BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Puskesmas merupakan pusat penggerak pembangunan
berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat
dalam kemandirian hidup sehat, pusat Pelayanan Kesehatan
Strata Pertama. Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut,
maka perlu ditunjang sarana dan prasarana yang memadai,
berupa sarana fisik (bangunan gedung, peralatan medis
maupun non medis) serta sumber daya manusia. Selain itu,
agar dapat melaksanakan fungsi Puskesmas sebagaimana
mestinya, harus ditunjang dengan manajemen yang baik,
dimana diperlukan perencanaan yang jelas, strategi
pelaksanaan yang terarah. Demikian juga diperlukan
pengawasan, pengendalian, penilaian dan evaluasi terhadap
semua kegiatan Puskesmas.
Menghadapi tantangan era globalisasi dalam persaingan
bebas dan ketat, maka perlu peningkatan mutu pelayanan
kesehatan di Puskesmas agar bisa memenuhi tuntutan sesuai
standart internasional yaitu Sertifikasi ISO. Pedoman mutu ini
akan menjadi pedoman Puskesmas dalam menyelenggarakan
kegiatan pelayanan secara berdaya guna dan berhasil guna,
serta menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu
Puskesmas Lubuk Kilangan. Pedoman mutu Puskesmas Lubuk
Kilangan ini dibuat dengan tujuan menjelaskan secara garis
besar sistem manajemen mutu Puskesmas Lubuk Kilangan.

1
1. Profit Puskesmas Lubuk Kilangan

a. Gambaran Umum Puskesmas Lubuk Kilangan

Puskesmas Lubuk Kilangan Kecamatan Lubuk Kilangan
Kota Padang merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas
Kesehatan Kota Padang.

b. Visi dan Misi Puskesmas Lubuk Kilangan

Visi Puskesmas Lubuk Kilangan adalah terwujudnya
"Kecamatan Lubuk Kilangan yang Sehat , Mandiri dan
Berkeadilan".
Pencapaian visi dilakukan dengan misi sebagai berikut :
a) Meningkatkan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perorangan yang paripurna, merata,
bermutu dan terjangkau.
b) Mewujudkan pembangunan berwawasan kesehatan
dan menggerakkan masyarakat berprilaku hidup sehat.
c) Meningkatkan tata kelola pembangunan Manajemen
kesehatan.

c. Struktur Organisasi Puskesmas Lubuk Kilangan

(terlampir)

d. Motto Puskesmas Lubuk Kilangan

Motto yang ditanamkan di Puskesmas Lubuk Kilangan
adalah "IKHLAS". (Inovatif, Kompeten, Humanis, Loyalitas,
Aktual, Survive)

2
 e. Tata Nilai Puskesmas Lubuk Kilangan
Nilai-nilai yang mendukung penerapan motto di
Puskesmas Lubuk Kilangan, adalah :
1. Memberikan pelayanan kesehatan dengan senyum,
saga, salam, sopan, santun
2. Menempatkan diri kita seperti pada orang lain
3. Memberikan pelayanan bermutu
4. Memberikan pelayanan yang adil pada semua lapisan
5. Bijaksana dalam menghadapi masalah menghadang
6. Selalu bekerja sama dalam satu kesatuan organisasi
7. Berpenampilan rapih diri juga rapi lingkungan tempat
bekerja

2. Kebijakan Mutu
Pimpinan Puskesmas, Penanggung Jawab Upaya Kesehatan,
pelaksana dan seluruh karyawan Puskesmas Lubuk
Kilangan berkomitmen untuk :
a. Memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan
memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat/
pelanggan.
b. melakukan upaya perbaikan mutu pelayanan dan
keselamatan pasien melalui standarisasi, perancangan
sistem, rancang ulang sistem untuk peningkatan mutu
dan keselamatan pasien.

3. Proses Pelayanan
a. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat
Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) meliputi
1) Promosi Kesehatan.
2) Upaya Penyehatan Lingkungan.

3
 3) Upaya Perbaikan Gizi.
4) Upaya Kesehatan Ibu dan Anak dan Keluarga
Berencana.
5) Upaya Pemberantasan dan Pengendalian Penyakit
Menular

b. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis

Pelayanan klinis yang diberikan meliputi
1) Rawat jalan
Dilakukan di BP Umum, BP gigi, BP KIA/KB, BP
Anak/MTBS,BP Lansia.
2) Kunjungan Rumah
Proses Pelayanan Minis yang dilakukan adalah :
Jika berkunjung kepusat pelayanan kesehatan
masyarakat (puskesmas) terdekat, tentu ada perbedaan
alur pelayanan yang hares diikuti, khususnya antara
puskesmas rawat jalan dan puskesmas rawat inap
(perawatan). Perbedaan utama alur pelayanan
tergantung pada kasus yang bersifat darurat
(emergency) seperti : serangan penyakit akut,
kecelakaan lalu lintas. Kondisi seperti ini kemungkinan
tidak mengikuti alur baku, bisa langsung menuju
ruang gawat darurat atau ruang tindakan yang
terdapat dipuskesmas. Bila keadaan nya normal dan
wajar saja, maka pada umumnya, pengunjung
puskesmas harus mengikuti prosedur alur pelayanan
standar rawat jalan, seperti paparan ringkas berikut
ini.

4
a) Pasien mengambil nomer Antrian Tunggu di ruang
Loket,
b) Menunggu Giliran Panggilan Nomer Antrian di
Ruang Tunggu,
c) Mendaftarkan Identitas Pasien di Ruang Loket /
Kartu
Pengunjung harus mendaftarkan diri di loket /
kartu agar tercatat dalam kartu kunjungan pasien,
dengan menunjukkan kartu identitas ( Kartu
Berobat / KTP, BPJS ) yang masih berlaku,
d) Menuju Ruang Periksa Pelayanan Rawat Jalan.
Setelah mendapatkan giliran dipanggil oleh petugas,
pasien diarahkan langsung menuju tempat
pemeriksaan balai pengobatan sesuai dengan
keluhan yang dialaminya :
1) Dari BP pengobatan umum bisa ke
 Ruang pengobatan gigi dan sebaliknya
 Ruang KIA/ KB dan sebaliknya
 Ruang MTBS/Imunisasi dan sebaliknya
 Unit Unit laboratorium dan kembali ke Ruang
pengobatan umum
 Unit Gizi/Sanitasi/Promkes
2) Dari Balai pengobatan Gigi bisa ke
Balai pengobatan umum dan sebaliknya
 Balai Pengobatan KIA dan sebaliknya
 Unit laboratorium dan kembali ke BP gigi
3) Dari BP KIA/ KB bisa ke
 BP pengobatan umum dan sebaliknya
 BP pengobatan gigi dan sebaliknya
 Unit laboratorium dan kembali ke BP KIA/ KB

5
  Unit Gizi/ Promkes
e) Mengambil Resep Obat di Apotek
Pengunjung yang mendapatkan resep obat, setelah
diperiksa dokter, dimohon menunggu dengan sabar,
pelayanan obat yang bisa diambil langsung di
ruangan apotek puskesmas.
f) Meninggalkan ruangan Puskesmas
Para pengunjung mengecek kembali perlengkapan
yang dibawa dan diwajibkan selalu berpartisipasi
aktif menjaga kebersihan dan keasrian ruangan
pelayan dan halaman puskesmas.

