DIPLOMADO EN CONTRATACIONES DEL ESTADO

CONTRATACIONES
DEL ESTADO

MODULO I

INTRODUCCIÓN A LAS
CONTRATACIONES DEL ESTADO

CAPITULO 07
DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS
CONTRATACIONES DEL ESTADO DE
CONTRATACIONES DEL ESTADO

2018
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7. DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES DEL

ESTADO CONTRATACIONES DEL ESTADO.
El artículo 3 del Reglamento de la Ley de Contrataciones establece que “pueden realizar
contrataciones en el marco de la Ley y el Reglamento, las organizaciones creadas
conforme al ordenamiento jurídico nacional, así como los órganos desconcentrados de
las Entidades siempre que cuenten con capacidad para gestionar sus contrataciones,
conforme a sus normas autoritativas”.

Sobre el particular, el artículo señala que tanto las organizaciones creadas conforme al
ordenamiento jurídico nacional como los órganos desconcentrados de las entidades
constituyen Entidades que pueden contratar bajo la normativa de contratación pública.

Asimismo, los Órganos Desconcentrados, también llamados en la práctica ODES, son

órganos de la entidad con funciones específicas, asignadas en función de un ámbito
territorial determinado que actúan en representación y por delegación de ésta dentro del
territorio sobre el cual ejercen jurisdicción.

En este punto cabe señalar que, conforme al artículo 74.1º de la Ley Nº 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, “la titularidad y el ejercicio de competencia
asignada a los órganos administrativos se desconcentra en otros jerárquicamente
dependientes de aquéllos”.

En ese sentido, se entiende que los órganos administrativos pueden transferir

competencias a órganos jerárquicamente dependientes, con el objeto de aproximar a los
administrados a las facultades administrativas que conciernan a sus intereses, como
precisa el artículo 74.3 de Ley Nº 27444.

Ahora bien, para determinar si un órgano desconcentrado puede contratar bajo la

normativa de contratación pública, debe analizarse si dado el nivel de autonomía
organizacional, presupuestal, funcional, entre otros aspectos, dichos órganos constituyen
verdaderas Entidades que pueden contratar por sí mismos, bienes, servicios en general,
consultorías u obras.

En ese sentido, todo órgano desconcentrado podrá contratar, siempre que así lo
determine su nivel de autonomía organizacional, presupuestal, funcional, entre otros
aspectos.

En ese sentido, podemos señalar que, “la capacidad para contratar requerida por los
órganos desconcentrados para realizar contrataciones se refiere al sentido amplio de las
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contrataciones, que incluye todas las fases de contratación necesarias para poder cumplir
con los requerimientos de la Entidad”.

Previamente es preciso señalar que el Tribunal Constitucional “ha definido las leyes
autoritativas como “(...) las prescripciones normativas generales y escritas emanadas del
Congreso de la República, conforme a un procedimiento prefijado por la Constitución” (FJ
16) http://www.tc.gob.pe/jurisprudencia/2009/00016-2007-AI. html - _ftn1. Así, dentro de
la clasificación de “leyes ordinarias”, se advierte la existencia de dos subtipos, entre las
que se encuentran las leyes autoritativas o habilitantes. En efecto, en la STC 00047-
2004-AI/TC se señaló que “[p]or otro lado, y siempre dentro del tipo de ley ordinaria,
nuestra Constitución establece algunos subtipos de la ley ordinaria, con especiales
características, pero que en esencia mantienen la condición de ley ordinaria porque su
modo de producción es el establecido por la Constitución.

Así, por ejemplo, el artículo 104º de la Constitución se refiere a la ley autoritativa,

mediante la cual el Congreso de la República delega al Poder Ejecutivo la facultad de
legislar a través de Decretos Legislativos. Dicha ley tiene dos elementos indispensables:
la materia específica a delegar y el plazo determinado para ejercer la delegación. A su
turno, conforme a los artículos 104º y 101º.4 de la Constitución, el Congreso de la
República no puede delegar al Poder Ejecutivo las materias relativas a reforma
constitucional, aprobación de tratados internacionales, leyes orgánicas, Ley de
Presupuesto y Ley de la Cuenta General de la República” (FJ 16).

