Instructivo para Matriculas de Estudiantes de Grado PDF

DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y Página: 1 de 26
COMUNICACION
PROCESO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Versión: 1.0
MANUAL DE USUARIO
UC-DTIC-CSI-FOR-005 Vigencia desde: 21-Mar-18
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Analista de Tecnologías de la Información Coordinador/a de Sistemas de Información Director de Tecnologías de
Información y Comunicación
Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
DTIC
MANUAL DE USUARIO
Instructivo para matrículas de

estudiantes de grado
Autor: Revisor:
Ing. Yolanda Aucapiña Ing. Catalina Morocho
Ing. Jackeline Bermeo
17 de Febrero de 2019
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MANUAL DE USUARIO

Contenido
Acceso al sistema 3
Terminología 3
Procesos y Subprocesos 3
Inicio de sesión 4
Pasos para el registro de matrícula 4

1. Consideraciones generales 4
2. Selección del servicio académico 5
3. Ver información 6
4. Matricúlate 8
3.2. Ficha de datos personales 9
Datos personales 10
Ingresar domicilio del estudiante 10
Subir archivo 11
Educación secundaria 12
Establecer colegio de procedencia 12
Educación superior 14
Vivienda familiar 14
Bienes familiares 15
Integrantes 16
Buscar persona 16
Ingresos y egresos del grupo familiar 17
Documentación habilitante 18
Finalizar el proceso de registro de información 19
Imprimir la ficha de datos personales 20
3.3. Registro de matrícula 20
Finalizar registro de matrícula 24
Eliminar asignaturas registradas 24
Registrar aportes voluntarios 25
3.4. Pendiente de pago 26
3.6. Matriculados 26
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INSTRUCTIVO PARA MATRÍCULAS DE ESTUDIANTES DE

GRADO
El presente instructivo detalla los pasos a seguir durante el proceso de matrícula de un

estudiante de grado en un servicio ofertado por la Universidad de Cuenca.
Acceso al sistema
Para acceder al sistema digite en el navegador de su preferencia la siguiente dirección:
http://estudiante.ucuenca.edu.ec.
Terminología
Procesos y Subprocesos
Proceso: Se refiere a cada uno de las etapas por las cuales pasa un estudiante para su
inscripción o matrícula, por ejemplo: proceso de Inscripción o matrícula; previo a
encontrarse inscrito o matriculado en algún servicio académico que se oferte en la
Universidad de Cuenca.
Subproceso: Se refiere el flujo de pasos que forman parte de un proceso, entre los
principales subprocesos constan
Proceso Subprocesos
Registro de información
Matrícula Matriculación
Generación de Cobro
Pendiente de Pago
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Matriculado
Inicio de sesión
Al ingresar a la url http://estudiante.ucuenca.edu.ec se presenta la siguiente página de
inicio de sesión, en la cual debe ingresar su dirección de correo institucional y la contraseña
correspondiente (información que fue enviada a su correo electrónico personal).
Pasos para el registro de matrícula

A continuación se detallan cada uno de los pasos que debe seguir un estudiante para
registrar su matrícula.
1. Consideraciones generales
Al realizar el proceso de matrícula es importante tenga en cuenta las siguientes

consideraciones:
● No finalice un subproceso si no está seguro de la información ingresada ya que una

vez finalizado no se podrá realizar modificaciones.
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● Al registrar la ficha de datos personales, si en la sección Educación Secundaria no

encuentra en el listado la institución educativa en la cual estudió y/o el título de
bachiller obtenido diríjase a la Unidad de Matrícula y Admisión.
● Durante el registro de su ficha de datos personales en la octava sección
Documentación habilitante si es usted menor de edad o extranjero la copia del
certificado de votación es opcional.
● Para finalizar el registro de su ficha de datos personales el botón FINALIZAR se
encuentra en la última sección Finalizar el proceso de registro de información.
● Durante el registro de matrícula las asignaturas aparecerán cargadas por defecto, si
elimina una ellas no podrá agregarla nuevamente, además debe considerar que si no
cumple un número mínimo de créditos la matrícula tendrá un costo (ver Registro de
matrícula).
2. Selección del servicio académico
Pasos:
1. Acceder al menú GRADO con lo que el sistema presentará la pantalla con el listado
de opciones disponibles donde se debe seleccionar la opción “PERMITE
MATRICULARTE EN UNA CARRERA DE GRADO”
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2. Seleccione la carrera dando clic sobre la fila correspondiente, que automáticamente

