“Año de la lucha contra la corrupción e impunidad”

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA AMAZÓNICA

UPA
 Sistema y Ciencias de la Administración
1. Contenido ............................................................................................................................. 1
1.1. Definición de Sistema ................................................................................................ 2
1.2. Clasificación de Sistemas ........................................................................................... 2
1.3. Teoría General de Sistemas ....................................................................................... 3
1.4. Construcción de Modelos .............................................................................................. 7
2. Resumen ............................................................................................................................... 8
3. Summary .............................................................................................................................. 9
4. Conclusiones ......................................................................................................................... 9
5. Recomendaciones................................................................................................................. 9
6. Apreciación del Equipo....................................................................................................... 9
7. Glosario de Términos.......................................................................................................... 10
8. Linkografía ............................................................................................................................ 10
 1. Contenido
La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las
organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del
conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio
posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines
perseguidos por la organización.
La Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos
o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. Permite
implementar nuevas estrategias para el logro de las metas para tener éxito en la
empresa enfocada a las necesidades del cliente
Otras definiciones de Administración (según varios autores) son los
siguientes:
- La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y
prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar
propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.

- La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el

esfuerzo ajeno.1 (George R. Terry).

- La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de

objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo
humano coordinado. (José A. Fernández Arenas).2

- La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez).
Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:
- La existencia de objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.
- La administración se da en grupos sociales, es entre personas.
- Debe existir el uso adecuado de recursos para lograr el fin común.
- Requiere de la eficacia, es decir, lograr los objetivos establecidos o previstos.
- Necesita la eficiencia que se refiere al logro de los objetivos, pero al menor
costo y con la máxima calidad.
- Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de
esfuerzos humanos.

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 1.1. Definición de Sistema

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que

interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben datos, energía
o materia del ambiente (entrada) y proveen información, energía o materia
(salida).
Son ejemplos de sistemas: un árbol, sistema circulatorio humano, el sistema
solar, una computadora, una institución, un sistema operativo entre otros.
Cada sistema puede ser estudiado con el objetivo de comprender el
funcionamiento del mismo, descubrir sus límites/fronteras visibles y/o no
visibles, entender el objetivo del mismo y cómo interactúa con otros sistemas
externos.

1.2. Clasificación de Sistemas

Los sistemas pueden clasificarse según su origen:

- Sistema artificial: por ejemplo, un televisor, una computadora, un celular.
- Sistema natural: por ejemplo, un ave, un humano, el ciclo del agua, el sistema
solar.
- Sistema social: por ejemplo, una empresa, una institución, un estado. Puede
ser incluido dentro de los sistemas artificiales.

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 En cuanto a su constitución o naturaleza, un sistema puede ser:

 Sistema físico o concreto: por ejemplo, una computadora, un árbol.

 Sistema abstracto o conceptual: por ejemplo, un software, una

metodología, un sistema de creencias.

También pueden clasificarse según su ambiente (según realicen o no

intercambios con su entorno):

 Sistema abierto: un sistema que tiene flujos de entrada y salida;

intercambia energía, materia y/o información con su ambiente.

 Sistema cerrado o aislado: un sistema que no tiene ni entradas ni

salidas; no intercambia ni energía, ni materia con su ambiente. En
ocasiones, con fines de estudio, se considera un sistema cerrado aquel
que no intercambia materia, pero sí energía con su medio.

Según su alterabilidad en el tiempo:

 Sistema estático: no cambia con el tiempo.

 Sistema dinámico: cambia con el transcurso del tiempo.

Según la complejidad de sus relaciones:

 Sistema simple: pocos componentes y relaciones. Por ejemplo, la rueda,

la palanca, la polea, la cuña, etc.
 Sistema complejo: numerosos componentes y relaciones entre sí. Por
ejemplo, un ecosistema, la Tierra, el Estado, una ciudad, etc.

1.3. Teoría General de Sistemas

La teoría general de sistemas (o TGS) es el estudio interdisciplinario de los

sistemas en general.
Propósito: estudiar los principios generales aplicables a cualquier sistema en
cualquier ámbito de investigación. Nos permite determinar qué es un sistema y
qué no es un sistema.