Lo expuesto permite concluir que al ser la ley autoritativa un subtipo de ley ordinaria,
aquélla puede ser válidamente cuestionada mediante un proceso de inconstitucionalidad.
Llegados a este punto, cabe absolver otra cuestión relacionada ya con los procesos de
inconstitucionalidad: la vinculada con el plazo para la interposición de la demanda. Y es
que podría resultar oportuno preguntarse sobre si las denominadas leyes autoritativas
tienen vocación de permanencia en el ordenamiento jurídico o si es que estas tienen un
plazo de vigencia determinado.

Atendiendo a una las características de las leyes autoritativas –al conferirle un plazo
determinado al Poder Ejecutivo para que puedan expedir Decretos Legislativos–, puede
concluirse que son normas temporales; esto es, normas que cuentan con un periodo de
vigencia determinado. En el caso de las leyes autoritativas, la vigencia de las mismas en
nuestro ordenamiento vendrá determinada por el plazo conferido al Poder Ejecutivo para
que expida los decretos legislativos. El uso por del Poder Ejecutivo agota la delegación
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de facultades incluso antes de vencido el plazo de la ley autoritativa, una vez que sea
publicado el decreto legislativo en el Diario Oficial.

Pero una ley autoritativa puede ser también inconstitucional y, por un efecto transitivo en
consecuencia, también los decretos legislativos que se dicten precisamente sobre la base
de aquélla. Al respecto se ha afirmado en la STC 00047- 2004-PI/TC que:

“(…) la regulación a través de este tipo normativo, el decreto legislativo, está limitada
directamente por la Constitución y también por la ley autoritativa. Podía darse el caso de
que el Congreso de la República delegue una materia prohibida, con lo cual no sólo será
inconstitucional la ley autoritativa, sino también el decreto legislativo que regula la materia
en cuestión. De otro lado, también puede darse el caso de que la ley autoritativa delegue
una materia permitida por la Constitución y, sin embargo, el decreto legislativo se exceda
en la materia delegada, con lo cual, en este caso también se configurará un supuesto de
inconstitucionalidad por vulneración del artículo 104º de la Constitución” (subrayado
agregado) (FJ 25).

7.1. ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

El artículo 6 de la Ley de Contrataciones modificado por el Decreto Legislativo N° 1341

establece que “los procesos de contratación son organizados por la Entidad, como
destinataria de los fondos públicos asignados a la contratación.

Mediante convenio una Entidad puede encargar a otra Entidad las actuaciones
preparatorias y/o el procedimiento de selección.

Excepcionalmente, también puede encargarse determinados procedimientos de selección

a organismos internacionales debidamente acreditados, previa autorización expresa,
cuando el objeto de la contratación sea calificado como especializado o complejo,
siguiendo las condiciones de transparencia, audita.

7.2 ORGANIZACIÓN DE LA ENTIDAD PARA LAS CONTRATACIONES

El artículo 4 del Reglamento de la Ley de Contrataciones modificado por el Decreto

Supremo N° 056-2017-EF establece lo siguiente

4.1. Cada Entidad identifica en su Reglamento de Organización y Funciones u otros

documentos de organización y/o gestión al órgano encargado de las contrataciones,
de acuerdo con lo que establece el presente Reglamento.

4.2. El órgano encargado de las contrataciones tiene como función la gestión

administrativa del contrato, que involucra el trámite de perfeccionamiento, la
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aplicación de las penalidades, el procedimiento de pago, en lo que corresponda,

entre otras actividades de índole administrativo. La supervisión de la ejecución del
contrato compete al área usuaria o al órgano al que se le haya asignado tal función.

4.3. Los servidores del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en
razón de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de la
contratación, deben ser profesionales y/o técnicos certificados.

4.4. El OSCE establece las estrategias, los procedimientos y requisitos para la

certificación, incluyendo niveles y perfiles, entre otros.

4.5. Las Entidades deben implementar, de manera gradual, medidas dirigidas a delimitar
las funciones y las competencias de los distintos servidores que participan en las
diferentes fases de los procesos de contratación, a fin de promover que, en lo
posible, las mismas sean conducidas por funcionarios o equipos de trabajo
distintos.

