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MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ

MP-PI MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ Livro Eletrônico Noções de Arquivologia Arquivamento e Ordenação de
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Livro Eletrônico

MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ Livro Eletrônico Noções de Arquivologia Arquivamento e Ordenação de

Noções de Arquivologia

Arquivamento e Ordenação de Documentos

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda S UMÁRIO 10. Arquivamento
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda S UMÁRIO 10. Arquivamento

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

SUMÁRIO

10. Arquivamento e Ordenação de Documentos

3

10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas

3

10.2. Tipos de arquivamento

9

10.2.1. Arquivamento vertical

9

10.2.2. Arquivamento horizontal

10

10.3. Guia-fora

11

10.4. Métodos de arquivamento

12

10.4.1.

Método alfabético

13

10.4.5.

Sistemas de arquivamento

42

10.4.5.1. Sistema direto

42

10.4.5.2. Sistema indireto

43

10.4.6. Etapas do arquivamento

45

10.4.7. Escolha do método a ser adotado

48

Questões de Concurso

52

Gabarito

113

Gabarito Comentado

115

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda ÉLVIS MIRANDA Bacharel em
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda ÉLVIS MIRANDA Bacharel em
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

ÉLVIS MIRANDA

Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Ju- diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de Arquivologia.

10. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

Além de controlar o prazo de guarda dos documentos, sua tramitação, cuidar

de sua conservação e quem pode acessá-los, outra atribuição do arquivo é, natu-

ralmente, guardar os documentos e mantê-los em ordem, de forma que se possa

localizá-los quando necessário.

Garanto que isso não é novidade para você, uma vez que seu arquivo pesso-

al deve ser rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não seja tão organizado

quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você vai perceber que já usa diver-

sos métodos arquivísticos que são objeto de prova e nem sabia.

Comecemos então pelas embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos

arquivos para a guarda de documentos.

10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas

Ao contrário das bibliotecas, onde os livros, para facilitar a pesquisa, costumam

ser armazenados soltos nas estantes, no arquivo é importante utilizar embalagens

que protejam os documentos durante o período em que estarão guardados e tam-

bém que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é comum a utilização de pastas, caixas

ou envelopes.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Os modelos de pastas
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são:

1) Pastas suspensas

2) Pastas A-Z

3) Pastas em L

4) Pastas sanfonadas

As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos corren-

tes. Nelas, são agrupados documentos soltos, como ofícios, memorandos e contra-

tos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos

de gavetas. O nome pasta suspensa vem justamente do fato de que elas ficam

suspensas quando armazenadas. Normalmente, contam com uma guia, na qual é

anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos nelas acondicionados

(lembra dos termos? Documento na embalagem = acondicionado; documento no

mobiliário = armazenado).

= acondicionado; documento no mobiliário = armazenado). Pastas suspensas As pastas A-Z são pastas que contam

Pastas suspensas

As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, no qual os do-

cumentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente

em armários e estantes e, ao contrário do que o nome diz, não permite apenas a

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda ordem alfabética, mas também
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda ordem alfabética, mas também

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ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer outra que a em-

presa aplique aos documentos ali depositados. É também bastante utilizada nos

arquivos correntes, montados nos setores de trabalho.

nos arquivos correntes, montados nos setores de trabalho. Pastas A-Z As pastas em L são utilizadas

Pastas A-Z

As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicio-

namentos maiores. Geralmente coloridas, elas permitem criar subdivisões dentro

de outras pastas. É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal.

É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal. Pastas em L O conteúdo deste

Pastas em L

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda As pastas sanfonadas são
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda As pastas sanfonadas são

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de modo

que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabé-

tica ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos

arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais.

podem ser encontradas também em arquivos institucionais. Pasta sanfonada No caso das caixas, geralmente são

Pasta sanfonada

No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas caixas box ou cai-

xas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por pessoas

não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico. A bibliografia

sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade

e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados. São bastante

utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho é próprio para o acondicio-

namento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando

guardadas.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Caixa box ou caixa
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Caixa box ou caixa

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Caixa box ou caixa de arquivo Uma vez apresentadas

Caixa box ou caixa de arquivo

Uma vez apresentadas as pastas, vamos aos modelos de arquivos presentes

nos arquivos. O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os documentos são

armazenados, geralmente, em pastas suspensas. É utilizado, quase sempre, nos

arquivos correntes e é bastante prático na busca dos documentos.

correntes e é bastante prático na busca dos documentos. Arquivo de gavetas O conteúdo deste livro

Arquivo de gavetas

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Outro modelo de arquivo
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Outro modelo de arquivo

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Outro modelo de arquivo é aquele destinado a guardar documentos em formato

de ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o advento dos sistemas infor-

matizados, os fichários perderam muito do status que possuíam anos atrás, sendo

hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los em instituições que

se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto esse modelo em aca-

demias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas.

mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas. Arquivo fichário Os arquivos deslizantes, por sua vez,

Arquivo fichário Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma alternativa para otimizar o espaço do ambiente, mas é relativamente cara, tanto na instalação quanto na manutenção, o que exige um estudo detalhado para verificar sua apli- cabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não dispõem de outro espaço

para guardar seus documentos.

não dispõem de outro espaço para guardar seus documentos. Arquivos deslizantes O conteúdo deste livro eletrônico

Arquivos deslizantes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Na prática, qual o
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Na prática, qual o

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Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo? Depende do material

a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de vídeo

),

do tamanho dos documen-

tos e até mesmo da frequência de uso deles. O responsável pelo arquivamento

deve analisar todos esses aspectos para definir a melhor embalagem e o melhor

mobiliário para cada situação.

10.2. Tipos de arquivamento

Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados

em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados:

vertical ou horizontal.

10.2.1. Arquivamento vertical

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás

do outro (na posição vertical, como o nome diz). O arquivamento vertical tem como

vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado

sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar a conservação

dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.

É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos do-

cumentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais

utilizadas nessa idade, adotam este tipo de arquivamento. Também é largamente

utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são armazenadas

dessa forma.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Exemplo de arquivamento vertical
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e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Exemplo de arquivamento vertical 10.2.2. Arquivamento

Exemplo de arquivamento vertical

10.2.2. Arquivamento horizontal

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados uns sobre os outros,

formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, o ar-

quivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar

qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima

dele.

a necessidade de remover os outros que estão por cima dele. Exemplo de arquivamento horizontal O

Exemplo de arquivamento horizontal

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Este tipo de arquivamento
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Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes, em

que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao valor

histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de grandes

dimensões, como mapas e plantas.

para documentos de grandes dimensões, como mapas e plantas. Para variar um pouco, o examinador costuma

Para variar um pouco, o examinador costuma misturar vantagens e aplicações dos

dois tipos de arquivamento. Muito cuidado com isso na sua prova.

Como vimos em aula anterior, o procedimento de colocar os documentos em

embalagens que ajudam a protegê-los é chamado de acondicionamento. O proce-

dimento de colocar o documento, acondicionado ou não, no mobiliário apropriado,

de acordo com suas características físicas é chamado de armazenamento. Uma vez

acondicionado e armazenado, podemos dizer que o documento está devidamente

arquivado. Ou seja, acondicionamento + armazenamento = arquivamento.

10.3. Guia-fora

Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo bastante comum nos

arquivos e de fácil entendimento. Guia-fora nada mais é do que um formulário pre-

enchido com os dados do documento desarquivado, colocado no lugar dele, para

indicar sua localização e facilitar o rearquivamento.

Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta guia no lugar dele:

daí o nome guia-fora (indicador do que está fora do arquivo). Você já deve ter visto

esta situação em uma locadora, por exemplo, quando o funcionário coloca dentro

da capa do filme a via contendo os dados do cliente, para indicar quem está com o

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda filme e o prazo
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filme e o prazo de devolução. Esta guia é importante, principalmente, para arquivos que não têm controle informatizado de empréstimo de documentos.

