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Gestión de Procura del

Proyecto

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Gestión de Procura

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios


(productos) desde fuera de la organización ejecutante del proyecto e
incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios
necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por
miembros autorizados del equipo del proyecto, también incluye la
administración de cualquier contrato emitido por una organización
externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la
organización ejecutante (el vendedor), y la administración de las
obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en
virtud del contrato.

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Gestión de Procura
1. Planificación de las adquisiciones: consiste en la identificación de los proveedores
externos a la organización, necesarios para la satisfacción de los proyectos y debe ser
realizado para cada producto, y cuándo y cómo hacerlo. Este proceso esta vinculado con la
gestión del alcance donde se prevé la definición de los productos necesarios para ejecutar
con éxito el proyecto.

2. Planificación de contratación: El éxito del proceso depende del diligenciamiento de la


documentación necesaria (requisitos de los productos, servicios y resultados) para la
elección del proveedor adecuado.

3. Requerimiento de respuestas de los proveedores: tiene como objeto la recopilación de


ofertas y propuestas de proveedores potenciales del proyecto.

4. Selección de proveedores: es el proceso seguido y consiste en la aplicación de criterios de


selección a las propuestas obtenidas con el fin de escoger el mejor proveedor del producto.
Generalmente cada organización establece su criterio.

5. Administración del contrato: se encarga de procurar que el (los) proveedor (es) cumplan
con los requisitos exigidos.

6. Cierre del contrato: tiene como fin la verificación de que el (los) proveedor (es) hayan
cumplido con los requerimientos exigidos, además de la documentación correspondiente la
cual debe incluir la aceptación de (los) producto (s). 3
Gestión de Procura
ENTRADAS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN DE PROCURA
► Factores ambientales de la empresa. Cultura de la empresa y los sistemas
existentes con que su proyecto va a tener que lidiar o puede utilizar. Para la
contratación pública, lo que incluye las condiciones del mercado y qué servicios
están disponibles para comprar.

► Activos de los procesos de la organización. Estos incluyen los procedimientos


de adquisiciones, contratos tipo, las lecciones aprendidas de proyectos anteriores
, y listas de vendedores recalificados .

► Gestor de Adquisiciones asignado. Esto puede venir más adelante en el


proceso, dependiendo de la cantidad de la contratación invocado.

► Línea de base del alcance (declaración de proyecto alcance, EDT , diccionario


de la EDT). La línea base del alcance proporciona una comprensión del alcance
del proyecto.

► Registro de riesgos. Proporciona una comprensión de los riesgos descubiertos


hasta la fecha. Recuerde, el análisis de riesgos del proyecto debe completarse
antes de que se firmen los contratos!!!
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Gestión de Procura
ENTRADAS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN DE PROCURA
► Las adquisiciones ya en marcha en el proyecto. El director del proyecto debe
actuar como interfaz entre múltiples vendedores y múltiples adquisiciones en un
proyecto

► Identificación de los recursos que no están disponibles dentro de la


organización ejecutante. Esto ayuda a determinar cuáles son los servicios (si los
hay ) y si deben ser adquiridos .

► El cronograma del proyecto. Esto ayudará a determinar cuándo se necesitan


los aprovisionamientos.

► Estimaciones de gastos iniciales para el trabajo que se contratarán. Una


estimación de costes internos para la adquisición debe crearse antes de que el
proceso de adquisición comience, para la comparación contra los precios de
vendedores.

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Gestión de Procura
El proceso Planificar las Adquisiciones incluye las siguientes
actividades:

► Realización de un análisis sobre «hacer o comprar»


► Establecer un plan de gestión de las adquisiciones
► Establecer un comunicado para la contratación de la obra
► Selección de un tipo de contrato
► El tratamiento de los documentos de contratación
► Determinar los criterios de selección de vendedores
► Costo previsto para el proyecto. Al igual que con la estimación de
costos para cada contratación, a sabiendas de la línea de base de
costos para el proyecto ayudará a asegurarse de que la adquisición se
ajusta a los costos básicos.

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Gestión de Procura
• El gerente de compras determina qué tipo de contrato y documento de
adquisición debe ser utilizado.

• Los documentos de adquisición más comunes son la Solicitud de


Propuesta (SP), Invitación a Licitación (IL), y Solicitud de Cotización
(SC) .

