Um dia na vida de um planejador de manutenção pró-ativa

Por Ricky Smith e Jerry Wilson

Fonte: http://reliabilityweb.com/index.php/articles/A_Day_in_the_Life_of_a_Proactive_Maintenance_Planner/

"Sem Proatividade neste processo o caos dominará"

De onde vem o trabalho pró-ativo?

Preventiva / Finalizar /
Preditiva Planejar Programar Executar Encerrar FRACAS

SERVIÇOS PRÓ-ATIVOS DE MANUTENÇÃO

Ordens ou pedidos de trabalho pró-ativo provêm de um programa eficaz de prevenção e

de monitoramento de manutenção e condição. Apresentamos, a seguir, como ele se
subdivide:
Execução de Preventiva ou Preditiva: 15% do Trabalho
Resultados da Preventiva ou Preditiva: 15% do Trabalho
(Normalmente identifica Falhas Funcionais)
Uma falha funcional (Severidade crítica ou alta – muito pouco, se algum tempo para
planejar e programar o trabalho pró-ativo) é a incapacidade de um item (ou o
equipamento que o contém) em atender a um padrão de desempenho especificado, e é
normalmente identificado por um operador.
Monitoramento das Condições de execução: 15% do Trabalho
Resultados de Monitoramento das Condições: 35% de Trabalho
(Normalmente identificar potenciais falhas)
Uma falha potencial (de baixa gravidade – há tempo para planejar e agendar o trabalho
pró-ativo) é uma condição física identificável que indica uma falha funcional é iminente e
é normalmente identificado por um técnico de manutenção utilizando monitoramento de
condição ou manutenção quantitativa prevenção.

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Condição do Equipamento

Falha
Catastrófica
Precisão Preditiva Preventiva Opera até falhar
Tempo
PM vs CBM

Antes do início do turno da manutenção:

O dia do planejador de manutenção começa antes do turno do dia da manutenção regular,
para poder rever as ordens de trabalho criadas durante a noite. O planejador faz uma
estimativa das horas de trabalho, número de executantes e especialidades necessárias
para quaisquer ordens de serviço de emergência que devam iniciar nesse dia, em seguida
encaminha essas ordens de serviço diretamente para a equipe de manutenção, seguido
por um rápido telefonema para notificar o supervisor de manutenção responsável por tal
área da planta. O planejador também codifica estes trabalhos como ordens de serviço de
emergência para que o nível deste tipo de trabalho possa ser monitorado ao longo do
tempo. Estratégias de manutenção preventiva bem ajustadas (PM / CBM), juntamente
com um eficiente planejamento e programação, auxiliará a haver cada vez menos
trabalhos emergenciais ao longo do tempo.
O planejador também deve usar boas técnicas de planejamento e programação de sua
própria responsabilidade. Uma vez que todo o trabalho de emergência tenha sido
estimado e enviado para a equipe de manutenção, o planejador de manutenção se focará
nas novas solicitações de trabalho de seu cronograma de inspeção de campo. Alguns
trabalhos podem requerer atendimento na programação de inspeção de campo do dia
atual, a fim de ser colocados na programação de manutenção do dia seguinte. Outras
solicitações novas podem ser agendadas pela inspeção de campo e planejadas mais
adiante, na semana. É importante que um planejador proativo agende todas as
solicitações sob sua responsabilidade (exceto as emergências) para inspeções de campo
em um determinado dia, para ser mais eficaz. O planejador também definirá o status de
planejamento para estas novas solicitações de "Planejamento", para mostrar o
andamento do planejamento.
Observe, na figura a seguir, que o planejador não teve qualquer envolvimento no
trabalho que está em andamento, e quase todas as atividades do planejador têm sido
direcionados para o trabalho que vai alavancar o seu tempo.

