Manual de Procedimentos Gerenciais do Sistema de Gestão de

Custos

Manual de Procedimentos Gerenciais do

Sistema de Gestão de Custos

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Custos

Sumário

Mudando a Natureza de Despesa de um Insumo ........................................................................... 3

Obtendo mensalmente os custos totais e unitários dos processos/atividades........................... 7
Analisando a composição dos custos dos processos/atividades ............................................. 8
Custos de processo/atividade por Unidade Operacional ..................................................... 10
Custos de processo/atividade por Centros de Custo............................................................ 11
Custos de processo/atividade por Insumos............................................................................ 12
Analisando a representatividade dos custos dos processos/atividades ................................ 12
Realizando a Pesquisa na Planilha de Custos Mensais ...................................................... 12
Custeio e investimento....................................................................................................................... 14
Relatórios Relacionados.................................................................................................................... 14
Obtendo os custos totais primários por período ............................................................................ 15
Totalizações de Custo ................................................................................................................... 15
Realizando a Pesquisa na Planilha de Totalizações de Custo ........................................... 17
Analisando a Evolução dos custos dos insumos no período .................................................. 17
Detalhando os custos dos insumos no período ......................................................................... 18
Analisando a composição dos custos dos insumos no período.............................................. 19
Comparando custos totais e unitários de processos/atividades entre exercícios e analisando
sua evolução mensal ......................................................................................................................... 20
Analisando ações e metas propostas ............................................................................................. 23
Como propor ações e metas e configurá-las ............................................................................. 23
Analisando dados diversos de indicadores .................................................................................... 26
Como criar indicadores?................................................................................................................ 27
Indicadores por Importação ...................................................................................................... 30
Como criar Acumuladores?........................................................................................................... 30
Como criar Fórmulas? ................................................................................................................... 35
Como criar grupos de análise de indicadores?.......................................................................... 37
Comparando custos de insumos entre períodos ........................................................................... 41
Realizando análise comparativa dos custos de insumos do exercício .................................. 42

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Mudando a Natureza de Despesa de um Insumo

Às vezes, o mesmo insumo pode ter naturezas de despesas distintas, isso

dependerá da atividade a qual está sendo utilizado. Abaixo demonstramos como
fazer essa mudança.

1º Passo: Abrir o Menu da tela principal do Mgcusto e entrar em

Básico/Insumos/Insumos.

2º Passo: Abrirá a tela “cadastro de insumos”, nela selecionar o botão

“naturezas de despesa”

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2º Passo: Abrirá a tela “naturezas de despesa vinculadas ao insumo”, nela

selecionar a conta e clicar no botão “enviar selecionados”.

Obs: observe que a natureza de despesa se diferencia pelo segundo número da

máscara da conta, que é o grupo de despesa, veja abaixo.

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Há 2 tipos de despesas: correntes e de capital. Despesas Correntes são os

Custeios e Despesas de Capital os Investimentos.

Logo a conta “9.1.00.11.00 - Compra de Equipamentos e Máquinas” é

classificada como Investimento.

3º Passo: Após essa etapa, fechar todas as janelas até chegar novamente no
Menu do Sistema. Ir para Custos/Lançamentos.

4º Passo: Abrirá a janela “Lançamentos de Custos Primários”; ir a “Novo

Registro” que abrirá a tela “Lançamentos de Custos Primários (Inclusão)”.

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5º Passo: Procurar insumo que foi adicionado a Natureza de Despesa e

selecionar na lista “Natureza de Despesa”.

Obs: A mudança da natureza de despesa pode ser feita no momento do lançamento, ou seja,
quando for vincular o lançamento da despesa a um insumo a Tela “Cadastro de Insumos” abrirá e a
mudança pode ser atualizada imediatamente.

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Obtendo mensalmente os custos totais e unitários dos

processos/atividades

1º Passo: No Menu do Sistema clicar em “Gestão”.

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Abrirá a tela “Gestor”. O Sistema já abre na janela “Planilha de Custos

Mensais”

Analisando a composição dos custos dos processos/atividades

A Planilha de Custos Mensais serve para levantar os custos mensais totais e

unitários dos Processos/Atividades e relacionando-os a matriz de custo que é
composta pela Unidade Operacional, Centro de Custo e Insumos.

Abaixo da lista temos o custo total do período, das atividades meios e das
atividades fins.

