Manual Aplicativo GTS – Despachos

GTS – Cargue de guías con

cita

Elaborado por: Excelencia Operativa

Blu Logistics
Fecha: 27 de Julio de 2017
Versión: 1.0
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Índice
Índice ............................................................................................................................................. 2
Creación del Archivo para Cargue ................................................................................................. 3
Cargue de Archivos del sistema .................................................................................................... 4
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Creación del Archivo para Cargue de guías con Cita

Para la creación del archivo se debe trabajar en Excel y se deben respetar los encabezados que
veremos a continuación:

Esta información se debe diligenciar de la siguiente forma:

Cod_Cliente: se debe ingresar el código del cliente para Blu Logistics pero no es un campo
obligatorio ya que el sistema GTS ya trae amarrada la cuenta previamente.

Referencia: se debe ingresar el número de documento interno del cliente como por ejemplo
número de factura o remisión.

Dane: Se debe ingresar el código Dane de la población de destino.

Población: se debe ingresar el nombre de la población de destino.

Destinatario: Se debe ingresar el nombre del destinatario.

Dirección: se debe ingresar la dirección de destino del cliente. (Tener en cuenta no usar
caracteres extraños como @ o $).

Teléfono: se debe ingresar el teléfono del contacto.

Unidades: Se ingresa el número de cajas o unidades que se están despachando.

Kilos: Se debe ingresar el número de kilos de todo el despacho o mercancía.

Kilos Volumen: se debe ingresar el número de kilos volumen de todo el despacho o mercancía.

Observaciones: Se deben ingresar las observaciones que se tengan con respecto al despacho.

Descripción de la mercancía: Se debe ingresar el contenido de la guía.

Producto/servicio: Se ingresa el tipo de servicio con el que se va a despachar la mercancía.

Nota: Cuando la cuenta tiene parametrizado un solo tipo de servicio no es necesario ingresarlo
pero si se va a despachar con un servicio diferente al estándar se debe ingresar el código del
producto.

Códigos de Producto Blu:

1. Estándar Blu con pesaje: 10

2. Estándar Blu sin pesaje: 11
3. Blu directo: 12
4. Aéreos: 30

E-mail destinatario: Se debe ingresar el correo electrónico del destinatario. (No es un campo
obligatorio).

Fecha Cita: se debe ingresar la fecha y hora de la cita en el siguiente formato: 15/06/2017 13:00.
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Hora Inicial: se debe ingresar la hora inicial de la cita en formato hora militar: 13:00.

Hora Final: se debe ingresar la hora final de la cita en formato hora militar: 13:00.

Cargue de Archivos del sistema

Nota 1: Es importante que la información siempre lleve los encabezados ya que el sistema filtra
por los nombres para el cargue del archivo.

Una vez creado el archivo en Excel que queremos subir hacemos los siguientes pasos:

Ingresamos por la pestaña de guías y damos clic en Cargue de Archivo:

Posteriormente damos clic en adjuntar para buscar el archivo.

El sistema va a procesar la información que contiene nuestro archivo para posteriormente

generar las guías.
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(Imagen de procesamiento del archivo)

(Imagen de proceso de creación de guías)

En este proceso se pueden presentar 2 (Dos) Casos puntuales, que el archivo suba sin errores o
que el archivo suba con errores por lo cual podemos ver:

1. Archivo SIN errores: Después de subir el archivo si no presenta ningún error se debe
Confirmar, para que las guías queden guardas en GTS.

(Imagen de guías cargadas sin errores)

1. Archivo con errores: el sistema nos mostrara el tipo de error y ubicación por lo cual
debemos seleccionar el mismo y corregirlo.
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(Imagen de guías cargadas con errores)

Importante: Una vez las guías no presenten errores en el proceso de cargue es importante dar
clic en Confirmar para que las mismas queden creadas en el sistema.

Confirmar para que las mismas queden creadas en el sistema.

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Una vez creada la cita se puede consultar en Alertran de la siguiente forma: