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UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE- BUCARAMANGA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

MAESTRIA EN ECONOMIA SOLIDARIA PARA EL DESARROLLO TERRITORIAL

CURSO:
GESTION DE SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

ACTIVIDAD # 2
TEMA: CASO REAL PRACTICA ORGANIZACIONALES EN UNA EMPRESA DE
ECONOMIA SOLIDARIA

DOCENTE
Dra. GINA PAOLA MAESTRE

ALUMNOS
ANGHY AMADO REYES
ALEXANDRA BENEDETTI NAVARRO
CAROLPOMARES CORREDOR

28 / 04/ 2019
PUNTO NÚMERO 1: Identifique una empresa caso de estudio, debe ser del sector solidario,
de preferencia, con una estructura sólida y con proyección de crecimiento. Explique porqué
se considera solidaria, su trayectoria, sus características, localización, aspectos
demográficos, objeto social, y otros datos que sirvan para situar la empresa en un contexto
solidario.

La Universidad Cooperativa de Colombia es la elección para el caso de estudio del presente


trabajo, según el orden establecido en la primera pregunta, daremos respuesta a los
siguientes interrogantes sobre la Universidad Cooperativa de Colombia:

 ¿Por qué se considera solidaria?


 ¿Trayectoria?
 ¿Características?
 ¿Localización?

 PERTENECE AL SECTOR SOLIDARIO:

La Universidad Cooperativa de Colombia, es una institución de educación superior, de


propiedad social, que dada su organización y origen pertenecen al tercer sector de la
economía, además a esto, se considera solidaria debido a su naturaleza jurídica según el
código de gobierno institucional la cual manifiesta lo siguiente:

“La Universidad Cooperativa de Colombia es una corporación civil, sin ánimo de lucro, de
naturaleza privada, interés social y utilidad común; reconocida por la Superintendencia
Nacional de Cooperativas como institución auxiliar del cooperativismo” (…).

Por otro lado la Universidad, centra su actividad institucional en los recursos humanos como
sujeto, actor y fin de su actividad, procurando lograr un desarrollo integral de los mismos,
generando practicas desde la economía solidaria la cual permite perseguir intereses
colectivos, así como la misión y visión institucional, principios, valores, estructura
organizacional entre otras características esenciales que la posesionan dentro del sector
de la economía solidaria.

 TRAYECTORIA:

Es grato explicar la trayectoria de la universidad cooperativa de Colombia ya que enmarca


un precedente de la educación superior con base en la economía solidaria, por lo cual la
trayectoria uceista, inicia cuando un grupo de cooperativistas, liderados por los hermanos
Serrano junto con Carlos Uribe, en el año 1958, deciden pues apostarle al fortalecimiento
de la economía solidaria y en particular al cooperativismo, a partir de la formación de
personas dentro de esta sistema. Para lo cual fundaron el Instituto Moses Coady.

Luego, se convierte en el Instituto de Economía Social y Cooperativismo, hoy Unidad


Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, mediante Resolución 4156 de 1963,
otorga Licencia de funcionamiento al “Instituto de Economía Social y Cooperativismo”.

El Ministerio de Educación Nacional, con la Resolución 24195 de 1983, hace el


reconocimiento institucional como Universidad a la Corporación Instituto Universitario de
Economía Social y Cooperativismo “INDESCO”, asi mismo, la Constitución de 1991 y la Ley
30 de 1992, por la cual se reforma la Educación Superior en el país, genero un espacio
importante para las Instituciones de Economía Solidaria como alternativa de transformación
social y democratización de la propiedad y la prestación de servicios.

La Universidad Cooperativa de Colombia, a partir de los 90 consolidó las cinco seccionales


las cuales eran: Bogotá como domicilio, Medellín, Barrancabermeja, Santa Marta y
Bucaramanga; igualmente, se creó varias Sedes en el territorio nacional: en la costa Caribe:
en Montería y Apartado; en el centro del país: en Pereira, Cartago, Espinal e Ibagué; en el
oriente: en Arauca y Villavicencio; en el sur: con las Sedes de Pasto, Popayán, Cali, Neiva
y en la región pacífica con sede en Quibdó.