Nas colunas da planilha encontramos informações para melhor analisar a

performance dos custos. Temos então:

• A coluna “conta” mostra o número de cada conta onde podemos

desmembrar cada processo;
• A coluna “tipo” que classifica o processo atividade como “meio” e
“fim”;
• A coluna “Unidade de Medição” mostra por qual unidade de
medição o processo/atividade é medido;
• A coluna “Medição” mostra a quantidade de medições totais, ou
seja, é um indicador quantitativo de todos os processos/atividades;

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• A coluna “Totalizado” mostra o custo total dos

processos/atividades
• A coluna “Unitário” mostra a relação da coluna “Totalizado” com
a coluna “Medição”, ou seja, dos custos totais em relação à quantidade total
da medição por processo/atividade;
• A coluna “Primário” mostra o custo primário aplicado a um
processo atividade, ou seja, custo aplicados diretamente àquele
processo/atividade. Vejamos melhor essa situação.

Vamos dar um exemplo, então, baseado na tela acima. Notamos que “presidir
autarquia” possui custos primários, no caso, podemos supor que um dos custos
seria com a folha de pagamento do Diretor da autarquia que incide de forma direta
para o processo/atividade.

• A coluna “Rateado” mostra os custos que foram recebidos de um

processo/atividade para outro por forma de rateio (das atividades Meio para
as Fim), no caso, os únicos que receberão custos rateados serão os
processos/atividades tipo “Fim”.

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• A coluna “Distribuído” mostra os custos repassados das

atividades principais para as atividades menores de forma proporcional.

Custos de processo/atividade por Unidade Operacional

Na tela abaixo temos a conta “1.01.06 – Desenvolver Projetos para Educação
Ambiental” e quais foram os custos para realizá-la nas unidades operacionais que
realizaram esse processo/atividade.

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Custos de processo/atividade por Centros de Custo

Nos centros de custo temos informações sobre o custo gerado para realizar
tal processo/atividade.

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Custos de processo/atividade por Insumos

Na representação do Processo/atividade por insumo pode ser visto os custos
por grupos de insumo, por insumos ou por natureza de despesa que foram utilizados
para realizar o processo/atividade.

Analisando a representatividade dos custos dos processos/atividades

Realizando a Pesquisa na Planilha de Custos Mensais

No campo mês/ano, determinar um mês do ano para buscar as informações

por meses do ano.

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Observe que os dados podem ser agrupados em 3 formas distintas: árvore,

lista e gráfico.

A forma de árvore, ilustrada acima, tem a funcionalidade de desmembrar em

hierarquias de acordo com os níveis dos Processos/Atividades.

A forma de lista mostra o custo de todos os processos/atividades em uma lista

hierárquica organizada por tons de cores para melhor visualização.

A forma de gráfico mostra as informações dos custos por processo/atividade

que podem ser desmembrados em níveis menores, todos com representação
gráfica.

Cada processo/atividade pode ser desmembrado de uma forma mais

detalhada, ao clicarmos 2 vezes em qualquer um deles. Abaixo podemos ver a
participação dos subprocessos e sua participação no custo total.

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Custeio e investimento
Todas as Planilha do Módulo Gestor possuem os campos que separam
as buscas por grupo de despesas (custeio e investimentos). Esse campo
habilita a busca com um dos grupos de despesa ou com ambos acumulados.

Relatórios Relacionados
Os Relatórios Relacionados podem ser feitos em qualquer tela do sistema e
em cada tela há uma lista correspondente ao assunto tratado.

Notamos, então, que na planilha de custos mensais os relatórios são

referentes aos custos mensais representados em uma lista e também em gráficos.

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Obtendo os custos totais primários por período

Totalizações de Custo
As Totalizações de Custo mostram os custos totais, num determinado
período, das Unidades Operacionais, Centros de Custo, Eventos Especiais,
Atributos Diversos e um detalhamento maior dos Insumos utilizados. A visualização
pode ser feita de forma macro como também de forma desmembrada.

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Os indicadores podem ser desmembrados em níveis inferiores e

demonstrados em gráficos, somente é preciso dar 2 cliques numa determinada
conta que o usuário poderá analisar a participação das subcontas nos custos.

Nas colunas da tela de participação das subcontas encontramos informações

para melhor analisar a performance dos custos. Temos então:

• A 1ª coluna mostra o nome da conta que foi clicada, pode ser

uma Unidade Operacional, Centro de Custo, Evento Especial ou Atributos
Diversos;
• A coluna “Sigla” mostra um nome encurtado da conta para ser
melhor visualizada no gráfico;
• A coluna “Total” mostra o custo primário de cada unidade, de
cada centro de custo, de cada evento especial ou de cada atributo diverso;
• A coluna “%” mostra a porcentagem do custo primário de contas
de menor hierarquia listadas, em relação ao custo da total da unidade, centro
de custo, evento especial ou atributo diverso selecionados;
• A coluna “% Tot” mostra o custo primário de uma conta de
menor hierarquia em relação ao custo da total do período;

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Realizando a Pesquisa na Planilha de Totalizações de Custo

Para realizar a pesquisa somente é necessário determinar um período de
busca e desmembrar as informações consideradas importantes dando 2 cliques na
conta.

