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Caso de Sucesso

Klabin implementa solução de DMS da SAP


para gestão de documentos de engenharia

VISÃO GERAL

Cliente: Klabin
Site: www.klabin.com.br
Setor: Manufatura

Desafio:
A Klabin precisava substituir o sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para o controle
de documentos digitais que não estava atendendo as necessidades específicas da área de engenharia.
Fazendo uma busca por soluções no mercado, o DMS (Document Management System) da SAP comple-
mentado pela solução desenvolvida pela Megawork foi à solução mais apropriada, pois além do controle
de documentos está sendo realizando todo o controle de workflow envolvendo usuários, parceiros e forne-
cedores. Além disso, os documentos estão centralizados numa única base de dados, que facilita a busca por
informações e sem a necessidade de integração com outros sistemas.

Benefícios:
• Base de dados única;
• Rastreabilidade dos processos;
• Confiabilidade das informações;
• Maior controle das alterações dos documentos;
• Aumento da produtividade;
• Integrado nativamente ao ERP;
• Processos mais simples e ágeis;
• Emissão de relatórios gerenciais.
O Cliente: O Projeto:
A Klabin, maior produtora e exportadora de papéis Após a definição da solução SAP DMS como
do Brasil, é líder na produção de papéis e cartões ferramenta de gestão de documentos e workflow,
para embalagens, embalagens de papelão ondulado, foi feito um levantamento de processos realizando
sacos industriais e madeira em toras. Fundada em o Blue Print da área de engenharia da Klabin, enten-
1899, possui atualmente 14 unidades industriais no dendo melhor os requisitos necessários formatando
Brasil e uma na Argentina. Está organizada em três o escopo do projeto. Após esse trabalho, foi realiza-
unidades de negócios: Florestal, Papéis (papel cartão, do a implementação, centralizando numa única
papel kraft e reciclados) e Conversão (papelão ondu- base de dados todos os documentos pertinentes da
lado e sacos industriais). área. Atualmente são mais de 200 mil documentos
Saiba mais em www.klabin.com.br que estão sendo administrados e manipulados dia-
riamente na base DMS SAP conforme a necessidade
da área de engenharia.
A Solução:
Durante o projeto, a Megawork
O DMS (Document Management Analisando as soluções buscou atender todas as solicita-
Systems) é um componente (cross de mercado, concluímos ções feitas pelos usuários da Klabin
application) nativo do sistema SAP que a Megawork sem comprometer o prazo de
que oferece funcionalidades robustas entrega. A sinergia entre as equipes
de armazenamento e controle de
possuía o know how
colaborou com o bom andamento
documentação eletrônica, contendo de ter implementado
das atividades, pois os próprios
um servidor separado para armazena- soluções com requisitos usuários tiveram participação
mento (content server) que pode ser muito parecidos com as ativa, valorizando ainda mais a
instalado sobre sistemas baseados em solução implementada. Para a 2ª
necessidades da Klabin.
Windows ou Unix (AIX, HP-UX, Linux e fase do projeto, o workflow será
Solaris). Márcio Luiz Pinkowski
Diretor de Tecnologia Klabin inserido, envolvendo parceiros de
Algumas funcionalidades do SAP DMS: engenharia que após a aprovação
• Armazenamento seguro de documentos; dos usuários da Klabin, terão os documentos
automaticamente liberados na base do DMS na
• Funcionalidade de check-in/check-out;
versão atualizada, facilitando a busca dos mesmos e
• Classificação de documentos por características rastreabilidade das informações.
próprias;
• Ligação de documentos com outros objetos SAP;
Por que a Megawork:
• Integração com aplicações Microsoft® Office para
Analisando as soluções de mercado, concluímos que
edição de documentos;
a Megawork possuía o know how de ter implementa-
• Restrição de acesso aos documentos, via perfis; do soluções com requisitos muito parecidos com
• Controle de versão e partes de documentos; as necessidades da Klabin, apresentando cases de
• Ferramenta de visualização de desenhos (ex.: CAD) sucessos interessantes, tanto na nossa área como
com opção de redlining (comentários). em outros segmentos, tendo também um ótimo
Além disso, a solução desenvolvida pela Megawork custo x benefício, facilitando a escolha pela consulto-
permite a adequação dos processos de gerenciamen- ria. Como diferencial destaco o conhecimento de
to de documentos de engenharia, dentro do sistema negócio, no caso, engenharia, que colaborou com o
SAP DMS, garantindo rastreabilidade de solicitações, andamento e evolução do projeto, tornando-o mais
comunicações e aprovações de projetos e documen- produtivo, comenta Márcio Luiz Pinkowski, Diretor
tos, além da integração dos documentos técnicos e de Tecnologia da Klabin.
processos com os objetos SAP (PEPs, Notas de Manu-
tenção, Locais de Instalação e Equipamento/Material).

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