El Ministerio de Educación Nacional, mediante la Resolución 1850 de 2002, reconoce a la


Universidad Cooperativa de Colombia, su origen y naturaleza jurídica como de economía
solidaria.

El desarrollo de la trayectoria institucional ha sido a través de una planificación estratégica,


analizando el contexto interno y externo la cual le da la posibilidad proponer estrategias
integrales a partir de su misión y la proyección institucional para alcanzar su visión. Dichas
estrategias han sido flexibles de acuerdo a las comunidades y el entorno de cada sede.

CARACTERÍSTICAS: Universidad multicampus, cuenta con proyección social. pertenece


al sector solidario.

Definición de las anteriores características:

 Universidad Multicampus.
El ser parte de la Universidad Cooperativa de Colombia (UCC) es estar dentro de
una universidad multicampus, lo cual permite maximizar sus objetivos y metas comunes
entorno al mejoramiento continuo, teniendo en cuenta los fines establecidos en el plan
estratégico nacional.

Esta característica, contribuye a la competitividad educativa del país, a la vez que se


consolida la educación con énfasis en la economía solidaria en diferentes entornos,
ampliando el acceso a una educación de calidad frente a realidades y diversos contextos
del país proyectándose socialmente.

La estructura uceista favorece la descentralización y en varias de las regiones de Colombia


es punto de referencia por contribuir al desarrollo territorial; a continuación, algunas de sus
seccionales:

 Región Norte: Santa Marta, Montería.


 Región Noroccidente: Quibdó, Apartado, Medellín.
 Región Centro: Pereira, Cartago, Ibagué, Espinal, Neiva.
 Región Suroccidente: Popayán, pasto, Cali.
 Región Centro Oriente: Bogotá, Villavicencio.
 Región Oriente: Bucaramanga, Barrancabermeja, Arauca.

 PERTENECE AL SECTOR SOLIDARIO:

La naturaleza jurídica y la trayectoria uceista con vocación a la economía solidaria la


hacen pertenecer al tercer sector de la economía, la cual se logró consolidar para el año
de 1983 ya que recibió el reconocimiento institucional como Universidad Cooperativa
de Colombia, mediante la Resolución No. 24195 expedida el 20 de diciembre por el
Ministerio de Educación Nacional.

La Universidad Cooperativa de Colombia avanza permanentemente hacia la excelencia


y la acreditación institucional, fortaleciendo sus relaciones en el país y en el mundo,
mejorando su infraestructura física y tecnológica, innovando en los procesos académicos
y los programas para responder a las necesidades de los territorios y sus comunidades.
Estamos comprometidos con la construcción de un mejor país para todos; somos “Una
Universidad, todo un país”
 LOCALIZACIÓN:

La Universidad Cooperativa de Colombia, ofrece a toda su comunidad una infraestructura


excelente a nivel nacional, al ser una universidad multicampus no cuenta con una sola
localización sino con múltiples sedes en varias ciudades del país, su sede principal radica
en la ciudad de Medellín, Antioquia; Su presencia en las distintas ciudades del país la hace
dinámica y competitiva otorgándole el tercer puesto a nivel nacional como la universidad
con mayor población estudiantil; Las siguientes son las ciudades o localizaciones donde
tiene presencia física la Universidad Cooperativa de Colombia. . La Universidad
Cooperativa de Colombia según su plan estratégico navegando juntos 2017 al 2022 ha
definido 8 ejes estratégicos, los cuales son las autopistas o rutas básicas por donde se
desarrollará la Universidad, en la vigencia de este plan y a partir de las cuales se agrupan
varios objetivos y metas que apuntan en una dirección determinada. La Universidad
definió para 2013-2022, ocho ejes estratégicos los cuales son: Acreditación, Calidad,
Infraestructura Física, Infraestructura Tecnológica, Docencia, Investigación, Extensión
y Proyección Social y Gestion Organizacional.

2. Imagine que, a ustedes como equipo, les ha sido encomendada la reestructuración de la


empresa, en términos de sistemas de información gerencial que apoyan la labor de la
misma y que puedan posicionarla como líder mundial. Realice una propuesta a nivel
operativo (según el modelo de Laudon y Laudon), para sistemas de procesamiento de
transacciones con los que la empresa debería contar según su juicio. Explique: ¿Cómo
funcionarían estos sistemas? ¿Qué áreas ayudarían a soportar? ¿Qué resultados se
esperaría que generaran para la empresa?

Actualmente la Universidad Cooperativa de Colombia se ha interesado en fortalecer la


gestion tecnológica, según el plan de acción nacional se ha definido entre sus ejes
estratégicos centrales la Gestión e infraestructura tecnológica, el objetivo general de
este eje es ser reconocidos por la innovación en el uso de tecnologías en los procesos
académicos y administrativos, los sistemas de gestión tecnológica estarán totalmente
integrados con parámetros definidos como necesarios, suficientes y pertinentes.
Como objetivo específico se ha propuesto en proveer herramientas tecnológicas que
permitan dar viabilidad a todos los procesos académicos y administrativos de la
organización
Para el desarrollo de esta actividad se ha seleccionado el análisis de los sistemas de
información implementados en el proceso de inscripción, admisión y matriculas de
estudiantes , este proceso es liderado por el Departamento de Mercadeo, interviene el
departamento de Admisión, Registro y Control y el Departamento de Tesorería,para la
realización de la propuesta de mejora se centrara en el proceso liderado desde el área
de Mercadeo de la Institución apoyado por las herramientas suministradas por gestión
tecnológica.

A continuación, se presenta la estructura de la seccional Santa Marta.

Fuente: Dirección de Planeación de la seccional.

Según la teoría de Laudon & Laudon El departamento de Mercadeo está conformado así:

Nombre del cargo Nivel Nivel Vs Sistemas de información


Director Nacional de Mercadeo Estratégico Executive Support Systems (ESS)
Coordinador de Mercadeo Seccional Táctico – Operativo DSS-MIS
Decision Support Systems (DSS) –
Management Information Systems
(MIS)
Auxiliares de Atención Más Integral (Ami ) Operativo – Transaccional TPS
Sistemas de procesamiento
Transaccional
El Departamento de Mercadeo cuenta con un plan de acción, el cual es diseñado desde
la Dirección de Mercadeo Nacional, en el nivel estratégico, allí se definen las políticas,
metas y objetivos a alcanzar a nivel institucional y en cada sede y seccional de acuerdo
a su comportamiento.
En la Coordinación de Mercadeo se lleva a cabo un plan Táctico y de medios de
promoción y comunicación donde se programan las actividades para el cumplimiento de
las metas.
El plan táctico consiste en realizar actividades de promoción de la oferta académica de
la seccional a fin de cumplir con las metas establecidas en cuanto inscripción y matrículas
de los estudiantes, para estos procesos se cuentan con dos herramientas de apoyo
tecnológico las cuales son:

Para el proceso de Pre Inscripción, Inscripción y Matricula la Universidad Cooperativa de


Colombia ha contratado a la compañía PeopleSoft, Inc., la cual se encarga de suministrar
software de Planificación de Recursos Empresariales (E.R.P. - Enterprise Resource
Planning), gestión de Recursos Humanos, gestión de las Relaciones con los Clientes
(CRM, customer relationship management).

Proceso de Preinscripción: Implementación del sistema de información CRM.


Consiste en la CRM la captura de los datos demográficos de las personas interesadas
en la oferta académica de pregrado y posgrados. Con la información obtenida de esta
herramienta se realiza el seguimiento a nivel operativo para promover la oferta e
incentivar a la inscripción a los programas académicos, estos reportes se pueden obtener
diariamente, hacen parte de la rutina del cargo, sin embargo, los datos son presentados
en una hoja de excel sin procesar, es decir no hay un análisis que permita toma de
decisiones. Este proceso se da en el nivel transaccional y operativo según el modelo de
la Laudon & Laudon, esta herramienta pertenece a los sistemas TPS mencionados en el
contenido temático de esta unidad.

Proceso de inscripción y matricula


Para el proceso de inscripción y matricula la Universidad Cooperativa de Colombia
cuenta con un sistema de información académica denominado TIMONEL, en el proceso
de inscripción los aspirantes a la oferta académica ingresan por el sitio web institucional
y realizan el paso a paso indicado, compran el pin de inscripción, diligencian el formulario
y cargan los requisitos solicitados en este proceso, una vez revisado el cumplimento de
dichos requisitos se expide la notificación de admisión para continuar con el proceso de
matrícula.
Según el sistema de información Timonel, realiza reportes diarios, semanales y
mensuales para dar a conocer el comportamiento de las inscripciones con base en ello
el departamento de mercadeo aplica el plan táctico, de la misma manera se realiza
reportes de matriculados. Este proceso se da en el nivel transaccional y operativo según
el modelo de la Laudon & Laudon, esta herramienta pertenece a los sistemas TPS y
DSS mencionados en el contenido temático de esta unidad.

