Manual Configuracion Openbravo Pos PDF

Manual de Configuración Openbravo POS
UniCenta oPOS
Enero, 2016
Manual de Configuración Open Bravo Pos/UniCenta oPOS
Tabla de Contenido
1.TERMINOLOGÍA Y ACRÓNIMOS ...................................................................................................................................... 4

2.INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................................. 5
3.INICIAR OPENBRAVO POS ............................................................................................................................................... 6
4.GENERALIDADES ............................................................................................................................................................. 9
5.MANTENIMIENTO ......................................................................................................................................................... 13
5.1 USUARIOS ......................................................................................................................................................................... 13
5.2 ROLES ............................................................................................................................................................................... 17
5.3 RECURSOS ......................................................................................................................................................................... 20
5.4 ALMACENES ....................................................................................................................................................................... 25
5.5 PLANTAS ........................................................................................................................................................................... 25
5.6 MESAS.............................................................................................................................................................................. 26
5.7 INFORME DE USUARIOS ........................................................................................................................................................ 26
6.SISTEMA ....................................................................................................................................................................... 27
6.1 CONFIGURACIÓN................................................................................................................................................................. 27
6.1.1 Configuración Base de datos ................................................................................................................................. 27
6.1.2 Configuración Caja registradora ............................................................................................................................ 28
6.1.3 Localización ........................................................................................................................................................... 30
6.1.4 Pagos ..................................................................................................................................................................... 31
6.2 CAMBIAR CLAVE.................................................................................................................................................................. 31
6.3 IMPRESORA........................................................................................................................................................................ 33
6.4 SALIR ................................................................................................................................................................................ 33
1. Terminología y Acrónimos
POS Punto de Venta

XML Extensible Markup Language, documento de texto que se usa para
mantener información ordenada en forma de jerárquica y el más
utilizado para el trasiego de información.
2. Introducción
TPV de software libre
Para los que no sepan lo que es un TPV o Terminal de Punto de Venta, es un programa en el cual nos
permite llevar la gestión de cualquier local en términos de facturación, registros de caja, clientes,
proveedores, etc…
Un TPV es aquel programa que cuando estamos pagando en cualquier cajero de supermercado,
cualquier restaurante o cafetería, utilizan para poder cobrarnos, aquel programa que utilizan en la
pantalla táctil en la cual nos colocan los productos y nos emite el ticket.
Estos programas son usados por muchos negocios en la actualidad, y si bien dichos programas se
pueden observar diferencias entre ellos y existen multitud de empresas que los distribuyen, suelen
basarse en pagos mensuales elevados que para personas que empiezan con su negocio son difíciles de
asumir.
Si bien dichos programas suelen tener grandes beneficios y complejas operaciones, para muchos
negocios actuales no son necesarias tales complicaciones y bien porque no podamos permitirnos
comprar/alquilar dichas licencias de TPV o bien porque somos amantes de programas de software
libre, este Manual presenta los programas TPV de software libre gratuito suficiente para la mayoría de
negocios:
El software del Punto de Venta es un sistema que facilita el trabajo diario de los colaboradores de un
comercio ofreciendo las siguientes funciones:
 Ayuda en la realización de cada venta.

 Inventario de productos.
 Generación de tiquetes de compra.
 Cierre de caja diario.
UniCenta oPOS (basado en una modificación de Openbravo). La versión Gratuita de OpenBravo POS JAVA Dejo de tener actualizaciones por sus
creadores desde hace algunos años, aunque en el foro siguen existiendo una gran comunidad que los manejan y dan soporte.
Lo que se presenta en este manual son los pasos a seguir para realizar la correcta configuración de la
aplicación, con el fin de que se ejecute con normalidad, tanto para OpenBravo como Unicenta.
3. Iniciar Openbravo POS o Unicenta
A continuación se detallan los pasos a seguir para iniciar la aplicación Openbravo POS.
1. Abrir una ventana Terminal por medio del menú Inicio/Todos los Programas/ Open Bravo Pos
o UniCenta oPOS
O seleccionar el Icono o que se instala en el escritorio como acceso directo.

