BUENAS PRÁCTICAS PARA

ORGANIZAR Y NOMBRAR LOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
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FONDO COLOMBIA EN PAZ

Versión: 1

Bogotá D.C.
 Buenas prácticas para organizar y
nombrar los documentos electrónicos

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CONTROL DE CAMBIOS

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1 25/04/2019 Versión Inicial.

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Contenido

CONTROL DE CAMBIOS ...........................................................................................................................................2

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................5

1. GUARDA TUS ARCHIVOS EN UNA UBICACIÓN COMPARTIDA. ........................................................................6

2. EVITA MEZCLAR ARCHIVOS PERSONALES Y DE TRABAJO ................................................................................6

3. AGRUPA POR CATEGORÍAS ............................................................................................................................6

4. AGRUPA POR FECHAS ....................................................................................................................................7

5. USA SUBCARPETAS.........................................................................................................................................7

6. USA LAS CARPETAS FINAL, BORRRADOR Y ARCHIVO. .....................................................................................8

7. NOMBRAMIENTO DE LAS CARPETAS ..............................................................................................................8

7.1. MAYOR BREVEDAD POSIBLE ..........................................................................................................................9

7.2. CARACTERES Y ABREVIATURAS .................................................................................................................... 11

7.3. NOMBRE SUFICIENTEMENTE DESCRIPTIVO .................................................................................................. 11

7.4. NOMBRES PROPIOS ..................................................................................................................................... 13

7.5. ORDEN NUMÉRICO ...................................................................................................................................... 13

7.6. AÑADIR FECHAS SIGUIENDO EL FORMATO YYYYMMDD .............................................................................. 13

7.7. CONTROL DE VERSIONES .............................................................................................................................. 14

8. CREA PLANTILLAS DE CARPETAS ................................................................................................................... 14

9. USA ACCESOS DIRECTOS .............................................................................................................................. 15

10. EVITA HACER CARPETAS “FLOTANTES” ........................................................................................................ 15

11. UTILIZA BUENAS NORMAS AL NOMBRAR TUS ARCHIVOS ............................................................................ 16

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12. APÉGATE A ELLO .......................................................................................................................................... 16

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INTRODUCCIÓN

¿Dónde habré guardado ese archivo…? Es una pregunta que todos nos hemos hecho,
seguida por minutos o incluso horas de frustración, navegando entre archivos y carpetas
tratando de encontrar el documento que necesitamos urgentemente.

Encontrar un documento dentro de un sistema de archivos sin una estructura u

organización, es como buscar una aguja en un pajar, un pajar al que tienes que regresar
diariamente hasta que la encuentres.

Deja de perder horas de tu tiempo buscando información creando una estructura

organizada de carpetas y archivos.

¿Por qué crear una estructura de carpetas?

Imagínate dentro de un supermercado. Ahora imagina que no hay secciones, no hay

pasillos, ni organización alguna. Hay manzanas junto a comida de mascotas, la salsa de
pasta junto a los jabones y frente al cereal las bebidas alcohólicas. No sabes dónde
encontrar el pan y la leche… ¡es un caos! En un sistema desorganizado, encontrar algo
es todo un reto. ¿En cuál tienda preferirías ir a comprar?, Así son los archivos de tu
computadora cuando no tienes una estructura y organización.

Al igual que las secciones y los pasillos de un supermercado, una estructura eficiente de
archivos y carpetas te ayudará a mantener tus documentos organizados, para que no
pierdas constantemente el tiempo buscando algo cuando lo necesites. Esto no solo
reduce la frustración, sino que también aumenta tu productividad y eficiencia.

¿Cuál es la mejor manera de organizar mis archivos?

No existe una fórmula mágica para una estructura de archivos perfecta, cada empresa
es y trabaja de forma diferente, por lo que su estructura de archivos deberá reflejar como
trabajan en específico la empresa y sus empleados.

En el entorno electrónico encontramos múltiples diferencias en los espacios de trabajo:

si se trabaja solo o en red, si se comparten carpetas entre dos personas o entre dos
servicios diferentes. Cada espacio de trabajo tiene sus propias capacidades y por tanto
los directorios, carpetas y documentos pueden denominarse de muy diferentes maneras.
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Sin embargo, no debemos olvidar que igual que los documentos en papel, los electrónicos
deben organizarse y nombrarse correctamente de manera que sean identificables por
quienes los vayan a utilizar, facilitando así su recuperación.

