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Gerenciamento das

Aquisições do Projeto

J A R B A S PE R E I R A – K L E VE R S O N G A R CI A – O S VA ND O CA ND I D O
O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os
processos necessários para comprar ou adquirir
produtos, serviços ou resultados externos à equipe
do projeto.
Abrange:
• Gerenciamento de Contratos
• Controle de Mudanças

Grupo de Processo Processo


Planejamento Planejar as aquisições
Execução Realizar as aquisições
Controle Administrar as aquisições
Encerramento Encerrar as aquisições
Planejar as aquisições

• Objetivo:
• Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode
fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores.
• É o processo de documentação das decisões de compras do projeto.
• Identifica também as necessidade do projeto que podem, ou devem, ser melhor atendidas
com a aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Linha de base do escopo


Documentação dos requisitos
Acordos de cooperação
Plano de gestão das aquisições
Registro dos riscos
Declarações do trabalho das aquisições
Decisões contratuais sobre riscos Análise de fazer ou comprar
Decisões de fazer ou comprar
Requisitos de recursos das atividades Opinião especializada
Documentos da aquisição
Cronograma do projeto Tipos de contratos
Critérios para seleção de fontes
Estimativa dos custos das atividades
Solicitações de mudanças
Linha de base do desempenho de custos
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Planejar as aquisições - Entradas
• Registro dos riscos:
• Riscos que demandam alguma aquisição
• Decisões contratuais sobre riscos:
• Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição
• Requisitos de recursos das atividades:
• Recursos, equipamentos, movimentação, etc.
• Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos:
• Quando vamos precisar e quanto temos para gastar
• Fatores ambientais da empresa:
• Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição, requisitos específicos e situação do mercado
Planejar as aquisições - Técnicas
• Análise de fazer ou comprar:
• Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar?
• Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?
• Tipos de contrato:
• Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado):
• Preço Fixo Garantido (PFG)
• Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR)
• Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)
• Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração):
• Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)
• Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)
• Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)
• Tempo & Material (TM ou Time & Material):
• Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e despesas
Planejar as aquisições - Saídas

• PL A NO DE G E STÃO DA S AQU I S I ÇÕ E S
• Incluem orientações para:
• Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de
fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições,
identificação de fornecedores pré-qualificados, etc.

• DE CL A R AÇÕES DO T R A B A L HO D A S AQU I S I ÇÕ E S:
• Documento contendo as informações necessárias para uma boa aquisição, ou seja, conhecimento do
escopo para uma precificação e entrega adequada.

• DO CU ME NTO S DA AQU I S I ÇÃO :


• NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.
Planejar as aquisições - Saídas
• CR I T É R IO S DE SE L E ÇÃO D E F O NT E S :
• Objetivos:
• São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser:
• Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)
• Garantia, preço, prazo, etc.
• Capacidade financeira, de produção e interesse
• Subjetivos:
• Nível de entendimento da necessidade
• Capacidade técnica
• Nível de risco
• Abordagem de gerenciamento
• Abordagem técnica
• Tamanho e tipo da empresa
• Desempenho passado dos fornecedores
• Referências
• Direitos de propriedade e propriedade intelectual
Realizar as aquisições

• Objetivo:
• Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação
(incluindo os contratos).
• A equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente
definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de gestão do projeto


Documentos de aquisição Reuniões com licitantes
Fornecedores selecionados
Critérios para seleção de fontes Técnicas de avaliação de propostas
Adjudicação do contrato de aquisição
Lista de fornecedores qualificados Estimativas independentes
Calendários de recursos
Propostas de fornecedores Opinião especializada
Solicitações de mudanças
Documentos do projeto Publicidade
Plano de gestão do projeto atualizado
Decisões de fazer ou comprar Pesquisa na Internet
Documentos do projeto atualizados
Acordos de cooperação Negociação das aquisições
Ativos de processos organizacionais
Realizar as aquisições - Técnicas

• Reuniões com licitantes:


• Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente
• Técnicas de avaliação de propostas:
• Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado
• Estimativas independentes:
• O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo
adquirido
• Publicidade:
• Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais
• Pesquisa na Internet:
• Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada para itens específicos e/ou
complexos
Realizar as aquisições - Técnicas

• Técnicas:
• Negociação das aquisições:
• Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja possível assinar um contrato com os termos
negociados
• Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanças, direitos de propriedade,
pagamentos, preços, formas de pagamento, etc.
• Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal negociador e elas normalmente requerem
aprovação da alta administração.
Realizar as aquisições - Saídas

• Adjudicação do contrato de aquisição (contrato):


• A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os documentos do NDA à
minuta.
• Quando a contratação não é imediata, a adjudicação garante ao fornecedor o direito de fornecer o
produto ou serviço alvo da negociação.

• Plano de gestão do projeto atualizado:


• Linha base do escopo, de custos e do cronograma
• Plano de gestão de aquisições

• Documentos do projeto atualizados:


• Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos
Administrar as aquisições
• Objetivo:
• Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções
necessárias.
• Sistema de controle de mudanças no contrato:
• As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo
processo incluindo aprovações.
• Análise de desempenho das aquisições:
• Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e custos que foram combinados. O
propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Sistema de controle de mudanças no contrato


Documentos de aquisição
Análise de desempenho das aquisições
Plano de gestão do projeto Documentação da aquisição
Inspeções e auditorias
Contrato Ativos de processos atualizados
Relatórios de desempenho
Relatórios de desempenho Solicitações de mudanças
Sistema de pagamentos
Solicitações de mudanças aprovadas Plano de gestão do projeto atualizado
Administração de reivindicações
Informações sobre desempenho
Sistema de gestão de registros
Administrar as aquisições - técnica

• Inspeções e auditorias:
• Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos produtivos do
fornecedor
• Sistema de pagamentos:
• Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados
• Administração de reivindicações:
• Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que
devem ser resolvidas preferencialmente por negociação
• Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato
• Sistema de gestão de registros:
• Método utilizado pelo GP para registrar as questões
Administrar aquisições - Saídas

• Ativos de processos atualizados:


• Correspondência (formalização de ações contratuais)
• Cronogramas de entregas x pagamentos
• Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor

• Plano de gestão do projeto atualizado:


• Plano de gestão de aquisições
• Linha de base do cronograma
Encerrar as Aquisições

• Objetivo:
• Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas são
aceitáveis.
• Auditorias de aquisição:
• Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição
• Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos de processos
• Funciona como lições aprendidas das aquisições
• Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final do monitoramento e
controle

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Auditorias de aquisições
Plano de gestão do projeto Aquisições encerradas
Acordos negociados
Documentação de aquisição Ativos de processos atualizados
Sistema de gestão de registros
Encerrar as aquisições - Saídas

• Acordos negociados:
• Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por negociação, se
necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é
necessário.

• Aquisições encerradas:
• Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado.

• Ativos de processos atualizados:


• Arquivamento dos documentos das aquisições.
• Aceitação das entregas.
• Documentação das lições aprendidas.
Obrigado!