Al ingresar a la aplicación se verá una de las siguientes pantallas
Puede acceder al POS de cuatro formas diferentes:
 Acceso como Administrator o Administrador: En este modo se podrá hacer cualquiera

de las acciones que permite la aplicación.
 Acceso como Manager o Gerente: Este modo está pensado para el encargado o res-
ponsable del negocio. Permite realizar todas las acciones excepto modificar la configu-
ración establecida por el administrador.
 Acceso como Employee o Empleado: Este modo está pensado para los cajeros o encar-
gados solo de realizar ventas. Únicamente podrán realizar ventas y gestionar movimien-
tos de la caja.
 Acceso como Guest o Invitado: Este modo está pensado para el caso de mostrar la apli-
cación alguna persona y vea la pantalla de ventas.
Para poder describir todas las funcionalidades se utilizará el usuario Administrator o Administrador,
puesto que es el que tiene los permisos completos. El acceso cómo otro tipo de usuario mostrará en
cualquier caso un subconjunto de las funcionalidades descritas a continuación. Por ejemplo en la si-
guiente imagen se muestran las opciones de menú de Administrador y de Empleado.
OpenBravo UniCenta oPOS
Administrador Employee Administrador Empleado
Los dos
cuentan con
los mismos
elementos
en pantalla.
El área de
navegación
se divide en
tres partes:
 Prin-
cipal: Este
 Generalidades
 La pantalla de ventas se divide en dos zonas: el área de navegación a la izquierda y el área de

trabajo a la derecha.
 Principal: Este Menú incluye las opciones típicas del PUNTO DE VENTA, como ventas, movi-
mientos y cierres de caja, etc.
 Administración: Este menú contiene opciones avanzadas, como informes de venta o inventa-
rio, mantenimiento de usuarios, etc.
 Sistema: Este menú incluye el resto de opciones, vinculadas con la entrada y salida de la apli-
cación, y configuración del sistema, como pueden ser impresoras, escáneres, etc.
 Herramientas (Solo UniCenta oPOS) Incluye herramientas para administración del sistema.
El contenido del área de trabajo cambia en función de la opción seleccionada en el área de navega-
ción.
Nota: Si no aparece el Menú seleccionar: o para desplegar el MENU oculto, y para ocultarlo seleccionar .
Navegación
En los apartados siguientes, se indicará la navegación necesaria para acceder a la pantalla que se esté
detallando en cada momento de la siguiente manera:
Administración » Inventario » Categorías
Lo anterior quiere decir que, en la parte de Administración del área de navegación, tiene que hacer
clic sobre la opción Inventario, y en el panel derecho seleccione la opción Categorías.
El resultado de esta navegación mostrará la pantalla de categorías:

En UniCentas oPOS
Opciones presentes en diversas pantallas
Para el registro de las diversas informaciones se dispone de los siguientes botones:
Permite poder ocultar el área de navegación, lo cual permitirá

poder presentar la pantalla de trabajo completa.
Permite poder visualizar el área de navegación.
Permite crear un nuevo registro.
Permite borrar un registro existente.
Permite guardar los cambios realizados a un registro.
Permite refrescar la información y volver al primer registro.
Permite navegar por los registros.
Permite buscar un registro. Dicha opción despliega la siguiente

ventana para ingresar un valor que coincida con lo seleccionado
en el campo “Donde”
De modo que el valor puede coincidir por las opciones que se

muestran en la imagen:
Permite ordenar los registros. Permite seleccionar una opción en