• El tipo de documento de adquisición utilizado esta conectado al tipo


de contrato seleccionado y la forma de la declaración de adquisición
de la obra.

• Los diferentes tipos de contratos requieren a los administradores de


proyectos centrar su gestión en actividades de diferentes áreas.

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Gestión de Procura
• El departamento de compras puede revisar el alcance de los trabajos
para la integridad (siempre una buena idea) y el GP podría añadir
ámbito relacionado con las actividades del proyecto (por ejemplo,
determinadas presentaciones de informes y la asistencia a
reuniones), lo que resulta en la cuenta de la adquisición definitiva de
trabajo.

• Esta declaración de la contratación de la obra se combina entonces


con los términos del contrato para formar el finalizada documentos de
adquisición, que se envían a los posibles vendedores.

• En este punto, el vendedor tiene que tomar medidas y el comprador


sólo espera. Los vendedores potenciales se dedican a revisar los
documentos de contratación y determinar si están interesados ​en la
presentación de una oferta o propuesta para tratar de ganar el
trabajo. Ellos pueden tener la oportunidad de participar en una
conferencia o una reunión de propuesta preliminar.
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Gestión de Procura
• Como parte del proceso de compra, los vendedores potenciales
también pueden tener la posibilidad de formular preguntas relativas a
los documentos de contratación por escrito.

• Necesitan someter estas cuestiones al comprador antes de la fecha


límite de presentación de ofertas o propuestas.

• Las organizaciones pueden utilizar varios métodos diferentes para


seleccionar un vendedor.

• Estos métodos pueden ser dictados por la ley o las políticas internas

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Gestión de Procura
• Si un comprador recibe material de la competencia de muchos
vendedores potenciales, puede pedir presentaciones de todos los
vendedores para ayudar a seleccionar uno.
• Otra opción es reducir la lista de posibles vendedores y luego
solicitar presentaciones.
• Si las presentaciones no agregarán valor para el comprador, esta
puede moverse en las negociaciones con el vendedor preferido, o
con más de un vendedor.
• Todos los términos y condiciones del contrato propuesto, la
declaración de adquisición de todo el trabajo, y cualquier otro
componente de los documentos de contratación se puede negociar.
• Las negociaciones pueden tomar mucho tiempo, y se requerirá la
participación del GP.

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Gestión de Procura

Al final de las negociaciones, se selecciona uno o más


vendedores, y se firma un contrato.

El plan de gestión de adquisiciones creado


anteriormente también se puede actualizar.

No olvidar que:

!el GP debe ser asignado antes de que se firme un contrato!

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Gestión de Procura
Rol del GP en procura

► Conozca el proceso de adquisición para que sepa lo que va a


pasar y cuando .
► Entender términos y condiciones de los contratos y que significan,
para que pueda leerlos y entenderlos.
► Asegúrese de que el contrato contiene todo el alcance del trabajo y
todos los requisitos de gestión de proyectos, tales como la asistencia
a reuniones, informes, acciones y comunicaciones que considere
necesarias para minimizar los problemas y errores de comunicación
con el vendedor (es).
► Identificar los riesgos , e incorporar la mitigación y la asignación de
estos en el contrato para disminuir el riesgo total del proyecto.
► Ayude a adaptar el contrato a las necesidades únicas del proyecto,
mientras que se está escribiendo.

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Gestión de Procura
Rol del GP en procura

► Montar el calendario para la finalización del proceso de adquisición


en el, de tal forma que el cronograma del proyecto sea realista.
► Estar involucrado en las negociaciones de contratos para proteger
la relación con el vendedor.
► Proteger la integridad del proyecto y la capacidad de hacer el
trabajo asegurándose de que el proceso de adquisición vaya tan bien
como sea posible.
► Ayudar a asegurarse de que todo el trabajo en el contrato se hace,
por ejemplo: informes, inspecciones, y los resultados jurídicos,
incluida la liberación de gravámenes y la propiedad de los materiales,
no sólo del ámbito técnico.
► No pedir algo que no está en el contrato sin hacer un cambio
correspondiente en el mismo
► Trabajar con el gerente de compras para gestionar cambios en el
contrato.
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Tipos de contratación declaraciones de trabajo

• La declaración de adquisición de obra (o servicio) no sólo podrá ser


revisada durante la negociación del contrato, sino que debe hacerse
de nuevo una vez finalizado (excluidos los cambios ) en el momento
de la firma.
• Hay muchos tipos de instrucciones de contratación de trabajo.
• Su elección dependerá de la naturaleza del trabajo y el tipo de
industria.

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Tipos de contratación declaraciones de trabajo

► Rendimiento. Transmite lo que el producto final debe ser capaz de


lograr, en lugar de cómo debe ser construido o cuáles son sus
características de diseño deben ser. Ejemplo: «Quiero un auto que vaya
de 0 a 120 KpH en 4,2 segundos».

► Funcional. Transmite el propósito final o el resultado , en lugar de


procedimientos específicos, etc. Utilizado en la ejecución de la obra y
también puede incluir una declaración de las características mínimas
esenciales del producto. Ejemplo: «Quiero un auto con 23 portavasos»

► Diseñar. Transmite lo que el trabajo precisamente debe hacer.


Ejemplo: «Construir exactamente la cocina como se muestra en esto
plano».

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• Declaraciones de rendimiento funcional y de adquisiciones de


trabajo son de uso común para la información de sistemas,
tecnología de la información, de alta tecnología, investigación y
desarrollo, y proyectos que nunca han ha hecho antes.

• Declaraciones de adquisición y diseño de trabajo son los más


utilizados en la construcción y la compra de equipos.

• Componentes de la contratación de los trabajos pueden incluir


dibujos, especificaciones técnicas y texto descriptivo, etc.

• No importa lo que contiene, usted debe darse cuenta de que la
declaración de adquisición de trabajo se convierte en parte del
contrato.

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Tipos de contratos.

Hay muchos tipos diferentes de contratos que se pueden elegir para


adquirir los bienes y servicios necesarios en un proyecto. El gerente de
compras seleccionará el tipo de contrato sobre la base de las siguientes
consideraciones:

► ¿Qué se va a comprar (un bien o un servicio)?


► La exhaustividad del ámbito de trabajo
► El nivel de esfuerzo y experiencia que el comprador puede exigir a la gestión
de este vendedor
► Si el comprador quiere ofrecer incentivos al vendedor
► El mercado o la economía
► Estándares de la industria del tipo de contrato que se utilice

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Las tres grandes categorías de los contratos son:

► Precio fijo (PF)


► Tiempo y materiales (T & M)
► Costos Reembolsables (CR)

Nota: depende también del marco legal de cada país.

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Contrato de precio fijo se utiliza para:

• La adquisición de bienes o servicios con las especificaciones o


requisitos bien definidos y cuando hay suficiente competencia para
determinar un precio fijo justo y razonable antes de que comience el
trabajo.
• Este es el tipo más común de contrato.
• Si los costos son más que la cantidad acordada, el vendedor debe
asumir los costes adicionales.
• Por lo tanto, el comprador tiene un riesgo de menor costo en este tipo
de contrato, siempre que el comprador tenga un alcance
completamente definido.
• Se podría decir que el vendedor está más preocupado con la
declaración de adquisición del trabajo (SOW) en este tipo de contrato.

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Documentos de Adquisición (documentos de licitación).

Una vez seleccionado el tipo de contrato y la declaración de la


contratación de la obra ha sido creada, el comprador puede armar el
documento de adquisición, el cual describe sus necesidades a los
vendedores.
Los siguientes son los diferentes tipos de documentos de adquisición:

► Solicitud de Propuesta (Solicitud de ofertas). Es una propuesta detallada


sobre cómo se llevará a cabo el trabajo, quién lo hará, la experiencia de la
empresa, precio, etc.
► Llamado a Licitación. En general sólo piden un precio total para hacer todo el
trabajo.
► Solicitud de Cotización. Es una cotización del precio por artículo, metros u
otra unidad de medida.

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Orden de Compra.

• Es el tipo más simple de contrato a precio fijo.


• Este tipo de contrato es normalmente unilateral (firmado por una de
las partes) en lugar de bilateral (firmado por ambas partes).
• Se utiliza por lo general para las adquisiciones de materias primas
simples.
• Las órdenes de compra que hayan sido «aceptadas» se convierten
en contratos, ya sea por rendimiento (por ejemplo, el equipo es
enviado por el vendedor, un PO unilateral) o mediante la firma de
una orden de compra (PO una bilateral).

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