FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO Disciplina: Administração de Informações Gerenciais
RELATÓRIO FINAL
Problema/Caso II
Curso: COMEX Turma: 02 Data: 01/10/2010
Grupo No. _02A_: Funções
Caio Carlini Membro RA 10104651 Camila Sousa Membro RA 10138998 Gabriela Gallo Porta-voz RA 10165454 Gustavo Oliveira Redator RA 10151314 Renato Tomiello Membro RA 10102614 Sheyla Custódio Coordenadora RA 06268742
(1) Questões e Estratégias de Pesquisa
Como definição do problema, após análise do Caso II da empresa Orquídeas Confecções Ltda., apresentamos como a Deficiência na Gestão das Informações. Visualizamos como possíveis causas o aumento no volume e dificuldade na gestão dos dados, causados pelo aumento da demanda, a diversificação dos produtos e a falta de conhecimento para gerir tais dados; a utilização de um fluxo de informações inadequado, ocasionado pela demora e falha no processo de circulação das informações e ainda a utilização de métodos antigos de controle administrativo, determinados pelo descontrole das contas financeiras. Identificamos como conceitos para embasar nosso relatório Sistemas de Informação, Processos de Negócios e Fluxo de Informações e dividimos entre os membros da seguinte forma (integrantes – conceito – objetos de pesquisa): Gabriela e Renato – Sistemas de Informação – conceito e modelos mais importantes; Camila e Caio – Processos de Negócios – conceito e formas de utilização; Sheyla e Gustavo – Fluxo de Informações – conceito e métodos utilizados.
(2) Conceitos Relevantes
Sistemas de Informação - “[...] sistemas de informação, ou seja, a gama de informações
produzidas pelos seus sistemas, de modo a possibilitar o planejamento, a coordenação e o controle de suas operações. As informações compõem um dos maiores e mais valiosos ativos da empresa.” (CASSARO, A. C., 2003, p.26) “O que é um sistema de informação? Das várias definições, devemos adotar que um sistema de informação é um conjunto organizado de procedimentos que quando executados, produzem informações para apoio à tomada de decisões e ao controle das organizações.” (LUCAS, H. C., 1987, p.15) “Lesca (1994) o define como “o conjunto interdependente das pessoas, das estruturas da organização, das tecnologias de informação (hardware e software), dos procedimentos e métodos de deveriam permitir à empresa dispor, no tempo desejado, das informações de que necessita para seu funcionamento atual e para sua evolução” (LESCA, 1994 apud SIQUEIRA, M.C., 2005, p.05)
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4 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE CAMPINAS CENTRO DE ECONOMIA E ADMINISTRAÇÃO FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO Disciplina: Administração de Informações Gerenciais Processos de Negócios - “Processos de negócio são as atividades previamente estabelecidas que tenham como objetivo determinar a forma como o trabalho é realizado numa organização dentro de cada departamento e/ou função. Constituem um conjunto de ações, relacionadas entre si de forma lógica e coerente a fim de promover um output (produzir valor) favorável à organização e clientes, tanto a nível interno como externo.” (LAUDON, K. 2007. p 39) “A eficácia da operação se relaciona aos processos centrais de negócios que são necessários para operar o negócio. Os processos de negócios compreendem todas as funções comerciais, desde a tomada do pedido do cliente, o manuseio dos retornos, a manufatura, a administração das atualizações na Internet, até o envio dos produtos. A eficácia operacional tais como as iniciativas de qualidade, a reformulação dos processos e os investimentos em tecnologia, podem mostrar resultados rápidos. (CHASE, R.B. 2006, p38) Fluxo de Informação – “A informação apresenta-se como um produto do processamento de dados, resultantes dos fatos do cotidiano da organização procurando viabilizar os sistemas produtivos e gerenciais para os quais é insumo indispensável. Normalmente, esta informação apresenta-se sob a forma de fluxos contínuos gerados do desenvolvimento das atividades das organizações”. (BÄR, F. 1995, p 12) “O fluxo da informação pode ser definido como um processo de transferência da informação de um emissor para um receptor. Já na comunicação científica, engloba atividades ligadas à produção, disseminação e uso da informação, desde a concepção de uma idéia até a sua explicitação e aceitação como parte do conhecimento universal.” (FIGUEIREDO, 1994)
(3) Possíveis Soluções
A informação é tudo na administração de uma organização. Mas para uma boa informação e necessário existir um conjunto de características para que esse fundamental instrumento de trabalho realmente atenda as necessidades dos gestores, como agilidade e confiabilidade. Entender como os Sistemas de Informação funcional são fundamentais para uma empresa colocar em prática aquilo que realmente precisa de um sistema. Portanto a aquisição de um software de SI/TI (Tecnologia da Informação) e sua implantação é de extrema importância. (os modelos mais utilizados estão relacionados no anexo 1) Outro ponto importante é o Gerenciamento de Processos de Negócio, este conceito une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. Apresentamos algumas práticas deste tipo de processo no Anexo 2. Para tratar do problema de Fluxo de Informações apresentamos a Disseminação Seletiva da Informação, que é uma das ferramentas eficazes para resolver o problema de excesso e falta de informação no seio de uma organização através de um processo simples de verificação das demandas, coletar, tratar e distribuir as informações num fluxo contínuo. A ênfase deste processo é trabalhar o processo de recuperação de dados.
(4) Argumentação e Implicações Éticas
Segundo CASSARO (2003) uma organização é constituída por unidades que necessitam de trocar informações e componentes para facilitar o estudo do fluxo de informações numa organização. Para isso, é necessária uma perspectiva de componentes que integram numa lógica de sistemas.