10.4. Métodos de arquivamento

Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas regras para a sua utilização. Essas regras são abordadas na bibliografia arquivística (mais uma vez pela nossa amiga Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: teoria e prática, na qual dedicou um capítulo para esse assunto). Na minha experiência como professor de cursinho há mais de uma década, percebo que este é um assunto que não costuma agradar aos alunos, devido ao grande número de regras. De qualquer forma, é bom ressaltar que é um assunto muito cobrado e que, portanto, você deve dar especial atenção a ele, apesar de tudo. Tentarei buscar exemplos práticos de cada método de arquivamento, a fim de tornar o entendimento o menos cansativo possível. Para facilitar, vamos começar apresentando um esquema do que iremos traba- lhar, no qual podemos verificar os métodos de arquivamento aplicados aos arqui-

vos.

os métodos de arquivamento aplicados aos arqui - vos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Você percebeu que existem
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Você percebeu que existem

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Você percebeu que existem vários métodos básicos de arquivamento. Teremos

de ver, neste módulo, cada um deles e suas regras. Não se desespere, a coisa não

é tão complicada. Depois de estudar cada um, você terá um volume bem razoável

de questões para fixar o assunto. Elas estarão reunidas ao final do módulo, sempre ordenadas por assunto, de forma que você pode optar por resolvê-las à medida que for concluindo cada método, se achar mais conveniente.

10.4.1. Método alfabético

Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exem- plo). É bastante aplicado no dia a dia das instituições. Os arquivos que contêm as pastas dos clientes, dos fornecedores ou dos empregados da instituição, por exemplo, podem ser ordenados pelo nome dessas pessoas ou instituições, o que caracteriza a utilização do método alfabético. A bibliografia apresenta ainda uma variante do método alfabético, que é o mé- todo variadex (é isto mesmo: variadex). Nesse método, além de colocar os docu- mentos em ordem alfabética, ainda há a utilização de cores para indicar as letras

iniciais, de forma que o arquivamento se torna mais fácil, uma vez que a cor ajuda

a localizar a posição do documento dentro do arquivo. Podemos, inclusive, acrescentar essa informação em nosso esquema, acrescen-

tando o método variadex à frente do método alfabético, para não esquecer.

à frente do método alfabético, para não esquecer. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para

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O método variadex é uma variante do método alfabético, uma vez que, primeira-

mente, ordenam-se os documentos por nome. Não caia na história de que ele pode

ser utilizado com números. Ele é sempre alfabético.

Bem, você já sabe que o método alfabético é aquele em que os documentos são

ordenados por nome e agora já dá para resolver as questões desse assunto, certo?

Vejamos, então, se você está preparado para esse assunto analisando algumas

questões aplicadas em provas anteriores.

analisando algumas questões aplicadas em provas anteriores. (FUNCAB/PREF. SÃO MATEUS/ES) Utilizando o método

(FUNCAB/PREF. SÃO MATEUS/ES) Utilizando o método alfabético de arquivamento,

qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais?

a) Rui Alencar.

b) Ricardo Silva.

c) Antônio Pereira.

d) José Carvalho.

e) Hugo Borges.

(CESGRANRIO/BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método

numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a

cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou

registro, como apresentado a seguir:

1) Alba Santos Silva;

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2) Bárbara Assunção; NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 3)
2) Bárbara Assunção; NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 3)

2) Bárbara Assunção;

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

3) Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social;

4) Alcedo Costa;

5) Ricardo Alves; e

6) Banco do Brasil

A ordenação alfabética destes documentos terá a seguinte sequência:

a) 1, 2, 3, 4, 5, 6

b) 1, 4, 6, 3, 2, 5

c) 3, 6, 4, 5, 2, 1

d) 5, 2, 6, 3, 4, 1

e) 6, 5, 4, 3, 2, 1

Comentário:

Se você respondeu a alternativa C na primeira questão (Antônio Pereira é o primei-

ro na ordenação dos nomes apresentados alfabeticamente) e a letra B na segunda

opção (a ordenação seria Alba Santos Silva, Alcedo Costa, Banco do Brasil, Banco

Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social, Bárbara Assunção e Ricardo Al-

ves, em ordem alfabética), você faz parte daqueles que seriam surpreendidos com

o gabarito destas questões, que, na verdade, é A (Rui Alencar é o primeiro dos

nomes, em ordem alfabética) e D (sim, Ricardo Alves é o primeiro em ordem alfa-

bética na segunda questão).

Isso porque, para ordenar nomes alfabeticamente, existem algumas regras (que

inclusive são internacionais) que fundamentam essa operação. O problema é que

essas regras não “pegaram” no Brasil e quase ninguém utiliza. Na prova, essa apli-

cação é obrigatória e acaba enganando muita gente. Parabéns, você agora passará

a fazer parte daqueles candidatos preparados para esse tipo de questão.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Como eu disse, são
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Como eu disse, são

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Como eu disse, são regras internacionais, e no Brasil temos inclusive uma nor-

ma da ABNT (norma 6023) que fundamenta este assunto. Não sugiro que você leia

essa regra, pois os examinadores costumam utilizar como bibliografia o livro da

Marilena Leite Paes, no qual ela apresenta as regras e exemplos de cada uma. Até

mesmo esses exemplos utilizados pela autora costumam ser aplicados nas provas,

às vezes com leves alterações. Por isso, vou transcrever as regras como se apre-

sentam na bibliografia, para que você se acostume com o palavreado das questões,

e tentarei explicar de forma mais inteligível cada uma. Vamos lá, então?

10.4.1.1. Regras de Alfabetação

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, que são chamadas de regras

de alfabetação.

1ª Regra:

“Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo:

João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se:

Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa”

Marilena Leite Paes

Você percebeu que a ordenação não se dá pelo primeiro nome da pessoa, e sim

pelo último sobrenome dela, que é deslocado para o início, após o qual devemos

colocar uma vírgula e completar com o primeiro nome (aqui chamado de prenome)

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda e o segundo nome,
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda e o segundo nome,

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

e o segundo nome, e os demais, se houver. Dessa forma, a ordenação se dá pelo

último sobrenome da pessoa, e não pelo primeiro nome dela como fazemos nor-

malmente no Brasil. Não é à toa que as passagens aéreas são emitidas dessa forma

ou a relação de autores na bibliografia de trabalhos acadêmicos exige essa forma

de apresentação dos nomes. Ela é feita justamente para permitir a ordenação alfa-

bética no padrão internacional.

Em alguns casos, podemos nos deparar com pessoas que têm o mesmo sobre-

nome no final. Como proceder nessa situação? Nesse caso, considere o prenome,

pois é o que vem logo após o último sobrenome quando levamos este último para

o início.

“Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo:

Aníbal Teixeira

Marilda Teixeira

Paulo Teixeira

Vítor Teixeira

Arquivam-se:

Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda

Teixeira, Paulo

Teixeira, Vítor”

Marilena Leite Paes

Esta é a regra básica para ordenação de nomes. O problema é que existem al- gumas exceções, e são elas que o examinador aplica nas questões para tentar com-

plicar a vida do candidato. É possível que você já tenha aplicado esta regra quando organizou autores em sua monografia ou em trabalhos da faculdade ou mesmo do ensino médio. Ocorre que, na maioria das faculdades e escolas, os professores só conhecem a primeira regra (quando conhecem) e não exigem as exceções. Vamos

a elas, então, para não ter problemas em sua prova.

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2ª Regra: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Sobrenomes compostos
2ª Regra: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Sobrenomes compostos

2ª Regra:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

“Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo:

Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se:

Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor”

Marilena Leite Paes

Quando nos deparamos com sobrenomes compostos no final do nome da pessoa (formados por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen), não devemos separar as palavras que formam esse sobrenome, pois a regra é levar o último sobrenome para o início, e não a última palavra. No primeiro exemplo apresentado, o último sobrenome da pessoa é Castelo Branco, e não Branco, e por isso não se deve levar só a última palavra para o início (“Branco, Camilo Castelo” estaria errado). Você percebeu que, na prática, continuamos com a mesma lógica da primeira

regra, ou seja, ainda estamos organizando pelo último sobrenome da pessoa.

3ª Regra:

“Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo. Exemplo:

Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se:

Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos Vasconcelos, Maria Luísa”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Esta regra também não
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Esta regra também não

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Esta regra também não trouxe novidades, já que sobrenomes de Santos não dei- xam de ser compostos por substantivo e adjetivo (Santa Clara, Santa Cruz, Santa

)

e, por isso, seguem a mesma regra anterior.

4ª Regra:

“As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo:

J. Vieira

Jonas Vieira

José Vieira

Arquivam-se:

Vieira, J.

Vieira, Jonas

Vieira, José”

Marilena Leite Paes

Esta regra é aplicada quando, no arquivamento, o primeiro nome foi abreviado

e não se sabe qual é o primeiro nome da pessoa. Você já deve ter percebido que

não se deve abreviar o último sobrenome, mas os outros podem ser abreviados,

se houver necessidade (o mais comum é abreviar o sobrenome do meio). Agora

você sabe por que não se deve abreviar o último sobrenome: porque é ele que será

utilizado para a ordenação. Quando o primeiro nome está abreviado, coloque-o no

início da letra a que está vinculado, como a regra sugere.

5ª Regra:

“Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são conside- rados (ver também regra nº 9). Exemplo:

Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se:

Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Esse é um caso
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Esse é um caso

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Esse é um caso muito comum no Brasil. Os sobrenomes Silva, Costa, Araújo,

Oliveira e outros normalmente aparecem antecedidos pelas palavras de, da, do ou

dos. Quando levamos o último sobrenome para o início, a preposição não é consi-

derada, da mesma forma que a conjunção “e”, como no caso do nome “José Pereira

e Sousa”, que deve ser ordenado como “Sousa, José Pereira e”.

6ª Regra:

“Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplo:

Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se:

Almeida Filho, Antonio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique”

Marilena Leite Paes

Aqui temos uma regra para tratar de sobrenomes de parentesco, ou seja, casos em que a pessoa tem, ao final de seu nome, um sobrenome que indica que herdou o nome completo do pai, do tio ou do avô. Você certamente conhece alguém com um sobrenome assim. Nesse caso, o sobrenome de parentesco deve ir para o iní-

cio acompanhado do sobrenome anterior, como nos exemplos apresentados. Isso acontece porque, formalmente, a pessoa deve ser tratada pelo sobrenome anterior,

e não pelo sobrenome de parentesco (não existe senhor Júnior, e sim senhor Mo-

reira Júnior, por exemplo). O sobrenome de parentesco, de acordo com as regras, não deve ser considerado quando os nomes são ordenados, ou seja, no caso do nome “Viana Neto, Henrique”, após o Viana, consideramos diretamente o nome Henrique, pulando o sobrenome de parentesco Neto, que deve ser ignorado na alfabetação. Ele só será considerado em casos em que o nome completo é rigorosamente igual, como destaca Marilena

Leite Paes:

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Os graus de parentesco
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Os graus de parentesco

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

“Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de ele- mento de distinção. Exemplo:

Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se:

Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de”

7ª Regra:

Marilena Leite Paes

“Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo:

Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se:

Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.)”

Marilena Leite Paes

Quando a autora afirma que os títulos não são considerados, ela está se referin-

do ao fato de que eles são deslocados para o final, entre parênteses.

de que eles são deslocados para o final, entre parênteses. Uma questão muito comum, como você

Uma questão muito comum, como você verá na coletânea ao final desta aula, é

dizer que os títulos SÃO considerados na alfabetação. Ou seja, o examinador sim-

plesmente exclui a palavra NÃO da bibliografia para tornar a questão incorreta.

8ª Regra: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Os nomes
8ª Regra: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Os nomes

8ª Regra:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

“Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de espanhóis e orientais (ver regras nº 10 e 11). Exemplo:

Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se:

Aubert, Georges Churchill, Winston Müller, Paul Schmidt, Jorge”

Marilena Leite Paes

Você deve ter reparado que a regra para nomes estrangeiros é a mesma regra

geral aplicada aos brasileiros, não? O problema é que existem exceções, e essas

exceções é que são inseridas nas questões para tentar complicar a vida do candi-

dato. Vamos a elas, então!

9ª Regra:

“As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo:

Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se:

Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O’Brien, Gordon”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda No caso de sobrenomes
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda No caso de sobrenomes

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

No caso de sobrenomes estrangeiros, é comum que haja uma partícula ante-

cedendo o último sobrenome. O correto é considerar essa partícula quando for

escrita com letra maiúscula, pois, nesse caso, essa partícula faz parte do último

sobrenome. Isso é muito comum em sobrenomes italianos (Da Vinci, Di Caprio,

Di Rossi

),

holandeses (Van Gogh, Van Basten, Van Persie), irlandeses (O’Brian,

O’Neill), escoceses (Mc Donalds, Mc Lane, Mc Cartney) e outros.

Quando essa partícula é minúscula, ela não faz parte do último sobrenome e,

por isso, não deve ser considerada.

10ª Regra:

“Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo:

Jose de Oviedo Y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Arquivam-se:

Arco y Molinero, Angel Oviedo Y Baños, Jose de Pina de Mello, Francisco de”

Marilena Leite Paes

A autora cita os nomes espanhóis, mas, na prática, a regra vale para qualquer país que fale espanhol, ou seja, países hispânicos. Nesse caso, os nomes são or- denados pelo penúltimo sobrenome, e não pelo último, como manda a regra geral. Isso ocorre porque, na tradição espanhola, o sobrenome paterno vem antes do materno, e, na prática, as pessoas são tratadas pelo penúltimo sobrenome, que representa a família. Lionel Andres Messi Cuccinatti é conhecido como Messi, Die- go Armando Maradona Franco é conhecido como Maradona, e assim por diante.

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11ª Regra: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Os nomes
11ª Regra: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda “Os nomes

11ª Regra:

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

“Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apre- sentam. Exemplo:

Al

Ben-Hur

Li

Yutang

Arquivam-se:

Al

Ben-Hur

Li

Yutang”

Marilena Leite Paes

No caso de nomes orientais e árabes, a regra determina que eles não devem sofrer qualquer alteração. Isso ocorre porque, na tradição oriental, o sobrenome da pessoa vem no início do nome dela. É isso mesmo: no início. No caso de Mao Tsé Tung, por exemplo, o sobrenome é Mao, e já está no início, o que significa que o nome não precisa ser alterado para que possa ser ordenado alfabeticamente.

12ª Regra:

“Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser trans-

critos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo:

Embratel

Álvaro Ramos & Cia.

Fundação Getúlio Vargas

A Colegial

The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se:

Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A)

Companhia Progresso Guanabara

Embratel

Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The)”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Para nomes de empresas,
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Para nomes de empresas,

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Para nomes de empresas, basta que o artigo inicial seja deslocado para o final e

colocado entre parênteses. Se não houver artigo no início, não precisa ser feita ne-

nhuma alteração, bastando que o nome seja organizado como se apresenta. Você

observou que há um exemplo em inglês na bibliografia, o que faz com que surjam

exemplos nessa língua nas provas.

13ª Regra:

“Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os nú- meros arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre pa- rênteses. Exemplo:

II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia Arquivam-se:

Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º)

Marilena Leite Paes

Nos nomes de eventos, basta que o numeral do início seja deslocado para o fi-

nal, entre parênteses. Se não houver numeral no início, não é necessária qualquer

alteração.
alteração.

Qualquer questão sobre ordenação alfabética deve ser resolvida utilizando-se as re-

gras de alfabetação, mesmo que a questão não coloque essa informação no enun-

ciado. É um assunto bastante frequente nas provas e que leva muitos candidatos a

errar questões que, a princípio, julgavam extremamente fáceis.

10.4.2. Método geográfico NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Outra
10.4.2. Método geográfico NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Outra

10.4.2. Método geográfico

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Outra maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado é chamado de geográfico. Para o método geográfico, não existem regras interna- cionais como no alfabético, mas, em sua obra, Marilena Leite Paes sugere algumas regras para facilitar a busca dos documentos ordenados por esse método, e essas regras viram obrigatoriedade nas questões. Vamos a elas, então!