La gestión eficiente de los documentos electrónicos, por tanto, comienza por nómbralos
de forma adecuada. De ahí que presentemos esta recopilación de buenas prácticas para
facilitar este trabajo.

1. GUARDA TUS ARCHIVOS EN UNA UBICACIÓN COMPARTIDA.

Es común guardar todo en las carpetas de “Mis Documentos” o en el “Escritorio”, pero

esto puede llevar a 2 problemas;

Primero, otros colaboradores de la empresa no tendrán acceso a estos archivos cuando

lo requieran. Asegúrate de guardar tus archivos en el servidor, en una unidad de red u
otra carpeta compartida.

Segundo, el personal de sistemas (TI) respalda servidores y unidades de red, no es

común que respalden las carpetas de todas y cada una de las computadoras de la
empresa.

2. EVITA MEZCLAR ARCHIVOS PERSONALES Y DE TRABAJO

Usa las carpetas de trabajo para guardar archivos de la empresa, no querrás que todos
en la oficina vean las fotos de las últimas vacaciones con tu familia.

3. AGRUPA POR CATEGORÍAS

Una de las maneras más efectivas de organizar tus archivos es por categorías. Imagina
un supermercado, todo está ordenado por categorías para poder encontrar los productos
que buscamos de forma rápida.

Algunos ejemplos de categorías son:

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• Áreas o Departamentos. – Organiza tus carpetas por departamentos o función en la

empresa, por ejemplo: Administración, Marketing, Finanzas, Contabilidad, etc.

• Clientes. – Crea carpetas para cada uno de tus clientes con subcarpetas para cada
proyecto y sus detalles.

• Usuarios. – Si se requiere mantener cierta información privada, se pueden crear

carpetas por usuario

4. AGRUPA POR FECHAS

Muchas actividades de la empresa como pagos, reportes, compras, etc., son recurrentes.
Organizar los archivos de estas actividades por mes y año puede facilitarte encontrar el
archivo que necesitas consultar e identificar su versión actual y las anteriores

Por ejemplo, puedes crear una estructura como ésta:

5. USA SUBCARPETAS

Una vez que tengas agrupados tus archivos por categorías o fechas, podrás agregar
niveles adicionales para ayudarte a filtrarlos mejor, aquí es donde puedes aprovechar la
creación de subcarpetas.
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Las subcarpetas ayudan a crear grupos lógicos dentro de grandes categorías. Por
ejemplo, dentro de la carpeta de ADMINISTRACION, podrías tener la subcarpeta “2017”
que contenga la carpeta “VENTAS” que a su vez contenga la subcarpeta de cada mes
del año, algo así:

6. USA LAS CARPETAS FINAL, BORRRADOR Y ARCHIVO.

Aun cuando sepas en que carpeta buscar, encontrar la versión correcta del archivo que
necesitas puede ser complicado. Una manera para ayudarte es creando subcarpetas
para cada una de las etapas de una tarea.

Final. – Utiliza esta carpeta para guardar cualquier documento final y aprobado. Por
ejemplo, si estás trabajando en un contrato, en esta carpeta guardarías la versión final
lista para imprimir y firmar.

Borrador. – Guarda en esta carpeta cualquier trabajo en progreso, así como las
revisiones que tenga el documento para que sea revisado.

Archivo. – Utiliza esta carpeta para guardar los materiales de referencia utilizados para
el proyecto, como notas, imágenes, vínculos, etc.