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Início do turno da manutenção:
Inspeções de campo: de posse de uma programação de inspeção, formulários de inspeção
do trabalho, e uma câmera, o planejador dá início à inspeção de todos os locais ded
serviço sob sua responsabilidade. O planejador estabelece uma rota lógica para minimizar
o tempo de viagem e fará anotações das necessidades específicas de cada solicitação,
qualquer trabalho auxiliar que deva ser feito por executantes, enquanto no local de
trabalho, e todas as outras informações aplicáveis necessário para um trabalho bem
planejado. O planejador anota a complexidade e a previsibilidade das várias questões
relativas a um determinado trabalho, a fim de criar um plano de trabalho efetivo,
adequado para cada serviço. Além disso, o planejador deve prestar especial atenção a
situações onde se identifique atrasos significativos no estudo de tempos demandados.
Compreendendo e observando a complexidade, previsibilidade e prováveis perdas de
tempo das atividades aumenta a probabilidade de criação de um plano de trabalho que
minimize atrasos durante a execução e com o resultado de uma força de trabalho de alto
desempenho. A 3 ª edição do livro “Planning and Scheduling Made Simple”, por Smith and
Wilson apresenta mais sobre este assunto.
Imediatamente após concluir as inspeções de campo é um bom momento para começar a
requisitar peças, ou pelo menos a criação de uma lista de materiais para requisição,
dependendo do tempo disponível, antes da reunião com o supervisor, programador e
coordenador de manutenção. Neste ponto do processo ainda não se sabe para quando o
trabalho será realmente agendado, por isso sugere-se requisitar no mesmo dia as peças
identificadas como necessidade. Em particular, é importante identificar as peças que
requerem mais do que 24 horas para entrega. Essas peças devem ser encomendados
naquele dia, e o estado da Ordem deve ser alterado para "Aguardando Peças". As peças
que estão disponíveis no almoxarifado devem ser colocadas em reserva estarem
disponíveis para encomendar um dia antes do trabalho ser agendado para execução. O
planejador também deverá rever o status de peças previamente requisitadas e atualizar o
status das Ordens cujas peças tenham já sido recebidas e que as peças disponíveis em
almoxarifado estejam reservadas, para "Pronto para programar". Algumas organizações
mais avançadas tem caixas de reserva de peças nos sites de serviço e já disponibilizam os
materiais no local para cada serviço que as tenha requisitado. Este processo pode
funcionar bem, mas quando a execução de determinados trabalhos é adiada para o
futuro, pode acabar criando a necessidade de acompanhar um monte de kits de peças, ou
pode ser necessário devolver parte das peças de volta para o almoxarifado se os trabalhos

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forem cancelados. Se existe um sistema de reserva de peças na empresa, é melhor que
as peças sejam colocadas em reserva para que não possam ser usadas para um trabalho
diferente, mas se um trabalho for cancelado, elas não têm de ser devolvidas. A
abordagem de reserva de peças causa menos manuseio, maior precisão do inventário e
menos custos de gestão de almoxarifado.
Trabalhando a partir do formulário de inspeção de solicitações, o planejador identifica as
diversas necessidades exigidas pelos postos de trabalho e começa a documentar o plano
de trabalho. Primeiro e mais importante é a página de resumo do trabalho, que conterá as
informações básicas que um mecânico qualificado familiarizado com este tipo de trabalho
precisa. O resumo do trabalho fornece os números de referência para as informações
detalhadas para o trabalho que se segue no plano de trabalho. Este tipo de formato de
plano de trabalho permite que os que estão familiarizados com a tarefa analisem
rapidamente o trabalho usando apenas a folha de resumo. Qualquer um menos
familiarizado ou qualificado teria referências sobre cada item, na folha de resumo do
trabalho, para a seção específica do plano de trabalho para acessar as informações
específicas de que necessitam. Isso fornece ao pessoal de manutenção um acesso rápido
à informação de que necessitam, sem ter que ler através de informações que não
precisam. Veja mais sobre isso no livro “Planning and Scheduling Made Simple”, por Smith
and Wilson.
Todo o tempo livre do planejador deve ser gasto refinando e documentando
permanentemente os planos de trabalho. Na medida que o banco de dados do plano de
trabalho do planejador cresce, ele terá mais planos que podem ser usados em trabalhos
futuros com apenas pequenos ajustes. Isso permitirá que o planejador consiga planejar
um maior número de pessoas de manutenção de campo. Quando os planos de trabalho
são concluídos, o planejador deve atualizar sua condição para "planejamento completo."
Quando todas as peças que não estavam disponíveis já foram recebidos e as peças de
almoxarifado estão em reserva, o status deve ser alterado para "Pronto para Programar”,
assumindo que o plano de trabalho esteja concluído. O programador inicia a entrega de
peças de almoxarifado em reserva um dia antes do trabalho agendado iniciar sua
execução.
No final da manhã:
Agora, de posse das informações recolhidas durante a rota de inspeção de campo, peças
requeridas identificadas, e relatórios de status atualizados nos serviços com algumas ou
todas as peças encomendadas recebidas, o planejador deve se reunir com o supervisor de
manutenção, programador e coordenador. O planejador deve trazer uma cópia da carteira
de planejamento atualizada. Esta reunião deve ser curta, 30 minutos ou menos, e seu
objetivo é duplo:
1) fornecer informação preliminar para aqueles que constroem e alteram o
cronograma de manutenção, e
2) garantir que o planejador tenha agendado os vários trabalhos em sua fila de uma
maneira consistente com as necessidades de manutenção e produção.
O planejador deve compartilhar informações de atualização sobre os status de peças e o
cronograma de suas atividades de planejamento. Devem ser comunicadas quaisquer
outras restrições importantes, como necessidades de veículos como caminhões, gruas,
guindastes ou outras necessidades especiais para trabalhos particulares. Estas são
informações importantes para a manutenção e a operação poderem iniciar o planejamento
de quando estes trabalhos particulares podem ser agendados na tabela de manutenção.
Esta reunião também permitirá que a manutenção e operação forneçam feedback para o
planejador sobre todas as mudanças que precisam ser feitas com o cronograma de
planejamento. Por exemplo, o planejador pode ter um trabalho específico dentro do
cronograma de planejamento para ser concluído até a próxima terça-feira, com o status
"Pronto para Programar", quando, na verdade, a produção pode precisar deste serviço
mais cedo ou mais tarde.