10.4.2.1. Ordenação por cidade

“Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a ri- gorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. Exemplo:

Campos (Rio de Janeiro) Itacoatiara (Amazonas) Lorena (São Paulo) Manaus (Amazonas) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) São Paulo (São Paulo) É imprescindível que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, por- que há cidades com o mesmo nome em diferentes estados”.

Marilena Leite Paes

Quando os documentos são ordenados por cidade, a autora sugere que simples- mente a ordenação seja feita de forma alfabética, a partir dos nomes das cidades. O detalhe a mais é que, ao final de cada cidade, o estado deve ser destacado entre

parênteses.

10.4.2.2. Ordenação por estado

“Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em pri- meiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Exemplo: Pasta do estado
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Exemplo: Pasta do estado

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Exemplo:

Pasta do estado do Amazonas Manaus Itacoatiara Pasta do estado do Rio de Janeiro Rio de Janeiro Campos Pasta do estado de São Paulo São Paulo Lorena Nesse caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados”.

Marilena Leite Paes

Quando os documentos são ordenados por estado, a autora sugere que os es-

tados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio

o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro de cada

estado, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e

depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital. A vantagem é

que a capital, por ser a mais utilizada, estará mais acessível.

10.4.2.3. Ordenação por país

“Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, ordenadas alfabeticamente. Exemplo:

Pasta da França Paris Lyon Pasta de Portugal Lisboa Coimbra Porto”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Quando os documentos são
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Quando os documentos são

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Quando os documentos são ordenados por país, a autora sugere a mesma regra

aplicada aos estados, ou seja, que os países sejam ordenados alfabeticamente (no

exemplo citado acima, primeiro veio a pasta da França e depois a pasta de Por-

tugal). Dentro de cada país, a regra é começar pela capital, independentemente

da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a

capital.
capital.

O mais comum, nos casos de questões práticas que sugerem a ordenação de locais,

é a ordenação por estado. A ordenação por cidade é menos frequente e a orde-

nação por país é quase inexistente, como você poderá confirmar na coletânea de

questões ao final desta unidade.

10.4.3. Método numérico

Como o nome sugere, o método numérico é aquele em que os documentos são ordenados por número. A bibliografia adotada na elaboração de questões de pro- vas sugere três subdivisões para o método numérico, que são: numérico simples, numérico cronológico e numérico dígito-terminal.

10.4.3.1. Numérico simples

“O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspon-

dente ou cliente – pessoa física ou jurídica –, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Exemplo:

1. Paulo de Castro

2. Walter Rodrigues

3. Luiz Carlos Ribeiro

4. Banco Nacional

5. Oswaldo Peixoto”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Como o próprio nome
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Como o próprio nome

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Como o próprio nome indica, o método numérico simples é bastante simples:

basta numerar os documentos sequencialmente e ordená-los pelo número que re- ceberam. É isso mesmo. Não é à toa que o nome do método é numérico simples. É bastante utilizado, por exemplo, para a ordenação de pastas de funcionários, clientes, fornecedores e outras situações em que, para cada pessoa, é atribuído um número, como por exemplo o número de matrícula ou cadastro. No caso de vagar uma pasta no arquivo, o número pode ser utilizado para um novo documento. É importante que haja um índice que possa ser utilizado para identificar o número sob o qual o nome procurado foi arquivado (veremos esse de-

talhe quando falarmos em métodos diretos e indiretos).

10.4.3.2. Numérico cronológico

“Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade

é adotada em quase todas as repartições públicas”.

Marilena Leite Paes

O método numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com data. A au- tora sugere que pode ser utilizado combinado com o número do documento, porque é comum nos órgãos públicos documentos com um número de identificação, acres- cido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, em que 2015 é o ano do processo. Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere apenas a data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais propriedade, este método.

10.4.3.3. Numérico dígito-terminal

“Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros de arqui- vamento de grandes volumes de documentos, cujo elemento principal de identificação

é o número.

Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma pe- culiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em grupos de dois dígitos

cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Decompondo-se o número 829.319,
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Decompondo-se o número 829.319,

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Decompondo-se o número 829.319, tem-se os seguintes grupos: 82-93-19. O arquivamento dos documentos é feito considerando-se em primeiro lugar os dois últimos algarismos, seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos forem iguais, e assim sucessivamente. Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo, ele deve ser completado com o nú- mero 0. Exemplo: 41.567 -> 04-15-67”.

Marilena Leite Paes

Este método é adotado quando há documentos com muitos algarismos, em que

a ordenação se torna trabalhosa e muito sujeita a erros de arquivamento. Na prá-

tica, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para

a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos dois últimos

algarismos.

Não entendeu? Vamos a um exemplo prático:

Se você tivesse que ordenar os números a seguir:

56.212

86.212

94.217

218.703

672.789

972.689

Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como acon-

tece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito-terminal, em

primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois algarismos,

lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que no caso estará

no início do número) com 0, se sobrar apenas um algarismo. Os números apresen-

tados ficariam assim:

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Após a separação em
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Após a separação em

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita conside- rando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais, considera-se os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em questão ficaria assim:

1º) 21-87-03

2º) 05-62-12

3º) 08-62-12

4º) 97-26-89

5º) 67-27-89

2º) 05-62-12 3º) 08-62-12 4º) 97-26-89 5º) 67-27-89 Em questões envolvendo ordenação de números

Em questões envolvendo ordenação de números utilizando-se o método dígito- -terminal, sempre aparecerão documentos terminados nos mesmos dígitos, o que exigirá lembrar que deve-se considerar os dois anteriores.

A utilização do método dígito-terminal é aconselhada quando trabalhamos com documentos com número de identificação contendo muitos algarismos. Na sua obra, Marilena Leite Paes apresenta exemplos em que os números são compostos por 6 algarismos, o que resulta na separação em três grupos. Por isso, normalmen- te as questões de prova apresentam números com essa quantidade de algarismos.

10.4.4. Método ideográfico

O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por as- sunto. É muito utilizado nas instituições e até no nosso arquivo pessoal. É bem pro- vável que você organize seu material de estudo por matérias ou disciplinas. Nesse

caso, podemos afirmar que você está utilizando este método de arquivamento. Como os documentos são ordenados por assunto ou tema, também encontramos na bibliografia arquivística este método chamado de método temático ou simples-

mente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Marilena Leite Paes (mais
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Marilena Leite Paes (mais

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Marilena Leite Paes (mais uma vez ela) faz a seguinte observação a respeito da

ordenação de documentos por assunto:

“O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação, pois depende

da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das ativi-

dades institucionais”.

Marilena Leite Paes

O que a autora destaca é que, na ordenação por assunto, o responsável pelo

arquivamento terá que ler o documento, interpretá-lo e identificar seu assunto, o

que exige conhecimentos acerca dos assuntos tratados no documento e um amplo

conhecimento das atividades realizadas pela instituição. Não é, portanto, um mé-

todo de fácil aplicação.

Outro detalhe a ser observado a respeito do método de arquivamento por as-

sunto é que, uma vez criadas as pastas de cada assunto, é importante que elas

sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto desejado. Nesse

caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica para os assuntos.

10.4.4.1. Método ideográfico alfabético

Neste caso, as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente dentro do

arquivo. Parece simples, não? Só que aqui a bibliografia sugere duas formas dife-

rentes de ordenação alfabética: aquela em que os assuntos são ordenados em um

único nível, e aquela em que os assuntos são ordenados em diversos níveis hierar-

quizados. Complicou? Não se desespere. Não é tão complicado quanto parece.

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10.4.4.1.1. Método dicionário NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda No
10.4.4.1.1. Método dicionário NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda No

10.4.4.1.1. Método dicionário

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em ordem al- fabética, como apresentado no esquema a seguir:

Aposentadoria

Cirurgias

Diárias

Empréstimos

Férias

Financiamentos

Licenças

Transferências

Viagens

Você observou que, no exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente

em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza a classificação ou ordenação em um único nível. Essa forma de ordenação de assuntos caracteriza

o método dicionário. Ele é chamado dessa forma porque é assim que as palavras

são ordenadas no dicionário.