se resaltará en color azul.
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3. Dar clic en uno de los botones ubicados en la cabecera de la tabla, cuya

funcionalidad se describe en las siguientes secciones.
3. Ver información
Pasos:
1. Seleccionar una carrera y dar clic en el botón VER INFORMACIÓN.
2. El sistema presentará una página que contiene la siguiente información de la oferta:
a. Datos de la oferta: Incluye información general de la oferta como como nombre,

fechas de inicio y fin.
b. Prerrequisitos: Presenta las asignaturas que es necesario haber aprobado

previamente para matricularse en las asignaturas de la oferta
c. Procesos: Presenta el proceso de la oferta con sus respectivas fechas de inicio,
fin y los subprocesos que incluye , de los que se detalla el orden, nombre, tipo,
fecha inicio y fecha fin, debe tener en consideración que el sistema le permitirá
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acceder a cada uno de los subprocesos solamente si se encuentra dentro de las

fechas establecidas para el mismo.
Los subproceso incluidos son:
● Registro de Información: Permite el registro de la información solicitada. del

estudiante
● Matriculación: Consiste en la selección de asignaturas y el horario para cada
una, adicionalmente se le permitirá revisar el costo generado (si existe) e
indicar los valores para aportes voluntarios, si desea realizarlos.
● Generación de cobro: Este subproceso es realizado de forma automática por
el sistema, y consiste en la generación del cobro correspondiente a los
valores establecidos durante el registro de matrícula.
● Pendiente de pago: Permite la impresión del comprobante de pago con el
que puede cancelar el valor de su matrícula.
● Matriculados: Si la matrícula no tuvo costo alguno o luego de cancelar el
valor generado usted se encontrará en este subproceso. Este paso puede
tardar 48 horas posteriores al pago realizado.
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4. Matricúlate
Para iniciar el proceso

2 de matrícula seleccione una oferta y de clic en el botón
“MATRICÚLATE” con lo que el sistema presentará el primer subproceso a realizar.
La ventana presentada incluye, en la parte superior, un cuadro de selección que le permitirá

navegar entre los subprocesos y una barra que indica el avance respecto al total de
subprocesos.
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3.2. Ficha de datos personales
Este primer subproceso permite el registro de su información personal y familiar, la ficha

consta de ocho secciones que deben ser llenadas de forma completa para que el sistema le
permita finalizar y continuar al siguiente subproceso.
Durante el registro de la ficha es importante recordar que:
● Puede moverse entre las diferentes secciones dando clic en la pestaña

correspondiente o con los botones ANTERIOR y SIGUIENTE ubicados tanto al inicio
como al final de cada sección.
● Para que el sistema permita modificar los datos de la sección previamente debe dar
clic en el botón EDITAR que se encuentra en cada una de las secciones tanto al inicio
como al final.
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● El botón GUARDAR será habilitado cuando se hayan ingresado todos los campos
solicitados y ninguno de ellos contenga un error, en cuyo caso bajo el campo con un
valor incorrecto se presentará un mensaje que indica la causa del error o en otros
casos se presentará un mensaje en un rectángulo rojo.
1. Datos personales
En esta primera sección ciertos datos básicos serán cargados de forma automática y no le
será posible editarlos, ingrese todos los datos solicitados y al terminar de clic en el botón
GUARDAR.
Ingresar domicilio del estudiante
El ingreso de domicilio se realiza mediante un formulario específico, por lo que debe seguir
los pasos que se indican a continuación:
1. Clic en el botón AGREGAR que se encuentra junto al campo, con lo que el sistema
presentará el formulario de ingreso.
2. Ingresar al menos el campo CALLE PRINCIPAL, y luego dar clic en el botón GUARDAR.
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3. Al guardar los cambios el formulario se presentarán junto al campo DIRECCIÓN y se

