DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-NTC ISO 90001

Actividad: Informe AA1

Aprendiz: DIEGO FERNANDO ESTEVEZ PARRA
Fecha: 28/04/2019

INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión

e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en
el desarrollo del proceso.

DESARROLLO

Un proceso normal de compras define que: se hace adquisición de insumos y/o materias
primas, importantes para la función de una organización. la relación con la gestión de
calidad es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el
departamento de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como
procesos de carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta
directamente en los resultados que busca la empresa porque su importancia va ajustada
principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la
satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PASO A PASO DEL PROCESO NORMAL DE COMPRAS

Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que
hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo,
al identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que
son característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello
entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece
y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes,
como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos
poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben

establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las
necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología
sea transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de compra están
encadenadas con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma,
medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y
necesidades de la organización.

Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece

de lo que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los
programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a
notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que otro,
dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los
compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento
justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que
encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras
de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes
en el inventario que se realice y aumentar una directa mejorar el tratamiento que se le
brinda al producto en comercialización, en caso de las características entre ellos encajan
materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se pueden vencerse
estando en comercialización.

Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en funcionamiento

inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran
seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias.
Para dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que
permita resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos
para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer
productos hay otras cuya característica de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente
también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir
criterios en la escogencia de los proveedores destacados y esto lleva a la breve
consideración pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de realizar esta
evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede
mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores
entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un
lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc.
Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que
trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en cuenta que toda
empresa en proceso de selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera
periódica, considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con el
fin de determinar si continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones.,
esto depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos
de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta
información en el momento de elegir a un proveedor.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de

Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva
 Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la
verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización.
Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose
una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una
práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio
físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide, puede
considerarse como puntos considerados negativos en la eficiencia de proveedor, según las
disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de
Pedido, Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores,
Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial
en toda verificación.

Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de

proveedores y, sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en
función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica
que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto
final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La

medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas
correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de
toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el
esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del producto o Requisitos legales, y normas
servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho internacionales, donde acoplan
producto a vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre otros las características estándares que
debe tener cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos,
subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y evaluación Hojas de seguridad, Hojas de
de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están en el proceso utilidad de la materia prima o
evaluativo. insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y servicio.
 Documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado, así Orden de compra, facturas y
como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características Registros de lo comprado
del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el proceso de
la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto,
para la aprobación del producto, del sistema de calidad, para la cualificación
del personal, procedimientos, procesos y equipo, el plazo solicitado, otros
datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de

asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos
especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor, que son el
registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación,
formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras), formato
de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones).