Aula 01 - ARQUIVOLOGIA PDF

ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL
CARGO PAPILOSCOPISTA
PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 01 – Conceitos Iniciais
Salve, concurseiros!!! Tudo bem com vocês? Vamos nos animar para os
estudos, pois chegou a oportunidade de mudar de vida!
Vamos então dar o pontapé inicial para garantir nossa vaga nesse
concurso!
Nesta nossa primeira aula, conforme programa estabelecido, vamos ter o

seguinte conteúdo:
 Arquivística: princípios e conceitos;

 Acondicionamento e Armazenamento de documentos de
arquivo.
Será uma aula de apresentação a vocês do que é um arquivo, de suas

definições e conceitos.
Não é um conteúdo que apresenta muita complexidade, mas

extremamente importante que seja dominado para prosseguirmos no curso.
Acredito que não terão muitas dúvidas, mas caso tenham podem entrar em
contato através do fórum do curso e do email:
mayko@pontodosconcursos.com.br.
Então, sem mais demoras, vamos começar os trabalhos!
Mayko Gomes
Abril/2012
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

Esta primeira aula tratará dos conceitos, princípios e fundamentos que

norteiam a disciplina arquivística. Em primeiro lugar, devemos então definir o
que é a própria Arquivologia. E essa definição será feita pelo Dicionário de
Terminologia Arquivística, que assim afirma: “Disciplina que estuda as funções
do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção,
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.”
Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os arquivos e seus

documentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas
ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos
funcionais.
Passando então pela definição da disciplina, temos que definir o seu

objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo é um termo polissêmico, com
quatro significados. São eles:
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade

no decorrer de suas funções;
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,

etc);
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de

documentos;
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com

a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
divisão de arquivo, etc).
Atenção: Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o

contexto é quem vai determinar qual destes significados está sendo
empregado.
Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O

importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para
que não tenham dúvidas quando responder as questões.
Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o objeto de

estudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante também saber que a
função do arquivo é tornar disponível e acessível os seus documentos.
Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função,
que é tornar disponíveis os seus documentos, devemos saber o que são os
documentos do arquivo.
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada

em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois
elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja

transmitir.
Suporte: é o material físico onde está inserida a informação.
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:
INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email,

os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação
registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para
que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro
elemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à
atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos
Arquivos): “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de
suas atividades”. Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido
uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a
revista. A revista em si não será considerada documento de arquivo, uma vez
que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura
será documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade
administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico.
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve

ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante
de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em
resumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários
esses dois elementos:
(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito
privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de
fatos.
Resolução
O item está incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de

sua forma, tamanho, gênero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que

atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ação e poder
provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.
Assim, já sabemos o que é um documento, o que é um documento de

arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos então diferenciar o arquivo das
outras unidades de informação que podem existir em uma instituição.
Órgãos de Documentação
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os

documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural,
geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são
mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que
fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou
proveniência (que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte
utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais
adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou
quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é
provar e testemunhar.
Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas
fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários
exemplares, e são unidos pelo seu conteúdo, e em sua maior parte, são
impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é
formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é
instruir e educar.
Centro de Documentação / Informação
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de

documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que
funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções
(audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente
informar.
Museu
O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com

finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e
dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são
classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas

de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá
facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.
Atenção: o Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões,

diferenças entre os documentos de arquivo é biblioteca. Assim, para acertar
basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item mencionar
“colecionados”, ou algum semelhante, será documento de biblioteca; e sem
mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de arquivo.
(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo,

de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.
Resolução
O item está correto. Vimos que entre as várias diferenças entre os

documentos dos órgãos de documentação estão as circunstâncias de sua
criação, a forma e a finalidade com que são mantidos, e a utilização destes
documentos.
Classificação dos Arquivos
Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos, Vamos a eles:
Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade

mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados.
Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter

público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para
consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.
Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por

instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas
atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade
para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos
serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial
através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição
do Estado.
Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora

Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos,
comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

Obra de Leite
Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.
Paes, de leitura
recomendada.

Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.

Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.
Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em

públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me
públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto à natureza dos

documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou
especializados.
Os arquivos especiais guardam documentos de

suportes variados e por isso precisam de cuidados
diferenciados. Os documentos são agrupados
considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco
rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua
organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado
quando os suportes são feitos de materiais diferentes,
pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo: Exemplo de arquivo
especial: todos os
um arquivo pode ter um local específico para guardar documentos estão em fitas
CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos de vídeo (suporte).
esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.
Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos,

são aqueles que guardam documentos dos mais
variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos
são agrupados considerando primeiramente o assunto e
depois se utiliza outros critérios para sua organização.
Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição
Exemplo de arquivo
trata de muitos assuntos, em diferentes áreas do
especializado. conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por
exemplo: uma entidade pode guardar documentos
relativos à área de engenharia, de medicina, de artes em locais separados.
Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos
mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.
Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:
Especiais => Suporte / Especializados => Assunto
Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua

atuação, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais são aqueles que estão

localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo
guarda os documentos próximos aos interessados diretos
para facilitar e agilizar a sua localização e utilização.
Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br Escritório: exemplo de 6

arquivo setorial.
entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários

departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de
supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto.
Financeiro, de RH, Compras, etc).
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que

guardam todos os documentos de uma entidade em um só
lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de
médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura
administrativa simples (poucos departamentos, poucos
órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por
Exemplo de arquivo
central ou geral: exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em
guarda todos os apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório
documentos da
instituição. medico, etc.
É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos

arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma

forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.
Resolução
O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o

oposto, uma forma de descentralização dos arquivos correntes, uma vez que
os documentos permanecerão próximos aos setores que os produziram.
Classificação quanto aos estágios de sua evolução: os arquivos podem

ser correntes, intermediários ou permanentes.
Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos que são

constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de
consultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de
arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
são objeto de consultas freqüentes”.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos

que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque
aguardam sua destinação final.
Resolução
O item está incorreto. Pelo estudado na aula, ele traz a correta definição
de arquivo intermediário, e não de corrente. Viram que a palavra chave do
arquivo corrente é “freqüência”.
Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que

não são mais objeto de consultas freqüentes, mas aguardam cumprimento de
prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de
Arquivos assim define os documentos de arquivos intermediários: “aqueles

que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos

intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primário dos documentos.
Resolução
O item está correto. Pela explicação, o arquivo intermediário tem as

mesmas funções e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferença da
freqüência de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermediário pode
sim ser entendido como uma extensão ou parte do arquivo corrente, até por
que sua principal finalidade é “desafogar” o fluxo de documentos daquele.
Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não

tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que
tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso
devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define
assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados”.
(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é

constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.
Resolução
O item está incorreto. Já vimos, ao estudar os órgãos de documentação,

que dos documentos de arquivo são acumulados, e não colecionados: estes
são os de biblioteca. Além disso, os documentos devem se recolhidos ao
arquivo permanente de modo sistemático, com critérios previamente
estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliação.
Peço atenção especial de vocês para esta classificação, pois ela norteará
todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foram
consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os
estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Em
provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é
importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem: corrente = utilizado
com freqüência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados
definitivamente. Os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer
como ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades. Falaremos mais sobre

esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos

Documentos.
Classificação dos Documentos
Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também

podem ser classificados segundo alguns critérios. Os documentos são
classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza
do assunto.
Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),

iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos e
micrográficos.
Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a

informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios,
certidões, atas, etc.
Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,
diapositivos (slides), etc.
Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em

foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escurão telefônica, sons
gravados em fitas cassete.
Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som).
Exemplo: filmagens e vídeos.
Os documentos informáticos ou digitais são aqueles gravados em meio

digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para serem lidos.
Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato
DVD, etc.
Os documentos cartográficos são aqueles que cuja informação

representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas,
perfis, etc.
Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte

microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da
microfilmagem em nossa última aula do curso.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas

fazem parte do gênero documental cartográfico.
Resolução

O item está correto. Todos os itens listados acima são exemplos de

documentos do gênero cartográfico, conforme acabamos de estudar.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos

de documentos do gênero micrográfico.
Resolução
O item está correto. Todos os exemplos listados são pertencentes ao

gênero micrográfico, pois são resultados do processo de reprodução em
microformas. Trataremos dos detalhes em nossa última aula.
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são

classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de
acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento
foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações

de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das
partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma
espécie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos

a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.
Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia

pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:
Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)

Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)
Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)
(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie

documental com o suporte material.
Resolução
O item está incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, é a

junção da espécie (aspecto formal) com a função do documento, e não com o
seu suporte.
É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e

forma.
O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro,

caderno, folheto, cartaz, etc.