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No início da tarde:
Imediatamente após o almoço, o planejador continua a escrever os planos de trabalho,
pesquisando questões técnicas para trabalhos particulares, obtendo aprovação para
trabalhos que satisfaçam critérios específicos, referindo-se a outros trabalhos de
engenharia para reprojeto, conforme o caso, e atualizando o status dos pedidos, conforme
o caso.
A cada dia, o planejador deve reservar uma pequena quantidade de tempo para rever o
feedback dos mecânicos em trabalhos recentemente concluídos. Este é um passo
importante para o planejador de ser capaz de melhorar a eficácia dos planos que ele
criou.
Fim da tarde:
Uma hora antes da reunião diária de agendamento e programação, o planejador deve
rever seu e-mail e mensagens de telefone para ver se houve alguma mudança final no
plano geral que vem se delineando para a programação do dia seguinte. Esta informação
pode ter impacto sobre as folhas de resumo do trabalho que o planejador leva para a
reunião de programação.
A reunião diária de programação não é uma reunião onde o backlog do planejamento será
revisto e os trabalhos serão selecionados para a programação. Como o planejador
mantém, meticulosamente, o status de todos os trabalhos atualizado, e por causa da
reunião final da manhã entre o planejador, programador, coordenador de manutenção, e
supervisor de manutenção, a programação foi se delinenado por conta própria. A reunião
diária do agendamento da programação é onde o horário semanal será ou confirmado
para o dia seguinte ou ligeiramente alterada para responder às necessidades de maior
prioridade que se apresentaram depois que o horário semanal de programação foi feito.
Além disso, as mudanças podem ser feitas para outros dias, dependendo das
necessidades e status dos trabalhos em planejamento. Essa reunião deve levar 30
minutos ou menos, se cada função se preparou, antecipadamente, e comunicou, de forma
eficaz, com os outros colaboradores, onde necessário. A finalidade da reunião é apenas
para finalizar o que já tem sido discutido e trabalhado desde a reunião diária de
planejamento do dia anterior.
Após a reunião diária de programação, o programador altera o status de todas as ordens
de trabalho que devem ser adicionadas ao calendário de manutenção e solicita todas as
peças que estão na reserva no almoxarifado. Após a reunião de planejamento diário, o
planejador alterar o cronograma de inspeção de campo e faz os ajustes necessários para
o cronograma de planejamento global.
O planejador deverá atualizar quaisquer informações que a organização rastreia em
relação ao planejamento, tais como horas de trabalho planejadas e horas-homem de
emergência por dia.
Fim do Dia:
O planejador faz uma rápida revisão de todo o Backlog do Planejamento:
• O status está atualizado para todos os serviços sob sua responsabilidade?
• Oo programa de inspeção de campo para o dia seguinte está pronto?
• Todas as peças de fornecimento externo foram encomendadas, e peças disponíveis
no almoxarifado foram colocadas em reserva para os serviços inspecionados?
Conclusões
Observe que o planejador não teve qualquer envolvimento no trabalho que está em
andamento, e quase todas as atividades do planejador têm sido direcionadas para as
atividades que alavancam seu tempo. A única exceção a isto é a pequena quantidade de
tempo que o planejador utilizou para fazer uma estimativa rápida de trabalhos de
emergência. Um planejador que desempenha sua função com este rigor pode ter certeza

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que estará alavancando toda a equipe de manutenção com seus esforços e ajudando a
impulsionar a organização para um estado mais pró-ativo, onde o trabalho de emergência
e falhas inesperadas serão a exceção. Este trabalho requer disciplina e paciência para
viabilizar a transição de manutenção reativa para a manutenção pró-ativa.

Ricky Smith, CMRP, CPMM, é o Consultor Técnico Sênior da Allied Reliability. Ricky tem
mais de 30 anos na manutenção como gerente de manutenção, supervisor de
manutenção, engenheiro de manutenção, especialista em treinamento de manutenção e
consultor de manutenção e é um autor bastante conhecido. www.gpallied.com

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