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4 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE CAMPINAS CENTRO DE ECONOMIA E ADMINISTRAÇÃO FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO Disciplina: Administração de Informações Gerenciais Para LUCAS (1990), em uma organização existe um componente que suporta o fluxo de informação entra o sistema tanto internamente como externamente. O sistema de informação existe numa organização, não como subsistema isolado, mas como uma rede dispersa pelos diversos componentes do sistema. Pela sua importância, os sistemas de informação são tomados como um subsistema considerado estratégico. A necessidade de racionalizar a informação advém de que as organizações têm de confrontar a incerteza e os eventos desordenados provenientes tanto do interior como do exterior e contudo providenciar um esquema claro, operacional e bem definido para os participantes.(SIQUEIRA, 2005). As TI impulsionam o progresso, conduzem a inovações, aumentam a riqueza e atraem novos investimentos. Em simultâneo, permitem um aumento da eficiência e a redução dos preços bem como melhorar os serviços ao cliente, a qualidade e a variedade dos produtos. A TI são ferramentas essenciais na criação de sistemas de informação integrados e coordenados. Como cita LAUDON (2007) o processo de negócio é um conjunto de atividades desenvolvidas a partir de um objetivo. Estas informações são obtidas no desenvolvimento da visão de um negócio pré-definido que irá concretizar-se num resultado específico, em termos de produto ou serviço que se pretenda realizar. No entanto, para que o sucesso da organização seja possível tem de haver uma boa gestão dos seus processos de negócio. Sendo necessário identificar e planejar adequadamente essas tarefas, determinar a sua prioridade e descrever os respectivos procedimentos a fim de evitar perdas de tempo, repetição de tarefas, desmotivação e baixa de produtividade. Portanto, processo de negócio trata-se de uma melhoria contínua, dinamização e garantia de desenvolvimento,com perspectiva transversal em coordenação e integração das restantes áreas organizacionais, proporcionando aumento de eficácia e de eficiência, através de uma máxima e adequada otimização dos recursos disponíveis, que apoiados a um bom sistema de informação constituem o segredo de sucesso de uma organização.
(5). Referências Bibliográficas (Seguir as normas da ABNT).
CASSARRO, A. C. Sistemas de Informações para Tomada de Decisões. São Paulo: Thomsom, 2003, p.26 LUCAS, Henry C. Information Systems Concepts for Managment. Mitchell McGraw-Hill, 1990, 4.ed. p. 15 SIQUEIRA, Marcelo C. Gestão Estratégica da Informação. Rio de Janeiro: Brasport, 2005, p. 05 LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane P. Sistemas de informações gerenciais, Sistemas de Informação na Empresa. 7. ed., São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007, p 39 a 42. CHASE, Richard B. Administração da Produção para a vantagem competitiva. 10.ed. São Paulo: Bookman, 2004, p 38 LESCA, H; ALMEIDA F. C., Administração estratégica da informação. Revista de Administração. São Paulo, 1994, v.29, n.3, p.66-75. BÄR, Fernando L., Informação e comunicação organizacional em uma empresa de energia elétrica. Dissertação de Mestrado em Ciências da Comunicação, USP, São Paulo, 1995. FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Estudos de uso e usuários da informação. Brasília: IBICT, 1994.
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ANEXO I
Tipos de Sistemas de Informação (SI/TI)
Sistemas computadorizados que realizam e registram as
TPS (Transaction operações diárias de rotina da organização. processing systems) Ex: Faturação; Orçamentos; Contabilidade; Contas Correntes; etc.
KWS (knowledge work Sistemas de informação que auxiliam os especialistas e
systems) profissionais qualificados na criação e integração de novos conhecimentos na organização.
Sistemas de computadores destinados ao aumento da
OAS (Office automation produtividade do trabalhador de dados – pessoal systems) administrativo – que tende a processar informação ao invés de criar (inclui uso, manipulação e disseminação de informações)
Sistemas de informação ao nível da gestão na organização.
MIS (Management Suporta funções de planejamento, controle e tomada de information systems) decisões, proporcionando informações de síntese da atividade diária e relatórios de excepção.
DSS (Decision support Sistema de informação ao nível da gestão da organização
systems) que combinam dados e modelos analíticos sofisticados para o suporte da tomada de decisão semi-estruturada ou não.
ESS (Executive support Sistema de informação ao nível estratégico concebidos para
systems) auxiliar na tomada de decisão não estruturada através do uso avançado de gráficos e comunicaçõe
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ANEXO II
Principais Características do BPM (Business Process Management) - Gestão de Processos de
Negócios
Com a automação dos processos obtêm-se um controle mais
Automação rígido e adaptado às necessidades da empresa,oferece serviço melhor ao cliente, dada a rapidez e organização e reduz custos.
É nesta etapa que os processos são descobertos e desenhados
Modelagem sendo também onde se pode fazer alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.
É onde se pode testar as regras pré-estabelecidas,se estão de
acordo com o objetivo da empresa e se as tarefas estão sendo Simulação encaminhadas para as pessoas corretas.
Os sistemas de informações utilizado faz que as tarefas sejam
enviadas para os seus devidos responsáveis, controlando o seu Execução tempo de execução por pessoa e pelo processo em geral.
Controle ideal é aquele que está presente durante todas as etapas
do processo: antes, durante e depois. São exemplos de tipo de controle relatórios de fluxos em andamento, onde é fornecido o status do fluxo, com quem e há quanto tempo está parado, etc. Controle Importante para evitar que erros sejam encontrados somente no fim processo. E há também relatórios de fluxos concluídos, onde se pode ter uma noção geral de como se desenvolveu o processo.
Aqui são realizadas melhorias nos processos de modo a alcançar
resultados positivos rapidamente, melhorando o serviço aos clientes Otimização e com menores custos.Depende principalmente do controle, onde deve haver uma busca pela perfeição.