Mejoras para una disponibilidad a tiempo.

Francisco Gallardo Meneses

Proyecto de título

IACC

22-04-2019

1
 Resumen

Dentro de los procesos que se dan en la operación logística podemos encontrar algunos que
no se les da la importancia que necesitan y estos traen consecuencias importantes en el desarrollo
del negocio, una cadena de logística no controlada en su proceso, sin datos de operación y que los
participantes no conocen el proceso completo de esta sin duda no entregara los resultados que se
esperan y el impacto de todo esto lo recibe el cliente final.

En este informe se dará a conocer la problemática de la operación actual y el impacto que

tiene, se plantearía las mejoras las cuales van desde la comunicación ente los involucrados en el
proceso logístico hasta la implementación de tecnología para ayudar a una operación más
profesional y que su resultado se de gran impacto en el cliente final.

2
 Índice

- Página 1……………………………………… Portada.

- Página 2……………………………………… Resumen.
- Página 3……………………………………… Índice.
- Página 4……………………………………… Antecedentes generales.
- Página 5……………………………………… Flujograma y justificación de la elección del área.
- Página 6……………………………………… Mapa conceptual.
- Página 7……………………………………… Marco conceptual.
- Página 8………………………………………Diagnóstico, muestra y población,
- Página 9………………………………………instrumento de recolección, cronograma de trabajo.
- Página 10…………………………………… Bitácora de trabajo.
- Página 11…………………………………… Bitácora de trabajo
- Página 12…………………………………… Resultados.
- Página 13…………………………………… Datos y gráficos.
- Página 14…………………………………… Datos y gráficos.
- Página 15…………………………………… Análisis interno y externo, diagrama causa y efecto.
- Página 16…………………………………… Áreas de mejora. Objetivo de las acciones de mejora.
- Página 17…………………………………… Selección de mejoras.
- Página 18…………………………………… Planificación de las acciones de mejora.
- Página 19…………………………………… Presupuesto.
- Página 20…………………………………… Conclusiones.
- Página 21…………………………………… Bibliografía.
-

3
1.1- Antecedentes generales.

La empresa en estudio es Ditec S.A su giro es el de comercializadora de vehículos y

repuestos automotrices, su dirección es Avenida Raúl Labbé 12981 comuna de Lo
Barnechea, Región metropolitana, esta empresa importa vehículos de marcas
categorizadas como premium, esta son VOLVO, LAND ROVER, JAGUAR Y PORCHE.

Ditec cuenta con cuatro sucursales y un centro de distribución este ultimo se encuentra
ubicado en ENEA en la comuna de Pudahuel.

El centro de distribución se divide en almacenaje de repuestos de todas las marcas

comercializadas y estacionamiento de autos nuevos, junto a ellos esta el taller de
desabolladora y pintura.

En el centro de distribución trabajan cuarenta personas entre administrativos y operarios,

las operaciones del centro de distribución son:

- Recepción de contenedores de repuestos de las cuatro marcas.

- Almacenaje
- Distribución a locales
- Exportaciones a los distribuidores de las marcas en Argentina y Bolivia.

El enfoque de las mejoras que se propone se dará en el área de recepción y almacenaje.

4
 1.2- Flujo grama del área de recepción y almacenaje.

Llegada de Entrega de Posicionamiento

contenedor documentos en en anden del
ventanilla contendor

Revisión de Recepción y
Descarga de
sellos y apertura separación de
contendor
del contenedor mercadería

Almacenaje de
mercadería

 La operación de recepción y almacenaje se realiza con el mismo equipo conformado por

cuatro personas.

1.3
El área de recepción y almacenaje es una del área sensible para el negocio, la operación logística
de esta área genera un problema que en ocasiones se torna grave y que en el negocio provoca
gran impacto, la disponibilidad de repuestos es un punto que genera molestia en los clientes,
esta falta de disponibilidad se provoca principalmente por no existir procedimientos en las
operaciones de recepción y almacenaje

5
 2.0
Mapa conceptual.

Disponibilidad de repuestos
con el nuevo proceso

Su objetivo es acotar los tiempos actuales para la disponibilidad de repuestos

Proceso actual: tiempo de recepción Proceso futuro: tiempo de

de los embarques y la disponibilidad de recepción y disponibilidad de
repuestos 30 días repuesto 5 días.

