TRAMITES COMERCIALES

CERTIFICADO DE HOMONIMIA: Permite conocer si existen o no otras empresas o

establecimientos a nivel nacional, con el mismo nombre de la empresa que se va a crear.

1. Hacer la consulta del Nombre en la página de la Cámara de Comercio y seguir

las instrucciones dadas.

www.crearempresa.com.co/Consultas/ConsultaNombre.aspx

2. Solicitar en la Cámara de Comercio, un formulario para la consulta de nombres.

3. Diligenciar el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la

que se va a dedicar.

4. Cancelar el valor que corresponda a la consulta.

5. Presentar el formulario diligenciado en Cámara de Comercio POSTERIORMENTE

nos indicaran cuando estará disponible para saber si se puede usar dicho nombre o

no, debido a que ya existe uno similar.

Valor. El formato o formulario es gratuito y una vez diligenciado e paga en la Caja de la

Cámara la suma de _________ por cada nombre que se pida para su búsqueda.

Tiempo. Se recoge el resultado de la confrontación de los nombres, tres (3) días hábiles después
de llevar el formulario diligenciado correctamente.
ELABORACIÓN DE LA MINUTA

(Según el Tipo de Sociedad): La minuta es el borrador

del documento legal, el cual se elabora antes de formalizarlo para convertirlo en ESCRITURA

PUBLICA, sus requisitos son:

a. Nombre de los que constituyen la sociedad, con los siguientes datos: número de

identificación, edad, estado civil, domicilio, Sean personas naturales o jurídicas.

b. Nombre o razón social y tipo de sociedad que está constituyendo.

c. El domicilio de la sociedad y de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo

acto de constitución.

d. Descripción precisa de las actividades principales que desarrollara la sociedad.

e. El valor de los aportes que cada socio se compromete a entregar y la forma de pago.

f. La forma de administrar los negocios sociales, indicando las atribuciones y facultades

de los administradores.

g. La época y forma de convocar a la junta de socios y asamblea general.

h. Las fechas en que deben efectuarse los inventarios y balances generales y la forma

cómo han de distribuirse las utilidades, de cada ejercicio contable, indicando las

reservas que deben hacerse.

i. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución antes del vencimiento,

De acuerdo con el Art. 218 del C. de Cio.

j. La forma de resolver las diferencias con los asociados entre sí o con la sociedad, si han

de someterse a la decisión arbitral o de amigables componedores.

k. El nombre y domicilio de la persona o personas que representaran a la sociedad,

precisando sus facultades y obligaciones.

l. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo este previsto en los

estatutos y así se requiera.

m. Demás acuerdos que estipulen los asociados.

NOTA: En cuanto al diseño de los estatutos puede redactarse todos los artículos

que le convengan a la organización, pero teniendo presente no establecer

artículos que se conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa

TRAMITE ANTE NOTARIA:

Se transcribirá la minuta conformando así la Escritura

Pública, firmada por el notario con sellos respectivos y adicionalmente por los socios con

número de documento y sus huellas, dependiendo del capital de la empresa, la notaria

obtendrá un promedio del valor que se deberá pagar.

DOCUMENTO PRIVADO (según el tipo de Sociedad)

A partir de la vigencia de la Ley 1014 de 2006 y del Decreto 4463 de 2006, podrán

constituirse sociedades comerciales pluripersonales de cualquier tipo o especie, siempre

que al momento de su constitución cuenten con diez (10) o menos trabajadores o con

activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos

legales mensuales vigentes.

Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección de los socios.

El domicilio social

El término de duración o la indicación de que éste es indefinido

Una enumeración clara y completa de las actividades principales, a menos que se

exprese que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.

El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados,

con estimación de su valor. El socio o socios responderá por el valor asignado a los

bienes en el documento constitutivo.

Cuando los activos destinados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia

requiera escritura pública, la constitución deberá hacerse de igual manera e inscribirse

también en los registros correspondientes.

El número de cuotas, acciones o partes de interés de igual valor nominal en que se

dividirá el capital de la sociedad y la forma en que serán distribuidas, si fuere el caso.

