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DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS PESSOAIS E RELACIONAIS

GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

A Gestão do Tempo consiste em registar, controlar e


melhorar a utilização do seu tempo.

Para se compreenderem e aplicarem os princípios da


gestão do tempo devemos:
• não só saber o modo de utilização do tempo
•o tipo de problemas que confrontamos para utilizá-lo
sabiamente, e
• o que originou esses problemas.

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GESTÃO DO TEMPO

É como o Bruno ou como a Beatriz?

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GESTÃO DO TEMPO

Como controla o seu tempo?

O ponto de partida ideal para começar a


melhorar o seu tempo, é determinar em que
medida é que consegue controlar o seu
tempo disponível.

Analisar a forma como, presentemente,


utiliza o seu tempo é o primeiro passo para
poder controlá-lo melhor.

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GESTÃO DO TEMPO

A melhor maneira de reunir informação é mantendo um


diário de registos.

Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob


três aspectos:

◙ Necessidade;
◙ Adequabilidade;
◙ Eficiência.

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GESTÃO DO TEMPO

♦Necessidade - deve examinar escrupulosamente cada


actividade para se certificar de que se trata de algo
necessário.
♦Adequabilidade – identifique qual a pessoa para
desempenhar a tarefa. Existem actividades que podem ser
desempenhadas por outras pessoas.
♦Eficiência – “existirá uma forma de fazer melhor?” isto
servirá para incentivá-lo a descobrir um modo mais rápido, a
usar tecnologia mais avançada ou estabelecer formas
melhores de processar as actividades contínuas.

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GESTÃO DO TEMPO

HORÁRIO NOBRE

Algumas pessoas funcionam melhor no início da manha.


Outras ganham mais ritmo ao início da tarde.
Sempre que possível procure planear o seu dia de acordo
com o seu “horário nobre”.

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GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

Estabelecer prioridades

Estabelecer prioridades na gestão do tempo é um processo


de duas etapas:

Fazer uma lista com as tarefas que é preciso fazer, e


Ordenar por prioridades os itens dessa lista.

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GESTÃO DO TEMPO

Método ABC
Prioridade A: aqui ficam os itens urgentes. Alguns
encaixam-se aqui devido a directivas da administração,
solicitações de clientes importantes, prazos rígidos ou
oportunidades de sucesso ou melhoria.
Prioridade B: nesta secção ficam os itens de valor médio.
Estes itens podem contribuir para a melhoria de
desempenho mas não são essenciais e nem têm prazos
rigorosos.
Prioridade C: esta categoria inclui os itens de valor baixo.
Apesar interessantes ou agradáveis podem ser eliminados,
adiados ou programados para os tempos mortos.
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GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

Técnicas de Gestão do Tempo

Planeamento

É um processo complexo. Constitui a chave para aliviar o stress


provocado pela escassez de tempo. Planear é a maneira de se
estruturar o futuro. O planeamento é tipicamente de curto prazo
ou de longo prazo.

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GESTÃO DO TEMPO

Instrumentos de auxilio no planeamento a longo prazo

 Formulário de um Plano de Acção;


 Gráfico de Progresso;
 Diagrama de PERT;
 Calendário mestre.

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-Formulário de um Plano de Acção –

Estes formulários podem variar em complexidade. Os mais


simples mostram apenas os passos requeridos para se
completar um projecto. Podem ser acrescentadas
informações complementares tais como data de início, data
de conclusão, estimativa de custos e pessoa responsável.

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GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

-Gráfico do Progresso –

Um gráfico de progresso demonstra a relação entre os


passos a percorrer num projecto. Para ser elaborado faz-se
uma lista com os passos requeridos para realizar o projecto
e calcula-se o tempo necessário para cada passo. Em
seguida, posicionam-se os passos ao longo de uma lista
alinhada pelo lado esquerdo do gráfico, para cada passo,
começando na data marcada para o início e terminando na
data de conclusão desse passo. Quando terminar será
capaz de ver o fluxo de passos e a sua sequência.

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GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

- Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique)-

Trata-se de um diagrama que representa uma sofisticação acrescida


no processo de planeamento. Para o elaborar faça uma lista dos
passos requeridos para concluir o projecto e calcule os tempos para
cada passo. Em seguida trace uma rede de relações entre os vários
passos. O número do passo é colocado num círculo e o tempo
estimado para completar a tarefa é colocado sobre a linha que conduz
ao próximo círculo. Os passos que obedecem a uma ordem sequencial
são demonstrados num único caminho para clarificar essa sequência.
Os passos que podem ser tomados simultaneamente são
demonstrados em caminhos diferentes.

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GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

O diagrama de PERT demonstra não só as relações entre


os vários passos de um projecto como serve também para
calcular com facilidade o caminho crítico.

Trata-se do percurso temporal mais longo através da rede e


identifica quais os passos essenciais para completar dentro
dos prazos e para que não haja atrasos na data final de
conclusão do projecto.

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GESTÃO DO TEMPO

Instrumentos de auxilio no planeamento a curto prazo

Os planos a curto prazo desenvolvem-se e calendarizam-se


melhor numa base semanal ou diária.

Planos semanais
Planos diários
Plano de conferência

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GESTÃO DO TEMPO

Planos semanais

Um plano semanal deve descrever aquilo que se pretende


concretizar até ao final da semana e as acções necessária
para conseguir fazê-lo. Podem ser simples ou complexos.
Depois de concluído deve manter o seu plano junto de si
para consultá-lo com frequência.

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GESTÃO DO TEMPO

Planos diários

Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar


a atenção nos sues objectivos mais importantes. O formato
da sua lista não é importante. Pode fazê-la em qualquer
lado: numa agenda, numa folha de papel ou num formulário
da sua autoria. Utilize a sua lista de “coisas a fazer” para
esquematizar a sua rotina diária. Nela deverão constar
reuniões e compromissos além do tempo necessário para
realizar itens com prioridade na sua lista.

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“Para fazer” ABC Estado

Telefonar ao João sobre o calendário do novo projecto A


Fazer apresentação à direcção A
Escrever ao Samuel – incluir último relatório C
Reunião de equipa – pedir informações sobre o cliente Y ao António B
Enviar fotocópias ao Carlos C
Telefonar à Teresa para marcar a próxima reunião C
Telefonar à Beatriz para confirmar participantes na reunião de 2.ª feira B
Avaliação do Álvaro – lembrar Bernardo para estar presente A
Comprar bilhetes para o teatro no caminho de casa C
Reunir documentos para projecto importante A

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GESTÃO DO TEMPO

Plano de Conferência

Necessita de comunicar frequentemente com colegas de


trabalho para obter informações que requer para o seu
trabalho? Muitas vezes isso ocasiona interrupções que
distraem as pessoas. Uma maneira de lidar com este
problema eficazmente é través da utilização de um Plano de
Conferência.

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GESTÃO DO TEMPO

Em primeiro lugar introduza os


nomes das pessoas que consulta
com frequência. Em seguida, à
medida que for pensando nos
assuntos que tem para discutir
anote-os por baixo desse nome.
Quando chegar a altura para
conferenciar com essa pessoa,
organize os itens da lista por
prioridades.

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GESTÃO DO TEMPO

Desperdiçadores de tempo

Toda a gente desperdiça tempo. Faz parte da natureza


humana. Algum desse tempo desperdiçado pode ser
construtivo, pode ajudar-nos a relaxar ou a reduzir as
tensões. Os desperdiçadores de tempo têm, normalmente,
duas origens:

Internas (auto-gerados);
Externas (contexto ambiental)

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Auto-Gerados Contextuais

Desorganização Visitas

Procrastinação Telefonemas

Incapacidade de dizer “Não” Correio inútil

Esperar por alguém

Reuniões não produtivas

Crises

Outros Outros

Falatório Conversas à hora do café

Perfeccionismo desnecessário Relatórios sem utilização prática

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GESTÃO DO TEMPO

A desorganização

É a culpada chave do tempo que se desperdiça. Os sinais


evidentes da desorganização são aspecto geral da sua área
de trabalho. Torna-se necessário avaliar a sua zona de
trabalho:

