200 

 
 

   

Project Management:
Trainee Guide
Module 2 PROJECT PROPOSALS

 
Bridges Social Development  
Project Management Training Program 
http://training.canadabridges.com 
09/09/2009 

 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
Module  Topic  Highlights  Learning Resources  Estimated 
Time 
Requirements 
1.  Introduction to Project  A. Key learning principles  Trainer’s Guide and   1.5 hours 
Management  B. Introductions and logistics  Trainee’s Guide are   
C. What is a project?  resources available to 
D. Elements of a project  support the entire 
E. Project management toolkit and case study  training program 
F. Personal experience with projects 
G. Individual commitment to learning 
2.  Project Proposals  A. Project proposals  Project Proposal Tool   2.5‐4 hours 
B. Evaluating alternatives 
C. Getting approvals  
D. Team Creation 
 
3  Project Design and Plan  A. Project Charter  Project Charter Tool  3 hours 
Plan first, then do!   
What is a project charter?   Case Study  
Key elements of a project charter  
 
    B. The Project Plan  Project Charter Tool  1‐2 hours 
Introduction to the Detailed Project Plan   
Using the  milestones  Detailed Project Planning 
Setting tasks  Tool 
Completing the Project Plan    
 
C. Budgeting  Cash Budget Template  2 hours 
Introduction to Cash Budgets   
Creating a budget  Budget Detail Worksheet 
Template  
D. Risk Management  Risk Matrix Tool  1  hour 
Anticipating and mitigating risks  
 
4.   Plan Implementation  A. Implementing the Project Plan  Project Charter Tool;  1.5 hours 
  Tasking and tracking  Detailed Project Planning 
Scope management  Tool;  
Risk monitoring  Variance Analysis Report; 
  Risk Management Status 
Report 
    B. Change Management    2 hours 
 The human dynamics of change and transition 
Leading change 
Building change into your project plan  
 
5.   Post Implementation  A. Evaluating projects  Post‐Implementation  1.5 hours 
Review   B. Lessons learned  Review Tool 
Project management training evaluation. 

Module 2: Project Proposals  Page 2 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
TABLE OF CONTENTS 

MODULE 2A: PROJECT PROPOSALS ................................................................................................................ 4

MODULE 2B: EVALUATING ALTERNATIVES ..................................................................................................... 7

MODULE 2C: GETTING APPROVALS ................................................................................................................ 7

MODULE 2D: TEAM CREATION ....................................................................................................................... 8

Module 2: Project Proposals  Page 3 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
MODULE 2A: PROJECT PROPOSALS 
 

Toolkit: Take out the Project Proposal Template from your Project Management Toolkit.    

Discussion Question: When do you need to use the Project Proposal Template?  

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

In a project proposal you will need to identify reasons that the project should go ahead – the needs, the 
benefits.  

However, be sure to also communicate what the implications are if the project does NOT go ahead: 

o What will the negative consequences be? 

o Who will be impacted? 

o Why should we do this project now and not 5 years from now? 

Discussion Question: Review your designated Case Study. How many potential projects are there in 
this case study?  

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

Now, based on your experience or a “best guess”, estimate the following based on your designated 
case study: 

 Total Time required to complete the project in this case study? __________________________ 

 Total Cost to complete the project in this case study? ___________________________________ 

Now, let’s review the Project Proposal Template, line by line, to understand each requirement: 

 Key Learning: Record keeping is important in projects. Note how record keeping is tracked.  

It is important to keep track of when projects were submitted, by which department and date submitted.   

Module 2: Project Proposals  Page 4 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
SUBMITTED BY:   
 
DEPARTMENT:   
 
DATE:   
 
BUDGETED: (yes or no)   
 
 

1. Description of Current Situation 

In the Project Proposal Template it is important to describe what is not working today. This would include 
things such as background, factors contributing to the need or issue, etc.  

2. Description of Proposed Project 

2.1 Objectives: 
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

2.2 Project Team: 
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

2.3 Alternatives Considered: 

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

2.4 Implications of not proceeding: 

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

Module 2: Project Proposals  Page 5 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
2.5 Scope: 

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

2.6 Timing: 

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

2.7 Cost Estimate: 

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

 
3. Evaluation 

Discussion Question: what are the differences between qualitative and quantitative measures?  
 
Qualitative measurements: 
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 
 
Quantitative measurements: 
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________  
4. Risks 

Identify the key risks you believe may hinder your ability to complete the project as expected: 
______________________________________________________________________________________ 
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

Module 2: Project Proposals  Page 6 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
MODULE 2B: EVALUATING ALTERNATIVES 

Small Group Activity:  In your Case Study, what alternatives should be considered?   

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 

 Discuss the advantages and disadvantages of each alternative. 

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________ 
 

MODULE 2C: GETTING APPROVALS 

Key Learning: Project Proposals should be presented for review and approval by a Sponsor is 
needed in order to go ahead. Project Proposals that are approved must be shared with people who are 
accountable for the project.  

Look at the Project Proposal Tool: This section is to be signed off by the sponsor ‐ the manager or 
Ministry representative who approves the use of her/his staff to lead the project and funding to 
undertake it. 

