METODOLOGIA DE GESTION DE PROYECTOS

DESARROLLAR LA EVALUACION DE CONOCIMIENTOS PREVIOS

GRUPO:212056-10

TRABAJO COLABORATIVO

PRESENTADO A:
AUGUSTO CASTRO TRIANA

PRESENTADO POR:
KAREN MARGARITA CORPAS ULLOA

JHON JAIRO PATERNINA

MAURICIO JOSE ACUÑA

EDWIN SILVA

EDUARDO FERNANDO GOMEZ BECERRA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA-UNAD

ESCUELA CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

ABRIL DE 2019

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 1. INTRODUCCION

A lo largo del trabajo se abordaran los conceptos de gestión de proyectos evidenciando su

disciplina y la manera en la que se está implantando de forma conceptual en el entorno
empresarial, siendo una parte fundamental la aplicación de conocimientos, metodologías,
técnicas y herramientas, en las que se puede considerar a la gestión de proyectos como una
acercamiento estructurado a las organizaciones en las que aplican sus actividades no frecuentes,
haciendo uso de planificación y por ende realización de actividades con el objeto de transformar
objetivos, ideas o propósitos en realidades.

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2. OBJETIVOS:

 Aplicar los conceptos y conocimientos adquiridos durante la apropiación de la temática

relacionada con respecto a las herramientas utilizadas en la gestión de proyectos
 Desarrollar individualmente las actividades propuestas en la Guía de actividades y rúbrica
de evaluación Fase 3
 Construir con el grupo colaborativo la Caja de Herramientas para la Gestión de Proyectos.
 Comprende la contextualización de los Proyectos y los términos específicos asociados a
su concepción y diseño.
 Reconoce la diferencia entre un proceso, las Áreas de Conocimiento y las Herramientas
que se utilizan en la Gestión de Proyectos.

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3. KAREN ULLOA:

1. ¿Qué es una Herramienta en Gestión de Proyectos?

Las herramientas de gestión es la aplicación que nos ayudara a proporcionar con los técnicas
conocimientos, habilidades y herramientas a desarrollar el control necesario para ayudar a lograr
resultados a tiempo y buenos presupuestos

2. Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos

a. Nozbe: es una herramienta de gestión de tareas y proyectos muy completa que te ayudará
a gestionar tu lista de tareas de forma sencilla y eficaz. La cual se puede sicronizar las
cuentasDropbox, Google Calendar, Evernote e incluso Twitter, crear nuevas tareas
b. Do ir tomorrow: Funciona como la agenda tradicional de toda la vida: en la interfaz
aparece una página para lo que tienes que hacer hoy y otra para mañana, tú sólo tienes que
ir anotando tus tareas y priorizando aquellas que son urgentes, el resto, como dice el
nombre de la plataforma, puedes hacerlo mañana.
c. Producteev: gestiona el trabajo en equipo ya que te permite subdividir la lista de tareas
online en acciones más pequeñas y atribuirlas a distintas personas de tu equipo de
trabajo.
d. Toodledo: ayuda a planificar la lista de tareas o la gestión de los proyectos de tu equipo
de trabajo, lo que te permitirá organizarlos según su importancia o prioridad
e. Remeberthemilk: permite gestionar tu lista de tareas online y te remite avisos y
notificaciones a tu cuenta de Gmail
f. Podio: permite gestionar tanto tu lista de tareas profesionales como personales en una
misma aplicación, y se puede integrar con otras herramientas como Google Drive,
Dropbox o Evernote.
g. OmniPlan: Funciona de una manera muy visual, ofreciéndote vistosos diagramas de
Gantt funcionales y personalizables que se adaptan a los diferente dispositivos

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 h. Asana:organizador de tareas te permite una perfecta gestión y comunicación en tiempo
real con un equipo de trabajo, así como establecer tiempos límite para cada tarea orealizar
búsquedas entre los proyectos que gestionas, entre otras muchas funcionalidades
i. Assembla:excelente herramienta para las gestión de tares y proyectos en los que se exige
un trabajo colaborativo entre los diferentes miembros de un equipo
j. BaseCamp: gestona de tareas y proyectos podrás distribuir la lista de tareas según los
diferentes roles o jerarquías de los miembros de tu equipo, establecer las
responsabilidades y objetivos de cada uno para realizar la tarea o el proyecto común, etc.
Tiene una interfaz fácil de utilizar.
k. OpenProject: Es una herramienta muy visual que ofrece diagramas de Gantt para
planificar y llevar el seguimiento de las diferentes tareas, permite también gestionar
informes y documentos y se puede integrar con otras herramientas, entre otras
características
l. Wunderlist: herramienta muy útil para trabajos colaborativos ya que ofrece la opción
de delegar tareas a otros usuarios del equipo

3. ¿Cuál es la utilidad para la Gestión de Proyectos, de cada una de las 12

Herramientas?

