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Gatewit Market Report:

Boas Práticas para


Aquisição de
Economato
_
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

Índice

1. Contexto 03
2. Relatório gratuito e análise on-demand 04
3. Aquisição de economato 04
a) Conceitos Básicos 06
4. Check-list inicial para a aquisição de Economato 10
a) Modelo de compras de economato 10
b) Estimativa de necessidades 11
c) Pontos de economato/Controlo de custos 11
d) Riscos 12
e) Economato just-in-time 12
f) Classificação de economato 13
g) Catálogos e atributos do economato 13
5. Análise de preços 16
a) Caneta esferográfica azul de traço médio (0,3 a 0,7mm) 16
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b) Envelope standard para folhas A4 (110x220mm) 17


c) Blocos de notas auto adesivas amarelos de tamanho standard (76x76mm) 18
6. Boas práticas 19
7. Ficha técnica 22

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#1 Contexto

Na sequência da publicação de um conjunto de análises produzidas pela Gatewit em


matéria de aquisição de standard goods/services/utilities no ano de 2014, procura este
dossier de relatórios de categorias servir como orientação prática e conferir suporte
aos profissionais que têm por missão a aquisição dos ditos bens, de forma indistinta
quanto à natureza da sua organização.

Baseado no conceito de que a estratégia de aquisição destes bens (de utilização gené-
rica e massiva) promove uma filosofia de “one-size-does-not-fit-all” é importante, acima
de tudo, a explicitação dos conceitos e das variáveis que são intrínsecas à aquisição e,
ainda mais importante, o seu domínio, com objetivo de deteção de oportunidades de
poupança pela via do domínio técnico sobre a compra a empreender.

Neste caso, são exploradas as características técnicas e uma parte significativa da in-
formação colocada nas cláusulas contratuais associadas à respetiva contratação, sendo
mencionadas abaixo e consideradas “boas práticas” na aquisição de economato.
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

#2 Relatório gratuito e
análise on-demand
O Relatório aqui reproduzido não tem qualquer custo. Esperamos que
retire dele o máximo proveito para a preparação do seu processo de
aquisição de economato!

A Gatewit tem ainda disponíveis outros relatórios para esta ou outras


categorias, à medida, que englobam:

a) Relatórios de outras categorias ( já publicado o Relatório de


Compra de Papel, Consumíveis para Impressão e Eletricidade);

b) Definição de Estratégia de negociação de preços ou aquisição


baseado nas caraterísticas específicas de:

i. Modelo de compras de economato


ii. Estimativa de necessidades
iii. Pontos de economato/controlo de custos
iv. Riscos
v. Economato just-in-time
vi. Classificação de economato
vii. Catálogos e atributos do economato

c) Análise de outros tipos de variáveis identificados pela sua entidade.


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#3 Aquisição de economato
A aquisição de economato é atualmente um processo que diríamos
comum a todas as organizações, sobretudo no setor terciário. Assim,
não é por acaso que reservamos uma edição dos nossos Market Reports
à estruturação e análise da categoria de Economato. Dada a sua grande
diversidade e ausência de padrões de consumo no que diz respeito às
empresas, já que as suas necessidades em termos de economato são
bastante distintas, apontamos o foco deste relatório ao entendimento
de como construir estratégias de compra neste enquadramento.

Por outro lado, a grande diversidade de produtos que estão associadas


ao economato levantam também questões de natureza interna e externa,
relativas ao seu consumo. Se internamente, as medidas de controlo e
racionalização de custos no consumo de material de economato têm
de estar alinhadas com os workflows definidos na organização, torna-se
também importante reconhecer que externamente a eficiência só será
atingida se alguns padrões tidos como boas práticas em termos de
modelos de compras forem adotados.

Procuramos, assim, dar abaixo algumas respostas e esclarecer alguns


conceitos para a prática de compra de economato, por entidades
públicas ou privadas.

Comecemos pelos conceitos básicos…



Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

1. Conceitos Básicos

Pergunta-chave:
O que sei acerca da aquisição de economato?