Forma de pago de Inscripción y Matricula.


Existe un paso a paso e instructivo para la realización del pago del pin de inscripción y
de la matrícula, el proceso es tedioso , un poco confuso, limitante por las opciones de
entidades bancarias solo se cuenta con las opciones de consignación en las siguientes
entidades bancarias: BBVA, Bancoomeva y Suraméric , en el caso de ser consignaciones
se deben imprimir el recibo en impresora láser y solo se puede consignar en las tres
referencias bancarias, si el pago es virtual se pueden hacer las transferencias desde
otras entidades bancarias , pero solo al banco BBVA , no es clara la explicación en la
web.
En respuesta al punto dos se presenta el siguiente plan para mejorar los actuales
sistemas de información implementados en el proceso de inscripción y matricula

TPS Transaction Processing Systems


Para mejorar los actuales sistemas de información implementados en el
proceso de inscripción y matricula
Tabla1.

Propuesta Función del Áreas a las cuales Resultados Nivel


sistema de brindaría soporte esperados de aplicación
información
Implementación de un sistema pagos Agilizar y optimizar Departamento de Incremento de Operativo
Electrónicos - PSE proveedor de el proceso de Mercadeo – pagos por y Táctico
servicios Electrónicos desde la página pagos de analistas de conceptos de
Institucional para dinamizar y optimizar inscripciones y mercadeo inscripciones y
el proceso de pagos. matriculas, obtener Departamento de matriculas.
información en Admisión Registro y
línea que permita Control y
tener reportes Departamento de Reportes
oportunos desde el Tesorería oportunos de
nivel operativo pagos que
hacia el táctico permitan la toma
para realizar los de decisiones
seguimientos frente al proceso.
pertinentes.
Mejora la
percepción de los
clientes
(estudiantes) en la
prestación de
servicios por
calidad, agilidad y
eficiencia
Implementación de una APP móvil que Dentro de los Departamento de Cumplimiento de
permita el acceso y la interacción con servicios ofrecidos Mercadeo – las metas del pago
toda la información, servicios, por la APP, unos de Departamento de por concepto de
benéficos, noticias y los procesos de la los objetivos es Admisión Registro y inscripción y
universidad especialmente el de brindar la opción de Control y matricula en los
inscripción y matricula desde cualquier pagos por Departamento de tiempos
lugar donde cuente con conexión de conceptos de Tesorería estipulados por los
internet. Articular con el servicio de Inscripción y niveles
pagos PSE. Matricula permiten estratégicos.
realizar
transacciones Aumento de la
financieras a través demanda de los
de teléfonos programas
móviles, desde ofertados por la
cualquier lugar con facilidad en el
conexión a internet. acceso de la
información.

Mejora en los
procesos de
comunicación y
promoción según
las estrategias de
Marketing
Universitario.
Información en
línea de los
procesos de pagos
por los reportes
articulados entre la
APP y Timonel.

3. Análisis a nivel bases de datos: Dibuje un escenario en el que la empresa seleccionada


está distribuida geográficamente, y documéntelo. Proponga una base de datos distribuida
(data warehouse o data mining), que apoye tal diseminación geográfica y explique: ¿Cómo
funcionarían estas bases de datos?, ¿Qué tipo de información se espera gestionar con
ellas? ¿Qué resultados se esperaría que generaran para la empresa.

La Universidad Cooperativa de Colombia cuenta actualmente con 16 campus


universitarios , en todo el país , los procesos que se llevan a cabo son unificados , los
sistemas de información están conectados en línea, lo cual permite que desde el nivel
estratégico hasta el nivel operativo puedan contar con acceso a la información contenida
en las bases de datos, cada uno desde su rol cuenta con algunos códigos de manejo
especial , sobre todo los del nivel estratégico o alta dirección donde se implementa los
Sistemas de soporte para ejecutivos ( ESS) .

Propuesta de mejora para el manejo y optimización de las bases de datos


El impacto del Data Warehouse y Data Mining en la nueva comunicación empresarial y
en la era de la información, es necesario que las empresas aprovechen las herramientas
digitales para recopilar gran cantidad de datos. Estos les permitirán mejorar la
comunicación y relaciones con clientes, usuarios y colaboradores.
Por medio de la data Warehouse, se realizará el análisis de la información recopilada y
se depuran los datos innecesarios. Todo el material es procesado y evaluado desde
distintos puntos de vista profesionales para generar una solución o, en este caso, una
estrategia de comunicación, de promoción de la oferta académica de acuerdo al
comportamiento de la demanda reflejada en el proceso de inscripción y matricula de
estudiantes

TPS Transaction Processing Systems


Para mejorar los actuales sistemas de información relacionados con las
bases de datos en el proceso de inscripción y matricula de estudiantes

TABLA 2.

Propuesta Función del sistema de Áreas a las cuales Resultados Nivel de aplicación
información brindaría soporte esperados
Reforzar los sistemas de Analizar la información Dirección Bases de datos Niveles: Estratégicos,
información actual como lo recopilada depurar los datos Nacional de inteligentes que tácticos y operativos
son el CRM y TIMONEL por innecesarios. Todo el material Mercadeo permitan el
medio de la implementación es procesado y evaluado Departamento de análisis de la
de El Data W arehouse y desde distintos puntos de Mercadeo – información de
Datamining. vista profesionales para Departamento de manera oportuna
generar una solución o, en Admisión Registro para la toma
este caso, una estrategia de y Control y decisiones en los
comunicación, de promoción Departamento de planes de
de la oferta académica de Tesorería y Marketing
acuerdo al comportamiento de analistas de Universitario.
la demanda reflejada en el mercadeo
proceso de inscripción y
matricula de estudiantes, este
análisis se realiza desde los
niveles estratégicos y tácticos
con el apoyo del nivel
operativo quien tiene el
contacto permanente y
rutinario de la información

PUNTO 4.

En la Universidad Cooperativa de Colombia se han implementado algunos estándares que


comprenden un sistema de Gestión de acuerdo a:

 Lineamientos del CNA para la Acreditación Institucional


 ISO 30301:2012 / Sistema de Gestión para los Documentos
 ISO 14001:2004 / Sistema de Gestión Ambiental
 ISO 9001:2008 / Sistema de Gestión de la Calidad
 ISO 27001:2007 / Sistema de Gestión de la Seguridad de la información
 OHSAS 18001:2007 / Sistema de Gestión para la Salud Ocupacional y Seguridad
en el trabajo

Todo ello con el fín de Integrar los sistemas de gestión como forma de enfocar las
actividades de la Institución para controlar integralmente y de forma efectiva las variables
claves para esta, colocando como objetivo máximo el logro de una política integrada de
gestión asegurando así la competitividad que permita responder a las exigencias de
nuestros grupos de interés.
Pero no se ha realizado tácticamente el modelo MGI de Laudon y laudon. Queremos
proponer un modelo que su función sería:

¿Cuál sería su función?:

El decir de un sistema de Gestión Integrado, su función es protocolizar el día a día de las


distintas actividades que se producen en la empresa; en este caso en Universidad
Cooperativa de Colombia sede Santa Marta. Se debe buscar la optimización, buscando la
máxima utilidad con garantía de calidad y con el mínimo de recursos utilizados de la
empresa.

¿Qué beneficios traerían para la empresa?:

Con la implementación de Sistemas Integrados de Gestión nos aseguramos de que todas


las actividades aumenten su rendimiento de forma correlativa, es decir, es como si en un
árbol el tronco del mismo sería la parte que es común a todos los sistemas de gestión que
se van a integrar, cada una de las ramas del árbol es la parte específica de un sistema de
gestión concreto. En este sistema de gestión de la información se debe tener siempre
presente que el personal que labora en la empresa debe conocerlo y saber su
funcionamiento; será necesario capacitar al personal para lograr absoluta consonancia con
lo que se requiere.

