidades y ayudará a reconocer las fortalezas en la práctica de la gestión de datos. Por eso:

• S e deberán analizar tanto los procesos y sistemas, como la participación humana y el en-
foque adoptado por la organización en cuanto a data governance.
• T ratará de determinar la validez y fiabilidad de la información, a la vez que se proporciona
una manera de confirmar si los controles internos del sistema funcionan como se espera.

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Cuándo se necesita hacer una evaluación del gobierno de

datos

Una evaluación de data governance puede ayudar a una organización medir su crecimiento y madurez en un área
particular de la gestión de datos o prepararla para un cambio de estrategia. Las razones que impulsan un proceso
de este tipo son muy variadas, prueba de ello son los motivos más frecuentes por los que muchas empresas deciden
llevar a cabo un assessment de gobierno de datos:

• Valorar la disposición real de la empresa para el desarrollo de un almacén de datos u otra

iniciativa de inteligencia de negocio, por ejemplo, al entrar en un entorno híbrido donde
parte de los procesos se vayan a trasladar al cloud.
• Revisar el estado de las capacidades tecnológicas y de negocio, para evitar limitaciones
que puedan afectar a la gestión de metadatos.
• Detectar problemas de calidad antes de que escalen.
• Conocer el nivel de la empresa en materia de gobierno de datos y gestión de la infor-
mación, ya que se trata de proyectos críticos y su aporte es decisivo a la hora de empezar
a implementar un proyecto de datos, sobre todo en el caso de Master Data Management.
• Prepararse para un cambio técnico o de organización que implique a la gestión de la in-
formación.
• Comparar el estado actual de la infraestructura empresarial con la dirección deseada su
arquitectura de datos, para ajustar todo aquello que no apoye al negocio en su crecimiento.

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Además de los motivos que justifican una evaluación del gobierno de datos, es importante incidir en la necesidad
de que un proyecto de este tipo no sea sólo iniciativa de IT. En la práctica, seguramente será el Departamento de
Gestión de la Información quien se ocupe de plantear la necesidad, aunque las acciones no cobrarán fuerza hasta
que no sea el área de negocio quien se dé cuenta de la necesidad de contar con un gobierno de datos alineado con
las metas organizacionales.
De la misma forma que un buen data governance impulsa
cualquier estrategia a través del aseguramiento de la cali-
dad de la información o la visión única; un gobierno de los
datos ineficaz terminaría afectando al negocio.
Al hacer la evaluación del gobierno de datos es preciso te-
ner en mente el modelo de madurez del CMMI al que se
desea aspirar.
Los dos primeros niveles nivel inicial y nivel repetible, son
los más básicos y en ellos sólo interviene IT. De la dificul-
tad para predecir se pasa a un estadio en que la arqui-
tectura cobra fuerza y la administración de proyectos se
hace más efectiva. A partir de ese momento, en los niveles
3 y 4 es donde el área de negocio ocupa un papel clave es-
tandarizando, midiendo, controlando y avanzando hacia
la excelencia en un ciclo de mejora continua.

El assessment del gobierno de datos a grandes rasgos

En lugar de temer el proceso de evaluación o restar importancia a sus posibilidades, las organizaciones deberían
apostar por la evaluación de sus prácticas de gobierno de datos. Una buena evaluación tendría que incluir, desde
los resultados de la ejecución del gobierno, hasta la valoración de sus técnicas. Esto les permitiría descubrir lo
que está funcionando e identificar lo que se debe cambiar, conociendo los porqués y teniendo una idea muy pre-
cisa de cómo mejorar sus esfuerzos de gobierno de datos.