B. Ruang Lingkup
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan
persyaratan dan standar akreditasi puskesmas, yang meliputi :
1. Persyaratan umum sistem manajemen mutu
2. Tanggung jawab manajemen
3. Manajemen sumber daya
4. Proses pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat dan
Pelayanan Klinis.
5. Dalam penyelenggaraan UKM dan pelayanan klinis
memperhatikan keselamatan pasien dengan menerapkan
manajemen resiko.

C. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi
Puskesmas dalam membangun system manajemen mutu baik
untuk penyelenggaraan upaya puskesmas maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan klinis.

6
D. Landasan Hukum
Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun
pedoman mutu ini adalah:
1. UU RI No. 8 tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen;
2. UU RI No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
3. UU RI No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
4. UU RI No. 20 tahun 2014 tentang Standarisasi dan
Penilaian Kesesuaian
5. UU RI No. 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah;
6. Perpres No. 111 tahun 2013 tentang Perubahan etas
Peraturan Presiders Nomor 12 tahun 2013 tentang
Jaminan Kesehatan.
7. Perpres NO 2 tahun 2015 tentang RPJMN 2015 -2019
8. Permenkes No. 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada JKN
9. Permenkes No. 9 tahun 2014 tentang Klinik
10. Permnekes No. 75 tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat
Acuan yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini
adalah standar akreditasi puskesmas.

E. Istilah dan Definisi

1. Pelanggan : semua orang yang menuntut perusahan
untuk memenuhi suatu standar kualitas tertentu yang
akan memberikan pengaruh pada performa kita atau
perusahan
2. Kepuasan pelanggan : suatu tanggapan emosional pada
evaluasi terhadap pengalaman konsumsi suatu produk
atau jasa
3. Pasien : setiap orang yang melakukan kosultasi masalah
kesehatan untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang

7
 diperlukan baik secara langsung atau tidak langsung
kepada dokter atau dokter gigi
4. Koreksi
5. Tindakan korektif : tidakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi
yang tidak dikehendaki
6. Tindakan preventif : tindakan untuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi
potensial lain yang tidak dikehendaki
7. Pedoman mutu
8. Dokumen : segala benda yang berbentuk barang, gambar
atau tulisan sebagai bukti dan dapat memberi
keterangan yang penting
9. Rekaman : dokumen yang dapat menunjukan bukti
dilaksanakannya suatu pekerjaan
10. Efektivitas : suatu ukuran yang menyatakan seberapa
jauh target (kuantitas, kualitas, dan waktu) telah
tercapai.
11. Efisiensi : suatu ukuran keberasilan yang dinilai dari
segi besarnya sumber/ biaya untuk mencapai hasil dari
kegiatan yang dijalankan
12. Proses : urutan pelaksanaan atau kejadian yang saling
terkait yang bersama-sama mengubah masukan menjadi
keluaran.
13. Sasaran mutu : suatu yang diinginkan atau dituju
terkait dengan mutu
14. Perencanaan mutu : aktifitas pengembangan produk dan
proses yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan
pelangan.

8
15. Kebijakan mutu : dokumen yang berisi pernyataan
komitmen perusahan terkait penerapan sistem
manajeme mutu di perusahaannya.
16. Sarana : segala sesuatu yang dapat di pakai sebagai alat
dalam mencapai maksut atau tujuan.
17. Prasarana dsb (sesuai kebutuhan) : segala sesuatu yang
merupakan penunjangan pertama terselengaranya suatu
proses.

9
 BAB II
SISTEM MANAJEMEN MUTU

A. Persyaratan Umum
1. Puskesmas Lubuk Kilangan berkomitmen untuk
membangun sistem manajemen mutu.
2. Puskesmas Lubuk Kilangan menetapkan,
mendokumentasikan, memelihara system manajemen
mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas
3. Sistem ini disusun untuk memastikan telah
diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-
proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat
baik penyelenggaraan upaya puskesmas maupun
pelayananan klinis, yang meliputi :
a. Kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam
penyelenggaraan pelayananan,
b. Kejelasan penanggung jawab,
c. Penyediaan sumber daya,
d. Penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari
perencanaan yang berdasar kebutuhan masyarakat/
pelanggan,
e. Verifikasi terhadap rencana yang disusun,
f. Pelaksanaan pelayanan,
g. Verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil
yang dicapai,
h. Monitoring dan evaluasi
i. Upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.
4. Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip
manajemen : Plan-Do-Check-Action dan pengendalian
dilakukan sejak awal.

10
B. Persyaratan Dokumen
a. Umum
Sistem manajemen mutu Puskesmas Lubuk Kilangan
didokumentasikan dalam bentuk dan terdiri dari :
1) Pedoman Manajemen Mutu
2) Prosedur kerja
3) Sasaran Mutu
4) Formulir
5) Rekaman / Arsip Mutu

1. Pedoman Manajemen Mutu

Pedoman Manajemen mutu ini disiapkan oleh Tim
Pengembangan Manajemen Mutu Puskesmas lubuk
Kilangan serta didelegasikan kepada Wakil Manajemen
(Manajemen Representatif/MR) yang telah ditunjuk
oleh kepala puskesmas. Manajemen Representative
bertanggung jawab untuk menjamin sistem manajemen
mutu dengan semua kebijakan/persyaratan yang
tertuang didalamnya dipahami oleh karyawan dan
pimpinan serta dilaksanakan secara konsisten
berdasarkan persyaratan, standar Akreditasi
Puskesmas. Pedoman Manajemen Mutu ini termasuk
dokumen yang dikendalikan, sehingga tata cara
pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana
tertuang dalam prosedur pengendalian dokumen.
Pedoman Manajemen mutu ini akan ditinjau ulang 1
(satu) tahun sekali untuk penyesuaian / perbaikan.
Dokumen terkait
SK Tim Pengembangan Manajemen Mutu Puskesmas
SK Wakil Manajemen / MR