Consecuencias del proceso actual: Transporte: Lo que se espera con el nuevo

excesivo tiempo de espera, unidades Según proceso: Reducir el tiempo de las
detenidas por más de 45 días, ventas disponibilidad unidades detenidas, mejorar la
canceladas y clientes molestos con la de puerto. disponibilidad de repuestos, subir
marca las ventas de repuestos y
responden en corto plazo a los
clientes
Transporte:
Empresa
contratada por
compañía

Herramientas utilizadas en el futuro proceso:

Herramientas utilizadas en el proceso actual:
- 8 operarios
- 5 operarios
- 5 capturadores laser
- 2 operadoras verticales
- 3 operadores verticales
- 1 administrativo
- 1 administrativo

6
2.1 Marco conceptual

En el desarrollo de la operación en los procesos de recepción y almacenaje es necesario la

implementación de procedimientos de trabajo que guíen y orienten a los participantes en estas
operaciones. Las mejoras que se proponen son parte del desarrollo del negocio y la búsqueda de
la satisfacción de clientes, la obtención de datos de la operación es una de las principales mejoras
que se busca, estos datos permitirán conocer el comportamiento del proceso, cuanto toma cada
actividad asociada a la recepción y al almacenaje de productos y también permitirá conocer lo que
se tiene que ir mejorando. Otro punto por lo cual se proponen estas mejoras es para que el cliente
final no perciba, como sucede hasta hoy, la falta de repuesto y el excesivo tiempo de espera que
conlleva tener la disponible el repuesto.

Los procesos de mejora están relacionados con la nueva visión de empresa en la que busca que los
clientes que compran un auto no solo compren una marca de lujo si no que su experiencia como
cliente sea de una de las mejores al momento de comprar en Ditec.

2.2

La necesidad de mejorar y avanzar con el desarrollo en la empresa es el desafío el cual nos mueve,
mejorar los niveles de disponibilidad es un factor que con el tiempo nos dará un ventaja
diferenciadora con la competencia, las herramienta de la tecnología en logística y gestión de
almacenes nos permite soñar en un corto plazo y poder entregar un sello de calidad y
profesionalismo a nuestro cliente y que la experiencia para ellos no solo se la compra de un
automóvil de alta gama. Todo cambio presenta una resistencia pero si se trabaja en equipo esa
resistencia solo será un recuerdo pasajero del proceso de desarrollo.

7
3.1

Diagnostico

Proyecto: Mejorar el proceso de recepción y disponibilidad de repuestos

Alcances Área de recepción y almacenaje del centro de
distribución.
Área de venta repuestos y atención a clientes.
Limitantes La mejora solo se aplica al centro de
distribución de Chile.

En el proceso de mejora participaran los administrativos de recepción, vendedores de repuestos y

atención de publico y equipo de recepción y almacenaje.

3.2

Muestra y población.

Muestra: Esta se obtendrá entre los clientes propietarios de unidades Jaguar o Land Rover.

La muestra se levantará por un periodo de 6 meses. (por definir)

La muestra solo será obtenida en las sucursales de Lo Barnechea y Padre Hurtado, en la región
Metropolitana.

Esta muestra debe ser levantada entre todos los propietarios de Jaguar y Land Rover y que el auto
no tenga más de 2 años.

La muestra no se considera en las otras sucursales debido a que sus servicios son enfocados en la
venta de unidades nuevas y de las otras marcas comercializadas por la compañía.

Las muestras obtenidas serán canalizadas por los jefes de sucursal.

Se estima que las unidades vendidas en los últimos dos años entre JAGUAR Y LAN ROVER es de 300
unidades.

8
Es necesario que se contesten 200 encuestas para obtener un número significativo de dato.

3.3

Instrumentos de recolección.

Encuesta.

Cliente: Local
Lo
Antiguad del auto P. Hurtado
Barnechea

Marca Jaguar Land Rover

Servicio Mantención Cotización Otros:

Importación SI NO

Tiempo de espera 10 días 15 días más de 15 días

Observaciones del cliente:

 La aplicación de la encuesta pude ser presencial o vía on line.