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GESTÃO DO TEMPO

É eficiente?
Está organizada para minimizar o esforço?
O fluxo de materiais e movimentos
processa-se livremente?
Já pensou colocar mais próximo de si os
materiais que utiliza com maior frequência?
O espaço para trabalhar está desarrumado?
Quanto tempo perde a procurar coisas que
sabe que estão lá mas não as encontra?

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GESTÃO DO TEMPO

“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”

▓Os dossiers devem ser preparados para as actividades em


curso e mantidos sempre à mão;
▓Tudo o que estiver relacionado com um determinado
projecto deve ser guardado num único dossier;
▓Os ficheiros devem estar indexados para facilitar a
consulta rápida;
▓Deve manter-se um dossier para assuntos correntes tais
como, correio recebido, telefonemas ou visitas e este deve
ser verificado diariamente.

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GESTÃO DO TEMPO

Procrastinação

É a arte de adiar. Todas as pessoas adiam assuntos. De um


modo geral, estas tarefas apresentam-se como entediantes,
difíceis, desagradáveis ou onerosas mas contudo têm de ser
feitas. Quando isto sucede tome em consideração os
seguintes aspectos:

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GESTÃO DO TEMPO

Marque um prazo para completar a tarefa e cumpra-o;


Crie um sistema de recompensa. Diga a si próprio
“Quando terminar, ofereço-me uma deliciosa refeição”;
Combine com alguém (um colega) para que, de uma
forma rotineira acompanhe o seu processo nas tarefas
que tem tendência para protelar;
Trate das tarefas logo pela manhã de forma a ver-se
livre delas o mais cedo possível.

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GESTÃO DO TEMPO

Incapacidade para dizer “Não”


Utilize como abordagens oferecer uma alternativa. Em vez
de dizer “Sim”, muitas vezes, tente algumas das seguintes
respostas:
“Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar
sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”;
“Faço isso com muito gosto. No entanto, não posso
começar sem terminar o que estou a fazer neste
momento. Isso será…”;

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GESTÃO DO TEMPO

Desculpe mas não tenho tempo para aceitar mais


trabalho. Falo consigo logo que me seja possível.”;
“Agradeço a confiança depositada em mim mas, neste
momento, é-me impossível encaixar mais trabalho na
minha agenda. Desculpe.”;
“Peço desculpa mas não posso mesmo fazer isso, já
pensou pedir à…?”.

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GESTÃO DO TEMPO

Visitantes
•Como ponto de partida limite o n.º de pessoas que convida para
a sua área de trabalho.
•Quando precisar de conferenciar com um colega dirija-se ao
posto de trabalho dele (a). É mais difícil convencer as pessoas a
deixarem a sua área de trabalho do que você ir-se embora.
•Quando alguém inesperadamente o visitar levante-se e dialogue
ficando de pé. É natural que o visitante também o faça e isso
poderá encurtar a visita.
•Caso não resulte seja sincero e diga ao visitante algo como
“Obrigado pela visita. Vai ter de me desculpar mas tenho que
terminar este projecto.”

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GESTÃO DO TEMPO

Telefonemas
•Não os podemos eliminar por completo mas podemos
limitar a sua duração.
•Se tiver a sorte de ter alguém que possa atender as suas
chamadas, estas poderão ser filtradas.
•Quando estiver ao telefone restrinja o lado social da
conversa.
•Dê respostas breves.
•Termine a conversa com cordialidade

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GESTÃO DO TEMPO

Correio
•As cartas indesejadas chegam constantemente.
•Se tiver quem lhe separe o correio forneça instruções para
que organizem dois grupos: “somente informação” e
“acção”, aquilo que deve ser encaminhado a terceiros e
aquilo que deve ser eliminado.
•O correio “somente informação” deve ser guardado para
ser lido numa altura mais conveniente.
•Pode poupar tempo a responder por telefone a alguma
correspondência.