7.3 EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y EL OEC

Las Entidades que contratan a través del marco jurídico de las contrataciones del Estado,
son todas aquellas señaladas en los incisos 1 al 7 del artículo I del título preliminar de la
Ley Nº 27444 -Ley del Procedimiento Administrativo General. En ese sentido podemos
entender por entidades a aquellas organizaciones que cumplen con funciones de carácter
permanente; es decir, que han sido creadas por norma con rango de Ley que les otorga
personería jurídica.

Ahora bien, una estructura orgánica debe ser entendida como un conjunto de órganos
interrelacionados racionalmente entre sí para cumplir funciones preestablecidas que se
orientan en relación con objetivos derivados de la finalidad asignada a la Entidad.

Ambas figuras sirven como base para la elaboración del reglamento de organización y
funciones (ROF), el cual es el documento técnico normativo de gestión institucional que
formaliza la estructura orgánica de la Entidad orientada al esfuerzo institucional y al logro
de su misión, visión y objetivos. Asimismo, contiene las funciones generales de la Entidad
y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas y establece sus
relaciones y responsabilidades.

Sobre el particular, el artículo 6 del Decreto Supremo N° 043-2006-PCM establece que

las entidades de la Administración Pública deben formular su respectivo ROF
sujetándose a los lineamientos del citado Decreto; bajo responsabilidad del titular del
órgano responsable.
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En ese sentido, el Reglamento de Organización y Funciones es el documento técnico

normativo de gestión institucional de una entidad que establece:

 La estructura orgánica de la entidad.

 Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus órganos y
unidades orgánicas.
 Las relaciones de coordinación y control entre órganos, unidades orgánicas y
entidades cuando corresponda.

Para la elaboración del ROF se deberá observar los siguientes criterios de diseño y
estructura de la Administración Pública:

 Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones contenidas en

las normas que regulan el proceso de modernización y descentralización del Estado.
 Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan el
cumplimiento de los fines de la Entidad con mayores niveles de eficiencia y una
mejor atención a los ciudadanos.
 Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones
afines y eliminar posibles conflictos de competencia y cualquier duplicidad de
funciones entre sus órganos y unidades orgánicas o con otras entidades de la
Administración Pública. La especialidad se da:
 En razón de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser
ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad;
 En relación con el ámbito territorial en el cual se ejerce una función: una misma
función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales
diferentes y claramente delimitados.

 Observar el principio de legalidad de las funciones. Las funciones y actividades que

realice la Administración Pública a través de sus dependencias, entidades y
organismos deben estar plenamente justificadas y amparadas en las normas
sustantivas y reflejarse en sus normas de organización y funciones.

 Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas establecen para una
entidad, deben ser recogidas y asignadas a algún órgano de ésta.

 Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas. Una

entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda
determinarse la calidad de su desempeño y el grado de cumplimiento de sus
funciones, sobre la base de criterios de medición que tiendan a ser objetivos.
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 La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades
de jerarquización de la autoridad y de coordinación entre órganos. Para ello, los
niveles organizacionales y jerárquicos de la entidad deben desarrollarse
considerando los órganos que se encuentren debidamente justificados conforme al
Informe Técnico Sustentatorio que elabore la Entidad y hasta el tercer nivel
organizacional sólo en los casos en que esto fuere necesario; tal como se establece
a continuación:

Ahora bien, para el tema que tratamos, debemos enfocarnos en los órganos de apoyo.
Los Órganos de Apoyo ejercen las actividades de administración interna que permiten el
desempeño eficaz de la entidad y sus distintos órganos en el cumplimiento de las
funciones sustantivas. Entre estas funciones pueden incluirse las de contabilidad,
recursos humanos, sistemas de información y comunicación, gestión financiera, gestión
de medios materiales, servicios auxiliares.

Para ello, las entidades contarán con una Oficina General de Administración como
órgano de apoyo a cargo de por lo menos las siguientes materias: Contabilidad y
Finanzas, Adquisiciones, Administración de Personal y Tecnología de la Información. Son
algunas funciones de la Oficina General de Administración, las siguientes:

 Programar, organizar, normar, dirigir, controlar y supervisar el cumplimiento de las

normas y procedimientos de los sistemas administrativos de contabilidad, tesorería
y abastecimiento, así como lo correspondiente al control patrimonial y a la ejecución
coactiva, en el marco de la normatividad vigente;

 Participar en coordinación con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

en las fases de programación y formulación presupuestaria de la Entidad;

 Dirigir y supervisar la formulación de los estados financieros y presupuestarios de la

Entidad, en el ámbito de su competencia;
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 Administrar los recursos financieros en concordancia con los planes estratégicos y

operativo institucional y el presupuesto; así como informar oportuna y
periódicamente a la Alta Dirección y a las entidades competentes sobre la situación
financiera de la Entidad;

 Aprobar administrativamente los estudios definitivos o expedientes técnicos de los

proyectos de inversión pública, en el marco de su competencia, en coordinación
con los órganos y programas de la Entidad;

 Sistematizar e integrar la información relacionada con los aspectos de ad-

ministración de los órganos, programas, proyectos y unidades ejecutoras de la
Entidad;

 Coordinar, supervisar y/o autorizar el proceso de incorporación o baja de bienes

muebles e inmuebles, así como la administración y conservación de los bienes
patrimoniales de la Entidad, en el marco de la normatividad vigente;

 Apoyar y asesorar a la Alta Dirección en aspectos vinculados a su competencia, así

como a todos los órganos de la Entidad;

 Representar de la Entidad ante organismos públicos y privados en el ámbito

nacional y en el exterior, en aspectos de su competencia;

 Formular y proponer el Plan Anual de Contrataciones, así como proponer sus

respectivas modificaciones;

 Asesorar a los órganos, programas y proyectos de la Entidad en los asuntos

relacionados con la administración de los recursos materiales y financieros y/o
económicos;

 Supervisar las actividades de servicios generales de la Entidad;

 Dirigir y supervisar la cobranza coactiva, conforme a la Ley del Procedimiento de

Ejecución Coactiva;

 Disponer la realización de medidas de seguimiento y verificación del estado y uso

de los recursos financieros, tales como arqueos de fondos y/o valores,
conciliaciones, entre otros, de conformidad con la normatividad vigente;

 Expedir las resoluciones directorales en los temas de su competencia; y,

 Las demás funciones que le encargue el Secretario(a) General o aquellas que le

sean dadas por normatividad expresa.
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Asimismo, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las

funciones correspondientes a estas materias podrán ser desagregadas o asignadas a
otro órgano.

Ahora bien, “la normativa sobre contrataciones del Estado establece que el Órgano
Encargado de las Contrataciones es aquél órgano o unidad orgánica que realiza las
actividades relativas a la gestión de abastecimiento al interior de una Entidad”.

En las entidades públicas es conocida como “Logística” o “Abastecimiento”. Pudiendo

tener la categoría de gerencia, oficina, unidad, área o equipo, dependiendo de las normas
de organización interna de cada Entidad.

El citado órgano juega un papel preponderante en la contratación estatal puesto que,

junto con el área usuaria y los comités de [selección] serán las responsables de llevar
adelante una contratación eficiente dentro del marco normativo aplicable”

7.4. FUNCIONES Y VINCULACIONES DEL OEC

Podemos resumir en cierta forma las funciones de Órgano Encargado de las

Contrataciones, en los siguientes puntos:

 Capacitarse de acuerdo a Ley.

 Funciones en la elaboración del Plan Anual (Planificación) (Gestión de pedidos)

 Funciones en la previsión del fraccionamiento (Supervisión)

 Funciones en la elaboración de las características técnicas de los bienes servicios

u obras (Modernización)

 Funciones en la determinación del valor referencial (Análisis del mercado)

 Funciones en la suscripción del contrato.

En relación a estos ítems lo que busca la normativa de contrataciones es que el OEC

permita suministrar a la Entidad los bienes, servicios en general, consultorías y obras en
el momento oportuno, en las cantidades requeridas, con la calidad demandada y al
mínimo costo. Para lograr estos objetivos es necesario que se realicen las siguientes
actividades:
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7.5 LA CAPACITACIÓN DEL OEC

El 07 de enero del 2017, se modificó la Ley de Contrataciones del Estado. Asimismo, el

19 de marzo de 2017 se publicó en el diario oficial El Peruano el Decreto Supremo N°
056-2017-EF que modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones, Ley N° 30225,
aprobado por Decreto Supremo N° 350-2015-EF.

