20.2 Pinar - 2013-2014

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR 2013 Código GD-D-XX
Fecha 19/07/2013
SECRETARÍA GENERAL
GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR 2013 - 2014
OBJETIVO: Ejecutar las acciones a corto plazo que la Agencia debe adelantar para atender
sus prioridades en materia de gestioó n documental, en el marco del desarrollo de las
iniciativas del Programa de Gestioó n Documental – PGD de la Entidad.
Clasificación de la Información: Puó blica
Instancia de Aprobación: Comité de Archivo
Nombre Cargo Firma Fecha

ISABEL ABELLO ALBINO Secretaria General
Presidente del Comiteó Institucional de
Desarrollo Administrativo
DIANA CAROLINA ENCISO Jefe de la Oficina Asesora de Planeacioó n
UPEGUI Secretaria Teó cnica Comiteó Institucional
de Desarrollo Administrativo
Elaborado Por:
Nombre Cargo Firma Fecha

LUISA MARGARITA Experto G3 Grado 7 de la Secretaríóa
MESTRE SEQUEDA General
JOSEÉ ANTONIO BUELVAS Contrato 227-13 / Profesional Archivista

MARINO
FANNY SALAZAR Contrato 186-13 / Teó cnico Archivista
ESTUPINÑ AN
Centro Empresarial C 75 pisos 2 y 3 Bogotá, Colombia

Carrera 7 # 75- 66
Conmutador (571) 255 8955
www.defensajuridica.gov.co
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Contenido
1. Introduccioó n.....................................................................................................................................................- 3 -
2. Alcance..............................................................................................................................................................- 3 -
3. Acciones del PINAR..........................................................................................................................................- 5 -
4. Armonizacioó n.................................................................................................................................................- 11 -
4.1 Armonizacioó n del PGD con el Modelo Estaó ndar de Control Interno - MECI.....................................- 11 -
4.2 Armonizacioó n del PGD con el Sistema de Gestioó n de la Calidad NTCGP 1000.................................- 12 -
5. Plan de capacitacioó n en gestioó n documental...............................................................................................- 12 -
6. Presupuesto para gestioó n del PINAR y PGD................................................................................................- 12 -
7. Anexo..............................................................................................................................................................- 13 -

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1. Introducción
El artíóculo 8 del Decreto 2609 de 2012 establece que el Plan Institucional de Archivos –
PINAR es un instrumento archivíóstico esencial para desarrollar la gestioó n documental de
las entidades puó blicas.
El presente PINAR se formuloó para adelantar acciones en materia de gestioó n documental a

corto, a partir del anaó lisis de las siguientes necesidades de la entidad:
- Definicioó n de las instancias de la gestioó n documental en la Agencia

- Lineamientos para la implementacioó n de la Directiva Presidencial Nuó mero 04 de
2012 sobre Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administracioó n
- Elaboracioó n del Cuadro de Clasificacioó n Documental – CCD
- Elaboracioó n de la Tabla de Retencioó n Documental – TRD
- Ajuste del Mapa de procesos desde la gestioó n documental
- Banco terminoloó gico
- Tabla de control de acceso
- Tercerizacioó n de la gestioó n documental
- Capacitacioó n en gestioó n documental
La elaboracioó n de PINAR de la Agencia establece la planeacioó n y seguimiento de las

actividades necesarias para el cumplimiento del PGD, en cuya implementacioó n se deben
contemplar aspectos de recurso humano, tecnoloó gico, presupuesto y de infraestructura,
alineados con la Plataforma Estrateó gica de la Entidad.
2. Alcance
El PINAR de la Agencia preveó el desarrollo de las acciones a corto plazo, es decir lo que
queda del 2013 y el anñ o 2014.
El PINAR, al igual que el PGD de la Agencia se enmarca las siguientes estrategias definidas
en la Resolucioó n 035 del 7 de febrero de 2013, por medio de la cual se adopta la plataforma
estrateó gica de la Entidad:

