CREATING PERMISSIONS ON SHAREPOINT SITE

Autora: Angela Patricia Cepeda S.

Capacitaciòn Front End
Sogamoso - Boyacà
Los permisos permiten a los usuarios de SharePoint realizar ciertas acciones, como
editar elementos en una lista o crear un sitio. Pero no puede asignar permisos
individuales a usuarios individuales en SharePoint. En su lugar, agrupa los permisos
relacionados en un nivel de permiso . Luego, asigna ese nivel de permiso a un grupo
de SharePoint que incluye a las personas para las que está asignando permisos.
SharePoint viene con algunos niveles de permisos predeterminados que puede
usar, como Contribute y View Only (Contribuir y solo ver).

Tenemos varios tipos de niveles de permisos.

Nivel de Descripción
permiso
Contiene todos los permisos de SharePoint disponibles. De
Control total forma predeterminada, este nivel de permiso se asigna al
grupo Propietarios. No se puede personalizar ni eliminar.

Cree listas y bibliotecas de documentos, edite páginas y

aplique temas, bordes y hojas de estilo en el sitio. No hay
Diseño ningún grupo de SharePoint que tenga asignado este nivel de
permiso automáticamente.

Añadir, editar y eliminar listas; Ver, agregar, actualizar y

eliminar elementos de lista y documentos. De forma
Editar predeterminada, este nivel de permiso se asigna al grupo
Miembros.

Ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de lista y

Contribuir documentos.

Ver páginas y elementos en listas existentes y bibliotecas de

Leer documentos y descargar documentos.

Permite a un usuario o grupo navegar a una página del sitio

o biblioteca para acceder a un elemento de contenido
específico cuando no tienen permisos para abrir o editar
cualquier otro elemento en el sitio o la biblioteca. SharePoint
le asigna automáticamente este nivel cuando proporciona
Acceso limitado acceso a un elemento específico. No puede asignar permisos
de acceso limitado directamente a un usuario o grupo. En su
lugar, cuando asigna permisos de edición o apertura a un solo
elemento, SharePoint asigna automáticamente el acceso
 limitado a otras ubicaciones requeridas, como el sitio o la
biblioteca en la que se encuentra el único elemento.
Editar y aprobar páginas, elementos de lista y documentos.
Aprobar De forma predeterminada, el grupo de aprobadores tiene este
permiso.

Cree sitios y edite páginas, elementos de lista y documentos.

Administrar De forma predeterminada, este nivel de permiso se asigna al
jerarquía grupo Administradores de jerarquía

Ver páginas y documentos, pero no versiones históricas o

Lectura permisos de usuario.
restringida

Ver páginas, artículos y documentos. Cualquier documento

que tenga un controlador de archivos del lado del servidor se
puede ver en el navegador, pero no se puede descargar. Los
Sólo vista tipos de archivos que no tienen un controlador de archivos del
lado del servidor (no se pueden abrir en el navegador), como
los archivos de video, archivos .pdf y archivos .png, aún se
pueden descargar.

Tomado de docs.microsoft.com, Understanding permission levels in SharePoint.

Crear un nivel de permiso
Vamos a configuración y configuración del sitio.

Están en la página configuración del sitio buscamos permisos de sitio e ingresamos.

Vamos a la pestaña permisos y buscamos Niveles de permisos.

Vamos a agregar un nuevo nivel de permisos, hacemos clic en este.

Al ingresar nos exigen darle un nombre y descripción en esta vamos a colocar el
nivel que vamos a tener en nuestro nuevo nivel de permisos.

En el área de permisos, podemos seleccionar los permisos existentes que puede

tener el permiso que estamos creando. En mi caso el control total y selecciono
todo.
En el área de permisos del sitio podemos seleccionar los que se crean
convenientes.

En el área de permisos personales selecciona nuevamente las que sean

necesarias. Aquí finaliza la creación y damos en crear.
Podemos verificar el nuevo nivel de permiso que creamos con un control total de
la plataforma.

Después de crear el nivel de permiso, vamos a asignarlo a un grupo de SharePoint.