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GESTÃO DO TEMPO

Tempos de espera
As pessoas perdem demasiado tempo em esperas: nos
compromissos para o arranque das reuniões, para que
alguém termine alguma coisa, por aviões ou comboios ou
mesmo esperas telefónicas.
Fazer uso do tempo enquanto espera é utilizá-lo de uma
forma produtiva. Por exemplo:
 ler a correspondência,
 transportar consigo um bloco e uma lapiseira para
esboçar planos e redigir cartas, e
 trabalhar num dossier de baixa prioridade.

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GESTÃO DO TEMPO

Reuniões

O tempo desperdiçado com reuniões


tem duas origens:

→Reuniões marcadas por si;


→Reuniões para as quais é convocado.

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GESTÃO DO TEMPO

Quando marcar uma reunião planeie aquilo que pretende


realizar.
Limite ao máximo o número de participantes;
Clarifique os pontos da agenda e avance de imediato
para o objectivo da reunião;
Estabeleça um tempo limite;
Mantenha a discussão pertinente sumariando
periodicamente aquilo que foi dito;
Nomeie responsabilidades e estabeleça datas de follow
up;
Dê por concluída a reunião;

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GESTÃO DO TEMPO

Antes de participar numa reunião para a qual foi convocado:

Certifique-se de a sua presença é mesmo necessária;


Em caso afirmativo, chegue à hora marcada;
Esteja preparado para participar na discussão;
Evite desviar-se do assunto ou prolongar-se no debate;
Esforce-se por tornar a reunião produtiva;

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GESTÃO DO TEMPO

Crises
Podem ocorrer eventos inesperados que requerem solução
imediata. Quando se adia algo que devia ter sido feito, estamos a
contribuir para a criação de uma crise futura.
Algumas crises estão para além do seu controlo como por
exemplo:
 Os prazos de conclusão pouco realistas;
 Prioridades que se alteram, no último minuto;
 Erros que alguém cometeu;
 Máquinas que podem avariar.

Quando isto suceder aborde a situação de forma tranquila e


metódica. Não precipite uma segunda crise por não saber lidar
com a primeira.

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MEIOS ELECTRÓNICOS
PARA
ECONOMIZAR O TEMPO

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TELEFONE - novos atributos

 Atendedor automático de chamadas;


 Voice-Mail;
 Teclas de marcação rápida;
 Marcação activada por voz;
 Agenda
 Operação com mãos livres (alta voz)

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MANTER-SE CONTACTÁVEL

 Reencaminhar chamadas;
 Pagers;
 Telemóveis.

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ALTERNATIVAS ÀS REUNIÕES

 Conferência por telefone;


 Teleconferência;
 Videoconferência

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COMPUTADORES
● Portáteis (Laptops) ou de pequena dimensão (Notebooks)
● Modems - permitem ligação à Internet;
● Ligação à Internet sem fios (wireless)
● Scanners – importam texto ou imagens impressas em papel para o seu
PC;
● Tecnologia ASR (reconhecimento da Voz) – estes aparelhos registam
a voz e através de um processador de texto convertem-na em palavras
impressas
● Notepad ou Bloco de Notas – PC do tamanho de um bloco de
apontamentos onde se pode utilizar uma caneta electrónica para
introduzir os dados
● Organizers – servem de agenda diária. Muitos possuem calculadora,
e relógio. Podemos armazenar dados, traduzir línguas estrangeiras;
servir de dicionário

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GESTÃO DO TEMPO

Referências Bibliográficas
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GESTÃO DO TEMPO

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Robert-Phelps, G. Serviço ao cliente – Jogos para formadores. Lisboa:
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Stuart, R. (2003). Jogos para Formadores - Desenvolvimento de
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OBRIGADA PELA VOSSA ATENÇÃO!

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