La utilidad de la estas herramientas es la gestión de tareas y proyectos de acuerdo a la prioridad,

el propósito, el tiempo, fecha de entrega, miembros que componente el equipo, la cual permite
facilitar a controlar los proyectos.

5
MAURICIO ACUÑA:

4. ¿Qué es una Herramienta en Gestión de Proyectos?

La Gestión de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto; de tal forma
que una herramienta de gestión de proyecto es aquella que nos sirve para desarrollar la
estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para
alcanzar los resultados a tiempo y dentro de lo presupuestado.

Además, hay que señalar que la administración eficiente de un proyecto implica la

utilización de procesos de gestión específicos para cada una de las etapas del mismo:
inicio, planificación, ejecución, control y cierre, también existe una gran variedad de
herramientas que son utilizadas para la gestión de proyectos, y dado a esta enorme
variedad, podríamos decir que el principal problema no es encontrar herramientas sino
identificar cual es la que mejor se adapta a nuestras necesidades.

5. Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos

6. ¿Cuál es la utilidad para la Gestión de Proyectos, de cada una de las 12
Herramientas?

Los puntos 2 y 3 se desarrollan en la siguiente tabla:

HERRAMIENTA DEFINICIÓN UTILIDAD PARA LA

GESTIÓN DE
PROYECTOS
La planificación Se refiere a los procesos de Es esencial para que los
estratégica identificación de objetivos, miembros del equipo de
y la elección de medios y personas que forman parte

6
 acciones para llegar a del proyecto sepan,
alcanzarlos. Realizar una primero si es posible
buena planificación alcanzar los objetivos
estratégica y usar marcados y segundo, cómo
metodologías específicas llegar hasta ellos.
de gestión de proyectos es
fundamental para poder
evaluar y sostener
proyectos y organizaciones
complejas. Existen muchas
formas de hacer una
planificación estratégica,
pero casi siempre pasa por
una serie de pasos más o
menos estandarizados.
Juicio de Experto (Ganar- Es un conjunto de Puede usarse prácticamente
Ganar). opiniones que pueden en todas las fases del
aportar profesionales proyecto, como
expertos en una industria o pueden ser en:
Disciplina concreta,  Planificación y
relacionadas con un definición del
proyecto y/o un área de alcance.
conocimiento concreta.  La definición de las
este tipo de información actividades del
puede ser obtenida dentro proyecto.
o fuera de la organización,  Las estimaciones de
en forma gratuita o por actividades,
medio de una contratación, recursos y costos.
en asociaciones  El análisis de
profesionales, cámaras de riesgos.
comercio, instituciones  La planificación de

7
 gubernamentales, compras y
universidades, etc. adquisiciones.
Aseguramiento de Son las formas de se utiliza para determinar si
Calidad. conseguir que el proyecto un proceso es estable o no,
se lleve a cabo con calidad, o si tiene un
o sea, que cumpla los comportamiento
requisitos y predecible, los límites
especificaciones del superior e inferior de las
mismo. especificaciones se basan
en los requisitos del
contrato estos límites,
reflejan los valores
máximo y mínimo que son
permisibles.
Monitoreo y Control. Es el proceso de seguir y Permite conocer en qué
revisar el avance del estado está el Proyecto,
Proyecto para cumplir con identificar problemas y
lo definido en el plan de poder tomar medidas
Dirección de Proyecto y preventivas, o correctivas,
conseguir la satisfacción de lo cual puede conllevar la
los interesados. modificación del Plan
inicial. También nos sirve
para identificar nuevos
riesgos para el Proyecto y
analizar, revisar y
monitorear los riesgos que
ya teníamos identificados.
Plan de Gestión de La Gestión de la Calidad Son útiles o necesarios, por
Calidad. del Proyecto trata sobre la ejemplo: para mostrar
gestión tanto de la calidad cómo el sistema de gestión
del proyecto como del de la calidad del proyecto

8
 producto del proyecto. Se se aplica a un caso
aplica a todos los específico;
proyectos, cumplir con los requisitos
independientemente de la legales, reglamentarios o
naturaleza de su producto. del cliente;
Las medidas y técnicas en el desarrollo y
relativas a la calidad del validación de nuevos
producto son específicas al productos o procesos;
tipo de producto generado demostrar, interna y/o
por el proyecto. externamente, cómo se
cumplirá con los requisitos
de calidad;
organizar y gestionar
actividades para cumplir
los requisitos de calidad y
objetivos de la calidad;
optimizar el uso de
recursos para el
cumplimiento de los
objetivos de la calidad;
minimizar el riesgo de no
cumplir los requisitos de
calidad;
utilizarlos como base para
dar seguimiento y evaluar
el cumplimiento de los
requisitos para la calidad;
en ausencia de un sistema
de la gestión de calidad
documentada.
Entregables de Trabajo El concepto de EDT (en El propósito de una EDT

