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LAS COMPRAS
HUACHO-PERU
INTRODUCCION
• Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más
globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus
similares ya sean nacionales o extranjeros.
• Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño
eficiente y eficaz de cualquier entidad. La función de compras a
menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa,
así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los
costos y aumentar los márgenes de beneficio.
• La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un
elemento estratégico de la organización; y
• La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa
tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos
y servicios, al mejor valor total.
CONCEPTO
(1) “Es aquella actividad logística que se encarga de adquirir
bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento
oportuno, al precio más conveniente y del proveedor más
apropiado”
(2) “Son las actividades necesarias para obtener recursos
materiales y servicios que requiere el sistema de
manufactura, sea cual fuere el lugar del mundo donde
existan estos recursos; y
(3) Se incluyen la identificación y selección de fuentes, el
desarrollo de proveedores, la negociación de precios y
contratos, el desarrollo de especificaciones de calidad, el
trabajo con el personal de Ingeniería de procesos y
desarrollo de productos”
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Capítulo 05:Las Compras
OBJETIVOS
1. Obtener las cantidades correctas de materiales para que la
producción no se interrumpa.
2. Obtener materiales de la calidad apropiada.
3. Obtener materiales a bajo costo
4. Proveer la entrega de materiales a tiempo.
5. Compartir información relativa a nuevos materiales.
6. Buscar la Integración con los demás Departamentos.
7. Evitar la duplicidad de materiales.
8. Reducir los costos de Adquisición; y
9. Buscar la Eficiencia y la Eficacia de las Operaciones del
Subsistema.
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Capítulo 05:Las Compras
IMPORTANCIA
1. Proveer un flujo sin interrumpir de materiales y servicios al
sistema de operación.
2. Mantener la Inversión en Inventarios al mínimo.
3. Maximizar la calidad.
4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de insumos.
5. Estandarizar.
6. Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición; y
7. Fomentar las Relaciones Interinstitucionales.
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Capítulo 05:Las Compras
S/C PROV.
A Req.
C
C
CCC
Req.
O/C
MAT.
1 2 3 4 5 6 PT
“Req.”
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Capítulo 05:Las Compras
EL PROCESO DE COMPRAS
(1) El usuario determina su requerimiento y da lugar al primer
documento logístico: La Requisición (R)
La Requisición es emitida por el usuario y dirigida al Almacén en original
y dos copias. La segunda copia es del usuario, la primera copia se queda
en el almacén y el original se dirige al Dpto. de Compras
(2) El Dpto. de Compras recepciona la Requisición y le brinda trámite ante
las autoridades de la empresa buscando su aprobación
Con la aprobación, el Dpto. de Compras se comunica con los
proveedores, generando el segundo documento logístico: La Solicitud de
Cotización (S/C)
La Solicitud de Cotización es emitida por el Dpto. de Compras y dirigida
al Proveedor en original y dos copias. La segunda copia es del Dpto. de
Compras, la primera copia se dirige al almacén y el original se dirige al
Proveedor
(3) El proveedor contesta la misiva y da lugar al tercer documento
logístico: La Cotización (C)
La Cotización es emitida por el proveedor y dirigida al Dpto. de Compras
en original y una copia. El original se dirige al Dpto. de Compras
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Capítulo 05:Las Compras
EL PROCESO DE COMPRAS
(4) El Dpto. de Compras recepciona la Cotización y forma la Comisión de
Adquisiciones (Evaluación de Cotizaciones)
La Comisión de Adquisiciones recepciona las cotizaciones y da lugar al
cuarto documento logístico: El Cuadro Comparativo de Cotizaciones (CCC)
El Cuadro Comparativo de Cotizaciones contiene toda la información
emitida por cada uno de los proveedores con los cuales la Comisión
debe tener en cuenta los dos aspectos principales: La Calidad y la
Cantidad, así como también la forma de pago y el tiempo de entrega
(5) La Comisión de Adquisiciones emite su veredicto con respecto a la
Elección del Proveedor
(6) El Dpto. de Compras emite la Orden de Compra (O/C) dirigida al
Proveedor seleccionado por la Comisión
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Capítulo 05:Las Compras
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Capítulo 05:Las Compras
GESTIÓN DE COMPRAS
• La Gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la
empresa para satisfacer los requerimientos del mejor modo; es decir, al
mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.
