Guía Práctica de Activo Fijo

para el Sector Municipal

“Proyecto Apoyo al Cumplimiento Focalizado, respecto del
Activo Fijo Municipal”
 Índice Presentación
1. Génesis del proyecto.
1.1. Descripción.
1.2. Objetivos generales.
1.3. Objetivos específicos.
1.4. Resumen.
2. Resultados de las auditorías en los Municipios de Temuco, Pucón y Victoria.
3. Guía Práctica de Activo Fijo.
3.1. ¿Qué es?
3.2. ¿Cómo se utiliza?
3.3. Ejemplo de aplicación.
4. Consultas.

2
1. Génesis del proyecto
¿Existen los manuales de
procedimientos sobre AF?

¿Hay auxiliares de activo fijo?

¿Se registran contablemente los AF,

según su naturaleza o rubros?

• Falta de cuadratura entre auxiliares y la contabilidad.

• No todos los bienes se encuentran caucionados.
• Asignación de vidas útiles que difieren al Oficio
Circular N°60.820, de 2005.
• Manuales de procedimientos desactualizados
• No se realizan procedimientos de confirmaciones con
entidades externas (SRCeI, SII, MBN, CBRs, entre
otros).
• Errores en cálculos de la depreciación y
actualización inadecuadas.
• Las bajas de los activos fijos no se realizan conforme a
la normativa vigente.
• Falta de control de los Bienes en comodato.
• Descontrol en Obras.
• Entre otros.
3
1.1. Descripción

El propósito de este proyecto, consistió en desarrollar una “Guía Práctica de Activo Fijo
para el Sector Municipal”, la que servirá de apoyo para todas las entidades edilicias.

Considerando que el sector municipal aun no comienza con la aplicación de la nueva
normativa contable, se efectuó un diagnóstico respecto del cumplimiento en materias de
administración, control, resguardo, uso-tenencia, contabilización y presentación de los
bienes, mediante la ejecución de tres (3) auditorías a distintos municipios de la región.

Con ello, se pretende consolidar la transición y aplicación de las Normas Internacionales
de Contabilidad para el Sector Municipal, todo ello en virtud, a la estrategia de la CGR de
2017-2020.

4
1.2. Objetivos Generales

 En respuesta a los nuevos desafíos que enfrenta este Organismo Fiscalizador, con la
convergencia a las próximas Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Municipal,
surge la necesidad de contar con una guía práctica, para las entidades edilicias, la que les
permita establecer criterios y procedimientos claros para la administración, control,
resguardo, uso-tenencia, contabilización y presentación del activo fijo en los estados
financieros.

 Por lo mismo, la utilización de esta guía facilitará a los municipios la aplicación de los
procesos descritos en su contenido, para una mejor convergencia a las Normas
Internacionales de Contabilidad para el Sector Municipal.

5
1.3. Objetivos específicos

Obtención de un diagnóstico inicial y actualizado, mediante la ejecución de las referidas

auditorías, respecto al estado en que se encuentra el activo fijo en los municipios de
Temuco, Victoria y Pucón, lo que permitió determinar el alcance de las actividades que se
deberán desarrollar en cada uno de los procesos que involucran a los bienes de uso, estos
son: Administración, Control, Resguardo, Uso-Tenencia y Contabilización y Presentación en
los EEFF.

Apoyar en la elaboración, a cada uno de los municipios auditados, del Plan de Apoyo al
Cumplimiento Focalizado el que fue revisado por la Unidad Seguimiento y Apoyo al
Cumplimiento -USEG-, en conjunto con el equipo Unidad de Control Externo -UCE-, de esta
Sede Regional.

6
1.3. Objetivos específicos

Apoyar a los municipios mediante actividades de seminarios-taller y capacitaciones

con un enfoque teórico-práctico, entre otros, con el fin de regularizar los temas
observados, para procurar una buena transición y aplicación de la señalada normativa
NICSP-CGR.

Que los municipios restantes puedan desarrollar su propio diagnóstico, a través de la
ejecución del mencionado documento, con el fin de contar con la realidad de cada
municipio y propendiendo hacia las NICSP-CGR.

7
1.4. Resumen de Proyecto

Situación actual NICSP-CGR

municipios

Presentación EEFF Estrategia CGR

Resguardo - Uso-tenencia Capacidad Por el cuidado y buen uso de

los recursos públicos
técnica y
Necesidad espíritu
Administración colaborativo Apoyo al cumplimiento

Colaboración activo fijo

Control sector municipal y sector
público

8
2. Resultados de las Auditorías

9
2. Resultados de las Auditorías

 Inexistencia de auxiliares extracontables donde se individualicen la totalidad de los

bienes contabilizados y clasificados por tipo de activo fijo.
 Carencia de circularizaciones o confirmaciones con terceros, respecto de los bienes que
son de propiedad municipal y que no se encuentren registrados y contabilizados en la
contabilidad del municipio.
 Falta de análisis de cuentas, como tal, con el objeto de comprobar la integridad y
razonabilidad de los registros que componen el saldo de los respectivos rubros contables.
 Ausencia de un registro contable y de control administrativo, respecto de los bienes
inmuebles o muebles entregados en comodato, transferencias recibidas a cualquier título,
derechos de aprovechamiento de aguas, entre otros.

