TALLER SEMANA 2

Presentado por:
Edgar Eduardo Patiño Malagon

Curso virtual SENA

AUDITORIA INTERNA DE CXALIDAD
Mayo de 2014
 Unidad 2.

Planificación y Preparación de Auditorías

Actividad: Planificación y preparación de auditorías

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su
empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe

contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría

Suministrar nuevas metodologías para realizar las auditorías internas con el fin de
verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de calidad, se está
ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está relacionado con las
políticas administrativas y legales, realizando recomendaciones ajustadas sobre la base
de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas,
proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las
actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas.

Alcance

Examinar desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el

seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías
internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad, en el periodo
fiscal vigente.
 b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

CRONOGRAGAMA DE AUDITORIAS ANUAL

OC
No AVTIVIDADES DE CONTROL ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP T NOV
1 EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO X X
2 EVALUACION SISTEMA CONTABLE X X
3 EVALUACION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD X X
EVALUACION ESPECIAL AREA ORGANIZATIVA Y
4 AREA LEGAL X X
EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS
5 SOCIALES X X
6 EVALUACION RECURSOS HUMANOS X X
7 EVALUACION AREA DE TESORERIA X X
8 EVALUACION AREA DE INFORMATICA X X
9 EVALUACION DE LOGISTICA X
10 EVALUACION OTRAS AREAS OPERATIVAS X X
11 ACTIVIDADES DE CARÁCTER PERMANENTE X X X X X X X X X X X

c. Criterios de auditoría.

Estos criterios de auditoría forman parte del Manual de Auditoría para la realización de
auditorías de la organización acreditada con las normas ISO 9000, dicho manual incluye,
además de los criterios de auditoría, los siguientes documentos:

1. Procedimiento de auditoría.
2. Cuestionario de auditoría.
3. Modelo de informe de auditoría.

Además los criterios de Auditoría asen parte del conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos. Los “criterios de auditoría” se utilizaran como referencia frente a las cuales se
determina la conformidad / no conformidad. Como por ejemplo: Manual de la calidad (MC)
/ de la gestión ambiental Manual de salud y seguridad ocupacional, Manual de
procedimientos (MP) Manual de organización y funciones (MOF) Otros manuales
aplicables.
 Posibles fuentes de información:
− Plan estratégico.
− Actas del Comité de Dirección u otras comisiones/subcomisiones.
− Memoria de actividades de la organización.

Documentos/registros derivados
− Análisis de la capacidad
− Contratos de gestión o contratos programa.

d. Auditores seleccionados por procesos.

Nombre Cargo
NATHALIA CATALINA ARCILA Profesional universitario
ELABORO
ISAIAS BLANCO Profesional universitario
RICARDO REDONDO jefe oficina control interno
REVISO
AMARYLUZ SUAREZ jefe oficina control interno
ADRIANA MORA jefe oficina control interno
APROBO
MAURICIO LOPEZ jefe oficina control interno

e. Recursos necesarios.

RECURSOS HUMANOS
Profesionales de la oficina de control interno, auditores de calidad, viáticos, papelería y
utiles.
TECNOLOGICOS HARDWARE
Equipo de computo e impresora software: internet, aplicativos, office
INFRASTRUCTURA
Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

RIESGOS ASOCIADOS
NOMBRE DEL MANEJO DEL
DESCRIPCION DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS MEDIDAS
RIESGO RIESGO
Que el programa de deficiencia en el capacitación
análisis y calificación
INCUMPLIMIENTO auditoría no se cumpla en seguimiento a la gestión y de los
para reducir el riesgo
su totalidad calidad auditores

decisiones equivocadas en
capacitación
informes no basados en el momento de redacción análisis y calificación
INEXACTITUD de los
las evidencias reales de el informe final de las para reducir el riesgo
auditores
actividades planeadas
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

 Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la

organización.
 Brindar asesoramiento y realizar acompañamiento, seguimiento, evaluación y control a
los procesos y al manejo de las dependencias.
 Obtener información y evidencias para emitir pronunciamientos acerca del
funcionamiento de la organización para fundamentar el concepto sobre la gestión y el
logro de resultados.
 Lograr resultados de auditoría oportunos que permita a la administración y sus
servidores la toma de decisiones oportunas.

Alcance:
Elaboración presupuestal y plan anual correspondiente a la vigencia 2014 y termina con la
presentación de los resultados al responsable de cada proceso o área auditada con el fin
de que los hallazgos, observaciones y recomendaciones sean incluidos en el plan de
mejoramiento del proceso o del área.

b. Procesos a ser auditados.