Analisando a Evolução dos custos dos insumos no período

Para analisar a evolução de determinado insumo por período é preciso
selecionar um grupo de insumo. No lado direito da tela há uma relação dos insumos
totais utilizados no período, o usuário também pode detalhar essa informação
selecionando um grupo de insumo e o seu respectivo subgrupo. Clicando 2 vezes no
subgrupo, o insumo aparecerá na tela “insumos vinculados” de uma forma mais
detalhada.

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Essa tela apresenta duas abas, uma listando os insumos em seu último nível
e a outra sua evolução.

Na figura, podemos observar a evolução dos Vencimentos/Proventos dentro

de um determinado período.

Detalhando os custos dos insumos no período

Se quisermos ainda detalhar as movimentações do insumo para analisarmos
mais a fundo os lançamentos de determinado período deve-se abrir a tela “insumos

Vinculados” (ver tópico 2.1) na aba insumos e dar 2 cliques para acessar a tela

“Detalhamento das Movimentações de Insumo”. Veja a tela abaixo.

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Esse detalhamento será essencial para o usuário conhecer os principais

lançamentos responsáveis pelas expressivas alterações dos custos do período.

Analisando a composição dos custos dos insumos no período

Nas colunas da planilha “Detalhamento de Movimentações de Insumo”
encontramos informações para melhor analisar a performance da composição dos
custos de insumos.

Temos então:

• A coluna “ID” mostra o número de cada registro de lançamento;

• A coluna “Data” que mostra a data em que foi feito o lançamento;
• A coluna “Tipo” mostra se o insumo é principal ou rateado, ou seja,
se foi aplicado de forma direta (primário) ou se foi rateado de atividades meio
para atividades fim, como a planilha totalizações de custos somente filtra
custos aplicados diretamente a tabela de movimentações, terá apenas tipos de
custos principais;

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Custos

• A coluna “Descrição” mostra o nome do lançamento com a descrição

detalhada do insumo;
• A coluna “Cancelado” mostra se o lançamento está cancelado ou
não;
• A coluna “Valor” mostra o valor do lançamento;
• A coluna “Documento” mostra o número de registro do documento;
• A coluna “Processo/Atividade” mostra as conta dos
processos/atividades vinculadas ao lançamento.
• A coluna “Unidade Operacional” mostra as conta das Unidades
Operacionais vinculadas ao lançamento.
• A coluna “Centro de Custo” mostra as conta dos Centros de Custo
vinculadas ao lançamento.
• A coluna “Natureza de Despesa” mostra as conta das Naturezas de
Despesa vinculadas ao lançamento.
• A coluna “Grupo de Insumo” mostra as conta dos Grupos de Insumo
vinculadas ao lançamento.
• A coluna “Insumo” mostra os subgrupos de insumos vinculados ao
lançamento.
• A coluna “Evento Especial” mostra as conta dos Eventos Especiais
vinculadas ao lançamento.

Comparando custos totais e unitários de processos/atividades entre

exercícios e analisando sua evolução mensal
A planilha Evolução de Custos mostra todos os processos/atividades e seu
custo total durante o exercício.

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A planilha também mostra a quantidade de medições realizadas no exercício.

E por último uma relação entre o custo e a medição para analisarmos o custo
unitário realizado no exercício.

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Na planilha de evolução de custo podemos detalhar os processos/atividades,

hierarquicamente, e ver a evolução do custo total, do custo de medição e do custo
unitário de cada processo/atividade.

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Analisando ações e metas propostas

Para analisar ações e metas devemos comparar aquilo que foi planejado ao
que foi executado, para isso a planilha de acompanhamento de ações e metas
disponibiliza campos comparativos e gráficos que ajudam a realizar essa análise.

Podemos observar abaixo que há um campo informando a ação que foi

proposta, o período em que serão feitas as comparações mensal, bimestral e anual
e também que valor será comparado (custo unitário ou custo total); ao lado temos o
campo “Valores Aferidos” com uma comparação entre o proposto e o realizado com
uma data referência, a meta e a apuração física que seriam as medições
quantitativas e, por último, a meta e a apuração financeira. Salientando que, meta, é
o que foi proposto nas ações e, apurado, os resultados alcançados.