9
(EDT). inglés WBS) fue es organizar y definir el
desarrollado por el alcance total aprobado del
Departamento de Defensa proyecto según lo
de los Estados Unidos. declaradoen la
La descomposición es la documentación
subdivisión (creando un vigente.Todo trabajo del
árbol) de los entregables proyecto debe poder
del proyecto en rastrear su origen en una o
componentes más más entradas de la EDT.
pequeños y manejables,
hasta que el trabajo y los
entregables queden
definidos a nivel de
paquetes de trabajo.
Equipo de Trabajo Representa las estructuras Tiene una doble finalidad:
(Liderazgo). organizativas y las  Desempeña un
personas que las dirigen, papel informativo.
mostrando las relaciones  Obtener todos los
jerárquicas y elementos de
competenciales del equipo autoridad, los
u organización. diferentes niveles
de jerarquía, y
larelación entre
ellos.
Administración del Es la disciplina que La utilidad general de la
Riesgo. combina los recursos administración de riesgos
financieros, humanos es: evitar pérdidas o gastos
materiales y técnicos de un significativos derivados de
proyecto, para identificar o la exposición al riesgo de
evaluar los riesgos las empresas.
potenciales y decidir cómo

10
 manejarlos con la
combinación optima de
costo efectividad.
Presupuesto. Los presupuestos del En la toma de decisiones y
proyecto constituyen los para la determinación de
fondos autorizados para emprender un nuevo
ejecutar el proyecto. El proyecto los presupuestos
desempeño de los costos son herramientas
del proyecto se medirá con fundamentales, en la
respecto al presupuesto medida que permiten un
autorizado. conocimiento anticipado de
los flujos que se producirán
y poder determinar la
rentabilidad con base en
los ingresos y costos.
Cronograma. Es una lista de todos los Es una herramienta
elementos terminales de un bastante extendida entre
proyecto con sus fechas quienes emprenden un
previstas de comienzo y proyecto empresarial o de
final. mercadotecnia por primera
vez, así como para marcar
pequeñas tareas relativas a
una sección o dependencia
de grandes compañías.
Lecciones Aprendidas. Las Lecciones Aprendidas Las sesiones de lecciones
pueden definirse como el aprendidas pueden
conocimiento adquirido en realizarse al cierre de una o
base a las experiencias que de varias de las fases de los
se dan durante la proyectos, de tal forma que
realización de uno o varios se pueda aprovechar este
procesos durante el Ciclo aprendizaje en las fases

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 de Vida de un proyecto. siguientes, y al final del
proyecto, para
aprovecharlas en futuras
iniciativas; las lecciones
aprendidas por cada uno de
los miembros no deberán
ser en si un
autoaprendizaje, sino una
puesta a disposición de
conocimientos hacia los
demás.
Auditoria y cierre de Es una revisión La auditoría de proyectos
Proyectos. estructurada e permite a los interesados
independiente para conocer, con certeza y de
verificar si en el proyecto forma objetiva, el estado
se está cumpliendo con los de un proyecto en un
resultados, los plazos, los momento dado y si este se
beneficios, el costo y los mueve dentro de los
planes previstos; y para márgenes de tolerancia
determinar que ajustes se establecidos, y si no es el
deben aplicar para corregir caso, entonces identificar
las desviaciones el origen de las
destacadas. desviaciones.

12
EDWIN SILVA:

1. ¿Qué es una Herramienta en Gestión de Proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para suministrar la estructura, la flexibilidad y el

control a los miembros de un equipo de trabajo para alcanzar objetivo propuesto.
Es factor fundamental la administración eficiente de un proyecto ya que acarrea la utilización de
procesos de gestión para cada una de las etapas: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
Existe diversidad de herramientas que son utilizadas para la gestión de proyectos, dado lo
anterior, es necesario mencionar que el primordial problema no es encontrar herramientas sino
reconocer cual es la que mejor se ajusta a nuestra situación y necesidades.

2. ¿Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos?

3. ¿Cuál es la utilidad para la Gestión de Proyectos, de cada una de las 12
Herramientas?

A continuación se da desarrollo a los puntos 2 y 3.

1. Planeación estratégica

Definición: La Planeación Estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer el

quehacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las metas previstas,
teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su entorno. En este sentido, es una
herramienta fundamental para la toma de decisiones al interior de cualquier organización.
Utilidad: la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto los líderes,
como los miembros de la organización, comprendan y evalúen la situación de la
organización. Esto, ayuda a alinear al equipo con el fin de que empleen un lenguaje común
basado en la misma información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y de valor
para la organización. El plan estratégico de una organización establece el quehacer de cada
miembro, lo que garantiza que las acciones de cada uno estén direccionadas hacia el
cumplimiento de las metas a futuro.