Siempre, brindándole un Valor Agregado al proceso.
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Capítulo 05:Las Compras
PRINCIPIOS BÁSICOS
ORGANIZACIÓN
•Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz.
Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus
objetivos y responsabilidades
PREVISIÓN
• Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Estudiar en el mercado qué proveedor
existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de
ahorro.
CONTROL
• Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita
contrastar los logros con los objetivos establecidos. Se construye un banco de datos sobre
los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los
niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.
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Capítulo 05:Las Compras
OBJETIVOS DE COMPRAS
FUNCIONES
Gestionar las compras de la empresa con objeto de disponer de lo solicitado:
•En el momento necesario
•Al mínimo costo
•Cumpliendo con todas las especificaciones establecidas
¿A quién comprar?
¿Qué comprar? Proveedor habitual
Materiales, componentes homologo
Equipos , maquinas, instalaciones Proveedor recomendado por
Operaciones de subcontratación el solicitante
Servicios. Si no se sabe PROCESO
PETICION DE OFERTAS
¿Cómo comprar?
Con las mejores condiciones, es decir con las 4 “C”:
•Con el mejor precio
• Calidad buena
• Condiciones de entrega optima
• Condiciones de pago; que son necesarios para alcanzar los
objetivos que la administración de la misma ha definido.
MOMENTO EN
CALIDAD CANTIDAD PRECIO MAS
QUE HAY QUE
CONVENIENTE
COMPRAR
•La calidad debe •Cantidad debe basarse en DEPENDE DE UN BUEN •El precio de adquisición
definirse el control de existencias SISTEMA DE CONTROL es un elemento básico del
•La calidad no se •La cantidad debe estar DE EXISTENCIAS, ya que precio de venta
mide por el precio respaldada es esta la única manera •El precio debe buscarse
•La calidad debe ser de poderse dar cuenta de en razón de la calidad y la
• La cantidad no debe ser
la conveniente movimiento del stock y cantidad
influenciada por el precio.
•Estar siempre nos ayudara a establecer •El precio no es solamente
disponible
•La cantidad que se el punto de pedido el valor de compra
determine debe tener en indispensable que nos
cuenta el tiempo de demora alerte para solicitar el
•El transporte a elegir esta material
en función de la cantidad
que se adquiera
•La cantidad debe tener en
cuenta el espacio disponible
VENTAJAS:
Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de
su compra se hacen por medio de un punto de control central
FINANCIERO
COMERCIAL PRODUCCIÓN
COMPRAS
ADMINISTRATIVO
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Capítulo 05:Las Compras
• VENTAJAS:
Permite una relación directa con las exigencias de
las actividades productivas
FINANCIERA Compras
ADMINISTRATIVO Compras
OPERACIONES Compras
MERCADEO compras
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Capítulo 05:Las Compras
• Compras Mixtas.- Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos
por el organismo central "COMPRAS", y los de uso exclusivo o particular son adquiridos
por cada dependencia o por sus propios compradores.
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Capítulo 05:Las Compras
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Capítulo 05:Las Compras
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Capítulo 05:Las Compras
RESPONSABILIDAD
• Desarrollar la estrategia de
compras
• Implantar la estrategia de
compras
• Seguimiento de las acciones
• Ajuste del objetivo
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Capítulo 05:Las Compras
DIRECCION
MARKETING
FINANZAS
PRODUCCION
COMPRAS
RECEPCION Y
ALMACENES
CONTABILIDAD
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Capítulo 05:Las Compras
REGISTRO E
TRAMITE INFORMES DEL
EN LAS DEPARTAMEN
COMPRAS TO DE
COMPRAS
GENERA ESTUDIO DE
LIDADES INFORMES
LAS
OPERACIONES
DE COMPRA
PROCEDIMENTO
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DE COMPRAS 24
Capítulo 05:Las Compras
PROCEDIMIENTO DE
5. Obtener
COMPRAS cotizaciones y
seleccionar al
proveedor.
Informar sobre su
funcionamiento.
6. Confeccionar y
remitir el pedido u
9. Visación Orden de Compra.
de facturas.
