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Indice

Dedicatória………………………………………………….………………………….………...I

Agradecimentos………………….……………………………………………………………..II

Declaração.......................................................................................................................................3

Lista de siglas..................................................................................................................................4

Lista de anexos................................................................................................................................5

1. Introdução.................................................................................................................................6

2. Objectivo do estagio.................................................................................................................7

2.1. Objectivo geral..................................................................................................................7

2.2. Objetivo Específicos.........................................................................................................7

3. Metodologia..............................................................................................................................7

4. Descrição da Área do estagio...................................................................................................8

4.1. Descrição do Distrito da Manhiça.....................................................................................8

4.2. Divisão Administrativa.....................................................................................................9

5. Trabalho de campo.................................................................................................................10

5.1. Secretaria Distrital...........................................................................................................10

6. Primeira fase do Estagio.........................................................................................................11

6.1. Arquivo Intermédio.........................................................................................................11

6.2. Terminologias das Sub-classes........................................................................................12

6.3. Descrição das Actividades..............................................................................................13

7. Segunda Fase do Estágio........................................................................................................14

7.1. SDAE..............................................................................................................................14

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7.1.1. Missão......................................................................................................................15

7.1.2. Visão........................................................................................................................15

7.2. Descrição das Actividades..............................................................................................16

8. Conclusão...............................................................................................................................18

9. Criticas....................................................................................................................................19

10. Sugestões............................................................................................................................19

11. Bibliografia.........................................................................................................................20

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Declaração

Leonor Bernardo Vilanculos, declaro por minha honra que o presente relatório de estagio nunca
foi apresentado e nenhuma instituição de ensino, por ser verdade é por mim assinada a presente
declaração

Maputo, 5 de Novembro de 2014

_______________________________________
(Leonor Bernardo Vilanculos)

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Lista de siglas

SDPI – Serviços Distritais de Planificação e Infra-estruturas


SDJET – Serviços Distritais da Juventude Educação e Tecnologia
SDMAS – Serviços Distritais da Mulher e Acção Social
SDAE – Serviços Distritais de Actividades Económicas
RLFAE – Repartição de licenciamento e fiscalização de actividades econômicas
RAP – Repartição de Agricultura e Pesca

RPDE – Repartição de promoção e desenvolvimento empresarial

RAPRH – Repartição de Administração Planificação de Recursos


BR – Boletim da República

Lista de anexos

Anexo I - Decreto nº 36 /2007 de 27 de Agosto


Anexo II – Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Estado
Anexo III - Decreto nº 6/2006 de 12 de Abril

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1. Introdução

Com uma sociedade cada vez competitiva e um mundo irreversivelmente globalizado, fica
evidente que a principal forma de conseguir um espaço no mercado é buscando uma formação de
excelência, não querendo com isso aferir tal como deduz a esmagadora maioria da população,
que apenas o porte de um diploma traga consigo a excelência esperada . A formação profissional
fazer parte do material fundamental das políticas do emprego, promovendo a qualificação
necessária de pessoas para se adaptarem às novas demandas do mundo competitivo, facilitando o
acesso a um trabalho descente.
Desenvolver uma formação baseada no contexto real de atualização possibilita a construção
independente do conhecimento através da evidencia de exemplos práticos, e neste contexto que
surge o estágio profissional.
É nesta perspectiva, que surge o presente relatório que visa fundamentalmente abordar o
processo de estágio como forma de dar resposta a um dos requisitos para a conclusão do curso
técnico médio em contabilidade e Finanças no Instituto Médio de Gestão, Comércio e Finanças
e também como método de aperfeiçoar na prática os conhecimentos teóricos adquirido durante
todo o curso.

2. Objectivo do estagio

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2.1. Objectivo geral
Adquirir conhecimentos práticos da actividade laboral inerente ao curso de formação com vista a
capacitar o futuro profissional nas áreas da, administração, planificação e recursos humanos.

2.2. Objetivo Específicos


No final deste estagio o estudante deve ser capaz de:
 Elaboração de planos de atividades;
 Dominar todo o processo de planificação e Administração;
 Criar um espaço de transição entre a vida estudantil e a vida profissional, atenuando o
impacto, base de emancipação e autonomia;
 Se inteirar das práticas e do comportamento do funcionário duma Instituição Estatal;
 Dominar os procedimentos de classificação e documentação de arquivos;
 Se inteirar do mecanismo de atuação nas diversas actividade executadas e dar o contributo
necessário;
 Se enquadrar nas diversas actividades relacionadas com a missão do Governo de Manhica
modo a aplicar os conhecimentos teóricos adquiridos para o alcance da mesma.