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 El objetivo de la teoría de sistemas es el descubrimiento sistemático de las
dinámicas, restricciones y condiciones de un sistema, así como de principios
(propósitos, medidas, métodos, herramientas, etc.) que puedan ser discernidos y
aplicados a los sistemas en cualquier nivel de anidación y en cualquier campo,
con el objetivo de lograr una equifinalidad optimizada.

La teoría general de sistemas trata sobre conceptos y principios ampliamente

aplicables, en oposición a los conceptos y principios aplicables a un dominio del
conocimiento.
Distingue sistemas dinámicos o activos de sistemas estáticos o pasivos. Los
sistemas activos son estructuras de actividad o componentes que interactúan en
comportamientos y procesos. Los sistemas pasivos son estructuras y
componentes que se están procesando. Por ejemplo, un programa es pasivo
cuando es un archivo de disco y está activo cuando se ejecuta en la memoria.
El campo está relacionado con el pensamiento sistémico y la ingeniería de
sistemas.

A. Análisis del Sistema

 Determinar el orden jerárquico de los centros decisorios de la empresa;

identificar el tipo de decisiones que emanan de los mismos, las características
de esas decisiones, las condiciones en que se desarrollan; las características de
los decididotes. Las decisiones más frecuentes se relacionan con la
planificación general, la formulación de políticas, los objetivos de producción,
la delegación de autoridad, la división y coordinación del trabajo, la
disponibilidad de recursos físicos, humanos y financieros, etc.

 Detectar los requerimientos de información de esos centros decisorios para

que éstos, apoyados en esa información sistematizada, puedan cumplir
eficientemente sus objetivos.

 Diseñar el sistema que satisfaga las necesidades mencionadas en el punto

anterior, aplicando la metodología y técnica más actualizada. Si bien esta es
una actividad específica de los especialistas en sistema, no debe desarrollarse
en forma aislada, sin considerar las opiniones e ideas de los funcionarios de
línea afectados, pues su colaboración será muy valiosa (imprescindible) desde
el punto de vista de los resultados.

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 B. La actividad de diseño

a) La creación de un nuevo sistema para satisfacer las necesidades no cubiertas

por el sistema vigente (revisión de sistemas).
b) Formulación de un nuevo sistema para cubrir necesidades que surgirán como
consecuencia de operaciones a desarrollarse en el futuro de la empresa
(planificación de procedimientos)
c) Simplemente poner por escrito (utilizando los medios gráficos o tecnología
informática) las instrucciones que ratifiquen procedimientos ya en vigencia).
d) El establecimiento de procedimientos de control respecto de sistemas vigentes
(control de registros, informes y formularios.

C. Programar la implementación.

Para evitar inconvenientes en los momentos en que se esperan resultados, será

necesario que todos quienes participen operativamente en el nuevo sistema
conozcan perfectamente en qué consiste su participación. No deben tener dudas
respecto de los procedimientos a seguir y operaciones a realizar.

Para ello será necesario:

a) contar con una precisa descripción escrita (o a través de software) de los

procedimientos. Esta descripción se compendia en los llamados Manuales de
Procedimientos, que servirán de guía para quienes intervendrán en el sistema.
b) contar con personal debidamente entrenado, para lo cual deberá existir un plan
de entrenamiento en las funciones que ha de desempeñar.
c) coordinar la puesta en marcha, aplicando las técnicas de planeamiento y
cronograma de actividades.

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 D. Verificar

mediante pruebas piloto, el grado de exactitud del sistema diseñado respecto de

las condiciones que le dieron origen. Las pruebas piloto consisten en operar el
sistema –antes de la implementación- con un volumen reducido de la información
y controlar los resultados. En esta actividad deberán también participar los
funcionarios del sector afectado.

E. Seguimiento

Tener permanente vivencia de las operaciones y de los problemas (y también

oportunidades) diarios de la empresa; efectuar el seguimiento necesario para
verificar si los sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los
requerimientos de la organización. Con el transcurso del tiempo nuevas
condiciones y nuevos factores producen deterioros en los sistemas y obligan a una
continua vigilancia y observación de distorsiones para proceder a su corrección.