Como propor ações e metas e configurá-las

Para propor ações e metas é necessário fechar a janela gestor e voltar ao
Menu Principal do Sistema. Após isso, clicar no módulo “Ações”.

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Abrirá a tela “Cadastro de Ações para definição de Metas”

Clicar no primeiro botão do canto inferior esquerdo em “Novo Registro”. Na

tela “Cadastro de Ações (inclusão)” descrever a ação, detalhá-la se necessário,
definir um prazo com início e término da ação e confirmar operação.

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Selecionar a ação que foi proposta e clicar no botão “Desmembramento de

Lançamento”.

Abrirá a tela de “Indicadores de Metas”. Nela, abrir um novo registro.

Após isso, aparecerá a tela “Cadastro de Indicadores de Metas (Inclusão)”.

Nesta tela, devemos definir algumas informações. Obviamente, que para definir
metas é necessário planejar, anteriormente, quais são os custos que deverão ser
reduzidos, em que período de tempo e em que quantidade. Para facilitar a definição
de metas é interessante que o gestor faça uma análise das informações que o
módulo Gestor disponibiliza: Planilhas de Custos Mensais, Totalizações de Custos,

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Evolução de Custos do Exercício, Análise de Indicadores e Análise Comparativa por

Períodos, para dar embasamento às estratégias e às decisões.

Dica: O módulo “Indicadores Auxiliares” disponibiliza diversas ferramentas de customização

de indicadores para uma análise do que planejar. Mais a frente, explicaremos como criar indicadores.

Analisando dados diversos de indicadores

O módulo Gestor disponibiliza também uma área de análise de indicadores
para melhor visualização da performance de custos.

Os indicadores podem ser visualizados na lista com sua descrição e dentro do

período determinado nos campos datados.

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Para se ter uma demonstração mais comparativa de informações, vários

indicadores podem ser vistos ao mesmo tempo no mesmo gráfico, que pode ser de
linhas ou de barras. No canto direito superior da tela temos a opção de mostrar o
gráfico em 3D ou mesmo 2D, também podemos fazer as exportações dos dados da
lista para o Excel clicando no botão “Exportar para o Excel”.

Como criar indicadores?

Para criar indicadores é necessário fechar a janela gestor e voltar ao Menu
Principal do Sistema. Após isso, clicar no módulo “Indicadores Auxiliares”, nela
aparecerá uma lista com os tópicos Indicadores, Acumuladores, Fórmulas e Grupos.

A área “Indicadores” possui um cadastro de indicadores que são,

normalmente, importados de outros sistemas, porém também é possível incluir
indicadores, manualmente, e somente por período mensal. Para inserir,
manualmente, clique no botão “Novo Registro”.

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Aparecerá a tela “Cadastro de Indicadores Auxiliares (Inclusão)”. Preencha os

campos: Descrição (nome do indicador), Abreviatura (nome curto para caber no
gráfico) e vincule-o a uma Unidade Operacional.

Após essa etapa, selecionar, na lista de cadastro, o indicador criado e clicar

em “Lançamentos Mensais”.

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Após isso, abrirá a tela “Lançamentos mensais de Valores de Indicador

Auxiliar” com valores em branco. Clicar em “Novo Registro” para adicionar
indicadores mensais.

Abrirá a tela “Cadastro de lançamento mensal de indicador Auxiliar

(Inclusão)”. Nela inserir o mês, o ano, o valor do indicador e confirmar operação.

Podem-se inserir inúmeros lançamentos mensais de acordo com a

necessidade do usuário. Acompanhe a ilustração abaixo de lançamentos já
realizados.

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Indicadores por Importação

Alguns indicadores podem ser importados de outros Sistemas, a partir de um
relacionamento entre códigos de integração.

A definição dos códigos de integração é bem peculiar, pois será feita de

acordo com a estrutura de sistemas de cada Organização.

Como criar Acumuladores?

O acumulador é uma ferramenta que acumula indicadores e dados do próprio
Sistema. Como foi falado anteriormente, os Indicadores só podem ser criados
mensalmente, porém com o Acumulador pode-se criar indicadores Bimestrais,
Trimestrais, Semestrais e Anuais. Vejamos como faz.

Clicar em “novo registro”

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Abrirá a tela “Cadastro de Acumuladores”. Preencher a descrição do

Indicador, sigla, mudar a periodicidade de mensal para qualquer outra listada, definir
tipo “Indicador” que liberará o campo “Filtro de indicador” que contém a lista dos
Cadastros de Indicadores Auxiliares; selecionar indicador desejado e confirmar
operação.