Sobre el particular, la norma modificatoria del Reglamento modifica el artículo 4 del

Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, en lo referido a
capacitación de los operadores involucrados en las compras públicas. Al respecto, el
acápite 4.4 precisa que el OSCE establece las estrategias, los procedimientos y
requisitos para la certificación, es decir, fija los niveles y perfiles de la certificación, pero
se sustrae de la acreditación de las entidades y de la certificación de los capacitadores.

En esta modificación se destaca la eliminación en el cuarto párrafo de la palabra

“acreditación”, término usado para calificar a las instituciones o empresas que podían
capacitar a los operadores en aspectos vinculados las contrataciones del Estado, de este
modo, ya no será necesario ser una empresa acreditada para capacitar, además todos
los convenios surgidos en esta materia dejarán de tener efecto.

Tal es así que el 20 de marzo del 2017, la unidad de Prensa e Imagen Institucional del
OSCE, elaboró la nota de prensa NP 032-201775, en donde se destaca además de los
antes mencionado lo siguiente:
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“Ya no será un requisito indispensable la acreditación del Organismo Supervisor de las

Contrataciones del Estado – OSCE para que las instituciones o empresas puedan
capacitar a los funcionarios y servidores involucrados en las contrataciones públicas.

(…).

De este modo, se busca promover una mayor apertura de la oferta del mercado educativo
a nivel nacional, pues cualquier institución o empresa podrá capacitar en aspectos
vinculados con las contrataciones del Estado. También se promueve la autoformación.

El OSCE se centrará en la certificación de los servidores del órgano encargado de las

contrataciones.

Como consecuencia, unos 37 convenios suscritos con instituciones públicas y privadas

capacitadoras, quedarán sin efecto en 15 días, en mérito a que el nuevo reglamento entra
en vigencia el lunes 3 de abril de 2017”.

Por último, cabe precisar que si bien el proceso de capacitación que permite completar
los requisitos para acceder al proceso de certificación ante el OSCE, ha sido liberado al
público, a fin de que sin ningún convenio las personas puedan cumplir con la cuota de
capacitación, la certificación OSCE “entendida como el proceso de evaluación ante el
OSCE”, es y siempre ha sido de exclusividad del OSCE y de ninguna otra institución de
carácter particular.

7.6 IMPLICANCIAS DEL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS

CONTRATACIONES EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

El órgano encargado de las contrataciones es responsable de determinadas funciones a

lo largo del proceso de contratación, como podemos observar a continuación:

 Elaboración del Plan Anual

 Determinación del Valor Referencial

 Viabilidad económica del procedimiento de selección según Relación de ítems

 Responsables de velar por que se cumpla con Prohibición de fraccionamiento

 Responsables de custodiar el expediente de contratación

 Responsables de la conducción de los procedimientos de selección

 Responsable de elaborar los documentos del procedimiento de selección

 Responsable de solicitar la aclaración y subsanación de ofertas

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 Responsable de brindar acceso a la información en las ofertas antes de la

adjudicación de la buena pro

 Responsables de la Notificación del otorgamiento de la buena pro

 Responsable de la Formalización del contrato

 Responsable de la declaración de desierto

 Responsable del informe para el uso del procedimiento de selección de

comparación de precios

 Responsable del Perfeccionamiento del contrato

 Entre otras funciones

7.7. FUNCIONARIOS, DEPENDENCIAS Y ÓRGANOS ENCARGADOS

DE LAS CONTRATACIONES

Para efectos de la aplicación del marco jurídico de las Contrataciones del Estado, cada
Entidad establecerá en su Reglamento de Organización y Funciones u otros instrumentos
de organización, él órgano u órganos responsables de programar, preparar, ejecutar y
supervisar los procesos de contratación hasta su culminación, debiendo señalarse las
actividades que competen a cada funcionario, con la finalidad de establecer las
responsabilidades que le son inherentes.