F. El papel del Gerente

En el mundo actual las organizaciones viven y experimentan tiempos de cambios

rápidos y de adaptación imperativa, estas se desenvuelven en escenarios donde les
corresponde crecer y ser altamente competitivas para poder sobrevivir en la nueva
jungla, el mercado. Estas no escapan a los cambios constantes en que vivimos, la
incertidumbre del mañana, el ciberespacio, la globalización, etc. hacen que los
gerentes de todo el mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y listos
para actuar.
La forma como respondan y se adapten a los nuevos tiempos determinará, en la
misma medida si la organización puede salir airosa y mantenerse en el curso del
tiempo.
Esta proposición nos lleva a preguntarnos… ¿Por qué empresas que han tenido
éxito se ven aniquiladas, fracasadas y destinadas al decaimiento y hasta el cierre?
… ¿Por qué otras empresas, aun con los cambios frecuentes y repentinos de los
mercados y de los factores macro ambientales externos consiguen crecer y ser
competitivas?
Responder a estas interrogantes nos lleva a considerar lo contemplado en el
desarrollo organizacional el cual apunta, por así decirlo, a que una organización
aprenda como sistema y pueda tener un sello distintivo de hacer las cosas con
excelencia a partir de sus propios procesos; para ello entra en la escenario de la
Organización un ejecutivo encargado de direccionar el sistema de desarrollo
organizacional.

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 Ante los procesos de cambios organizacionales o de reconversión de actitudes, el
papel del gerente debe ser el de liderar el cambio mismo, convirtiéndose en un
visionario, un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos
aspectos que involucren a la organización, toda vez que dicho proceso, por su
magnitud, sólo se logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la
organización en su conjunto, siendo cada vez más importante pensar en
reconvertir primeramente al gerente, ya que si el mismo tiene bajo su cargo un
equipo dispuesto al cambio y no se siente comprometido con él, dicho cambio no
se dará por efecto de una resistencia pasiva.

Las nuevas realidades del entorno como el desarrollo de nuevas tecnologías y el

auge cada vez mayor de la llamada "revolución de la información", van dejando
de lado la idea de las organizaciones tradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en
día una gerencia más participativa, más plana y con menos niveles jerárquicos, en
donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que la integran, con una
participación mucho más activa de todo el equipo gerencial en la toma de
decisiones y con un énfasis muy particular en equipos decisorios basados en
estructuras funcionales por áreas de negocios.

1.4. Construcción de Modelos

La adopción e implementación del modelo administrativo en una empresa u

organización, está vinculado por lo general, por las suposiciones que perciba el
Gerente de las personas y por las interpretaciones que hace de las situaciones.
Como los gerentes tienden a actuar según piensan, el modelo subyacente que
prevalece en la administración de una empresa determina el ambiente de esa
empresa. Los modelos no solo pueden variar de una empresa a otra; también
pueden variar dentro de los departamentos de una empresa.

Es recomendable que la decisión de adopción del Modelo no sea externa a la

empresa, debe ser un accionar proveniente de la alta gerencia para direccionar
los destinos de la organización que pretende estar vigente en el tiempo. Debe
involucrar toda la organización envolviéndola en una cultura de aprendizaje,
generación de procesos propios a partir de su institucionalidad que les permitan
crecer, generar valor agregado al cliente interno(los empleados) y al cliente
externo (usuarios y compradores) y presentar una empresa que genera margen
de valor permanente, y que se renueve a partir de su aprendizaje,
retroalimentación y continuo mejoramiento, el mejoramiento continuo busca que
la empresa cree respuesta adelantadas a las situaciones del entorno.
La construcción de modelos administrativos es un medio que le permite al
administrador resolver problemas en base al análisis y el estudio del problema,
así como le permitirá conocer las alternativas del hecho.

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 La construcción de modelos es una tarea de uso muy común, incluso la
aplicamos sin darnos cuenta; por ejemplo:
Tenemos a una persona que desea redistribuir los muebles de una sala en su casa.
El objetivo es tener una distribución que resulte atractiva pero también funcional
para el grupo de invitados a una partida de cartas por la noche.
Una de las formas de abordar el presente problemas es mentalizar las diferentes
posiciones que pudieran ocupar los muebles en el espacio determinado para la
sala.
A esta forma de resolver situaciones se le conoce como MODELO MENTAL.
Claro que también se podrían mover los muebles de diferentes posiciones hasta
encontrar el ideal, ya que el modelo mental limita los movimientos reales de los
muebles, tal vez hayan más elementos que acomodar en la sala que mentalmente
no se consideren, además de que la dueña de la casa podría estar omitiendo
alguna forma de acomodar los muebles.
Consideremos ahora el problema que enfrenta un administrador encargado de
diseñar una planta en una empresa manufacturera. Difícilmente este problema
podría ser resuelto mentalmente como en el caso del reacomodo de muebles. El
administrador enfrenta restricciones más importantes como la ubicación de
aéreas específicas y de equipos.
Existe una gran diferencia entre los dos planeamientos expuestos, ya que el
administrador no se puede permitir el pedirle a sus empleados el mover
herramienta y equipo 3,4 o 5 veces para ver de qué forma se utiliza mejor el
espacio; sin embargo, el administrador puede utilizar un MODELO A ESCALA
donde el problema real se representa de forma reducida mediante una estructura.