le permitirá editar en caso de ser necesario.
Subir archivo
Para cargar un archivo (en este caso una fotografía) realice lo siguiente:
1. En el componente ubicado junto al campo de clic en el botón ELEGIR, con esto el

sistema abrirá una ventana de navegación en la cual debe ubicar y seleccionar el
archivo.
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2. Una vez haya seleccionado el archivo este se presentará dentro del componente, si
desea eliminarlo de clic en el botón .
3. Clic en el botón subir para cargar el archivo.
2. Educación secundaria
En esta sección deberá registrar el colegio en el cual estudió, el título de bachiller obtenido,
el año de graduación, la nota registrada en su acta de grado y seleccionar el valor máximo
sobre el cual fue establecida su nota de graduación, la cual puede ser 10, 20 o 100.
Para seleccionar el colegio de procedencia y el título de bachiller revise los pasos descritos
en la siguiente sección. Si en el listado presentado no se encuentra la institución educativa o
el título de bachiller que usted requiere, por favor acérquese a la Unidad de Matrícula y
Admisión.
Establecer colegio de procedencia
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Para registrar el colegio en el cual realizó sus estudios secundarios debe realizar lo siguiente:
1. Clic en el botón EDITAR ubicado en la parte superior de la “Seccion 2 - EDUCACIÓN

SECUNDARIA”.
2. Junto a la etiqueta se visualiza el botón para desplegar la interfaz de búsqueda
3. Ingresar un texto y presionar la tecla Enter con lo cual el sistema presentará los
resultados obtenidos, seleccione un registro, dando clic sobre la fila
correspondiente, luego de clic en el botón “GUARDAR”.
4. Al guardar el nombre del registro seleccionado se presentará junto al campo, si

requiere modificarlo repita los pasos descritos.
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3. Educación superior
En esta sección deberá seleccionar la respuesta (Si o no) a las dos preguntas planteadas
referentes a su educación superior.
4. Vivienda familiar
En esta sección deberá ingresar información sobre la vivienda familiar, para esto, seleccione
el tipo de tenencia, la zona en la cual se encuentra ubicada, el material con el cual fue
construida y el tipo de edificación; busque y seleccione la ciudad en donde se ubica la
vivienda siguiendo los pasos descritos en Establecer colegio de procedencia, finalmente
ingrese la dirección.
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5. Bienes familiares
En esta sección deberá registrar los bienes de los que dispone el grupo familiar, los campos
que deberá ingresar son el número de propiedades renteras, no renteras y vacacionales;
número de vehículos y el valor acumulado del avalúo de los mismos (será 0 solamente si el
número de vehículos es 0); número de líneas telefónicas y seleccionar si dispone de
servicios de TV cable o similares (Si o no).
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6. Integrantes
Permite el registro de información general sobre los integrantes que componen el grupo
familiar.
Para el registro del jefe de familia siga los pasos detallados en la sección Buscar persona
Buscar persona
Para ingresar o buscar una persona, deberá realizar lo siguiente:

1. Clic en el botón EDITAR ubicado junto a la etiqueta del campo, para desplegar el
formulario de ingreso.
2. Si el tipo de identificación seleccionado es CÉDULA luego de ingresar el número de
clic en el botón con lo que los datos de la persona se cargarán

automáticamente, si por el contrario, el tipo de identificación seleccionado es
PASAPORTE deberá ingresar los datos de la persona de forma manual siendo
obligatorios la identificación, primer nombre y primer apellido. Al terminar de clic en
el botón GUARDAR
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3. Al guardar el nombre de la persona con su identificación aparecerán junto a la