10.4.4.1.2. Método enciclopédico

Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida passa a ser: como seria

a ordenação em vários níveis hierarquizados? Essa forma de ordenação dos assun-

tos vai caracterizar o método enciclopédico. Neste método, os assuntos são dis- tribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas

em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo nível de ordenação,

e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre apresentado em ordem

alfabética.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Ficou difícil de entender?
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Ficou difícil de entender?

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Ficou difícil de entender? Fica mais fácil quando buscamos um exemplo prático.

Os mesmos assuntos apresentados anteriormente ficariam assim distribuídos:

FINANÇAS

Empréstimos

Financiamentos

Bancários

Rurais

PESSOAL

Aposentadoria

Diárias

Férias

Licenças

Maternidade

Paternidade

Transferências

SAÚDE

Cirurgias

Exames

Exames de sangue

Exames de urina

Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierar-

quizados (poderíamos criar novos níveis, se necessário). Todos os níveis estão

ordenados alfabeticamente. Os documentos relativos à licença-maternidade serão

arquivados na pasta de PESSOAL, na subpasta Licenças e na subdivisão Licença-

-maternidade. Se você achou complicado, é só lembrar como você organiza as

pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer utiliza esse mesmo es-

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda quema para ordenar as
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda quema para ordenar as

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quema para ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico. Ele tem esse

nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área e, em cada

volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente.

em cada volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente. O método dicionário apresenta os assuntos ordenados

O método dicionário apresenta os assuntos ordenados alfabeticamente em um úni-

co nível (sem subdivisões) e o método enciclopédico apresenta os assuntos orde-

nados alfabeticamente em diferentes níveis hierarquizados. Ambos estão inseridos

no método ideográfico, temático ou método de arquivamento por assunto.

10.4.4.2. Método ideográfico numérico

Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos sejam ordenados al-

fabeticamente. Ocorre que também podemos organizá-los por número, e eu diria

que essa ordenação é até mais utilizada nas instituições. Parece estranho? Não é

tão complicado. Nesse caso, os assuntos são codificados e a ordenação é feita por

meio dos códigos de assunto.

É a mesma forma que os assuntos são distribuídos, por exemplo, no edital do

concurso. Imagine o exemplo a seguir:

1. PORTUGUÊS

1.1. Interpretação de texto

1.2. Gramática

1.2.1. Classes de palavras

1.2.1.1. Substantivo

1.2.1.2. Adjetivo

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1.2.1.3. Verbo 1.2.1.4. Preposição 2. INFORMÁTICA 2.1. Hardware 2.2. Software 3. ARQUIVOLOGIA 3.1. Conceitos Básicos
1.2.1.3. Verbo 1.2.1.4. Preposição 2. INFORMÁTICA 2.1. Hardware 2.2. Software 3. ARQUIVOLOGIA 3.1. Conceitos Básicos

1.2.1.3. Verbo

1.2.1.4. Preposição

2. INFORMÁTICA

2.1. Hardware

2.2. Software

3. ARQUIVOLOGIA

3.1. Conceitos Básicos

3.2. Ciclo vital dos documentos

3.2.1. Valor dos documentos

3.2.2. Arquivo corrente

3.2.3. Arquivo intermediário

3.2.4. Arquivo permanente

3.2.5. Tabela de temporalidade

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Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como no

método enciclopédico que vimos há pouco, mas nesse caso não são ordenados de

forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que representam seus res-

pectivos códigos.

Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do

arquivo? Vamos analisar o passo a passo desta operação:

1) Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de classificação;

2) Anotação dos códigos de classificação nos documentos;

3) Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação.

O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na instituição,

criando um esquema hierarquizado em que cada assunto receberá um código. Para

essa atividade, é imprescindível que o responsável conheça bastante a estrutura e

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda as atividades desenvolvidas pelo
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as atividades desenvolvidas pelo órgão, pois deverá abordar todas as atividades de forma detalhada. Esse levantamento resultará na criação do Plano de classificação da instituição. Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação e você terá como resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes. Vamos ima- ginar um plano de classificação bem resumido para entender como ele funciona.

1. PESSOAL

1.1. Cadastro

1.1.1. Admissão

1.1.2. Férias

1.1.3. Diárias

1.2. Treinamento

1.2.1. Estágios

1.2.2. Cursos

2. FINANÇAS

2.1. Empréstimos

2.1.1. Rurais

2.1.2. Bancários

2.2. Financiamentos

2.2.1. Imobiliários

2.2.2. Comerciais

3. INFORMÁTICA

3.1. Redes

3.2. Sistemas

Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é que aqui cada assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu próprio plano de classificação, pois os assuntos e as atividades variam de órgão para órgão.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda O segundo passo é
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda O segundo passo é

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

O segundo passo é anotar, em cada documento que ingressa na instituição (seja documento produzido ou recebido), o seu código de assunto. Essa codificação é

realizada, normalmente, no setor de protocolo, na atividade de classificação (se-

paração por assunto ou por área). Veja que o plano de classificação auxilia o proto-

colo a identificar a área para a qual o documento será entregue. No nosso exemplo,

todo documento cujo código inicie com 1 será encaminhado à área de pessoal,

documentos cujo código comece com 2 será encaminhado à área financeira e que

comecem com o código 3, para a área de informática.

e que comecem com o código 3, para a área de informática. Anotação do código no

Anotação do código no documento

Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de classificação.

Nesse momento, observa-se o código anotado na primeira página do documento

(ou capa, em se tratando de processo), que identificará a pasta ou o local em que

o documento será arquivado.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Organização do arquivo por
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e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Organização do arquivo por código Em resumo: cria-se o

Organização do arquivo por código

Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o código

em cada documento quando de sua entrada e, finalmente, organiza-se o arquivo

pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser

subdivido em dois métodos distintos: decimal e duplex.

10.4.4.2.1. Método ideográfico numérico decimal

Neste método, os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas. Cada

área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível

criado. É por isso que o método é chamado de decimal.

É o método utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas

a biblioteca é organizada em 10 áreas, a partir de um plano de classificação que

a biblioteconomia chama de CDU (Classificação Decimal Universal). Não acredita?

Pois bem, a CDU divide todo o conhecimento humano em 10 áreas, codificadas de

0 a 9:

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0 – Generalidades 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 –
0 – Generalidades 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 –

0

– Generalidades

1

– Filosofia

2

– Religião

3

– Ciências Sociais

4

– Classe vaga

5

– Matemática e ciências naturais

6

– Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia

7

– Arte. Lazer. Jogos. Esportes

8

– Linguagem. Linguística. Literatura

9

– Geografia. História

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

A partir dessas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados em

níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um

algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter

infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções.

Por exemplo, a classe 3, de Ciências Sociais, pode ser subdividida de 30 a 39.

No caso, 34 identifica a área de Direito. Portanto, todo código relacionado à área de

Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo

10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada

três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter

um livro classificado no código 347.124.569.32. Esse livro trata do assunto 3 (Ci-

ências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim por diante.

Veja que toda a biblioteca é organizada dessa forma, e cada livro tem seu código

de assunto anotado em sua lombada, de modo que, no momento em que os livros

são separados para guarda, basta olhar esses códigos e guardar nos locais corre-

tos. Essa forma de ordenação facilita consideravelmente a vida dos funcionários do

arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para poder guardá-los.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Só para efeito de
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Só para efeito de

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a orde-

nação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um processo re- ferente a homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso plano de classificação. 2. Criminal 21. Crimes contra a pessoa 211. Crimes contra a vida

211.1 Homicídio

211.2 Suicídio

211.3 Aborto

211.4 Infanticídio

Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada assunto, até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria seu próprio plano de classificação. O importante é conhecer a metodologia.

10.4.4.2.2. Método ideográfico numérico duplex

Funciona da mesma forma que o método decimal, ou seja, os assuntos são codificados e ordenados hierarquicamente, só que, nesse caso, não há a limitação de 10 áreas por nível. Assim, os códigos devem ser criados colocando-se um tra- ço para identificar o nível. Se adotássemos este método no TJDFT, para o mesmo exemplo anterior, teríamos:

2 – Criminal 2-1 Crimes contra a pessoa 2-1-1 Crimes contra a vida 2-1-1-1 Homicídio 2-1-1-2 Suicídio 2-1-1-3 Aborto

2.1.1.4 Infanticídio

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Parece a mesma coisa?
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Parece a mesma coisa?

