Tomando a recuperacao da informacao como a questao central do debate, possibilitada pela

indexacao e descricao que sao processos emintemente subjectivos o texto discute politicas de
indexacao para efectivar a normalizacao na pratica destes processos.

Qualquer instituicao seja ela publica ou privada possui atribuicoes, compentencias, visao e
missao. Elas sao desenhadas para responder aos anseios de um publico alvo, e no caso da AP, o
seu publico e o cidadao. Atender aos anseios de um determinado publico envolve desenvolver
actividades, envolve processos que colmunirao com o fornecimento de um determinado produto
ou servico. Essas actividades constituiem o desdobramento da sua visao, da sua missao, dos seus
objectivos como instituicao. Nao obstante, a definicao de arquivo mostra-nos que ele e
resultado desenvolvimento de uma determinada actividade e as suas caracteristicas por outro
lado, como a autenticidade, unicidade e outras tornam-o um fiel e confiavel suporte ao processo
decisorio de qualquer instituicao.

Mas para que o arquivo possa servir a administracao e necessario primeiro que a administracao
o tenha servido, ou seja, e necessaario que a administracao o tenha tratada e o tratamento do
arquivo ou a organizacao do arquivo com vista a imprimir o maximo de eficiencia e eficacia na
recuperacao de documentos e responsabilidade da Gestao de documentos. Para alem das
inumeras vantagens apresentadas ou trasidas pela GD e atendendo e considerando que o
destino dos documentos da organização também é um ponto a ser avaliado pelos consultores, a
gestao de documentos contribui para a qualidade total da instituicao.

Na gestao de documentos encontramos a avaliacao de documentos, que uma actividade que

visa estabelecer prazos de guarda dos documentos nos diferentes estagios de evoluicao dos
arquivos. A avaliacao de documentos so pode ser efectivada com recurso a TTD, que segundo
PAES (2002) é o instrumento de destinação que determina os prazos em que os documentos
devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos
permanentes , estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. A sua elaboracao e
implementacao obedece a criterios definidos e mantidos por lei que poderao variar
substancialmente de regiao para regiao. No caso de Macambique a avaliacao de documentos e
regida pelo Diploma Ministerial 31/2008 que Aprova as normas de Avaliação e Eliminação de
Documentos da Administração Pública, o Diploma Ministerial 30/2008 que Aprova a
Metodologia para a Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de
Documentos das -Actividades-Fim e documentos conexos.

Depois de tomada a decisao de microfilmagem de documentos para dar-lhes longa vida ou

faciltar acesso, a preocupacao vira-se para o Gereciamento Electronico de Documento que e a
reuaniao de todas as tecnologias de informacao e comunicao ao alcance da organizacao para
fornecer o acesso celere a informacao.