Al respecto, el artículo 8 de la Ley de Contrataciones modificada establece como

encargados de los procesos de contratación de la Entidad los siguientes:

a) El Titular de la Entidad, que es la más alta autoridad ejecutiva, de conformidad con

sus normas de organización, que ejerce las funciones previstas en la Ley y su
reglamento para la aprobación, autorización y supervisión de los procesos de
contratación de bienes, servicios y obras.

b) El Área Usuaria, que es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser

atendidas con determinada contratación o, que dada su especialidad y funciones,
canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias, que colabora y
participa en la planificación de las contrataciones, y realiza la verificación técnica de
las contrataciones efectuadas a su requerimiento, para su conformidad.
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c) El Órgano Encargado de las Contrataciones, que es el órgano o unidad orgánica

que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento de la Entidad,
incluida la gestión administrativa de los contratos.

Adicionalmente, la Entidad puede conformar comités de selección, que son órganos

colegiados encargados de seleccionar al proveedor que brinde los bienes, servicios
u obras requeridos por el área usuaria a través de determinada contratación. El
reglamento establece su composición, funciones, responsabilidades, entre otros.

Dicho ello, buscaremos modelar en forma sucinta, el rol que desempeñan cada uno
de estos funcionarios o dependencias al interior de las contrataciones que realiza el
Estado.

7.7.1 EL TITULAR DE LA ENTIDAD

El titular de la Entidad “es la más alta autoridad ejecutiva, de conformidad con sus
normas de organización, que ejerce las funciones previstas en la Ley y su
Reglamento para la aprobación, autorización y supervisión de los procesos de
contrataciones de bienes, servicios y obras”.

Asimismo el numeral 8.2 del artículo 8° de la Ley N° 30225 establece que “el Titular
de la Entidad puede delegar, mediante resolución, la autoridad que la presente
norma le otorga. Puede delegar, al siguiente nivel de decisión, las autorizaciones de
prestaciones adicionales de obra. No pueden ser objeto de delegación, la
declaración de nulidad de oficio, la aprobación de las contrataciones directas, salvo
aquellas que disponga el reglamento de acuerdo a la naturaleza de la contratación,
así como las modificaciones contractuales a las que se refiere el artículo 34-A de la
presente Ley y los otros supuestos que establece en el reglamento”.

Asimismo, el artículo citado define al “Titular de la Entidad” como la máxima

autoridad ejecutiva, de conformidad con las normas de organización. Al respecto,
cabe precisar, que el artículo 3º de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, -referido a
las normas generales de organización que toda entidad pública del Poder Ejecutivo
debe observar en su organización interna-, establece que “las normas de
organización y funciones distinguen aquellas que son sustantivas de cada entidad,
de aquellas que son de administración interna; y establecen la relación jerárquica
de autoridad, responsabilidad y subordinación que existe entre las unidades u
órganos de trabajo.”
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En tal sentido, como se ha indicado en anteriores oportunidades, el “Titular de la

Entidad” será el funcionario al que las normas de organización interna de una
Entidad señalen como la más alta autoridad ejecutiva de dicha Entidad, esto es,
que no solo constituya la máxima autoridad respecto de un proyecto o encargo
especial, sino de la Entidad en sí, salvo que el Proyecto se encuentre comprendido
bajo el término genérico de “Entidad”, de acuerdo a lo indicado en el literal j) del
numeral 3.1 del artículo 3º de la Ley .

Cabe precisar que el Titular de la Entidad, según la Ley y su Reglamento, tiene a su

cargo el ejercicio de las funciones previstas para la aprobación, autorización y
supervisión de los procesos de contratación pública que la Entidad lleve a cabo.

Incluso el numeral 1 del artículo 7º del TUO de la Ley General del Sistema Nacional
de Presupuesto, Ley Nº 28411, establece entre sus presupuestos que el Titular de
la Entidad es “es la más alta Autoridad Ejecutiva. Y que, en materia presupuestal es
responsable, de manera solidaria, con el Consejo Regional o Concejo Municipal, el
Directorio u Organismo Colegiado con que cuente la Entidad, según sea el caso.
Con la salvedad que dicha Autoridad puede delegar sus funciones en materia
presupuestal cuando lo establezca expresamente la Ley General, las Leyes de
Presupuesto del Sector Público o la norma de creación de la Entidad. El Titular es
responsable solidario con el delegado.