Economato
O conceito de economato refere-se aos materiais de consumo corrente que
permitem a laboração contínua de um escritório ou empresa, no espetro dos
consumíveis de uso corrente.

A categoria de economato não é estanque em termos de composição,


ajustando-se à realidade das várias organizações. Assim, e a título de exemplo,
podem inserir-se nesta categoria desde o material de escrita de uso corrente
até, inclusive, às destruidoras de documentos, artigos de higiene e limpeza,
materiais de encadernação, estacionário, elementos de arquivo, agendas,
agrafadores e agrafos, blocos de notas, cadernos, marcadores, carimbos, clips,
colas (em fita, stick ou líquida), etiquetas, pilhas, pioneses, tapetes de rato, etc.

Especificidades do economato
A construção de um stock de material de economato ou do seu armazém é em
tudo diferente dos restantes stocks ou armazéns que possam eventualmente
existir na sua organização, sobretudo pelas suas caraterísticas de não pereci-
bilidade e por sofrerem uma baixa depreciação depois do investimento neste
material.

Quanto ao tipo de rotação que este material tem, pode o mesmo dividir-se
entre material de rotação lenta (agendas, agrafadores, tesouras, pastas de ar-
quivo, bases e calendários, etc.), rotação média (CD’s, pilhas, fita-cola, etc.) e
rotação normal (como canetas, blocos de notas adesivas, agrafos, cadernos,
blocos de apontamentos, etc.).

Cada um deste conjunto de artigos poderá ter uma planificação de compra, tal
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como um ponto de encomenda diferenciado.

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Responsável pelo Economato


O responsável pelo Economato (ecónomo/gestor de economato) é a pessoa
(ou eventualmente o conjunto de pessoas) na sua organização que tem por
missão fazer com que o abastecimento de material de economato não interfira
no normal funcionamento da sua organização.

É a pessoa (ou conjunto de pessoas) que tem como missão a definição das
necessidades, recolha de caraterísticas e atributos, fazendo o ajuste das neces-
sidades, a encomenda, a receção, a reconciliação das encomendas com as fa-
turas, a conferência das encomendas e o tratamento contabilístico das mesmas
e ainda a sua inventariação e organização em armazém.
Estas tarefas poderão estar concentradas na mesma pessoa ou unidade de ne-
gócio ou, em alternativa, estar repartida por várias pessoas e ser esta categoria
de aquisição compartilhada por várias pessoas.

Serviço de Gestão de Economato


É o serviço prestado por empresas externas a uma organização (business-to-
-business) que absorve a função de aprovisionamento do material de econo-
mato à mesma.

Em regra, este serviço pode integrar a reengenharia e otimização integrados


do processo de encomenda e fornecimento de material de economato mas
também de organização, de solicitação (entradas e saídas), de aprovação, de
distribuição, de planeamento e de análise (custos e stocks) de consumo de
economato.

Caraterísticas do economato e workflows


Uma vez que o economato apresenta caraterísticas de alta rotação, divisibili-
dade, separação, fungibilidade e desgaste rápido, pode este representar para
as organizações um encargo acrescido se não for alvo de um controlo relativa-
mente ao seu consumo, requisição e aquisição.

Para tal é importante estabelecer internamente os mecanismos, processos e


atividades de requisição, aprovação e encomenda de material de economato,
para garantir que todas as compras são controladas e passam por um pon-
to de formalização, validação e pedido ao(s) fornecedor(es), garantindo que
não existe um desfasamento entre os pedidos e as necessidades e, por outro
lado, possibilitando processos de agregação de compras e racionalização de
consumos.

É por tal de extrema importância refletir no processo de abastecimento de


economato na sua organização de uma forma transversal, conjugada com ou-
tros processos (Accounts Payable e processos contabilísticos, Comunicação
aos Fornecedores/Encomendas, junção e agregação de necessidades, limites e
stocks de material, etc.).
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Importância da compra e acompanhamento do consumo de economato


Tomamos a liberdade de dizer-lhe o seguinte: ambos os processos são
importantes. Sobretudo em material de economato que seja adaptado à sua
imagem gráfica (estacionário) em que o processo de elaboração do mesmo
envolva uma adaptação gráfica e levará, portanto, a um tempo de abastecimento
superior.