11
2. Sistem Pengendalian dokumen
Secara umum dokumen-dokumen dalam system
manajemen mutu yang disusun meliputi :
a. dokumen level 1 : Kebijakan
b. dokumen level 2: pedoman/manual,
c. dokumen level 3: standar operasional prosedur
d. dokumen level 4: rekaman-rekaman sebagai catatan
sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman,
dan prosedur

Pengendalian dokumen di Puskesmas Lubuk Kilangan

adalah sebagai berikut :
1. Penyusunan dokumen
2. Dokumen mutu disusun oleh tim mutu yang
ditetapkan oleh kepala Puskesmas.
3. Pengesahan dokumen
4. Pengesahan dokumen dilakukan oleh kepala
Puskesmas Lubuk Kilangan.
5. Penomoran
6. Pemberlakukan
7. Distribusi
8. Penyimpanan
9. Pencarian kembali
10. Penarikan dokumen yang kadaluwarsa

Kegiatan No. 3-8 dilakukan oleh Sekretaris Tim Mutu.

Pengendalian rekam implementasi di Puskesmas
Lubuk Kilangan, Kepala Puskesmas memastikan
seluruh rekam yang menunjukan bukti-bukti kegiatan
disimpan dan dipelihara dengan baik.

12
Pengendalian dokumen meliputi
a. Menyetujui dokumen sebelum terbit
b. Memberikan cap terkendali untuk dokumen yang
diberlakukan dan cap tidak terkendali untuk
dokumen yang sudah tidak berlaku.
c. Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan dan
persetujuan untuk pemberlakuan ulang dokumen.
d. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi
terkini dari dokumen yang teridentifikasi,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar
puskesmas yang ditetapkan oleh organisasi yang
penting untuk perencanaan dan operasional system
manajemen mutu identifikasi dan distribusinya
dikendalikan.
f. Catatan atau rekaman implementasi sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan harus dikendalikan.
Puskesmas menetapkan SOP terdokumentasi untuk
mendefinisikan pengendalian yang diperlukan
untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan,
pengambilan, lama simpan dan pemusnahan.
Catatan atau rekaman harus dapat terbaca, segera
dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
g. Untuk memperjelas dokumen Mutu/Akreditasi
Puskesmas dilengkapi dengan contoh-contoh
dokumen sebagai lampiran dari dokumen ini.
Pengendalian Dokumen Mutu/Akreditasi Puskesmas
Lubuk Kilangan wajib mentaati system pengendalian
dokumen yang telah ditentukan didalam kebijakan
pengendalian dokumen.

13
Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali
a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-
dokumen yang memuat informasi yang digunakan
sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen
mutu.
b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen
sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah
dokumen yang tepat yang benar.
c) Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur
dan dipahami oleh semua petugas.
d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal
sebagai berikut :
 Cara pembuatan dokumen
 Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan.
 Peninjauan ulang & revisi dokumen
 Penempatan / penggunaan dokumen
 Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku
e) Pedoman manajemen mutu, prosedur kerja atau SOP
dikendalikan secara terpusat oleh sekretariat
akreditasi dibawah koordinasi MR sedangkan dokumen
pendukung lainnya seperti panduan program program
(UKM) dan dokumen eksternal lainnya dikelola oleh
masing-masing unit setelah mendapatkan pengesahan
dari sekretariat Akreditasi Puskesmas.

Dokumen terkait
Prosedur Pengendalian dokumen
Pengendalian rekaman / Arsip Mutu
Semua rekaman / arsip / catatan mutu dikelola dengan
baik.

14
a) Rekaman adalah dokumen berisi informasi historis
yang timbul dari kegiatan yang telah dilaksanakan,
b) Tujuan pengendalian rekaman adalah untuk
memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan
secara maksimal untuk perbaikan.
c) Rekaman dipastikan teridentifikasi dengan jelas dan
ditata dengan rapi sehingga mudah dancepat
ditemukan bila diperlukan,
d) Rekaman yang ada pada unit dikendalikan oleh
masing-masing koordinator unit pelayanan / program.
Dokumen terkait
Prosedur Pengendalian Rekaman

15
 BAB III
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

A. Komitmen Top manajemen

Manajemen Puskesmas bertekad untuk menjalankan
Sistem Manajemen Mutu secara konsisten dan konsekuen
untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang
diinginkan. Untuk itu maka diwajibkan Kepala Puskesmas dan
koordinator unit pelayanan / program untuk :
a) Memahami konsep sistem manajemen mutu dan
menjalankannya secara konsisten.
b) Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang
pentingnya mutu dan dan kepuasan pelanggan.
c) Memastikan seluruh karyawan memahami esensi sistem
manajemen mutu.
d) Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran - sasaran
yang ingin dicapai.
e) Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem
manajemen mutu.
f) Memastikan tersediannya sumber daya untuk mendukung
pelaksanaan sistem.
g) Memastikan perbaikan ter-us menerus dilakukan pada
semua aspek kegiatan.
Kepala Puskesmas Lubuk Kilangan, penanggung jawab
manajemen mutu, penanggung jawab upaya, penanggung jawab
pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas Lubuk
Kilangan bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh
persyaratan yang ada di pedoman ini.

16
B. Fokus pada sasaran/pasien
Pelayanan yang disediakan oleh Puskesmas Lubuk
Kilangan dilakukan dengan berfokus pada pelanggan.
Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan
harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya
puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan,
monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.
Koordinator unit pelayanan/program memelihara dan
senantiasa memperbarui data pelanggan serta catatan tentang
pelanggan untuk memungkinkan karyawan memahami profil
setiap pelanggan, sedangkan wakil manajemen mutu
bertanggung jawab untuk :
a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta
oleh sasaran/ pelanggan Puskesmas Lubuk Kilangan
b) Mengkomunikasikan informasi persyaratan pelanggan
kepada unit secara tercatat,
c) Memastikan setiap koordinator unit pelayanan/program
yang berhubungan dengan informasi persyaratan sasaran
pasien/pelanggan bertanggung jawab untuk
mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali.
Dokumen terkait
1. Prosedur identifikasi persyaratan pelanggan
2. Prosedur penanganan keluhan pelanggan

C. Kebijakan mutu
Seluruh karyawan Puskesmas Lubuk Kilangan
berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang
berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan
pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang
berkelanjutan.

