2018

CARACTERIZACIÓN DE
MACROPROCESOS
GESTIÓN DE LOGÍSTICA
(PA6)

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD

PERSONAL

RESOLUCIÓN CONSEJO UNI. N° 0698-2018-USP/CU

Marzo, 14 del 2018
 DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PA6.01
Versión: 2.0
CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Vigencia: 14-03-2018
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Nombre del
Macroproceso
GESTIÓN LOGÍSTICA
Objetivo Adquirir bienes y servicios oportunamente según las especificaciones definidas, dando respuesta a las necesidades y requerimientos de los diferentes procesos.
Efectuar el Ingreso de los bienes e insumos adquiridos por la Universidad, acorde con los requisitos Institucionales, así como velar por el almacenamiento, custodia, conservación,
distribución y control de los bienes en el almacén, procurando el adecuado y correcto funcionamiento de la Gestión Académico - Administrativa de la institución.
Líder del Proceso Jefe de Logística y Servicios Generales.
Alcance Desde la identificación y/o recepción de las necesidades de servicio y termina con medición, análisis y mejora.

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios

Planear
-Alta Dirección. -Normatividad vigente -Plan Logístico. -Alta Dirección.
-Todos los procesos. aplicable. -Elaborar el Planeamiento Logístico (definir políticas, directrices y estrategias -Criterios de selección, -Todos los procesos.
-Comunidad -Cotizaciones. para fortalecer el proceso). evaluación y reevaluación -Comunidad Universitaria.
Universitaria. -Requerimientos. -Definir criterios de selección y evaluación de proveedores. de proveedor. -Logística.
-Procedimiento de plan de -Definir criterios de reevaluación de proveedor. -Plan de compras. -Responsable de activo.
compras institucional. -Elaborar plan de compras para la vigencia. -Mecanismos de -Entes de control interno.
-Plan de compras vigencia -Definir especificaciones para la adquisición de bienes y servicios. seguimiento, medición y
anterior. -Definición de lineamientos para el ingreso, salida, traslado, devoluciones y mejora continua.
Procedimientos. bajas (por pérdida, hurto o robo y por caso fortuito o fuerza mayor) de bienes
-Informe de auditorías de institucionales.
vigencias anteriores de -Estructurar mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.
organismos de control.
-Resultado de mediciones de
indicadores del periodo
inmediatamente anterior.
Hacer
-Alta Dirección. -Normatividad vigente. -Resultado de selección,
-Dirección General de -Plan de trabajo de gestión de evaluación y reevaluación -Unidades Académicas y
-Evaluar y seleccionar proveedores.
Administración. bienes y servicios. de proveedor. Administrativas.
-Reevaluar proveedores.
-Proveedores de bienes y -Plan de compras institucional. -Mercadería registrada y -Gestión contable.
-Comprar productos y/o contratar servicios de acuerdo a las especificaciones
servicios. -Contrato. clasificada. -Almacén.
definidas.
-Todos los procesos. -Solicitudes de bienes en -Mercadería recibida por -Control Interno.
-Realizar lista de proveedores.
-Unidades Académicas y almacén. -implementar políticas, directrices y estrategias del proceso. el usuario final.
Administrativas. -Requisición de la mercadería. -Ejecutar plan de trabajo del proceso. -Informe de inventario
-Almacén. -Consolidación y aprobación del plan de compras institucional para la -Actas de bajas.
-Administración de SIG. Actas de traslado.
vigencia.
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-Requerimientos de ingreso, -Ingreso, salida, traslado, devoluciones y bajas (por pérdida, hurto o robo y -Actas de entrega.
salida, traslado, devoluciones y por caso fortuito o fuerza mayor) de bienes institucionales. -Registros de la aplicación
bajas de bienes institucionales. -Aplicar los mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua. de los mecanismos de
-Documentación de los bienes seguimiento, medición y
adquiridos. mejora continua.
- Denuncia de pérdida o hurto.
-Evaluación técnica de bienes.
- Mecanismos de seguimiento,
medición y mejora continua.
Verificar
-Alta Dirección. -Políticas, directrices y -Inventario actualizado de
-Almacén. estrategias institucionales. almacén. -Alta Dirección.
-Sección de compras, -Normatividad. -Verificar cumplimiento de las especificaciones de los productos y/o servicios -Proceso analizado. -Dirección General de Administración.
control y adquisiciones -Registros. adquiridos. -Actas de reuniones. -Control Interno.
de bienes. -Informes de gestión. - Seguimiento al cumplimiento de políticas, directrices y estrategias del -Informe de auditorías.
-Control Interno. -Plan de trabajo del proceso. proceso. -Plan de trabajo con su
-Administración de SIG. -Auditorías. -Seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo del proceso. ejecución.
-Seguimiento al cumplimiento del plan de compras institucional.
-Plan de Compras. -informe de gestión
-Seguimiento al ingreso, salida, traslado, devoluciones y bajas de bienes
-Procedimientos y formatos. institucional.
institucionales.
-Registros de la aplicación de
-Verificar la efectividad de los mecanismos de seguimiento, medición y
los mecanismos de
mejora continua.
seguimiento, medición y
mejora continua.
-Alta Dirección. -Proceso analizado Actuar -Acciones correctivas.
-Administración SIG. -Indicadores e informes -Acciones preventivas. -Alta Dirección.
analizados y evaluados. -Evaluación y reevaluación de proveedores. -Acciones de mejora. -Todos los procesos.
-Informes de auditorías. -Verificación de cumplimiento de las especificaciones de los productos y/o -Comunidad universitaria.
-Administración de riesgos. servicios adquiridos. -Entes de control.
-Productos/servicios no -Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora como resultado
conformes del seguimiento y control aplicado a las actividades