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Líónea: “Información Estratégica: Esta línea de direccionamiento

contiene todo lo relevante a la obtención de información de
calidad como lo es: gestión de información, procesamiento de
datos, tecnología y procesos.”
Políóticas: “Definición de las políticas, procedimientos, procesos e

indicadores que garanticen una adecuada gestión de la
información de la Agencia.”
“La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y sus

funcionarios estarán comprometidos a guardar total reserva y
confidencialidad de la información que se maneje, en ejercicio del
cumplimiento de sus funciones.”
Objetivos estrateó gicos: “Generar desarrollo institucional mediante el desarrollo de un

modelo de Gestión del Conocimiento.”
“Impulsar la gerencia pública, innovación institucional y el

monitoreo y evaluación de resultados de todas las dependencias.”
Plan Operativo Anual 2013.
Foco 4. Eficiencia administrativa: “El objetivo es adelantar las actividades tendientes a

construir un modelo de gerencia eficiente en la Agencia, que involucre el mejoramiento
continuo. Se espera administrar y gestionar de manera eficiente los bienes y servicios de la
Entidad, diseñar, documentar e implementar el proceso de gestión documental, así como
diseñar e implementar los mecanismos que permitan el funcionamiento de los recursos de
tecnologías de la información y las comunicaciones y la protección de la información de la
Entidad.”

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3. Acciones del PINAR
A continuacioó n se relacionan y describen las acciones del PINAR 2013 - 2014:
3.1 Definición de las instancias de la gestión documental en la Agencia.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 060 de 2000 y los Decretos 2578 y
2609 de 2012 la Agencia debe definir las instancias de la gestioó n documental mediante acto
administrativo.
3.2 Lineamientos para la implementación de la Directiva Presidencial Número 04

de 2012 sobre Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración.
La Agencia debe adoptar mediante acto administrativo los lineamientos para dar
cumplimiento a la Directiva No. 04 de 2012, para la racionalizacioó n, simplificacioó n y
automatizacioó n de los traó mites, los procesos, procedimientos y servicios internos, con el
propoó sito de eliminar la duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna,
eficiente y eficaz prestacioó n del servicio en la gestioó n de la Entidad.

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* Mismo profesional de la actividad 3.1.
3.3 Normalización de instrumentos archivísticos
La normalizacioó n de la gestioó n documental tiene como objetivo establecer, disenñ ar e

implementar los instrumentos archivíósticos senñ alados en el Decreto 2609 de 2012, con el
fin de producir o recibir en la Agencia documentos con estaó ndares archivíósticos.
Los siguientes son los instrumentos archivíósticos que se implementaraó n en la Agencia:
a) Cuadro de Clasificación Documental - CCD

El Cuadro de Clasificacioó n Documental - CCD de la Agencia tiene como fin reflejar la
jerarquizacioó n y clasificacioó n de la documentacioó n producida por la Entidad de forma
orgaó nica funcional. En el CCD se debe registrar jeraó rquicamente las secciones,
subsecciones, las series, subseries y las tipologíóas documentales, codificar, identificar y
organizar cada una de ellas en cada dependencia de la Agencia.
b) Tabla de Retención Documental - TRD

La TRD es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, la implementacioó n de la TRD
entre otros beneficios contribuyen a la racionalizacioó n de la produccioó n documental y al
manejo integral de los documentos.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2002, artíóculo 24, es obligacioó n de la Agencia elaborar y

adoptar las respectivas tablas de retencioó n documental - TRD.
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Para la elaboracioó n de las TRD se debe tener en cuenta la metodologíóa y actividades

indicadas en los acuerdos del Archivo General de la Nacioó n 039 de 2002 y 004 de 2013.
c) Mapa de Procesos
La Agencia debe ajustar su Mapa de Procesos, con el fin de tener en cuenta la produccioó n
documental, las caracteríósticas de los documentos, los soportes, y los flujos documentales;
asíó mismo describir las funciones de las dependencias de la Entidad.
d) Banco Terminológico
En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 la Agencia debe elaborar a partir de la TRD el
Banco Terminoloó gico, el cual tiene como objetivo agrupar y describir cada una de las series,
subseries y tipos documentales, normalizando e identificando sus contenidos, su caraó cter
administrativo, legal, fiscal o teó cnico.
e) Tabla de Control de Acceso Documental

