DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO

90001

Actividad: Caso AA1

Presentado por: Ruth Vicky Quintana Forero

Confecciones S.A
La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir, con 5 años de experiencia en la industria
indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de producción, una femenina y
otra masculina.

La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes

actividades:
• Encargo u orden de compra de un cliente
• Diseño de las prendas solicitadas
• Selección de modelos y telas
• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma
• Corte de material
• Armado y costura de las prendas
• Etiquetado
• Empaque
• Entrega al cliente

Para esto cuenta con máquinas como:

• Máquinas de corte
• Máquinas de coser
• Planchas de vapor
• Prensas
• Máquinas de teñir

Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que

presente sus avances frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar
realizando pedidos.
Juan Rodríguez, quien es el encargado del área administrativa, no sabe qué
presentar a su cliente como avance del Sistema de Gestión de la Calidad, pues
desconoce en qué consiste su desarrollo.
Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que Juan
Rodríguez le solicita entregar un listado de la información que se debe y
se podría documentar para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir
con lo solicitado por Juan Rodríguez, enuncie a continuación la documentación
para el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.,
clasificándola según el origen de la misma (Interna y externa) y argumentando
en el caso de las “Especificaciones” y en los documentos de origen externo,
por qué considera importante cada documento propuesto.

Documentación para el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa

Confecciones S.A.

Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a

cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias
para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos
estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de
satisfacción.

La adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión

estratégica para una organización que le puede ayudar a mejorar su
desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de
desarrollo sostenible

Información documentada de origen interno corresponde a aquella que es

elaborada, aprobada y controlada por la organización para la ejecución de sus
actividades. Esta documentación debe ser una herramienta flexible y debe
estar diseñada teniendo en cuenta la realidad y las particularidades de cada
organización.

 Establecimiento de la política de la calidad (Numeral 5.2. de la

Norma NTC ISO 9001): La alta dirección debe establecer, implementar
y mantener una política de la calidad que: sea apropiada al propósito y
contexto de la organización y apoye su dirección estratégica; que
proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los
objetivos de la calidad; que incluya un compromiso de cumplir los
requisitos aplicables, e incluya un compromiso de mejora continua del
sistema de gestión de la calidad.
  objetivos de la calidad y planificación para lograrlos (Numeral 6.2
de la Norma NTC ISO 9001): deben ser coherentes con la política de la
calidad, medible, aplicable, pertinente para la conformidad de los
productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente,
deben ser objeto de seguimiento y actualización según corresponda.

 Alcance del Sistema de Gestión (Numeral 4.3. de la Norma NTC ISO

9001): La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del
sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance. El alcance
del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar
disponible y mantenerse como información documentada. El alcance
debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos.

 Mapa de Procesos: Es una representación gráfica que ayuda a

visualizar todos los procesos que existen en una empresa y la
interrelación que hay entre ellos. A pesar de que en la Norma NTC ISO
9001 no existe el requisito de desarrollar concretamente un mapa de
procesos, este se ha convertido en una buena práctica para identificar
los procesos, su aplicación a través de la organización y determinar la
secuencia e interacción de los mismos.

El enfoque a procesos implica la definición y gestión sistemática de los procesos

y sus interacciones, con el fin de alcanzar los resultados previstos de acuerdo
con la política de la calidad y la dirección estratégica de la organización. La
gestión de los procesos y el sistema en su conjunto puede alcanzarse utilizando
el ciclo PHVA con un enfoque global de pensamiento basado en riesgos dirigido
a aprovechar las oportunidades y prevenir resultados no deseados.

 Caracterización de proceso: Documento que describe y proporciona la

información principal de cada uno de los procesos de la organización. Una
caracterización puede incluir información como: Objetivo del proceso,
responsable, proveedores, entradas, procedimientos, salidas, clientes,
entre otras.

 Manual de calidad: Documento que permite identificar y describir la forma

en la cual la organización da cumplimiento a cada uno de los requisitos o
numerales de la Norma NTC ISO 9001.

 Procedimientos: Documento que proporciona el paso a paso para llevar a

cabo una actividad del proceso. Para este tipo de documento pueden
utilizarse diagramas de flujo, videos, fotografías o sólo texto.
Información documentada de origen externo

Los documentos de origen externo son aquellos que no son elaborados por la
organización pero que son incluidos o adoptados por el Sistema de Gestión ya
que representan una ayuda y/o guía para el correcto desarrollo de los
procesos.

 Requisitos legales: Hace referencia a las Leyes, Decretos, Resoluciones

entre otros documentos; y que son obligatorio cumplimiento y son establecidos
por un organismo legislativo, dentro de estos podemos encontrar estos
requisitos básicos para una empresa.
 RUT (El Registro Único Tributario –RUT)- constituye el mecanismo único para
identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad
de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes
declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común,
los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los
importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos
de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales - DIAN.
 NIT (Número de Identificación Tributaria NIT): constituye el número de
identificación de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los
contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria,
aduanera y cambiaria (artículo 4º del Decreto 2788 de 2004), y en especial
para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.
 Normas internacionales: Son diferentes estándares internacionales usados
para la estandarización de procesos y la realización de sus actividades como
la familia de normas ISO 9001, las normas de la OIT.
 Manuales, catálogos: Son documentos suministrados por empresas que
suministran productos o servicios en los que se indican procedimientos y
pautas para el uso adecuado de herramienta, materia prima, así como evitar
mala manipulación de estos. En este caso de la empresa pueden ser los
manuales de operación de las máquinas de coser, planchas, guías rápidas
entre otras para su instalación, operación, mantenimiento, garantía entre
otros.