Personalizar los permisos del sitio de SharePoint
Vamos a personalizar estos permisos a un grupo de SharePoint en el cual hay varios
usuarios que tienen todos los mismos permisos tanto para sitios como para
contenidos, en vez de hacerlo con una sola persona podemos hacerlo con un grupo
de personas para tener todo el mismo nivel de permiso.
Vamos a crear un grupo.
Nos vamos a configuraciones y configuraciones del sitio allí buscamos usuario y
permisos y hacemos clic en permisos del sitio.
Al llegar a permisos del sitio se abre la pestaña de PERMISOS damos clic en crear
grupo.

Asignamos un nombre y un tipo de descripción e acerca de mi y en propietario pues

se coloca la persona que esta creando el grupo en este caso mi nombre.
Continuando con la creación del grupo se activan unas opciones como la
configuración del grupo, como ver los participantes del grupo que es normal que
todos los integrantes podamos verlos. Quien puede modificar esa participación y
obviamente no todos los integrantes van a modificar por defecto asignan al
propietario del grupo.
Solicitudes de partición les daremos que no por que envían al correo estas
solicitudes y no muy necesario para esta prueba.

Otorgar permisos de grupo a este sitio podemos seleccionar los permisos que
pueden tener los integrantes del grupo, para este caso escogí diseño, editar,
colaborar y le damos en crear.
Podemos verificar que se creo el grupo de prueba permisos.
Si nos fijamos bien la persona que creo el grupo tiene la configuración
administración, acciones y puede agregar varias personas al grupo.

Al darle clic en nuevo podemos agregar y compartir el grupo creado , así que
podemos colocar los integrantes que deseen, enviarles un mensaje de invitación
por correo electrónico, finalmente le damos en compartir.
Como podemos ver la nueva integrante fue agregada.

Eliminar usuarios de un grupo.

Seleccionamos el integrante a eliminar y en la pestaña desplegable Acciones
saldrán 3 tipos de opciones escogemos la de quitar usuarios del grupo.
 Al seleccionar la opción nos saldrá una ventana informativa la cual nos dice el
nombre del integrante y si desea quitarlo, le damos aceptar.

Nuevamente volvemos a cargar y verificamos que el integrante ya no este, si se

eliminó.

Respecto a los niveles de permisos podemos observar que tienen varias acciones
por mostrar y un nivel de seguridad accesible para la persona que administra o
puede cambiar el tipo de permisos a varias personas. Pero algo a tener cuenta es
que la seguridad de la información y el contenido que se maneja en la plataforma
no todas las personas pueden acceder así que hay unas buenas prácticas para
estos permisos.
Mejores prácticas para niveles de permiso

1Los niveles de permiso se aplican a una colección de sitios específica. Esto

significa que cualquier cambio que realice en un nivel de permiso tendrá efecto en
toda la colección de sitios. Por lo tanto, aquí hay algunas recomendaciones:
• No edite los niveles de permiso predeterminados Si cambia un nivel de
permiso predeterminado, los cambios afectan a todos los grupos integrados
de SharePoint dentro de la colección de sitios. También puede causar
confusión si tiene dos colecciones de sitios que tienen niveles de permisos
con el mismo nombre, pero cada una contiene un conjunto diferente de
permisos.

• No elimine los niveles de permiso predeterminados Si elimina un nivel de

permiso predeterminado, se eliminará de todos los grupos de SharePoint
integrados que lo contienen dentro de la colección de sitios. Esto puede hacer
que los usuarios asignados a esos grupos pierdan permisos críticos.

• Asignar niveles de permiso a grupos de SharePoint Puede asignar un

nivel de permiso a un solo usuario de SharePoint, pero es más fácil hacer un
seguimiento de quién tiene permisos a qué sitios si asigna niveles de permiso
a un grupo de SharePoint y agregar esa persona al grupo. Esto también
puede ayudar al rendimiento del sitio.

1
Understanding permission levels in SharePoint,
How to create and edit permission levels, docs.microsoft, https://docs.microsoft.com/en-
us/sharepoint/how-to-create-and-edit-permission-levels.