La Agencia debe elaborar la Tabla de Control de Acceso de los Documentos a partir de la
TRD; con el propoó sito de establecer las categoríóas adecuadas de derechos y restricciones de
seguridad, aplicables al acceso de sus documentos.
En el siguiente cuadro se presentan las actividades y los recursos necesarios para la

elaboracioó n de los instrumentos de normalizacioó n:

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* Profesionales asumidos por cada aó rea.
3.4 Tercerización de la gestión documental
Por conveniencia teó cnica y administrativa la Agencia viene aplicando la políótica de mejores
praó cticas en tercerizacioó n de los servicios de gestioó n documental, para lo cual tiene en
cuenta los costos entre hacerlos y contratarlos, la confiabilidad de los proveedores y el
control de la relacioó n proveedor – cliente; con el objetivo de operar la gestioó n documental a
traveó s de la contratacioó n de servicios, y dedicarse a las actividades que son claves y críóticas
para la defensa jurídica del Estado.
Las especificaciones teó cnicas y los requisitos para la contratacioó n de los servicios de
depoó sito, custodia, organizacioó n, reprografíóa y conservacioó n de documentos de archivo
establecidos entre otra la siguiente normatividad: Ley 1409 de 2010, Ley 594 de 2000,
Decreto 1515 de 2013, Acuerdo No. 37 de 2002 y el Acuerdo No. 060 de 2001.

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Los servicios que a tercerizar en este periodo son:
 Servicios de comunicaciones oficiales, organizacioó n de archivos y consultas, con el

objeto de atender las actividades de recepcioó n, distribucioó n, control, organizacioó n,
atencioó n de consulta y preó stamo, conservacioó n y disposicioó n final de los documentos
de archivos (Anaó logos o digitales) que de en administracioó n.
Este servicio incluye el suministro de insumos para archivo como cajas, carpetas y
ganchos, entre otros. De igual manera incluye el soporte y mantenimiento del
aplicativo de gestioó n documental ORFEO.
 Servicio de envíóos de comunicaciones oficiales a traveó s de un operador postal

autorizado, con el objeto de prestar el servicio de recepcioó n, recoleccioó n, clasificacioó n,
curso y entrega de correo, correspondencia y demaó s servicios postales que se requieran
de conformidad con las disposiciones que regulan los servicios postales.
 Servicio de depoó sito y custodia de documentos de archivo, cuyo objeto es arrendar una
bodega para conservar cajas de archivos, incluida la administracioó n de las mismas.

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3.5 Programa de Auditoría y Control
El objetivo de este programa es el seguimiento y control a las actividades del PINAR para la
elaboracioó n y/o implementacioó n de los servicios y/o servicios derivados del desarrollo de
las iniciativas del PGD, a traveó s de herramientas como los niveles de servicios y el
aseguramiento de la calidad, con el fin de asegurar la adecuada gestioó n del mismo y la
consecucioó n de los resultados y productos definidos.

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* Profesional asumido por el aó rea.

