Intendencia Nacional de Bomberos del Perú

MANUAL

DE

USUARIO

SISTEMA INTEGRADO

DE TRAMITE DOCUMENTARIO
PERFIL PUNTO DE CONTROL

JULIO 2018
INBP MANUAL DE USUARIO
TRAMITE DOCUMENTARIO

1. OBJETIVOS

Permitir al usuario a través de este manual conocer la funcionalidad del Sistema

Integrado de Trámite Documentario, mostrando paso a paso la aplicación con sus
procedimientos, rutinas y búsquedas.

4. FUNCIONES PRINCIPALES

4.1. Ingreso al Sistema

Para poder ingresar al Sistema el usuario deberá ingresar a la dirección Web de la

pagina del CGBVP: http://www.bomberosperu.gob.pe, luego acceder al link
"EXTRANET" e ingresar el usuario y contraseña correspondiente. Seguidamente
deberá ingresar al menú "SISTEMA INTEGRADO DE TRAMITE DOCUMENTARIO" y
seleccionar la opción "PERFIL PUNTO DE CONTROL".

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4.2. Registro Documento Interno Oficina

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "REGISTRO",
seguidamente ingresar a la opción "Doc. Interno Oficina", el sistema le mostrará la
siguiente pantalla:

Esta opción se utiliza para el registro de los documentos que tienen como destino las
dependencias de la INBP y del CGBVP, los campos que deberá registrar el usuario son:
Tipo de Documento, Sumilla, Folios, Observaciones (Opcional), Siglas Autor (Opcional),
si desea puede adjuntar el archivo digitalizado en formato PDF.

Seguidamente se debe seleccionar la opción "Por oficina", si es para un solo destino, si

es para varios destinos debe seleccionar "Varias Oficinas", para el primer caso el
sistema le mostrará un lista donde se debe seleccionar la oficina destino, también se
debe seleccionar al trabajador, la acción que se deberá tomar al documento y la
prioridad, para finalizar deberá presionar el botón "Añadir".

Para el caso de "Varios Oficinas", el sistema le mostrará una lista de dependencias y el

usuario deberá seleccionarlas dando check en cada registro, luego deberá ir a la parte
inferior de la ventana de dependencias y seleccionar la acción que se tomará con el
documento y la prioridad, para finalizar deberá presionar el botón "Enviar".

Para los 2 casos el sistema debe mostrar en la parte inferior el detalle de las
dependencias o dependencia donde se remitirá el documento.Para finalizar el usuario
deberá presionar el botón "Registrar".

Una vez que se registra, el sistema muestra el número correlativo que le corresponde al
documento y la opción de poder imprimir la Hoja de Ruta.

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4.3. Registro Documento de Salida Oficina

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "REGISTRO",
seguidamente ingresar a la opción "Doc. De Salida Oficina", el sistema le mostrará la
siguiente pantalla:

Esta opción se utiliza para el registro de los documentos que tienen como destino las
dependencias externas a la INBP y al CGBVP, los campos que deberá registrar el
usuario son: Tipo de Documento, Sumilla, Folios, Observaciones (Opcional), Siglas
Autor (Opcional), referencia (opcional), si desea puede adjuntar el archivo digitalizado en
formato PDF.

En el sistema actual solo permite el registro a un solo remitente, seguidamente se debe

seleccionar la opción "Un Destino ", y deberá presionar el botón "Buscar" donde podra
seleccionar el remitente, el sistema le mostrará una lista de remitentes, el usuario podrá
buscarlo por descripción, una vez ubicado el remitente deberá presionar el botón
"seleecione" ubicado al lado derecho del registro. En caso no Se encuentre registrado el
remitente, el usuario puede agregarlo presionando el botón "Nuevo Remitente", llenar los
datos del formulario y presionar el botón "registrar".

Opcionalmente el usuario podrá seleccionar el nombre del Destinatario presionando el

botón "+ Datos" e ingresando los datos y ubicación del mismo, para finalizar deberá
presionar el boton "Modificar".

Una vez llenado los datos mencionados el usuario deberá presionar el botón "Registrar".

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4.4. Bandeja de Pendientes

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "BANDEJA",
seguidamente ingresar a la opción "Pendientes", el sistema le mostrará la siguiente
pantalla:

Esta opción se utiliza para consultar todos los documentos que nos han enviado otras
dependencias, como se observa se puede consultar los documentos por los diferntes
filtros de consulta que se muestran en la sección de Criterios de Búsqueda.

Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el
usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el
usuario deberá presionar el botón "a PDF".

Los resultados de los documentos se muestran en la parte inferior del formulario, donde
nos indican en las columnas los campos básicos de los mismos.

Para aceptar un documento se deberá presionar en la casilla ubicada al final del registro,
seguidamente presionar el botón "Aceptar", una vez aceptado para la derivación del
documento se deberá selecionar en la parte final del registro y presionar el botón
"Derivar". Seguidamete el sistema le mostrará un formulario donde se deberá selccionar
la dependencia donde se derivará el documento, puede ser interna o externa, el
responsable de la dependencia, las indicaciones a realizar, y el tipo de documento.

Si nosotros deseamos derivar de forma proveida en el tipo de documento se deberá

seleccionar por defecto "** SIN DOCUMENTO **", si se desea dar respuesta o derivarlo
con un documento de nuestra oficina, se deberá seleccionar el tipo de docuemto con
que se adjuntará.

Tambien se debe llenar el campo de sumilla, Observaciones (opcional) y tambien si se

desea el archivo en formato digital.

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Solo para el caso que desee derivar el documento a múltiples dependecias el sistema
muestra la opción para Enviar a "Otros Destinos", el sistema le mostrará una lista de
dependencias y el usuario deberá seleccionarlas dando check en cada registro, luego
deberá ir a la parte inferior de la ventana de dependencias y seleccionar la acción que
se tomará con el documento y la prioridad, para finalizar deberá presionar el botón
"Enviar".

Para finalizar se deberá presionar el botón "Derivar".

Si el documento ya no será derivado y se termina si flujo en esta oficina, se puede

finalizar presionando el botón "Finalizar", donde se puede llenar un campo de
observaciones y luego se deberá presionar el botón "Finalizar", solo se puede finalizar
los documentos que esten previamente aceptados.

4.5. Bandeja de Derivados

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "BANDEJA",
seguidamente ingresar a la opción "Derivados", esta opción se utiliza para consultar
todos los documentos que han sido derivados.

Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el
usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el
usuario deberá presionar el botón "a PDF".

los resultados de los documentos se muestran en la parte inferior del formulario, donde
nos indican en las columnas los campos básicos de los mismos.

Los documentos que no han sido aceptos se pueden modificar haciendo clic en el icono
al final del registro, el sistema le mostrará el formulario de los datos del documento,
después de realizar los cambios se deberá presionar el botón "Modificar".

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4.6. Bandeja de Finalizados

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "BANDEJA",
seguidamente ingresar a la opción "Finalizados", esta opción se utiliza para consultar
todos los documentos que han sido finalizados.

Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el
usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el
usuario deberá presionar el botón "a PDF".

los resultados de los documentos se muestran en la parte inferior del formulario, donde
nos indican en las columnas los campos básicos de los mismos.

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4.7.Consulta Interno Oficina

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "CONSULTA",
seguidamente ingresar a la opción "Doc. Interno Oficina", el sistema le mostrará la
siguiente pantalla:

Esta opción se utiliza para consultar todos los documentos internos que hemos
generado como oficina, como se observa se puede consultar los documentos por los
diferntes filtros de consulta que se muestran en la sección de Criterios de Búsqueda.

Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el
usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el
usuario deberá presionar el botón "a PDF".

En cada resgistro de documento en la parte final se puede reimprirmir la Hoja de Tramite

dando click en el icono de la impresora.

Solo se puede eliminar el ultimo correlativo de cada tipo de documento que no haya sido
aceptado por el destinatario, para esta acción se deberá presionar en la "X" en la parte
final del registro.

Solo se puede modificar los documento que no han sido aceptados por el destinatario,
para esta acción se deberá presionar en el icono del lapiz y papel en la parte final de
cada registro, donde le mostrará el formulario y una vez modifcado deberá presionar el
botón "Actualizar".

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4.8.Consulta Salida Oficina

Una vez que ingrese al sistema, deberá dar click en el enlace que dice "CONSULTA",
seguidamente ingresar a la opción "Doc. Salida Oficina", el sistema le mostrará la
siguiente pantalla:

Esta opción se utiliza para consultar todos los documentos de salida que hemos
generado como oficina, como se observa se puede consultar los documentos por los
diferntes filtros de consulta que se muestran en la sección de Criterios de Búsqueda.

Para buscar se debe presionar el botón "Buscar", para exportar a un formato de Excel el
usuario deberá presionar el botpón "a Excel" y si desea exportarlo a un formato PDF, el
usuario deberá presionar el botón "a PDF".

Se puede modificar los documentos dando click en el icono del lapiz y papel ubicado en
la parte final del registro, donde le mostrará el formulario y una vez modifcado deberá
presionar el botón "Actualizar".

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4.9.Reglas y condiciones del sistema

- Los correlativos son unicos por año, tipo de documento y oficina.

- El sistema emite el número correlativo automaticamente para cada documento, para

esto al iniciar el usuario con le registro de documentos por unica y primera vez se debe
de resetear el número con que va a empezar a utilizar el sistema, esto se hace para
todos los tipos de documentos que va a manejar, de lo contrario si no lo realiza, el
sistema emitirá el número de correlativo desde el "1".

- Los correlativos tanto de documentos internos y de salida son los mismos, es decir
que si estoy en el oficio 42 de un documento interno y genero un documento nuevo de
salida despues, el sistema emitira el número 43.

- Solo podrán eliminarse el ulitmo número de correlativo que no haya sido aceptado por
el usaurio.

- Solo podran ser modificados los documentos no aceptados por el destinatario.

- El reseteo de los correlativos lo debe solicitar a la Unidad de Tecnologías de la

Información.

4.10. Consideraciones de la configuración del Sistema

- Deben estar habilitados las ventanas emergentes.

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- Debe estar activado la vista compatiblidad en el internet explorer.

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- En la configuración de archivos temporales de internet debe estar seleccionado en la

opcion "Cada vez que se visite la página".

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