4.1 Cronograma de trabajo

Actividad Fecha Observaciones

Observación en terreno y
participación en el proceso
actual de recepción y
almacenaje, recopilación de
documentos que se involucran
en el proceso.
trabajo en el proceso
administrativo de la recepción
de los contenedores
se conocerá la forma actual del proceso de
recepción y almacenaje de los repuestos
01 y 02-
04-2019
Conocer el trabajo admirativo del proceso de
03 y 04 -
recepción de los contenedores
04-2019

9
Entregar datos recopilados a los 05-04- Dar a conocer la observación de los procesos en que
participantes del proceso 2019 se participaron
Identificación de los puntos que Dar a conocer los problemas que presenta la
08 y 09 -
causan demoras, atrasos en los operación de recepción y almacena y proponer las
04-2019
procesos y proponer las mejoras mejora para estos
Definir los instrumentos de 10-11 y Elegir los instrumentos de medición del servicio de
medición de niveles de servicios 12-04- recepción y almacenajes, establecer los tiempos
2019 para cada proceso
trabajo en terreno con las 15- 16 y aplicar las mejoras propuestas al a la operación y
mejoras elegidas 17-04- observar su pro y contras.
2019
18 y 19-
Informe final 04-2019 Entrega de informe final del trabajo ejecutado

4.2

Bitácora de trabajo.

Actividad Fecha Observaciones

Observación en terreno y se conocerá la forma actual del proceso de
participación en el proceso recepción y almacenaje de los repuestos
actual de recepción y 01 y 02-
almacenaje, recopilación de 04-2019
documentos que se involucran
en el proceso.
trabajo en el proceso Conocer el trabajo admirativo del proceso de
03 y 04 -
administrativo de la recepción recepción de los contenedores
04-2019
de los contenedores
Entregar datos recopilados a los 05-04- Dar a conocer la observación de los procesos en que
participantes del proceso 2019 se participaron

10
Identificación de los puntos que Dar a conocer los problemas que presenta la
08 y 09 -
causan demoras, atrasos en los operación de recepción y almacena y proponer las
04-2019
procesos y proponer las mejoras mejora para estos
Definir los instrumentos de 10-11 y Elegir los instrumentos de medición del servicio de
medición de niveles de servicios 12-04- recepción y almacenajes, establecer los tiempos
2019 para cada proceso
trabajo en terreno con las 15- 16 y aplicar las mejoras propuestas al a la operación y
mejoras elegidas 17-04- observar su pro y contras.
2019
18 y 19-
Informe final 04-2019 Entrega de informe final del trabajo ejecutado

11
 5.1 Resultados

Análisis cualitativo
Grupos Participantes ¿Como vez la operación? ¿Qué cambiarias?
Operación normal pero con poca información, La comunicación con el
lentitud en el ingreso de documentos. No hay transporte, la visualización
registro en línea de la llegada de los contenedores de la información, que sea
Jefes de área,
Grupo 1 o mercadería más clara, la distribución del
administrativos
trabajo, mejorar la
comunicación de con las
sucursales.
Operación lenta y falta de tecnología que ayude en La distribución del trabajo,
la operación, falta de operarios, no hay plan de los horarios de llegada de la
apoyo para la sobre carga de trabajo, falta de mercadería y contenedores,
capacitaciones con relación a la labor que se el ingreso de la información,
Operarios y
Grupo 2 desempeña. creación de equipo de
supervisores
trabajo para cada tarea,
incorporar traslado de
acercamiento al CD.

Mucho tiempo de espera de la mercadería, rutas Las rutas de despacho, la

no definidas, mucha rotación de choferes preparación de los pedidos,
que sean con anticipación,
Choferes y creación de hoja de ruta,
Grupo 3
despachadores modificar los horarios de
recepción en las sucursales
incorporar traslado de
acercamiento al CD.

12
 - Disponibilidad de repuesto, enfocados en las solicitudes de las sucursales.