La forma de administración dentro del tipo o especie de sociedad de que se trate, así

como el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores. A

falta de estipulaciones se entenderá que los administradores podrán adelantar todos

los actos comprendidos dentro de las actividades previstas.

Declaración por parte de los constituyentes, o de sus representantes o apoderados

sobre el cumplimiento de al menos uno de los requisitos señalados en el artículo 22 de

la Ley 1014 de 2006, esto es, que cuenten con diez (10) o menos trabajadores, o con

activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios

mínimos legales mensuales vigentes.

REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL - R.U.E.S, que es una red nacional de

servicios registrales, que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes

que administran las 57 Cámaras de Comercio:

Solicitar y recibir certificados en línea de registro mercantil y registro de

proponentes.

Verificar y controlar que el nombre de la empresa sea único en el país mediante el

trámite anterior (Certificado de homonimia).

Realizar matrículas, renovaciones o cancelaciones.

Inscribir actos y documentos sujetos a registro.

Inscribirse en el registro único de proponentes como constructor, consultor o

proveedor.

Actualizar, modificar o cancelar el registro de proponentes.

Consultar datos básicos de empresas colombianas.

PROCESO:

1. RUES debidamente diligenciado, junto con el formulario de HOMONIMIA aprobado.

2. Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la

que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser

empresa unipersonal, el documento privado si no se constituyó por escritura pública.

3. Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta

directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.

4. Documento de identificación del representante legal

5. Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia del

estado.

6. Solicitar le valor de liquidación de los derechos de matrícula.

7. Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago Cámara de Comercio dará

un recibo, con el cual se podrá reclamar el certificado de matrícula, así como los

documentos adjuntos inicialmente.

8. Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.

NOTA: Este certificado se solicita luego de haber realizado la inscripción, este

documento permite realizar algunos trámites (inscripción ante la

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administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente

acreditar la matricula en el registro mercantil.

REGISTRO MERCANTIL: En este Registro se lleva la matrícula de los comerciantes

(Persona Natural o Jurídica), y de los establecimientos de comercio así como la inscripción de

los actos libres y documentos respecto de los cuales la ley exige cumplir con esta formalidad.

MATRICULA MERCANTIL: La Matrícula Mercantil es un medio de identificación del

comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de

uno y de otro. Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas,

están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y

matricular allí mismo su empresa o negocio. La matrícula se debe renovar anualmente,

dentro de los tres primeros meses del año. En caso de no ejercer actividad comercial alguna,

debe cancelar su Matrícula Mercantil.

REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO: Libros de contabilidad, libros de actas, libros de

registro de aportes, comprobantes de las cuentas los soportes de contabilidad y la

correspondencia relacionada con sus operaciones.

PROCESO:

Se solicita el registro de los libros de comercio, con una carta dirigida a la CÁMARA DE

COMERCIO, o por medio electrónico. Diligenciando el formulario de solicitud respectivo.

1. Llevar el formato, la carta y los libros a la Cámara de Comercio

2. Pagar los derechos de inscripción de los libros.

3. Al momento de cancelar se recibirá un recibo de pago con el cual se podrá reclamar

los libros registrados, en la fecha que allí se indica.

4. Al momento de recibir los libros se debe verificar que la primera pág. de cada libro

este sellado por la Cámara de Comercio.

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Los libros que se deben inscribir son:

a. Comerciantes:

Los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

Libros de contabilidad.

Libro de registro de accionistas

Libro de actas de juntas directivas y de socios.b. Empresario persona natural:

El empresario persona natural debe inscribir en el registro mercantil los siguientes libros de

contabilidad:

Libro diario

Libro mayor y de balances

Libro de inventarios y balances

c. Empresario persona jurídica:

El empresario persona jurídica debe inscribir en el registro mercantil los siguientes libros:

Libro diario

Libro mayor y de balances

Libro de inventarios y balances

Libros de actas, de registro de socios, de asambleas y juntas.

Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para

extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de resultados.

Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del

Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año

debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio,

del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.

Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con

4el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.

Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por

cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de

cuentas por cobrar entre otros.

NOTA: La primera hoja de cada libro debe presentarse marcada con lápiz en la

parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada

libro, así como numerarse consecutivamente.