Asimismo en el numeral 2 del mismo artículo el Titular de la Entidad es responsable

de:

i. Efectuar la gestión presupuestaria, en las fases de programación, formulación,

aprobación, ejecución y evaluación, y el control del gasto, de conformidad con
la Ley General, las Leyes de Presupuesto del Sector Público y las
disposiciones que emita la Dirección Nacional del Presupuesto Público, en el
marco de los principios de legalidad y presunción de veracidad, así como otras
normas.

ii. Lograr que los Objetivos y las Metas establecidas en el Plan Operativo
Institucional y Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones,
Programas, Subprogramas, Actividades y Proyectos a su cargo.

iii. Concordar el Plan Operativo Institucional (POI) y su Presupuesto Institucional

con su Plan Estratégico institucional.
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7.7.2 EL ÁREA USUARIA

El área usuaria es el nombre genérico bajo el cual se designa a la dependencia de

la Entidad que ante la necesidad de un determinado bien, servicio u obra para el
desarrollo de sus funciones formula el requerimiento. Asimismo, el área usuaria es
la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y
obras que se necesitan para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Entidad.

El artículo 8 de la Ley N° 30225 señala que el Área Usuaria “es la dependencia

cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación o, que
dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras
dependencias, que colabora y participa en la planificación de las contrataciones, y
realiza la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento,
para su conformidad”.

En otras palabras, cada dependencia de una Entidad pública se convertirá en área

usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de
requerimiento. En este requerimiento, que se materializa a través de un memorando
o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe
acompañarse las características del bien, servicio en general, consultoría u obra y
las condiciones en las que se requiere.

El requerimiento del área usuaria debe realizarse en función a lo previsto en el Plan

Anual de Contrataciones; en cuya elaboración también participó, indicando las
necesidades de bienes, servicios y obras que requería para el ejercicio
presupuestal.

Cabe precisar que en el POI se fijan los objetivos estratégicos institucionales del
año fiscal y dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas
en acciones y resultados, resulta necesario la ejecución de tareas que requieren de
bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. Este presupuesto
para los bienes y servicios está representado en el PAC y es elaborado en función
a los pedidos del área usuaria que tienen como base los insumos necesarios para
desarrollar las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines
estratégicos institucionales.

Precisamente, esta necesaria vinculación con el Plan Anual de Contrataciones es

importante pues obliga al área usuaria a presentar sus requerimientos ante el
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Órgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna,

involucrándose así con el tiempo que toman los procesos de contratación.

Al respecto, el artículo 16 de la Ley N° 30225 señala que “El área usuaria requiere
los bienes, servicios u obras a contratar, siendo responsable de formular las
especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico,
respectivamente, además de justificar la finalidad pública de la contratación. Los
bienes, servicios u obras que se requieran deben estar orientados al cumplimiento
de las funciones de la Entidad.

[…] Las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico

deben formularse de forma objetiva y precisa por el área usuaria; alternativamente
pueden ser formulados por el órgano a cargo de las contrataciones y aprobados por
el área usuaria. Dichas especificaciones técnicas, términos de referencia o
expediente técnico deben proporcionar acceso al proceso de contratación en
condiciones de igualdad y no tienen por efecto la creación de obstáculos ni
direccionamiento que perjudiquen la competencia en el mismo. Salvo las
excepciones previstas en el reglamento, en el requerimiento no se hace referencia
a una fabricación o una procedencia determinada, o a un procedimiento concreto
que caracterice a los bienes o servicios ofrecidos por un proveedor determinado, o
a marcas, patentes o tipos, o a un origen o a una producción determinados con la
finalidad de favorecer o descartar ciertos proveedores o ciertos productos.”

De otro lado, el artículo 5 del Reglamento indica que “Para elaborar el cuadro
consolidado de necesidades, el órgano encargado de las contrataciones, en
coordinación con el área usuaria, consolida y valoriza las contrataciones de bienes,
servicios en general, consultorías y obras.

Antes de la aprobación del proyecto de presupuesto de la Entidad, las áreas

usuarias deben efectuar los ajustes necesarios a sus requerimientos programados
en el Cuadro Consolidado de Necesidades en armonía con las prioridades
institucionales, actividades y metas presupuestarias previstas, remitiendo sus
requerimientos priorizados al órgano encargado de las contrataciones, con base a
lo cual se elabora el proyecto de Plan Anual de Contrataciones.