“Ordenar por” y ordenar lo seleccionado por la escogencia en “Y
por”.
4. Mantenimiento
Las opciones de Mantenimiento permiten realizar las configuraciones necesarias para el ingreso a la
aplicación por parte de los usuarios, la presentación de información y permisos de acceso.
5.1 Usuarios
En un negocio con varios empleados solo es importante repartir las responsabilidades. En esta opción
se permite configurar el acceso de las diferentes personas que vayan a usar el sistema, delimitando
sus privilegios según los intereses.
La navegación asociada a esta opción es:
Administración » Mantenimiento » Usuarios
Hay 4 usuarios que presenta la aplicación por defecto:
 Administrador
 Manager
 Employee
 Guest
En esta ventana puede crear usuarios nuevos, modificar usuarios existentes o borrar usuarios. Como
se muestra en la siguiente imagen, los cuatro usuarios Administrator, Manager, Employee y Guest,
son los que aparecen cuando se ingresa a la aplicación.
Un comportamiento habitual sería:
 Ingresar las claves de acceso para cada usuario.
 Modificar los usuarios por defecto, añadiendo los nombres propios de los empleados de la
tienda, según el rol a que pertenezcan.
 Crear nuevos usuarios si es necesario.
 Borrar los usuarios por defecto que no estén representados en la tienda o al menos desmarcar
la opción “Visible”.
Para cada usuario, además del nombre, rol y visibilidad, se puede:
 Cargar una fotografía.
La imagen que se registre puede ser en formato JPG, PNG, GIF o BMP, será la que se presenta
al ingresar a la aplicación, para lo cual se selecciona la imagen a mostrar por medio de la
siguiente pantalla.
En caso de que la imagen sea de un tamaño mayor al permitido por la aplicación, se despliega
el siguiente mensaje:
Se presiona “Sí” y posteriormente el botón de “Guardar”

El resultado de esta acción es el siguiente:
 Cambiar su clave de acceso.
Inicialmente se debe tener totalmente claro la clave que se va a ingresar y que no sea un valor
que se olvide con facilidad.
Al dar clic sobre el botón de “Cambiar la clave de acceso” se presenta la pantalla:
Para registrar la clave:

 Se puede utilizar el ratón, presionando los botones que componen la clave, de modo
que al momento de ingresar a la aplicación se debe utilizan siempre el ratón para pre-
sionar los mismos botones que componen la clave.
 Se puede utilizar el teclado. Al momento que se presenta la pantalla anterior, por me-
dio del teclado se ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y números. De
igual modo cuando se ingrese a la aplicación se debe utilizar el teclado para ingresar la
clave.
Luego de que se ingresa la clave, se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe
reconfirmar la clave.
Para finalizar se debe presionar el botón de “Guardar”
5.2 Roles
Esta opción permite crear, eliminar o modificar los roles de usuario.
Cada rol tiene una serie de permisos, los cuales son definidos en un archivo XML que se muestra en la
pantalla y que se almacena en la base de datos.
Para agregar un nuevo rol inicialmente sin permisos, se presiona el botón “Nuevo” lo cual
muestra la pantalla de la siguiente forma:
Al agrega el nombre y el contenido base, la pantalla debería mostrarse de la siguiente forma:

Para definir los permisos se utiliza la siguiente línea de código, en donde el atributo name define el
permiso que se tiene el rol:
<class name="Menu.ChangePassword"/>
El rol Adminnistrador es el que tiene todos los permisos asignados, por los tanto si se desea asignar
un permiso a otro rol, se puede copiar del rol Administrador y agregarlo al otro rol.
Ejemplo:
Al usuario Guest que tiene el rol “Guest rol“, cuando ingresa se le presenta la aplicación con los me-
nús como se muestran en la imagen en el área de navegación:
Al rol “Guest rol“, se le agregan las siguientes líneas tomadas del rol Administrados para brindarle más
permisos:
<class name="com.openbravo.pos.sales.JPanelTicketEdits"/>
<class name="com.openbravo.pos.customers.CustomersPayment"/>
Una vez modificado el rol, cuando el usuario Guest ingresa, la aplicación se muestra con más opciones
de menús (Editar ventas y Clientes) en el área de navegación:
5.3 Recursos
Esta opción permite crear, eliminar o modificar los recursos.
Esta opción abarca datos un poco más técnicos dentro del sistema. Al igual que los roles, estas confi-
guraciones se trabajan con formato de archivo XML que digitan en el campo de texto y se almacenan
en la base de datos.
Todos los recursos vienen con datos por defecto, a continuación se explican para que funciona cada
uno.
A continuación la explicación de cada uno de los recursos.
 Printer.Start: Texto que se muestra en la ventana del visor.