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Sin embargo, para que una iniciativa de estas características concluya con éxito, es fundamental un trabajo previo.
En estos primeros pasos de la evaluación no pueden faltar los siguientes:
1. Asignar responsables para llevar a cabo el assessment. Ellos se ocuparán de aplicar las técnicas necesarias
para, dentro el marco de trabajo definido, analizar cada elemento en relación con la ejecución de data governance
en la organización y valorar su idoneidad en función de los objetivos que se fijen. Entre sus obligaciones se incluye
también el informar a quienes corresponda y en la forma acordada de las conclusiones del proceso de evaluación.
2. Determinar a los propietarios de los datos, si no se había hecho con anterioridad a este momento.
3. Definir metas. Los objetivos deben ser realistas, alcanzables y estar justificados. Para empezar, habría que poner
el foco en las metas más relacionadas con el plano técnico, como la existencia de un glosario de negocio, la propie-
dad de los datos clara, capacidad para superar las limitaciones operativas o la garantía de seguridad en el acceso a
los datos desde cualquier sistema o dispositivo.
4. Establecer indicadores (KPIs) relevantes que ayuden a evaluar el progreso gracias al análisis de las métricas que
aportan. Estos KPIs deben determinarse de forma consensuada entre los promotores de la iniciativa de evaluación
del gobierno de los datos, los encargados de realizarla y los propietarios de los datos.
Una vez completada esta etapa inicial, la evaluación del gobierno de datos se centraría en:
A. Medir resultados, con la frecuencia que se haya determinado como suficiente.
B. Comparar resultados, a través del benchmarking interno y/o externo.
C. Tomar decisiones y llevar a cabo las acciones necesarias.
D. Comunicar políticas.
E. Controlar la evolución de los cambios aplicados.
Cuando se alcanza este punto puede confirmarse que se han conseguido los primeros objetivos fijados y se está más
cerca de alcanzar las metas últimas de data governance. Si los primeros objetivos planteados tenían que ver con la
esfera de IT, ahora ya, a este nivel se identifican plenamente con metas de negocio, a nivel global y no departamen-
tal. Se trata de objetivos reales (porque si no, carecerán del apoyo directivo), como:

• Mejorar las ventas en un %.

• Hacer venta cruzada.
• Reducir los costes en un % al evitar problemas de calidad de datos.
• Aumentar la tasa de retención de clientes en un % al asegurar la visión única, que incide
directamente en su satisfacción.

Al llevar a cabo la evaluación de gobierno de datos, no sólo hay que ser consciente de las metas que se persiguen
con este proceso, sino que hay que tener claro en todo momento a quién hay que dirigirla. En concreto, existen tres
actores diferentes que, invariablemente, necesitarán conocer los resultados del assessment:
1. La alta dirección: como responsables de la inversión, deben incluirse como destinatarios número uno de las con-
clusiones alcanzadas a la hora de rendir cuentas de las metas que se van consiguiendo y las finales.
2. IT: ya que se encargarán de llevar a cabo el proceso o, si no es una responsabilidad 100% suya, su aportación será
decisiva.
3. Propietarios datos: dada su responsabilidad sobre la información, tanto si eran conocedores de su cualidad de
data stewards antes de la evaluación, como si fueron designados a raíz de iniciarse ésta, siempre han de mante-
nerse actualizados.

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Método y framework para una evaluación de data

governance en la organización

El dato es útil. El dato de alta calidad, bien entendido y auditable, no tiene precio

Ted Friedman, Gartner

Un factor determinante del éxito en cualquier iniciativa de evaluación de data governance tiene que ver con saber
qué se necesita para poder ponerla en marcha. En concreto, se trata de 4 factores:

• Apoyo de la alta dirección.

• Comunicación entre departamentos o áreas en general.
• Colaboración entre IT y negocio.
• Participación de los propietarios de los datos en el proceso.

No sólo eso, sino que, a nivel de infraestructura es preciso disponer de los siguientes elementos:
1. Herramientas de integración
2. Herramientas de calidad.
3. Herramientas de seguridad de la información.
4. Herramientas de gestión de datos maestros.
5. Herramientas ETL.
6. Herramientas de metadatos.
7. Herramientas de monitorización y control.

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Cuando se cuenta con todo lo necesario, hay que recordar que cada evaluación debe adaptarse a las necesidades
de la organización, aunque todas deben incluir los siguientes puntos:
A. Revisar la documentación básica relativa al gobierno de datos y a la gestión de metadatos, almacenamiento de
datos, modelado de datos de la empresa y arquitectura, como mínimo. Dependiendo de las prioridades, el presu-
puesto y los recursos disponibles, el assessment puede abarcar todas estas áreas, o centrarse en un subconjunto.
B. Realizar entrevistas con las partes interesadas. IT, negocio y los propietarios de los datos deben participar ac-
tivamente, mostrando de esta forma su compromiso con los objetivos de gobierno de datos en la organización.
C. Evaluar las necesidades actuales de la empresa en materia de gobierno de datos, teniendo en cuenta los requi-
sitos reglamentarios o de cumplimiento, así como los objetivos de negocio más relevantes.
D. Evaluar la arquitectura técnica e infraestructura de negocio, de modelos de datos, de metadatos, de integración
de datos, de seguridad, de la organización y también los métodos y herramientas de entrega de datos. En esta
fase es preciso evaluar la necesidad de desarrollar nuevas arquitecturas futuras.
E. A
 linear los planes concretos con un enfoque unificado para el gobierno de datos y su gestión.
F. Recomendar una estrategia global de acción, una metodología de apoyo y suficiente orientación en base a las
mejores prácticas y estándares de la industria.
G. C
 omenzar la planificación detallada del plan de acción en función de los resultados obtenidos en la evaluación
del gobierno de datos.