Para elaborar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, el órgano encargado de

las contrataciones, en coordinación con el área usuaria, debe determinar el valor
estimado de las contrataciones de bienes y servicios en general y consultorías en
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general, así como el costo programado, en el caso de consultoría de obras y

ejecución de obras”.

Este énfasis normativo se debe interpretar también como una prohibición legal para
elaborar requisitos técnicos mínimos con la intención de favorecer a determinados
proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios en
general, consultorías u obras en la calidad que la entidad realmente necesita,
consiguiendo además un precio menor.

Por todo ello, es primordial entender que el área usuaria es responsable de la

adecuada formulación del requerimiento, debiendo asegurar la calidad técnica y
reducir la necesidad de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que
repercutan en el proceso de contratación.

En ese orden de ideas, si el área usuaria elabora los requisitos técnicos mínimos
con el propósito de favorecer a determinado grupo de proveedores sin considerar
sus reales necesidades, está incumpliendo la Ley de Contrataciones. Por tanto este
hecho, para aquellas personas responsables, les generará responsabilidades de
carácter administrativo, civil y penal.

Del mismo modo, en cuanto a lo que valor referencial se refiere, en el caso de

consultoría en general, el área usuaria debe proporcionar los componentes o
rubros, a través de una estructura que permita al órgano encargado de las
contrataciones estimar el presupuesto del servicio luego de la interacción con el
mercado.

Asimismo, el artículo 19 del Reglamento detalla que el área usuaria, el órgano

encargado de las contrataciones y/u otras dependencias de la Entidad cuya función
esté relacionada con la correcta planificación de los recursos, son responsables por
el incumplimiento de la prohibición de fraccionar, debiendo efectuarse en cada caso
el deslinde de responsabilidad, cuando corresponda.

En materia de contratos, de acuerdo al artículo 34 de la Ley N° 30225,

“excepcionalmente y previa sustentación por el área usuaria de la contratación, la
Entidad puede ordenar y pagar directamente la ejecución de prestaciones
adicionales en caso de bienes, servicios y consultorías hasta por el veinticinco por
ciento (25%) del monto del contrato original, siempre que sean indispensables para
alcanzar la finalidad del contrato. Asimismo, puede reducir bienes, servicios u obras
hasta por el mismo porcentaje”.
 DIPLOMADO EN CONTRATACIONES DEL ESTADO

Asimismo, en cuanto la recepción y conformidad, es responsabilidad del área

usuaria. En el caso de bienes, la recepción es responsabilidad del área de almacén
y la conformidad es responsabilidad de quien se indique en los documentos del
procedimiento de selección.

La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria,
quien debe verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad,
cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las
pruebas que fueran necesarias. Tratándose de órdenes de compra o de servicio, la
conformidad puede consignarse en dicho documento. La conformidad se emite en
un plazo máximo de diez (10) días de producida la recepción, salvo en el caso de
consultorías, donde la conformidad se emite en un plazo máximo de veinte (20)
días, de conformidad con el artículo 143 del Reglamento.

7.7.3 EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES

El artículo 8° de la Ley de Contrataciones establece que el Órgano Encargado de

las Contrataciones es aquél “órgano o unidad orgánica que realiza las actividades
relativas a la gestión de abastecimiento de la Entidad, incluida la gestión
administrativa de los contratos.”.

El citado órgano juega un papel preponderante en la contratación estatal puesto

que, junto con el área usuaria y el comité de selección serán las responsables de
llevar adelante una contratación eficiente dentro del marco normativo aplicable.

La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el órgano encargado

de las contrataciones es aquél órgano o unidad orgánica que en primer lugar,
realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una
Entidad.

En las entidades públicas es conocida como “Logística” o “Abastecimiento”.

Pudiendo tener la categoría de gerencia, oficina, unidad, área o equipo, de-
pendiendo de las normas de organización interna de cada Entidad.

En su lugar, la normativa de contrataciones del Estado luego de la modificación

efectuada por el Decreto Legislativo precisa expresamente en el texto de la norma
la responsabilidad de la gestión administrativa de los contratos.