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 2. Juicio de experto (Ganar- Ganar)

Definición: Es un conjunto de opiniones que pueden brindar profesionales expertos en una

industria o disciplina, relacionadas al proyecto que se está ejecutando.Este tipo de información
puede ser obtenida dentro o fuera de la organización, en forma gratuita o por medio de una
contratación, en asociaciones profesionales, cámaras de comercio, instituciones gubernamentales,
universidades.

Utilidad:preverla integración del proyecto, el control integrado de cambios, el cierre

administrativo y cierre de los contratos, planificacion y definición del alcance, la definición de las
actividades del proyecto, las estimaciones de actividades, recursos y costos, el análisis de riesgos
y la planificacion de compras y adquisiciones.

3. Aseguramiento de Calidad.

Definición: El Sistema de Calidad es el conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades,

recursos y procedimientos de la organización de una empresa, la cual lo establece para llevar a
cabo la gestión de su calidad. Para desarrollar este sistema de calidad.

Utilidad: Se realiza una empresa para plantear, organizar, dirigir y controlar la calidad en su
sistema de producción con el objetivo de dar al cliente productos con la calidad adecuada.

4. Monitoreo y Control.

Definición: permite conocer en qué estado está el Proyecto, identificar problemas y poder tomar
medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación del Plan inicial.
También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto y analizar.

Utilidad: revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados. Nos aseguramos que se
identifiquen todos los riesgos que pueden afectar a nuestros Proyecto y se implementen los planes
apropiados de respuesta a esos riesgos.

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 5. Plan de Gestión de Calidad.

Definición: Este proceso describe las actividades que determinan responsabilidades, objetivos y
políticas de calidad. Con el fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue
emprendido.

Utilidad: Es útil y necesario para:

 mostrar cómo el sistema de gestión de la calidad de la organización se aplica a un caso
específico;
 cumplir con los requisitos legales, reglamentarios o del cliente;
 en el desarrollo y validación de nuevos productos o procesos;
 demostrar, interna y/o externamente, cómo se cumplirá con los requisitos de calidad;
 organizar y gestionar actividades para cumplir los requisitos de calidad y objetivos de la
calidad;
 optimizar el uso de recursos para el cumplimiento de los objetivos de la calidad;
 minimizar el riesgo de no cumplir los requisitos de calidad;
 utilizarlos como base para dar seguimiento y evaluar el cumplimiento de los requisitos para
la calidad;
 en ausencia de un sistema de la gestión de calidad documentado.

6. Entregables de Trabajo (EDT).

Definición: La Estructura Desglosada de Trabajo (EDT), también conocida como

WBS(WorkBreakdownStructure) es una técnica muy conocida y de vital importancia para la
gestión de proyectos medianos y grandes ya que nos ayuda a identificar los paquetes de trabajo,
responsables, presupuestos y recursos necesarios para llevar a cabo la ejecución de cualquier
proyecto.

Utilidad:
 Dependiendo del método de descomposición del trabajo utilizado, la EDT
puede también definir el ciclo de procesos y los entregables de cada fase.
Esta descomposición del alcance del proyecto permite balancear la necesidad de
la gestión del proyecto de controlar el proyecto con un nivel adecuado de detalle.
 Dotar al equipo de dirección del proyecto con un marco de referencia adecuado para la
toma de decisiones sobre el avance del proyecto.
 Facilitar la comunicación entre el director de proyecto y los interesados a lo largo de la
vida del proyecto. LA EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones
de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la vez que
facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.

15
  La EDT es un elemento clave en los demás procesos del proyecto.

7. Equipo de Trabajo (Liderazgo).

Definición: El liderazgo ha sido definido como la actividad de influenciar a la gente para que se
empeñe voluntariamente en el logro de los objetivos del grupo. El liderazgo es el proceso de
realización de un grupo de personas, convirtiéndolo en un equipo que genera resultados.

Utilidad: Dirigir y coordinar. También depende del tipo de estructura y del objetivo común de la
organización. Los líderes políticos, sociales o religiones tienen diferentes formas de actuar.

8. Administración del Riesgo.

Definición: se puede definir entonces como el proceso de identificación, medida y

administración de los riesgos que amenazan la existencia, los activos, las ganancias o al personal
de un proyecto, o los servicios que ésta provee.

Utilidad: permitir tomar los riesgos adecuados, proveyendo el conocimiento y la comprensión de

dichos riesgos, identificando los recursos y esfuerzos necesarios para alcanzar los resultados
deseados, además de proveer los medios para la temprana detección y corrección de decisiones
erradas o inadecuadas.

9. Presupuesto.

Definición: costos de las actividades del proyecto a lo largo de toda la vida del mismo, de tal
forma que se pueda disponer de información económica del costo del proyecto en su conjunto y
también por fases. El resultado de este proceso dará lugar a la línea de costos, que servirá como
punto de partida para controlar si la ejecución de los costos del proyecto se ajusta a esta
previsión.

Utilidad: 1. Conocer la inversión inicial y total en la que se debe incurrir para la ejecución de un
proyecto.
2. Determinar las fuentes de financiación de las cuales se va obtener la inversión requerida para el
proyecto.
3. Definir el tiempo de recuperación de la inversión.
4. Estimar la rentabilidad y establecer la viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta el costo de

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oportunidad de la inversión.
5. Determinar el ciclo vida del proyecto.

10. Cronograma.

Definición: Muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las
relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto.

Utilidad: son herramientas sencillas y accesibles para fijar los tiempos de ejecución de las fases
de un proyecto. Generalmente, se realizan durante la última etapa de la planificación de un
proyecto, cuando ya se han definido elementos sustanciales como los objetivos que se pretenden
alcanzar, los recursos a utilizar y los gastos iniciales.

11. Lecciones Aprendidas.

Definición: Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido en base
a las experiencias que se dan durante la realización de uno o varios procesos durante el Ciclo de
Vida de un proyecto.

Utilidad:Durante la realización de actividades a lo largo de cada fase y desde la reflexión y el

análisis crítico sobre los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente a esa
experiencia se pueden extraer las Lecciones Aprendidas que pueden generar una, posible o real,
Amenaza o una Oportunidad.

12. Auditoria y cierre de Proyectos.

Definición: Las auditorías de proyecto son evaluaciones independientes destinadas a la

formación de una opinión sobre la situación de la organización, departamento o proyecto. El
objetivo de llevar a cabo una auditoría del proyecto puede variar desde comprobar y verificar el
estado del proyecto, determinar la pertinencia y la veracidad de los presupuestos y los gastos y
garantizar el alcance adecuado.

Utilidad: la auditoria de proyectosPuede utilizar las opiniones de la auditoría de proyecto para

desarrollar planes de recuperación para que el proyecto vuelva a encarrilarse.

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JHON JAIRO PATERNINA:

HERRAMIENTA EN GESTIÓN DE PROYECTOS:

La Gestión de Proyectos consiste en aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y

el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios
a tiempo y dentro del presupuesto.
Las empresas deben tener herramientas que les sirvan para planeación, organización, control y
seguimiento de proyectos, dichas herramientas favorecen la utilización de recursos, verificación
de los resultados, satisfacción del cliente final del proyecto, entre otras ventajas.

HERRAMIENTAS DE LA GESTION DE PROYECTOS:

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: los procesos de identificación de objetivos, y la elección

de medios y acciones para llegar a alcanzarlos. Realizar una buena planificación estratégica y
usar metodologías específicas de gestión de proyectos es fundamental para poder evaluar y
sostener proyectos y organizaciones complejas.

Es útil porque permite ordenar las relaciones causa- efecto existente entre los objetivos o metas a
alcanzar y los programas que se implementarán para lograrlos. Es importante que podamos
analizar en diferentes escenarios la relación entre los proyectos y los objetivos que queremos
alcanzar, pudiendo priorizar los diferentes objetivos y teniendo un marco de análisis lo
suficientemente consistente y flexible, que permita establecer las relaciones entre cada proyecto y
cada objetivo. De este modo la planificación estratégica permite realizar una selección de los
proyectos que asegure su contribución a los objetivos estratégicos de los países y las entidades
promotoras y que los resultados esperados se definan a partir de una priorización adecuada. La
planificación estratégica es una de las herramientas que permite lograr mayor efectividad en el
desarrollo y son usadas por las organizaciones ejecutoras de los proyectos y receptoras del
financiamiento para justificar las medidas tomadas orientadas al desarrollo y para cumplir con los
requerimientos establecidos por los promotores.

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2. JUICIO DE EXPERTOS: opiniones que pueden brindar profesionales expertos en una
industria o disciplina, relacionadas al proyecto que se está ejecutando.

Este tipo de información puede ser obtenida dentro o fuera de la organización, en forma gratuita o
por medio de una contratación, en asociaciones profesionales, cámaras de comercio, instituciones
gubernamentales, universidades.
Se utiliza para
* Integración del proyecto.
* El control integrado de cambios.
* El cierre administrativo y cierre de los contratos.
* Planificación y definición del alcance.
* La definición de las actividades del proyecto.
* Las estimaciones de actividades, recursos y costos.
* El análisis de riesgos.
* La planificación de compras y adquisiciones.

3. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: aplicación sistemática de las actividades planificadas

relativas a la Calidad, para asegurar que el Proyecto utilice todos los procesos necesarios para
cumplir con los requisitos de Calidad. Este proceso tiene como propósito garantizar que el equipo
de Proyecto emplea los procesos establecidos para satisfacer los requisitos de Calidad,
auditándolos y analizándolos, contra los estándares de Calidad planificados y contra las
mediciones del control de la Calidad.
Es útil porque al garantizar la calidad de los procesos garantiza la calidad del producto o servicio
final del proyecto.