Disponibilidad de repuestos / solicitudes promedio diarias

Sucursal que solicita Cantidad solicitada Cantidad disponible %
Lo Barnechea 25 21 84
P. Hurtado 15 14 93
Los trapenses 40 28 70
Luis Carrera 35 31 89

Disponibilidad de repuestos / solicitudes promedio diarias

45
40
40
35
35 31
30 28
25
25 21
20
15 14
15
10
5
0
Lo Branechea P.HURTADO Los trapenses Luis Carrera

Cantidad solicitad Cantidad disponible

13
 Disponibilidad de repuestos / solicitudes promedio mensual
Sucursal que solicita Cantidad solicitada Cantidad disponible %
Lo Barnechea 500 420 84
P. Hurtado 300 280 93
Los trapenses 800 560 70
Luis Carrera 700 620 89

Disponibilidad de repuestos / solicitudes promedio mensual

900
800
800
700
700 620
600 560
500
500 420
400
300 280
300
200
100
0
Lo Branechea P.HURTADO Los trapenses Luis Carrera

Cantidad solicitad Cantidad disponible

14
 5.2

Análisis Interno Análisis externo

Debilidad: No estar actualizado con la tecnología Amenaza: La competencia cuenta con las
para el soporte logístico en el centro de herramientas para dar un servicio logístico
distribución acorde a las necesidades de la marca
Fortaleza: Ser empresa líder en la venta de Oportunidad: Mejorar el servicio Post venta y
automóviles de lujo. Contar con un equipo servicio de taller, enfocado a la disponibilidad de
humano dispuesto al cambio. los repuestos. Que los clientes sientan la
diferencia no solo por tener una marca de lujo.

5.3

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Procedimiento Maquinaria

Solo 2 personas
Procedimientos no
calificadas para el uso de
actualizados desde el
maquinaria.
año 2001.
No hay actualización de
Labores no definidas en
herramientas
el equipo. Baja
tecnológicas que ayuden
en la operación. disponibilidad
de repuestos.

Información no Falta de personal,

disponible de mismo equipo para las
planificación. diferentes labores.

Información de llegada Falta de supervisión y

de contenedores no avances diarios.
disponible. Recepción y almacenaje
de repuestos sin orden
ni planificación.

Información Personal

15
6.1 Áreas de mejora

Debilidades Área Descripción de la Acciones propuestas

detectadas debilidad.
Recepción de Recepción No hay un orden de recepción de Mural con la información de la
embarque sin los contenedores y no se atiende llegada de los embarques.
orden. las urgencias de disponibilidad

Almacenaje sin Almacenaje No hay orden de Separar los productos por fecha y
orden de llegada. almacenamiento de los hora de llegad, las zonas de espera
productos, se almacena lo que para el almacenaje se den separar
se está a la mano y no por orden en AM y PM
de llegada

No hay prioridad Recepción Al no haber orden en las dos El administrativo de recepción debe
sobre las y actividades de la zona no se entregar listado con los productos
urgencias almacenaje priorizan las solicitudes de los que tiene urgencia de
locales que solicitan como disponibilidad, listado debe
urgencias. contener número de embarque,
cajón y SKU de producto y cantidad
solicitada

6.2

Objetivo de las acciones de mejora:

Las mejoras que se plantean en el recuadro de análisis buscan principalmente entregar un orden
lógico a los procesos de recepción y almacenaje, actualmente este orden no se da y las actividades
que se realizan es esa área no son planificadas.

Las propuestas que se mencionan tienen como objetivo entregar un orden a las operaciones de
recepción y almacenaje, hacer una recepción lógica de os contendores según planificación la cual

16
será de conocimiento de todo el equipo de recepción, el almacenaje se espera almacenar lo primero
que está llegando separando los productos en dos zonas, zona AM todo lo que llega hasta las 11:
00 y zona PM todo lo que llega desde las 11:01 hasta las 15:00.

Se espera que entre las 15:00 no lleguen contenedores y en caso de llegar estos productos pasan la
zona AM.

6.3 Selección de mejoras

Acción de mejora Dificultad Plazo Impacto Priorización

Orden en la recepción Media, debido a 1 mes Este cambio solo primero
de embarques que la información impactara en la
en un principio no zona de
estará familiarizada recepción y
con la operación almacenaje.
Orden en el Media, esta mejora 1 mes Este cambio solo segundo
almacenaje. va de la mano con el impactara en la
proceso de zona de
recepción, según la recepción y
llegada de los almacenaje.
contenedores es el
orden de
almacenamiento
Prioridad sobre las Alta, debido a que el 3 meses Este cambio solo Tercero
urgencias administrativo debe impactara en la
entregar listado con zona de
las urgencias recepción y
solicitados por las almacenaje.
sucursales,
indicando
contenedor, cajón y
cantidades
solicitadas