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, nesse caso, chegar a

códigos de assunto mais ou menos assim: 2-15-18-21-4, por exemplo. Observe

que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10, imposto no

método decimal, em que cada nível será representado por apenas um código (de 0

a 9). O traço se torna necessário para podermos identificar cada nível.

Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas insti-

tuições e devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa ser aplicado

com eficiência.

10.4.5. Sistemas de arquivamento

Todos esses métodos vistos até agora podem ser classificados em dois siste-

mas: diretos ou indiretos. Essa classificação está relacionada à forma como se

busca os documentos no arquivo, de forma direta ou indireta. Como assim? Bem,

vamos à explicação.

10.4.5.1. Sistema direto

Sistemas diretos são aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar

para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no

local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético,

geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico).

Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você verificar o que são os mé-

todos indiretos.

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10.4.5.2. Sistema indireto NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda
10.4.5.2. Sistema indireto NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

10.4.5.2. Sistema indireto

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Sistemas indiretos são aqueles que, para buscar o documento no arquivo, há a necessidade de se consultar um índice alfabético que remeta ao número em que o documento está arquivado. São classificados neste sistema os métodos numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).

ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex). Todos os métodos que trabalham com letra (alfabético,

Todos os métodos que trabalham com letra (alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos) são considerados diretos, e todos os métodos que, de alguma forma, trabalham com números são classificados como indiretos. A grande maioria das questões envolvendo o assunto não exige a interpretação do que é método direto ou indireto, apenas cobra exemplos de cada sistema.

Já sabemos que os métodos alfabéticos são diretos e os métodos numéricos são indiretos. Agora é importante entender o porquê dessa classificação. Vamos a exemplos práticos, então. Imagine que você tenha que resolver algum assunto em um órgão público, Detran, INSS, TRE…, ou em uma empresa privada qualquer, seja a academia que você frequenta, uma escola em que você já estudou, o hospi- tal onde você costuma ser atendido etc. Você é capaz de dizer, neste momento, o número da sua carteira de habilitação, seu número de PIS/PASEP, o número do seu título de eleitor, seu número de matrícula na academia, seu número de matrícula em todas as escolas em que você já estudou, o número do seu prontuário nos hos- pitais em que você já foi atendido? Se a resposta é sim, você não é deste mundo Brincadeiras à parte, não se pode esperar que o usuário que chega ao arquivo em busca de informações saiba o número do documento que ele procura. Pode até acontecer, mas não é comum. O mais natural é que o usuário forneça apenas o seu nome, e o profissional do arquivo terá de buscar o documento a partir dessa

informação.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Se o arquivo está
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Se o arquivo está

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Se o arquivo está organizado por nome, problema resolvido. O nome que o

usuário informou é o suficiente para ir diretamente em busca do documento, por

isso chamamos de métodos diretos. Ora, se o seu chefe solicita que você busque

a pasta do Sr. José Pereira Tavares, você já sabe que está na letra T, de Tavares, e

vai diretamente até ela. Se ele solicita a pasta de Portugal, você vai diretamente

na letra P e a localiza. Se a solicitação foi pela pasta de férias e os assuntos foram

ordenados alfabeticamente, você vai até a letra F e localiza a pasta. Fácil, não?

O problema é quando os documentos foram organizados por número ou por

códigos numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você sabe o

título do livro, autor ou assunto do livro que você deseja, mas provavelmente não

sabe o código sob o qual ele está organizado na biblioteca. Para que o usuário bus-

que o livro desejado na estante, é necessário a disponibilização de um sistema, no

qual ele poderá pesquisar pelo nome do autor ou do livro e o sistema informará o

código em que ele está arquivado. É, portanto, uma busca indireta, pois exige que

passemos pelo índice antes de ir para o documento.

Isso acontece em todas as situações em que a ordenação é feita por número.

Analise, por exemplo, sua agenda telefônica. Provavelmente você não sabe de cor

o número de todos os seus contatos (ou sabe?). É necessário, portanto, que você

mantenha um índice (que é a sua agenda) para que você, após consultar esse ín-

dice, obtenha o número desejado e faça sua ligação. É um perfeito exemplo de um

sistema indireto de busca pelo nome desejado. A busca na agenda é direta, mas se

chega ao número desejado indiretamente. Viu só? Não é tão difícil.

Esse índice pode ser tanto informatizado, que é o mais comum hoje em dia,

como pode ser manual, por meio de listas impressas ou fichários, que eram mais

comuns anos atrás.

A desvantagem do sistema indireto é que a busca passa a depender desse índi-

ce, e quando o sistema está fora do ar não há como localizar qualquer documento.

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10.4.6. Etapas do arquivamento NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda
10.4.6. Etapas do arquivamento NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

10.4.6. Etapas do arquivamento

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que Mari-

lena Leite Paes chama de “operações de arquivamento”. São elas:

Inspeção;

Estudo;

Classificação;

Codificação;

Ordenação;

Guarda dos documentos.

Inspeção

“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mes- mos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.”

Marilena Leite Paes

A etapa de inspeção consiste, basicamente, em verificar se o documento que

chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arqui-

vo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando

sejam guardados antes de sua conclusão.

Estudo

“Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe de- verá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Nesta etapa o documento
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Nesta etapa o documento

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Nesta etapa o documento é lido e analisado, de forma a identificar os dados que

deverão servir de base para a localização posterior do arquivo, ou seja, assunto,

interessado, origem

É isso que a autora chama de “entrada”. Quando esta etapa

já tiver sido realizada no protocolo, que é o correto, o serviço do arquivo fica bas-

tante facilitado.

Classificação

“Concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que con- siste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.

A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso,

é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos

que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.”

Marilena Leite Paes

Esta etapa representa conclusão da etapa de estudo, em que as informações

obtidas na leitura do documento passam a identificá-lo no arquivo, possibilitan-

do sua posterior localização. A classificação do documento exige, portanto, que o

profissional de arquivo conheça as atividades da instituição, a fim de classificar os

documentos corretamente. Não é à toa que, para essa atividade, podemos utilizar

o

plano de classificação, relação que contará com todos os assuntos da instituição

e

seus respectivos códigos (lembra dos métodos decimal e duplex?), instrumento

que facilitará bastante a realização desta etapa.

Codificação

“Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspon- dentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e co- res.”

Marilena Leite Paes

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Uma vez classificado, atribui-se
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Uma vez classificado, atribui-se

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Uma vez classificado, atribui-se ao documento um código (se a organização for

por código), cor (se a ordenação é feita por cores), ou o nome em que ele será ar-

quivado. Esse código ou nome servirá para guardar o documento e, quando ele sair

do arquivo, será importante para o seu rearquivamento. Lembra do código anotado

nos livros na biblioteca?

Ordenação

“É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. Nessa operação os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classifi- cadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias”.

Marilena Leite Paes

Ordenação, como o próprio nome diz, significa colocar os documentos em or-

dem, a partir dos códigos recebidos e da classificação adotada (por nome, por

assunto, por data

).

Essa ordenação dos documentos antes de serem arquivados

facilita a guarda, pois o responsável conseguirá reunir documentos a serem arqui-

vados na mesma pasta antes de levá-los para guarda, evitando assim voltar várias

vezes ao mesmo local para guardar novos documentos.

Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)

“É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja ´guardado´ dentro do móvel.”

Marilena Leite Paes

A guarda seria, portanto, a colocação do documento no local a ele designado. É

o arquivamento propriamente dito. Deve ser feito com bastante cuidado, a fim de

que o documento não seja guardado em local errado, o que inviabilizará sua loca-

lização posterior.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Cuidado com a possibilidade
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Cuidado com a possibilidade
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Cuidado com a possibilidade

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Cuidado com a possibilidade de que o examinador misture os conceitos das etapas apresentadas. As etapas são complementares e fáceis de confundir uma com a outra, o que acaba por dificultar a vida do candidato. Não é a parte mais cobrada deste assunto. As formas de arquivamento (alfabético, geográfico, numérico ) aparecem com muito mais frequência em provas de concurso, mas é bom estar preparado para este assunto.