10
2. Resultados de las Auditorías

 Incumplimiento de los oficios circulares N°s 60.820 y 36.640, de 2005 y 2007,

respectivamente, respecto del cálculo de la corrección monetaria de las altas del periodo,
de la actualización de los saldos iniciales y cálculo de la depreciación del periodo.
 Falta de cumplimiento a los procedimientos contables referido a los bienes excluidos
(dados de baja), venta de activos (remates), los bienes siniestrados que no se registran
contablemente.
 Bienes muebles y equipos computacionales que fueron registrados como Gastos
Patrimoniales, en circunstancias que ellos debieron ser contabilizados en cuentas del rubro
del activo fijo.
 Desconocimiento de la totalidad de los bienes, conlleva necesariamente a un uso
inadecuado de éstos, impactando negativamente en el éxito de una buena administración.

11
2. Resultados de las Auditorías

No hay manuales
No se toman No se da la
inventarios importancia
No se cumple
manual
Elegir tres (3) Conocer la realidad Falta de Falta de registro
Realizar las regional en base a conocimiento de las bajas
municipios y
tres (3) las tres auditorías y No hay auxiliares
dar a conocer
auditorías. otras realizadas de activo fijo
el objetivo. indirectamente. Bienes no Carencia de
utilizados control de
Error cálculo comodatos
actualización
Software no EEFF no reflejan
utilizados la realidad
Error cálculo
depreciación

12
3. Guía Práctica de Activo Fijo

3.1. ¿Qué es?

La Guía es un instrumento de apoyo, orientación, colaboración y de consulta para los
municipios, que servirá para estructurar las acciones tendientes a fortalecer los procesos de
administración, control, resguardo, uso-tenencia, contabilización y presentación del activo fijo en
los estados financieros, así como también, de manera conjunta, facilitar la convergencia a las
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, NICSP-CGR.

Contempla cuatro etapas que en conjunto se relacionan con los procesos antes señalados, las
que se detallan y sintetizan a continuación:
1. Diagnóstico.
2. Preparación
3. Implementación
4. Seguimiento/Monitoreo

13
3.1. ¿Qué es?

• Diagnóstico Con el imput del •Preparación

Autoevaluación
diagnóstico se
que permita
define el plan de
determinar a
acción, conforme
priori el alcance
los recursos
de las actividades
humanos y
a seguir.
financieros.

Corresponde al
trabajo de Se ejecuta el plan
supervisión y de acción por cada
• Seguimiento / coordinación que una de las etapas
deberá acometer en análisis del • Implementación
monitoreo
el equipo activo fijo.
designado.

14
3.1. ¿Qué es?

Director de Manejo de la
Interlocutor con otras
administración y información
áreas.
finanzas financiera.

Jefe de Manejo de la
Conocimiento de la
información
contabilidad normativa atingente.
contable.

Control y Conocimiento
Encargado de administración de exhaustivo sobre la
activo fijo los bienes del ubicación y condiciones
servicio. de los bienes.

Director de Función de asesorar Independencia en el

control interno al jefe del servicio. proyecto.

15
3.1. ¿Qué es?

Guía de Activo fijo

Procesos
Diagnóstico Autoevaluación Administración
Actividades a desarrollar
Control
Preparación
Por cada
Resguardo actor, EAF, Cumplimiento
Carta Gantt o de DAF, JC y de normativa
Implementación navegación DC.
(plan de mejora) Uso-tenencia

Seguimiento/ Contabilización/
Monitoreo Presentación

EAF: Encargado de Activo Fijo, o quien desempeñe la función;

DAF: Director de Administración y Finanzas o su equivalente;
JC: Jefe de Contabilidad o su símil, y
DC: Director de Control

16
3.2. ¿Cómo se utiliza?

¿Cuáles son los primeros pasos a seguir?

Para dar comienzo al trabajo se debe formalizar la

conformación del equipo líder (suplentes), considerando
a los 4 actores señalados anteriormente, según
corresponda.

17
3.2. ¿Cómo se utiliza?

Beneficios de la formalización del Equipo Líder

Atribuciones y Generación de
respaldo formal de la instrucciones claras,
autoridad del servicio a uniformes y concretas
la realización del en cuanto a las acciones
trabajo. a desarrollar.