** Mismo archivista de la actividad 3.4
4. Armonización
Durante la elaboracioó n, disenñ o e implementacioó n de los servicios y/o productos del PINAR,
estos se deben armonizar con los elementos comunes del MECI y la NTCGP 1000, con el fin
integrarlos en beneficio del principio de la políótica de eficiencia administrativa.
4.1 Armonización del PGD con el Modelo Estándar de Control Interno -

MECI
El MECI 1000: 2005 estaó integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control,
de los cuales para la identificacioó n de los elementos comunes en materia de gestioó n
documental y su integracioó n con el PGD, se tendraó n en cuenta todos, y especialmente los
siguientes:
Subsistema 2: Control de Gestioó n
Componente 2.2: Informacioó n Elementos de Control

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Elementos: Informacioó n Primaria, Informacioó n Secundaria, y Sistemas de

Informacioó n
4.2 Armonización del PGD con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP

1000
Para identificar los elementos comunes en materia de gestioó n documental y su integracioó n

con el PGD, se tendraó n en cuenta todos los numerales de la Norma NTCGP 1000, y en
especial el numeral 4.2, que trata sobre la Gestioó n Documental del Sistema de Gestioó n de la
Calidad, el cual incluye:
a) las declaraciones de la políótica de la calidad y de los objetivos de la calidad,

b) el manual de la calidad,
c) los procedimientos documentados y los registros requeridos en esta Norma, y
d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento
de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificacioó n, operacioó n y control
de sus procesos.
Asíó mismo el control de documentos y registros del sistema.
En el Anexo A (Informativo), la NTCGP 1000:2009, asocia los requisitos del numeral 4.2 con
la legislacioó n propia de la gestioó n documental en Colombia, basada en la Ley 594 de 2000.
5. Plan de capacitación en gestión documental
La Agencia debe cumplir con los Planes de Capacitacioó n 2013 y 2014 adoptados mediante
actos administrativos, en cuanto a la capacitacioó n en archivos para todos los funcionarios,
apoyados en el Archivo General de la Nacioó n u otras entidades competentes; de igual forma
el AÉ rea de Gestioó n documental debe capacitar a los servidores de la Agencia en la medida
que se implementen las iniciativas del PGD, y actualicen los procedimientos y servicios de
gestioó n documental.
6. Presupuesto para gestión del PINAR y PGD

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Se requiere que la Agencia traveó s de Plan Estrateó gico asigne las siguientes partidas
presupuestales para el desarrollo del PINAR 2013 - 2014. Este presupuesto estaraó
integrado en el Presupuesto Anual de la entidad.
7. Anexo
a. Cronograma de implementacioó n del PINAR 2013 – 2014.

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Clasificación de la Información: Puó blica

Instancia de Aprobación: Comité de Archivo

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El presente PINAR se formuloó para adelantar acciones en materia de gestioó n documental a

- Definicioó n de las instancias de la gestioó n documental en la Agencia

La elaboracioó n de PINAR de la Agencia establece la planeacioó n y seguimiento de las

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Políóticas: “Definición de las políticas, procedimientos, procesos e

“La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y sus

Objetivos estrateó gicos: “Generar desarrollo institucional mediante el desarrollo de un

“Impulsar la gerencia pública, innovación institucional y el

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3. Acciones del PINAR

A continuacioó n se relacionan y describen las acciones del PINAR 2013 - 2014:

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3.3 Normalización de instrumentos archivísticos

La normalizacioó n de la gestioó n documental tiene como objetivo establecer, disenñ ar e

Los siguientes son los instrumentos archivíósticos que se implementaraó n en la Agencia:

a) Cuadro de Clasificación Documental - CCD

b) Tabla de Retención Documental - TRD

En cumplimiento de la Ley 594 de 2002, artíóculo 24, es obligacioó n de la Agencia elaborar y

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Para la elaboracioó n de las TRD se debe tener en cuenta la metodologíóa y actividades

e) Tabla de Control de Acceso Documental

En el siguiente cuadro se presentan las actividades y los recursos necesarios para la

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3.4 Tercerización de la gestión documental

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Los servicios que a tercerizar en este periodo son:

 Servicios de comunicaciones oficiales, organizacioó n de archivos y consultas, con el

 Servicio de envíóos de comunicaciones oficiales a traveó s de un operador postal

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3.5 Programa de Auditoría y Control

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* Profesional asumido por el aó rea.

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Subsistema 2: Control de Gestioó n

Componente 2.2: Informacioó n Elementos de Control

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