etiqueta del campo, posteriormente podrá modificar los datos dando clic en el botón
EDITAR o eliminar la persona registrada dando clic en
7. Ingresos y egresos del grupo familiar
En esta sección se deben registrar los valores de ingresos y egresos del grupo familiar de
acuerdo a los rubros indicados, debe considerar que el total de ingresos debe ser mayor a 0
y al total de egresos; si esto no se cumple se presentará un rectángulo en color rojo, en la
parte inferior del formulario, con un mensaje que indica el error detectado.
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8. Documentación habilitante
En esta sección final deberá cargar los archivos pdf que corresponden a los documentos
solicitados considerando que si es usted menor de edad o extranjero la copia del certificado
de votación es opcional. Para cargar los archivos en cada uno de los campos deberá realizar
los pasos descritos en Subir archivo.
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Finalizar el proceso de registro de información
Una vez se hayan realizado todos los cambios necesarios en las diferentes secciones de la
ficha, puede FINALIZAR el subproceso dando clic en el botón FINALIZAR que se encuentra
en la última sección de la ficha. Es importante recordar que una vez hecho esto no se le
permitirá realizar cambio alguno en la información registrada y automáticamente avanzará
al subproceso siguiente.
Al finalizar el proceso se presenta el siguiente mensaje de advertencia:
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COMUNICACION
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Imprimir la ficha de datos personales
Una vez se haya finalizado el subproceso ficha de datos personales se presentará en la parte
final de cada una de las secciones el botón imprimir, que al dar clic abrirá una nueva
ventana en la que se encuentra la ficha en formato pdf.
3.3. Registro de matrícula
Luego de finalizar el registro de la ficha de datos personales, el sistema pasará al subproceso

registro de asignaturas, en este subproceso se presentará una ventana que contiene las
siguientes secciones:
1. Asignaturas registradas:
1.1. Para estudiantes regulares las asignaturas ya están precargadas y con su

horario respectivo como se visualiza en la siguiente pantalla
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1.2. Para el caso de estudiantes no regulares puede agregar las asignaturas

mediante la opción AGREGAR como se indica en la siguiente pantalla
En la pantalla para agregar las asignaturas se tienen lo siguientes ítems:
● Asignaturas disponibles: Mediante código de colores indica que asignaturas se le

permite o no agregar.
● Tipo de Asignaturas: Indica si la asignatura pertenece a la estructura del estudiante o
no.
● Captcha: Valida que no se trate de un robot; el aplicativo no permite adicionar las
asignaturas si no se verifica este campo.
● Listado de asignaturas que puede agregar.
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Para agregar asignaturas se debe seleccionarlas, validar el captcha y seleccionar AGREGAR A

LA MATRÍCULA.
Recuerde que mientras no ingrese el captcha la opción “AGREGAR A LA MATRÍCULA” no se

habilitará.
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Una vez que se han agregado las asignaturas debe seleccionar el horario y el horario
para prácticas.
2. Detalle de costos: Muestra los costos generados por matrícula (en caso de existir)
además le permitirá registrar los aportes voluntarios para FEUE o ASO ESCUELA y
presentará el total a pagar.
3. Resumen de gratuidad: Presenta información sobre la gratuidad de la matrícula, y

ciertos criterios que pueden ser la razón por la cual su matrícula tiene un costo. Por
ejemplo si el número de horas en las que debe matricularse en el periodo para que
la matrícula sea gratuita es 10 y el número de horas en las que se matricula es
inferior la matrícula tendrá un costo.
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Finalizar registro de matrícula
Siempre que todas las asignaturas tengan un horario establecido en la parte final del
formulario se presentará el botón CONTINUAR, al dar clic en este se finalizará el registro de
matrícula.
En base al valor del campo TOTAL A PAGAR pueden darse los siguientes casos:
1. Si el total a pagar es 0: El sistema pasará automáticamente al subproceso