4. MONITOREO Y CONTROL: Es el proceso de seguir y revisar el avance del Proyecto para

cumplir con lo definido en el plan de Dirección de Proyecto y conseguir la satisfacción de los
interesados

Es útil porque permite conocer en qué estado está el Proyecto, identificar problemas y poder
tomar medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación del Plan
inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto y analizar, revisar y
monitorear los riesgos que ya teníamos identificados. Nos aseguramos que se identifiquen todos

19
los riesgos que pueden afectar a nuestros Proyecto y se implementen los planes apropiados de
respuesta a esos riesgos.

5. PLAN DE GESTION DE CALIDAD: La gestión tanto de la calidad del proyecto como del
producto resultado del proyecto. La calidad se aplica a todos los proyectos, independientemente
de la naturaleza de su producto. Las técnicas y medidas a adoptar, relativas a la calidad del
producto final, serán específicas para cada producto resultado del proyecto.
Es útil porque asegura resultados con calidad del proyecto en:

 Límites del proceso. Describe la finalidad, el inicio y el final de los procesos, sus entradas
y salidas, los datos necesarios. Así como, si corresponden, el propietario y los actores
interesados en los procesos.
 Configuración del proceso. Un diagrama de flujo de los procesos para facilitar el análisis
de las interfaces identificadas.
 Métricas del proceso. Las utilizadas en la medición del control del estado y rendimiento
de los procesos.
 Objetivos de rendimiento mejorado. Para guiar las actividades de mejora del proceso.

6. ENTREGABLES DEL PROYECTO: es cualquier producto medible y verificable que se

elabora para completar un proyecto o parte de un proyecto. Si el proyecto fuese una fábrica, los
entregables son lo que produce esa fábrica. Existen entregables intermedios (internos), que se
utilizan para producir los entregables finales que validará el cliente del proyecto.

Son útiles porque ayudan a definir el alcance del proyecto y el avance del trabajo en el proyecto
debe ser medido monitoreando el avance en los entregables.

7. DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO: Hacer un seguimiento del rendimiento de los

miembros del equipo, recoger de ellos información de retroalimentación, resolver incidencias,
polémicas y coordinar los cambios necesarios para mejorar el rendimiento. El equipo de
dirección del proyecto debe observar el comportamiento del equipo. Así como gestionar
cualquier conflicto que se presente y evaluar el rendimiento.
Es útil porque garantiza la ejecución del proyecto acorde a lo plasmado por la dirección.

8. GESTION DEL RIESGO DE PROYECTOS: incluye los procesos relacionados con llevar a
cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los
riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los

20
Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir
la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de conocimiento. Cada
proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas, dependiendo de las necesidades del
proyecto.
Es útil porque previene riesgos que pueden afectar o disminuir los resultados del proyecto.

9. DETERMINACION DEL PRESUPUESTO: Se suman los costos estimados de las

actividades individuales o paquetes de trabajo, para establecer una línea base de costos
autorizada. La línea base incluye los presupuestos autorizados y reservas para contingencias, pero
excluye las reservas de gestión.

Es útil porque determina el presupuesto del proyecto distribuido en el tiempo, que se usa como
referencia respecto de la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del
coste del proyecto.

10. GESTION DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO: consiste en integrar los procesos
anteriores, es decir, definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de las mismas para
crear el cronograma del proyecto. Normalmente este proceso es llevado a cabo mediante una
herramienta de planificación y suele ser también, un proceso iterativo, que determina las fechas
de comienzo y de fin para las actividades planificadas. Iterativo por que muy probablemente
requiera de una o varias revisiones de los estimados de duración y recursos para desarrollar un
cronograma de Proyecto realista y aprobado, que servirá como línea de base con respecto a la
cual mediremos el avance real del Proyecto.
Es útil porque define el tiempo de ejecución de cada actividad del proyecto para evitar retrasos.

11. LECCIONES APRENDIDAS EN LA GESTION DE PROYECTOS: Es documentar las

lecciones aprendidas una vez que un proyecto ha llegado a su fin es una de las mayores
responsabilidades de un Director de Proyecto. De esta información dependerá alcanzar un buen
nivel de comprensión de los propios errores, muy necesario para proyectos futuros, y única forma
de evitar que se repitan los mismos fallos una y otra vez.
Es útil porque evita que se vuelva a presentar:

 Los errores cometidos.

 Los riesgos a que le proyecto se vio expuesto.