17
7.1 Planificación de las acciones de mejora

Acción de Tareas Responsable de Tiempo Recursos indicadores

mejora la tarea inicio - fin necesarios de
seguimiento
Implementar Supervisor del 01-05 al 31- R. humano:
mural área 05-2019 Supervisor
informativo del área.
de las R. físico:
llegadas de zona de Revisión de
los recepción avance el
embarques R. financiero: 15-05-2019
Orden en la solicitar a
recepción tesorería
de fondo por
embarques rendir.
Supervisor del 01-05 al 31- R. humano:
área 05-2019 Supervisor
Revisión de
Crear Zonas del área.
avance el
AM Y PM R. físico:
15-05-2019
zona de
recepción

Acción de Tareas Responsable de Tiempo Recursos indicadores

mejora la tarea inicio - fin necesarios de
seguimiento
Implementar Supervisor del R. humano:
control de área Supervisor
almacenaje del área.
según llegada R. físico:
Revisión de
de 01-05 al Zonas de
avance el
contenedores 31-05-2019 almacenaje
15-05-2019
R. Técnico:
Orden en el wifi en todo
almacenaje. el CD.

Supervisor del 01-05 al

Crear cuadro área 31-05-2019 R. humano: Revisión de
de control y Supervisor
avance el
NNSS de del área.
15-05-2019
almacenaje R. técnico: PC

18
 Acción de Tareas Responsable de Tiempo Recursos indicadores
mejora la tarea inicio - fin necesarios de
seguimiento
Crear cuadro Supervisor del R. humano:
de aviso de área de Supervisor
urgencias, almacenaje y del área.
indicando administrativo de R. físico:
Prioridad Revisión de
contendor, Comex. 01-05 al 31- Zonas de
sobre las avance el
numero de 05-2019 almacenaje
urgencias 15-05-2019
cajo, sku y R. Técnico:
cantidad. wifi en todo
el CD.

7.2 Presupuesto.

Presupuesto
Ítem Cantidad valor total

R. Humano 5 400.000 2.000.000

R. técnico 1 1.000.000 1.000.000
R. físico N/A
R. financiero
Total 3.000.000

El presupuesto que se refleja no contempla el recurso físico ya que es un ítem que se

encuentra disponible.

El recurso humano se contemplan 5 contrataciones con las cuales se reforzará el equipo de

recepción con 1 persona y 4 conformaran el nuevo equipo de almacenaje.

El recurso técnico es considerado ya que se deben ampliar las zonas de wi fi en el Cd, en su

implementación está considerado todo el CD.

19
 Conclusiones

Al principio de este proyecto se pude determinar que una falta de procedimientos y métodos
provocan un gran impacto en la cadena de logística y por ende no entregan buenos resultados para
el negocio. Una de las principales falencias detectadas en la operación de recepción y almacenaje
era la poca definición de tares y el desconocimiento de la importancia de estos puntos en la
operación logística.

La recolección de datos permitió confirma lo que se pudo recolectar de los trabajos en terreno, falta
de procedimientos, falta de orden en el proceso, no identificar las prioridades, falta de
comunicación entre las áreas involucradas, falta de personal y poca visión de las tareas de recepción
y almacenaje.

En el proceso de mejora se logro establecer, junto con los involucrados de las áreas, que es necesario
mantener la información visible con el objetivo de que todos los participantes en el proceso puedan
conocer y organizar las labores diaria según la información entrega por el área de Comex, para esto
se implementaran pizarras de información las cuales eran instaladas en las áreas de recepción y
almacenaje.

El objetivo de estas mejoras es que todos los cambios que se realicen repercutan de forma positiva
en el cliente final y que su experiencia con Ditec no se solo la compra de un auto de alta gama sino
que también sienta que esta en un mundo nuevo de servicios.

20
 Bibliografía

- IACC (2018). Identificación del entorno de la empresa. Proyecto de Título. Semana 1.

- IACC (2018). Fundamentación teórica. Proyecto de Título. Semana 2.
- IACC (2018). Diagnóstico. Proyecto de Título. Semana 3.
- IACC (2018). Ejecución de diagnóstico. Proyecto de Título. Semana 4.
- IACC (2018). Organización de los resultados del diagnóstico. Proyecto de Título. Semana 5.
- IACC (2018). Definición de acciones de mejoras. Proyecto de Título. Semana 6.
- IACC (2018). Elementos de planificación de elementos de mejora. Proyecto de Título.
Semana 7.
-

21