Assim, a compra e o controlo do consumo do material de economato deve ser


acompanhada de perto já que o ritmo de consumo e a rotação do stock irá
permitir a criação de um ponto de encomenda ou margem de segurança que
influenciará o processo de compra.

A sua estruturação será, como veremos abaixo, tanto mais complexa quanto
mais unidades de negócio da sua organização estiverem envolvidas.

Fungibilidade
Palavra difícil? Nem por isso… Todos, nas nossas organizações, já experimentámos
material de pior qualidade em relação a outro material para o mesmo fim, com
uma qualidade superior. Essa caraterística (designada, então, por fungibilidade)
é a caraterística que os bens móveis têm (sobretudo o economato) em serem
substituídos por outros que cumpram os mesmos objetivos, comprometendo
no entanto, e por vezes, a qualidade dos produtos. O truque está nas
especificações e atributos dos artigos. Conhecer os artigos a fundo é sinónimo
de ter o processo de aquisição mais controlado, garantindo que o resultado da
compra é o esperado não tendo “surpresas” com a qualidade do material no
momento da entrega.

A fidelização a uma ou a um conjunto de marcas nesta categoria de produtos é


bastante fácil, não significando, porém, que a mesma seja a melhor do ponto de
vista da supressão das suas necessidades podendo, eventualmente, haver bens
de igual qualidade mas de menor valor comercial que cumpram os mesmos
fins.
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Para tal, é imperativo conhecer as caraterísticas dos bens. Nos conceitos-chave


damos o exemplo de algumas caraterísticas que devem ajudá-lo na compra de
canetas. Só conhecendo os seus atributos poderá compará-los.

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Ponto de encomenda, stock e stock de segurança


É o momento em que se torna inadiável a encomenda de artigos adicionais
para o seu stock de economato ou stock de segurança.

Em regra, o seu stock de economato pode ser definido através de uma


aproximação baseada nas necessidades médias registadas durante um ano,
servindo este valor para fixar, por exemplo, um contrato com um fornecedor de
outsourcing de economato.

Por outro lado, depois de ter este volume calculado, poderá calcular também
1/10 deste valor para aquilo que se designa por stock de segurança, isto é, o
stock sempre existente na sua organização para situações de desgaste não
planeados.

Descoberta
Pergunta-chave:
É realmente importante dedicar algum do meu tempo à
gestão de economato? Porquê?
Sem qualquer dúvida. A gestão de economato insere-se na categoria de
compras que merece a atenção dos gestores e compradores pelo facto de
reunirem alguns dos facilitadores de desvios de budget na sua compra,
sobretudo, porque a) dada a sua pequena expressão podem ser comprados
fora de contrato (contribuindo para as famosas compras Maverick), b) dada
a sua pequena expressão podem avolumar-se as despesas de baixo valor (às
quais se chamam de despesas “tail”) e ainda c) dada a sua pequena expressão
pode originar custos totais superiores, uma vez que os custos que se aplicam às
transações são também superiores.
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#4 Check-list inicial para a


aquisição de Economato
A Lista abaixo apresentada resume um conjunto de questões para as quais
todos os Compradores de Economato deverão, na nossa ótica, ter as res-
postas para uma estratégia otimizada de compra.

a) Modelo de compras de economato

Pergunta-chave:
Que lugar ocupam as aquisições de economato para a
minha organização?
Pela análise que fez, qual é o papel que têm as aquisições de economa-
to? Deverá fazer esta análise para poder perceber que tipo de modelo de
compras deverá empreender e qual o âmbito da sua consulta, a lançar ao
mercado:

a) Modelo de aquisições esporádicas - Se o seu economato e/ou a


dimensão da organização não justifiquem a contratação de serviços de
gestão de economato, como veremos abaixo, deverá então ter presente
que as suas aquisições não têm relevância estratégica, pelo que qualquer
acordo de nível de serviço e um processo simples de entrega e/ou compra
esporádica é suficiente para a supressão das necessidades de economato
da sua organização. O ponto de equilíbrio entre este modelo e o seguinte
encontra-se quando o volume encomendado começa a influenciar os
preços unitários dos bens. Mas cuidado!!! Esta falta de expressividade
pode ser aparente. Se a dispersão do consumo desta categoria for
alta, poderemos estar perante despesa fora de controlo e com falta de
visibilidade.
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b) Modelo de aquisições em outsourcing - Se as suas aquisições de


