CONTADURIA PÚBLICA

CURSO: AUDITORIA DE SISTEMAS

DOCENTE: C.P AMARIS ARIZA BOLAÑO
HOJA DE TRABAJO PARA LA

PLANEACION ESTRATEGICA

CLIENTE: CUATROJOTAS S.A.S.

PERIODO: PRIMER TRIMESTRE 2019

PREPARADO POR: CLAUDIA ARANGO PATIÑO- VICTOR MARTINEZ

VANEGAS- CLAUDIA ANDREA OSORIO CATAÑO
FECHA: 10/04/2019

REVISADO POR: SEBASTIAN CALVO FECHA: 22/04/2019

Resumen de información para la planeación estratégica

Este formulario le permite al equipo de auditoría, realizar un resumen de los temas más
significativos relacionados con los sistemas de información del cliente que deben ser
considerados durante la planeación estratégica. Se recomienda completar este formulario
después de analizar bien a la compañía.

Estructura Organizativa de las operaciones PED

Este formulario le permitirá al equipo de auditoría comprender los aspectos relativos al

ambiente de control relacionado con los sistemas computarizados.

Configuración PED

El objetivo de esta sección es ayudar al equipo de trabajo a comprender la complejidad

relativa a los sistemas computarizados del cliente con el fin de identificar los factores de
riesgo inherente y de control específico.
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RESUMEN DE INFORMACION PARA LA PLANEACION ESTRATEGICA

Resumir aspectos importantes de la planeación estratégica relativos a los sistemas de

información del cliente. Cuando sea apropiado, incluir referencias a las planillas detalladas
que respaldan las conclusiones.

Ambiente de Sistema de información

¿Se han identificado cambios significativos en los sistemas de información que puedan
afectar el examen del año actual?

No, desde su diseño e implementación en el año 2015, la empresa no ha tenido ningún

cambio significativo

Ambiente de Control o entorno de control informático

¿Ha implantado la gerencia procedimientos adecuados para planificar, supervisar y

controlar las actividades del departamento de PED?

La empresa no cuenta con un departamento de PED, la persona encargada de hacerle

mantenimiento a los servidores y/o mantenimiento a los equipos es contratado por
prestación de servicios y los realiza generalmente de manera remota.

Como apoyo dentro de la empresa está el director administrativo, quien es el contacta al

tercero que presta los servicios de mantenimiento, además cuenta con todas las claves de
los servidores, los computadores, correos y software contable, es este quien tiene el
conocimiento del funcionamiento y el único autorizado para realizar descargas para nuevos
programas, otorgar accesos, cancelar correos, realizar y dar permisos en el sistema contable
y programar los backup.

Oportunidad de Servicio al cliente

¿En qué medida y como dependen los negocios del cliente de los sistemas de información?

La empresa CUATROJOTAS S.A.S. es una empresa creada para manejar de manera

conjunta los negocios de la familia Aristizabal Vázquez, esta integra los ingresos y gastos
derivados de las 23 sociedades que buscan a través de la inversión en inmuebles
incrementar y proteger el patrimonio familiar.

La empresa CUATROJOTAS S.A.S depende completamente de los sistemas de

información, ya sus transacciones se realizan en su gran mayoría de manera virtual, la
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empresa no solo tiene negocios en Colombia sino también en otros países como Islas
Vírgenes, Canadá, Estados Unidos, entre otros y cuenta con otra sede en Miami-Florida.
La empresa cuenta con un sistema contable norteamericano que se llama QUICKBOOKS,
en el cual están creadas las 23 sociedades que conforman el negocio conjunto, en cada una
de ellas están registradas los movimientos correspondientes a la creación de la empresa
como la distribución del patrimonio, registro de activos y pasivos; los registros de costos y
gastos generados durante el año se realizan a través de CUATROJOSAS S.A.S quien tiene
con las demás empresas contratos de comodato.
La sede que se encuentra en Miami-Florida se conecta a los servidores de manera remota y
tiene acceso a la misma información que se maneja en Colombia
Todos los soportes se anexan de manera virtual no solo al a una carpeta que se encuentra en
el servidor, sino también en el sistema contable y en ONE DRIVE.
Todos los soportes de compras o pagos, facturas a clientes y autorizaciones por parte de los
jefes son enviadas por correo electrónico, los pagos se realizan a través de plataformas
virtuales, no se maneja el efectivo, así que es claro que la empresa depende completamente
de los sistemas de información para llevar a cabo su operación comercial, administrativa y
contable.

¿Se han identificado durante la planificación estratégica, expectativas específicas del

cliente relativas a sistemas de información que deben ser considerados por el equipo de
auditoría?

La empresa no cuenta con un área de auditoría interna, pero entre la contadora y el revisor
fiscal han expuesto ante el director administrativo y el gerente, la necesidad que tienen de
emigrar la información contable a un software diferente, ya que QUICKBOOKS por ser un
sistema estadounidense no está diseñado para generar reportes de acuerdo a las necesidades
fiscales Colombianas, porque para realizar declaraciones de renta, certificados tributarios e
información exógena, se debe realizar de manera manual, lo cual demanda bastante tiempo
y se incrementan las posibilidades de cometer errores.

Factores de Riesgo inherente y de control

¿Se han detectado durante la planificación estratégica factores de riesgo inherente y de

control relacionado con los sistemas de información que deberían ser considerados al
seleccionar el enfoque de auditoría para los componentes individuales?
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Se han detectado varios riesgos, que afectan generalmente el software contable
QUICKBOOKS:

 Permite modificar y/o borrar información de periodos anteriores, ya que no hay una
persona encargada de cerrar los periodos contables, lo que ha alterado la
información fiscal y financiera de años pasados.
 Los terceros son registrados y filtrados por nombre y no por NIT, así que si un
tercero es cliente y proveedor debe crearse dos veces en el sistema con un punto
adicional, lo que no permite visualizar la información completa por tercero.
 La información exógena debe realizarse de manera manual ya que el sistema no
cuenta con los parámetros necesarios para sacarlos directamente del sistema
 Lo certificados de Retefuente, Reteiva e ICA deben ser realizados en Excel, ya que
el sistema no cuenta con las opciones de parametrización de dichos impuestos.
 El sistema realiza ajustes automáticos, que mueven códigos numéricos que no
corresponden a cuentas de PUC.

Enfoque de Auditoría esperado para los componentes individuales

Identificar los componentes afectados por el uso de sistemas de información

computarizados e indicar si el enfoque de auditoría esperado implica confianza en los
controles y funciones de procesamiento computarizado o predominantemente
procedimientos sustantivos.

Componente Enfoque de auditoria esperado

Software contable Quickbooks Mirar que cada informacion ingresada sea veridica
porque lo delicado de este software es que se
puede borrar y modificar la informacion y no hay
personal encargado de cerrar los periodos.

contraseñas Es muy imortante para la empresa

saber que grado de confiabilidad
y seguridad hay con el manejo de las contraseñas
cuando se necesita hacer mantenimiento
vienen profesionales externos.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS OPERACIONES DE PED

Gerencia y Organización

¿Quién es el responsable de la administración de la función PED?

Sebastián Calvo

¿De quién depende el responsable?

De la Gerencia

¿Existe un comité de dirección de sistemas a nivel gerencial? ¿Quién es el responsable?

No existe

¿De quién depende? ¿Con que frecuencia se reúne?

CONFIGURACION DEL PED

Hardware

-CPU (proveedor y modelo). Si tiene interconexión con otras CPU, indicar cuales

-Configuración de las CPU( procesador, memoria ram, disco duro)

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Ingreso de datos y procesamiento

¿Se ingresan los datos para procesamiento únicamente en los centros de procesamiento o
también desde sitios remotos?

El procesamiento de datos se realiza de ambas maneras, ya que como antes se mencionó, la

empresa tiene una sede en Miami y además brinda también la posibilidad de trabajar a los
empleados de manera remota de acuerdo a cada situación.

Comunicaciones

Si los datos son transferidos electrónicamente entre distintas instalaciones de procesamiento

y/o terminales remotas, diagramar la red de comunicaciones, los medios de comunicación
utilizados y el riesgo en la transmisión.
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Servicio externo

Indicar el nombre de los servicios externos utilizados por el cliente para la transferencia de
datos.

No se utiliza ningún servicio Externo

RESUMEN DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE PED

Función Responsable Dotación del personal

1. Dirección General Jose Aristizabal Vásquez ________________________

2. Análisis y programación Noe Antonio Linares ____
__________________________
Análisis de Sistemas_________________________
__________________________
Programación _________________________
__________________________
Administración de Base de D__________________
__________________________
3. Operaciones
Preparación de entrada de datos Sebastian calvo__
_________________________
Operación del computador____________________
__________________________
Seguridad de datos___________________________
__________________________
Software de sistemas_________________________
__________________________
Telecomunicaciones__________________________
__________________________
Recuperación de datos________________________
___________________________
4. Otras funciones
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Control de Datos____________________________
___________________________
Almacenamiento y Backup
De archivos Sebastian Calvo_________________
____________________________
Otros_____________________________________
____________________________