 Printer.Ticket: Permite modificar para la impresión de las facturas. Dentro del tag <display> se
muestran los datos que se presentarán en el visor y dentro del tag <ticket> están datos que se
imprimen en la factura.
 Window.Title: Título que muestra la aplicación.
 Ticket.Buttons: Permite definir los nuevos elementos de tipo botón. Por ejemplo las líneas que
se presentan corresponden a la siguiente imagen en la opción de Ventas.
<button key="button.print" titlekey="button.print" template="Printer.TicketPreview"/>
<button key="button.opendrawer" titlekey="button.opendrawer" tem-

plate="Printer.OpenDrawer"/>
 Ticket.Line: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la pantalla de

ventas.
 Printer.Inventory: Permite dar formato a la impresión del inventario.
 Menu.Root: Contiene todos los menús de la aplicación, por lo que si se crea una nueva opción,
se debe agregar en este punto.
 Printer.CustomerPaid: Mantiene el formato para la impresión de facturas.
 Printer.CustomerPaid2: Imprime el total pagado en el visor.
 Banknote: Corresponden a la denominación de billetes del tipo de moneda. Estas opciones se

incluyen en Payment.cash.
 Coin: Corresponden a la denominación de monedas del tipo de moneda. Estas opciones se in-
cluyen en Payment.cash.
 Payment.cash: Muestra las denominaciones de la moneda en la opción de ventas al momento

de realizar el pago. Es muy importante el segundo parámetro de las líneas de este recurso que
es correspondiente al valor de la moneda y es el valor que se registra en la base de datos al
momento de realizar los pagos.
payment.addButton("banknote.20euro", 20.0);
 Printer.TicketPreview: Mantiene el formato para la impresión de facturas proforma.
 Printer.PartialCash: Mantiene el formato para la impresión parcial de cierra de caja.
 Printer.TicketTotal: Imprime el total de la venta en el visor.
 Printer.OpenDrawer: Este recurso es utilizado, en caso de que la computadora tenga conecta-

do el dispositivo de bandeja donde se tiene el dinero, de manera que la apertura de la bandeja
del dinero sea automáticamente al cerrar la venta.
 Printer.Ticket.Logo: Se utiliza en caso de que se desee imprimir una imagen en las facturas, es-
ta es la primera instrucción que se llama en Printer.CustomerPaid en el tag <ticket>.
 Printer.TicketLine: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la fac-

tura.
 Printer.CloseCash: Permite modificar el formato de la impresión de los datos para los cierres
de caja.
 Window.Logo: Permite visualizar una imagen junto al título de la aplicación.

5.4 Almacenes
Esta opción permite crear, eliminar o modificar el o los almacenes que se mantienen que el negocio.
Para crear el almacén solo se requiere el nombre y dirección.
5.5 Plantas
Esta opción permite definir diferentes plantas o pisos del edificio donde está el negocio. Es necesario
un nombre y una imagen de la planta o piso, la imagen puede ser un esquema de la ubicación de las
mesas en la planta. Esta opción va de la mano con la opción Tickets de la ventana de Configuración.
5.6 Mesas
Puede configurar las mesas de cada planta o piso del negocio mediante esta opción. Para registrar
una meza se requiere el nombre, seleccionar el piso o planta y la posición donde se encuentra.
5.7 Informe de usuarios

El sistema permite imprimir un informe con etiquetas representativas de cada usuario, indicando el
nombre, el rol y la fotografía. Solamente se debe presionar el botón ejecutar informe, la siguiente
imagen es un ejemplo del informe.
5. Sistema
En el menú Sistema puede acceder a diferentes opciones de configuración de base de datos, idioma y
otros.
6.1 Configuración
La ventana de configuración de Openbravo POS se divide en cuatro apartados:
 Base de datos: Este apartado ya viene lleno con datos por defecto.
 Caja registradora: En este apartado puede configurar el lector de códigos de barras o las im-
presoras.
 Localización: En este apartado puede configurar el idioma de la aplicación.
 Pagos: En este apartado puede configurar los modos de pago.
6.1.1 Configuración Base de datos

AVISO: Este apartado lo llenará el proceso de instalación automáticamente. Modifique estas opciones
únicamente si es usuario avanzado.
Los valores de esta sección se modifican si se va a utilizar una base de datos diferente a la que se
ofrece por defecto.
Las propiedades que incluye son:
 Driver (librería): Librería de acceso a la base de datos.