18
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Diagnóstico

Respecto de cada
Encuesta dicotómica uno de los procesos Resultado

Debiera ser tomada por el auditor interno, firmada por cada uno de los
intervinientes y respaldada documentalmente según corresponda
19
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Diagnóstico

Servicio de Impuestos
Instituciones con las cuales el
Internos, Servicio de Registro
Enviar cartas de servicio ha efectuado
Civil e Identificación,
confirmación operaciones relacionadas con
Ministerio de Bienes
contratos de comodatos, ya
(Formatos preparados) Nacionales y los
sea bienes entregados o
Conservadores de Bienes
recibidos
Raíces

20
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Preparación
Consideraciones iniciales:

Recurso
Humano

Recurso
Financiero

21
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Preparación
Recurso humano, dice relación con:
Elección de duplas para
la toma del inventarios
Directrices para (capacitación y entrega
emprender el de directrices).
Capacitación del trabajo.
equipo líder
Conformación del (normativa actual).
equipo líder
(titular y suplente).

22
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Preparación
Ajustar las desviaciones y
Indicar un período de marcha
capacitar, con el fin que cada
blanca, con el fin de validar
actor este en pleno
cada una de las actividades
Reunirse el equipo líder conocimiento de las tareas a
definidas a realizar por cada
realizar y que información
actor, con el fin de verificar
debe completar en el auxiliar
desviaciones.
de activo fijo

Precisar qué actor debe ir Definir el período en el cuál

Constatar de qué forma se cumpliendo cada actividad y comenzarán a desarrollar cada
lleva el proceso de activo fijo cómo va alimentando el una de las tareas de
auxiliar de activo fijo conformidad a la normativa

Verificar cuáles son las Monitorear el cumplimiento

Determinar cuáles son los
deficiencias en el de lo señalado, con lo anterior
hitos claves en el proceso de
cumplimiento de la normativa se tendrá certeza del período
activo fijo
en todo el proceso que hay que regularizar.

23
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Preparación

Recurso Financiero, dice relación con:

Cuadratura de
Resultado de la
contabilidad y
encuesta
auxiliares
Priorizar
Rubros de
Activo Fijo
Cantidad de
departamentos
Cantidad de
y/o
bienes por cada
corporaciones
rubro
que mantiene el
municipio

24
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Preparación

Conformación Diagnóstico
y capacitación (encuesta)
del equipo

Directrices
de
realización
del trabajo

Carta Gantt
25
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Implementación
Aprobar la Carta Gantt (Navegación) de manera formal,
conforme se establece en el artículo 53, de la ley N° 18.575,
Orgánica Constitucional de Bases Generales de la
Administración del Estado.

Comenzar el trabajo por el rubro que esta menos

complejo.

Llevar a cabo el inventario, conforme al plan previamente

definido.

26
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Implementación
Inventario ciego

No hay información,
por lo que se deberá
indicar tanto el bien
como el detalle de
los mismos.

Inventario abierto Inventario mixto

En este tipo de
inventario el sistema
indica el bien y el Corresponde a una
detalle del mismo, mezcla de los dos
procediendo a validar inventarios anteriores.
que la información es
correcta.

27
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Implementación

Se deberá trabajar de manera concomitante al proceso de toma de

inventario, llevando a cabo los siguientes pasos, a lo menos:

Regularizaciones
Cuadratura
Análisis de la
toma del
Toma de inventario
inventario

28
3.2. ¿Cómo se utiliza?
Etapa de Seguimiento/Monitoreo

Revisiones por parte de
Auditoría Interna.
Monitoreo por un
tiempo prudente del Comunicación
equipo líder, sobre el permanente entre los
cumplimiento de las diversos actores en el
acciones ámbito del activo fijo.
comprometidas.

Recuerden que el uso de la Guía de Activo Fijo esta pensada para su

uso permanente en el tiempo.

29
3.2. ¿Cómo se utiliza?

AUTOEVALUACIÓN
(ENCUESTA DICOTÓMICA)

IDENTIFICAR UN HITO
(MARCHA BLANCA - TOMAR
IMPLEMENTACIÓN) INVENTARIO
PLANIFICAR
INVENTARIO
(CIEGO-ABIERTO-
MIXTO)

CIRCULARIZAR NOMBRAR UN
EQUIPO LÍDER
ANALIZAR
DIFERENCIAS Y
REGULARIZAR

29
3.3. Ejemplo de aplicación

CASO:
BIENES MUEBLES CON UNA DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAYOR AL VALOR DEL BIEN RESPECTIVO.

Paso 1:
Aplicar la Encuesta Dicotómica al 31.12.2017

30
3.3. Ejemplo de aplicación
Paso 2:
Dirigirse a la sección 4.3.2. “Procesos de Control”, de la guía.

31
3.3. Ejemplo de aplicación

Paso 3:
Completar la tabla resumen, dispuesta en los casos de aplicación

MATERIA ENCUESTA DICOTOMICA TAREA GUIA JUSTIFICACIÓN

Depreciación activo Acápite II, preguntas 32,

C18
fijo. 34, 35 y 36.

Paso 4:
Realizar los respectivos ajustes contables

32
4. Dudas, consultas y/o comentarios

34
35