21
  Las decisiones que mejor funcionaron.
 Los procesos y técnicas que más eficiencia y efectividad aportaron.

12. AUDITORIA Y CIERRE: verificación de que todo el trabajo bajo contrato y todos los
productos entregables subcontratados han sido aceptados. Incluye también, actividades
administrativas.Según el PMBOK© el cierre de proyectos incluye dos procesos:
• Cerrar el Proyecto o la Fase del Proyecto
• Cerrar las Adquisiciones
El primer proceso es parte del área de Integración mientras que el segundo es parte de

Adquisiciones. Estos procesos son aplicables a todas las actividades de cierre que pueden ocurrir
repetidamente en diferentes etapas de un proyecto.
Pero el cierre más importante y a su vez el más descuidado de las etapas de un proyecto,
corresponde a su finalización y tiene lugar en la etapa final de su ciclo de vida. Al cierre del
proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres
de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y que el
proyecto ha alcanzado sus objetivos.

Es útil e importante realizar la auditoria final para evaluar el cumplimento del proyecto y el cierre
del mismo acorde al ciclo de vida del proyecto.

22
 CAJA DE HERRAMIENTAS DE LA GSETION DE PROYECTOS:

1. ERP para gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un proceso que implica la planeación, ejecución, control y cierre de un

proyecto con metas específicas y en un tiempo determinado. Así, garantiza el logro de los planes
planteados, así como la sobrevivencia de las compañías y su innovación constante.

La base de la gestión de proyectos es la planificación detallada, la ejecución y el control de los

pasos implicados en este proyecto: sus recursos, esfuerzos, costos y horas invertidas. Cada plan
tiene un ciclo de vida que delimita las acciones y los tiempos en que estas se ejecutan, llevándolo
a su culminación.
Para poder realizar una buena gestión existen herramientas como los sistemas ERP que facilitan
la organización de recursos para el desarrollo de las operaciones. Esta metodología aumenta la
productividad y el rendimiento, y está orientada a finiquitar el proyecto establecido con el
cumplimiento de las metas planteadas.

El sistema de planificación de recursos empresariales o enterpriseresourceplanning (ERP) es un

software desarrollado para gestionar los principales procesos empresariales. En la gestión de
proyectos posibilita la planificación de recursos, costos, estructuras y tiempos de manera efectiva
y visualmente amigable.

Esta herramienta tecnológica requiere un desarrollo mediano por parte de la compañía para su
implementación. Esto se debe a que su correcta utilización permite el intercambio de datos con
otros sistemas para optimizar los tiempos y las acciones en torno a un proyecto determinado.
Entre las características de estos sistemas integrados se encuentra:
Operabilidad y actualización de estatus en tiempo real. Esto genera una vista panorámica del
proyecto y sus lineamientos, y permite prever baches en su desarrollo.
Base de datos interactiva que pueda relacionarse con otros módulos de la empresa (contabilidad y
finanzas, por ejemplo). Genera información confiable para el desarrollo de proyectos y posibilita
la medición de riesgos.

Apariencia coherente. Los módulos diseñados coherente e intuitivamente facilitan el uso de este
tipo de sistemas.

Una de las ventajas más resaltantes de los sistemas ERP es la automatización de ciertos procesos
que, de otra manera, podrían tomar más tiempo. Este es un beneficio relevante, ya que los
proyectos tienen ciclos de vida delimitados y, para cumplir con este plazo, optimizan sus
procesos o actividades.

23
Adoptar un sistema integrado es beneficioso, pero implica unas condiciones previas. Entre ellas
está el conocer a detalle las áreas involucradas en el desarrollo del proyecto, relacionar su
impacto con cada una de ellas y determinar las secciones que necesitan permanecer en constante
comunicación para la ejecución del plan. Sumado a esto se debe tener muy en claro qué equipo
que usará el sistema y cuáles son sus necesidades.

Para ello, es importante conocer las distintas interfaces que ofrecen los sistemas ERP, ya que
muchos de ellos poseen software libre que no requiere una gran inversión económica. Usar este
tipo de sistemas requiere una constante revisión y evolución puesto que está intrínsecamente
ligado al inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto.

Además de su papel en la gestión de proyectos, un sistema ERP facilita el flujo de información

entre las unidades de negocios. Permite una integración perfecta de los sistemas y crea una visión
holística de la empresa para respaldar la toma de decisiones. En muchas organizaciones, el ERP
se considera el sistema operativo clave, de cuyo correcto desenvolvimiento recae la capacidad de
la compañía para sobrevivir y crecer.

Quonext te ofrece un software de gestión ERP para empresas que trabajan por proyectos que
permite la gestión de todos los aspectos (técnicos, administrativos y financieros) de la compañía.
Gracias al módulo para la gestión avanzada de proyectos: QuoProject, con el que podrás
gestionar todos tus procesos al detalle y aumentar el rendimiento de ellos.

Quonext es consciente de las necesidades específicas de este tipo de compañías, en las que tienen
un papel fundamental aspectos como:

 Estudios previos
 Generación de presupuestos
 Gestión de materiales, obras y gastos
 Análisis
 Especificaciones de cada sector
 Solicita tu presupuesto

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Herramienta: Juicio de Experto (Ganar-Ganar).