Procesos estratégicos:
 Planeación estratégica
 Desarrollo del plan estratégico
 Desarrollo de planes operacionales

Procesos misionales
 Proceso preventivo
 Proceso de intervención
 Proceso disciplinario

Procesos de apoyo conexos

 Proceso de relatoría
 Proceso centro de atención al público
 Proceso de sanciones e inhabilidades
 Tramite de acciones jurídicas

Proceso de apoyo
 Proceso de contratación
  Proceso estratégico
 Proceso financiero
 Proceso de gestión humana
 Proceso de selección y carrera
 Procesos administrativos
 Procesos de tecnología informática

Procesos de evaluación y control

 Sistema de gestión de calidad

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

1. Al elaborar el plan de visita de auditoria precisar detalles de auditoría tales como:

 Determinación del plan de auditoria
 Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a utilizar
 Consideración y determinación de fechas, inicio y terminación.
 Asignación de tareas
2. Someter el plan de visita de auditoría a aprobación del jefe de la oficina de control
interno.
3. Generar comunicaciones necesarias.
4. Abrir archivo documental de la auditoria.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de

auditoría.

 Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria siguiendo la

norma técnica colombiana NTC 19011:2002 directrices para la auditoria de los sistemas
de gestión de calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que
la secuencia adecuada sería la siguiente:

 Preparación del plan de auditoria

 Asignación de tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura
 Recopilación y verificación de la información
 Preparación de las conclusiones de la auditoria
 Realización de la reunión de cierre
 Preparación de informe de la auditoria
 Aprobación y distribución del informe da la auditoria

e. Métodos de auditoría a utilizar.

Como primera instancia se utilizara la evaluación científica la cual involucra un proceso de
medición y comprobación de los principios y prácticas reconocidas y en las cuales se
busca si es o no el mejor plan, política, sistema o procedimiento.

Obtenida la información necesaria, se evaluará, a efecto de hacer las sugerencias

necesarias a la dirección.

La auditoría utiliza el método deductivo- inductivo, pues realiza el examen y evaluación de

los hechos empresariales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los
mismos, para luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximación
a la realidad que los originó para luego mediante un proceso de síntesis emitir una opinión
profesional.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

 Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios
de contabilidad de general aceptación.
 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditorías de gestión

e internas de calidad, acorde la naturaleza del área o proceso a auditar. Tener en
cuenta la reunión de apertura, desarrollo de entrevista y recolección de hallazgos
o no conformidades.
 Realizar reunión de cierre de auditoría y recoger firma del Auditado en el registro
de los hallazgos o no conformidades para las auditorías internas de calidad.
 Elaborar el informe preliminar que consolida los hallazgos o no conformidades
identificados en la auditoria del proceso.
 Presentar el informe preliminar de auditoría al responsable del proceso o el jefe
del Área auditada.
 Consolidar el informe general de auditoría con los hallazgos, observaciones y
recomendaciones y presentarlo al Alcalde Municipal.
 Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la
labor de la auditoría efectuada.
 Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no
conformidades de la auditoria.
 Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento presentados, a la
implementación de recomendaciones y acciones correctivas resultado de la
auditoria.
 Cuando se verifique la corrección de una no conformidad reportar el cierre de la
misma a la Oficina de Control Interno.
 Archivar la documentación producto de la auditoria.
  Preparar el siguiente plan de auditoría e incluir el seguimiento a la implementación
de las recomendaciones emitidas según el resultado de la auditoria anterior y los
cierres reportados por los auditores.
 Comunicar al responsable del área/proceso la fecha programada para realizar la
auditoria, en concordancia con el programa y plan aprobado.
 Revisión preliminar en la Oficina de Control Interno de la documentación que
servirá de referente para conocer el área/proceso donde se va realizar la
auditoria.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

La auditoría es aquella que se practica como instrumento de la propia administración

encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Dentro de las propuestas de la auditoria y para obtener resultados exitosos en la

implantación del SGC, la auditoria se encarga de establecer un procedimiento sencillo,
directo y claro para la realización de las mismas partiendo de la elaboración periódica de
encuestas de satisfacción puntuales por servicio y contar con una frecuencia adecuada
durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la
labor que desempeña en su campo económico.

Concluyendo en el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente

comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo
un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas
partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.