 Driver (clase): Controlador de acceso de la base de datos.
 Cadena de conexión: URL de conexión a la base de datos.
 Usuario: Usuario de acceso a la base de datos.
 Clave de acceso: Combinación de caracteres para acceder a la base de datos
6.1.2 Configuración Caja registradora
Las propiedades relacionadas con la configuración de la caja registradora son:
 Nombre: Introduzca aquí el nombre de la caja registradora. Por defecto se le asigna el nombre
que le da el sistema operativo a la máquina. Por ejemplo: caja1
 Aspecto: Apariencia del sistema. Se incluyen varios temas que le permitirá cambiar el fondo de
pantalla, el tipo de letra, etc.
 Pantalla: Puede configurar como quiere ver la aplicación:
 Window: dentro de una ventana, como cualquier otra aplicación.
 Fullscreen: ocupando toda la pantalla.
• Tickets: Puede escoger la forma cómo se trabajará con las ventas:
 Simple: Seleccione esta opción si no quiere permitir la realización de ventas paralelas.
 Estándar: Es la opción por defecto (la opción detallada en el manual)
 Restaurante: Seleccione esta opción si quiere que todas las ventas haya que asociarlas
a una mesa determinada. Esta opción tiene sentido si tenemos configuradas las mesas
al Punto de Venta, lo cual se hace por medio de la opciones Mantenimiento>>Plantas y

Mesas.
 Visor de clientes: Puede configurar un visor que muestre a los clientes el importe total de su
compra.
 Impresora: Puede escoger cuál será la impresora principal.
 Impresora 2: Configuración de una impresora adicional. Esta opción podría ser interesante, por
ejemplo, si quiere imprimir los recibos a la cocina del restaurante para informar de los pedidos
en curso.
 Impresora 3: Configuración de otra impresora adicional.
 Balanza: Con esta opción puede configurar una balanza para pesar productos.
 Escáner: Con esta opción puede configurar un lector de códigos de barras.

6.1.3 Localización
En este apartado se configura el idioma de la aplicación. Además puede definir un formato para las
fechas, monedas o números.
Esta configuración se divide en dos:
 Localización: En esta opción puede seleccionar el idioma (por ejemplo español Costa Rica, para
que la aplicación se presente en lenguaje español).
 Modificación de los parámetros establecidos de acuerdo al idioma:
 Entero
 Decimal
 Moneda
 Porcentaje
 Fecha
 Hora
 Fecha y Hora
En estas opciones puede cambiar los formatos por defecto fijados por el idioma seleccionado.
6.1.4 Pagos
En este apartado puede configurar la integración de Openbravo POS con un sistema de pago con tar-
jeta.
Las propiedades relacionadas con la configuración de pago son:
 Id. de comercio: El identificador del comercio.
 Clave de comercio: La clave (palabra de paso) de pago asociada al comercio.
 Pasarela pago: Proveedor de pago.
 Lector de tarjetas: Configuración del dispositivo lector de tarjetas.
6.2 Cambiar clave

Permite cambiar la clave de acceso del usuario que está dentro de la aplicación.
Para registrar la clave:

 Se puede utilizar el ratón, presionando los botones que componen la clave, de modo que al
momento de ingresar a la aplicación se debe utilizar siempre el ratón para presionar los mis-
mos botones que componen la clave.
 Se puede utilizar el teclado. Al momento que se presenta la pantalla, por medio del teclado se
ingresa la clave que puede estar compuesta por letras y números. De igual modo cuando se in-
grese a la aplicación se debe utilizar el teclado para ingresar la clave.
Al dar clic sobre esta opción se muestra la pantalla para ingresar la clave actual (antigua). Si
anteriormente no tenía clave, se deja en blanco y se da clic en “Aceptar”.
Luego de que se ingresa la nueva clave.
Se presenta nuevamente la misma pantalla donde se debe reconfirmar la clave.