Matriculados ya que no se requiere generar un orden de pago
2. Si el total a pagar es mayor a 0: El sistema cambiará al subproceso Pendiente de

pago en el cual se le permitirá descargar la orden de pago correspondiente.
Eliminar asignaturas registradas
Previo a eliminar una asignatura registrada debe considerar que no podrá agregarla
nuevamente y si no cumple el número de mínimo de horas especificado en la sección
RESUMEN DE GRATUIDAD su matrícula tendrá un costo.
Si está seguro de eliminar una o varias de las asignaturas realice lo siguiente:
1. Marque la casilla correspondiente a la(s) asignatura(s) que desea eliminar, luego de

clic en el botón ELIMINAR.
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2. En el cuadro de confirmación presentado de clic en el botón ACEPTAR.
Registrar aportes voluntarios
Si desea registrar un aporte voluntario tanto para FEUE como para ASO ESCUELA realice lo
siguiente:
1. De clic sobre la celda que corresponde a la columna SUBTOTAL con lo que se le

permitirá ingresar un valor.
2. Dar clic fuera de la celda con lo cual el sistema presentará una ventana de cargando
mientras calcula el nuevo valor de TOTAL A PAGAR.
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3.4. Pendiente de pago
En este subproceso se le permitirá descargar la orden de pago con la que podrá efectuar el
pago correspondiente.
Para imprimir su papeleta de pago de clic en el botón DESCARGAR, esto abrirá una nueva
ventana que contiene el documento en formato pdf.
3.6. Matriculados
Si existió un valor a pagar una vez se haya procesado su pago, lo cual puede tardar hasta 48
horas luego de realizado, su registro pasará automáticamente del subproceso PENDIENTE
DE PAGO a MATRICULADO, lo cual indica que usted cumplió todos los pasos establecidos y
el proceso de matrícula culminó con éxito.
En este subproceso se le permitirá descargar la FICHA DE MATRÍCULA (que deberá ser

entregado en la secretaría de su carrera) y el COMPROBANTE DE MATRÍCULA dando clic en
los botones correspondientes.
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El presente instructivo detalla los pasos a seguir durante el proceso de matrícula de un

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Pasos para el registro de matrícula

Al realizar el proceso de matrícula es importante tenga en cuenta las siguientes

● No finalice un subproceso si no está seguro de la información ingresada ya que una

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● Al registrar la ficha de datos personales, si en la sección Educación Secundaria no

2. Selección del servicio académico

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. Seleccione la carrera dando clic sobre la fila correspondiente, que automáticamente

3. Dar clic en uno de los botones ubicados en la cabecera de la tabla, cuya

1. Seleccionar una carrera y dar clic en el botón VER INFORMACIÓN.

2. El sistema presentará una página que contiene la siguiente información de la oferta:

a. Datos de la oferta: Incluye información general de la oferta como como nombre,

b. Prerrequisitos: Presenta las asignaturas que es necesario haber aprobado

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acceder a cada uno de los subprocesos solamente si se encuentra dentro de las

● Registro de Información: Permite el registro de la información solicitada. del

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para iniciar el proceso

La ventana presentada incluye, en la parte superior, un cuadro de selección que le permitirá

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.2. Ficha de datos personales

Este primer subproceso permite el registro de su información personal y familiar, la ficha

Durante el registro de la ficha es importante recordar que:

● Puede moverse entre las diferentes secciones dando clic en la pestaña

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Ingresar domicilio del estudiante

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Al guardar los cambios el formulario se presentarán junto al campo DIRECCIÓN y se

1. En el componente ubicado junto al campo de clic en el botón ELEGIR, con esto el

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Clic en el botón subir para cargar el archivo.

Establecer colegio de procedencia

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. Clic en el botón EDITAR ubicado en la parte superior de la “Seccion 2 - EDUCACIÓN

2. Junto a la etiqueta se visualiza el botón para desplegar la interfaz de búsqueda

4. Al guardar el nombre del registro seleccionado se presentará junto al campo, si

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para ingresar o buscar una persona, deberá realizar lo siguiente:

2. Si el tipo de identificación seleccionado es CÉDULA luego de ingresar el número de

clic en el botón con lo que los datos de la persona se cargarán

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Al guardar el nombre de la persona con su identificación aparecerán junto a la

EDITAR o eliminar la persona registrada dando clic en

7. Ingresos y egresos del grupo familiar

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Finalizar el proceso de registro de información

Al finalizar el proceso se presenta el siguiente mensaje de advertencia:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Imprimir la ficha de datos personales

3.3. Registro de matrícula

Luego de finalizar el registro de la ficha de datos personales, el sistema pasará al subproceso