¿Qué tipo de sistemas integraría?:

Proponemos un modelo de Gestión MGI (modelo de gestión integrado) que integre dos (2)
ejes fundamentales de la Universidad Cooperativa de Colombia, los cuales corresponde
asistencia de soporte de decisiones DSS y Sistema de soporte para ejecutivos ESS.

Por supuesto que ello conlleva a unas etapas que se deben realizar pasando desde su idea,
diseño e implementación; de la siguiente manera:

ETAPA I: realizado un diagnóstico que se realizó en la Universidad Cooperativa de


Colombia con base en información recolectada con personal responsable de la información
en cuanto a la integración de tecnología de la información.

ETAPA II. Se revisan los conceptos de los procesos del negocio de la empresa, en cuanto
a su desarrollo y su madurez. posibilite establecer la relación que existe entre ellos y el
diagnóstico formulado por la misma Universidad Cooperativa de Colombia.
ETAPA III: Presentación esquemática y descripción del modelo de gestión propuesto

ETAPA IV: Se explica cómo se debe adoptar e implementar el modelo.

Etapa I:
1. Revisar el marco de definición y regulación de las Universidad Cooperativa de
Colombia
2. Documentar el estado de la Universidad Cooperativa de Colombia a partir de
información gubernamental
3. Complementar la información con información sectorial
4. Alinear los hallazgos en la Universidad Cooperativa de Colombia con las
dimensiones de los sistemas de información
Resultado: Diagnóstico de la Universidad Cooperativa de Colombia a nivel de
procesos

Etapa II
1. Realizar una revisión literaria sobre los modelos de madurez de proceso basados
en el CMM
2. Considerar los modelos de madurez desde la perspectiva de las tecnologías de
información
3. Alinear los modelos de madurez con los hallazgos del diagnóstico
4. Adoptar el modelo de madurez que sustenta el modelo de gestión propuesto
Resultado: Caracterización del modelo de madurez BPMM

Etapa III
1. Integrar conceptualmente los modelos y teorías
2. Diseñar el esquema general del modelo
3. Explicar el esquema a partir de la interacción de los conceptos asociados
4. Adaptar la metodología IDEAL para el modelo de gestión
5. Describir el modelo, sus componentes y áreas de relación
Resultado: Esquema del modelo propuesto y su descripción

Etapa IV
1. Realizar una descripción de cada uno de los componentes de la
metodología a partir del modelo IDEAL, componentes y
elementos a considerar
2. Describir la dinámica del modelo de gestión
3. Definir los instrumentos de validación en las empresas
4. Establecer los criterios y elementos a tener en cuenta para su apropiación
Resultado: Modelo de Gestión Integrado MGI para Ucc Santa Marta

Actividades de Prueba: (si se requiere para su prueba)


1. Validar el Modelo mediante un Caso de Estudio
2. Presentar resultados y recomendaciones
Resultado: Validación y análisis

También se busca establecer la relación entre “administración” y “Tecnología”, así:

Relación Sist Infor Area de proceso del BPMM


(SI)
Administración Nivel 1* y Nivel 2
Liderazgo Liderazgo en procesos organizacionales
Estrategia Gobernabilidad
Aspectos que considera

Procesos Administrativos Gestión de los requerimientos de unidades de trabajo


Planificación y compromiso de la unidades de trabajo
Monitoreo y control de la unidades de trabajo
Desempeño de las unidades de trabajo
Gestión del cambio
Gestión de compras
Aseguramiento de procesos y productos
RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO
· Baja Formalización de empresas
· Carecen de estrucutras administrativas definidas
· Baja calidad de empleos
· Desconocimiento del entorno
· No obtienen ventajas de planes y programas de apoyo
· No tienen soportes tecnológicos, informáticos ni de comunicación
· Gestión subjetiva y no basada en indicadores
* El nivel 1 no contempla áreas de proceso, s in embargo se incluye en esta relación

La relación de estas 3 dimensiones y los dos primeros niveles del BPMM constituyen
los elementos claves para desarrollar a partir de ellos, las estrategias de mejoramiento
de procesos mediante la integración de la tecnología de la información.
Dimensión “tecnología” de los sistemas de información y los niveles 4 y 5 del
BPMM

