DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO

Realizado por:

Víctor Betancur

Docente:

Paola Andrea Sanchez Morales

UNIVERSITARIA VIRTUAL INTERNACIONAL

BOGOTA – COLOMBIA
2019
 Deficiencias del control Interno.

Introducción
El objetivo central del control Interno dentro de las organizaciones es la protección de

los bienes y los activos de la organización y la laboral de una correcta implementación es

de la alta administración mientras que la revisoría fiscal tiene la tarea de auditar el correcto

funcionamiento de dicho proceso. El control interno se reconoce y se define de diferentes

maneras, lo mismo sucede en su práctica o aplicación este aspecto representa su mayor

dificultan, es por ello que en la constante búsqueda de estandarizar dicho proceso a la fecha

existe uno que se ha destacado a nivel internacional y se reconoce como un caso de éxito

COSO Mejía, (2006), define el control interno como un proceso, que inicia su ejecución en

la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, su tarea para

proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.

Tales objetivos son: eficacia y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de la

información financiera; cumplimiento de normas y obligaciones; y salvaguarda de activos.

Desarrollo

Los resultados de investigaciones realizadas indican que las actitudes negativas

ocurren con menos frecuencia en una empresa cuando los trabajadores tienen

sentimientos positivos hacia ella, que cuando se sienten objeto de abusos, de

amenazas o son ignorados.

Sin un ambiente de trabajo positivo existen más oportunidades para la disminución de la

moral de los trabajadores, para incumplir las orientaciones de la dirección y por tanto una

distensión o incumplimiento de los controles, lo que puede afectar o influir en la actitud de

un trabajador acerca de cometer fraude contra la entidad.

La existencia de un manual de contabilidad no presupone la existencia de un sistema de

control interno, solamente señala que existe un instrumento para ejercerlo; pero si éste no

existe, la improvisación y los errores sistemáticos sustituyen prácticas adecuadas del

registro, afectándose el control interno y con ello la razonabilidad de los estados

financieros.

En el caso de que en la organización no exista una sinergia y se presenten barreras que

impidan el flujo y la comunicación efectiva de toda la información se puede generar una

gran espontaneidad, incertidumbre y en muchas ocasiones falencias en el cumplimiento de

las políticas y procedimiento que ya registran estandarizados lo cual es nocivo y afecta el

registro a tiempo y sistémico de los movimientos y hechos económicos que afecta la

exactitud y razonabilidad de la información y los estados financieros. Por todo lo anterior

se hace necesario el compromiso constante de la alta administración en el diseño y la

implementación del control interno.

No considerar el diseño y la implementación del control interno de una organización

mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuya a prevenir y

limitar los riesgos internos y externos, limita el alcance del propio sistema al no

proporcionar una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos, entre otras

causas por no abarcar todas las actividades inherentes a la gestión con un enfoque de

mejoramiento continuo.

La aparición de una cadena informal de mando y de procesos de toma de decisiones que

funcionan fuera de las normas de la organización.

La aparición reiterada de incumplimientos de deberes y obligaciones por parte de

empleados y empleadores y lo que es peor aún, no actuar con rigurosidad ante estos hechos

en cualquier nivel de la estructura así como no velar por el adecuado y correcto desarrollo

de las actividades de una organización, conduce invariablemente a la aparición de riesgos

que afectan los objetivo y que propician la falta de control; es precisamente en este

momento donde comienza a aparecer los FEUDOS dentro de la organización, así mismo,

estos influyen decididamente en las informaciones y las comunicaciones que se trasmiten

de manera informal en todas direcciones, provocando algo así como una cierta anarquía en

la dirección y en el control al creerse fuera del alcance del mismo. En este contexto cada

cual actúa a su antojo sin importar a los demás al considerarse más importante que el otro, y

como casi siempre sucede, en este empeño sobreviven los más fuertes en la estructura

organizacional, nada más parecido al funcionamiento bajo una estructura funcional al estilo

Taylorista donde se refuerza el mando vertical de arriba para abajo, en vez de una estructura

plana, que propicie ventajas, entre otras, el alineamiento horizontal en la consecución de los

objetivos de control.

La existencia de causas y condiciones que propician las deficiencias y que arrojan

resultados negativos para la empresa afectándose la efectividad de las medidas adoptadas

en el plan de prevención para minimizar los riesgos como:

• Ausencia de procedimientos contables y operativos formalizados, legalizados,

documentados y debidamente comunicado a los responsables.

• Insuficiente la definición de tareas y responsabilidades.

• Faltantes de medios constantemente ajustados sin comprobación alguna.

• Emisión de cheques en blanco.

• Familiares en puestos clave de la entidad.

• Existencia de personal incapacitado o no idóneo en puestos de cierta complejidad.

• Falta de legitimidad en las operaciones contables y financieras.

• Cambio constante de empleados responsables de operaciones de control.

• Contabilización de partidas sin el detalle o evidencia suficiente.

• Relaciones de familiaridad sin control, es decir la existencia de familiares o muy estrechas

relaciones entre empleados, empleadores y los puestos de control.

• El descuido, el desorden, la incapacidad.

• La falta o incumplimiento de requisitos laborales, etc.

Importancia del control interno.

Un adecuado Sistema de Control Interno es parte importante de una entidad bien

organizada, pues garantiza la salvaguarda de los bienes y hace confiable los registros y

resultados de la contabilidad, que son indispensables para la buena marcha de cualquier

entidad, grande o pequeña. En nuestro país, donde la casi totalidad de las entidades y sus

recursos son propiedad social, administradas por las instituciones estatales, la aplicación

consecuente del sistema de control interno en todo su aspecto es vital. Por otra parte, quien

pretenda obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la gestión de su

organización, no puede ignorar la planeación y aplicación de un Sistema de Control Interno

con los requerimientos necesarios para lograr dichos objetivos.

