CASO AA2

Ruth Vicky Quintana Forero

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos
formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?
Lo primero a realizar son los procedimientos operativos, los cuales servirán de
insumo para diseñar el procedimiento de control de la información
documentada de la empresa de Confección.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Según la NTC ISO 9001: 2015 en el numeral 7.5.3 Control de la información
documentada relaciona que la información documentada requerida por el
sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe
controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar

las siguientes actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.

De acuerdo a lo anterior el Procedimiento de Control de la Información

Documentada se ubica en los procesos estratégicos de la empresa ya que
Incluye los procesos relacionados con la definición, establecimiento y
seguimiento de las políticas, estrategias y objetivos; así como el
establecimiento de la comunicación que permiten a la institución alcanzar las
metas a través de la planeación institucional y el seguimiento y control.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación e. Control de cambios
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para el control de información documentada del
Sistema Integral de Gestión de la empresa Confecciones S.A., conforme a los
requisitos definidos en la Norma ISO 9001:2015.Así mismo establecer los
procedimientos operativos para el control de documentos y registros
establecidos por las normas.

ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y
externos del sistema Integrado de Gestión y comprende desde la identificación
de la necesidad de crear o modificar el documento, hasta la divulgación,
distribución, implementación y disposición final del mismo. Aplica sobre todos
los documentos que forman parte del S.I.G.

DEFINICIONES
Las definiciones contenidas en este documento son tomadas de la Norma
NTCISO 9000:2005 “Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y
vocabulario” y capítulo 3 de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001
“Términos y definiciones”.

ALMACENAMIENTO: Lugar donde se ubican y guardan los registros.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Cuando la información se encuentra en proceso de

trámite y por ende en constante consulta, esta documentación reposa en cada
una de las dependencias.

ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electrónicos,

producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico
funcional del productor acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización

documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la

valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con
miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por
otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales
pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. (Ese tipo de
documentación no es transferida al archivo central de la Subred Sur).

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora
en la resolución de un mismo asunto.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de instrucciones en las

que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de
los documentos.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Autores- Responsables
La oficina de Sistemas de información -TIC desde la oficina de Gestión
Documental dictara los lineamientos para velar por una adecuada
administración de la documentación, así mismo cada uno de los funcionarios
de la Subred Sur será responsable de la administración y custodia de la
información de acuerdo al ciclo vital de la documentación (Archivos de gestión)
cuando la información se encuentra en proceso de trámite y por ende en
constante consulta, esta documentación reposa en cada una de las
dependencias o centros.

Disposiciones generales:

PLANEACIÓN y CREACION: Conjunto de actividades encaminadas a la

planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico,
comprende la creación y diseño de las formas, f ormulación y documentos.
Análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental.1

Los formatos, formularios y Plantillas son creadas con base en el análisis del
contexto administrativo, legal, funcional y técnico, empleando metadatos de
contexto estructura y contenido requeridos para su gestión y disposición en el
Sistema de Gestión de Calidad.
Las transferencias documentales, anulación y actualización de formatos son
realizadas en los periodos establecidos y aprobado previamente por el comité
interno de archivo

DIVULGACION: La entidad, propone actividades de apropiación a los

empleados a través de jornadas de inducción y re inducción, así como en
ejercicios independientes llevados a cabo por la oficina de talento humano.

Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de empresa son

de libre acceso para los empleados, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, pagina web de la empresa.
.
Estructura de los documentos

Ciclo del control documental

Título de asignación de códigos.

El comité interno de archivo entrega los formatos y multicopiado que requiera

cada area, la solicitud se debe hacer con anterioridad de 5 días, si hay que
crear formatos nuevos se debe agendar un cita con la oficina encardada y el
área solicitante con 15 días de anterioridad, teniendo en cuenta que se debe
aprobar en comité dicho formato.
Ejemplo de encabezado y codificación de formatos.
Procedimiento de Diseño y Patronaje
GESTIÓN DOCUMENTAL GI-GDO-PP-04 V1