8. Recepción, 7. Mantener el contacto
inspección y con el proveedor para
entrega. asegurar el cumplimiento
oportuno (Seguimiento).
Determinación del momento de compra sistema de cantidades variables a tiempo fijo, sistema
de cantidades fijas a tiempos variables
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Las especificaciones de
los artículos
Sean archivadas y DE ESPECIFICACIONES
clasificadas DE MATERIALES
DE Fuente de abastecimiento a
recurrir para la adquisición de
PROVEEDORES determinado material,
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Compras deben establecerse Permite establecer que artículos
registros, cuadros en los que en han llegado a tiempo y cuales con
forma comparativa se retraso. El resultado de este
demuestren las variaciones en informe permitirá cargar los
los métodos, sistemas, gastos, por descuido e ineficiencia
cantidades adquiridas , etc., de compras, que se hayan efectuado
Haciendo notar la economía que en los pedidos no llegados a tiempo
se ha logrado por iniciativa de
compras.
Gastos de dependencia
Perdidas por errores: se
INFORMES QUE INFORME DE Indicara la cantidad de
incluyen en este informe
material almacenado y
los gastos ocasionados por EMITE CONTROL DE los gastos que demanda
ineficiencia de compras CONTABILIDAD INVENTARIOS O su mantenimiento o
SOBRE COMPRAS ALMACENES inventario
INFORME SOBRE
LAS ACTIVIDADES
DE COMPRAS
A la dirección deben llegar informes que muestran en forma detallada las actividades desplegadas por
compras, para obtener los objetivos que su función les asigna. Por lo tanto, es conveniente que compras
inicie un informe que completara control de inventarios y contabilidad, contribuyendo a establecer el
costo medio por medio.
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Capítulo 05:Las Compras
ACTIVIDADES FUNCIONES
IMPORTANCIA
DEBERES DE ORGANIZAR
LAS COMPRAS
ORGANIZACIÓN
DE LAS COMPRAS
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Capítulo 05:Las Compras
FUNCIONES
INVESTIGACIONES JEFATURA
RECEPCION Y
FACTURAS
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Capítulo 05:Las Compras
La importancia que tiene Compras, razones principales: No es posible hacer ventas apropiadas o
competitivas, si los materiales adquiridos para la fabricación o la reventa tienen costos
desproporcionados.
•La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación organizada de su inversión.
DEBERES
IMPORTANCIA
DE ORGANIZAR
LAS COMPRAS
•Seleccionar los proveedores. Abastecer a la empresa con materiales y servicios. Realizar los
contactos con los proveedores. Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades
reales. Aprobar las facturas para su cancelación. Contar con registros y archivos al día.
Investigar y analizar los mercados y las tendencias que afecten al negocio. Mantener
informado a su inmediato superior
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Capítulo 05:Las Compras
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Capítulo 05:Las Compras
CLASIFICACION DE LOS
BÚSQUEDA Y MATERIALES
DESARROLLO DE UTILIZADOS POR LA INVESTIGACIÓN
NUEVOS EMPRESA Y ACTITUD DEL MERCADO
PROVEEDORES DE COMPRAS PARA
ADQUIRLOS
MERCADOS Y FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
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Capítulo 05:Las Compras
MERCADOS Y FUENTES
• Partiendo de la premisa de que "ninguna orden de compra debe ser colocada a
proveedores a quienes no se conoce", es conveniente preparar un plan que permita
conocerlos para asegurarse continuidad en el abastecimiento y en los cuatro conceptos
que buscan las compras: calidad, cantidad, momento y precio, como parte del servicio
permanente que debe proporcionar el proveedor.
PERSONAL
RECURSOS FINANCIEROS
INSTALACIONES Y EQUIPO
DISPONIBLE
REPUTACIÓN
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Capítulo 05:Las Compras
PROCESO DE DESARROLLO DE
NUEVAS FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
COMPETENCIA
NUEVOS PRODUCTOS
Grupo B:
Grupo C:
importantes, de importantes, de un relativamente sin
alto valor anual de valor anual de importancia, de
consumo y que consumo medio y bajo valor anual de
generalmente con una variedad consumo, con muy
constituyen la más no muy grande. poco efecto sobre
alta inversión del la inversión en
inventario en el inventarios y cuya
año. Normalmente variedad es muy
son pocos en alta.
variedad.
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Capítulo 05:Las Compras
POLITICAS DE COMPRAS
• De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las
siguientes:
• 1. Calidad concertada.
• 2. Tiempo de entrega.
• 3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
• 4. Precios y condiciones de pago.
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COSTO
UNITARIO
COSTO DE
FALTANTES O COSTOS COSTO DE
DE ROTURAS LOGISTICOS RENOVACION
DE STOCK
COSTO DE
POSESION O
ALMACENAJE
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Capítulo 05:Las Compras
GASTOS DE
INVERSION GASTOS DE
RIESGO
Cuando esta lo necesita tiene un costo
que en algunos casos llega a ser de
consideraciones de la industria,
generando mano de obra, equipo y
GASTOS DE maquinaria ociosa, elevando el costo de
CUIDADO IMPUESTOS la fabricación, o a veces obligando a
realizar compras de último momento” a
un mayor precio que el que pudo
obtenerse de haber tenido existencias
adecuadas en almacén.
INDICES DE
MEDICION Consiste en la búsqueda de
ASIGNACION DE información de oficina para así
DE EFICIENCIA poder determinar dichos, es
posible compararlos y analizarlos .
Se lleva en función a los
OBJETIVOS
objetivos que se fijan a
compras y al cumplimiento de
dichos objetivos. Esto se
realiza en función de: COSTO NETO
Descripción precisa de las
responsabilidades de cada
FINAL DE
puesto. Fijación de metas COMPRAS
individuales. Metas
convenidas. Fijación de Consiste en que debe establecerse el
estándares o puntos de costo final para realizar el gasto de
referencia. Resultados. un sol y compararlo con las
economías obtenidas por la
dependencia al realizar su labor de
abastecer a la empresa.
Para ello, es necesario tener información principalmente del área de compras, como: Ordenes de compra.
Consumos. Existencias. Personal. Ahorro anual. Ventas. Requisiciones. Gasto anual del dpto. Compras.
Entrevista con los proveedores.
Con toda la información de los ítems anteriores se realiza la medición del rendimiento de la dependencia
de compras:
% de Empleados de compras en
Variación del Stock o Valor Comprado por Valor comprado por
relación al total de Empleados de
Inventario en porcentaje Orden de Compra (VC empleados (VCE) :
la empresa (% EC):
(VS %) : O/C):
Los factores qué emplea éste método y por los cuales se puede medir la eficiencia de
Compras son:
ECONOMÍAS COMPROBADAS:
• Precios pagados por los materiales adquiridos, en comparación con los que rigen en el
mercado.
• Métodos o sistemas perfeccionados o implantados.
• Sustitución de artículos por otros mejores y de menor costo.
El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del LAS VENTAJAS: Permite calcular de forma precisa los
menos significativo) es una herramienta que costes, especialmente los indirectos. Aportan más
permite visualizar esta relación y información sobre los costes de las actividades que se
determinar, en forma simple, cuáles realizan en la empresa. Permite la identificación de
artículos son de mayor valor, optimizando productos o clientes no rentables. Permite relacionar
así la administración de la compra y las causas con sus costes. Se puede aplicar a cualquier
permitiendo tomas de decisiones más tipo de organización.
eficientes.
ABC
mediante el mismo se pueden actividades se puede complicar su
establecer clasificaciones de múltiples cálculo.
cosas para su posterior evaluación, •La determinación de algunos costes
como por ejemplo: Productos, Clientes,
indirectos por cada producto puede
Inventarios, Proveedores
resultar difícil.
EFECTOS (BENEFICIOS) :
•Los productos o servicios con mayor volumen de
ventas reducen los costes que tienen asignados.
•Aquellos productos o servicios con menor volumen
de actividad aporta un mejor resultado a la empresa.
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Capítulo 05:Las Compras
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Capítulo 05:Las Compras
Índice de financiación
Rentabilidad de las
Índice de rechazos de compras por
proveedores compras
Relación entre el valor de las Indica el porcentaje del valor de
devoluciones y el valor de las las compras que es financiado
compras, expresado en términos por los proveedores. Se obtiene
porcentuales. Se obtiene dividiendo el saldo medio de
dividiendo el Valor de las proveedores entre el valor de las
Devoluciones entre el valor de las compras y multiplicado por 100.