7. NOMBRAMIENTO DE LAS CARPETAS

Normalizar el nombre de las carpetas generales donde guardamos la documentación

relacionada con una determinada actividad, puede sernos muy útil.
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Sólo tienes que nombrar las carpetas seleccionando las denominaciones según tus
necesidades. Aquí tienes unos ejemplos:

La documentación sobre los temas de calidad en:

04 Gestion\Calidad

El registro de documentos que entran y salen en el servicio:

06 Correspondencia

7.1. MAYOR BREVEDAD POSIBLE

La ruta de acceso al documento no debe ser muy larga. En Windows solo podemos contar
con una cadena de 255 caracteres, donde deben quedar incluidos el nombre del
documento y de las carpetas y subcarpetas que lo contienen. Pero en otras aplicaciones
el número es menor. Por eso es imprescindible hacer todo lo posible para acortar esa
ruta de acceso, como eliminar subcarpetas que no aportan información siempre que
podamos.
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Si tenemos organizado nuestro computador de la siguiente manera:

La ruta resultante a la hora de recuperar el documento sería demasiado larga y puede

darnos problemas:

C:\Users\juan.molano\Documents\BUENAS PRÁCTICAS ORGANIZAR Y NOMBRAR

LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS.docx

(tiene 101 caracteres)

¿Qué tal así?

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Veamos el ej. anterior cómo quedaría:

FCP\04 Gestion\Calidad\BP_ORGANIZAR_NOMBRAR_DOCUMENTOS_ E.docx

7.2. CARACTERES Y ABREVIATURAS

 Evita utilizar artículos o conjunciones y las palabras que no aporten información

 Evita utilizar los siguientes caracteres: ¿ / \ : * ” < > [ ] & $ , .
 Evita utilizar acentos
 Separa las palabras con guion bajo “_” en vez de usar espacios.
 Utiliza abreviaturas normalizadas para reducir el número de caracteres. Ojo, si no
están normalizadas pueden crear más confusión.

7.3. NOMBRE SUFICIENTEMENTE DESCRIPTIVO

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Cuando un documento está dentro de una carpeta con denominación suficientemente

clara, tendemos a no repetir esa información en el nombre del documento.

C:
D:
Z:
A123_Convenios_ acuerdos
Caja_Burgos
Informes_juridicos
15_Febrero_2001.pdf
23_Junio_2006.pdf
18_Abril_2008.pdf
Informes_auditoria
Convenio

Sin embargo, esto solamente es eficaz mientras el documento permanece en esas

carpetas originales. Lo que suele suceder es que muchos documentos electrónicos se
pasan y copian de unas carpetas a otras, perdiendo el contexto para el que fueron
creados. Por eso es importante que el nombre del documento incluya toda la información
descriptiva independientemente de dónde esté almacenado. Es lo más seguro y además
nos permitirá buscar el documento en el buscador de Windows con mayor facilidad.

C:
D:
Z:
A123
Caja_Burgos
20011502
convenio_caja_burgos_ Informe_juridico_20011502.pdf
convenio_caja_burgos_ Informe_auditoria_20011502.pdf
convenio_caja_burgos_20011502.pdf

Recuerda que el nombre debe describir claramente el contenido y ser intuitivo para
aquéllos que vayan a acceder a él.
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7.4. NOMBRES PROPIOS

Cuando el documento deba ser denominado con un nombre propio, o quieras incluir el
nombre del autor del documento, escribe su apellido y la inicial de su nombre separados
por _. De esta manera, se ordenarán por orden alfabético en tu computador.

Gonzalez_P_Buenas_practicas_e-doc.pdf

7.5. ORDEN NUMÉRICO

Cuando el nombre incluya una enumeración correlativa, para que se ordenen

correctamente es imprescindible utilizar los ceros a la izquierda.

Como consecuencia habrá que hacer una estimación previa de los dígitos que vamos a
necesitar. Por ejemplo, si vamos a tener entre 10 y 99 documentos, será suficiente una
numeración con dos dígitos, pero si hay posibilidad de superar esa cifra, necesitaremos
tres, y en ese caso empezaremos a contar como en el siguiente ejemplo:

ADO_001.doc
ADO_002.doc
ADO_003.doc

7.6. AÑADIR FECHAS SIGUIENDO EL FORMATO YYYYMMDD

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Aunque muchos sistemas operativos conservan la información de la fecha en el propio

documento, muchas veces, al cambiarlo de carpeta o hacer una copia, las fechas
cambian y no tienen mucho sentido.

Aquí vemos un ejemplo de las fechas que encontramos al abrir las propiedades de un
documento del que se ha hecho una copia.

La mejor manera de prevenir la confusión, cuando la fecha es relevante como

información, es que aparezca en el nombre mismo.