¿En qué consiste? Es un conjunto de opiniones que pueden aportar profesionales expertos
en una industria o disciplina concreta, relacionadas con un proyecto y/o un área de
conocimiento concreta. Este tipo de información puede ser obtenida dentro o fuera de la
organización, en forma gratuita o por medio de una contratación, en asociaciones
profesionales, cámaras de comercio, instituciones gubernamentales, universidades, etc.

¿Para qué se utiliza? Puede usarse prácticamente en todas las fases del proyecto, como
pueden ser en:
• Planificación y definición del alcance.
• La definición de las actividades del proyecto.
• Las estimaciones de actividades, recursos y costos.
• El análisis de riesgos.
• La planificación de compras y adquisiciones.

Área de Conocimiento:
Tiempos, costos, alcance, calidad, riesgos.
Grupo de Procesos: planificación, definición,

Relación con una herramienta:

 Lecciones aprendidas, debido a que la información aportada por expertos nos puede
enriquecer el conocimiento sobre nuestro proyecto y ayudar a superar los errores que se
puedan presentar.

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Herramienta: Aseguramiento de Calidad.

¿En qué consiste? Son las formas de conseguir que el proyecto se lleve a cabo con calidad,
o sea, que cumpla los requisitos y especificaciones del mismo.

¿Para qué se utiliza?se utiliza para determinar si un proceso es estable o no, o si tiene un
comportamiento predecible, los límites superior e inferior de las especificaciones se basan en
los requisitos del contrato estos límites, reflejan los valores máximo y mínimo que son
permisibles.

Área de Conocimiento:
Calidad, riesgos.
Grupo de Procesos: seguimiento y control

Relación con una herramienta:

 Monitoreo y control, debido a que se realiza un constante seguimiento de los objetivos del
proyecto.

Herramienta: Monitoreo y Control.

¿En qué consiste? Es el proceso de seguir y revisar el avance del Proyecto para cumplir con
lo definido en el plan de Dirección de Proyecto y conseguir la satisfacción de los
interesados.

¿Para qué se utiliza? Permite conocer en qué estado está el Proyecto, identificar problemas
y poder tomar medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación
del Plan inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto y
analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados.

Área de Conocimiento:
Seguimiento, calidad, riesgos.
Grupo de Procesos: seguimiento y control

Relación con una herramienta: Aseguramiento de la calidad, debido a que se realiza un

constante seguimiento de los objetivos del proyecto, y analiza las posibles fallas para
asegurar que se estén llevando a cabo los objetivos del proyecto.

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2. CONCLUSIONES

Mediante la elaboración de esta actividad nos fue posible ampliar los conocimientos sobre la
gestión de proyectos, identificando cuales son las herramientas que podemos utilizar en la
elaboración de cualquier proyecto que deseemos emprender.
Se pudo comprender cuales son, para que nos puedan servir y en qué etapa del proyecto podemos
utilizar y apoyarnos en las herramientas que definimos e identificamos durante esta actividad.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

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Direccion de empresas. Escuela de organización industrial. Recuperado de:
https://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/04/16/herramientas-para-la-gestion-de-proyectos/
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proyectos: Una visión integral. Recuperado de:
https://www.researchgate.net/publication/228457562_Herramientas_corporativas_de_gest
ion_de_proyectos_Una_vision_integral
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https://xabier.barandiaran.net/2015/09/01/planificacion-estrategica-y-gestion-de-
proyectos/
 La planificación estratégica en los proyectos de desarrollo (2016). Recuperado de:
http://www.itmplatform.com/es/blog/la-planificacion-estrategica-en-los-proyectos-de-
desarrollo/
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MANAGEMEN. Recuperado de: https://www.gladysgbegnedji.com/realizar-el-
aseguramiento-de-la-calidad/
 Monitoreo y Control del Proyecto. Recuperado de: https://uv-mdap.com/programa-
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 GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO. La guía PMBOK. Recuperado de:
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recuperado de: https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/conceptos-
fundamentales-direccion-de-proyectos/lecciones-aprendidas-de-un-proyecto
 Figuerola N. El cierre de los proyectos. Recuperado de:
https://articulospm.files.wordpress.com/2012/04/cierre-de-los-proyectos.pdf
 Software de gestión de proyectos: https://www.quonext.com/sectores/erp-gestion-
proyectos
 Revista de Iniciación Científica. "Exploración en los sistemas CRM/ERP como estrategia
en el sector PYMES". Universidad Tecnológica de Panamá.
Clifford F. Gray; Erik W. Larson. Administración de proyectos. Editorial Mc Graw Hill.
Journal of Engineering and Education. "Implementación de recursos empresariales (ERP)
en las organizaciones desde la coevolución".

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