economato forem relevantes para o seu processo produtivo, então
poderá estar na altura de lançar uma consulta para a aquisição de
serviços de gestão de economato, garantindo que do seu lado ficam
apenas as funções de encomenda, conferência e pagamento. Este
serviço de outsourcing já é amplamente conhecido e isenta-o de
preocupações de gestão de processos e interligação com o fornecedor
de economato. Normalmente, através de um portal do próprio
fornecedor e a atribuição de acessos aos elementos da sua organização
que fazem encomendas, poderá tratar de todo o processo, beneficiando
das entregas just-in-time (quando verdadeiramente necessárias) e ainda:

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i. reduzindo o seu stock


ii. reduzindo o capital investido
iii. obtendo informação por ponto de economato/centro de custo
iv. definindo budgets por ponto de economato/centro de custo
v. controlando as existências em armazém ou ponto de economato
vi. fixando um limiar automático de encomenda
vii. reduzindo a probabilidade de obsolescência do material que tem em stock
viii. acedendo a novas tendências

b) Estimativa de necessidades

Pergunta-chave:
Como encontro o ponto de equilíbrio entre as minhas neces-
sidades e o meu stock de economato?
Sabemos já que o seu economato deverá, à partida, ter três características: ele é
comprado em baixa escala e ocupa um lugar no seu orçamento, diríamos, reduzido
face ao seu volume total de vendas/orçamento; existe uma grande diversidade de
produtos que encaixa nesta categoria; os fornecedores com que trabalha, e se não
votou nenhuma atenção ao processo de economato, são ainda em número rele-
vante.

Uma das formas que tem para a constituição do equilíbrio entre as suas necessi-
dades e o seu stock de economato é fazer uma análise ao consumo de economato
e planear as aquisições com algum tempo (um mês, por exemplo). Assim, garante
que tem apenas o indispensável em stock, a que devemos juntar o stock de segu-
rança, como já falaremos a seguir.
Se o seu processo estiver descentralizado, deverá então afetar uma verba a cada
unidade de negócio para que eles próprios possam gerir esse dinheiro que se ma-
terializa em encomendas de economato.

Por outro lado, deverá garantir que as suas previsões de economato se distribuem
pelos seus pontos de economato, isto é, por todos os locais de armazenamento e
de acesso dos colaboradores da sua organização.

c) Pontos de economato/Controlo de custos

Pergunta-chave:
Como controla os custos com o economato?
Sabemos que a redução dos stocks deste material e o pedido à medida das neces-
sidades (depois da constituição de um stock de segurança) permite a redução de
custos, especialmente na parte do estacionário (material de economato produzido
de acordo com a imagem da organização, onde se inserem os envelopes, os cartões
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de visita, etc.).

Se o seu processo de compra e distribuição de economato for rígido em termos de


valor a utilizar, por exemplo, por unidade de negócio ou centro de custo, é fácil con-
trolar os custos associados ao economato.

Por outro lado, se não existir um processo formalizado de autorização par acesso ao
economato, poderá começar a ter um custo alto de consumo desregrado do mesmo,
pelo que deverá, pelo menos, criar condições para a existência de um registo de saída
de economato. Isso ajudá-lo-á duplamente: a controlar os custos com esta categoria
e ainda a planear as futuras aquisições.

d) Riscos

Pergunta-chave:
Conhece os riscos associados à compra de Economato?

Maverick não era um filósofo. “Tail-spend management” nada tem que ver com ana-
tomia animal. São antes expressões que se verificam em compras com recurso a
fornecedores fora de contratos estabelecidos (muitas vezes, compras de cariz infor-
mal e de conta corrente) e um tipo de despesa que pelo seu baixo volume, falta de
visibilidade mas, ainda assim, uma alta frequência acaba por, de forma agregada, ter
uma importância orçamental relevante, respetivamente.
É importante fazer um exercício interno de reflexão sobre estes dois acontecimentos
e perceber se eles podem levar a uma derrapagem no seu orçamento com esta ca-
tegoria. Depois da lição aprendida, é só evitar que volte a acontecer. Como? Deverá
instituir processos para que tal não se repita.

e) Economato just-in-time

Pergunta-chave:
Quando vou precisar do material do economato?

Arriscamos a dizer: sempre. Sabendo que é uma das categorias que mantém a orga-
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nização em funcionamento, embora sem visibilidade, é por tal importante conhecer


alguns indicadores que o podem ajudar a estruturar a contratação ou a encomenda
simples de economato:

“Quanto tempo demoro a receber a necessidade?” – Ajudá-lo-á a prevenir-se e


a planear as suas aquisições em tempo útil;

“Quanto tempo demoro a receber o material encomendado?” – Ainda que seja


um nível de serviço que poderá acordar com o fornecedor, interessa perceber
quanto tempo vai levar até satisfazer as necessidades, definir o ponto de
encomenda e, eventualmente, repor o stock de segurança. Esta resposta poderá
estar associada à capacidade técnico-logística do próprio fornecedor, pelo que
conhecer o fornecedor e esta capacidade é extremamente vantajoso na poupança
a longo prazo.

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f) Classificação de economato

Pergunta-chave:
Preciso de comprar/encomendar tudo ao mesmo tempo?

Como já vimos anteriormente os materiais de economato, por serem tão


abrangentes, têm tempos de rotação diferentes, isto é, demoram tempos diferentes
até o seu stock ser consumido e substituído por outro equiparado (aplica-se ao
economato a metodologia de armazenamento FIFO – first in, first out).

Uma das formas de organização e classificação do seu economato (para lá da


classificação básica entre artigos, famílias e grupos, que ainda se podem dividir por
armazéns e/ou pontos de economato) prende-se com a instituição de regras de
aquisição/encomenda diferentes, consoante a rotação dos mesmos.

Material de rotação lenta (como os exemplos que já demos de agendas,


agrafadores, tesouras, pastas de arquivo, bases e calendários, etc.), não precisam
de ser comprados com tanta frequência, podendo haver uma planificação da sua
compra anual.

Os materiais de economato de rotação média (CD’s, pilhas, fita-cola, etc.) poderão


ter uma base de planificação semestral, ao passo que o material de economato
com rotação rápida poderá ter uma planificação de compra ou encomenda mensal,
onde se inserem artigos como canetas, blocos de notas adesivas, agrafos, cadernos,
blocos de apontamentos, etc..

Beneficiará, assim, de economias de escala que de outra forma não conseguirá


atingir…

Mas, vamos ainda mais atrás:

g) Catálogos e atributos do economato

Pergunta-chave:
Sabe que economato tem na sua organização?

Sabe como se compõe o seu stock de economato e que produtos o constituem? A


existência de uma base de dados de artigos interna e o facto da sua organização
se cingir à utilização dos mesmos materiais de economato, beneficiam o básico de
quem quer comprar para as organizações: a padronização de consumos.

Ora, se ainda não tem ideia de como é composto o seu catálogo de materiais de
economato, deverá fazê-lo inicialmente e não esperar pelo seu fornecedor para o
fazer.

Existe já tecnologia de catálogos eletrónicos que lhe permite colocar toda a


informação baseada nos atributos dos artigos online e permite gerir os carrinhos de
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compras internos e separar, por exemplo, o que é um pedido ao armazém de economato


ou, eventualmente, o que é uma necessidade de economato nova e não existente.

Estes artigos devem estar devidamente classificados como já vimos e devem conter os
seus atributos e as unidades em que os mesmos se expressam. Damos o exemplo de
uma simples caneta. Para que possa conhecer a fundo a caneta, deverá ter a seguinte
informação em catálogo:

Atributos da Caneta Unidades (exemplo)

Marca -

Modelo -

Fotografia -

Preço unitário (euros, dólares, reais, pesos, etc.)

Encomenda mínima (caixas, unidades, paletes, etc.)

Apresentação comercial do artigo (caixa de 10, 20,etc.)

Tipo de caneta (tinta de gel, esferográfica, etc.)

Cor da tinta (azul, preta, vermelha, etc.)

Tamanho do traço (mm)

Quantidade disponível (nº, metros, caixas, etc.)

Material da esfera (tipos de material, etc.)

Tabela 1 - Lista de atributos exemplificativa para a aquisição de canetas


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Se tiver toda esta informação organizada relativamente à base de dados do seu material
de economato, será mais fácil consumar poupanças, já que, em vez de comparar marcas
no seu processo de compra, irá comparar caraterísticas tornando-se assim mais fácil para
o comprador a comparabilidade em termos de material, evidenciando possibilidades de
poupança em artigos com o mesmo perfil de atributos.

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Descoberta
Pergunta-chave:
E você, é proativo ou reativo?
A existências de processos internos de agregação de necessidades dividem-se
em dois grandes ciclos: o proativo e o reativo.

Em regra, o proativo é aquele que procura uma planificação atempada das


necessidades (anual, semestral ou mensal) e quando a organização faz uma
compra está a fazê-lo com base em agregações de necessidades havidas
previamente, sendo a necessidade uma aproximação da realidade. Consegue
assim poupar custos e planificar o seu trabalho!

Se estivermos a falar num modelo de compras de economato ad-hoc, à medida


que as necessidades vão aparecendo, então detém um modelo reativo, isto é,
apenas espoleta o seu processo de compra depois de alguém lhe sinalizar essa
necessidade.

Se tiver tempo, poderá fazer a junção dos dois processos e depois de uma
manifestação de uma necessidade reativa (por falta de determinado bem)
poderá conduzir uma agregação de necessidades proativa, estendendo-a a
outra unidade de negócio da sua organização, por exemplo.

Nunca se esqueça que o objetivo é reduzir o preço unitário dos bens e


aproveitar as economias de escala. Portanto, diga-nos: em qual dos modelos se
encaixa a sua organização?
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

#5 Análise de Preços
Fazemos em seguida uma análise aos preços unitários apresentados
no mercado para alguns produtos de consumo corrente, onde se
evidenciam as oportunidades de poupança se recorrer a um processo
de compra de economato devidamente sustentado nas características
dos produtos. Recordamos que este é um relatório gratuito e, como tal,
apenas contém análises dos produtos mais consumidos nesta categoria:

A. Caneta esferográfica azul de traço médio (0,3 a 0,7mm)

Caneta esferográfica azul de traço médio (0,3 a 0,7mm)

50,00
42,90
40,00
Preço ( € )

30,00

20,00
14,07

10,00

0,19
0,00

Preço mínimo Preço médio Preço máximo

Gráfico 1 - Análise do preço mínimo, médio e máximo de uma caneta esferográfica azul de traço média (0,3 a 0,7mm)
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Margem de poupança identificada:

99,5 %

A diferença obtida e expressa nos 99,5% de poupança possível, prende-se com a


existência no mercado de segmentos distintos de canetas esferográficas azuis de
traços médio.
Os preços apresentados dizem respeito a canetas de consumo corrente, apenas
divergindo na gama comercial, já que as de 42,90€ são de um grupo de produtos
premier.

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B. Envelope standard para folhas A4 (110x220mm)

Envelope Standard para folhas A4 (110x220mm)


0,60

0,50
0,50

0,40
Preço ( € )

0,30

0,20

0,11
0,10

0,02
0,00

Preço mínimo Preço médio Preço máximo

Gráfico 2 -Análise do preço mínimo, médio e máximo do envelope standard para folhas A4 (110x220mm)

Margem de poupança identificada:

96 %

A disparidade de preços registada justifica-se sobretudo por três fatores:


a) a coloração do envelope;
b) O tipo de pala (reta ou trapézio);
c) O facto de ser ou não gomado ou conter ou não silicone.
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C. Blocos de notas auto adesivas amarelos de tamanho standard (76x76mm)

Blocos de notas auto adesivas amarelos


de tamanho standard (76x76mm)

7,00 6,79

6,00

5,00

4,00
Preço ( € )

3,00

2,10
2,00

1,00
0,42
0,00

Preço mínimo Preço médio Preço máximo

Gráfico 3 - Análise do preço mínimo, médio e máximo dos blocos de notas auto adesivas amarelos
de tamanho standard (76x76mm)

Margem de poupança identificada:

94
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Analisámos os blocos de notas auto adesivas amarelos que encontramos no


nosso escritório regularmente e detetámos uma oportunidade de poupança na
ordem dos 94%.
Esta poupança deve-se sobretudo à comparação de iguais caraterísticas de
produtos de marca registada com produtos de linha branca.

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#6 Boas práticas
Resumem-se abaixo algumas das melhores práticas identificadas nas estratégias de
compra de material de economato:

1. Organizar-se a si e ao economato!

Organizar o economato é um dos primeiros pontos a ter em conta na


poupança continuada de custos:
1. Entenda o tipo de artigos que tem (as suas especificações e
atributos) e a sua rotação;
2. Conheça as necessidades da sua organização (modelos reativo e
proativo de deteção de necessidades);
3. Tente negociar as necessidades apresentadas;
4. Elabore um mapa de pontos de economato e faça a distribuição
de orçamento por eles, tentando gerir as saídas dos pontos de
economato (crie um registo simples!);
5. Estipule um limite a cada departamento/centro de custo/unidade
da sua organização para aquisição de economato;
6. Envie um pedido de proposta ou orçamento a pelo menos três
fornecedores para ter termo de comparação;
7. Negoceie preços e condições e obtenha o máximo de informação
sobre as propostas (tempos de entrega, níveis de serviço, entrega
mínima por famílias de produtos, etc.);
8. Verifique se há possibilidade de utilizar o portal do fornecedor para
espoletar tais encomendas, controlar custos, associar utilizadores,
criar carrinhos de compras;
9. Veja quem fica responsável na sua organização por fazer conferência
de encomendas e reconciliação com as faturas emitidas;
10. E o estacionário? Vai organizar-se da mesma forma?

2. Negociar

Como não poderia deixar de ser, também no economato o mote é


único: negociar. Negociar quantidades, caraterísticas de produtos,
níveis de serviço. É neste ponto de discussão com os seus fornecedores
que está o maior ganho possível e a criação da confiança de que tanto
se necessita num processo de compra.

3. Leilão eletrónico

A utilização de um leilão eletrónico nesta categoria de bens deverá


ser antecipada de um conjunto de procedimentos prévios de criação e
homogeneização de especificações para os bens a leilão.
Uma vez que a categoria de economato tem bens que – por si só – têm
fins e composições distintas, importa, no final, que exista coerência no
entendimento dos licitantes dos bens que estão a leilão.
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Para tal, é aconselhável:


a) Reduzir a incerteza nos bens a leilão (caraterísticas, qualidade esperada,
composição, etc.), alinhando-os com os bens disponíveis no mercado
(para situações de bens patenteados e uma pool de fornecedores mais
pequena deverá optar por uma negociação presencial, uma vez que o
leilão destes bens, tendo um impacto sobretudo ao nível do preço, terá
pouca expressão pelo baixo volume associado à aquisição);
b) A criação de lotes é aconselhável, nomeadamente para segmentar os
bens (por exemplo, criação de um lote só com material de escrita, outro
só com estacionário, outro apenas com agrafadores e furadores, etc.).

Quanto maior for o trabalho prévio de estandardização da informação,


maior será a confiança no leilão e maior será ainda a probabilidade de
ganhos daí decorrentes.