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de

produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.
Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos

(ou ordinários) ou sigilosos.
Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não

é prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não
possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não
causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros.
Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só

podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de
segurança especiais para sua custódia e divulgação.
Sobre o assunto, devemos considerar a Lei Federal n° 12.527/11 e o

Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e material de caráter
sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de
sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer
sigiloso. Segue tabela de classificação. Vale lembrar antes que a Lei 12.527/11
somente terá aplicação válida a partir de maio/2012.
Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado

pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de
Arquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessário para defesa de
direitos, esses documentos podem ser exibidos em seção reservada, conforme
determinação judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seu
conteúdo, ou parte dele.
Não vamos nos ficar mais no assunto, pois o nosso edital não pede
legislação correlata da área. Mas é muito importante que o candidato leia a Lei
e o Decreto mencionados acima para maior conhecimento do assunto.
(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança

da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,
são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição
reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.
Resolução

O item está correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o

conteúdo de documento sigiloso, se necessário para defesa de direitos, pode
ser exibido em seção reservada por determinação judicial.
Princípios Arquivísticos
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus

trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e
constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais

importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos
originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não
podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais
adiante, os documentos de arquivo são complementares, e possuem mais valor
quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e funcionamento
de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos retirados,
acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou
instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de
“fundo arquivístico”.
Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e
externas de seu produtor.
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve

conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o
produziu. Este princípio enuncia que levando-se em conta as relações
estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem
original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de

arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu
caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma
atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo
que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as
atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também

derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem
manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito
anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento
da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais valor quando no
seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos

para refletir o mais fielmente possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o
mesmo não estiver íntegro.
Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são

uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros
órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de
documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por
compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus documentos conforme seu
produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo são, então, um
produto imediato, natural e direto dessas atividades.
Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas

pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos
documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos.
Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a área territorial, a
esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido ou recebido o
documento. O documento deve se manter o mais próximo possível do local onde
foi produzido, seja uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como
exceção deste princípio, não o aplicamos em documentos produzidos por acordos
diplomáticos ou por ações militares.
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos
Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um
verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um
arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um
documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para
a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a
atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor
secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos
diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é
definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.
Princípio da Pertinência: É a qualidade pela qual os documentos, quando

recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e
reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e
organização originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de
encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e
reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organização original,
o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e
organização das instituições.
(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.
Resolução
O item está incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princípio da

pertinência não é mais aplicado na prática arquivística atual; ele vai de

encontro a outros princípios e à própria razão de existir de um arquivo, que é

refletir a identidade e atividades do seu produtor.
Para ilustrar melhor sua aplicação, vamos analisar um exemplo: vamos

supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministério da
Saúde e da ANS. De acordo com este princípio, os documentos desses dois
arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam
do mesmo assunto (pasta Saúde do Governo Federal). Mas se um usuário for
consultar, por exemplo, sobre a história da ANS? Como faria, se os
documentos estão misturados e organizados de forma a não refletir essa
história? Não há a possibilidade de atender às necessidades de pesquisa dessa
forma... E se o arquivo não pode atender às necessidades de pesquisa, não há
por que ele existir.
Em segundo lugar, o princípio que determina a organização dos

documentos é o da Organicidade, como vimos mais ao início da aula.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos

em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são
identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.
Resolução
O item está incorreto. O princípio do Respeito aos Fundos, por si só, não
garante a valoração de um documento. Para se determinar se um documento
possui ou não valor secundário, isto é, será ou não eliminado, é necessário um
processo muito complexo, realizado por uma comissão determinada formada
especialmente para este fim: a Avaliação.
(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se

aplicar o princípio da naturalidade.
Resolução
O item está incorreto. O fundo de arquivo nada mais é do que o conjunto

formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar um
fundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma
mesma entidade, no exercício de suas funções. E o princípio que determina
essa união, além de proibir a sua dispersão ou acréscimos indevidos, é o da
Proveniência, ou como o próprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.

Armazenamento e Acondicionamento de Documentos
Antes de prosseguirmos com o armazenamento e acondcionamento,

precisamos entender o que eles são.
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua

preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a

colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele,
ou o depósito.
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia

Arquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às
recomendações do CONARQ.
Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem

condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de

acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;

- áreas de risco de incêndios;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição
atmosférica;
- áreas próximas a instalações estratégicas.
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às

necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais.
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:
- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco

de inundações;
- prever condições estruturais de resistência a cargas;
- a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Os depósitos deverão
ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,
separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de
preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de
aeração ou de climatização;
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia
elétrica sobre as áreas de depósito;
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação
de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;

- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes

externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por
meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além
dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,
sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor
insolação;
- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial,
inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo
do ar;
- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais
ambientes;
- manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de depósito, os
documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu
suporte e suas especificidades, a saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impressos;

- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio micrográfico;
- documentos fotográficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematográficos;
- documentos em meios magnéticos e ópticos.
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho

devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por
sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as
necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos
de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os
melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,

ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de
temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes
atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A
adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura
entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas
quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em
altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Os
índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações
bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de
insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as
proporções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:

- armazenar todos os documentos em condições ambientais que

assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à
obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média,
evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os
equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento
sem interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações
ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de
prevenção de insetos;
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e
ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados,
sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:
fotografias em preto e branco

T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
fotografias em cor
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
filmes e registros magnéticos

T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros

apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita
observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A
confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes
sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a

proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem

ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a

cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,

como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em
mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador,

devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a
distorção ou a perda de dados.
O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado

com pintura sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos

acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade
relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos

documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser
mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os
documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos

padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão
abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos

permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não
podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos
documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros

devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos
documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino,
recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o
contato direto de documentos com materiais instáveis.
Depois de conhecer estas orientações do CONARQ para o

acondicionamento e armazenamento de documentos,
(Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de

documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem
exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem
ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e,
de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e
de climatização.
Resolução
O item está correto. Vimos agora nas recomendações do CONARQ que os

depósitos devem mesmo ter o limite de 200 m². Caso o espaço destinado para
este fim seja maior, é necessário que haja uma divisão, com funcionamento
independente e que garanta a preservação e proteção dos documentos.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é

importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a
preservação dos documentos.
Resolução
O item está correto. Vimos que os documentos devem ser armazenados

em condições que atendam as necessidades de suas especificações. Conhecer
o suporte e o gênero dos documentos é fundamental para tomas as medidas
que melhor garantam sua preservação e proteção.
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do

planejamento de conservação preventiva de documentos.
Resolução
O item está correto. Ainda vamos estudar sobre conservação e

preservação em nosso curso, mas já devemos saber que a correta operação de
acondicionamento, como o uso de materiais adequados, de ferramentas
específicas, de embalagens apropriadas a cada arquivo, etc., contribuem para
a preservação do documento, que é a conservação preventiva.
Por conservação preventiva devemos entender todos os cuidados

necessários para evitar que os documentos sofram danos e sejam destruídos
ou danificados de qualquer forma, até mesmo o combate à sua deterioração
natural.

Exercícios
01 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo não são

coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em
função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica
de unicidade.
02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados

arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema
subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária,
não é perdido nem se torna obscuro.
03 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os documentos públicos devem ser

mantidos em unidades diferentes que correspondam à sua origem em
determinado órgão governamental.
04 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A proveniência territorial deu origem

ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser
conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.
05 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) De acordo com o princípio do respeito

à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no
assunto, desconsiderando-se a sua proveniência.
06 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) No plano institucional, o princípio da

territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto
possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os
acumulou.
07 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação do princípio da ordem

original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor de
trabalho.
08 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A base teórica para a avaliação de

documentos é dada pelo princípio da pertinência.
09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre eles o

princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a prática arquivística
contemporânea foram elaborados nos últimos quarenta anos, principalmente a
partir da chamada explosão da informação.
10 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável

quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e
precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

11 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica

na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades
do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.
12 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando

os documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o
princípio arquivístico da ordem original.
13 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando há necessidade de se

reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua
proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da
pertinência.
14 - (STM/2011 – Cespe/UnB) As características dos documentos de

arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser
considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original.
15 - (MS/2010 – Cespe/UnB) O termo suporte é utilizado em

arquivologia para denominar qualquer material que contém informações
registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são:
papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magnética, disco magnético, disco
ótico, entre outros.
16 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) Os estágios de evolução dos arquivos

são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
17 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A teoria das três idades refere-se à

sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.
18 - (AGU/2010 – Cespe/UnB) Uma das principais funções do arquivo

intermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais
movimentados.
19 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) A existência de arquivos correntes é

justificada por questões exclusivamente econômicas.
20 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas três

idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

Gabarito Comentado
Item Resposta Comentário

Segundo este princípio, não pode haver entrada de documentos efetuada por entidade
10 Errado diversa daquela que o gerou.
Segundo o princípio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir a
02 Errado organização e atividades das instituições, para seu entendimento.
Uma pequena aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem
03 Certo estar o mais próximo possível de seu produtor.
A correta aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem ser
04 Certo mantidos no local onde foram produzidos.
O princípio da Ordem Original mantém o arquivo com a classificação inicial. A
05 Errado reclassificação é determinada pela Pertinência.
Mais uma interpretação do princípio da Territorialidade, os documentos devem ser
06 Certo guardados, tanto quanto possível, pelo acumulador, ou próximo a este.
A aplicação deste princípio mantém a classificação inicial dos documentos, e não sua
07 Errado organização inicial.
Este princípio não tem aplicação prática. A base teórica para a avaliação são os
08 Errado princípios da Proveniência e da Ordem Original.
Os princípios arquivísticos, especialmente o da Proveniência e da Ordem Original,
09 Errado datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importância para a sociedade.
Uma das características do documento de arquivo é provar, informar ou testemunhar
10 Certo sobre a atividade que o gerou, ou sobre a instituição que o gerou.
O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve
11 Certo estar organizado de forma que reflita fielmente essas atividades.
Neste caso observamos a aplicação do princípio da Territorialidade. O princípio da
12 Errado Organização é observado quanto ao método de organização dos documentos.
Apesar de não ser mais aplicado este princípio na prática, é exatamente este o seu
13 Certo método de funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.
Os documentos de arquivos são únicos em seu contexto. Mas não significa que são
14 Errado únicos em exemplares ou vias. Podem haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.
Os suportes são qualquer meio físico que tenha o registro de informações. Mesmo os
15 Certo desenhos de cavernas e inscrições em tábuas antigas são suporte documental.
Os estágios de evolução dos arquivos são dados pela Teoria das Três Idades, que são
16 Errado corrente, intermediário e permanente. Vamos ver mais na próxima aula.
A Teoria das Três Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentos
17 Certo criados: a sua produção, sua utilização e sua destinação.
Vimos que os documentos de arquivo intermediário são os que possuem ainda utilidade
18 Certo administrativa, mas têm baixa freqüência de utilização.
A existência do arquivo corrente é inevitável, visto que é a única fase obrigatória para
19 Errado todos os documentos. O item se refere ao arquivo intermediário.
Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente é a única fase obrigatória,
20 Certo pois é onde nasce todos os documentos.

Pois bem, queridos alunos, ficamos por aqui nesta primeira aula.
Resolvemos e comentamos alguns exercícios sobre os assuntos pedidos

no edital, alguns com muitas questões, outros com poucas, pois não aparecem
muito em provas da banca...
Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido
a importância de estudar esta disciplina, pois em um concurso como este as
vagas serão disputadas “ponto-a-ponto”!
Espero receber as críticas e sugestões de todos vocês para elaborar um

trabalho que realmente os ajude. Estarei disponível para solução de dúvidas no
fórum do curso e também no seguinte email:
mayko@pontodosconcursos.com.br.
Forte abraço a todos, meus desejos de que as bênçãos de Deus estejam

presentes em suas vidas, e ótimo feriado de semana santa!
bons estudos e aguardo a todos em nossa próxima aula!
Mayko Gomes
Abril/2012

Exercícios Resolvidos na Aula
(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito
privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de
fatos.
(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo,

de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.
(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma

forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos

que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque
aguardam sua destinação final.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos

intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primário dos documentos.
(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é

constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas

fazem parte do gênero documental cartográfico.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos

de documentos do gênero micrográfico.
(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie

documental com o suporte material.
(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança

da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,
são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição
reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.
(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos

em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são
identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se

aplicar o princípio da naturalidade.
(Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de

documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem
exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem
ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e,
de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e
de climatização.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é

importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a
preservação dos documentos.
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do

planejamento de conservação preventiva de documentos.

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ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL

AULA 01 – Conceitos Iniciais

Nesta nossa primeira aula, conforme programa estabelecido, vamos ter o

 Arquivística: princípios e conceitos;

Será uma aula de apresentação a vocês do que é um arquivo, de suas

Não é um conteúdo que apresenta muita complexidade, mas

Então, sem mais demoras, vamos começar os trabalhos!

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

Esta primeira aula tratará dos conceitos, princípios e fundamentos que

Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os arquivos e seus

Passando então pela definição da disciplina, temos que definir o seu

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,

3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com

Atenção: Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o

Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O

Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o objeto de

O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 2

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja

Suporte: é o material físico onde está inserida a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email,

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve

(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

O item está incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 3

Assim, já sabemos o que é um documento, o que é um documento de

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 4

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas

Atenção: o Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões,

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo,

O item está correto. Vimos que entre as várias diferenças entre os

Classificação dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos, Vamos a eles:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por

Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora

Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 5

Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em

Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto à natureza dos

Os arquivos especiais guardam documentos de

Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos,

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua

Os arquivos setoriais são aqueles que estão

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br Escritório: exemplo de 6

entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que

É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma

O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o