Un Sistema de Control Interno deberá ser Planeado , nunca será consecuencia de la

casualidad o surgirá de modo espontáneo. No, el Control Interno es una trama bien pensada

de métodos y medidas de coordinación ensambladas de forma tal que funcionen

coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de

preservar, con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las políticas

administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las

operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin,

debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.

No obstante, lo expuesto, el Control Interno no es un método infalible para garantizar el

control, ya que puede ser vulnerado si existe la colusión, que no es más que el acuerdo o

trato entre varias personas para quebrantar lo establecido y beneficiarse.

Principios del control Interno

Al proyectarse los sistemas de control interno administrativo u operacional, contable y

de verificación interna, según los requerimientos y posibilidades que existan, deben tenerse

en cuenta los principios de control interno, que tradicionalmente se conocen como: Fijación

de responsabilidad. El cargo y el descargo.

La división del trabajo consiste en dividir entre varias personas o departamentos una

operación determinada de forma tal que esta no se inicie ni termine en la misma persona o

departamento, lo que posibilita que los segundos verifiquen y conozcan el trabajo que

realizaron los primeros. Un primer objetivo es lograr que el trabajo de la contabilidad y

otras operaciones estén tan subdivididas que ninguna persona tenga el control completo de
los cobros e ingresos, los pagos, las compras, los gastos, la confección de las nóminas y las

ventas. Un segundo objetivo es el de descubrir errores y fraudes, para lograrlo es

imprescindible la separación de la contabilidad y las operaciones; con esto se logra que la

misma persona que realice una operación (venta, cobro, recepción, pago, depósito, compra,

gasto, etc.) no sea la misma que la registre contablemente. En todos los casos el

Departamento de Contabilidad tiene que estar totalmente separado de los demás

departamentos que realizan operaciones o transacciones, al igual que el Departamento de

Vigilancia y Protección. La fijación de responsabilidad consiste en que toda persona,

departamento, etc. tenga fijada documentalmente y conozca la responsabilidad, no solo de

sus funciones si no de la relacionada con los medios y recursos que tienen a su cargo, sus

atribuciones, facultades y responsabilidades en relación con estos. El cargo y el descargo

están directamente relacionados con ceder y aceptar la responsabilidad de un recurso en

cada operación o transacción, debe quedar absolutamente claro, mediante la firma en los

documentos correspondientes, quien recibe y quien entrega, en qué cantidad y qué tipo de

recurso. Al asumirse la responsabilidad oficial por la custodia de algo, evidentemente se

extreman las precauciones y el cuidado, lo que limita el mal uso, las pérdidas y las

sustracciones. También ello posibilita exigir responsabilidad incluso legal en casos de

pérdidas, sustracciones y desvíos.

Deficiencias del control Interno.

Una de las deficiencias más destacadas del control interno es respecto a los auditores

que no detectan las deficiencias existentes las cuales con el tiempo pueden llevar a que se

presenten futuros fraudes.

 Por ello es necesario que los auditores al identificar los riesgos latentes deben reportar

las no conformidades para realizar los respectivos ajustes, para lograrlo el auditor de tener

un amplio conocimiento del contexto de la entidad y su forma de operar.

Por regla general, todas las fallas y nichos de proyección de posibles fraudes

futuros, deben ser informados a la administración o responsables del gobierno de la entidad,

de forma escrita.

Normas que regulan el control interno.

Constitución política de Colombia, artículo 189 Corresponde al presidente de la

República como jefe de estado, jefe del gobierno y suprema autoridad administrativa:

Promulgar las leyes, obedecerlas y velar por su estricto cumplimiento.

Artículo 209, La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrollara con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,

celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y

desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus

actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración

pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que

señale la ley.

Artículo 269, En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas

a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de

control interno, de conformidad con lo que disponga la ley , la cual podrá establecer

excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas

colombianas.
 Ley 872 de 2003 Mediante la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la rama

ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicio, como una

herramienta de gestión sistemática y transparente que permite evaluar el desempeño

institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a

cargo de las entidades y agentes obligados.

Resolución 034 de 2008, Por la cual se adoptan los procedimientos para reportar el

informe anual de evaluación del control interno contable a la Contaduría General de la

Nación, con corte a 31 de diciembre de 2007, y se deroga una resolución

Resolución orgánica 5544 de 2003, Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas, su

revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la

Republica.

Conclusiones

El control interno es un proceso delicado y de suma importancia que tiene que estar

alineado de manera estratégica con la alta dirección y con toda la organización de manera

sistémica.

El control interno debe tener un objetivo claro y debe estar alineado con la

organización para ofrecer soluciones asequibles y no desfasadas a la organización que

impidan que la alta dirección pueda implementar las recomendaciones dadas por los

auditores del control interno.

 Es importante también que todos los empleados estén alineados con los objetivos de

la organización y que todos busquen un bien común para así evitar los fraudes por parte de

uno o varios empleados.

Bibliografía.

Samuel Alberto Mantilla B. (2013), Auditoría del control Interno.

Manuel Aríístides Rodrííguez Rodrííguez (2016), Fallas en los sistemas de control interno.

Capote, Cordoveí s, Gabriel. El control interno y el control. Economía y Desarrollo. V.129

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http://www.sic.gov.co/normas-de-control