17
 a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi puskesmas
Lubuk Kilangan yang memuat komitmen mutu dan
kepedulian terhadap kepuasan sasaran/ pelanggan
b) Isi kebijakan mutu sejalan dengan visi dan misi atau
tujuan puskesmas,
c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasran
mutu, mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan
perbaikan yang akan dilakukan,
d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami
oleh seluruh karyawan Puskesmas Lubuk Kilangan,
e) Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin
kesesuaiannya.

Kebijakan Mutu Puskesmas Lubuk Kilangan adalah :

Puskesmas Lubuk Kilangan Berkomitmen untuk memberikan

pelayanan Prima dan Terbaik sesuai dengan persyaratan
pelanggan dan ketentuan perundangan yang berlaku dengan
melakukan evaluasi dan tindak lanjut secara terus menerus dan
berkesinambungan.

D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan pencapaian

Sasaran Kinerja/Mutu
1. Sasaran Mutu
a. Setiap unit menetapkan sasaran-sasaran dengan
kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable,
Realistic, Time frame)
 Specific, harus ditetapkan secara spesifik sehingga
tidak
meluas dan apa yang ingin kita capai akan lebih
terarah.;
 Measureable, harus ditetapkan scara terukur,

18
 sehingga kita dapat mengetahui sejauh mana tekad
yang kita beat itu dapat diukur pencapaiannya;
 Achievable, harus ditetapkan sesuai dengan
kemampuan kita saat ini;
 Realistic, harus ditetapkan secara realistic, down to
eart alias membumi, tidak mengada -ada sehingga
yang dibuat tersebut tidak mengawang-awang;
 Time frame, harus ditetapkan sesuai dengan waktu
yang akan kita butuhkan untuk mencapai hal
tersebut.
b. Koordinator unit memastikan unit yang dipimpinnya
membuat perencanaan kerja untuk mencapai sasaran-
sasaran unit kerjanya.
c. Sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan
mendukung tercapainya visi dan misi puskesmas.
d. Sasaran-sasaran setiap unit dipastikan
terdokumentasi.

2. Perencanaan Sistem manajemen mutu

Puskesmas beserta setiap unit berkewajiban membuat
perencanaan kerja (Renja) termasuk :
a) Merencanakan sistem manajemen mutu
b) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah
dibuat dijalankan secara efektif
c) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang
telah ditetapkan dicapai
d) Memelihara/mempertahankan sistem manajemen
mutu pada fungsinya masing-masing.
e) Melakukan perbaikan/penyempurnaan sistem
manajemen mutu

19
 f) Merencanakan peningkatan hasil kerja
Perencanaan disusun dengan memperhatikan
kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban
pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran
kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu
Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-
program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi:
a. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM
maupun UKP
b. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan
pasien
c. Penerapan manajemen risiko pada area prioritas
d. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
e. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan
pasien
f. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
g. Peningkatan mutu pelayanan obat
h. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu
dan keselamatan pasien
Dokumen terkait :
1. Dokumen sasaran mutu
2. Laporan pencapaian program

E. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

1. Tanggung jawab dan wewenang
Tugas, tanggung jawab dan wewenang karyawan /
pimpinan diatur dengan jelas dan terdokumentasi,
khususnya karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang
terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan,

20
1) Setiap pegawai Struktural dan staf pelaksana
dipastikan memahami tugas, tanggung jawab dan
wewenangnya,
2) Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang di boat
oleh Kepala Puskesmas
3) Dokumen uraian tugas dipegang oleh staf yang
bersangkutan dan salinan disimpan di Unit Tata Usaha
Puskesmas.
4) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya
diperbaharui bila terjadi perobahan proses pekerjaan
5) Uraian tugas dibuat berdasarkan Tupoksi yang ada
a. Kepala Puskesmas
Kepala puskesmas bertanggung jawab terhadap
penetapan dan penerapan sistem manajemen mutu
untuk meningkatkan mutu dan kinerja puskesmas
guna memenuhi harapan pelanggan.
b. Wakil manajemen mutu/penanggung jawab mutu
Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk
melakukan koordinasi, monitoring dan
membudayakan kegiatan perbaikan kinerja secara
berkesinambungan.
c. Penanggung jawab UKM
Penanggung jawab UKM bertanggung jawab
terhadap penyelenggaraan UKM sesuai dengan
pedoman dan prosedur mutu tiap jenis UKM.
d. Penanggung jawab pelayanan klinis
Penanggung jawab pelayanan klinis bertanggung
jawab terhadap penyelenggaraan pelayanan klinis
sesuai dengan pedoman dan prosedur mutu tiap
jenis pelayanan klinis.

21
 e. seluruh karyawan dalam peningkatan mutu
f. Seluruh karyawan bertanggung jawab terhadap
penerapan kegiatan mutu dengan melaksanakan
tugas yang diberikan sesuai dengan pedoman dan
prosedur mutu.
Dokumen terkait :
Struktur Organisasi dan Tupoksi yang ada.

2. Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen

mutu (Management Representative)
Wakil manajemen adalah seseorang pegawai
internal Puskesmas Lubuk Kilangan yang ditunjuk oleh
Kepala Puskesmas dan bertanggung jawab untuk
menjamin kesesuaian dan efektifitas implementasi sistem
manajemen mutu.
Wakil manajemen mutu mendapat otoritas yang
cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
sebagai berikut :
a. Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai
dengan persyaratan standar
b. Menjamin sistem dilaksanakan secara, efektif pada
semua fungsi
c. Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus
menerus.
d. Melaporkan hasil atau kinerja sistem manajemen
mutu kepada kepada puskesmas,
e. Mengupayakan peningkatan kesadaran dan
pemahaman karyawan dalam sistem manajemen mutu
f. Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk
hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen

22
 mutu,
g. Menyelengarakan program pendukung untuk
membudayakan kesadaran mutu seluruh karayawan
h. Melakukan komunikasi kepada seluruh karyawan
i. Mengkoordinasikan kegiatan internal audit
Dokumen terkait
1. Uraian tugas dan Tanggung jawab Wakil Manajemen
2. Prosedur Tinjauan Manajemen

F. Komunikasi internal
Komunikasi Internal antar pimpinan dengan karyawan
merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang
Mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi dipastikan
diatur dengan baik dan menekankan hal-hal berikut:
a) Kepala puskesmas mengupayakan agar komunikasi
dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar,
b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman
bawahan mengenai sistem manajemen mutu,
c) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-
target pekerjaan yang ingin dicapai,
d) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan
yang telah ditetapkan dipenuhi,
e) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan
terdokumentasi,
f) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem
manajemen mutu kepada karyawan,
g) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi
kepuasan pelanggan,
h) Penyelenggaraan rapat koordinasi dan diatur dengan baik,

23
i) Kepala puskesmas mengadakan pertemuan rutin dengan
seluruh staf setiap 1 (satu) bulan sekali dan pertemuan
khusus apabila diperlukan.

Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (mini

lokakarya), pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media
lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.

24
 BAB IV
TINJAUAN MANAJEMEN

A. Umum
Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat
penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja
termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem Manajemen
Mutu.

B. Masukan Tinjauan Manajemen

Wakil Manajemen melaksanakan rapat tinjauan
manajemen minimal 6 bulan sekali.
Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi atau
dinotulenkan, Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh
hari sebelum evaluasi dilaksanakan Agenda tinjauan
manajemen mencakup antara lain ;
1) Hasil audit
2) Umpan balik pelanggan
3) Kinerja proses
4) Pencapaian sasaran mutu
5) Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
6) Tinclak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang
lalu
7) Perubahan terhadap Kebijakan mutu
8) Perubahan yang perlu dilakukan terhadap system
manajemen mutu/system pelayanan

C. Out put Tinjauan Manajemen

a) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak
yang berkepentingan

25
b) Hasil Tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan
/ kesimpulan mengenai tindakan- tindakan yang perlu
diambil
c) Tata cara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan
dalam prosedur tinjauan manajemen
Dokumen terkait
Prosedur tinjauan manajemen

26
 BAB V
MANAJEMEN SUMBER DAYA

A. Ketersediaan Sumber Daya

a) Sumber daya untuk menjalankan Sistem manajemen
mutu serta untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan dipastikan terpenuhi.
b) Sumber daya yang diperlukan diidentifikasi oleh
koordinator unit dan disampaikan kepada manajemen
melalui mekanisme yang telah diatur.
Dokumen terkait
Prosedur Pengaduan sarana prasarana

B. Manajemen Sumber Daya Manusia

a. Umum
Kepala Puskesmas menjamin karyawan yang bekerja di
Puskesmas memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan,
pengalaman, pelatihan dan keterampilan yang sesuai.
b. Kompetensi, Kepedulian. dan Pelatihan.
Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar
dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara
tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan
yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi.
Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk
a. Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap
bawahannya.
b. Memastikan pelatihan. dilaksanakan. Pelatihan dapat
dilakukan dalam bentuk, atau kegiatan apapun yang
bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan.
c. Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai
dengan permasalahan,

27
 d. Mengevaluasi efektif atau tidaknya tindakan yang telah
diambil,
e. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya
peranan setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk
mencapai sasran demi kepuasan pelanggan,
f. Meminta kepala bagian TU untuk mengelola arsip
karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan,
keterampilan dan pengalaman kerja karyawan.
Dokumen terkait
Persyaratan Kompetensi
Hasil analisis kompetensi tiap karyawan,
Prosedur Penilaian Kinerja
Prosedur Pelatihan
Prosedur Pengendalian Rekaman
Uraian Tugas Karyawan
Data Karyawan

C. Sarana Kerja
a) Sarana kerja atau Infrastruktur untuk mendukung
pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk
maupun proses dipastikan terpenuhi,
b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat-alat
maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam
kondisi baik dan siap dioperasikan,
c) Sarana kerja barn yang diperlukan secepatnya
diidentifikasi dan ditindak lanjuti sesuai prosedur yang
berlaku,
d) Ka. Bagian TU bertanggung Jawab untuk memastikan
kecukupan dan kelengkapan sarana kerja dan kelaikan
kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya.

28
D. Lingkungan Kerja
a) Lingkungan tempat kerja dikendalikan
b) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar
lingkungan kerja senantiasa dalam keadaan rapi, bersih,
aman dan nyaman.
c) Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan
dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali,
d) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk
mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan
dan untuk mencapai kesesuaian terhadap, persyaratan
proses pelayanan yang tetalh ditetapkan,
e) Kepala puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk
menjalankan program tata graha ( 5 R = Ringkas - Rapi -
Resik - Rawat - Raj in)
f) Setiap, koordinator unit bertanggung jawab untuk
memastikan program 5 R dipahami dan dijalankan oleh
seluruh karyawan pada setiap unit kerjanya.
Dokumen terkait
Prosedur Tata Graha

29
 BAB VI
REALISASI PRODUK

A. Perencanaan Realisasi Produk

Puskesmas Lubuk Kilangan menetapkan dan
merencanakan agar terealisasi pelayanan konsisten dengan
persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen mutu, serta
telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan
metode-metode operasional yang digunakan oleh puskesmas.
Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan
proses untuk realisasi pelayanan :
a. Sasaran mutu untuk pelayanan,
b. Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi
serta memberikan sumber daya dan fasilitas terhadap
pelayanan,
c. Aktifitas-aktifitas verifikasi dan validasi serta kriteria
untuk pelayanan,
d. Catatan - catatan yang diperlukan agar memberikan
kesesuaian dari proses-proses dan pelayanan yang
dihasilkan,
Dokumen terkait
1. Prosedur Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan
2. Prosedur Pengendalian Pelayanan Penunjang
3. Prosedur Pengendalian Program

B. Proses-Proses yang berkaitan dengan pelanggan

a. Penentuan persyaratan-persyaratan yang berkaitan
dengan produk
Kepala Puskesmas memastikan proses yang berhubungan
dengan pelanggan untuk memenuhi kepuasan pelanggan

30
 sesuai Sistem Manajemen Mutu. Management
Representative mengidentifikasi dan memastikan
persyaratan pelanggan untuk dipenuhi sesuai dengan
sistem pelayanan mutu puskesmas dan menjamin
pemenuhan persyaratan pelanggan.
Dokumen terkait
Pengendalian pelayanan rawat jalan
Pengendalian Pelayanan penunjang
Pengendalian pelayanan Program
Inform Consen
b. Tinjauan persyaratan yang berkaiatan denagan pelayanan
Menetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan
pelayanan, meliputi :
1) Persyaratan untuk menerima pelayanan dan prose
pelayanan
2) Persyaratan lain yang diperlukan untuk pelanggan
tertentu
c. Komunikasi dengan pelanggan
Puskesmas menetapkan dan menerapkan proses
komunikasi yang efektif dengan pelanggan mengenai
informasi pelayanandan umpan balik pelanggan,
termasuk keluhankeluhan pelanggan.

C. Desain dan Pengembangan

Puskesmas sebagai UPT Dinas Kesehatan Kota Padang
tidak mempunyai kewenangan untuk melakukan desain dan
pengembangan produk atau pelayanan, sehingga persyaratan
sistem manajemen mutu Akreditasi puskesmas terkait dengan
desain dan pengembangan puskesmas dikecualikan.