Y para que los documentos queden mejor organizados, lo mejor es usar la estructura:
YYYYMMDD, separada por _. De esta manera se ordenarán por años, meses y días de
forma automática, quedando agrupados por orden cronológico.

Para un informe creado el 11 de febrero de 2009:

Informe_20190211.doc

7.7. CONTROL DE VERSIONES

Se puede optar por añadir, siempre al final del nombre y antes de la extensión del
documento, v01, v02, v03… a cada una de las versiones o borradores que se creen (con
dos dígitos para que los documentos aparezcan después en un orden lógico en el
explorador).

Al documento final se le quitaría ese añadido, y se borrarían las anteriores versiones o

borradores si lo consideramos oportuno. Hacer limpieza de forma periódica nos evita
llenar el computador de documentos inservibles.

Inf_semanal_v01.doc

Presupuesto2019_v02.xml

8. CREA PLANTILLAS DE CARPETAS

Una vez que hayas diseñado la estructura de tus carpetas, crea la serie de carpetas
vacías a manera de plantilla para mantener una estructura consistente. Por ejemplo, si
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organizas tus archivos con base al nombre de tus clientes, probablemente querrás utilizar
la misma estructura una y otra vez dentro de cada carpeta de clientes.

9. USA ACCESOS DIRECTOS

Siempre existen esos 2 o 3 archivos que utilizamos diariamente y tenemos que abrir y
cerrar varias veces al día. Comúnmente estos archivos los guardamos en el escritorio
“para tenerlos a la mano”. Lo cierto es que al ser archivos importantes y que usamos
diariamente, deberíamos guardarlos apropiadamente dentro de una carpeta que pueda
ser respaldada por el personal de sistemas (TI) y no en el escritorio.

Algunos usuarios prefieren duplicar el archivo y trabajar con la copia que está en el
escritorio, dejando el archivo original en su carpeta desactualizado.

En lugar de duplicar el archivo, puedes crear un acceso directo y trabajar siempre en el

archivo original, evitando tener varias versiones de él.

El acceso directo lo puedes mover y colocar en el escritorio o cualquier otra ubicación

que te parezca más conveniente.

10. EVITA HACER CARPETAS “FLOTANTES”

Cuando trabajas en un proyecto grande con muchas carpetas y quieres acceder a la

carpeta que más usas, es muy fácil colocar un número 1 o un guion bajo _ antes del
nombre de la carpeta para que sea la primera carpeta en aparecer dentro de la lista.

Las carpetas flotantes son la más salida fácil, en lugar de comprometerse a utilizar una
estructura de archivos efectiva. Además, si otros usuarios buscan carpetas
alfabéticamente, podrían perder fácilmente una carpeta flotante y duplicar información.
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11. UTILIZA BUENAS NORMAS AL NOMBRAR TUS ARCHIVOS

Puede resultar frustrante buscar entre cientos de archivos con nombres vagos como
“Presentación” o “Notas”. Utiliza nombres de archivo claros y descriptivos que faciliten la
identificación de lo que hay en el archivo, sin importar dónde se encuentre.

Éstas son algunas de las mejores prácticas:

 Sé conciso; algunos sistemas de software no trabajan bien con nombres de
archivo demasiado largos.
 Usa información descriptiva.
 Para fechas usa el formato AAAMMDD o AAMMDD (AÑO, MES DÍA) para que
las fechas se mantengan en orden cronológico, por
ejemplo: 20170107_COTIZACION_CLIENTE01_PROYECTO01.PDF
 Usa numeración secuencial (01, 02, 03, en lugar de 1, 2, 3…)
 Evita caracteres especiales como: (~ ! @ # $ %, etc.)
 Usa guiones bajos (archivo_nombre) o guiones (archivo-nombre) en lugar de
espacios (archivo nombre)

12. APÉGATE A ELLO

Ninguna estructura de carpetas o sistema de organización de archivos será perfecta, pero

en la búsqueda de ser más eficiente tienes que adoptarla y usarla todo el tiempo. No
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guardes todos tus archivos en el Escritorio o en Mis Documentos y te digas “Después lo

muevo”, de esta manera terminarás con un sistema de organización de archivos a
medias.