¿Qué sucede cuando la evaluación de gobierno de datos

llega a su fin?

Junto con los resultados de la evaluación se obtiene una completa documentación que informa de la salud del go-
bierno de datos, pero también lo hace del estado del negocio, sus principales puntos débiles y sus posibilidades. Las
conclusiones más importantes que pueden extraerse de este proceso están en la línea de:

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• La gestión de datos. La evaluación hace un diagnóstico de cómo está la empresa, se trata de
una radiografía de la empresa en materia de gobierno de datos. Su repercusión es enorme
y en especial para esta función. Datos gerenciales, procedentes del análisis, transaccio-
nales, referenciales o colaborativos ganarán en sincronización y la empresa mejorará su
capacidad de organización, o que permitirá extraer un mayor valor de ellos y mejorar el
rendimiento.
• Otro producto del assessment tiene que ver con las políticas existentes y las de nuevo di-
seño. Las primeras, que muchas veces no eran tan conocidas, como las relacionadas con la
calidad, seguridad o el control de cambio; ganarán en difusión; mientras que las últimas
se crearán específicamente para cubrir las lagunas y vacíos detectados que podrían haber
estado afectando a la gobernabilidad de la información.
• La calidad de la información se ve mejorada. Para realizar la evaluación ha sido necesario
apoyarse en herramientas de limpieza, estandarización, data matching, perfilado o enrique-
cimiento, entre otras, que contribuyen a solventar errores, eliminar duplicidades y conseguir
una normalización muy efectiva que eleva los niveles de data quality.
• La integración, por tanto, también se beneficia. Sistemas, aplicaciones y datos quedan
sincronizados bajo el control de un gobierno más robusto, donde ya no existen fisuras.
Los vacíos se han detectado y todos los problemas identificados ha quedado puntualmente
solucionados.

Los análisis de que se compone el assessment se enfocan a los objetivos marcados y, desde estadios iniciales es
posible establecer en qué nivel de madurez de gobierno de datos está la empresa. En la práctica, casi ninguna está
en cero y casi ninguna está en el nivel más alto, el de optimización. Lo habitual es encontrarse una mezcla de los es-
tadios intermedios, cuya valoración permite determinar qué objetivos faltan para poder avanzar hacia un gobierno
eficaz, siempre en base a métricas (que deben controlarse para asegurar que se mantiene su relevancia) y ajustando
en un ciclo de mejora continua.

Recomendaciones y mejores prácticas

Tan importante como saber hacia dónde hay que avan-
zar con la evaluación del gobierno de datos es saber
qué cuestiones hay que lanzar para saber que se avan-
za en la dirección correcta, tanto antes como después
el proceso. Algunas de ellas tienen que ver con:

• Nivel de integración.
• Calidad de los datos.
• Cumplimiento de objetivos de negocio.
• Eficiencia de los procesos.
• Capacidad de elaboración de respuestas.
• Efectividad de la comunicación

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Una vez que se ha tomado la decisión de adentrarse en el proceso de análisis que permite evaluar si se cuenta o no
con un data governance eficaz, hay que tener en cuenta que:

• Es más importante ser realista que creativo, sobre todo en la determinación de objetivos y
la selección de indicadores.
• Hace falta lograr el compromiso de la organización a todos los niveles, no ya sólo para
garantizar el éxito del proceso de assessment, sino para asegurar la continuidad de sus
resultados.
• Cuando haya que establecer prioridades, habrá que hacerlo en base a las necesidades el
negocio, no a las de IT, ni a las de un área o departamento en concreto.
• La monitorización, que comienza durante la evaluación con la recogida de métricas, se
debe prolongar después, para asegurar la mejora continua que impulse al negocio hasta el
estadio más elevado de madurez de gobierno de datos, el de optimización.

En conclusión, una evaluación del estado actual de data governance proporciona a la organización una revisión
objetiva, un enfoque muy práctico para mejorar, una posibilidad para el desarrollo de las metas de negocio y, una
oportunidad única para lograr la excelencia en el gobierno de los datos y su gestión. Aprovechar este impulso nece-
sita de un primer paso, decidirse a dar inicio al proceso de assessment.
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