Dimensión SI Area de proceso del BPMM


Tecnología Niveles 4 y 5
Software Gestión de activos
Hardware Gestion de la capacidad y rendimiento organizacional
Aspectos que considera

Procesos de administración de Integración de productos y servicios


Conectividad Gestión cuantitativa del producto y servicio
Telecomunicaciones Gestión cuantitativa de procesos
Mejoramiento de procesos de planificación
Alineación del desempeño de la organización
Prevención de defectos y problemas
Mejoramiento continuo
Innovación
Mejoramiento organizacional
RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO
· Baja capacidad de absorción tecnológica
· Desconocimiento de herramientas acorde con las necesidades
· Desconocimiento o baja aplicación de herramientas de mejora
· Débil conocimiento y relación con proveedores y clientes
· Baja inversión investigación y desarrollo
· Entorno competitivo limitante
· Escasa infraestructura
· Baja capacidad de asociatividad

Es necesario recordar que las 3 dimensiones del BPM son: El negocio, el proceso y la
gestión. Desde una óptica amplia, se puede observar que existe una sincronía entre
lo que desde “El negocio” se pretende con la definición de las estructuras
administrativas que propone tanto el BPMM en sus niveles 1 y 2 como la dimensión de
la Administración de los sistemas de información, igual situación se da con la dimensión
“El proceso” en el BPM, el de “organización” en los sistemas de información y el nivel
3 del BPMM. Para el caso de la dimensión de “la gestión” según el BPM, corresponde
a la dimensión de la “tecnología” en los sistemas de información y al nivel 4 y 5 del
BPMM.

Se han identificado entonces 4 tipos de sistemas de información para dar soporte a los
distintos niveles de administración. Estos sistemas son: los sistemas para el
procesamiento de transacciones (TPS), los sistemas de información gerencial (MIS),
sistemas de soporte de decisiones (DSS), y sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS).
(Laudon & Laudon, 2008)
Una vez se conoce el estado de madurez de los procesos de las empresas que
conforman el grupo, es decir una gran concentración en el nivel 1 o inicial se procede
a establecer las prioridades que el grupo de directivos considera son las que debe tener
el grupo, para lo cual se definió por unanimidad que la prioridad es la de CRECER.

1. Incorporar nuevas funcionalidades a nuestra página de Internet tales como:


correo electrónico, formulario de petición de información, tablón de empleo,
etc.
2. Promocionar nuestro negocio en Internet a través de anuncios en otras
páginas webs de interés, buscadores, páginas amarillas, etc.
3. Disponer de la información de mis clientes (productos solicitados,
reclamaciones, volúmenes de compra, etc.) en formato electrónico con el
objeto de planificar acciones comerciales (publicidad, segmentación de
clientes, promociones, etc.)
4. Comunicar ofertas, promociones o novedades directamente a través del
correo electrónico a aquellos clientes que lo soliciten.
5. Optimizar el proceso de compra mediante la utilización de sistemas.
6. Optimizar y flexibilizar los procesos de venta (pedidos, facturas, maestros
de clientes, gestión de características de los productos, etc.) incorporando
un sistema de gestión comercial.
7. Compartir información con nuestros agentes independientemente de su
ubicación a través de proveedores de soluciones de almacenamiento de la
información (Hosting).

De igual manera, se establecen las recomendaciones de Tecnología

1. Crear una red que permita compartir periféricos (impresoras, scanners,


etc.), información o aplicaciones, conectando los PC a los recursos.
2. Disponer de acceso a Internet desde la red local.
3. Adquirir o alquilar aquellos softwares (sistema de gestión de compras,
ventas, almacén, etc.) que sean necesarios para la realización de
operaciones internas. Se debe considerar la opción de alquiler de software
a través de proveedores ASP, que ofrecen contratos en función del uso. Por
lo que respecta a los softwares empleados, deberán estar preparados para
trabajar en red y de cara a fases posteriores, se recomienda que estén en
entorno web.
4. Asegurar el mantenimiento de la red. Dependiendo de su tamaño,
complejidad y criticidad para la empresa, se deberá disponer de personas
que tengan los conocimientos necesarios para asegurar un soporte interno,
o se deberá contratar a un proveedor externo para que realice esas tareas.
5. Desarrollar la página de Internet incorporando funcionalidades
que nos ofrezca el operador de telecomunicaciones.
6. Incorporar mayor rapidez de acceso a la información contratando líneas de
Alta velocidad (RDSI, ADSL).
7. Respetar las indicaciones de los agentes con los que interactuamos
(bancos, Administración...) que nos proporcionarán los medios necesarios
para llevar a cabo unas transacciones de información segura
(certificaciones, claves, encriptación de la información...).
8. Gestionar la seguridad de acceso a Internet
9. Configurar diferentes niveles de acceso a la información (interna y externa),
asegurando el acceso restringido a la información confidencial.
10. Incorporar tecnología para la realización de copias de seguridad.