6.3 Impresora
Permite visualizar los últimos recibos generados. Para esto en la opción de Configuración en el campo
Impresora debe estar seleccionado como “screen”.
6.4 Salir
Termina la sesión del usuario, y vuelve a la pantalla inicial de Openbravo POS, para que otro usuario
pueda entrar en el sistema.

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1.TERMINOLOGÍA Y ACRÓNIMOS ...................................................................................................................................... 4

POS Punto de Venta

 Ayuda en la realización de cada venta.

3. Iniciar Openbravo POS o Unicenta

O seleccionar el Icono o que se instala en el escritorio como acceso directo.

Puede acceder al POS de cuatro formas diferentes:

 Acceso como Administrator o Administrador: En este modo se podrá hacer cualquiera

OpenBravo UniCenta oPOS

Administrador Employee Administrador Empleado

 La pantalla de ventas se divide en dos zonas: el área de navegación a la izquierda y el área de

Administración » Inventario » Categorías

El resultado de esta navegación mostrará la pantalla de categorías:

Opciones presentes en diversas pantallas

Para el registro de las diversas informaciones se dispone de los siguientes botones:

Permite poder ocultar el área de navegación, lo cual permitirá

Permite poder visualizar el área de navegación.

Permite crear un nuevo registro.

Permite borrar un registro existente.

Permite guardar los cambios realizados a un registro.

Permite refrescar la información y volver al primer registro.

Permite navegar por los registros.

Permite buscar un registro. Dicha opción despliega la siguiente

De modo que el valor puede coincidir por las opciones que se

Permite ordenar los registros. Permite seleccionar una opción en

La navegación asociada a esta opción es:

Administración » Mantenimiento » Usuarios

Hay 4 usuarios que presenta la aplicación por defecto:

Un comportamiento habitual sería:

 Ingresar las claves de acceso para cada usuario.

 Crear nuevos usuarios si es necesario.

Para cada usuario, además del nombre, rol y visibilidad, se puede:

 Cargar una fotografía.

Se presiona “Sí” y posteriormente el botón de “Guardar”

 Cambiar su clave de acceso.

Para registrar la clave:

Para finalizar se debe presionar el botón de “Guardar”

Al agrega el nombre y el contenido base, la pantalla debería mostrarse de la siguiente forma:

A continuación la explicación de cada uno de los recursos.

 Printer.Start: Texto que se muestra en la ventana del visor.

 Window.Title: Título que muestra la aplicación.

<button key="button.print" titlekey="button.print" template="Printer.TicketPreview"/>

<button key="button.opendrawer" titlekey="button.opendrawer" tem-

 Ticket.Line: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la pantalla de

 Printer.Inventory: Permite dar formato a la impresión del inventario.

 Printer.CustomerPaid: Mantiene el formato para la impresión de facturas.

 Printer.CustomerPaid2: Imprime el total pagado en el visor.

 Banknote: Corresponden a la denominación de billetes del tipo de moneda. Estas opciones se

 Payment.cash: Muestra las denominaciones de la moneda en la opción de ventas al momento

 Printer.TicketPreview: Mantiene el formato para la impresión de facturas proforma.

 Printer.PartialCash: Mantiene el formato para la impresión parcial de cierra de caja.

 Printer.TicketTotal: Imprime el total de la venta en el visor.

 Printer.OpenDrawer: Este recurso es utilizado, en caso de que la computadora tenga conecta-

 Printer.TicketLine: Corresponde al código para realizar la impresión de los productos en la fac-

 Window.Logo: Permite visualizar una imagen junto al título de la aplicación.

Para crear el almacén solo se requiere el nombre y dirección.

5.7 Informe de usuarios

 Localización: En este apartado puede configurar el idioma de la aplicación.

 Pagos: En este apartado puede configurar los modos de pago.

6.1.1 Configuración Base de datos

Las propiedades que incluye son:

 Driver (librería): Librería de acceso a la base de datos.

 Driver (clase): Controlador de acceso de la base de datos.