Obs: Clicando no botão “Filtro de indicador” para acessar a tela de Cadastro de Indicadores
Auxiliares/Lançamentos vemos que os lançamentos do indicador “Água Tratada” são mensais como todos os
indicadores auxiliares cadastrados. Veja abaixo.

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Após confirmar a inclusão é preciso carregar o indicador para acumular seus

dados. Selecione o indicador que foi inserido clique no botão “Reprocessar
Acumuladores Selecionados”.

Na tela “Processamento dos acumuladores Selecionados (Período)” é

necessário preencher o período em que os dados serão acumulados.

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Para visualizar os dados que foram acumulados clicar no botão

“Lançamentos”.

Veja que agora temos indicadores com os dados acumulados com

periodicidade Trimestral.

O acumulador também serve para acumular dados do Sistema e transformá-

los em indicadores com filtros de periodicidade, das matrizes de custos, Custos
Primário, Rateado e Desmembrado, Grupo de Despesa (Custeio e Investimento).

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Depois de confirmar a operação, clicar no botão “Lançamentos” para ver os

lançamentos.

Veja que a agora os lançamentos estão agrupados bimestralmente.

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Como criar Fórmulas?

As Fórmulas são utilizadas para relacionar indicadores. Suponhamos que eu
queira saber minha Capacidade de Investimento mensal que seria a diferença entre
o Faturamento Mensal pelo Custo Mensal. Clicar no botão “Novo Registro”

Abrirá a tela “Cadastro de Fórmulas”. Nela o usuário colocará a descrição da

fórmula, a sigla, a periodicidade e a relação entre os acumuladores. No exemplo
citado, queremos a diferença, logo, inseriremos o Faturamento Mensal de água
menos (-) o Custo Mensal Total. Vejamos abaixo.

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Após inserir a Fórmula teremos um novo indicador, porém temos que realizar
o mesmo procedimento que é feito nos acumuladores. Acumular os dados do novo
indicador, criado através de Fórmulas, clicando no botão “Reprocessar Fórmulas
Selecionadas” e visualizando no botão “Lançamentos”.

Processamento de Fórmulas Selecionadas

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Lançamento das Fórmulas

Como criar grupos de análise de indicadores?

Para criar indicadores que serão visualizados no “Gestor” devemos elencá-los
em grupos de indicadores que aparecerão na lista de Grupos na planilha “análise de
indicadores”.

A única forma de mostrar os indicadores através de gráficos no módulo

Gestor é, primeiramente, agrupando-os. Para agrupá-los devemos ir ao
Menu/Indicadores Auxiliares/Grupos.

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Abrirá a tela “Grupos de Indicadores”. Clicar no botão “Novo Registro” para inserir
um grupo.

Abrirá a tela “Cadastro de Grupos de Indicadores”. Preencher os campos descrição,

sigla e sua periodicidade.

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Obs: A periodicidade escolhida no grupo filtrará os indicadores, fórmulas e acumuladores com mesma
periodicidade no momento da seleção de dados do grupo.

Voltando para a tela “Grupos de Indicadores”, clicar no botão “Seleção de Dados do

Grupo”

Nessa lista temos toda a relação de indicadores, fórmulas e acumuladores criados.

No caso acima, vamos escolher a fórmula capacidade de investimento. Voltando a

tela “Grupo de Indicadores” novamente clicamos no botão “Configuração dos Itens
do Grupo”.

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Abrirá a tela “Configurações dos Grupos de Indicadores”. Essa tela permite

customizar a cor do gráfico e sua nomenclatura.

Para visualizarmos no módulo “Gestor” o grupo de indicador criado, teremos que

fechar as janela do módulo de “Indicadores Auxiliares” e ir a o módulo “Gestão” na
planilha “Análise de Indicadores”. Vá até ao campo grupo e selecione o grupo
“Capacidade de Investimento” que os dados aparecerão da forma como foram
criados pelo usuário.

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Comparando custos de insumos entre períodos

Para comparar custos de insumos entre períodos deve-se utilizar a planilha

análise comparativa do módulo de gestão. Nela conseguimos ver em que período se
gastou mais com insumo e podemos também filtrar em processo/atividade.

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Nas colunas variação ainda temos a informação de quanto variou de um

período para outro em R$ e quanto variou em %.

Realizando análise comparativa dos custos de insumos do exercício

Para comparar custos de insumos entre exercícios clicar na aba chamada
“anual” na mesma planilha comparativa. Nela conseguimos ver a totalidade dos
custos do insumo no exercício, a média e a variação mensal do custo.

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