2. Resumen

Es decir, si ésta debe ser considerada ciencia, técnica y/o arte. Al respecto, Avila
y Otros, (1998) definen Ciencia como un conjunto de conocimientos ordenados y
sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a
verdades generales. También señalan que Técnica es un conjunto de instrumentos,
reglas, procedimientos y conocimientos, cuyo objeto es la aplicación utilitaria y
finalmente, establecen que Arte es un conjunto de técnicas y teorías, cuyo objeto
es causar un placer estético a través de los sentidos. También se dice de la virtud,
habilidad o disposición para hacer bien una cosa. Cuando la ciencia y la aplicación
de nuevos procedimientos y métodos mejoran, contribuyen a que la
administración sea un arte.

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 3. Summary

That is, if it should be considered science, technique and / or art. In this regard,
Avila and Others, (1998) define Science as a set of ordered and systematized
knowledge of universal validity, based on a theory referring to general truths.
They also point out that Technique is a set of instruments, rules, procedures and
knowledge, whose object is the utilitarian application and finally, establish that
Art is a set of techniques and theories, whose purpose is to cause aesthetic pleasure
through the senses. It is also said of virtue, ability or willingness to do a thing well.
When science and the application of new procedures and methods improve, they
contribute to the administration being an art.

4. Conclusiones

 Teniendo una buena administración se logra crear sistemas para todo tipo de áreas
y así tener eficiencia dentro de una empresa.
 La ciencia de la administración hoy en día es esencial dentro de grandes empresas,
ya que con esto tienen mejor organización y manejo de sus áreas.

5. Recomendaciones
 Nosotros podemos contar por ejemplo con la Administración Pública que está al
servicio de todos nosotros como ciudadanos y ciudadanas además es la que se
especializa en desarrollar por medio de utilidades dadas por particulares la
máxima producción de bienes o servicios, dando como resultado un beneficio más
desarrollo a su País. Entre más utilidades se exporten mejor resultado de beneficio
tendremos.
 Para que una organización sea exitosa actualmente y en futuro se debe mejorar los
procesos vulnerables trabajando como equipo y utilizando las tecnologías de
información que ayuden a agilizar esos procesos.

6. Apreciación del Equipo

Muy interesante ya que a través de estos conocimientos sobre el sistema y la

ciencia de administración; nosotros en un futuro no muy lejano podamos
aplicarlos de manera que aporte dentro de nuestra organización.
Todo el contenido antes mencionado tiene una gran importancia hoy.

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 7. Glosario de Términos

1. CIENCIA. - Es un sistema ordenado de conocimientos estructurados que estudia,

investiga e interpreta los fenómenos naturales, sociales y artificiales. El
conocimiento científico se obtiene mediante observación y experimentación en
ámbitos específicos.

2. SISTEMA. - Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el

funcionamiento de un grupo o colectividad.

3. ADMINISTRACION. - es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del
conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio
posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines
perseguidos por la organización.

4. EQUIFINALIDAD. - significa que un sistema viviente, a partir de distintas

condiciones iniciales y por distintos caminos, puede llegar a un mismo estado
final. Un sistema puede alcanzar la misma meta siguiendo diferentes itinerarios
en sus procesos organísmicos.

8. Linkografía

http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php

http://sisinformacion.obolog.es/clasificacion-sistemas-2002127

https://es.scribd.com/document/241030501/C3-Definicion-y-Construccion-de-Modelos

https://www.monografias.com/trabajos87/modelo-administrativo/modelo-
administrativo.shtml

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