4. Software para gestão integrada de economato

A reposição da sua base de dados de artigos num software que


permita, entre outras coisas a criação de atributos por artigo como
já fomos falando, poderá reduzir drasticamente os custos e tempos
administrativos associados às encomendas de economato.
Alguns software de catálogos eletrónicos já integram as seguintes
funcionalidades:
• Criação de fichas de produto com os atributos, informação técnica e
fotografias;
• Funcionalidade de Carrinho de compras e encomenda direta ao
fornecedor;
• Catálogo eletrónico com fotografias;
• Estabelecimento de orçamentos opor unidades orgânicas/centros de
custo/pontos de economato;
• Gestão de stocks;
• Definição de stocks de segurança;
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• Encomendas automáticas;
• Registo de entradas, pedidos e saídas de armazém de economato;
• Análises por unidades orgânicas, centros de custo ou centros de
responsabilidade;
• Padronização de consumos por acesso aos produtos mais requisitados
• Informação de gestão periódica sobre os pedidos ao armazém,
entradas, saídas, top consumidores, etc.;
• Explicitação dos níveis de serviço associados (tempos de entrega,
quantidades mínimas de encomenda, etc.);
• Cálculos de payback e rentabilidade do software;
• Uniformização dos procedimentos para artigos de economato não
catalogados.

MKT.M.4.1.0
Gatewit Market Report 21

5. Reduza o número de fornecedores e crie relações sólidas com o seu fornecedor


de economato

Pelos custos de transação associados a esta categoria de compras e pela


grande diversidade de artigos registados na mesma encomenda, é de
extrema importância perceber como podem os mesmos ser reduzidos.
Quando não estejamos a falar de bens críticos para a sua organização,
procure concentrá-los ao máximo no mesmo fornecedor e no mesmo
contrato (contratualize sempre!) para que possa poupar nos custos
logísticos. Este deverá partilhar sempre consigo os níveis de serviço,
certificações e deve dar-lhe noções da organização da sua cadeia
de abastecimento para que possa, em ultima instância, avaliar como
poderá o comportamento do fornecedor na relação económica afetar
o trabalho da sua organização.

6. Conheça bem as caraterísticas dos produtos a encomendar

Conhecer os artigos e as suas caraterísticas é extremamente importante!


Sempre que lançar um pedido de proposta ou orçamento (RFP/RFQ)
seja minucioso nos atributos que quer para os seus artigos. Só assim
conseguirá garantir que a qualidade esperada coincide com a qualidade
dos artigos apresentados pelo seu fornecedor.

Por outro lado ainda, procure padronizar os produtos que utiliza.


É certo que uma agenda não pode substituir um caderno. Mas uma
esferográfica pode substituir uma caneta de tinta permanente, com os
ganhos daí decorrentes. E é só um exemplo…

7. Workflow

A criação de processos internos de criação, validação e aprovação de


informação são especialmente importantes, no âmbito do Procurement.
Encontrando o ponto de equilíbrio entre este princípio e a burocratização
desnecessária da sua organização, é importante perceber e trazer à luz
do dia as regras de interação entre processos, atores e tecnologia (se
for o caso) na gestão de economato.

No caso das entidades públicas (mas não só), tal sai reforçado pela
necessidade de validação e segregação de funções, permitindo ter
controlo sobre a despesa.
Aquisição de Economato Análises de Categorias – Gestão e Boas Práticas

8. Prepare a consulta, mesmo que lhe pareça que não faz sentido formaliza-la

Preparar uma consulta ao mercado para adquirir os bens (mesmo que


já tenha fornecedores fixos para tal) acaba por lhe trazer oportunidades
novas não conhecidas, nomeadamente no material de economato que
utiliza.

9. Gestão de budget do economato

Procure atribuir a cada unidade de negócio um orçamento para a compra


e gestão de economato. Num catálogo de artigos fechado, torna-se mais
simples a sua gestão. Procure, no entanto, ser flexível se esse orçamento
estiver desajustado de uma necessidade, por exemplo, não conhecida
até então.

#7 Ficha Técnica
A análise efetuada foi feita a preços de mercado de setembro de 2014, onde:

• Foram analisados 29 tipos de canetas esferográficas azuis com traço entre 0,3 e
0,7mm
• Foram analisados 22 tipos de envelopes de formato standard (110x220 mm) para
folhas A4
• Foram analisados 10 tipos de Blocos de Notas auto adesivos amarelos de tamanho
standard (76x76 mm)
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Gatewit Market Report 23

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Dezembro 2014