Compras y multiplicado por 100 46
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•Cooperar para satisfacer mejor, más
rápido y a un menor costo, las
necesidades del consumidor (bien o
servicio).
QR - RESPUESTA
BENCHMARKING
RAPÌDA
HERRAMIENTAS
DE LA LOGISTICA
DE COMPRAS
•Subcontratación de servicios
externos, para añadir más
•Técnica que evita los fortalezas al propio potencial de la
excesos, desperdicios y empresa.
seguridades.
JUSTO A OUTSOURCING
TIEMPO
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Capítulo 05:Las Compras
PRODUCCION CONTABILIDAD
COMPRAS ALMACEN
MERCADOTECNIA
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Capítulo 05:Las Compras
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
1 Recepcionar las Requisiciones.
2 Analizar las posibles fuentes de proveedores en la adquisición.
3 Elaborar y Remitir las Solicitudes de Cotizaciones.
4 Recepcionar y Analizar las Cotizaciones.
5 Evaluar las Cotizaciones mediante el Comité de Compras.
6 Recepcionar el Informe Técnico y Emitir la Orden de Compra.
7 Realizar el Seguimiento y Monitoreo del pedido.
8 Recepcionar los materiales.
9 Registrar la Información.
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Capítulo 05:Las Compras
1 Economías probadas.
2 Gastos ocasionados por errores en las compras.
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Capítulo 05:Las Compras
Fórmula:
Donde:
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Capítulo 05:Las Compras
CONCLUSIONES
La calidad y la eficiencia con que se realice la obtención de un producto en una
empresa es de suma importancia, ya que la efectividad organizacional determina
un buen proceso de comercialización.
Es imperativo entrar en contacto con diferentes tipos de empresas son los más
idóneos para aprender a enfrentarnos al ambiente empresarial y todo lo que
implica la globalización actual. Esto es provechoso tanto para la formación
profesional y personal.
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Capítulo 05:Las Compras
Curso:
COMPRAS
***
INDICADORES DE GESTION
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Capítulo 05:Las Compras
GENERALIDADES
La Competitividad de una organización debe estar referido al Plan en el cual se
fija la visión, la misión, los objetivos y estrategias corporativas en base a un
adecuado diagnóstico situacional.
En ese contexto, los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales
de la organización y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e
identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las
actividades logísticas.
En una organización se debe contar con un mínimo de indicadores que garantice
contar con información constante, real y precisa sobre aspectos, tales como:
Efectividad, Eficiencia, Eficacia, Productividad, Calidad, Ejecución Presupuestal.
Incidencia de la Gestión. Todos constituyen los signos vitales de la organización.
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Capítulo 05:Las Compras
CONCEPTOS BASICOS
Un indicador . es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de
u proceso, que al comparas con algún nivel de referencia permite detectar
desviaciones positivas o negativas.
Es la conexión de dos medidas relacionadas entre sí, que muestran la
proporción de la una con la otra.
Trabajar con indicadores exige el disponer de todo un sistema que abarque
desde la toma de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentación de
las decisiones que permiten mejorar los procesos.
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Capítulo 05:Las Compras
HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
• Selección
• Aprobación
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Capítulo 05:Las Compras
• Test – producto
• Homologación histórica
• Cuestionario de homologación
Una vez homologado el proveedor es necesario asegurar que las
expectativas iniciales se mantengan a lo largo del tiempo. Para ello debe
realizarse una evaluación continua.
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Capítulo 05: Las Compras
• Situación Financiera
• Capacidad Operativa
• Gestión de la Calidad
• Gestión Comercial
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Capítulo 05:Las Compras
Ejemplo de homologación :
• Considerando estos 5 criterios ,se presenta el detalle de los resultados obtenidos
por el método de homologación por cuestionario enviado a la empresa a
homologar este ofrece servicios al sector minería.
Requisitos: seguridad salud y medio ambiente
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Capítulo 05:Las Compras
Tabla de rangos
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