31
D. Pembelian
a. Proses Pembelian
Puskesmas Lubuk Kilangan menjamin bahwa setiap
barang yang dibeli sesuai dengan persyaratan-persyaratan
yang ditetapkan.
Kepala Puskesmas menetapkan prosedur pengadaan
barang di Puskesmas. Tim pengadaan dan pengelolaan
barang bertugas :
1. Menerapkan, memelihara dan mengembangkan
prosedur pengadaan barang disemua unit pelayanan,
2. Menentukan pengadaan barang yang sesuai dan
memenuhi kebutuhan yang diperlukan
Koordinator unit pelayanan terkait bertugas
mengidentifikasi kebutuhan barang yang akan
dibutuhkan di unit pelayanan masing-masing. Puskesmas
Lubuk Kilangan dapat memenuhi kebutuhan barang yang
diperlukan oleh pelanggan dalam proses pelayanan.
a) Menerangkan kalimat yang dimaksud dengan barang
adalah;
1. ALat Medis
2. Alat Non Medis
3. Obat-obatan
4. Bahan habis Pakai
5. Alat tulis kantor
b) Menetapkan prosedur pengadaan barang untuk
menentukan kebutuhan barang yang diperlukan dalam
proses pelayanan,
c) Kegiatan pengadaan barang dilakukan oleh seksi
pengadaan dan pengelolaan barang,
d) Sebelum pengadaan barang dilaksanakan semua

32
 persyaratan produk hares dibahas secara jelas,
e) Perencanaan pengadaan barang hares terlebih dahulu
dibuat sebelum dilaksanakan,
f) Bila kegiatan pengadaan barang melibatkan unit-unit
yang lain, maka hares dipastikan adanya kejelasan
pengaturan mengenai keterlibatan atau wewenang
unit-unit terkait.
g) Komunikasi pada semua tahap kegiatan pengadaan
barang harus tercatat.
Dokumen terkait :
Prosedur pengadaan barang
b. Informasi Pembelian
Tim Pengaclaan dan pengolahan barang menjamin
persyaratan yang tepat sebelum dikomunikasikan ke
rekanan. Informasi memasukkan persyaratan pembelian
untuk persetujuan pembelian barang menurut kriteria
meliputi : Spesifikasi barang, harga, pembayaran,
pengiriman, dan pelayanan puma jual.
c. Verifikasi Barang yang dibeli
Puskesmas Lubuk Kilangan menetapkan dan
melaksanakan aktifitas verifikasi penerimaan untuk
menjamin barang atau material yang dibeli sesuai dengan
persyaratannya.

E. Pelayanan
a. Pengendalian Pelayanan
Puskesmas Lubuk Kilangan menetukan pengendalian
pelayanan dan proses pelayanan ruang lingkup
puskesmas melalui
1) Ketersediaan informasi dari pelayanan

33
 2) Menetapkan prosedur kerja (SOP) yang clibutuhkan
3) Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai
untuk proses pelayanan.
4) Menetapkan aktifitas pengukuran dan pemantauan.
b. Validasi Proses produksi
Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila
diterapkan meliputi
a) Prosedur peninjauan - ulang dan adanya kriteria
persetujuan clari proses-proses.
b) Persetujuan peralatan dan kualifikasi karyawan.
c) Penggunaan prosedur dan metode yang
dispesifikasikan.
d) Kebutuhan untuk catatan-catatan
e) Validasi ulang
c. Identifikasi dan Mampu Telusur
a) Seluruh pelayanan puskesmas yang telah
dilaksanakan hares diidentifikasi sehingga mampu
ditelusuri,
b) Secara garis besar, proses identifikasi melalui proses
rekam medik, buku registrasi, laporan kegiatan,
laporan program, dan sebagainya.

34
 d. Barang Milik pelanggan
a) Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan
kehilangan barang milik pelanggan selama berada di
bawah kendali Puskesmas atau digunakan dlam
proses pemberian pelayanan kepada pelanggan yang
bersangkutan.
b) Bila barang milik pelanggan digunakan atau
digabungkan dalam pemberian pelayanan (seperti :
Data Rekam medik pasien, spesimen laboratorium,
obat yang dibawa sendiri, alai kesehatan milik sendiri),
maka barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi,
dilindungi dan dijaga,
c) Bila ada barang milik pelanggan yang hilang, rusak
atau tidak sesuai maka hal tersebut harus dilakukan
penanganan sesuai prosedur pengendalian ketidak
sesuaian pelayanan.
e. Penjagaan Produk
a) Puskesmas melindungi kesesuaian produk selama
proses internal dan penyerahan ( seperti pengiriman
vaksin, rujukan pasien ) kepada petugas kesehatan/
sarana kesehatan lainnya.
b) Penjagaan ini meliputi identifikasi, penanganan,
penegmasan, penyimpanan, dan perlindungan.

F. Pengendalian alat pemeriksaan dan pengukuran

Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan
prosedur pengendalian alat ukur yang diperlukan untuk
menjamin kesesuaian pelayanan terhadap, persyaratan yang
dispesifikasikan dan agar menjamin kapabilitas pengukuran
konsisten dengan persyaratan pengukuran. Apabila dapat

35
diterapkan, maka alat itu harus :
a. Dikalibrasi dan disesuaikan setiap 1 tahun sekali atau
sebelum dipergunakan
b. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat
mengakibatkan kalibrasi tidak sahib,
c. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan selama
penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan.
d. Catatan tentang hasil-hasil kalibrasi didokumentasikan.
e. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yang dinilai
ulang, jika pada alat ukur itu ditemukan bahwa waktu
kalibrasi telah jatuh tempo serta melakukan tindakan
korektif.
Dokumen Terkait
1. Prosedur Pengendalian Kalibrasi
2. Daftar Inventarisasi Barang
3. Prosedur Pemeliharaan Barang

36
 BAB VII
PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

A. Umum
a. Semua unit melakukan pengukuran dan pemantauan
terhadap kegiatannya
b. Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum
dilaksanakan
c. Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa,
d. Hasil pengukuran / pemantauan / analisa dipakai untuk:
 Membuktikan kesesuaian pelayanan rawat jalan
 Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu
 Melakukan perbaikan secara terus menerus
e. Metode pemantauan/pengukuran/analisa/perbaikan
dipastikan sesuai dengan tujuan.
f. Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan
mengikuti kaidah-kaidah yang benar dan termuat dalam
prosedur.
Dokumen terkait :
Prosedur Pengendalian Hasil Pelayanan yang tidak sesuai

B. Pengukuran dan Pemantauan

a. Kepuasan Pelanggan
1. Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap pelayanan
rawat jalan yang diberikan puskesmas harus dipantau
secara berkala,
2. Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan
mengukur kinerja sistem manajemen mutu serta
mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah
terpenuhi.
3. Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan

37
 informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam
prosedur.
Dokumen terkait :
1. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan
2. Prosedur Survey Kepuasan Pelanggan

C. Audit Internal
a. Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem
manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan
hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan.
b. Tim audit dibentuk oleh Manajemen representative dan
disahkan oleh kepala puskesmas dan diberikan pelatihan
yang cukup sebelum melaksanakan audit.
c. Program Audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan
mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan
unit yang akan diaudit.
d. Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif,
terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan
integritas dan indepedensi.
e. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang
telah ditetapkan.
f. Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus
memperhatikan hasil audit yang terdahulu untuk
mengevaluasi efektifitasnya.
g. Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang
akan digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur
audit internal.
h. Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan
mengikuti ketentuan persyaratan audit.
i. Koordinator unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk
menindak lanjut temuan audit pada unitnya.