Recursos Registros Controles al Proceso

Talento Humano: -Solicitudes de materiales, elementos y útiles de escritorio. Seguimiento periódico de la ejecución
-Rector. -Plan de compras institucional. del Plan de Acción.
-Director General de Administración. -Solicitud de descargo bienes de inventario.
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-Decanos. -Ingreso de bienes al almacén.

-Jefe de Almacén y Suministros. -Traslado de inventario.
-Jefe de Servicios Generales y Mantenimiento. -Baja de bienes institucionales.
-Personal Técnico. -Devoluciones de bienes institucionales.
Tecnológicos:
-Software.
-Hardware.
-Equipos.
Infraestructura Física Información:
-Proveedores.
-Bases de Datos.
Financieros
Requisitos Legales y Reglamentarios Requisitos de la Norma ISO 9001 Requisitos del Cliente
4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad. -Veracidad y oportunidad de la
-Requisitos legales. 4.4. Sistema de gestión de calidad y sus procesos. información difundida.
-Documentos de soporte. 5.2. Política. -Gestión ágil y eficiente en la
-Inventario de Activos de baja de bienes. 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades. recopilación de la información generada
-Plan de Auditoria. 6. Planificación para el sistema de gestión de calidad. de los procesos.
-Procedimientos de compras. 7.1.3. Infraestructura. -Eficiencia en la prestación de los
7.4. Comunicación. servicios y/o trámites prestados.
7.5.2. Creación y actualización. -Disponibilidad de personal
7.5.3. Control de la información documentada. competente, instalaciones y equipos
8.4. Control de los productos y servicios suministrados externamente. adecuados para la gestión de los
8.4.2. Tipo de alcance y del control de la provisión externa. requerimientos.
8.4.3. Información para los proveedores externos.
9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
9.1.3. Análisis y evaluación
10. Mejora
10.2. No conformidad y acción correctiva
10.3. Mejora continua
6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades
Riesgos del Proceso Acción Responsable
-Deterioro, daño y/o perdida de los bienes de propiedad de la -Realizar un diagnóstico del estado de salud y fisco del personal del proceso para -Alta Dirección.
universidad almacenados en el Almacén de la Universidad determinar la conveniencia, los riesgos y dificultades que se pueden presentar -Jefe del Área de Logística.
-Compra inadecuadas y/o de mala calidad. -Gestión de la contratación de nuevo personal que supla las acciones del personal -Responsable de Almacén.
-Falta de control de bienes. incapacitado. -Dirección General de Administración.
-Insuficiente e inadecuados espacios de almacenamiento. -Gestionar mejorar las condiciones físicas y ambientales de almacenamiento.
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-Perdidas de elementos del almacén o de la Universidad -Implementar nuevas medidas de seguridad.

-Sistema adecuado de protección de bienes.
-Plan o políticas de compras.
Parámetros de Medición
Nombre del Indicador Fórmula Frecuencia
-Porcentaje de elementos o bienes que se reportan como -N° de elementos reportados como extraviados o robados/ Total de elementos
extraviados o robados dentro del sistema de Inventarios de la registrados en el Sistema de Inventarios. Semestral
Universidad. -(Número de personal que no firman el inventario semestral/Total de personal que
-Porcentaje de personal que no firman los inventarios tienen inventarios bajo su responsabilidad9 * 100
semestralmente. -(N° de bienes institucionales dañados, deteriorados y/o perdidos en
-Porcentaje de Bienes Institucionales dañados, deteriorados y/o almacén/Total de Bienes en almacén)*100
perdidos en el Almacén.
Elaborado Revisado Aprobado
Ing. Luz Sheyla Cárdenas Concha Dr. Jorge Alcántara Rodríguez Rector
Ing. Eddier Albino Flores Idrugo Director de Gestión de Calidad