PUNTO 5. Tomando como referencia modelos, herramientas o filosofías de mejoramiento,


el presente equipo de trabajo puede considerar las siguientes opciones y orden sugerido,
de acuerdo con la situación encontrada.

Iniciativas de Uso de TIC Recomendaciones de Sistemas de Información*


Tecnología
1. Incorporar nuevas funcionalidades a nuestra página 1. Crear una red que permita compartir TPS
de Internet tales como: correo electrónico, formulario periféricos (impresoras, scanners,
de petición de información, tablón de empleo, etc. etc.), información o aplicaciones, - Microsoft Business
2. Promocionar nuestro negocio en Internet a través de conectando los PC a los recursos.
anuncios en otras páginas webs de interés, 2. Disponer de acceso a Internet desde
MIS
buscadores, páginas amarillas, etc. la red local.
3. Disponer de la información de mis clientes 3. Adquirir o alquilar aquellos softwares - Office 365
(productos solicitados, reclamaciones, volúmenes de (sistema de gestión de compras, - SharePoint
compra, etc.) en formato electrónico con el objeto de ventas, almacén, etc.) que sean
planificar acciones comerciales (publicidad, necesarios para la realización de
segmentación de clientes, promociones, etc.) operaciones internas. Se debe DSS
4. Comunicar ofertas, promociones o novedades considerar la opción de alquiler de
directamente a través del correo electrónico a software a través de proveedores - Microsoft Dynamics ERP
aquellos clientes que lo soliciten. ASP, que ofrecen contratos en función
5. Optimizar el proceso de compra mediante la del uso. Por lo que respecta a los
utilización de sistemas que automaticen el maestro softwares empleados, deberán estar ESS
de proveedores, las órdenes de pedido de los preparados para trabajar en red y de
materiales, la gestión de almacenes, etc… cara a fases posteriores, se - Dynamics CRM Online
6. Optimizar y flexibilizar los procesos de venta recomienda que estén en entorno web.
(pedidos, facturas, maestros de clientes, gestión de 4. Asegurar el mantenimiento de la red.
características de los productos, etc.) incorporando Dependiendo de su tamaño,
un sistema de gestión comercial. complejidad y criticidad para la
7. Compartir información con nuestros agentes empresa, se deberá disponer de
independientemente de su ubicación a través de personas que tengan los
proveedores de soluciones de almacenamiento de la conocimientos necesarios para
información (Hosting). asegurar un soporte interno, o se
deberá contratar a un proveedor
externo para que realice esas tareas.
5. Desarrollar la página de Internet
incorporando funcionalidades que nos
ofrezca el operador de
telecomunicaciones.
6. Incorporar mayor rapidez de acceso a
la información contratando líneas de
Alta velocidad (RDSI, ADSL).
7. Respetar las indicaciones de los
agentes con los que interactuamos
(bancos, Administración...) que nos
proporcionarán los medios necesarios
para llevar a cabo unas transacciones
de información segura (certificaciones,
claves, encriptación de la
información...).
8. Gestionar la seguridad de acceso a
Internet mediante la incorporación de
firewalls.
9. Configurar diferentes niveles de
acceso a la información (interna y
externa), asegurando el acceso
restringido a la información
confidencial.
10. Incorporar tecnología para la
realización de copias de seguridad.
Referencia:

Contenido del curso, Unidad 2 Sistemas de Gestión de la Información

https://ctmaconsultores.com/sistemas-gestion-
integrados/#Sistema_de_gestion_integrado_en_una_empresa_sin_ninguna_norma_impla
ntada
https://www.ucc.edu.co/gestion-integral/Paginas/inicio.aspx