38
 j. Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk
mengeliminasi ketidak sesuaian yang telah ditemukan
k. Tindak lanjut, audit hares mencakup verifikasi terhadap
tindakan tindakan yang telah diambil
l. Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada
manajemen representative.
Dokumen terkait
1. Prosedur Audit internal
2. Prosedur tindakan Koreksi / Pencegahan

D. Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan / Program

a) Metode pemantauan dan pengukukuran yang digunakan
untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen mutu
dan pelayanan / program harus dipastikan
keabsahannya.
b) Metode yang digunakan hares dapat dibuktikan
kemampuannya untuk mencapai hasil yang telah
direncanakan.
c) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka
tindakan koreksi dan pencegahannya hares dilakukan
untuk memastikan kesesuaian terhadap produk.
Dokumen terkait :
1. Prosedur Pelayanan / Program
2. Rekam. Medik

E. Pemantauan dan Pengukuran Pelayanan Program

Puskesmas
a) Pemantauan dan pengukuran pelayanan / program
Puskesmas dilakukan sesuia prosedur.
b) Tujuan pemantauan dan pengukuran pelayanan /
program Puskesmas untuk memastikan semua

39
 persyaratan pelayanan / program terpenuhi
c) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan
yang telah ditentukan.
d) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program
Puskesmas dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan yang tertuang dalam rencana monitoring
pelayanan / program yang dibuat oleh MR
e) Catatan hasil pemantauan dan pengukuran pelayanan /
program Puskesmas harus dicatat termasuk personil yang
melaksanakan.

F. Pengendalian hasil Pelayanan yang tidak sesuai

a) Hasil seluruh pelayanan / program yang tidak sesuai
adalah yang kondisinya berada diluar batas persyaratn
yang telah ditetapkan pada rencana monitoring
pelayanan/program.
b) Hasil pelayanan / program yang tidak sesuai dikendalikan
serta dicegah agar tidak digunakan dan tidak dikirim ke
proses selanjutnya.
c) Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk
menangani yang tidak sesuai harus ditetapkan dalam
prosedur.
d) Konsesi adalah kesepakatan untuk memberi persetujuan
terhadap pelayanan / program Puskesmas tidak sesuai.
Di Puskesmas dinamakan Persetujuan Hasil Pelayanan.
e) Konsesi hanya boleh dilakukan dalam kondisi sangat
khusus dan setelah mendapat persetujuan, minimal dari
yang mewakili..
f) Bila pelayanan puskesmas tidak sesuai tidak di-konsesi
maka harus ditangani secar tuntas dan efektif dengan
salah sate atau beberapa cara berikut ini :

40
  Diperbaiki untuk menghilangkan ketidak sesuaian
 Mengubah kegunaan
 Mengizinkan penggunaan / pengiriman atas
persetujuan
 Diproses ulang
g) Ketidak sesuaian dan tindakan yang diambil harus di
catat
h) Bilamana pelayanan / program Puskesmas tidak sesuai
diperbaiki maka harus dilakukan verifikasi ulang.
i) Bilamana pelayanan / program Puskesmas tidak sesuai
telah terlanjur diterima pelanggan, maka puskesmas
harus mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk
menangani akibat / potensi akibatnya.
Dokumen terkait :
Prosedur Pengendalian hasil pelayanan tidak sesuai

41
G. Analisis Data
a) Data-data proses atau implementasi sistem manajemen
mutu haru dikelola dengan baik
b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang
sesuai, misalkan menggunakan teknik statistik.
c) Analisa data dilakukan oleh setiap Koordinator unit /
program, kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja
masing-masing proses / melihat kesenjangan-
kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan
perbaikan.
d) Prosedur analisa data dibuat oleh MR dan menjadi acuan
bagi semua fungsi lainnya.
e) Hasil analisa data harus mengarah pada
pengidentifikasian ketidak sesuaian ketidak efektifan dan
tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.
f) Data dianalisa antara lain untuk memantau.
 Kepuasan pelanggan
 Kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan
puskesmas
 Karakteristik dan kecendrungan proses,Pelayanan
Puskesmas
 Kinerja pemasok
 Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang
diperlukan.
Dokumen Terkait :
Prosedur Analisa Data

42
H. Tindakan Koreksi / Prevensi dan Perbaikan Terus
Menerus
1) Program Perbaikan Terus Menerus
a) Seluruh karyawan dan koordinator wajib melakukan
perbaikan secara terus menerus terhadap efektifitas
sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas,
tanggung jawab dan wewenangnya,
b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang
tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil
audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi Berta
tinjauan manajemen. Dokumen Terkait
Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan
2) Tindakan Koreksi dan Prevensi
a) Penyebab-penyebab terjadinya ketidak sesuaian
dipastikan dieliminasi/ dihilangkan dan dicegah dari
terjadi lagi.
b) Tujuan dari tindakan koreksi dan tindakan prevensi
adalah adalah mencegah terulangnya masalah yang
sama dan untuk meningkatkan kinerja puskesmas
secara keseluruhan.
c) Upaya tindakan koreksi / prevensi dipastikan sesuai
dengan skala dampak yang dapat ditimbulkan dari
masalah tersebut.
d) Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan
hasilnya efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi
disediakan yang mencakup :
1. Meninjau ketidak sesuaian termasuk keluhan
pelanggan.
2. Menentukan penyebab-penyebab masalah
3. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi

43
 4. Menyimpan Rekaman mutu tindakan koreksi
5. Meninjau efektifitas tindakan koreksi
Koordinator unit bertanggung jawab memastikan
tindakan koreksi / prevensi yang telah dilaksanakan
efektif
Tindakan koreksi / prevensi harus sesuai dengan dampak
dari masalah
Prosedur tindakan koreksi / prevensi dipastikan dibuat
Dokumen Terkait
Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Resume :
Dalam menyusun berdasarkan prinsip manajemen
1. Kebijakan
2. Penetapan tim mutu dan tim audit internal
3. Penvusunan rencana kerja tim mutu
4. Penetapan sasaran mutu (bisa dilihat dari indikator
kesehatan yang kritis, keluhan pelanggan, dll)
5. Menyusun program kerja
6. Menyusun SOP untuk mencapai sasaran mutu
7. Pelaksanaan program kerja
8. Audit internal
9. Tinjauan manajemen
10. TIndakan korektif dan tindakan preventif

44
 BAB VIII
PENUTUP

Pelayanan kesehatan bermutu berorientasi pada

kepuasan pelanggan atau pasien. Dimensi mutu tersebut
menyangkut mutu bagi pemakai jasa pelayanan
kesehatan,maupun penyelenggara pelayanan kesehatan.
Kepuasan pasien merupakan salah satu indiktor kualitas
pelayanan. Dan banyaknya kunjungan pasien ke Puskesmas
tidak lepas dari kebutuhan akan pelayanan kesehatan.
Kualitas pelayanan publik sangat ditentukan oleh sistem
dan tenaga pelayanan. Namun ketenagaan pelayanan seringkali
menghadapi kendala dalam hal jumlah, sebaran, mutu dan
kualifikasi, sistem pengembangan karir, dan kesejahteraan
tenaga pelaksana pelayanan. Permasalahan yang muncul
menimbulkan persepsi rendahnya kualitas pelayanan, yang
berawal dari kesenjangan antara aturan dan standar yang ada
dengan pelaksanaan pelayanan yang tidak bisa menyesuaikan.
Masyarakat menghendaki pelayanan kesehatan yang
aman dan bermutu, managemen resiko dan keselamatan pasien
perlu diterapkan dalam pengelolaan Puskesmas dalam
memberikan pelayanan kesehatan.
Pedoman Manajemen Mutu ini dibuat dan telah disahkan
oleh Kepala Puskesmas untuk dijadikan acuan dalam bertindak
dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem
manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-masing sesuai
dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.

45
Selamat Bekerja, Kepala Puskesmas Dan Seluruh Karyawan
Mendukung Sepenuhnya Pelaksanaan Sistem Manajemen
Mutu
Ini Sebagai Komitmen Bersama Tanpa Pengecualian

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

No Isi Perubahan Tanggal mulai
berlaku

46
Kepala Puskesmas Lubuk Kilangan

Ns. Hj. Linda Hasmi, S.Kep

Nip. 19670420 198712 2003

47
 STRUKTUR ORGANISASI
PUSKESMAS LUBUK KILANGAN
Pimpinan Puskesmas
BPP Camat Lb. Kilangan
Ns. Hj. Linda Hasmi, S.Kep
.
Kepala Tata Usaha
Yessi Gusminarti, SKM

 SP2TP : Mayriza, Amd,Kep

 Kepegawaian : Yessi Gusminarti, SKM
 Inventaris : Hayati, AMKG dan
Verawati
 Keuangan
 Bendahara : Ermayani, S.ST
 Bendahara APBD : Nofria
 Juru Pungut : Fitriani, Amd.RM

Koordinator UKM Koordinator UKP Kefarmasian

Koordinator UKM Essensial Pengembangan dan Laboratorium
Dr. Dezilia Arzie Drg. Euis Yoyo Dr. Yuli Trijayanti
 Jiwa : Hj. Afridawati, AMd.Kep  BP Umum : Fimayuni, AMD Keb
 Gigi Masy : drg. Wisminuria  BP Giml : drg. Uis Yoyo
 Promkes : Damsiar, S.ST  Kesorga : Ella Nova, S.ST  BP KIA : Frisna Devi, SKM
 Kesling : Ernawati, S.ST  Lansia : Liza Adriana, Amd.Keb  KB : Sefnita, Amd.Keb
  Klinik
 Gizi : Renita, SKM 
Indera
PTM
:
:
Yumasnita Febri
Zomarita, SKM Sanitasi : Emawati, S.SST
 Perkesmas : Ns. Hj. Helfi Husna, S.Kep  UKS : Elva Nora  Klinik Gizi : Verawati, AMG
 Koordinator KIA/KB UKM : Firsna Devi, SKM  UKK : Frisna Devi, SKM  Kefarmasian : Welly Nofiza, Apt
 Apotik : Titin Haryani
o Ibu : Frisna Devi, SKM  Gudang : Widani Yulesphina
o Anak : Yusnidar, Amd.Keb  Laboratorium : Maisuriyanti
 RR / Loket : Fitriani, Amd.RM
o KB : Sefnita, Amd. Keb  IGD : NS. Hj. Haifi Husna,
 Koordinator P2P : Marina YN, Amd.Keb S.Kep
o Surveilans : Marina YN, Amd.Kep
o Campak : Ermayani, S.ST
o Diare : Nofrizal B, AmKL
o Malaria : Trisnawati
o DBD : Widia H, Amd.Keb
o TB Paru : Nidia Safyani, S.ST
o Kusta : Nidia Safyani, S.ST
o ISPA : Trisnawati
o HIV/AIDS : Zomarita, SKM
o Rabies : Wira Heriyanti, Amd.Keb
o Imunisasi : Rima Yudha Ningsih, Amd.Keb
o Fliariasis : Adsemar Tati Budi
o Bencana P3K : Hj. Afridawati, Amd.Kep
Koordinator UKM Jaringan Pelayanan PUskesmas & Jaringan
Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Drg. Nita Rova dll

 Pustu Indarung : Yudia pUtri Utami, AMd.Keb  Poskeskel Bandar Buat : Yeni Octaviani, Amd.Keb
 Pustu Balai Gadang : Ermawati, SST  Poskeskel Indarung : Yudia Putri Utami, Amd.Keb
 Pustu Koto Lalang : Elni Zulhenli  Poskeskel Padang Besi : Nurlela
 Pustu Baringin : Efri Susanti  Poskeskel Koto Lalang : Yuarleng Yusmaita
 Poskeskel Batu Gadang : Fitriani, Amd.Keb
 Poskeskel Baringin : Desi Dafrilina, Amd.Keb
 Poskeskel Tarantang : Fani Sufrina, Amd.Keb

Padang,18 Juli 2017

Kepala Dinas Kesehatan
Kota Padang

Dr. Ferimulyani Hamid,

M.Biomed
NIP. 19670219 200212 2001

48