10.4.7. Escolha do método a ser adotado

Depois de tantos métodos diferentes, chegou a hora de organizar o seu arquivo e você vai se deparar com a seguinte situação: como escolher o método adequado para organizar seus documentos? Qual é o melhor método de arquivamento, que permitirá uma rápida localização dos documentos quando necessário? Vamos à bi- bliografia buscar a resposta. Segundo Marilena Leite Paes, a escolha do método a ser utilizado deve levar em consideração a natureza dos documentos e também a estrutura e o funcionamento da entidade que está tendo seu arquivo organizado. Ou seja, o melhor método de arquivamento depende do que será organizado. Depende de qual documento você está organizando e depende de qual instituição você está organizando. No arquivo, temos centenas ou milhares de documentos diferentes, e cada um deles poderá ser organizado de maneiras distintas. Na sua casa, por exemplo, você pode organizar suas contas em ordem cronológica e seus diplomas por assunto. Na empresa é a mesma coisa, as folhas de pagamento po- dem ser ordenadas por mês/ano e as pastas dos servidores em ordem alfabética. Dessa forma, a escolha do método adotado depende da natureza dos documen- tos a serem classificados (organizados). Depende muito, também, da estrutura e

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda do funcionamento da instituição.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda do funcionamento da instituição.

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do funcionamento da instituição. Uma empresa pode, por exemplo, organizar seus

contratos por cidade, já que está localizada em diversos locais diferentes, e outra

empresa da mesma natureza pode organizar apenas pelo número do contrato, já

que funciona em apenas um local. Como você vê, a escolha do método depende

muito do funcionamento da empresa.

É possível, e bem comum, a mistura de métodos a fim de otimizar a organização

e facilitar a busca dos documentos. Quer um exemplo? Imagine uma empresa que

precise organizar os contratos com seus clientes. Ela pode separar os contratos por

local (estados, por exemplo). Dentro de cada estado, os documentos podem ser

organizados por ano, e dentro do ano podem ser organizados pelo nome do cliente. ALAGOAS

2015

DE A-Z

2016

DE A-Z

2017

DE A-Z

Observe que, nesse exemplo, utilizamos primeiramente o método geográfico

(ao separar por estado), que se apresenta como método principal, e os métodos

numérico cronológico (ao ordenar por ano) e alfabético (ao organizar os contratos

por nome), que se apresentam como métodos secundários nesse esquema.

Ao organizar o arquivo, acabamos por criar vários esquemas desses para cada docu-

mento, de acordo com a necessidade da instituição que estamos organizando, ou seja,

não há uma fórmula mágica para organizar um arquivo. Cada situação deve ser anali-

sada, de modo a identificar a forma que melhor atenda as necessidades da empresa.

Em sua casa, por exemplo, você poderia organizar suas contas primeiramente

separando por assunto (água, luz e telefone, por exemplo), e, em seguida, orga-

nizar dentro do assunto por mês/ano. Nesse caso, você estaria utilizando os méto-

dos ideográfico e cronológico. É provável que você já faça essa organização e nem

havia percebido. Se você utiliza celular com várias operadoras, pode ainda separar

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda as contas telefônicas de
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda as contas telefônicas de

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

as contas telefônicas de acordo com o nome da operadora, e aí também estará uti-

lizando o método alfabético. Está vendo só? É muito comum organizar documentos

utilizando vários métodos ao mesmo tempo.

Quando você for resolver as questões ao final do módulo, faça uma análise e

tente verificar quais métodos eu utilizo para classificar as questões. Você perceberá

que elas estão ordenadas por assunto, dentro do assunto por ano, dentro do ano

por banca, e dentro da banca pelo nome do órgão a que o concurso se refere. Ao

final, elas ainda são numeradas sequencialmente. Ou seja, temos aí pelo menos

quatro métodos de arquivamento: ideográfico (em vários níveis), numérico crono-

lógico, alfabético (em dois níveis, pela banca e pelo órgão), e numérico simples.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Alfabético

2017

Cespe-UnB

ESAF

FCC

Anatel

DPF

STJ

1

2

3

Alfabético 2017 Cespe-UnB ESAF FCC Anatel DPF STJ 1 2 3 Questões que afirmarem que o

Questões que afirmarem que o arquivo deve ser organizado por um único méto-

do ou que determinado método é sempre melhor que os demais estão incorretas.

Cada empresa deve criar a metodologia de arquivamento que atenda as suas ne-

cessidades.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Ao se planejar a
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda Ao se planejar a

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

Ao se planejar a maneira como os documentos serão arquivados, criando uma

estrutura envolvendo os métodos selecionados, o profissional está elaborando a

classificação ou o arranjo do arquivo. Nas idades corrente e intermediária, é mais

comum utilizarmos o termo classificação, e, na idade permanente, é mais comum

utilizarmos o termo arranjo, mas ambos são sinônimos, se considerarmos seu sig-

nificado.

Se você analisar, por exemplo, como os anúncios são ordenados nos classifica-

dos do jornal, perceberá que estão envolvidos os métodos aqui estudados.

Primeiramente, os anúncios são separados por assunto (método ideográfico).

Cada tipo de anúncio é ordenado de acordo com a forma como o usuário irá pro-

curá-lo. Por exemplo: imóveis são separados por tipo de imóvel (casas, aparta-

mentos…), o que poderíamos entender como mais uma classificação por assunto.

Dentro do tipo de imóvel, o critério é a localização (método ideográfico), e dentro

da localização ainda há a separação por número de quartos (método numérico sim-

ples).

Os veículos, por sua vez, são separados por tipo de veículo (carros, motos, ca-

minhões), o que seria o método ideográfico. Os carros são organizados por monta-

dora (Fiat, Ford, Volkswagen…), o que caracteriza o método alfabético. Dentro da

montadora os veículos são ordenados por modelo, mais uma vez em ordem alfa-

bética, e dentro do modelo são ordenados por ano, o que seria o método numérico

cronológico.

Percebeu como os métodos aqui estudados estão presentes no seu dia a dia?

Não é à toa que a seção em que se encontram os anúncios é chamada de CLASSI-

FICADOS. Os anúncios estão classificados de acordo com a necessidade do usuário.

Na empresa é a mesma coisa. Cada instituição criará o arranjo ou a classificação

que melhor atenda suas necessidades.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda QUESTÕES DE CONCURSO Arquivamento
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda QUESTÕES DE CONCURSO Arquivamento

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

QUESTÕES DE CONCURSO

Arquivamento Horizontal/Vertical

1. (CESPE–UNB/STM/2018) Os documentos de valor permanente que apresentem

grandes formatos, como mapas plantas e cartazes, devem ser armazenados hori- zontalmente.

2. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo ho-

rizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.

3. (CESPE–UNB/FUB/2008) A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato

de que o material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.

Material de Acondicionamento

4. (CESPE–UNB/FUB/2014) As plantas devem ser armazenadas em arquivos de

aço com até quatro gavetas e acondicionadas em pastas suspensas.

5. (CESPE–UNB/FUB/2014) Os documentos de arquivo em suporte papel devem

ser acondicionados, a depender de suas dimensões, em caixas–arquivo ou pastas suspensas.

6. (CESPE–UNB/FUB/2014) As medidas das embalagens devem respeitar formatos

padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 7. (CESPE–UNB/STF/2013)
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 7. (CESPE–UNB/STF/2013)

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

7. (CESPE–UNB/STF/2013) Acondicionar os documentos dos arquivos correntes em

suporte papel em caixas–arquivo de plástico e colocar essas caixas em estantes de

aço é a ação mais indicada tecnicamente.

8. (CESPE–UNB/ANCINE/2012) A melhor forma de acondicionar um cartaz consiste

em dobrá-lo e, em seguida, arquivá-lo em uma pasta de papelão, do tipo suspensa.

9. (CESPE–UNB/IBAMA/2012) Recomenda-se acondicionar os documentos carto-

gráficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura

antioxidante.

10. (CESPE–UNB/ANCINE/2012) Armazenamento é o sistema que recebe o docu-

mento, acondicionado ou não, para ser guardado.

11. (CESPE–UNB/MEC/2009) Arquivamento é o conjunto das operações de acondi-

cionamento e armazenamento de documentos.

12. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) Arquivamento é o conjunto das operações desti-

nadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Método Alfabético NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Método Alfabético NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Método Alfabético

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

13. (CESPE–UNB/TRE–RJ/2012) A disposição de documentos pelo nome dos clien-

tes corresponde à ordenação do tipo unitermo.

14. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Entre os métodos de arquivamento, o alfabé-

tico é aquele que considera como elemento principal o nome.

15. (CESPE–UNB/MEC/2009) Quando as pastas que contêm documentos de arqui-

vo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso carac-

teriza a utilização do método de arquivamento do tipo unitermo.

16. (CESPE–UNB/FUB/2008) A organização de arquivos pela ordem alfabética pres-

supõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

17. (CESPE–UNB/FUB/2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas

organizadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma sequência

numérica.

18. (CESPE–UNB/SECAD–TO/2008) O método alfabético é um dos métodos de arqui-

vamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

19. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento alfabético considera

o nome como elemento principal.

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Método Variadex NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 20.
Método Variadex NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 20.

Método Variadex

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

20. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Além dos códigos numéricos e alfabéticos,

outra forma adicional de organização de arquivos é aquela realizada por meio do

uso de cores, de forma a facilitar a localização dos itens.

21. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) O método de arquivamento variadex adota cores

preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de

documentos.

Regras de Alfabetação

22. (CESPE–UNB/EBC/2011) Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por

exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.

23. (CESPE–UNB/EBC/2011) Os sobrenomes que referem grau de parentesco (fi-

lho, sobrinho, neto) devem vir acompanhados do último sobrenome na alfabetação.

Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho,

José Maria de.

24. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes

compostos de um substantivo e um adjetivo devem ser separados. O nome Roberto

Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto Monte”.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 25. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011)
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 25. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011)

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

25. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Os nomes de pessoas físicas que exprimam

grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último so-

brenome, mas não devem ser considerados na ordenação alfabética.

26. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Em pastas arquivadas a partir dos nomes de pes-

soas físicas, deve-se considerar, no arquivamento, sempre o último sobrenome e de-

pois o prenome. O nome João Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, João.

27. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Caso haja pasta em que constem pessoas físi-

cas com sobrenomes iguais, a primeira pessoa que deve ser referida é a que apre-

sentar o prenome com o menor número de letras.

28. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes

formados com as palavras Santa, Santo ou São não devem ser separados. O nome

Antônio São Jorge, por exemplo, deve ser referido como São Jorge, Antônio.

29. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Na alfabetação do nome Roberto de Santana

Júnior, deve ser considerada a seguinte forma: Júnior, Roberto de Santana.

30. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Para alfabetar o seguinte nome: II Conferência

de Física Quântica, o número romano deve ser colocado por extenso e assim entrar

na alfabetação, como apresentado a seguir: Segundo Conferência de Física Quântica.

31. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A regra de alfabetação para nomes de pesso-

as físicas considera o último sobrenome e depois o prenome. Por exemplo, o nome

Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria José.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 32. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 32. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

32. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que os nomes de Mário de Andrade e

Pedro Álvares Cabral estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de

pessoas físicas, deve-se considerar o último sobrenome e depois o prenome.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 33. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 33. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

33. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad fo-

ram ordenados erradamente, pois, em ambos os casos, foi considerado o prenome

e não o sobrenome para a alfabetação.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 34. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 34. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

34. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que os artigos e preposições não devem ser considerados

para a alfabetação, como acontece corretamente nos nomes de Mário de Andrade

e Manoel Silva e Houaiss.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 35. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 35. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

35. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa Pau-

la estão corretamente alfabetados, pois seguem a regra de se considerar o último

sobrenome.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 36. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 36. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

36. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que a ordenação dos nomes da Fundação Getúlio Vargas e da

estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se

apresentam, mas sem considerar os artigos e preposições, assim como estabelece

a regra referente a nomes de instituições.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 37. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 37. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

37. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que o nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado

corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi consi-

derada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem

ser considerados.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 38. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 38. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

38. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista

acima, podemos afirmar que a ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está

errada, pois foi realizada com base no penúltimo sobrenome e não no último sobre-

nome, como é indicado pelas regras de alfabetação.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 39. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 39. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

39. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que nomes de empresas e instituições devem ser transcritos

como se apresentam; portanto, o nome da empresa A Barateira Ltda. está alfabe-

tado corretamente.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 40. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 40. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

40. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o

alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse

sentido, considere a lista alfabética seguinte.

A Barateira Ltda.

Akira Kurosawa

Andrade, Mário de

Branco, Camilo Castelo

Cabral, Pedro Álvares

Du Pont, Jean

Fundação Getúlio Vargas

Goethe, Johann Wolfgang von

Herrera Cortez, Carmem

Houaiss, Manoel Silva e

Li Cheng Tsai

Lybrary of Congress (The)

Maciel, Jorge

Mahmoud Ahmadinejad

Neto, Jorge Maciel

Paula, Gabriel Santa

Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-

ma, podemos afirmar que o nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente,

pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido

como parte integrante do último sobrenome, mas não deve ser considerado na or-

denação alfabética.

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 41.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 41.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

41. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) O método de arquivamento alfabético

exige a aplicação das regras de alfabetação. Em cada uma das opções a seguir é apresentado um nome e um suposto resultado da aplicação das regras de alfabe- tação. Quanto ao correto emprego das regras de alfabetação nos nomes apresen- tados, assinale a opção correta.

a) Roberto Castelo Branco –> Branco, Roberto Castelo.

b) Michel São Paulo –> Paulo, Michel S.

c) Paulo de Almeida –> Almeida, Paulo de

d) Juliano de Lourenço Neto –> Neto, Juliano de Lourenço

42. (CESPE–UNB/TRE–MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordena-

dos, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santa Cruz, Antônio

43. (CESPE–UNB/TRE–MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordena-

dos, de acordo com as regras de alfabetação. Torres, Alisson Torres, A. Torres, Beatriz

44. (CESPE–UNB/TRE–MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordena-

dos, de acordo com as regras de alfabetação.

José, Rogério São Paulo, Carlos São Rita, Simone Santa

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda 45.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Arquivamento e Ordenação de Documentos Prof. Élvis Miranda

45. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Assinale a opção em que a aplicação das re-

gras de alfabetação está correta.

a) Branco, Roberto Castelo

Lobo, José Santos Rosa, Carlos Monte

b) Almeida, José de

Andrade, Ronaldo d’

Souto, Arnaldo de

c) Cristo, Alberto Santo

Paulo, Antônio São

Rita, Carlos Santa

d) Primeiro Congresso de Serviço Social

Segundo Congresso de Serviço Social Terceiro Congresso de Serviço Social

46. (CESPE–UNB/MCT/2008) Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é

feito pelo prenome.

47. (CESPE–UNB/MCT/2008) Na ordenação alfabética de pastas abertas por nome

de personalidades, os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados

após o nome completo, entre parênteses.

48. (CESPE–UNB/ME/2008) Considere os seguintes nomes.

Antonio Silva

José Sousa

B. dos Santos

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Roberto Teixeira Neto Carlos Monte Alegre Ministro Paulo de Tarso Antonia Heredia Herrera III –
Roberto Teixeira Neto Carlos Monte Alegre Ministro Paulo de Tarso Antonia Heredia Herrera III –

Roberto Teixeira Neto

Carlos Monte Alegre

Ministro Paulo de Tarso

Antonia Heredia Herrera

III – Congresso Nacional de Arquivologia

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Aplicando-se corretamente as regras de alfabetação, a ordenação alfbética dos no-