Sponsor:  Date: 
Name and Position 
 

Ensure the proposal is shared with people who will be accountable for the project. 
Copies of this document have been issued to: 
 
Version   Name  Title  Date Issued  Initials 
         
         
         
         
         
 

Module 2: Project Proposals  Page 7 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 

Discussion Question: Why is it important to record the approvals and distribution of project 
management documents?  
*Note that the approval and distribution process is included on all project management templates.  
 
 

MODULE 2D: TEAM CREATION 
1. CHARACTERISTICS OF A HIGHLY‐EFFECTIVE PROJECT TEAM 

Individually, take one minute and think about the best team in which you have been a member. Write 
down whatever comes to your mind that makes you think this was your best team. 
  ‐  What did your team do? 
  ‐  How did it work together? 
  ‐  What did you feel? 
  ‐  What characteristics of this team stand out?   
 
What did your team do? 
 
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________ 

How did it work together? 
 
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________ 

What did you feel? 
 
______________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________ 

What characteristics of this team stand out? 
 
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________ 

 
 
 

Module 2: Project Proposals  Page 8 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 

Small Group Activity: In small groups, use the brainstorming technique   in your Project 
Management Toolkit: Additional Resources and brainstorm at least 25 responses to this question: “What 
are the most important characteristics of effective project teams?” Record your group’s responses on a 
flipchart.     
  

Then, use the consensus technique   in your Project Management Toolkit: Additional Resources to 
list what you think are the five most important characteristics of effective teams as experienced by your 
team members.   
_______________________________________________________________________________ 

_______________________________________________________________________________ 

_______________________________________________________________________________ 

LARGE GROUP ACTIVITY: Discuss the Characteristics of an Effective Team – using this chart and 
the questions below: 

Module 2: Project Proposals  Page 9 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
In the context of the team’s use of brainstorming and consensus techniques, answer these questions. Use 
the Characteristics of an Effective Team chart to help you:  

Did your team follow the rules set out in the Toolkit? YES/NO 

Did you share leadership? YES/NO 

Whenever there was disagreement, did your team tackle the issue smoothly through open 
communication? YES/NO 

When there was a difference of opinion, did you discuss the issue and come to consensus? YES/NO 

When there two or more opinions, did you vote and proceed with the majority view? YES/NO 

Did all members listen to each other’s opinions? YES/NO 

Were all members clear about their specific roles and responsibilities? YES/NO 

If your team answered yes to many of these questions, you certainly had a successful team. 
 
Is it a good idea to vote when you make every decision? YES/NO?  
 

Effective teams often have the following characteristics: 
 
Clear Purpose   The vision, mission, goal, or task of the team has been defined 
  and is now accepted by everyone.  
 
Informality    The environment tends to be informal, comfortable, and relaxed.   
    There are no obvious tensions or signs of boredom. 
 
Participation  There is much discussion and everyone is encouraged to 
  participate.  
 
Listening    The team uses effective listening techniques  
 
Civilized Disagreement  There is disagreement, but the team is comfortable with this and  
    show no signs of avoiding, smoothing over, or suppressing conflict. 
 
Consensus Decision  For important decisions, the goal is substantial but not necessarily 
  unanimous. Agreement through open discussion of everyone’s 
  ideas, avoidance of formal voting, or easy compromises. 
 
Open    Team members feel free to express their feelings on the tasks 
Communication  as well as on the group’s operation. There are few hidden 
    agendas.  Communication takes place inside of meetings. 
 
Clear Roles and  There are clear expectations about the roles played by each 
Work Assignments  team member.  When action is taken, clear assignments are   
Module 2: Project Proposals  Page 10 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
  made, accepted, and carried out.  Work is fairly distributed. 
 
Shared Leadership   While the team has a formal leader, leadership functions  
     shift from time to time depending upon the circumstances,  
  the needs of the group, and the skills of the members.  The  
    formal leader models the appropriate behaviour and helps  
    establish positive norms. 
 
External Relations  The team spends time developing key outside relationships,  
    mobilizing resources, and building credibility with important  
    players in other parts of the organization. 
 
Style Diversity  The team has a broad spectrum of team player types. 
 
Self‐Assessment  Periodically, the team stops to examine how well it is functioning 
  and what may be interfering with its effectiveness. 
 

2. TEAM ROLES AND RESPONSIBILITIES: 

  

Module 2: Project Proposals  Page 11 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 

  Individual Exercise: Think of a project team that you worked on in the last  
    two years. Answer the following questions: 

What was your role on the project team? What duties and activities were you responsible for?  How did 
you contribute to the accomplishment of the team’s objectives? 

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ 
 

Module 2: Project Proposals  Page 12 
 
 Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
 From whom did you need assistance in order to do your job the way you wanted to?  Be specific, e.g. 
information, mutual support, communication, career development, organization training, workload 
priorities. 
 
What:          From Whom: 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
 
 
 
 What did you need to know about other team member’s jobs and expertise to help you do your 
own work?  
 
What:          From Whom: 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
_____________________________      ______________________________________________ 
 
 
 

 
 

Module 2: Project Proposals  Page 13 
 
Bridges Project Management: Trainee Guide 
 
 
3. PROJECT TEAM MEETINGS 

Review the Meeting Agenda and Minutes Template in the Project Management Toolkit,  

How can this template help me to manage projects better?   
 
______________________________________________________________________________________ 
______________________________________________________________________________________ 
______________________________________________________________________________________ 
______________________________________________________________________________________ 
 

Module 2: Project Proposals  Page 14