3. Metodologia

A metodologia utilizada durante o estagio profissional foi analise documental e a observação


directa. Todos os dados presentes no relatório foram recolhidos através da técnica de observação
e dos documentos facultados pelo pessoal do departamento onde realizei o trabalho.

4. Descrição da Área do estagio

O estágio foi realizado em repartições do Governo distrital da Manhiça nomeadamente: no


Arquivo da Secretaria Distrital da Manhiça e no Servico Distrital de Actividades Economicas.

4.1. Descrição do Distrito da Manhiça


Manhiça e uma vila e um município moçambicano, sede do distrito do mesmo nome, na
província de Maputo. A vila encontra-se localizada a cerca de 70Km a norte da cidade de

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Maputo, na estrada nacional N1 que liga com o norte do pais e situada na margem direita do rio
incomati. O município tem uma superfície de cerca de 250Km 2 e uma população de 57512 em
2007 de acordo com o quadro geral do censo geral da população e habitação.

Limites Geográficos

Norte e Nordeste: o distrito de Bilene Macia da Provincia de Gaza;


Leste: o oceano Indico
Sul: o distrito de Marracuene;
Oeste: distrito de Moamba;
Noroeste: o distrito de Magude.

Figura 1: Mapa Geográfico do Distrito da Manhiça

4.2. Divisão Administrativa


O distrito esta dividido em seis postos administrativos nomeadamente: Calanga, Ilha Josina
Machel, Maluana, Manhiça, 3 de Fevereiro e Chinavane as quais são compostas pelas seguintes
localidades:
 Posto Administrativo de Calanga:
- Checua
- Lago Pate
 Posto Administrativo de Ilha Josina Machel:
- Maguiguana
- Nzonguene
 Posto Administrativo de Maluana:
- Maluna
- Mongoine
 Posto Administrativo de Manhiça
- Vila de Manhiça
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- Manhiça
- Maciana
 Posto Administrativo de 3 de Fevereiro:
- Nwamatibyane
- Taninga
- 3 de Fevereiro
 Posto Administrativo de Xinavane:
- Vila de Xinavane
- Xinavane
- 25 de Setembro

Administrador Distrital
Administrador Distrital

Gabinete do
Gabinete do
Administrador
Administrador
Secretaria Distrital
Secretaria Distrital

SDPI
Figura 2: Sistema SDPI
orgânico SDJET
do Governo SDMAS SDAE
SDJET Distrital SDMAS
da Manhiça SDAE

5. Trabalho de campo

Tal como já referi, o estagio teve lugar na Secretaria Distrital. Concretamente na Repartição de
Arquivo Intermédio, numa primeira fase e no Servico Distrital de Actividades Economicas
(SDAE) na segunda fase.

5.1. Secretaria Distrital


De acordo com o organograma exposto acima, a Secretaria Distrital subordina-se diretamente ao
Gabinete do Administrador e tem dentre varias funções:
 prestar assistência técnica e administrativa necessária ao funcionamento do Governo
Distrital;

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 gerir os recursos humanos, materiais e financeiros do Governo Distrital e das áreas da
função pública e da administração local do Estado.
 Dinamizar e acompanhar a formação e elevação de nível de conhecimentos técnicos
profissionais dos funcionários em administração pública.

6. Primeira fase do Estagio

6.1. Arquivo Intermédio

Nesta área de actividades desempenhei as tarefas que culminaram com a classificação,


lançamento e arquivação dos mais variados documentos na base de dados durante um mês e
arrumação dos BR’s.
A classificação dos documentos é feita obedecendo ao Sistema Nacional de Arquivos do Estado
(SNAE) que é um dispositivo classificador por classes de arquivos mediante a sua proveniência
e/ou destino.
O SNAE apresenta o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo que é um instrumento
de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício da suas funções e atividades. (Anexo I, pag.1, SNAE, BR Nrº 34 – I Série de
27 de Agosto de 2007)
O mesmo Plano estabelece o modelo de código de classificação decimal onde os assuntos dos
documentos são divididos em 10 classes que começam da Classe 000 – Administração Geral (ver
anexo II), sendo a 10ª (classe 900) é reservada para assuntos gerais que não possam ser incluídos
em nenhuma das nove classes principais:
 Classe 000 – Administração Geral
 Classe 100 – Organização e Funcionamento
 Classe 200 – Recursos Humanos
 Classe 300 – Orçamento
 Classe 400 – Património
 Classe 500 – Documentação e Informação
 Classe 600 – Comunicação
 Classe 700 – Vaga
 Classe 800 – Vaga
 Classe 900 – Outros assuntos referentes à administração geral

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Cada Classe acima citada pode ser subdividida pelas seguintes Sub-classes consoante o
assunto de cada documento em mão:

 Sub-classe 000 – Administração Geral


 Sub-classe 010 – Organização e Funcionamento
 Sub-classe 020 – Recursos Humanos
 Sub-classe 030 – Orçamento
 Sub-classe 040 – Património
 Sub-classe 050 – Documentação e Informação
 Sub-classe 060 – Comunicação
 Sub-classe 070 – Vaga
 Sub-classe 080 – Vaga
 Sub-classe 090 – Outros assuntos referentes à administração geral

6.2. Terminologias das Sub-classes


010 – Classificam-se os documentos relativos a criação , estruturação e funcionamento e
organização interna do órgão .
020 - Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimonias moveis e imóveis
pertecentes ao órgão incluindo as formas de aquisição e alienação.
030 - Classificam-se os documentos relativos a previsão e execução orçamental e as operações
contabilisticas e financeiras e referentes ao uso dos recursos publicos e comprovação de receita e
despesa , inclui ainda a movimentação de conta corrente, balanços e prestação de contas ao
tribunal administrativo.
040 – Classifica os documentos referentes aos bens patrimoniais moveis e imóveis pertencentes
ao órgão incluindo as formas de aquisição e alienação bem como os serviços de manutenção,
limpeza e recuperação
050 - Classificam-se os documentos arquivisticos do órgão referentes as actividades de produção,
controlo , avaliação e arquivamento de documentos .
060 - Nesta classe, os documentos eram relacionados com a instalação, manutenção, operação e
uso dos recursos e serviços postais de telecomunicações e de tecnologias de informação.

As subclasses 070 e 080 mantem-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos
referentes a administração geral , que resultem de novas actividades desenvolvidas pelos órgãos
de administração publica .

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090 - classificam-se os documentos de carácter genérico relativos a administração geral utiliza-se
também estas subclasses como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação
especifica no código de classificação de documentos de arquivo de subclasses que possam ser
reservados para possíveis expansões .
A Classe Administração Geral (000), tal como todas as outras possuem subclasses e estas por sua
vez possuem subgrupos:

Exemplo 1:
Classe 000 – Administração Geral
Sub-Classe 010 - Organização e Funcionamento
Grupo 012 - Comunicaçao Social
Subgrupos 012.1 - Relações com a imprensa

6.3. Descrição das Actividades


Seguindo as regras do Plano de Classificação de Documentos, uma vez com um determinado
documento em mão, procedia à identificação do assunto do mesmo para que pudesse alocar a
classe, sub-classe correspondente, posto isso, consultava a tabela da temporalidade para poder
identificar e atribuir o destino e o tempo de armazenamento do documento. O apuramento do
tempo será importante para que se saiba por quanto tempo é que o documento permanecerá no
arquivo permanente antes de passar para o intermédio e quanto ficará neste último antes de ser
dirigido à eliminação.
Depois disto fazia a digitalização (informatização) na base de dados na seguinte sequência:
 Primeiro o nome do documento seguido do assunto depois o destino, o ano, a
classificação anterior do mesmo, classificação actual, o número da caixa, a argola onde
será arquivado e por fim a data da digitalização e gravar numa pasta denominada
Governo Distrital da Manhiça.

Posto isso, criava uma argola onde seram agrupados todos documentos da mesma subclasse e a
mesma devia conter o número da caixa e o número da subclasse.
Exemplo 2:
Argola 1
Caixa 3
Subclasse 003

Já no arquivo arrumam-se as caixas em ordem crescentes de numeração nas caixas, ou seja, do


documento mais antigo ao mais novo.
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Ainda no arquivo intermédio procedi a arrumação dos Boletins da República (BR) por ordens
dos anos e das séries das mesmas.
Exemplo 2:

7. Segunda Fase do Estágio

7.1. SDAE
Segundo o artigo I do decreto nº 6/2006 de 12 de Abril (ver anexo III), o Serviço Distrital de
Atividades Econômicas é uma instituição subordinada ao Governo Distrital da Manhiça, de
acordo com os princípios, objectivos e tarefas definidas pelo governo a qual responsável pela
direção e execução e coordenação da área do desenvolvimento econômico. A mesma, encontra-se
organizada de acordo com o seguinte organograma.

Gabinete do Director
Gabinete do Director

RLFAE RAP RPDE RAPRH


RLFAE RAP RPDE RAPRH

Figura 3: Estrutura orgânica do SDAE

7.1.1. Missão

 Contribuir para melhorar a segurança alimentar e redução da pobreza, apoiar os esforços


do sector privado, agencias governamentais e não governamentais para aumentar a
produtividade agrícola, agro-industrial dentro dos princípios de exploração sustentável
dos recursos naturais.

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7.1.2. Visão
 Promover o desenvolvimento das atividades económicas

Nesta perspectiva cada repartição está incumbida das seguintes funçãos:

RLFAE - Repartição de licenciamento e fiscalização de actividades econômicas é responsável


pelo licenciamento dos estabelecimentos comercias a nível do Distrito, após o licenciamento faz-
se a fiscalização das mesmas, emitem guias de produtos florestais .

RAP- Repartição de Agricultura e Pesca, Este departamento é responsável pela emissão de


licenças de animais, da pesca , promover apicultura e vacinações .

RPDE - Repartição de promoção e desenvolvimento empresarial. Esta repartição e responsável


pelo domínio de preços dos productos a nível distrital, promover capacitações relativas a novas
metodologias de como criar negócios. Incentivando aos agricultores a criar novas coisas ao invés
de consumir e alocar para negócios.

RAPRH – Esta repartição e responsável pela administração, planificação e gestão de recursos


humanos. Esta área constitui uma associação de habilidades e métodos, políticas, técnicas e
praticas definidas com objectivo de administrar os comportamentos internos e potencializar o
capita humano. Tem por finalidade selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos
objectivos e metas.

7.2. Descrição das Actividades

Nesta derradeira fase o estágio decorreu na Repartição de Administração Planificação e Recursos


Humanos (RAPRH) onde estive afecto à recepção, fazia o registo de documentos nos respectivos
livros. E ainda, fazia preenchimento dos livros de protocolo interno e externo, livro de saída de
Correspondência, livro de entrada de correspondência e livro de guias de marchas.

No livro de protocolo interno registava todos documento de origem interna destinados à mesma
repartição, quer seja para RAP, RAPRH e outros.
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No livro de protocolo externo registava os documento com destino a outros Servicos do Governo
(Secretaria, SDPI ou à Provincia).

No livro de saída de correspondência registava os documentos internos após assinatura do


Director quando os mesmos eram dirigidos à outros Servicos.

No livro de entrada de correspondência registava os documentos que vinham de outros Serviços


ou de outros indivíduos ou utentes, tais como, requerimentos e cartas.

Por último no livro da guia de marchas registei as guias de trabalhadores que vinha desempenhar
atividades no distrito e que tenha a ver com os serviços do SDAE (agro-pecuaria, agricultura e
outros). Após o registo, levam o carimbo do SDAE e assinatura chefe da RAPRH e são
devolvidos para as instituições de onde o trabalhador provem. Aos trabalhadores do SDAE havia
um numerador de notas onde enumerava as guias que estes levavam quando fossem realizar
trabalhos fora do SDAE durante dias ou horas.

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8. Conclusão

Do estágio realizado fica em primeiro lugar que: para a prossecução das actividades rotineiras de
uma instituição é muito pertinente a existência de um plano e programa de actividades cuja
monitoria é feita por órgãos mais superiores ás que irão executar o plano;

Que as instituições de governo devem em todas as suas áreas garantir um adequado registo,
acompanhamento, e armazenamento dos processos de trabalha para evitar desordem
generalizadas e o mais importante garantir a eficácia do plano para o alcance dos objectivos dos
Governos, quer Distrital ou Central.

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9. Criticas

A crítica que fica e pertinente vai para a Repartição de Arquivo Intermédio pelo facto de lá
existir um armazém que não obedece às regras comuns de higiene pelo facto de o mesmo por ser
imundo torna-se um risco à saúde dos trabalhadores que lá entram para consulta de documentos
ou simples armazenamento dos mesmos.

10.Sugestões

A sugestão vem em contrapartida da crítica feita anteriormente referente à higiene no Arquivo


Intermédio.

 Deve-se ter mais em conta os princípios Higiene e Segurança no Trabalho para o bem de
todos.

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11.Bibliografia

DECRETO Nº 6/2006 de 12 de Abril

ESTATUTO GERAL DOS AGENTES E FUNCIONARIOS DO ESTADO

SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO DO ESTADO, BR Nr. 34 – I Série de 27 de Agosto de


2007.

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