Manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu

hasil dalam rangka pencapaian suatu tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Dengan
demikian dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan alat pelaksana dari pada
administrasi. Selain pengertian tersebut, dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan
kegiatan pengarahan dan pengendalian orang lain ke arah pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
Atas dasar pengertian manajemen diatas, maka manajemen kearsipan dapat dikatakan
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,
pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas
kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian,
peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan
ekonomis/efisien (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html).

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan BadanBadan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain dari pengertian di atas, arsip dapat
diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti
penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan
maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.

4.2. Fungsi Arsip Fungsi arsip membedakan :

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi Negara. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah
seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
 4.3. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintah.